42.1. Quản lý chứng từ kế toán: thu thập, lưu giữ và giao nộp
Đơn vị phải thu thập các loại chứng từ kế toán như sau:
- Các chứng từ chứng minh cho hoạt động mua sắm, chi tiêu trong quá trình tiến hành đề án theo các nguyên tắc kế toán và quản lý tài chính cơ bản: gồm các hóa đơn, chứng từ, giấy biên nhận, hợp đồng và bằng chứng khác thể hiện quá trình mua bán (báo giá, hợp đồng, hóa đơn, biên nhận, … và thậm chí cả hình ảnh hoạt động của dự án.
- Đối với các khoản chi tiêu trên 1.000.000 đồng (tương đương 50 đô la Mỹ) phải có hóa đơn đỏ;
- Được đóng dấu “Do chương trình Ngày sáng tạo Việt Nam 2013 thanh toán”
Lưu giữ các loại chứng từ kế toán: Việc lưu giữ chứng từ: theo trình tự và có tham chiếu, ít nhất 3 năm sau khi kết thúc. Hóa đơn không được sử dụng để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT) như đã giải thích ở mục 37.2. Các đơn vị cần lưu ý khi lập dự toán và khi làm thủ tục thanh toán, lấy hóa đơn sau này.
Ví dụ tham khảo: Một doanh nghiệp tham gia VID 2011 khi lập dự toán có đầu tư một hạng mục máy móc với chi phí khá cao và xin tài trợ từ Chương trình một phần kinh phí. Nhưng khi mua hàng và lấy hóa đơn tài chính đã không tách riêng hai phần mà gộp vào một hóa đơn. Do đó theo quy định phải lưu giữ hóa đơn này, không được khấu trừ thuế VAT. Như vậy toàn bộ phần kinh phí do đơn vị đã bỏ ra cũng không được khấu trừ thuế VAT.
Giao nộp chứng từ: Bản sao toàn bộ các hóa đơn, chứng từ khi chi tiêu liên quan đến đề án phải được nộp lại cho Ngân hàng thế giới và các nhà Tài trợ cùng với báo cáo kết thúc dự án. Bản gốc chứng từ phải lưu lại trong vòng 3 năm sau khi dự án kết thúc theo quy định của chương trình.
Lưu ý:
Một số lỗi thường gặp khi kiểm toán liên quan đến chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán không hợp lệ: ngày tháng của chứng từ, không lấy hóa đơn tài chính dù số tiền trên 1.000.000 đ
- Chứng từ kế toán không đầy đủ: thiếu báo giá, thiếu chữ ký ….
42.2. Sổ theo dõi hoạt động thu – chi
Các đơn vị cần mở sổ ghi chép, theo dõi các hoạt động thu, chi theo các nguyên tắc: - Ghi đầy đủ các hoạt động thu, chi, nên theo trình tự ngày tháng;
- Tham chiếu được từ chứng từ lên sổ và từ sổ lên báo cáo.
Lưu ý:
Một số lỗi thường gặp khi kiểm toán liên quan đến báo cáo tài chính & sổ Thu-chi dự án: - Không có tham chiếu từ chứng từ kế toán lên sổ kế toán và lên báo cáo tài chính, gây khó khăn cho công tác kiểm tra và đối chiếu;
- Số tiền ghi trên sổ và số tiền trên hóa đơn không khớp nhau.