doanh của Công ty CP Chế biến gỗ nội thất PISICO
Việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh là mục tiêu cơ bản của mỗi doanh nghiệp, vì đó là điều kiện cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của chính họ. Để hoạt động SXKD đạt hiệu quả cao thì doanh nghiệp cần phải có những biện pháp thích hợp nhằm phát huy những điểm mạnh đồng thời khắc phục những mặt còn hạn chế.
Trong quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế tại Công ty CP Chế biến gỗ nội thất PISICO em nhận thấy để hoạt động SXKD của Công ty đạt hiệu quả cao hơn nữa thì Công ty phải thực hiện nhiều biện pháp khác nhau trong quá trình sản xuất, cần phải giải quyết một cách đồng bộ và hợp lý những vấn đề còn tồn tại. Với thời gian thực tập có hạn và kiến thức bản thân cò hạn chế, em xin nêu một số biện pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian tới như sau:
3.2.1. Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu
Lý do thực hiện
Trong kinh doanh, ngoài vấn đề doanh nghiệp quan tâm đó là giá cả, chất lượng và lợi nhuận cuối cùng, một vấn đề khác mà doanh nghiệp không thể bỏ qua đó là khả năng thanh toán của khách hàng trong quan hệ mua bán. Khoản phải thu là khoản tiền bị khách hàng chiếm dụng, do đó bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng mong muốn
khách hàng thanh toán ngay sau khi giao hàng xong. Nếu một doanh nghiệp có những điều kiện phù hợp với khách hàng trong việc thanh toán nợ sẽ góp phần thu hút khách hàng. Về phía mình, bởi lẽ việc mua chịu, bán chịu là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh. Tuy nhiên để tình trạng mua bán chịu không có giới hạn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của Công ty thông qua tốc độ quay vòng nợ phải thu.
Qua phân tích về tình hình phải thu trong ba năm từ năm 2012 đến năm
2014, ta thấy trong cơ cấu tài sản ngắn hạn của Công ty thì các khoản phải thu chiếm tỷ trọng tương đối cao. Cụ thể số liệu qua ba năm lần lượt là khoản phải thu năm 2012 chiếm 15,39%, năm 2013 chiếm 14,01% đến năm 2014 chiếm 13,51%, mặc dù tỷ trọng có xu hướng giảm đi nhưng không đáng kể, trong khi đó giá trị khoản phải thu vẫn tiếp tục tăng qua từng năm phân tích. Điều này sẽ gây khó khăn cho Công ty trong vấn đề quay vòng vốn ngắn hạn, làm ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng vốn của Công ty vì phải chịu chi phí sử dụng vốn cho những khoản tiền phải thu của khách hàng.
Vấn đề đặt ra cho Công ty là làm sao giảm tỷ trọng của các khoản phải thu hơn nữa để thu hồi vốn tiếp tục đầu tư vào quá trình kinh doanh, tăng khả năng sinh lãi nhằm mang lại lợi nhuận cho Công ty cao nhất nhưng vẫn không làm tổn hại đến mối quan hệ của Công ty với khách hàng. Đây là mục tiêu đặt ra cho các nhà quản lý trong chính sách bán hàng và thu hồi công nợ sao cho việc thanh toán nhanh gọn nhất.
Nội dung của biện pháp
Đối với Công ty, cơ sở xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán chính là lãi suất tiền vay ngân hàng và tỷ suất sinh lời trên tài sản ngắn hạn. Có nghĩa là với số tiền vay ngân hàng, thay vì đầu tư vào các khoản phải thu của khách hàng, Công ty sẽ đầu tư vào mục đích khác để sau khi bù đắp chi phí lãi vay còn được một khoản lợi nhuận.
Thực tế ta thấy các khoản phải thu của Công ty bị khách hàng chiếm dụng nhiều, nhưng số ngày bình quân thu hồi khoản phải thu của Công ty không đến nỗi quá chậm, nghĩa là thu hồi được trong vòng 1 tháng. Tuy nhiên, số ngày một vòng quay khoản phải thu lại có xu hướng tăng lên. Thời gian trung bình để thu hồi các khoản nợ của khách hàng kéo dài sẽ ảnh hưởng đến vốn vay và lãi suất. Vì vậy Công ty phải đưa ra các chính sách ưu đãi với những khách hàng thường xuyên của Công ty và thanh toán đúng hạn. Để giảm thời gian thanh toán chậm Công ty cần đưa ra các giải pháp sau:
- Trước khi ký hợp đồng mua bán cần tìm hiểu tình hình tài chính của các chủ thể xem có đủ khả năng thanh toán tiền hàng đúng hạn hay không. Đối với những khách hàng đặt hàng với khối lượng lớn, Công ty cần phải đòi các khoản ứng trước và những cam kết một cách chắc chắn rằng khách hàng đó sẽ thanh tóan cho Công ty.
