Để việc tuyển dụng nhõn sự đạt hiệu quả cao, trong thời gian qua cụng ty Đại
theo đỳng 6 bước này. Tuy nhiờn bờn cạnh một số bước đó làm tốt vẫn cũn cú bước
cũn nhược điểm, hơn nữa quy trỡnh tuyển dụng của cụng ty vẫn chưa được hoàn thiện,
và do vậy mà kết quả đạt được vẫn cũn một số hạn chế.Vỡ vậy để thực hiện tốt hơn nữa cỏc bước trong quy trỡnh tuyển dụng nhằm nõng cao cụng tỏc tuyển dụng chung của cụng ty em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện cỏc bước trong quy trỡnh tuyển
dụng và em xin đưa ra một quy trỡnh tuyển dụng mới. Để cú thể tỡm được những ứng
cử viờn phự hợp nhất với cụng việc thỡ cụng ty nờn thực hiện đầy đủ cỏc bước trong quy trỡnh sau:
Quy trỡnh tuyển dụng mới gồm 8 bước, so với quy trỡnh tuyển dụng của cụng ty
thỡ nhiều hơn 2 bước, đú là bước kiểm tra sức khỏe và bước đỏnh giỏ ứng cử viờn.
Nhưng trong mỗi bước của quy trỡnh tuyển dụng mới lại cú những thay đổi nhằm hoàn thiện hơn nữa chất lượng của cụng tỏc tuyển dụng nhõn sự ở cụng ty.
Bước 1: Định danh cụng việc cú nhu cầu tuyển dụng
Cụng việc này ở cụng ty đó được thực hiện khỏ tốt, tuy nhiờn vẫn cũn xảy ra tỡnh trạng cụng việc định danh cần tuyển dụng bị đỡnh trệ do phũng tổ chức cỏn bộ chưa cú
thời gian xỏc định. Để khắc phục cụng ty cú thể tiến hành thành lập một nhúm chuyờn tiến hành định danh cụng việc để xỏc định nhu cầu tuyển dụng được tiến hành một
cỏch nhanh chúng và chớnh xỏc.
Cụng ty nờn cú kế hoạch ngõn sỏch kết hợp với mục tiờu, phương hướng của cụng ty để nờn kế hoạch tuyển dụng nhõn sự. Quyết định cú nờn tuyển dụng mới hay
Tiếp nhận và nghiờn cứu hồ sơ
Tổ chức thi tuyển
Kiểm tra sức khỏe
Đỏnh giỏ ứng cử viờn Quyết đinh tuyển dụng
Hội nhập nhõn viờn mới
Thụng bỏo tuyển dụng
Định danh cụng việc cần tuyển dụng
khụng thỡ khụng chỉ dựa vào kế hoạch của đơn vị mà phải tớnh đến hiệu quả mang lại
cho cụng ty. Cụng việc cần tuyển cú nhu cầu trong ngắn hạn hay dài hạn, là ổn định
hay khụng ổn định, để ban giỏm đốc quyết định điều chuyển nội bộ, thuờ mướn lao động hay tuyển mới. Khi định danh cụng việc cũng cần trả lời cõu hỏi “ cụng việc cần
tuyển dụng đũi hỏi những kiến thức chuyờn mụn như thế nào? Chức trỏch và nhiệm
vụ trong tổ chức? Cỏc tiờu chuẩn của cụng việc mới?...”
Tại cụng ty chưa thực hiện việc phõn tớch cụng việc một cỏch khoa học, mà kết
quả của khõu này giỳp doanh ngiệp xõy dựng cho mỡnh bản tiờu chuẩn cụng việc và bản mụ tả cụng việc. Thực tế thỡ tại cụng ty khi một bộ phận cú nhu cầu tuyển dụng
chỉ đưa ra bản yờu cầu nhõn viờn ở một vị trớ cụng việc, yờu cầu về trỡnh độ chuyờn mụn, giới tớnh. Những yờu cầu này là cần thiết nhưng chưa đủ để cụng ty cú thể tuyển
dụng được đỳng người cho cụng việc. Trong thời gian tới ở mỗi đơn vị nờn xõy dựng
cho mỡnh bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn cụng việc. Bản mụ tả cụng việc bao
gồm cỏc nội dụng: tờn cụng việc, chức năng và quyền hạn khi thực hiện cụng việc,
những chế độ chớnh sỏch,…Cũn bản tiờu chuẩn cụng việc bao gồm cỏc nội dung:
Phẩm chất trỡnh độ cỏ nhõn, trỡnh độ chuyờn mụn, tay nghề, năng lực, tuổi tỏc, giới
tớnh, tỡnh trạng sức khỏe, kinh nghiệm,…Tựy từng cụng việc cụ thể mà cú những yờu cầu riờng. Với cỏch này sẽ giỳp cho việc tuyển dụng được chớnh xỏc và phự hợp với
cụng việc hơn.
