i v i nhi u lo i r i ro, vi c xác đ nh các ph ng pháp đ i phĩ r t d dàng,
dƠng, địi h i ph i đi u tra, phân tích k . Ví d nh đ xác đ nh ph ng pháp đ i phĩ r i ro t các ho t đ ng c nh tranh c a đ i th tác đ ng đ n giá tr c a m t nhãn hi u hƠng hĩa, địi h i đ n v ph i ti n hành nghiên c u và phân tích th tr ng,ầ
Trong vi c xác đ nh, l a ch n các ph ng pháp đ i phĩ r i ro đ n v c n ph i
l u Ủ:
nh h ng c a ph ng pháp đ i phĩ r i ro đ i v i kh n ng vƠ tác đ ng c a r i ro, ph ng pháp nƠo n m trong ph m vi c a r i ro b ph n.
L i ích và chi phí c a t ng lo i ph n ng.
C h i cĩ th cĩ đ i v i vi c th c hi n m c tiêu chung c a đ n v khi áp d ng ph ng pháp đ i phĩ v i t ng r i ro c th .
L a ch n ph ng pháp đ i phĩ r i ro: sau khi đƣ đánh giá các ph ng pháp đ i phĩ khác nhau đ i v i r i ro, đ n v quy t đ nh ph i qu n lý r i ro nh th nào.
Khi l a ch n m t ph ng pháp đ i phĩ, đ n v ph i xem xét kh n ng các r i ro m i phát sinh t vi c áp d ng ph ng pháp đĩ.
1.2.6. Ho tă đ ng ki m sốt và các ho tă đ ng ki mă sốtă thơngă th ng trong chu trình bán hàng- thu ti n:
1.2.6.1. Ho t đ ng ki m sốt:
Ho t đ ng ki m sốt là t p h p nh ng chính sách, th t c ki m sốt đ đ m b o cho các ch th c a nhà qu n lỦ đ c th c hi n nh m đ t đ c các m c tiêu. Các chính sách, th t c nƠy thúc đ y các ho t đ ng c n thi t đ gi m thi u nh ng r i ro c a doanh nghi p và t o cho vi c th c thi các m c tiêu đ c nghiêm túc, hi u qu trong tồn doanh nghi p. Ho t đ ng ki m sốt bao g m:
- Chính sách ki m sốt: là nh ng nguyên t c c n lƠm, lƠ c s cho vi c th c hi n các th t c ki m sốt.
- Th t c ki m sốt: là nh ng quy đ nh c th đ th c thi chính sách ki m sốt.
1.2.6.1.1.Phân lo i ho t đ ng ki m sốt theo m c đích:
Ki m sốt phịng ng a: là ho t đ ng ki m sốt nh m ng n ng a, gi m thi u kh n ng x y ra sai sĩt và gian l n nh h ng đ n vi c đ t đ c các m c tiêu c a
đ n v .
Ki m sốt phát hi n: là ho t đ ng ki m sốt nh m phát hi n k p th i hành vi sai sĩt ho c gian l n nƠo đĩ đƣ th c hi n. Th ng thì ng i ta k t h p ki m sốt phịng ng a và ki m sốt phát hi n nh m nâng cao tính hi u qu c a ki m sốt.
Ki m sốt bù đ p: sau khi phát hi n sai sĩt, doanh nghi p ph i thay th nh ng ki m sốt đƣ khơng cĩ tác d ng này b ng nh ng ho t đ ng ki m sốt khác h u hi u h n hay ph i t ng c ng thêm các ho t đ ng ki m sốt. Vi c t ng c ng thêm các th t c ki m sốt nh m b sung cho m t th t c ki m sốt khác chính là ki m sốt bù đ p.
1.2.6.1.2.Phân lo i ho t đ ng ki m sốt theo ch c n ng:
Xét v ch c n ng, các lo i ho t đ ng ki m sốt ph bi n trong doanh nghi p bao g m:
Sốt xét c a nhà qu n lý c p cao: là vi c sốt xét c a nhƠ lƣnh đ o c p cao trong doanh nghi p nh so sánh k t qu th c t v i d tốn, hay so sánh v i k
tr c, ho c v i các đ i th khác. Các ch ng trình quan tr ng ph i đ c sốt xét đ xác đnh m c đ hồn thành.