- Khi làm hợp đồng ký kết cần ghi rõ thời hạn trả tiền, nếu đến hạn chưa thanh toán hết thì khách phải chịu thêm một lãi suất của khoản tiền chưa thanh toán hết bằng lãi suất ngân hàng.
- Giảm giá cho những khách hàng thường xuyên của Công ty.
- Thưởng cho những khách hàng đến thanh toán tiền hàng sớm và đúng hạn bằng những phần thưởng mang giá trị tinh thần cao.
- Công ty của cán bộ đi đôn đốc thu hồi nợ, có khuyến khích khen thưởng theo tỷ lệ % số tiền đòi được.
- Nếu gặp trường hợp nợ khó đòi do khách hàng khó khăn về tài chính và xét về lâu dài khách hàng không có khả năng trả nợ thì Công ty cũng cần chấp nhận phương thức đòi nợ bằng cách chiết khấu dần, nhằm thu hồi lại các khoản nợ khó đòi.
- Công ty cần lập kế hoạch và quản lý các khoản nơ khó đòi. Muốn vậy, kế toán có thể sử dụng phương pháp ước tính nợ khó đòi theo thời gian nợ của từng khách hàng. Đây là phương pháp theo dõi chi tiết thời gian nợ của từng khách hàng , qua đó xây dựng tỷ lệ nợ khó đòi cho từng khoản thời gian cụ thể.
Theo phương pháp này, Công ty cần lập một bảng kê theo dõi các khoản
phải thu của khách hàng, số tiền nợ, thời điểm thu nợ và thời gian trễ hạn. Sau đó phân loại thời gian trễ hạn theo từng khoản (30 ngày, 60 ngày, 90 ngày,..) và dựa vào kinh nghiệm để ước tính tỷ lệ mỗi loại có thể trở thành nợ khó đòi. Nguyên tắc chung là thời gian nợ quá hạn càng lớn thì tỷ lệ nợ khó đòi càng cao.
Thủ tục thu nợ bao gồm trình tự hợp lý các giải pháp mà nó sử dụng cho các hóa đơn quá hạn. Các biện pháp có thể sử dụng như: Gửi thư yêu cầu, gọi điện nhắc nhở, viếng thăm.. Sau đây là một số biện pháp cụ thể:
Thời gian quá
hạn Giải pháp
10 ngày Gọi điện thoại nhắc nhở các hóa đơn đến hạn thanh toánvà yêu cầu trả lời
30 ngày
Gửi thư hoặc Fax kèm theo thông tin hóa đơn thúc giục trả tiền và khuyến cáo có thẻ giảm tín nhiệm trong các yêu cầu tín dụng
60 ngày
Gửi thư, gửi thông tin hóa đơn, thông báo nếu không thanh toán đủ tiền trong thời hạn 30 ngày, Công ty sẽ hủy bỏ các giá trị tín dụng đã thiết lập
150 ngày Nhờ cơ quan Nhà nước can thiệp
Trên 1 năm Chuyển vào nợ khó đòi, nếu giá tri lớn thì nhờ pháp luật
can thiệp
- Ngoài ra, Công ty cũng nhờ phương pháp ủy nhiệm thu. Trong trường hợp thiếu vốn để kinh doanh thì có thể đem hóa đơn quá hạn thanh toán tới ngân hàng để thế chấp vay vốn kinh doanh và dĩ nhiên số vốn mà ngân hàng cho vay bao giời cũng nhỏ hơn khoản phải thu và được xem xét kỹ lưỡng các hóa đơn đó trước khi quyết định có cho vay hay không.