Cụng ty nờn thành lập hội đồng tuyển dụng, hội đồng này bao gồm những người
cú kinh nghiệm, trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ trong tuyển dụng nhõn sự. Họ sẽ chịu
trỏch nhiệm về chuyờn mụn cũng như nội dung cỏc vũng tuyển dụng. Điều này sẽ giỳp
cụng ty làm tốt hơn bước định danh cụng việc cần tuyển dụng, làm tốt bước đầu tiờn này sẽ là cơ sở cho việc thực hiện cỏc bước tiếp theo của quy trỡnh tuyển dụng.
Bước 2: Thụng bỏo tuyển dụng
Việc thụng bỏo tuyển dụng được thực hiện thụng qua việc gửi cụng văn tới trung
tõm giới thiệu việc làm, cỏc cơ quan cung ứng lao động và niờm yết tại bảng tin của
cụng ty cũng như tại bộ phận cú nhu cầu tuyển dụng. Việc thụng bỏo tỡm nguời của cụng ty chưa đủ rộng để cú thể thu hỳt nhiều ứng cử viờn. Để thụng tin cú thể cung cấp
một cỏch nhanh chúng đến nhiều đối tượng thỡ cụng ty nờn đa dạng húa cỏc kờnh giao dịch trờn thị trường lao động, tạo điều kiện cho cỏc giao dịch trực tiếp giữa cụng ty và
người lao động như:
- Thụng bỏo trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng: đài, bỏo, tivi, internet….. - Nhờ cỏc cơ sở đào tạo thụng bỏo về nhu cầu tuyển dụng nhõn sự cho cỏc học
viờn.
- Thụng bỏo qua mạng internet.
Song cụng ty cũng cần chỳ ý để trỏnh lóng phớ, tốn kộm khụng cần thiết cho chi
phớ quảng cỏo, cụng ty nờn dựa vào yờu cầu và tớnh chất của cụng việc mà quyết định
sử dụng thụng bỏo thớch hợp. Chẳng hạn nếu khả năng tài chớnh của cụng ty hạn hẹp
thỡ cụng ty nờn sử dụng thụng bỏo cú chi phớ thấp như thụng bỏo trờn bỏo chớ,
internet,..hay khi tuyển dụng ứng viờn vào vị trớ quản lý thỡ cụng ty cú thể đăng trờn
tivi hay qua người quen. Cũn nếu cần tuyển nhõn viờn vào cỏc vị trớ đơn giản như bảo
vệ, lỏi xe,bộ phận mụi trường thỡ cụng ty chỉ cần thụng bỏo qua cỏc nhõn viờn trong cụng ty nhờ giới thiệu vỡ yờu cầu của cỏc cụng việc này rất đơn giản, chỉ cần cú sức
khỏe, trung thực và cú người bảo lónh là được.
Cụng ty cần cú dự tớnh chớnh xỏc cỏc khỏan chi phớ cho mỗi lần tuyển dụng, cõn đối lại cơ cấu chi phớ tuyển dụng, để cụng tỏc tuyển dụng được thực hiện kỹ càng, thu
hỳt được nhiều ứng cử viờn tham gia đăng ký tuyển dụng.