Qu n tr ho t đ ng: ng i qu n lý các c p trung gian s sốt xét các báo cáo v hi u qu c a t ng b ph n mà mình ph trách so v i d tốn ho c k ho ch
đƣ đ ra. Vi c sốt xét ph i t p trung vào các m c tiêu c a h th ng KSNB.
Phân chia trách nhi m h p lý: đ h n ch t i đa nh ng c h i, đi u ki n thu n l i cho gian l n hay sai sĩt x y ra thì vi c phân chia trách nhi m h p lý gi a các ch c n ng trong doanh nghi p c n ph i đ c xem xét m t cách nghiêm túc. Vi c lƠm nƠy đ c coi nh lƠ m t ho t đ ng ki m sốt phịng ng a và ki m sốt phát hi n hi u qu . Vi c phân chia trách nhi m yêu c u:
Khơng đ m t cá nhân n m t t c các khâu c a m t quy trình nghi p v t
khi phát sinh đ n khi k t thúc.
n ng b o v tài s n; ch c n ng k tốn và ch c n ng b o qu n tài s n; ch c n ng
xét duy t nghi p v và ch c n ng k tốn.
Ki m sốt quá trình x lý thơng tin: ki m sốt quá trình x lý thơng tin đĩng
m t vai trị quan tr ng trong ho t đ ng ki m sốt nĩi chung. Các h th ng thơng tin
ngƠy nay đ c x lý ph n l n b ng các ch ng trình máy tính k t h p v i m t s th t c đ c x lý th cơng. Ki m sốt x lý thơng tin cĩ th chia ra làm hai lo i:
Ki m sốt chung: là ho t đ ng ki m sốt áp d ng cho t t c các h th ng ng d ng đ đ m b o cho h th ng này ho t đ ng liên t c và n đnh. Ki m sốt chung bao g m ki m sốt ho t đ ng c a trung tâm d li u, các ph n m m h th ng, ki m sốt truy c p và ki m sốt các h th ng ng d ng.
Ki m sốt ng d ng: là ho t đ ng ki m sốt áp d ng cho t ng h th ng c th . Ki m sốt ng d ng t p trung ki m sốt d li u đ u vào, ki m sốt quá trình x lý và cu i cùng là ki m sốt d li u đ u ra.
Ki m sốt chung và ki m sốt ng d ng cĩ liên quan m t thi t và h tr l n nhau. Ki m sốt chung r t c n đ đ m b o cho s v n hành c a ki m sốt ng d ng. Ki m sốt ng d ng giúp phát hi n v n đ , đ a ra các đ xu t đ s a đ i và hồn thi n h th ng, t đĩ lƠm cho ki m sốt chung đ y đ h n vƠ h u hi u h n.
Ki m sốt v t ch t: đơy lƠ ho t đ ng ki m sốt ắc ngẰ, m t lo i ho t đ ng ki m sốt th ng đ c m i ng i ngh đ n nh t khi nĩi v KSNB trong đ n v . Ki m sốt v t ch t bao g m các ho t đ ng ki m sốt nh m đ m b o cho tài s n c a doanh nghi p nh máy mĩc, nhƠ x ng, ti n b c, hàng hĩa, c phi u và các tài s n
khác đ c b o v m t cách ch t ch . Ngồi ra, ho t đ ng ki m sốt v t ch t cịn bao g m vi c đ nh k ti n hành ki m kê tài s n vƠ đ i chi u v i s li u s sách. Ki m sốt v t ch t nh m đ m b o cho s t n t i, ch t l ng hay tình tr ng c a các tài s n ph c v cho ho t đ ng s n xu t, kinh doanh c a doanh nghi p đ c n đ nh.
Phân tích rà sốt: là vi c so sánh gi a k t qu th c hi n v i s li u d tốn hay gi a các thơng tin tài chính và phi tài chính nh m phát hi n ra nh ng bi n đ ng b t th ng đ nhà qu n lý cĩ bi n pháp ch n ch nh k p th i.