Kết quả mong muốn khi sử dụng biện pháp
- Dự kiến năm 2015 nếu các biện pháp trên được Công ty thực hiện một
cách nhất quán thì có thể rút ngắn được số ngày một vòng quay khoản phải thu khách hàng, hạn chế được các khoản nợ khó đòi cũng như các khoản nợ của khách hàng có khó khăn về tài chính, mang lại nhiều đồng vốn hơn cũng như rủi ro kinh doanh cũng được hạn chế. Giảm được không ít số vốn bị khách hàng chiếm dụng trước đây nhưng vẫn đảm bảo điều hòa được chính sách tín dụng thương mại để khuyến khích mua hàng của khách hàng.
- Các chính sách được thực hiện có ý nghĩa to lớn trong việc huy động vốn ngắn hạn, tiết kiệm chi phí lãi vay, nâng cao khả năng thanh toán hiện hành và khả năng thanh toán nhanh của Công ty.
- Kèm theo việc áp dụng chính sách chiết khấu theo tỷ lệ hợp lý sẽ giúp Công ty thu được một khoản lợi nhuận tăng lên, từ đó làm cho ROA tăng lên.
3.2.2. Tăng cường công tác quản lý và sử dụng HTK
Lý do thực hiện
- Trong quá trình luân chuyển hàng tồn kho phục vụ sản xuất kinh doanh, việc tồn tại vật tư dự trữ là bước đệm cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp. Vật tư tồn kho của Công ty CP Chế biến gỗ nội thất PISICO chủ yếu là gỗ các loại, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế, phụ gia các loại. Trong hoạt động SXKD, vật tư và nguyên vật liệu dự trữ tuy không trực tiếp tạo ra lợi nhuận nhưng nó có vai trò rất lớn trong việc đảm bảo hoạt động SXKD diễn ra bình thường.
- Thực trạng quản lý và sử dụng tài sản tại Công ty CP Chế biến gỗ nội thất PISICO cho thấy hàng tồn kho của Công ty luôn chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tài sản, cụ thể năm 2012 giá trị HTK là 46.497.565.340,5 đồng, chiếm 23,31%, sang năm 2013 là 60.342.870.027 đồng, tỷ trọng chiếm 26,05%. Nếu như năm 2013 tỷ trọng HTK đạt 26,05% thì đến năm 2013 tỷ trọng này lại giảm đi còn 24,21% nhưng giá trị HTK vẫn
đảm bảo tăng đều. Do vậy, nếu trong năm tới Công ty không có những biện pháp để đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng tồn kho thì sẽ gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Nội dung của biện pháp
- Trên cơ sở cân đối chi phí lưu kho và những thiệt hại mà Công ty gánh chịu do hao hụt và thất thoát, Công ty xác định mức dự trữ và thời điểm đặt hàng. Về lý thuyết, khi nào lượng hàng lưu kho hết mới nhập kho lượng hàng mới, nhưng trong thực tiễn, Công ty không thể hết NVL, vật tư rồi mới nhập kho, ngược lại nếu mua hàng về quá sớm sẽ làm tăng lượng nguyên vật liệu, vật tư tồn kho. Do đó, cần xác định thời điểm mua hàng phù hợp bằng cách xác định số lượng nguyên vật liệu, vật tư sử dụng mỗi ngày là đại lượng biến thiên, để đảm bảo tính ổn định sản xuất, Công ty cần duy trì lượng tồn kho an toàn tùy thuộc vào tình hình cụ thể. Lượng dự trữ an toàn chính là lượng dự trữ ở thời điểm đặt hàng.
- Để quá trình cung cấp nguyên vật liệu được đảm bảo Công ty cần có
những chính sách quản lý, dự trữ hợp lý. Với các ưu điểm như các thông số sử dụng trong mô hình ít, đơn giản, mô hình có thể dùng trong doanh nghiệp sản xuất nhiều sản phẩm, ít nhạy cảm với sai số của các tham số. Vì vậy, chúng ta nên sử dụng mô hình Wilson để ứng dụng cho giải pháp này.
