Công ty cần có kế hoạch cụ thể cho việc thu mua nguyên vật liệu cho năm hoạt động. Đảm bảo đủ nguồn tài chính cho công tác thu mua cung ứng, xác định rõ trách nhiệm của người thu mua, thời gian mua, chất lượng, số lượng nguyên vật liệu sử dụng. Lập kế hoạch tiến độ cung ứng, thanh toán nguyên vật liệu cần dùng, dự trữ và mua sắm thật chi tiết đối với từng chủng loại đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả. Thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra, xác nhận nguyên vật liệu để đảm bảo rằng nguyên vật liệu mua phải phù hợp với tiêu chuẩn quy định và ổn định về chất lượng. Tất cả nguyên vật liệu nhập vào như thép, bulong, que hàn. Oxy…v.v phải có dấu hiệu nhận biết cho từng đơn vị sản phẩm hoặc lô hàng và cần phải giữ trong suốt quá trình lưu kho bảo quản
Đồng thời cần lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng, uy tín, ổn định. Lập sổ theo dõi nhà cung ứng, trong đó ghi rõ ngày tháng nhập nguyên vật liệu, phụ tùng, số lượng chủng loại, các kết quả kiểm tra chất lượng.
Đối với mỗi nguồn nguyên vật liệu cần xây dựng những kho chứa hàng hóa thích hợp, có phương thức lưu kho bảo quản đảm bảo chất lượng . Công ty cần có sơ đồ quy hoạch vị trí cho các loại nguyên vật liệu khác nhau, đảm bảo nguyên tắc trước sau, thuận tiện cho việc xếp dỡ. Trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản nguyên vật liệu, phương tiện chữa cháy. Hàng năm cần lập các báo cáo tự đánh giá chất lượng sản phẩm, báo cáo các công tác khắc phục đối với việc làm suy giảm chất lượng sản phẩm.