1.2.7.1. Thơng tin:
M i b ph n và cá nhân trong đ n v đ u ph i cĩ nh ng thơng tin c n thi t giúp vi c th c hi n trách nhi m c a mình (trong đĩ cĩ trách nhi m ki m sốt). Vì v y, nh ng thơng tin c n thi t ph i đ c xác đnh, thu th p và truy n đ t đ n nh ng cá nhân, b ph n cĩ liên quan m t cách k p th i và thích h p.
H th ng thơng tin c a đ n v t o ra các báo cáo, trong đĩ ch a đ ng nh ng thơng tin tài chính, ho t đ ng hay tuân th , giúp nhà qu n lỦ đi u hành và ki m sốt
đ n v. M t thơng tin cĩ th dùng cho nhi u m c tiêu khác nhau nh : đ l p BCTC,
đ xem xét vi c tuân th pháp lu t vƠ các quy đ nh hay đ c dùng đ đi u hành ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a đ n v.
V n đ quan tr ng nh t là thơng tin ph i phù h p v i nhu c u, đ c bi t là trong giai đo n đ n v ph i đ i m t v i nhi u thay đ i trong kinh doanh, s c nh tranh ngày càng gay g t, s thay đ i nhu c u, th hi u c a khách hƠng.. Do đĩ, h th ng thơng tin c n ph i thay đ i phù h p nh m đáp ng m c tiêu m i c a đ n v. M t h th ng thơng tin t t c n cĩ các đ c đi m sau:
H tr cho chi n l c kinh doanh: H th ng thơng tin ph i là m t ph n c a ho t đ ng kinh doanh, cho nên khơng ch thu th p các thơng tin c n thi t trong vi c
H tr cho sáng ki n mang tính chi n l c: Chi n l c kinh doanh và chi n
l c h th ng thơng tin cĩ Ủ ngh a quy t đ nh s thành cơng c a nhi u t ch c. Th c t cho th y t m quan tr ng c a vi c áp d ng h th ng thơng tin vào ho t đ ng kinh doanh. Nhi u cơng ty đƣ s d ng h th ng thơng tin giúp s n ph m ti p c n v i ng i tiêu dùng d dƠng h n.
Tích h p v i ho t đ ng kinh doanh: Vi c s d ng thơng tin ngƠy nay đƣ dch chuy n t h th ng thơng tin đ n thu n là tài chính sang h i nh p v i h th ng thơng tin chung c a tồn cơng ty (ERP). H th ng thơng tin này giúp ki m sốt quá trình kinh doanh, theo dõi, ghi nh n nghi p v k p th i.
Ph i h p h th ng thơng tin c vƠ m i: S khơng đúng khi cho r ng h th ng thơng tin m i th ng giúp ki m sốt t t h n b i vì chúng m i. Trong th c t cĩ th ng c l i, vì h th ng c đƣ đ c ki m tra thơng qua s d ng, do v y chúng
th ng đáp ng đ c nhu c u. Vì th , c n nghiên c u k l ng hai h th ng (c vƠ
m i) đ cĩ quy t đ nh phù h p.
Ch t l ng thơng tin: B t k lƠ thơng tin đ c t o ra b i h th ng nào thì
c ng c n ph i đ m b o ch t l ng, cĩ v y thơng tin m i h u ích cho nhà qu n lý trong vi c ki m sốt đ n v . C th , các yêu c u đ i v i thơng tin là:
Ph i thích h p: nh ng thơng tin ph i phù h p v i yêu c u ra quy t đ nh c a nhà qu n lý.
Ph i k p th i: thơng tin ph i cung c p k p th i, khi cĩ yêu c u.
Ph i c p nh t: h th ng ph i đ m b o cĩ các s li u m i nh t.
Ph i chính xác và d dàng truy c p.
Khi thi t k h th ng thơng tin ph i tính đ n nh ng yêu c u trên và thơng tin c n đ c đi u ch nh ngày càng hồn thi n h n, ph c v cho nhà qu n lý và các cá nhân trong đ n v .
