IV. NGUYÊN NHÂN, HẠN CHẾ CỦA CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG
6. Sự kiểm tra, giám sát chưa chặt chẽ của các cấp lãnh đạo với công tác tuyển dụng
2.1. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam
Hải Việt Nam
Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam đã có quy trình tuyển dụng nhân lực gồm 7 bước như đã trình bày ở Sơ đồ quy trình tuyển dụng trên. Tuy nhiên quy trình này vẫn còn thiếu một số bước khá quan trọng mà Ngân hàng bỏ qua và còn một số điểm chưa hợp lý làm ảnh hưởng tới hiệu quả và chất lượng tuyển dụng. Dưới đây là quy trình tuyển dụng đã thay đổi, bổ sung dựa trên quy trình tuyển dụng hiện tại Ngân hàng đang sử dụng.
Sơ đồ 3: Quy trình tuyển dụng nhân lực mới
Thông báo tuyển dụng
Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển dụng
Tiếp nhận và sơ loại hồ sơ
Đánh giá hiệu quả tuyển dụng Tiếp nhận chính thức
Kiểm tra sức khoẻ Thẩm định thông tin
Tiếp nhận thử việc Tổ chức phỏng vấn
Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân lực mới có sự khác biệt là bổ sung 4 bước so với quy trình tuyển dụng nhân lực hiện đang sử dụng, 4 bước đó là: Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn tuyển dụng, kiểm tra sức khoẻ, thẩm định thông tin và đánh giá hiệu quả của tuyển dụng.
•Lập kế hoạch tuyển dụng:
Trong giai đoạn này Ngân hàng vẫn căn cứ vào kế hoạch phát triển mạng lưới hay kế hoạch nhân lực để dự báo nhu cầu tuyển dụng hàng năm. Bên cạnh đó cần phải dự đoán những yếu tố rủi ro có thể ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng. Để thực hiện kế hoạch nhân lực không chỉ có một cách là tuyển dụng mà có thể sử dụng các giải pháp thay thế tuyển dụng, nhiều khi các giải pháp này lại có hiệu quả hơn khi mà Ngân hàng chưa chắc chắn về nhu cầu nhân lực. Các giải pháp thay thế này cũng đã được Ngân hàng đề cập đến trong kế hoạch tuyển dụng nhưng dường như chưa bao giờ hay ít sử dụng đến.
Bên cạnh đó, đối với Ngân hàng việc tuyển dụng là khá quan trọng do vậy việc xác định người thực hiện tuyển dụng không chỉ là những người được quy định trong quy chế tuyển dụng mà nên cho đây là một trong những nghĩa vụ đối với mỗi nhân viên. Khi đó mỗi người sẽ có trách nhiệm cao hơn trong việc tìm kiếm người lao động mới tiềm năng về cho Ngân hàng.
Việc xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng cũng cần phải được thực hiện thường xuyên trong kế hoạch tuyển dụng. Có thể Ngân hàng đã có quy định chung về các phương pháp tuyển dụng, chúng được sử dụng trong mọi đợt tuyển dụng, tuy nhiên trong những trường hợp đặc biệt như xét tuyển hoặc nhận thấy ứng viên tham gia tuyển dụng là tiềm năng thì cũng không cần
nhất thiết phải sử dụng phương pháp này hay phương pháp kia. Như vậy, trong mỗi đợt tuyển dụng vẫn cần xem xét lại nên sử dụng phương pháp tuyển dụng nào và tuyển từ nguồn nào là phù hợp. Có thể nói vừa theo quy định tạo sự thống nhất lại vừa linh hoạt trong thực hiện.
Ngoài ra việc xác định chính xác công việc cần tuyển và mô tả công việc cũng như yêu cầu đối với ứng viên là hết sức quan trọng trong cả quá trình tuyển dụng. Bởi vậy, trong kế hoạch tuyển dụng cần phải làm rõ điều này. Tuy nhiên vấn đề này còn phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng hệ thống bản mô tả công việc của Ngân hàng mà chúng ta sẽ nói đến sau.
