1.5.1. Khái niệm
Kế hoạch tài chính là một kế hoạch quan trọng, giúp Ban giám đốc dự trữ các nguồn tiền trong hoạt động. Xây dựng kế hoạch tài chính và thực hiện đúng sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng vốn hiệu quả: không dƣ thừa tiền, cũng không thiếu vốn cho hoạt động kinh doanh. Mục đích của kế hoạch tài chính là đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh có hiệu quả, vì vậy khi lập kế hoạch tài chính, ta cần có:
- Phạm vi hoạt động của công ty - Các mục tiêu của công ty - Các chiến lƣợc của công ty
Mục đích của công ty
Kế hoạch chiến lƣợc dài hạn phải bắt đầu bằng một tuyên bố về mục đích của công ty, theo đó phải định nghĩa sứ mệnh tổng quát của công ty. Mục đích này có thể đƣợc định nghĩa rất cụ thể hoặc rất chung. Ví dụ, mục đích của công ty là “tăng giá trị nội tại của cổ phiếu phổ thông của công ty”, hoặc “tối đa hóa tỷ lệ tăng trƣởng thu nhập và cổ tức trên cổ phần đồng thời tránh rủi ro quá mức”. Tuy nhiên cũng có thể phát biểu mục đích chủ yếu là “cung cấp cho khách hàng của chúng ta hệ thống tính toán đẳng cấp vƣợt trội với chi phí thấp nhất, mà theo chúng tôi, cũng sẽ tối đa hóa lợi ích cho nhân viên và cổ đông của chúng ta”.
Đôi khi giữa những hoạt động kinh doanh lành mạnh và lợi ích của cổ đông cũng có xung đột. Ví dụ, Varian Associates, Inc., có doanh thu năm 1992 trên 1 tỷ $, trong nhiều năm đƣợc coi là một trong những công ty có công nghệ tiên tiến nhất trong các lĩnh vực thiết bị điện tử và bán dẫn. Tuy nhiên ban điều hành của Varian mang tiếng là quan tâm tới việc phát triển công nghệ mới nhiều hơn là tới việc tiếp thị công nghệ đó, và giá cổ phiếu thấp hơn so với mức của 10 năm trƣớc. Một số cổ đông lớn hết sức bất bình với các vấn đề của công ty và ban điều hành bị đặt trƣớc mối đe dọa về một hành động lật đổ của cổ đông hoặc một cuộc sáp nhập cƣỡng bức. Lúc này, ban điều hành công bố một sự thay đổi có ý thức trong chính sách, và nói rằng trong tƣơng lai họ sẽ chú trọng cả công nghệ tiên tiến lẫn khả năng lợi nhuận chứ không chỉ tập trung vào công nghệ. Thu nhập tăng lên rõ rệt, giá cổ phiếu cũng tăng từ 6,75$ lên tới hơn 60$ chỉ trong vòng 4 năm. Varian là một ví dụ minh họa tầm quan trọng của mục đích công ty đƣợc nhìn nhận bởi ban điều hành, cũng nhƣ sự trừng phạt mà thị trƣờng áp đặt.
Phạm vi hoạt động của công ty xác định các loại hình kinh doanh và khu vực địa lý của các hoạt động của công ty. Phạm vi hoạt động của công ty có thể đƣợc thể hiện một cách cụ thể hoặc chung chung. Ngành thép là một ví dụ, với một số công ty đa dạng hóa rất mạnh, từ dầu mỏ cho tới các dịch vụ tài chính, còn một số công ty khác lại chỉ đeo đuổi những hoạt động kinh doanh cơ bản là kinh doanh thép.
Các mục tiêu của công ty
Mục đích và phạm vi hoạt động cho thấy triết lý chung và cách tiếp cận của kinh doanh, nhƣng họ không cung cấp mục tiêu hoạt động cho các nhà quản trị. Mục tiêu của công ty mới chỉ rõ các mục tiêu cụ thể mà ban điều hành cố gắng đạt tới. Các mục tiêu có thể là định lƣợng, ví dụ nhƣ một chỉ tiêu cụ thể về thị phần, một mức ROE mục tiêu, hay một tỷ lệ tăng trƣởng thu nhập trên cổ phần mục tiêu; cũng có thể là định tính, nhƣ “duy trì những nỗ lực nghiên cứu và phát triển của công ty luôn ở vị trí mũi nhọn của ngành”. Thƣờng thì có nhiều mục tiêu đƣợc đặt ra đồng thời, và các mục tiêu này cần đƣợc thay đổi và thực sự đã thay đổi khi các điều kiện thay đổi. Các mục tiêu cũng phải mang tính thách thức nhƣng lại phải khả thi một cách thực tế, và thù lao cho ban điều hành cũng cần dựa trên mức độ đáp ứng đƣợc các mục tiêu này.