Ứng dụng mô hình Wilson, với công thức:
DT LK ĐH C =C +C 2 LK Q C = H × ĐH D C S Q = × 2 Q D TC P D H S Q = × + × + × Trong đó: CDT : Chi phí dự trữ CLK : Chi phí lưu kho CĐH : Chi phí đặt hàng
H : Chi phí tồn trữ đơn vị hàng trong một đơn vị thời gian
I : Tỷ lệ chi phí lưu kho so với giá mua (30%)
P : Giá mua 1m3 gỗ nguyên liệu: 2.500.000 đồng
Q : Số lượng một lần đặt hàng của Công ty 250m3/lần
Q/2 : Mức dự trữ trung bình của Công ty: 125m3
S : Chi phí bỏ ra khi đặt hàng một lần 450.000 đồng
D : Nhu cầu gỗ nguyên liệu dùng cho sản xuất trong năm là 1000m3/năm - Khi đó: 2 Q D TC P D I P S Q = × + × × + × 250 1000 2.500.000 1000 30% 2.500.000 450.000 2 250 TC= × + × × + × TC =2.595.500.000
- Hiện nay phía nhà cung cấp có chính sách ưu tiên giảm giá theo số lượng: + Nếu đặt hàng 0 < Q < 100m3 thì đơn giá là 2.500.000 đồng/m3
+ Nếu đặt hàng 100 Q < 200m3 thì đơn giá là 2.400.000 đồng/m3
+ Nếu đặt hàng Q 200m3 thì đơn giá là 2.300.000 đồng/m3
- Vậy ta phải xem xét, nếu Công ty chọn mua mức sản phẩm tối ưu Q* vừa tính toán ở trên và mức chiết khấu theo số lượng như vậy thì đã thật sự đem lại lợi ích cao nhất cho Công ty hay chưa. Ta có:
2 2 * DS Q IP = Với mức giá 2.500.000 đồng/m3 thì: 1 2 1000 450.000 * 30% 2.500.000 Q = × × × 3 1* 34 Q = m
Tổng chi phí tương ứng là: 1 34 1000 2.500.000 1000 30% 2.500.000 450.000 2 34 TC = × + × × + × 1 2.527.455.882 TC = đồng + Với mức giá 2.400.000 đồng/m3 thì: 2 2 1000 450.000 * 30% 2.400.000 Q = × × × 3 2* 35 Q = m
Cần điều chỉnh Q2* lên 100m3 để được hưởng chính sách ưu tiên.
Tổng chi phí khi đó là: 2 100 1000 2.400.000 1000 30% 2.400.000 450.000 2 100 TC = × + × × + × 2 2.442.000.000 TC = đồng Với mức giá 2.300.000 đồng/m3 thì: 3 2 1000 450.000 * 30% 2.300.000 Q = × × × 3 3* 36 Q = m
Ta điều chỉnh Q3* lên 200m3 khi đó:
3 3 200 1000 2.300.000 1000 30% 2.300.000 450.000 2 200 TC = × + × × + × 3 2.371.250.000 TC = đồng Kết luận:
Ta thấy tổng chi phí với mức Q3* là nhỏ nhất nên Công ty sẽ chọn mức sản lượng Q* = Q3* = 200 m3, TC3 = 2.371.250.000 đồng. Như vậy khi đặt mua ở mức sản lượng 200m3 Công ty sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí so với mức sản lượng cũ Q = 250m3 là:
TC = TC – TC3 = 2.595.500.000 – 2.371.250.000 = 224.250.000 đồng. Bên cạnh đó, ngoài việc áp dụng mô hình dự trữ hàng tồn kho hợp lý, Công ty cần kết hợp áp dụng các biện pháp khác để có thể giải phóng nhanh lượng hàng tồn kho, giúp vốn được luân chuyển nhanh chóng, cụ thể như sau:
- Thời gian tới Công ty cần tấn công vào các thị trường tiềm năng, có nhu cầu gia tăng trong tương lai. Đẩy mạnh công tác tiếp thị, nghiên cứu thị trường, đồng thời Công ty nên thiết lập thêm các chi nhánh phân phối tiêu thụ trên nhiều tỉnh hơn.
- Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, sáng tạo trong từng sản
phẩm, áp dụng chính sách ưu tiên về giá cả, điều kiện thanh toán và phương tiện vận chuyển với những đơn vị mua hàng nhiều, thường xuyên.
- Đối với hàng tồn kho do sản xuất mà thị trường ít tiêu thụ thì nhanh chóng giải phóng, linh hoạt trong giá cả, giảm giá và những ưu tiên khác để thu hồi vốn nhanh nhất.
- Đảm bảo cân đối giữa nhu cầu thị trường và sản lượng sản xuất trong
năm.
- Thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường hàng hóa, từ đó dự đoán và quyết định điều chỉnh kịp thời việc mua nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất.
-Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu thật sự chắc chắn và cần