II. PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI VIỆT NAM (xem Sơ đồ 2)
1. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng từ 2005 –
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Hoạt động kế hoạch nhân lực được thực hiện thường xuyên và định kỳ theo thời kỳ năm, quý và tháng. Tại Ngân hàng, kế hoạch nhân lực phụ thuộc vào kế hoạch phát triển mạng lưới tức kế hoạch mở rộng chi nhánh và phòng giao dịch mới. Bên cạnh đó là kế hoạch nhân lực bổ sung cho các đơn vị hiện tại. Do bắt đầu từ năm 2005, Ngân hàng thực hiện cải cách và có nhiều biến chuyển vượt bậc nên hoạt động kế hoạch nhân lực của Ngân hàng cũng có nhiều biến chuyển và ngày càng cụ thể, chặt chẽ hơn. Tuy nhiên, kế hoạch nhân lực chặt chẽ và sát thực tế như thế nào thì còn phụ thuộc vào việc thực tế Ngân hàng có thực hiện được kế hoạch phát triển mạng lưới và tuyển dụng được đủ số lao động cần thiết không.
Bảng 4: Kế hoạch phát triển mạng lưới từ 2005-2007:
Năm 5 200 6 200 2007
Tổng số Điểm Giao dịch 10 20 43
Số Điểm Giao dịch tăng thêm 10 23
Số Chi nhánh 10 18 28
Số Phòng giao dịch 0 2 15
Nguồn: Phòng Tổ chức Nhân sự
Bảng 5: Kế hoạch nhân lực đến cuối năm 2007: Đvt: Người Khối/ngành Chi nhánh mới Phòng Giao dịch mới Các đơn vị hiện tại Tổng Khối dịch vụ 126 60 200 386 Khối tín dụng 74 45 150 269 Kế toán 18 50 68 Tin học 18 20 38 Hành chính/nhân sự 18 20 38 Giao dịch vốn&ngoại tệ/
Đầu tư tài chính 20 20
Pháp chế 12 12
Ban Giám đốc 36 50 86
Tổng 290 105 522 917
Trong đó, khối tín dụng bao gồm: Trưởng phòng tín dụng và nhân viên tín dụng. Khối dịch vụ bao gồm: Trưởng phòng dịch vụ khách hàng, kiểm soát viên giao dịch, nhân viên giao dịch và ngân quỹ. Như vậy, kế hoạch nhân lực đến cuối năm 2007 là 917 người, được phân bổ theo từng khối/ngành và theo đơn vị giao dịch.
Hoạt động tuyển dụng của Ngân hàng thường bao gồm: Tuyển dụng thay thế, tuyển dụng dự án, và tuyển dụng thường niên. Nhu cầu tuyển dụng thông qua kế hoạch nhân lực và nhu cầu nhân lực phát sinh trong kỳ. Nhưng
trong kế hoạch tuyển dụng dài hạn, nhu cầu tuyển dụng chưa tính đến nhu cầu nhân lực phát sinh và bỏ qua các yếu tố rủi ro.
Bảng 6: Nhu cầu tuyển dụng qua 3 năm từ 2005-2007:
Đvt: Người Kế hoạch năm Số lao động đến 31/12/2005 Lao động tuyển mới năm 2006 Lao động tuyển mới năm 2007 Tổng lao động đến 31/12/2007 Khối dịch vụ 200 76 110 386 Khối tín dụng 140 54 75 269 Kế toán 40 10 18 68 Tin học 25 8 5 38 Hành chính/nhân sự 20 5 13 38 Giao dịch vốn&ngoại
tệ/Đầu tư tài chính 15 5 20
Pháp chế 10 2 12
Ban Giám đốc 34 10 42 86
Tổng 484 163 270 917
Như vậy, từ kế hoạch nhân lực đến cuối năm 2007, Ngân hàng đã xác định nhu cầu tuyển dụng theo từng năm, và nhu cầu tuyển dụng sẽ còn được phân bổ theo từng đơn vị kinh doanh và theo từng quý, tháng hay đợt tuyển dụng khác nhau tuỳ thuộc vào điều kiện kinh doanh của Ngân hàng. Việc xác định nhu cầu tuyển dụng theo đừng đợt trong năm hay trong kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn còn phụ thuộc vào đánh giá các giải pháp thay thế như: Điều chuyển, bổ nhiệm, đào tạo hay tăng năng suất lao động. Nếu các giải pháp trên khả thi và có thể giải quyết được tình trạng thiếu lao động thì tuyển dụng
sẽ không diễn ra hoặc nhu cầu tuyển dụng có thể giảm bớt. Nếu các giải pháp trên không khả thi thì việc tuyển dụng được thực hiện và khi đó nhu cầu tuyển dụng được xác lập.