Các chiến lƣợc của công ty
Một khi công ty đã xác định đƣợc mục đích, phạm vi hoạt động và các mục tiêu, nó phải phát triển một chiến lƣợc nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra. Chiến lƣợc công ty là những cách tiếp cận tổng quát thay vì những kế hoạch chi tiết. Ví dụ, một hãng hàng không có thể có chiến lƣợc chào bán dịch vụ “no frills” giữa một số thành phố nào đó, trong khi một hãng khác lại có thể dự định chào bán “staterooms in the sky”. Các chiến lƣợc phải là có thể đạt đƣợc và phải tƣơng thích với mục đích, phạm vi hoạt động và các mục tiêu của công ty
1.5.2. Mục đích của kế hoạch tài chính
Việc lập kế hoạch tài chính có nhiều mục đích cho công tác quản trị tài chính của doanh nghiệp cụ thể:
+ Kế hoạch tài chính là cơ sở cho việc tổ chức huy động vốn nhằm đáp ứng nhu cầu vồn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp luôn đảm bảo có đủ vốn cho hoạt động, tránh gây gián đoạn sản xuất kinh doanh do bị thiếu vốn.
+ Kế hoạch tài chính là cơ sở để phân bổ vốn cho các khâu, các hoạt động của doanh nghiệp đảm bảo vốn đƣợc phân phối và sử dụng một cách tiết kiệm và hiệu quả.
+ Kế hoạch tài chính còn giúp cho các nhà quản trị tránh đƣợc những yếu tố bất ngờ và cân nhắc xem nên đối phó nhƣ thế nào với những yếu tố bất thƣờng có khả năng xảy ra trong hoạt động của doanh nghiệp ở tƣơng lai
+ Kế hoạch tài chính là cơ sở để kiểm tra và giám sát nguồn lực tài chính của doanh nghiệp đảm bảo nguồn lực tài chính đƣợc sử dụng một cách tiết kiệm và hiệu quả, ngoài ra nó giúp thiết lập các mục tiêu cho các nhà quản trị hƣớng tới và cung cấp các tiêu chuẩn giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
1.5.3 Nội dung của kế hoạch tài chính
Dự kiến đƣợc báo cáo kết quả kinh doanh và dự kiến chính sách phân phối lợi nhuận. Báo cáo kết quả kinh doanh là cơ sở để xác định đƣợc số lợi nhuận doanh nghiệp có khả năng tạo ra trong kỳ kế hoạch, trên cơ sở chính sách cổ tức của công ty, chúng ta có thể xác định đƣợc quy mô của nguồn vốn tài trợ từ bên trong để đáp ứng cho nhu cầu vốn của doanh nghiệp
Dự kiến nhu cầu tài chính thông qua thiết lập bảng cân đối kế toán mẫu của doanh nghiệp. Bảng cân đối kế toán mẫu sẽ cho chúng ta thấy đƣợc nhu cầu vốn mà doanh nghiệp phải huy động để đáp ứng cho hoạt động của doanh nghiệp trong tƣơng lai, mặt khác nó còn cho biết chi tiết cách phân bổ vốn của doanh nghiệp và nguồn vốn cân huy động
Dự kiến kế hoạch lƣu chuyển tiền tệ: Kế hoạch lƣu chuyển tiền tệ là dự kiến dòng tiền ra và dòng tiền vào trong kỳ từ các hoạt động của doanh nghiệp,
thông qua đó cân đối giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra để xác định số tiền thừa hoặc thiếu trong kỳ
1.5.4. Quá trình lập kế hoạch tài chính
Quá trình lập kế hoạch tài chính có thể đƣợc chia thành 5 bƣớc:
Thiết lập một hệ thống báo cáo tài chính dự kiến, có thể đƣợc sử dụng để phân tích các hiệu ứng của kế hoạch kinh doanh lên lợi nhuận dự kiến và những chỉ báo về tình trạng tài chính khác. Hệ thống này cũng có thể đƣợc sử dụng để theo dõi những hoạt động kinh doanh sau khi kế hoạch đƣợc phê chuẩn và đƣa vào thực hiện. Việc nhanh chóng nhận biết trạng thái đi chệch khỏi kế hoạch là tiêu chí quan trọng của một hệ thống kiểm soát tốt mà đến lƣợt nó lại rất quan trọng cho thành công của công ty trong một thế giới đang thay đổi.
