3.2.1.1. Các giải pháp về mặt nghiệp vụ
− Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ
Trong khâu chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan nhân viên của công ty có thể chuẩn bị thiếu hoặc khai các thông số trên các loại chứng từ khác nhau không khớp dẫn đến việc làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng. Cũng có thể vì không cập nhật những văn bản mới và kiểm tra các giấy tờ liên quan không kỹ nên nhân viên công ty
đã hoàn thành chậm bộ chứng từ. Vậy công ty nên nâng cao trình độ và tăng cường trách nhiệm của các nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ như:
Phân công hai cán bộ cùng thực hiện công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhau nhằm phát hiện những thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ. Nếu có bất cứ chi tiết số liệu nào chưa rõ thì phải có sự trao đổi lại với khách hàng và các bên liên quan, kịp thời bổ sung những chứng từ còn thiếu hoặc không còn phù hợp.
Phân công người theo dõi cập nhật thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ phía cơ quan chức năng để kịp thời phổ biến hoặc có những bổ sung, điều chỉnh phù hợp những chứng từ cần thiết.
Có những hình thức khiển trách hoặc kỷ luật tương xứng với những nhân viên thiếu trách nhiệm đồng thời có những hình thức thưởng và khuyến khích những nhân viên hoàn thành tốt, ít để sai sót xảy ra, giáo dục, tập huấn cho nhân viên cách xử lý những tình huống có thể phát sinh khi chuẩn bị giấy tờ, thủ tục để có giải pháp điều chỉnh kịp thời.
− Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan
Khó khăn còn do chủ quan xuất phát từ phía cán bộ hải quan thiếu trình độ thiện chí, sự năng động khi tiếp nhận bộ chứng từ và lô hàng của công ty. Khi đó công ty sẽ rất cần đến những nhân viên thực sự năng động, giỏi chuyên môn, phản ứng nhanh với tình huống, có vậy mới tạo được mối quan hệ tốt giành lại được thiện cảm và sự tin tưởng của các cán bộ hai quan, giúp cho công việc được thực hiện trôi chảy thông suốt.
Chủ động liên lạc và phối hợp với các cán bộ kiểm hóa thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa được giao cho tàu đúng về thời gian hoặc giải phóng kịp thời cho kho, cảng.
− Hoàn thiện công tác nhận và kiểm tra hàng
Tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa tại đâu, khi nào là nội dung đầu tiên mà nhân viên phải hết sức lưu ý bởi chỉ cần một sai sót nhỏ về thời gian và địa điểm diễn ra công tác kiểm nghiệm cũng làm chậm lại quá trình giao nhận hàng. Địa điểm kiểm
nghiệm có thể tại kho hàng của khách hàng, tại kho của cảng…vào lúc trước, trong