1.2.6.2. Các ho t đ ng ki m sốt thơng th ng trong chu trình bán hàng- thu ti n: thu ti n:
1.2.6.2.1. c đi m c a chu trình:
Hi u qu ho t đ ng c a đ n v ch u nhi u nh h ng b i s h u hi u và hi u qu c a chu trình này, là m i quan tơm hƠng đ u c a các nhà qu n lý. Chu trình
th ng bao g m các b c nh : x lỦ đ n đ t hàng c a khách hàng, xét duy t bán ch u, giao hàng, l p hĩa đ n, theo dõi n ph i thu và thu ti n. Các đi u c n l u Ủ
trong chu trình:
- Chu trình tr i qua nhi u khơu, cĩ liên quan đ n nh ng tài s n nh y c m nh
n ph i thu, hàng hĩa, ti n..nên th ng lƠ đ i t ng b tham ơ chi m d ng.
- N ph i thu c a khách hàng cĩ th chi m t tr ng l n do s c nh tranh gay g t trên th tr ng bu c đ n v ph i m r ng chính sách bán ch u nên lƠm t ng r i ro.
1.2.6.2.2.M c tiêu ki m sốt c a chu trình bán hàng th ng bao g m:
- Các đ n đ t hƠng đ c x lý k p th i khơng b sĩt.
- Các nghi p v bán ch u đ u đ c xét duy t nh m đ m b o kh n ng thu n
c a khách hàng.
- Giao hƠng đúng ch t l ng, s l ng, th i gian, đ a đi m.
- B o v hƠng hĩa tránh h h ng, m t ph m ch t trong quá trình giao hàng. - Tuân th pháp lu t vƠ các quy đ nh v l p ch ng t .
- Doanh thu và n ph i thu khách hƠng đ c ghi nh n chính xác. - B o v tài s n.
1.2.6.2.3.Các th t c ki m sốt trong chu trình: a. Nh ng th t c ki m sốt chung: a. Nh ng th t c ki m sốt chung:
Phân chia trách nhi m gi a các ch c n ng:
n v nên phơn cơng đ i ng nhơn viên tách bi t thành các b ph n sau: - B ph n bán hàng: ti p nh n đ n đ t hàng và l p l nh bán hàng.
- B ph n xét duy t bán ch u: xét duy t t t c các tr ng h p bán ch u theo
- B ph n giao hàng: ki m tra đ c l p hƠng hĩa tr c khi giao hàng ho c g i cho khách hàng.
- B ph n l p hĩa đ n: l p hĩa đ n bán hƠng.
- B ph n kho: b o qu n hàng và xu t kho theo l nh bán hƠng đƣ đ c duy t.
- B ph n theo dõi n ph i thu: liên l c v i khác hƠng, đ c thúc vi c tr ti n,
phân tích tu i n vƠ đ xu t xĩa n khĩ địi.
- K tốn n ph i thu khách hƠng khơng đ c kiêm nhi m vi c thu ti n.
Ki m sốt quá trình x lý thơng tin:
Ki m sốt chung:
Th t c ki m sốt bao g m:
- Ki m sốt đ i t ng s d ng: đ i v i đ i t ng bên trong thì phân quy n s d ng đ m i nhân viên truy c p ph n m m trong gi i h n cơng vi c c a mình. i v i đ i t ng bên ngồi ph i thi t l p m t kh u đ ng n ch n vi c truy c p trái phép vào h th ng.
- Ki m sốt d li u: nh p li u càng s m càng t t vƠ sao l u d li u th ng
xuyên đ đ phịng b t tr c.
Ki m sốt ng d ng:
- Ki m sốt d li u: ki m sốt tính h p l , h p pháp c a ch ng t ; Ki m tra s phê duy t trên ch ng t .
- Ki m sốt quá trình nh p li u: đ m b o các vùng d li u c n l p đ u cĩ đ y
đ thơng tin vƠ đ m b o tính chính xác c a thơng tin.