Bước 3: Tiếp nhận và nghiờn cứu hồ sơ
Bước này nhằm xem xột cỏc loại giấy tờ cú đầy đủ cỏc yờu cầu, cú tin cậy khụng. Trong bước này thời gian thu nhận hồ sơ của cụng ty ngắn nờn số lượng hồ sơ mà
cụng ty nhận được nhiều khi chưa đạt số lượng cần thiết để tổ chức thi tuyển gõy ảnh hưởng đến thời gian tiến hành tuyển dụng chung. Bởi vậy cụng ty nờn đưa ra thời gian
thu nhận hồ sơ dài hơn nữa.
Trong bước nghiờn cứu, sơ tuyển hồ sơ, cụng ty cần xem xột kĩ những hồ sơ khụng đạt yờu cầu, cần phải loại ngay để tiết kiệm chi phớ tuyển dụng, nhưng cũng cần
trỏnh tỡnh trạng sơ suất để lọt những hồ sơ cú chất lượng .
Bước 4: Tiến hành thi tuyển
Việc tổ chức thi tuyển hiện nay trong cụng ty chủ yếu là dựng phương phỏp
phỏng vấn cỏc ứng viờn. Cụng ty nờn bổ sung phương phỏp trắc nghiệm trong quỏ
trỡnh thi tuyển. Phương phỏp trắc nghiệm kết hợp với phỏng vấn sẽ giỳp cụng ty tuyển
chọn được những ứng viờn nhanh nhẹn, thụng minh, phự hợp với yờu cầu đặt ra.
Trắc nghiệm trong thi tuyển là một phương phỏp tuyển dụng được ỏp dụng rất
phổ biến vỡ phương phỏp này cú nhiều ưu điểm:
- Tiờn đoỏn trước được những ứng viờn cú thể thành cụng trong cụng việc tới
mức độ nào.
- Khỏm phỏ được những khả năng hay năng lực tiểm ẩn của ứng viờn mà nhiều
khi ứng viờn khụng hề biết.
- Giỳp cho cụng ty tỡm được cỏc sắc thỏi đặc biệt về giới tớnh cũng như năng
khiếu tiềm ẩn của từng ứng viờn.
Cụng ty cú thể ỏp dụng phương phỏp bỳt vấn trắc nghiệm, tức là yờu cầu cỏc ứng
nghiệm. Cú nhiều hỡnh thức trắc nghiệm khỏc nhau nhưng cụng ty nờn đi sõu vào một
số loại sau:
- Trắc nghiệm về kiến thức tổng quỏt: Nhằm đỏnh giỏ được trỡnh độ hiểu biết
tổng quỏt của cỏc ứng viờn. Cỏch này rất phự hợp khi cụng ty cần tuyển những nhõn
viờn cấp cao như trưởng, phú phũng, cỏn bộ quản lý,…
- Trắc nghiệm tõm lý: Giỳp nhà quản trị hiểu được động thỏi và thỏi độ ứng xử
của ứng viờn như hướng nội, hướng ngoại, rụt rố, nhỳt nhỏt hay mạnh dạn, núng
nảy,…Cỏch này rất cần cho quỏ trỡnh tuyển dụng nhõn viờn đặc biệt là nhõn viờn kinh doanh, marketing,…
- Trắc nghiệm về trớ thụng minh: Với loại trắc nghiệm này cú thể suy đoỏn được
khả năng của ứng viờn về từ ngữ, úc toỏn học, khả năng sỏng tạo, tư duy logic,…
- Trắc nghiệm về khả năng chuyờn mụn và năng khiếu: giỳp cụng ty biết được
những năng khiếu bẩm sinh và những khả năng do tớch lũy kinh nghiệm mà cú của ứng
viờn.
- Trắc nghiệm cỏ tớnh: Cỏ tớnh là một vấn đề hết sức quan trọng, nếu nguyờn nhõn thất bại bắt nguồn từ cỏ tớnh thỡ thực là nguy hiểm vỡ muốn cải tạo được cỏ tớnh bẩm
sinh khụng phải là điều đơn giản, nhưng nếu biết được cỏ tớnh của nhõn viờn và hướng
cỏc yếu tố khỏc theo nú thỡ hiệu quả cụng việc sẽ cao hơn.
