- Tổ chức cỏc lớp đào tạo cỏn bộ, hoặc cử đi đào tạo để bồi dưỡng nghiệp vụ về quản lý và chuyờn mụn như lớp học định giỏ, lớp học quản lý dự ỏn, lớp học đấu thầu. Do cỏn bộ Ban QLDA ĐS cũn trẻ, từ rất nhiều nơi về như Tư vấn thiết kế, tư vấn thẩm tra, nhà thầu vỡ vậy cũn thiếu kinh nghiệm về quản lý, kinh nghiệm cụng tỏc, lại từ cỏc đơn vị đặc thự khỏc nhau về tham gia vào cụng tỏc quản lý dự ỏn, nờn cú những hạn chế nhất định về chuyờn mụn (chưa am hiểu sõu về định mức của Nhà nước, về cỏch thức và phỏp lý tổng mức đầu tư, dự toỏn; chưa nhanh nhạy trong xử lý tỡnh huống…) dẫn đến khụng kiểm soỏt hết chất lượng của sản phầm tư vấn trước khi trỡnh duyệt, lỳng tỳng trong hướng giải quyết cỏc vướng mắc phỏt sinh trong quỏ trỡnh quản lý chi phớ.
- Hàng thỏng tổ chức cỏc buổi hội thảo, thảo luận trong toàn bộ Ban QLDA ĐS ( cỏc chuyờn đề về hoạt động quản lý đầu tư xõy dựng, giỏm sỏt thi cụng, thanh toỏn vốn đầu tư…);
- Trong cụng tỏc tuyển dụng cỏn bộ: kiện toàn tổ chức bộ mỏy, hoàn thành quy trỡnh tuyển dụng, đào tạo, đỏnh giỏ và sử dụng cỏn bộ khoa học và phự hợp với tớnh chất đặc thự của Ban nhằm tuyển chọn cỏn bộ cú tinh thần trỏch nhiệm cao, chuyờn mụn tốt, ý thức kỷ luật tốt, đảm bảo số lượng, chất lượng cỏn bộ đỏp ứng kế hoạch đầu tư xõy dựng…
- Khuyến khớch, động viờn cỏn bộ tự đào tạo nõng cao trỡnh độ bản thõn. - Nõng cao kỷ luật lao động, yờu cầu cỏn bộ viờn chức nghiờm tỳc thực hiện nội quy lao động.
- Nõng cao chất lượng phương tiện cụng cụ làm việc cho cỏn bộ như: mạng internet, bỏo đấu thầu, cỏc quy định của nhà nước về thuế, định mức, giỏ vật liệu cập nhật thường xuyờn theo từng thỏng, cỏc loại phần mềm phục vụ cho cụng tỏc như: phần mềm dự toỏn, phần mềm quản lý dự ỏn, phần mềm virus…
*Nõng cao hiệu quả cụng tỏc quản lý
- Tăng cường cụng tỏc giỏm sỏt đối với cụng việc quản lý DA chủ đầu tư của Ban QLDAĐS, thường xuyờn đụn đốc cụng tỏc thi cụng dưới hiện trường đảm bảo tiến độ trỏnh kộo dài dự ỏn gõy lóng phớ vốn nhà nước. Dưới hiện trường cú bỏo cỏo hàng tuần tỡnh hỡnh thi cụng dưới hiện trường để văn phũng dự ỏn tổng hợp bỏo cỏo
Giỏm đốc dự ỏn để cú những biện phỏp xử lý kịp thời đối với những tỡnh huống khú khăn, phỏt sinh khi thi cụng của Nhà thầu.
- Cục ĐSVN cần cú những kiểm tra thường xuyờn và đột phỏ đối với việc quản lý và sử dụng vốn được giao tại Ban QLDAĐS bằng việc kiểm tra trực tiếp tại sổ sỏch, chứng từ, trỡnh tự thực hiện đầu tư lưu tại Ban QLDA ĐS hoặc yờu cầu Ban QLDA ĐS bỏo cỏo bằng văn bản việc quản lý chi phớ hàng thỏng, quý, năm.
- Thuờ đơn vị tư vấn cú kinh nghiệm, uy tớn và đủ năng lực hành nghề giỳp Ban QLDAĐS cú cỏi nhỡn đỳng đắn và khỏch quan trong cụng tỏc quản lý chi phớ, bao gồm: tổng mức đầu tư, dự toỏn cụng trỡnh, định mức xõy dựng, đơn giỏ xõy dựng cụng trỡnh, hợp đồng trong hoạt động xõy dựng…
- Thuờ tư vấn kiểm soỏt chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh để đảm bảo sự thống nhất và liờn hệ chặt chẽ của chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh ở cỏc khõu của quỏ trỡnh đầu tư xõy dựng cụng trỡnh, đồng thời giỳp chủ đầu tư trong việc đảm bảo khụng thất thoỏt, lóng phớ ngõn sỏch nhà nước.
- Cỏc chi phớ tư vấn trờn được nờu ra tại Nghị định số 12/2009/NĐ-CP và quy định cụ thể ở Thụng tư số 04/2010/TT-BXD. Vỡ vậy, đối với cỏc dự ỏn đó duyệt trong kế hoạch đấu thầu của cỏc giai đoạn cần lập bổ sung kế hoạch đấu thầu cho cỏc gúi thầu thực hiện cụng tỏc tư vấn kiểm soỏt chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh và gúi thầu thực hiện cụng tỏc tư vấn quản lý chi phớ đầu tư xõy dựng. Đối với cỏc dự ỏn chưa duyệt kế hoạch đấu thầu hoặc chưa phờ duyệt hết cỏc giai đoạn của kế hoạch đấu thầu, thỡ cần kịp thời bổ sung cỏc gúi thầu tư vấn này vào trong kế hoạch đấu thầu để làm cơ sở lựa chọn Nhà thầu thực hiện cụng tỏc tư vấn.