•Thông báo tuyển dụng:
Trong bước này cần chú ý đến các hình thức quảng cáo hay thông báo tuyển dụng và bổ sung các hình thức thông báo khác ngoài các hình thức theo quy định là: Quảng cáo trên tạp chí chuyên ngành về Ngân hàng – Tài chính, tạp chí kinh tế hay báo lao động…Các hình thức này khá thu hút người lao động do có uy tín và mang tính thời sự hơn. Bên cạnh đó là sử dụng các phương tiện truyền thông như Ngân hàng vẫn đang sử dụng và có bổ sung thêm một số địa chỉ Web khá nổi như: www.vnexpress.net, www.vnn.vn, …là một trong những địa chỉ đăng thông báo tuyển dụng hiệu quả do được sự quan tâm của cả người lao động đã đi làm và một lượng lớn sinh viên.
Đồng thời với việc đa dạng hoá các hình thức quảng cáo là sự điều chỉnh về bản thông báo tuyển dụng. Như thực trạng ta thấy, bản thông báo tuyển dụng còn thiếu một phần tuy rất nhỏ nhưng cũng khá quan trọng vì nó giúp thu hút và hấp dẫn hơn không chỉ với ứng viên nói chung mà với các ứng viên tiềm năng nói riêng. Đó là cuối mỗi bản thông báo tuyển dụng Ngân hàng nên có một sự cam kết, hứa hẹn đối với ứng viên, ví dụ như: “Ứng viên trúng tuyển sẽ có một công việc ổn định với các cơ hội phát triển nghề nghiệp lâu dài và được hưởng mức lương xứng đáng”.
Ngoài ra, trong việc thu hút ứng viên cần phối hợp sử dụng các biện pháp khác ngoài thông báo tuyển dụng truyền thống như sẽ được đề cập đến sau.
•Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn tuyển dụng:
Ngân hàng cũng đã xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng tuy nhiên các tiêu chuẩn này được sử dụng chung cho toàn bộ các vị trí công việc. Điều này là không hợp lý do mỗi công việc có đặc điểm cũng như yêu cầu đối với người thực hiện riêng. Có thể nói Ngân hàng đã đưa ra các tiêu chuẩn tuyển dụng mang tính yêu cầu chung phù hợp với Ngân hàng, còn đối với mỗi công việc cụ thể thì ngoài các yêu cầu chung còn cần các yêu cầu riêng mà chủ yếu do người thực hiện tuyển dụng xác định và đánh giá. Như vậy, tuyển dụng sẽ mang tính chủ quan. Điều này đòi hỏi Ngân hàng cần quy định cụ thể các tiêu chuẩn tuyển dụng cho mỗi nhóm công việc cụ thể và trong mỗi đợt tuyển dụng việc xem xét, xác định lại các tiêu chuẩn tuyển dụng là hết sức cần thiết đảm bảo đánh giá công bằng đối với mỗi ứng viên.
Bên cạnh xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng là lựa chọn phương pháp so sánh ứng viên. Ngân hàng nên sử dụng kết hợp 2 phương pháp so sánh là phương pháp xếp hạng và phương pháp cho điểm tuy nhiên chú trọng hơn phương pháp cho điểm vì nó lượng hoá được các tiêu chuẩn tuyển dụng và so sánh giữa các ứng viên công bằng, khách quan hơn.
•Tiếp nhận và sơ loại hồ sơ:
Bước sơ loại hồ sơ chủ yếu để đánh giá ứng viên một cách tổng thể nhất. Xem xét họ có đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu theo quy định của Ngân hàng hay không. Đồng thời là bước xác lập mối quan hệ với ứng viên. Trong sơ loại hồ sơ, Ngân hàng cần phải xác định được các tiêu chí để sàng lọc hồ sơ dựa vào các tiêu chuẩn tuyển dụng và cũng cần phải có những cách đánh giá phù hợp với từng tiêu chí.