Để phương phỏp trắc nghiệm được hiệu quả, đỏng tin cậy, cú giỏ trị khỏch quan,
cần phải thiết lập những bài trắc nghiệm chuyờn mụn cho từng loại cụng việc. Cụng ty
nờn cho ứng viờn tham dự cỏc kỡ thi trắc nghiệm liờn hệ đến cụng việc mà ứng viờn sẽ đảm nhiệm sau này.
Sau khi cỏc hồ sơ được xem xột sơ bộ, và ứng viờn đó đạt cuộc thi trắc nghiệm
cụng ty sẽ thụng bỏo cho cỏc ứng viờn được chọn đến tham dự phỏng vấn.
Việc thi tuyển thụng qua phỏng vấn ở cụng ty trong thời gian qua được thực hiện tương đối tốt. Song bờn cạnh những mặt đó đạt được, thỡ vẫn cũn tồn tại một số hạn
chế mà cụng ty cần xem xột và hoàn thiện để cụng tỏc phỏng vấn đạt kết quả cao nhất. Đú là cụng tỏc phỏng vấn thường được hội đồng tuyển dụng thực hiện, nhưng chưa được chuẩn bị kĩ, cỏc cõu hỏi đưa ra chưa thật toàn diện. Bờn cạnh đú cũn tồn tại bất đồng trong sự thống nhất cỏc ý kiến đỏnh giỏ của cỏc thành viờn trong hội đồng tuyển
dụng.
Để khắc phục nhược điểm này, cụng ty cần thực hiện :
- Để cõu hỏi phỏng vấn mang tớnh toàn diện hơn, cụng ty cần đưa ra những cõu
hỏi liờn quan đến nhiều lĩnh vực như khả năng giao tiếp, hũa đồng,…Những cõu hỏi
- Cỏc thành viờn của hội đồng tuyển dụng cần thống nhất với nhau cỏch nhỡn nhận, đỏnh giỏ trước khi phỏng vấn để trỏnh tỡnh trạng bất đồng ý kiến trong việc đỏnh
giỏ ứng viờn.
Trong quỏ trỡnh phỏng vấn, để đỏnh giỏ ứng viờn một cỏch toàn diện, hội đồng
tuyển dụng cú thể đưa ra 3 loại cõu hỏi sau:
+ Cõu hỏi chung: Những cõu hỏi này cú thể sử dụng cho việc tuyển dụng ở tất
cả cỏc vị trớ, nhằm tỡm hiểu động cơ, quan điểm, sở thớch, gia đỡnh, sự hũa đồng, khả năng giao tiếp,…
+ Loại cõu hỏi đặc trưng cho từng cụng việc: tựy từng vị trớ cụng việc cụ thể
mà cụng ty cần chuẩn bị những cõu hỏi phự hợp để xem xột, đỏnh giỏ năng lực, phẩm
chất, trỡnh độ ,…của từng ứng viờn cú thớch hợp với cụng việc họ tham gia dự tuyển
hay khụng? Cỏc cõu hỏi cần sỏt thực, đi thẳng vào vấn đề để cỏc ứng viờn cú thể bộc lộ
hết năng lực của mỡnh. Chẳng hạn cỏc cõu hỏi này cú thể được xõy dựng dưới những
tỡnh huống thực tế.
+ Loại cõu hỏi thờm: Là những cõu hỏi mà tựy vào điều kiện thực tế mà phỏng
vấn viờn cú thể đặt ra cho cỏc ứng viờn để hiểu rừ hơn về họ. Mỗi cõu phỏng vấn cần
dự đoỏn cỏc phương ỏn trả lời, xỏc định cõu nào sẽ được đỏnh giỏ là tốt, khỏ, trung
bỡnh, yếu, kộm.
Khi thực hiện phỏng vấn cần tuõn thủ cỏc nguyờn tắc sau để phỏng vấn cú tớnh
khỏch quan, trung thực và hiệu quả cao:
- Trả lời thẳng thắn cỏc cõu hỏi của ứng viờn, khụng biểu thị sự khú chịu hay hài lũng khi ứng viờn trả lời đỳng hay sai.
- Dự nội dung phỏng vấn đó được hoạch định trước nhưng cú thể linh hoạt thay đổi theo cỏc cõu trả lời của ứng viờn. Và phải ghi lại cỏc “chỳ ý” cần thiết về từng ứng viờn để làm cơ sở chấm điểm.
