Mọi VBQLNN cũng như mọi quyết định pháp luật nói chung, chỉ có hiệu quả khi chúng đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý. Như vậy có 2 yêu cầu đề ra đối với VBQL: hợp pháp và hợp lý
1. Yêu cầu hợp pháp:
- VBQL phải được ban hành trong phạm vi thẩm quyền của cơ quan (người có chức vụ)
- VBQL phải phù hợp với nội dung và mục đích của Luật - VBQL phải phù hợp với lợi ích của NN và công dân
- VB phải được ban hành theo hình thức do Luật định (tên quyết định, thể thức, tiêu đề, số, ký hiệu, ngày, tháng ban hành, chữ ký, con dấu, …) và hình thức thể hiện
2. Yêu cầu hợp lý
- VB phải có tính cụ thể và tính phân hóa theo từng vấn đề, theo chủ thể ban hành và đối tượng thực hiện: cụ thể về nhiệm vụ, thời gian, ai thi hành, phương tiện thực hiện, …, phân hóa theo từng cấp, từng địa phương, từng đơn vị …
- VB phải có yêu cầu về quan điểm tổng thể: phải tính đến các yếu tố KT, XH, VH của VB
- Ngôn ngữ, cách trình bày phải rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn.
Ngoài các yêu cầu hợp pháp và hợp lý đối với nội dung VB trên, trong khi thi hành VB trên còn cần phải tính đến yêu cầu hợp pháp và hợp lý đối với thủ tục XD và ban hành VB như: thẩm quyền chuyên môn, trình tự theo luật định, tính kịp thời và tính đơn giản của thủ tục.
3. Những yêu cầu có tính chất kỹ thuật của VBQLNN:
a) Yêu cầu về thể thức:
Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
b) Tác giả:
Tên cơ quan hay người có thẩm quyền ban hành ghi ở góc trái, phái trên cùng tờ đầu của VB. Nếu tác giả là cơ quan chủ quản của 1 ngành hay cơ quan được ghi một cách độc lập
Ví dụ: Bảo hiểm xã hội Việt Nam Bộ giáo dục và Đào tạo
c) Số ký hiệu của VB:
- Số VB được tính bằng số ả Rập, ký hiệu là loại viết tắt của tên loại VB kết hợp với chữ viết tắt của tên cơ quan, đơn vị ban hành VB
- Số và ký hiệu ghi ở bên dưới tên tác giaû
Ví dụ: Số 21/QĐ-TC (đối với Quyết định cá biệt)
Số 86/2003QĐ/TTg (đối với quyết định quy phạm)
d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản:
- Địa danh là nơi đóng trụ sở của cơ quan ban hành VB, có thể là nơi VB được lập
- Địa danh và ngày, tháng được ghi ở phía dưới Quốc hiệu
- Địa danh được ghi trước ngày, tháng sau đó địa danh có dấu phẩy Ví dụ: Đồng Tháp, ngày 25 tháng 02 năm 2009
e) Tên loại văn bản trích yếu nội dung:
- Tên loại VB được ghi vào chính giữa bên dưới địa danh và ngày tháng phải viết in (trừ các loại công văn không có tên gọi xác định)
Ví dụ: NGHỊ ĐỊNH
- Cùng với tên loại VB là phần trích yếu nội dung, được viết bằng chữ thường ngay dưới tên loại VB
Ví dụ: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại - Nếu công văn thường thì trích yếu ghi ở góc trái VB, bên dưới mục và ký hiệu
h) Phần viện dẫn:
Phần viện dẫn là yếu tố chỉ ra căn cứ pháp lý, làm cơ sở để ban hành VB, đồng thời nêu lý do ban hành VB
i) Nội dung văn bản:
Đây là phần chính của VB, được trình bài bên dưới phần tên loại và trích yếu nội dung. Những vấn đề trình bày trong phần này phải ngắn gọn, đủ ý, diễn đạt dễ hiểu và chính xác
h) Nơi nhận văn bản:
Phần này có hai cách trình bày:
- Nếu là VB có tên gọi như quyết định, chỉ thị thì nơi nhận được ghi ở cuối VB sau khi đã trình bày nội dung (ghi về phía bên góc trái). Trường hợp này ghi là Nơi nhận: (sau đó xuống dòng và ghi tên các đơn vị và cá nhân nhận)
- Nếu là VB hành chính thông thường hoặc VB không có tên gọi thì nơi nhận được ghi là: Kính gửi: (nếu cần thiết thì ghi thêm nơi đồng kính gửi) ghi ở dưới yếu tố địa danh và ngày tháng
l) Chữ ký của người có thẩm quyền Việc ký VB có những nguyên tắc sau
- Nếu VB đề cập đến nội dung quan trọng phải do Thủ trưởng hoặc Phó thủ trưởng cơ quan trực tiếp ký
- Công văn hành chính trao đổi hoặc giao dịch VB trong nội bộ thì Thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới một cấp ký
- Người có thẩm quyền ký vào VB QL phải ghi rõ họ tên, chức vuï - Các VB QL có thể được thừa ủy quyền, ký thừa lệnh, ký thay mặt
- Chức vụ và thẩm quyền của người ký được ghi bằng chữ in hoa, còn họ tên người ký ghi bằng chữ thường
Ví dụ: BỘ TRƯỞNG BỘ TAØI CHÍNH
Nguyễn Văn A
Dấu của cơ quan có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan ban hành đóng đúng chiều, rõ ràng và chùm lên 1/4 đến 1/3 về phía bên trái chữ kyù. Dấu chỉ được đóng khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ký