1.2.7.2. Truy n thơng:
Truy n thơng là vi c trao đ i và truy n đ t các thơng tin c n thi t t i các bên cĩ liên quan c bên trong l n bên ngoƠi đ n v. B n thân m i h th ng thơng tin đ u cĩ ch c n ng truy n thơng, b i cĩ nh v y thì nh ng thơng tin đ c thu th p và x lý
m i cĩ th đ n đ c v i các đ i t ng cĩ nhu c u đ giúp h th c hi n đ c trách nhi m c a mình.
H th ng truy n thơng g m hai b ph n:
Truy n thơng bên trong: cùng v i vi c nh n đ c các thơng tin thích h p, t t c nhân viên, đ c bi t nh ng ng i cĩ trách nhi m quan tr ng v qu n tr tài chính và kinh doanh, c n nh n đ c các thơng báo ng n g n t ng i qu n tr cao c p nh t đ th c hi n cơng vi c. Ng c l i, ng i qu n lý cao c p nh t ph i ph n h i ý ki n đ xu t c a thu c c p. Các kênh thơng tin t trên xu ng d i hay t d i lên trên ph i đ c thi t l p đ đ m b o s truy n thơng này. Ngồi ra, vi c trao đ i thơng tin h ng ngày gi a các cá nhân hay b ph n trong đ n v c ng c n đ c thơng su t. i u quan tr ng là vi c truy n thơng ph i giúp cho m i cá nhân trong
đ n v hi u rõ cơng vi c c a mình c ng nh nh h ng c a nĩ đ n các cá nhân khác
đ t đĩ cĩ nh ng bi n pháp kh c ph c. Thi u s hi u bi t này s làm n y sinh các v n đ b t l i cho vi c đ t đ c các m c tiêu c a đ n v .
Truy n thơng bên ngồi: thơng tin t các đ i t ng bên ngịai đ n v nh
nhà cung c p, ngơn hƠng, c quan qu n lỦ nhƠ n c, khách hàng c n đ c thu th p, x lý và báo cáo cho các c p thích h p đ giúp cho đ n v cĩ cách ng x k p th i.
T ng t nh truy n thơng bên trong, b t c ng i bên ngồi nào làm vi c v i đ n
v c n ph i bi t m t s quy đnh c a đ n v nh ti n hoa h ng khơng đ c ch p nh n, các kho n chi tr khơng h p l . n v cĩ th thơng tin tr c ti p v đi u mà
đ n v mong mu n khi làm vi c tr c ti p v i h .
Xu t phát t m i quan h khơng tách r i gi a thơng tin và truy n thơng nên hai khái ni m nƠy đ c trình bày chung c u thành m t b ph n c a h th ng KSNB. Thơng tin và truy n thơng ph i đ m b o ắph sĩngẰ t i m i b ph n, phịng ban và cá nhơn trong đ n v c ng nh các đ i t ng bên ngồi cĩ liên quan. Thơng tin và truy n thơng ngày càng quan tr ng trong vi c giúp t ch c đ t đ c các m c tiêu c a mình đ t n t i và phát tri n.
Giám sát là quá trình đánh giá ch t l ng c a h th ng KSNB trong su t th i k ho t đ ng đ cĩ các đi u ch nh và c i ti n thích h p. Giám sát cĩ m t vai trị quan tr ng, nĩ giúp ki m sốt n i b luơn duy trì s h u hi u qua các th i k khác nhau. Quá trình giám sát đ c th c hi n b i nh ng ng i cĩ trách nhi m nh m
đánh giá vi c thi t l p và th c hi n các th t c ki m sốt. Giám sát đ c th c hi n m i ho t đ ng trong đ n v vƠ theo hai cách: giám sát th ng xuyên và giám sát
đnh k .
1.2.8.1. Giám sát th ng xuyên:
Giám sát th ng xuyên di n ra ngay trong quá trình ho t đ ng c a đ n v , do các nhà qu n lý và nhân viên th c hi n trách nhi m c a mình. Giám sát th ng
xuyên th ng đ c áp d ng cho nh ng y u t quan tr ng trong KSNB. Giám sát đ đánh giá vi c th c hi n các ho t đ ng th ng xuyên c a nhân viên nh m xem xét h th ng KSNB cĩ nên ti p t c th c hi n ch c n ng n a hay khơng.