Bƣớc 1:Xác định những đòi hỏi cụ thể về tài chính cần thiết để hỗ trợ kế hoạch 5 năm của công ty, bao gồm các quỹ dành cho việc mua sắm máy móc thiết bị, và cho việc tích lũy hàng tồn kho và các khoản phải thu, cho các chƣơng trình R&D và cho những chiến dịch quảng cáo lớn.
Bƣớc 2:Dự báo các nguồn tài trợ đƣợc sử dụng trong năm năm tới. Việc này liên quan tới ƣớc tính quỹ (tiền) sẽ đƣợc tạo ra trong nội bộ công ty và lƣợng quỹ phải huy động từ bên ngoài. Những hạn chế đối với kế hoạch kinh doanh, bị áp đặt bởi những giới hạn tài chính hạn chế việc sử dụng nợ tổng thể hoặc nợ ngắn hạn, phải đƣợc đƣa vào kế hoạch, ví dụ nhƣ những hạn chế về tỷ lệ nợ, về hệ số thanh khoản hoặc các hệ số về khả năng thanh toán.
Bƣớc 3:Thiết lập và duy trì một hệ thống các biện pháp kiểm soát nhằm điều chỉnh việc phân bổ và sử dụng quỹ trong nội bộ công ty. Về thực chát, điều này liên quan tới việc bảo đảm cho kế hoạch cơ bản đƣợc thực hiện một cách đúng đắn.
Bƣớc 4:Xây dựng các quy trình để điều chỉnh kế hoạch cơ bản nếu các điều kiện kinh tế đã đƣợc dự báo và đƣợc dùng làm cơ sở cho việc lập kế hoạch không trở thành hiện thực. Ví dụ nếu nền kinh tế trở nên mạnh hơn so với dự báo khi lập kế hoạch, thì những điều kiện mới này phải đƣợc ghi nhận và phản
ánh trong những khoản ngân sách cho sản xuất cao hơn, những hạn mức lớn hơn cho marketing, v,v và phải thật nhanh chóng.
Bƣớc 1:Đƣa ra dự báo cho mỗi nhóm sản phẩm, tổng thể cũng nhƣ từng sản phẩm riêng lẻ. Dự báo doanh thu cho từng sản phẩm riêng lẻ đƣợc cộng lại và so sánh với dự báo tổng thể của nhóm sản phẩm. Những khác biệt đƣợc điều chỉnh và kết quả cuối cùng là một dự báo tổng doanh thu cho công ty, chứ không chia nhỏ theo các bộ phận hay sản phẩm.
1.5.2. Nội dung của lập kế hoạch tài chính theo phƣơng pháp phần trăm doanh thu:
1.5.2.1. Phân tích về tình trạng tài chính hiện thời của công ty
Phân tích về tình trạng tài chính hiện thời của công ty thông qua phân tích các báo cáo gần nhất.
Dự báo về doanh thu:
Dự báo doanh thu bắt đầu bằng một số tổng quan về doanh thu từ 5 đến 10 năm trƣớc. Dự báo doanh thu đƣợc xây dựng dựa trên một số yếu tố nhƣ:
Dựa trên các nhóm sản phẩm chính mang lại doanh thu cho công ty. Doanh thu của mỗi loại sản phẩm trong những lĩnh vực này trong các năm gần đây đƣợc thể hiện thành biểu đồ, từ đó quan sát xu hƣớng và đƣa ra đƣợc một dự báo xấp xỉ với giả định những xu hƣớng trong quá khứ sẽ tiếp diễn.
Dự báo mức độ hoạt động kinh doanh của từng khu vực thị trƣờng của công ty những dự báo này đƣợc sử dụng làm cơ sở cho việc điều chỉnh dự báo cầu trong từng lĩnh vực kinh doanh của công ty.Quan sát thị phần của từng thị trƣờng chính. Những yếu tố đƣợc cân nhắc là năng lực của công ty, năng lực của các đối thủ cạnh tranh, những sản phẩm mới hay những cải tiến sản phẩm của công ty hoặc đối thủ cạnh tranh của nó có thể đang dự định thực hiện. Những chiến lƣợc làm giá nhằm nâng cao tỷ suất lợi nhuận, hay để giảm giá nhằm dành thị phần và tiết kiệm nhờ quy mô? Những hành động nhƣ thế có thể có tác động mạnh tới dự báo doanh thu. Đối với các công ty có khoản thu từ xuất khẩu và
đối mặt với cạnh tranh từ các hãng nƣớc ngoài khác thì tỷ giá và giá trị của đôla có thể ảnh hƣởng quan trọng lên thị phần của nó.
Các chiến lƣợc quảng cáo, các khoản giảm giá để quảng bá, các điều kiện bán chịu cũng có tác động tới doanh thu, vì thế những diễn biến trong các lĩnh vực này cũng phải đƣợc xem xét.