•Tổ chức thi viết:
Đối với các chức danh phải tham gia thi viết thì Ngân hàng vẫn sử dụng 2 môn thi Tiếng Anh và Nghiệp vụ. Tuy nhiên, ngoài ra Ngân hàng nên sử dụng kết hợp với những bài kiểm tra trắc nghiệm để có thể kiểm tra được sự nắm vững kiến thức của ứng viên đến đâu.
•Tổ chức phỏng vấn:
Sau khi loại bớt các ứng viên thông qua hồ sơ và bài thi, phỏng vấn tuyển dụng sẽ là bước sàng lọc tiếp các ứng viên. Bước này chú trọng đến các kỹ năng về xã hội của ứng viên nhiều hơn như: Giao tiếp, tâm lý… Hiện tại, Ngân hàng sử dụng kiểu phỏng vấn tự do, nó có ưu điểm là thu hút được nhiều thông tin đa dạng về ứng viên nhưng việc tổng hợp là khó và hiệu quả phụ thuộc lớn vào khả năng của người phỏng vẩn. Bởi vậy, để hạn chế những nhược điểm này, Ngân hàng nên kết hợp phỏng vấn tự do và phỏng vấn có cấu trúc. Tức trước quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn nên chuẩn bị trước những câu hỏi chủ chốt có liên quan đến yêu cầu của công việc. Trong quá trình phỏng vấn thì có thể sử dụng cả những câu hỏi bổ sung. Đây là cách phỏng vấn hứa hẹn nhiều ưu điểm nhất và nhiều doanh nghiệp hiện đang sử dụng.
Khi kết thúc giai đoạn phỏng vấn, cán bộ phòng Nhân sự sẽ căn cứ vào các ghi chép, nhận định đối với mỗi ứng viên của hội đồng phỏng vấn để so sánh và tổng hợp cùng với điểm các bài thi viết, sau đó đưa ra quyết định chấp nhận ứng viên nào, loại bỏ ứng viên nào. Trong tổ chức phỏng vấn của Ngân hàng cần xây dựng lại và thống nhất các mẫu biểu đánh giá phỏng vấn như sẽ được trình bày sau.
•Kiểm tra sức khoẻ:
Đây là hoạt động khá quan trọng mà Ngân hàng bỏ qua thực hiện. Thông thường Ngân hàng đánh giá sức khoẻ của ứng viên thông qua giấy
chứng nhận sức khoẻ mà có thể coi hoạt động này chỉ như là hình thức. Mà sức khoẻ của người lao động rất quan trọng thể hiện chất lượng lao động và nếu Ngân hàng có sự kiểm tra cẩn thận sẽ tránh được các đòi hỏi vô lý do người lao động đặt ra sau này. Bởi vậy, Ngân hàng nên bổ sung bước kiểm tra sức khoẻ vào quy trình tuyển dụng của mình trước khi có quyết định tuyển dụng.
•Thẩm định thông tin:
Thực tế hoạt động thẩm tra thông tin, Ngân hàng cũng có thực hiện nhưng chỉ là khi cảm thấy cần thiết và thường được thực hiện sau bước sàng lọc hồ sơ. Tuy nhiên, ta thấy rằng hoạt động thẩm tra thông tin là hết sức cần thiết vì các thông tin ứng viên đưa ra là phản ánh về bản thân họ, họ rất muốn mình thật xuất sắc trong mắt nhà tuyển dụng do vậy nhiều khi họ tự tô hồng bản thân. Nếu các nhà tuyển dụng không nhận ra điều này và cũng không có sự thẩm tra lại các thông tin thu được từ ứng viên thì sẽ dẫn đến tuyển được người có khả năng nói giỏi chứ không làm giỏi. Đây là một tổn thất vô cùng lớn đối với công tác tuyển dụng. Bởi vậy, cần cho việc thẩm tra thông tin là một bước trong quy trình tuyển dụng để nhắc nhở nhà tuyển dụng không quên điều này.