Ki m sốt ch ng t s sách:
- ánh s th t liên t c cho các n ch quan tr ng. Các bi u m u c n rõ ràng,
cĩ đánh s tham chi u đ cĩ th ki m tra khi c n thi t.
- Các hĩa đ n bán hƠng ph i đ c l p c n c trên đ n đ t hàng, h p đ ng, l nh bán hàng và c n ph i đ i chi u v i phi u xu t kho, v n đ n tr c khi l p hĩa
đ n, các ch ng t quan tr ng ph i đ c l p nhi u liên, s liên tùy thu c vào các khâu ch ng t luân chuy n vƠ đ c l u gi đ giúp cho vi c qu n lý m i khâu và
y quy n và xét duy t:
Các cam k t v ngày giao hƠng, l ng hƠng hĩa bán ra, các đ ngh mua ch u c a khách hàng, l nh bán hƠng, hay đ ngh xĩa n khơng th thu h i..c n đ c
ng i cĩ th m quy n duy t hay ng i đ c y quy n duy t thơng qua các chính sách y quy n c a đ n v.
Ki m tra đ c l p vi c th c hi n:
c đi m c a th t c nƠy lƠ ng i ki m tra ph i đ c l p v i ng i b ki m tra nh m nâng cao ý th c k lu t, tuân th quy trình nghi p v c a cá nhân hay c a b ph n.
b. Nh ng th t c ki m sốt trong t ng giai đo n:
Ki m sốt quá trình ti p nh n đ n đ t hàng và xét duy t bán ch u:
Trong đ n v, phịng kinh doanh hay b ph n bán hàng s ti p nh n đ n đ t
hƠng. n đ t hàng c n ph i cĩ đ y đ thơng tin khách hàng, m t hàng c n mua (tên hàng, quy cách, s l ng, đ n giá), th i h n, ph ng th c giao hƠng, đ a đi m giao hàng d ki n. Các đ n đ t hàng c n ph i đ c l u tr đúng theo quy trình đ
ti n vi c đ i chi u. n đ t hàng ph i đ c ng i cĩ th m quy n c a đ n v xét duy t. Các th t c ki m sốt c n th c hi n là:
- Xác minh ng i mua: đ i v i khách hàng m i, c n ph i xác minh ng i mua nh t lƠ đ i v i nh ng đ n đ t hàng cĩ giá tr l n, c n liên h v i khách hƠng đ đ m b o tính xác th c c a các thơng tin trên đ n đ t hàng.
- i chi u các thơng tin v hƠng hĩa: th ng giá c hàng hĩa hay bi n đ ng
nên tr c h t đ i chi u đ n giá trên đ n đ t hàng c a khách hàng v i b ng giá chính th c c a đ n v, n u cĩ khác bi t, nhân viên bán hàng liên h l i v i khách
hƠng đ thơng báo giá m i, n u khách hƠng đ ng ý, yêu c u h g i l i đ n đ t hàng
m i. C n xác đnh rõ các chi phí phát sinh thêm (phí b o hi m, chi phí v n
chuy n..), đ a đi m, th i gian, ph ng th c giao nh n.. và th ng nh t th a thu n các
đi u ki n v i khách hàng.
- Xác nh n kh n ng cung ng: nhân viên bán hàng c n xác minh l ng hàng t n kho cĩ đ đ đáp ng nhu c u c a khách hàng b ng cách liên l c b ph n kho
hay truy c p vào h th ng.
- L p l nh bán hƠng: sau khi đƣ ki m tra kh n ng cung ng và các thơng tin
trên đ n đ t hàng, nhân viên bán hàng l p l nh bán hàng. L nh bán hàng ph i th hi n đ y đ thơng tin khách hàng, thơng tin v hƠng hĩa nh thơng tin trên đ n đ t hàng c a khách hàng. L nh bán hƠng đ c l p thành nhi u liên (th ng là 5 liên). C n cĩ m t nhơn viên đ c l p ki m tra s phù h p các thơng tin gi a hai ch ng t này, nh t lƠ đ i v i đ n đ t hàng cĩ giá tr l n.
