Các báo cáo kế toán cần lập gồm
(i) Sổ ghi chép về Nguồn & Sử dụng nguồn vốn
(ii) Báo cáo Chi tiết chi tiêu theo hoạt động cho giữa kỳ và cuối kỳ (iii) Báo cáo Chi tiết chi tiêu theo hạng mục cho giữa kỳ và cuối kỳ
Thời điểm lập báo cáo: khoảng tháng thứ 6 của dự án (với báo cáo giữa kỳ) và trong vòng 2 tháng kể từ ngày kết thúc dự án (với báo cáo cuối kỳ cùng bộ bản sao của các chứng từ). Thời gian kết thúc dự án được tính là sau 1 năm kể từ Ngân hàng Thế giới hoặc các nhà tài trợ khác ký Thỏa thuận tài trợ với người đại diện thực hiện dự án.
Mẫu báo cáo được kèm trong Phụ lục, file excel đính kèm xin download ở phía dưới.
Tuy mẫu báo cáo gồm 2 dạng: báo cáo theo hoạt động và báo cáo theo hạng mục, và yêu cầu cho cả giữa kỳ và cuối kỳ nhưng thực tế về cơ bản, hai loại báo cáo đều yêu cầu các nội dung giống nhau, chỉ khác nhau ở cách chia theo hoạt động và chia theo hạng mục cũng như thời điểm yêu cầu thông tin.
Các thông tin cần cập nhật để chuẩn bị cho báo cáo gồm:
- Ngân sách chi tiết và tổng cộng cho từng hoạt động hoặc hạng mục;
- Chi phí đã sử dụng cho từng hoạt động hoặc hạng mục, và con số tổng cộng tính đến thời điểm báo cáo (giữa kỳ và cuối kỳ);
- Cung cấp đầy đủ con số chi phí sử dụng từ nguồn khác và từ Ngân sách tài trợ của Chương trình
- Tỷ lệ % khác biệt giữa ngân sách dự kiến và chi phí thực tế và giải trình.
Lưu ý:
- Các đơn vị nên cập nhật và báo cáo cả con số huy động đối ứng của đơn vị hoặc của các nguồn khác;
- Nên lưu trữ các email, công văn trao đổi nếu có thay đổi, điều chỉnh liên quan đến dòng ngân sách để làm cơ sở cho kiểm toán.
Phần IX Theo dõi, Đánh giá và Báo cáo