Theo nghĩa rộng, CBCC cấp cơ sở là người làm việc cho Nhà nước ở cấp cơ sở, được Nhà nước trả một khoản nhất định liên quan đến phụ cấp làm việc, chế độ lương, bảo hiểm. Đó là những người làm việc cho chính quyền cấp cơ sở; những người tham gia các hoạt động mang tính thường xuyên và không thường xuyên như dân số, phụ nữ, làm việc ở các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội. Phụ cấp của họ lấy từ ngân sách Nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách Nhà nước.
Theo nghĩa hẹp, CBCC cấp cơ sở là người làm việc cho các cơ quan quản lý Nhà nước ở cấp cơ sở. Căn cứ điều 3 Nghị định 92/2009/NĐ-CP của Chính phủ, cán bộ chuyên trách cấp xã bao gồm các chức danh sau: Bí thư, phó bí thư đảng ủy; chủ tịch, phó chủ tịch HĐND; Chủ tịch, phó phủ tịch UBND; chủ tịch Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; bí thư Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh; chủ tịch Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; chủ tịch Hội Nông dân Việt Nam (áp dụng đối với xã, phường, thị trấn có hoạt động nông, lâm, ngư nghiệp và có tổ chức Hội nông dân Việt Nam). Công chức cấp xã có các chức danh sau: trưởng công an, chỉ huy trưởng quân sự, văn phòng thống kê, địa chính xây dựng đô thị và môi trường (đối với phường, thị trấn) hoặc địa chính nông nghiệp, xây dựng và môi trường (đối với xã); tài chính, kế
toán; tư pháp - hộ tịch; văn hóa - xã hội; Cán bộ không chuyên trách ở thôn và tổ dân phố gồm: bí thư chi bộ, trưởng thôn; công an viên ở thôn và bí thư chi bộ, tổ trưởng tổ dân phố ở phường, thị trấn.
Hội nghị Trung ương 3 (khoá VIII) đã khẳng định: Cán bộ có vai trò cực kỳ quan trọng hoặc thúc đẩy hoặc kìm hãm tiến trình đổi mới. CBCC cơ sở có góp phần quyết định sự thành bại của chủ trương, đường lối và nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước. Họ vừa là người trực tiếp đem các chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước đến với dân, vừa là người giải thích cho dân hiểu, vừa là người thi hành, vừa là người phản ánh nguyện vọng của quần chúng nhân dân đến với Đảng, Nhà nước. Cho nên, họ là cầu nối giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân. Mặt khác, CBCC ở cơ sở có vai trò quan trọng trong quản lý và tổ chức công việc của chính quyền cơ sở. Nhiệm vụ của họ là thực thi công vụ, bảo đảm kỷ cương tại cơ sở, bảo vệ các quyền tự do, dân chủ, quyền con người, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân. Vì thế, việc xây dựng đội ngũ CBCC cơ sở vững vàng về chính trị, có đạo đức, trong sạch về lối sống, có kiến thức, trình độ, năng lực là mối quan tâm hàng đầu của Đảng và Nhà nước ta, đặc biệt là trong việc tổ chức thực hiện pháp luật về dân chủ ở cơ sở. Vì vậy trình độ, năng lực, uy tín của đội ngũ cán bộ ảnh hưởng rất lớn đến thực hiện pháp luật dân chủ ở xã.