•Tiếp nhận thử việc:
Trong hoạt động thử việc của Ngân hàng còn nhiều hạn chế và nguyên nhân của nó đã được trình bày ở trên. Bởi vậy trong hoạt động này, Ngân hàng cần có những thay đổi sau nhằm góp phần làm hoạt động thử việc đạt kết quả cao hơn. Nên giao công việc giám sát và hướng dẫn thử việc cho 1 cán bộ nhân viên có năng lực và trách nhiệm cao. Tổ chức khen thưởng những người thử việc có thành tích xuất sắc qua quá trình thử việc (ví dụ: hoàn thành nội dung thử việc sớm, trong quá trình thử việc hết sức cố gắng hoặc có sáng kiến trong thực hiện…). Muốn vậy, về phía phòng Tổ chức
Nhân sự phải đưa ra văn bản kế hoạch hướng dẫn thử việc trong đó nêu rõ nội dung thử việc và các kết quả thu được trong và sau quá trình thử việc. Ngoài việc đánh giá nhân viên thử việc qua cán bộ hướng dẫn và tự đánh giá thì cần thông qua sự đánh giá của các nhân viên khác để có kết quả đánh giá khách quan hơn. Các văn bản sử dụng trong đánh giá quá trình thử việc là Phiếu đánh giá thử việc, Báo cáo kết quả thử việc và Báo cáo thử việc của nhân viên thử việc, đây là những văn bản đã khá hoàn chỉnh, đánh giá đầy đủ các mặt của nhân viên thử việc nên Ngân hàng cần sử dụng làm căn cứ để tiếp nhận chính thức.
•Tiếp nhận chính thức:
Tiếp nhận chính thức là hoạt động không thể thiếu được trong quy trình tuyển dụng bởi bước này nhằm xác lập mối quan hệ chính thức giữa Ngân hàng với ứng viên. Được thực hiện qua việc giao kết hợp đồng lao động. Ứng viên đã trở thành một thành viên chính thức của Ngân hàng. Kết thúc bước tiếp nhận chính thức là Ngân hàng đã gần hoàn thành quá trình tuyển dụng của mình.
•Đánh giá hiệu quả tuyển dụng:
Ở bước này cần tính toán các số liệu, thông số của quá trình tuyển dụng vừa thực hiện sau khi kết thúc quá trình tuyển dụng để có thể rút kinh nghiệm kịp thời, tránh lặp lại những sai sót trong đợt tuyển dụng sau. Khi kết thúc đợt tuyển dụng, căn cứ vào kết quả đã đạt được ở các giai đoạn, cán bộ nhân sự sẽ tổng hợp chung lại để có cái nhìn tổng thể hơn. Mẫu tổng hợp kết quả tuyển dụng có thể được thiết kế như sau:
Bảng 11: Mẫu tổng hợp kết quả tuyển dụng nhân lực Đvt: Người
Chỉ tiêu Bước 1 Bước 2 Bước 3 … Tổng hợp 1. Số lượng ứng viên tham
gia
- Theo nguồn: Nguồn bên ngoài Nguồn nội bộ - Theo độ tuổi: Dưới 30 Từ 30 - 40 Từ 40 - 50 - Theo giới tính: Nam Nữ - Theo trình độ: Trên Đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Trình độ khác - Theo vị trí cần tuyển 2. Số lượng ứng viên bị loại 3. Số lượng ứng viên còn lại
Việc tổng hợp kết quả tuyển dụng có thể thực hiện cho từng bước cũng có thể thực hiện tổng hợp cho đợt tuyển dụng hay cho 1 năm tuyển dụng. Sau đó, so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch xem có hoàn thành không? Việc
tổng hợp kết quả tuyển dụng thường xuyên sẽ giúp cho việc đánh giá hiệu quả tuyển dụng được kịp thời và thuận lợi hơn. Ngoài ra, các chỉ tiêu khác cần tính toán trong đánh giá hiệu quả tuyển dụng là:
- Tỷ lệ sàng lọc qua từng bước và sự phù hợp của nó.
- Số lượng nhân viên mới không tham gia làm việc tại Ngân hàng. - Chi phí tuyển dụng thực tế so với chi phí kế hoạch.
- Số lượng nhân viên mới cần đào tạo lại và chi phí đào tạo lại.