1. Tăng cường sự hợp tỏc giữa cỏc bờn liờn quan
Cỏc Ban QLDA phải vừa giữ vai trũ điều phối, vừa giỏm sỏt để làm sao cú sự kết nối nhịp nhàng giữa tư vấn, nhà thầu thi cụng, địa phương triển khai dự ỏn và cỏc Sở, ban, ngành liờn quan để kịp tiến độ cụng việc đó đề ra. Thành cụng của dự ỏn là sự nỗ lực hợp tỏc từ nhiều phớa.
91
Việc trao đổi thụng tin và cung cấp thụng tin, số liệu tin cậy cho tư vấn cú ảnh hưởng rất lớn đối với hiệu quả hoạt động và sản phẩm đầu ra của dịch vụ tư vấn. Cỏc chuyờn gia tư vấn dự rất giỏi cũng khụng thể cung cấp dịch vụ một cỏch tốt nhất nếu như họ khụng cú đủ khả năng tiếp cận với cỏc thụng tin cần thiết. Cỏc thụng tin, dữ liệu này thường do cỏc cơ quan nhà nước nắm giữ. Sự chậm trễ cung cấp thụng tin nhiều khi rất nghiờm trọng, thiệt hại về vật chất và ảnh hưởng đến tiến độ của dự ỏn mà phớa chủ đầu tư gỏnh chịu khi đú là khụng thể trỏnh khỏi. Vỡ vậy, cỏc số liệu, thụng tin phải được chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ để cung cấp cho tư vấn ngay khi bắt đầu cụng việc. Ban QLDA phải xỏc định được rằng việc cung cấp đầy đủ thụng tin cho tư vấn là vấn đề rất quan trọng, nú giỳp tư vấn trong một thời gian ngắn nắm bắt được cỏc vấn đề cơ bản của dự ỏn và giỳp cho tư vấn chuẩn bị tốt hơn cỏc đề xuất. Trỏch nhiệm của cả hai phớa là phải xột xem nguồn thụng tin được đưa ra sử dụng cú chớnh xỏc và đủ độ tin cậy khụng. Điều này đũi hỏi cả hai bờn phải chỉ định rừ ràng những cỏ nhõn nào chịu trỏch nhiệm duy trỡ liờn lạc. Cỏch thụng thường là mỗi bờn cử ra một người chịu trỏch nhiệm về vấn đề này. Khụng cú cỏch nào khỏc để trỏnh được sự hiểu lầm hay tranh cói khi thực hiện những cam kết trong hợp đồng tốt hơn là đảm bảo hệ thống thụng tin liờn lạc thụng suốt và hoàn hảo với nhau. Ban QLDA cũng cần phải giỳp tư vấn nắm được những hạng mục quan trọng trong dự ỏn cũng như dự kiến được những tỡnh huống khú khăn cú thể gặp phải trong quỏ trỡnh thực thi dự ỏn. Mục đớch của vấn đề này giỳp cho tư vấn hiểu kỹ cỏc hạng mục dự ỏn, cỏc khú khăn và thuận lợi của dự ỏn. Điều này cú ý nghĩa rất lớn đối với tư vấn trong việc chuẩn bị tốt cỏc đề xuất kỹ thuật và việc am hiểu về đề cương nhiệm vụ, mụi trường thực hiện cụng việc.
92
3. Thụng tin thường xuyờn với Chủ đầu tư, cấp quyết định đầu tư
Do đặc thự thời tiết chung của khu vực miền Bắc là thiờn tai, mưa lũ kộo dài chủ yếu tập trung vào cỏc thỏng từ thỏng 5 đến thỏng 10 hằng năm, nờn Ban QLDA phải cú những đề xuất hợp lý, cõn đối về mặt thời gian để cú thể thực hiện cụng tỏc chuẩn bị đầu tư vào mựa mưa, lũ và bắt đầu triển khai thi cụng khi kết thỳc mựa mưa. Đề xuất này tuy rất bất cập trong tỡnh hỡnh dự ỏn triển khai liờn tục, tuy nhiờn nếu sắp xếp một cỏch đồng bộ thỡ cú thể phũng ngừa rủi ro về tiến độ của dự ỏn cũng như những rủi ro cho cỏc nhà thầu thi cụng do thời tiết xấu gõy nờn.
Hiện nay, văn bản dưới luật cũn chồng chộo, dẫn đến quỏ trỡnh quản lý dự ỏn cũn nhiều vướng mắc. Ban QLDA cần xem xột, nghiờn cứu mạnh dạn đề xuất chủ đầu tư để chủ đầu tư cú phương ỏn giải quyết vấn đề.