- Luụn chỳ ý lắng nghe, tỏ ra tụn trọng cỏc ứng viờn trong một khụng khớ tin cậy,
thõn mật và cởi mở, tạo ra cỏc cơ hội cho phộp ứng viờn tranh luận vui vẻ, thoải mỏi trả lời cỏc cõu hỏi mà họ đặt ra.
- Cần giữ thỏi độ bỡnh tĩnh vui vẻ, thõn thiện, trỏnh thỏi độ định kiến về cỏc ứng
viờn.
Chỡa khúa của sự thành cụng trong phỏng vấn là phải tạo cho ứng viờn núi một
cỏch trung thực về bản thõn họ, về cỏc cụng việc quỏ khứ của họ. Vỡ vậy cụng ty cần
bồi dưỡng để tạo ra được đội ngũ phỏng vấn viờn ngày càng kinh nghiệm hơn.
Bước 5: Kiểm tra sức khỏe
Đõy là cụng việc hết sức quan trọng và cần thiết của quỏ trỡnh tuyển mà cụng ty hiện nay đang chỳ trọng. Một ứng viờn cú đầy đủ những điều kiện về kiến thức và kinh nghiệm nhưng khụng đảm bảo về sức khỏe thỡ sẽ khụng thể làm được gỡ. Nếu ứng viờn
được tuyển mà khụng qua khõu khỏm sức khỏe thỡ trong quỏ trỡnh làm việc cú thể sẽ
cú thể phỏt sinh những vấn đề về sức khỏe, cú thể dẫn tới nghỉ việc hay khụng cú tinh
thần làm việc. Điều này sẽ gõy ảnh hưởng khụng nhỏ tới cụng việc chung, ảnh hưởng
tới tiến độ, kế hoạch thực hiện cụng việc của cụng ty . Nếu là nhõn viờn giữ vị trớ, chức
vụ quan trọng trong cụng ty thỡ nú sẽ ảnh hưởng rất lớn tới quỏ trỡnh sản xuất kinh
doanh của cụng ty. Lỳc này cụng ty lại phải tuyển dụng người khỏc thay thế vào vị trớ đú và như vậy sẽ rất tốn kộm chi phớ cho cụng tỏc tuyển dụng.
Do vậy để đảm bảo cho cụng tỏc tuyển dụng cú đủ cả trỡnh độ, kiến thức chuyờn
mụn và đủ sức khỏe để làm việc thỡ cụng ty nờn cho khỏm sức khỏe trước khi cú quyết định tuyển ứng viờn đú vào cụng ty. Cú như vậy kết quả tuyển dụng mới đạt được hiệu
quả cao và sỏt thực. Cụng ty cần thuờ bỏc sỹ giỏi để tổ chức kiểm tra sức khỏe cho ứng
viờn.
Bước 6: Đỏnh giỏ cỏc ứng cử viờn
Thụng qua cỏc bước trờn hội đồng tuyển dụng tiến hành đỏnh giỏ cỏc ứng cử
viờn. Sau khi thi tuyển nhà tuyển dụng cú đầy đủ thụng tin về từng ứng cử viờn cựng với những “ cảm xỳc” về họ. Để hiệu quả hoạt động tuyển dụng cao nhất cần phải
khỏch quan so sỏnh, chọn lựa giữa họ và tiờu chuẩn chọn lựa. Song ngoài việc dựa vào kết quả của cỏc bước trờn cụng ty cũng cú thể cú sự ưu tiờn nhất định đối với con em
cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty. Để đỏnh giỏ ứng cử viờn cụng ty cú thể tuyển
dụng cỏc tiờu thức sau bằng cỏch cho điểm từng tiờu thức: trỡnh độ học vấn, trỡnh độ
chuyờn mụn nghiệp vụ, kinh nghiệm nghề nghiệp, kỹ năng ứng xử, động cơ thỳc đẩy
và những nhận thức khỏc, những cụng việc và chức vụ đó đảm nhiệm. Vớ dụ, đối với
những vị trớ quan trọng thỡ tiờu thức kinh nghiệm luụn được đặt lờn hàng đầu sau đú