- Về phớa cỏc cơ quan quản lý Nhà nước:
+ Cần ban hành cỏc văn bản quy phạm phỏp luật và cỏc văn bản hướng dẫn đầy đủ, rừ rang để đơn vị ỏp dụng trong việc quản lý chi phớ. Trong quản lý dự ỏn núi chung và quản lý chi phớ núi riờng, Ban QLDAĐS gặp nhiều vướng mắc như sau:
1. Chưa cú định mức quy định khổ đường lồng đặt ray…(xem thờm định mức 1087);
tại Quyết định số 957/QĐ-BXD ngày 29/9/2009 về việc cụng bố định mức chi phớ quản lý dự ỏn và tư vấn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh: mục hướng dẫn ỏp dụng định mức chi phớ tư vấn thiết kế viết “Chi phớ thiết kế tớnh theo định mức chi phớ cụng bố tại Quyết định này đó bao gồm 10% chi phớ giỏm sỏt tỏc giả. Sau đú lại viết “Chi phớ thiết kế được xỏc định như sau:
Ctk = Cxd x Nt x (k + 0,1) Trong đú:
Ctk: Chi phớ thiết kế cụng trỡnh
Cxd: Chi phớ xõy dựng trong dự toỏn từng cụng trỡnh Nt: Định mức chi phớ thiết kế theo cụng bố
K: Hệ số điều chỉnh giảm định mức chi phớ thiết kế 0,1: Chi phớ giỏm sỏt tỏc giả
Như vậy, cựng là chi phớ thiết kế tớnh theo bảng nội suy chi phớ tư vấn thiết kế tại Quyết định số 957/QĐ-BXD, cú hai cỏch hiểu chi phớ giỏm sỏt tỏc giả: một là chi phớ này đó bao gồm trong chi phớ thiết kế; hai là chi phớ này chưa bao gồm trong chi phớ thiết kế.
3.4.6.Cụng tỏc quản lý hợp đồng
BQL cần hoàn thiện nội dung hợp đồng và lựa chọn hỡnh thức hợp đồng thớch hợp:
- Hợp đồng giữa Ban QLDAĐS và Nhà thầu cần được lập một cỏch khoa học, rừ ràng, chi tiết cỏc điều khoản;
- Trong hợp đồng quy định rừ về phương thức thanh toỏn, về điều chỉnh giỏ hợp đồng, về thanh toỏn khối lượng phỏt sinh, về hồ sơ thanh toỏn và tiến độ thanh toỏn;
- Thuờ văn phũng tư vấn luật tư vấn về cỏc điều khoản của hợp đồng cho chặt chẽ và phỏc thảo được hợp đồng mẫu cho dự ỏn;
- Lựa chọn hỡnh thức hợp đồng thớch hợp: việc lựa chọn loại hợp đồng được thực hiện từ khõu lập kế hoạch đấu thầu. Cỏc dự ỏn do Ban QLDA ĐS làm chủ đầu tư là dự ỏn xõy dựng mới và sửa chữa nờn cú nhiều loại hợp đồng với nhiều hỡnh thức khỏc nhau. Việc lựa chọn hỡnh thức hợp đồng cần đảm bảo thuận lợi cho cụng
tỏc thanh toỏn, đảm bảo quyền lợi hợp phỏp của Nhà thầu, chẳng hạn như gúi thầu Tư vấn thỡ chọn hợp đồng theo tỷ lệ %; gúi thầu cú thời gian thực hiện ngắn như khảo sỏt địa chất, rà phỏ bom mỡn, nờn ỏp dụng hỡnh thức hợp đồng theo đơn giỏ cố định; cỏc gúi thầu thi cụng xõy lắp nờn chọn loại hợp đồng theo đơn giỏ điều chỉnh vỡ cỏc hợp đồng theo đơn giỏ điều chỉnh vỡ cỏc hợp đồng này thường cú thời gian thực hiện tương đối dài và thường xuyờn cú những phỏt sinh dẫn đến phải tạm dừng hợp đồng mà khụng phải do lỗi của Nhà thầu thi cụng.
- Trỏnh lựa chọn hỡnh thức hợp đồng trọn gúi và giỏ hợp đồng tư vấn theo phương thức lập dự toỏn. Hợp đồng ký theo hỡnh thức trọn gúi thỡ khi thanh toỏn, để đảm bảo khụng bị thất thoỏt vốn, vẫn phải kiểm tra khối lượng từng cụng việc và đơn giỏ thanh toỏn, khi đú, nhà thầu thường khụng được thanh toỏn giỏ trị đỳng bằng giỏ trị hợp đồng. Nếu giỏ hợp đồng tư vấn được lập bằng dự toỏn thỡ khi thanh toỏn sẽ rất phức tạp cho Chủ đầu tư và khú khăn cho Nhà thầu, Nhà thầu sẽ phải xuất trỡnh đầy đủ về hồ sơ gốc về chi phớ nhõn cụng, chi phớ mỏy, chi phớ vật liệu, chi phớ chung tớnh riờng cho gúi thầu.