Xem xét các nguồn đặt hàng và những xu hƣớng gần đây trong đặt hàng mới (hay huỷ đơn đặt hàng).
Đƣa ra dự báo cho mỗi nhóm sản phẩm, tổng thể cũng nhƣ từng sản phẩm riêng lẻ. Dự báo doanh thu cho từng sản phẩm riêng lẻ đƣợc cộng lại và so sánh với dự báo tổng thể của nhóm sản phẩm. Những khác biệt đƣợc điều chỉnh và kết quả cuối cùng là một dự báo tổng doanh thu cho công ty, chứ không chia nhỏ theo các bộ phận hay sản xuất.
Nếu dự báo doanh thu không chính xác thì hậu quả có thể sẽ rất nghiêm trọng. Thứ nhất, nếu thị trƣờng mở rộng hơn so với dự đoán cũng nhƣ sự chuẩn bị, thì công ty sẽ không thể đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách hàng. Đơn đặt hàng sẽ bị trả lại, thời hạn giao hàng sẽ kéo dài, việc sửa chữa hay lắp đặt sẽ khó lên lịch hơn và khách hàng sẽ ngày càng không hài lòng. Cuối cùng, khách hàng sẽ bỏ đi và công ty sẽ mất thị phần và bị lỡ một cơ hội. Mặt khác, nếu dự báo của công ty quá lạc quan, công ty có thể sẽ có quá nhiều máy móc thiết bị, hàng tồn kho và nhân công. Điều này có nghĩa là các hệ số quay vòng sẽ chậm, chi phí lao động, khấu hao, tồn trữ sẽ cao, và có thể có sa thải, huỷ bỏ hàng tồn kho và thiết bị lỗi thời. Tất cả những điều đó sẽ dẫn đến tỷ lệ lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu thấp, mà đến lƣợt nó sẽ làm giảm giá cổ phiếu của công ty. Nếu công ty tài trợ sự mở rộng của nó bằng nợ thì tất nhiên vấn đề của nó còn nặng nề hơn. Nhƣ vậy, một dự báo chính xác về doanh thu là rất quan trọng.
1.5.2.2. Hoạch định ngân sách và lập Bộ báo cáo tài chính dự kiến:
Dự báo tài chính liên quan tới việc dự kiến các báo cáo tài chính trên cơ sở một tổ hợp những điều kiện kinh doanh đƣợc giả định.
Tất cả các tài sản và một số nghĩa vụ (nợ) đƣợc gắn trực tiếp với doanh thu. Các mức hiện tại của phần lớn các khoản mục trong bảng cân đối kế toán là tối ƣu so với mức doanh thu hiện tại.
Bƣớc đầu tiên của phƣơng pháp phần trăm doanh thu là khu biệt những khoản mục mà thay đổi theo doanh thu trên báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán. Với báo cáo thu nhập, doanh thu tăng đƣợc dự tính sẽ tạo ra những khoản tăng trực tiếp trong tất cả các biến số, chỉ trừ chi phí lãi. Tức là, giá vốn hàng bán và chi phí quản lý đƣợc giả định gắn trực tiếp với doanh thu, nhƣng chi lãi là một hàm số của các quyết định tài trợ. Hơn nữa các loại thuế của công ty đƣợc dự tính sẽ vẫn chiếm tỷ lệ không đổi trong thu nhập trƣớc thuế.
Nếu công ty hoạt động hết công suất thì tài sản cố định cũng nhƣ tài sản lƣu động phải tăng lên nếu muốn doanh thu tăng. Nhƣ vậy, mỗi khoản mục tài sản đều phải tăng lên để có thế đạt đƣợc một mức doanh thu cao hơn. Tiền mặt sẽ cần có thêm cho các giao dịch, các khoản phải thu sẽ cao hơn hàng tồn kho phải dự trữ thêm, và phải bổ sung máy móc mới.
Nếu tài sản của công ty tăng thì nợ và vốn chủ sở hữu của nó cũng phải tăng tƣơng ứng, bảng cân đối kế toán phải cân đối, và phần gia tăng trong tài sản phải đƣợc tài trợ bằng một cách nào đó. Các khoản phải trả và nợ tích dồn sẽ tăng đồng thời với doanh thu; khi doanh thu tăng, việc mua hàng sẽ tăng, những khoản mua lớn hơn sẽ tạo ra những khoản phải trả ở mức cao hơn. Nhƣ vậy, nếu doanh thu tăng gấp đôi thì khoản phải trả cũng sẽ tăng gấp đôi. Tƣơng tự , một