Các tiêu chí đánh giá giám sát trong đ n v bao g m:
Thu th p thơng tin trong n i b đ n v vƠ bên ngoƠi đ làm rõ nh ng v n đ
phát sinh trong n i b ho c nh ng thơng tin n i b khác thơng qua vi c t ch c các bu i hu n luy n, h i th o ho c nh ng hình th c g p g khác nh m cung c p thơng tin ph n h i cho ng i qu n lý.
i chi u s li u th c t v i s sách.
Ki m tốn n i b và ki m tốn đ c l p: chú tr ng các ki n ngh c i ti n ki m sốt n i b c a ki m tốn viên đ c l p và ki m tốn viên n i b .
1.2.8.2. Giám sát đnh k :
cĩ cái nhìn khách quan, đ c l p h n v tính h u hi u c a tồn h th ng, bên c nh giám sát th ng xuyên, đ n v c n ph i cĩ ho t đ ng giám sát đ nh k , chính là s đánh giá h th ng đ nh k , đ ng th i giúp đánh giá tính h u hi u c a vi c
giám sát th ng xuyên.
ánh giá đ nh k đ c th c hi n thơng qua ch c n ng ki m tốn n i b và ki m tốn đ c l p. Qua đĩ phát hi n k p th i nh ng y u kém trong h th ng vƠ đ a
ra bi n pháp hồn thi n. Ph m vi và t n su t giám sát ph thu c vào m c đ r i ro. Kh n ng r i ro cao thì vi c giám sát s th c hi n th ng xuyên h n. NgoƠi ra,
ph m vi giám sát cịn tùy thu c vào m c tiêu ho t đ ng, báo cáo tài chính hay tuân th .
Vi c đánh giá h th ng KSNB t b n thơn nĩ c ng lƠ m t quy trình. Ng i
đánh giá ph i am hi u m i ho t đ ng c a h th ng KSNB, ph i xác đ nh đ c làm th nƠo đ h th ng th c s ho t đ ng.
Cĩ nhi u ph ng pháp vƠ cơng c đánh giá nh : b ng li t kê, b ng câu h i, l u đ , so sánh v i các đ n v cùng vƠ khác ngƠnh đ cĩ th rút ra kinh nghi m.
Tùy vƠo quy mơ đ n v , m c đ ph c t p c a các y u t mà thi t l p h s c a h th ng KSNB khác nhau. đ n v quy mơ l n, thi t l p s tay chính sách, b ng mơ t cơng vi c, h ng d n th c hi nầ Cịn đ i v i đ n v quy mơ nh , h s
KSNB s đ n gi n h n.
Tiêu chí đánh giá bao g m:
M c đích vƠ tính th ng xuyên c a giám sát đnh k trong h th ng KSNB.
S phù h p c a quy trình đánh giá.
S phù h p và cĩ h th ng c a ph ng pháp đánh giá. M c đ thích h p c a ch ng t .
1.2.8.3. Báo cáo phát hi n:
Thơng tin c n báo cáo là nh ng khi m khuy t c a h th ng tác đ ng đ n vi c th c hi n m c tiêu c a đ n v. Bên c nh nh ng khi m khuy t phát hi n, c n xem xét h u qu do khi m khuy t gây ra. Các phát hi n c a nhân viên khi th c hi n các ho t đ ng h ng ngƠy thì đ c báo cáo cho ng i qu n lý tr c ti p. Sau đĩ ng i này s báo cáo lên c p cao h n đ đ m b o r ng thơng tin s đ n ng i cĩ th đ a ra các hƠnh đ ng c n thi t. Tiêu chí đánh giá:
K thu t xác đnh nh ng thi u sĩt trong KSNB.
S phù h p c a báo cáo.
