37.1. Hình thức áp dụng chủ yếu
Với các loại hàng hóa, dịch vụ và công trình có trị giá trên 500 đô la Mỹ bắt buộc áp dụng hình thức Chào hàng cạnh tranh là nguyên tắc mua sắm chung được thực hiện thông qua mời gọi ít nhất 3 đơn vị cung cấp dịch vụ, sản phẩm uy tín để lựa chọn và ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ, sản phẩm có chào giá cạnh tranh nhất đáp ứng các tiêu chí về lợi ích, giá cả, hiệu quả chất lượng, thời gian cung cấp, độ an toàn, đúng quy cách, ích lợi môi trường và các tiêu chí khác.
Đơn vị cần lưu trữ các tài liệu hoàn chỉnh liên quan tới quá trình lựa chọn, ký hợp đồng và thanh toán để kiểm tra, kiểm toán sau này.
Đối với các hàng hóa, dịch vụ và công trình có giá trị từ 50 đến 500 đô la Mỹ (loại nhỏ), việc lựa chọn phải được dẫn chứng bằng tài liệu. Việc trao đổi, thương thảo có thể thực hiện qua điện thoại hoặc trực tiếp nhưng Đơn vị nhận tài trợ phải lưu giữ tài liệu, ghi chép đầy đủ về quá trình này (báo giá, quảng cáo ..) cũng như hóa đơn, thanh toán để kiểm toán sau này. Như vậy có thể áp dụng hình thức 03 báo giá cạnh tranh hoặc chỉ cần một báo giá để lựa chọn.
37.2. Trường hợp đặc biệt:
Việc lựa chọn và ký hợp đồng trực tiếp được áp dụng trong các trường hợp:
(i) Gia hạn 1 hợp đồng đang thực hiện để cung cấp bổ sung hàng hóa, công trình, dịch vụ có tính tương tự như hợp đồng đang thực hiện với mức giá hợp lý
(ii) Cần mua từ nhà cung cấp ban đầu thiết bị mới để đảm bảo tương thích với thiết bị đang có, với số lượng mua mới ít hơn số lượng thiết bị đang có
(iii) Thiết bị cần mua là loại độc quyền và chỉ có thể mua từ một nguồn duy nhất
Lưu ý:
- Quản lý dự án có thể ký, đứng tên và chịu trách nhiệm đối với các Hợp đồng mua sắm, dịch vụ của dự án và đóng dấu “Do VACI chi trả” như sẽ hướng dẫn trong mục 42.
KHÔNG ĐƯỢC trao hợp đồng cho công ty mẹ/con/công ty liên kết nếu giá không tương
đương giá thị trường cho các loại hàng hóa và dịch vụ tương tự.
Một số lỗi thường gặp khi kiểm toán liên quan đến thủ tục mua sắm hàng hóa - Báo giá không đầy đủ
- Báo giá không hợp lệ
- Báo giá không đảm bảo tính so sánh
- Việc lựa chọn nhà cung cấp không có bằng chứng rõ ràng.
- Đối với các đơn vị thực hiện là doanh nghiệp, vốn tài trợ của chương trình mang tính chất không hoàn lại (mục 41); ngân sách được xây dựng bao gồm cả thuế và Chương trình cũng tài trợ cả phần thuế này. Ngoài ra,trong hầu hết các trường hợp, các hoạt động của dự án tại các doanh nghiệp không trực tiếp tham gia vào phần sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nên thuế VAT của hàng hóa, dịch vụ đã mua sẽ KHÔNG được kê khai thuế VAT đầu vào cho mục tiêu khấu trừ thuế. Hóa đơn phải được đóng dấu của VACI và lưu lại tại đơn vị như một chứng từ trong hồ sơ của dự án.