Bên cạnh việc xác định nhu cầu tuyển dụng, Ngân hàng còn xác định nội dung công việc và yêu cầu đối với ứng viên. Điều đó được thể hiện qua việc xây dựng hệ thống chức danh và bản mô tả công việc. Tuy nhiên, hệ thống chức danh và bản mô tả công việc của Ngân hàng vẫn chưa hoàn chỉnh và đang trong quá trình xây dựng lại. Đồng thời việc xác định lại nội dung công việc và yêu cầu đối với ứng viên không được thực hiện thường xuyên mà chỉ dựa vào bản mô tả công việc và các nhiệm vụ của các nhân viên thực hiện trước đó. Các yêu cầu đối với ứng viên cũng được thể hiện qua Phiếu yêu cầu tuyển dụng của Ngân hàng nhưng rất chung chung và áp dụng cho tất cả các chức danh.
1.2. Xác định nơi tuyển dụng, thời gian tuyển dụng và chi phí tuyển dụng
Địa điểm tuyển dụng hay nơi tuyển dụng là nơi phát sinh nhu cầu tuyển dụng, nơi thực hiện việc tuyển dụng. Do Ngân hàng mở rộng chi nhánh tại nhiều tỉnh trên cả nước nên nơi tuyển dụng của Ngân hàng được phân bố rất rộng rãi. Đặc biệt Ngân hàng tập trung vào thị trường lao động cao cấp nên nơi tuyển dụng chủ yếu tập trung vào một số trường đại học, cao đẳng danh tiếng như: Đại học Bách khoa, Đại học Kinh tế quốc dân, Đại học Ngoại thương,… Tuy nhiên nơi tuyển dụng không chỉ mang tính vĩ mô và chung chung như vậy mà trong kế hoạch tuyển dụng theo đợt của Ngân hàng, việc xác định nơi tuyển dụng đơn thuần bao gồm: Địa điểm tiếp nhận hồ sơ; địa điểm tổ chức thi viết, phỏng vấn. Các địa điểm trên có thể tại Ngân hàng, có thể do Ngân hàng đi thuê.
Ví dụ: Theo kế hoạch phát triển mạng lưới, trong quý II năm 2007, MSB thành lập Chi nhánh tại tỉnh Thanh Hóa và theo đó là kế hoạch tuyển
dụng cho Chi nhánh mới Thanh Hóa. Trong đó, địa điểm tuyển dụng bao gồm:
- Địa điểm tiếp nhận hồ sơ: Tầng 1, tòa nhà VINACONEX PLAZA, số 27 – 29 Đại lộ Lê Lợi Thành phố Thanh Hoá – ĐT: 036.849.686;
- Địa điểm tổ chức thi viết, phỏng vấn: Dự kiến thuê một số phòng học tại Đại học Hồng Đức.
Thời gian tuyển dụng là khoảng thời gian thực hiện đợt tuyển dụng. Cụ thể bao gồm: Thời gian đăng thông tin tuyển dụng; thời gian (ngày), thời gian bắt đầu, kết thúc của từng bước trong quy trình tuyển dụng.
Ví dụ: Trong kế hoạch tuyển dụng cho Chi nhánh mới Thanh Hóa, thời gian thực hiện tuyển dụng được sắp xếp như sau:
STT Nội dung Thời gian (ngày) Bắt đầu Kết thúc Ghi chú 1 Làm thủ tục đăng tuyển 2 27/03/2007 28/03/2007 2 Tiếp nhận hồ sơ 15 01/04/2007 15/04/2007 3 Sơ loại hồ sơ 3 16/04/2007 18/04/2007
4 Thi viết 2 19/04/2007 20/04/2007 Thứ 7, CN 5 Chấm bài thi viết 5 21/04/2007 25/04/2007
6 Phỏng vấn 2 26/04/2007 27/04/2007 Thứ 7, CN 7 Tổng hợp điểm, trình tiếp nhận 2 28/04/2007 29/04/2007
8 Thông báo thử việc 06/05/2007
Tổng 31
Kế hoạch thời gian tuyển dụng của Ngân hàng rất cụ thể và rõ ràng nhằm góp phần đảm bảo cho kế hoạch được thực thi một cách nhanh chóng và kịp tiến độ.
Chi phí tuyển dụng tại Ngân hàng bao gồm toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tuyển dụng. Cụ thể bao gồm: Chi phí đăng tuyển, quảng cáo; Chi phí thuê địa điểm tổ chức thi viết, phỏng vấn; Chi phí mua sắm các vật dụng, cơ sở vật chất chuẩn bị cho tuyển dụng; Chi phí cho cán bộ tuyển dụng. Ngoài ra, chi phí tuyển dụng còn bao gồm chi phí cho quá trình thử việc trong đó có chi phí xe đi lại, phòng ở cho học viên và chi phí giảng viên chức vụ. Tất cả các chi phí trên được Ngân hàng phân bổ hợp lý và tính toán thường xuyên trong quá trình tuyển dụng.