1.3. H n ch v n cĩ c a h th ng ki m sốt n i b :
M t h th ng KSNB h u hi u ch cĩ th h n ch t i đa các sai ph m ch khơng
đ m b o r i ro, gian l n và sai sĩt khơng x y ra. Nh ng h n ch v n cĩ c a KSNB bao g m:
Các ho t đ ng ki m sốt tr c ti p c a KSNB đ u ph thu c vào y u t con
ng i. Con ng i là nhân t gây ra sai sĩt t nh ng h n ch xu t phát t b n thân
nh : vơ Ủ, b t c n, sao lƣng, đánh giá hay c l ng sai, hi u sai ch d n c a c p trên ho c báo cáo c a c p d i, đ m nh n v trí t m th i thay th cho ng i khác..
Gian l n c ng cĩ th x y ra do s thơng đ ng gi a các nhân viên trong t ch c v i nhau ho c v i bên ngồi.
Nhà qu n lý l m quy n: nhà qu n lý b qua các qui đ nh ki m sốt trong quá trình th c hi n nghi p v , l m d ng quy n h n c a mình nh m ph c v m c đích
riêng.
Ho t đ ng ki m sốt ch t p trung vào các sai ph m d ki n, ch a đ ng nh ng y u t khơng ch c ch n, do đĩ khi x y ra sai ph m b t th ng thì th t c ki m sốt tr nên kém h u hi u, th m chí vơ hi u.
Các quy t đ nh đ u ph i d a trên m i quan h gi a l i ích vƠ chi phí. Do đĩ,
chi phí th c hi n ho t đ ng ki m sốt ph i nh h n giá tr thi t h i c tính do sai sĩt hay gian l n gây ra.
Nh ng thay đ i c a t ch c, thay đ i quan đi m qu n lỦ vƠ đi u ki n ho t
đ ng cĩ th d n đ n nh ng th t c ki m sốt khơng cịn phù h p.
Nh v y, m t h th ng KSNB dù đ c thi t k và v n hành th nƠo đi n a c ng
ch cung c p m t s đ m b o h p lý trong vi c th c hi n các m c tiêu c a đ n v , ch khơng đ m b o tuy t đ i. Vì v y, mu n h ng đ n vi c xây d ng m t h th ng KSNB ngày càng h u hi u và hi u qu thì đ n v ph i h ng đ n vi c nh n bi t,
TĨM T TăCH NGă1
Trong ch ng 1 đƣ trình bƠy t ng quát v l ch s hình thƠnh, đ nh ngh a, các b
ph n và nh ng đ c đi m c b n c a h th ng KSNB theo quan đi m COSO 1992 và COSO 2004.
Báo cáo COSO 2004 đ c phát tri n t báo cáo COSO 1992 v i nh ng b ph n
vƠ đ c đi m t ng đ ng c b n v h th ng KSNB cĩ đ nh h ng qu n tr r i ro. Các ho t đ ng ki m sốt n i b c ng đ u nh m qu n tr r i ro đ h ng đ n vi c
đ t đ c các m c tiêu c a đ n v.
Trong ch ng 1 c ng nêu các ho t đ ng ki m sốt thơng th ng trong chu trình bán hàng- thu ti n theo lý thuy t KSNB.
Trong ch ng 2 tác gi áp d ng các lý lu n ch ng 1vƠ c n c vào k t qu kh o sát, k t qu ph ng v n và xem xét tài li u c a đ n v đ đánh giá vƠ phơn tích
h th ng KSNB. Phân tích, tìm hi u các th t c ki m sốt trong chu trình bán hàng- thu ti n, lƠ chu trình đ c tr ng c a đ n v lƠm đi n hình đ th y s tác đ ng c a các b ph n KSNB đ i v i chu trình chính.
CH NGă2: TH C TR NG H TH NG KI M SỐT N I B T I CƠNG TY C PH Nă U T & KINH DOANH V T LI U XÂY D NG FICO
2.1. Gi i thi u t ng quan v Cơng ty C ph nă uăt ă&ăKinhădoanhăV y li u Xây d ng FICO:
2.1.1. S l c v cơng ty:
o Tên cơng ty: Cơng ty C ph n u t & Kinh doanh V t li u Xây d ng FICO.
o Tên vi t t t: BMT ậ FICO JSC
o Tên giao d ch ti ng Anh: FICO Investment And Building Materials