Phõn chia cụng việc là giảm cỏc quỏ trỡnh thực hiện phức tạp thành những chuỗi nhiệm vụ cú thể hoạch định theo mục đớch, mục tiờu và cú thể kiểm soỏt quỏ trỡnh thực hiện. Sự phõn chia cỏc cụng việc sẽ tiếp tục cho đến khi khụng cũn sự chồng chộo nhau giữa cỏc cụng việc.
Kết quả phõn chia cụng việc từng tầng, từng lớp sẽ cho cỏc chi tiết cụng việc một cỏch rừ ràng và dẫn đến cỏn bộ quản lý dự ỏn sẽ khụng bị sút việc làm chậm trễ cỏc cụng việc về sau. Cú thời gian hoàn thành cụ thể thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thỳc. Dễ dàng ước lượng chi phớ và thời gian. Cú một mục đớch rừ ràng với mọi đối tượng cú liờn quan. Trỏch nhiệm cho sự hoàn thành cụng tỏc đó được phõn cụng rừ ràng.
Trong cụng việc hiện nay, thực tế tại nhiều nơi, nhiều đơn vị vẫn phõn việc về một phũng, một cỏ nhõn phụ trỏch cụng việc nào đú. Hiện nay cụng tỏc phõn chia cụng việc vẫn cũn chồng chộo, khụng cú sự phối hợp nhịp
90
nhàng trong cụng việc và khụng quy một trỏch nhiệm cụ thể cho cỏc cỏ nhõn tham gia QLDA. Cơ cấu phõn chia cụng việc khụng đi kốm với việc phõn chia trỏch nhiệm.
Sự phõn chia cụng việc chưa mang đến một hiệu quả tốt nhất nếu cơ cấu phõn chia cụng việc khụng phự hợp với phõn chia trỏch nhiệm. Cú nghĩa là cụng việc đú phải phự hợp với khả năng cỏ nhõn nhận trỏch nhiệm. Dẫn đến sự trỡ trệ trong cụng việc, chậm trễ tiến độ hoạch định của dự ỏn.
Giải phỏp nõng cao hiệu quả:
Trước khi triển khai dự ỏn, Ban QLDA phải cú một cỏi nhỡn nhận tổng thể, xuyờn suốt dự ỏn, để cú một cơ cấu phõn chia cụng việc một cỏch hợp lý thành từng gúi cụng việc đi kốm với cơ cấu phõn chia trỏch nhiệm giao cho cỏc cỏ nhõn cú đủ năng lực thực hiện cỏc gúi cụng việc này.
Cơ cấu phõn chia cụng việc cần thiết phải chi tiết đến khi khụng thể phõn chia gúi cụng việc nhỏ được nữa. Với cỏch phõn chia như vậy, sẽ đảm bảo đầy đủ cụng việc (trỏnh trường hợp sút việc, đến khi cần mới giải quyết gõy nờn chậm tiến độ cụng việc) thỡ sẽ dễ dàng đưa ra tiến độ cụng việc và cỏ nhõn phụ trỏch. Từ đú cú thể đưa ra tiến độ tổng thể sỏt với thực tế của dự ỏn để đẩy nhanh tiến độ dự ỏn và giảm được chi phớ.