Ban chỉ đạo 5S được lập ra với mục đích điều hành kiểm soát cũng như hỗ trợ để chương trình triển khai thành công. Mọi hoạt động triển khai thực hiện đều do ban chỉ đạo 5S quyết định và chịu trách nhiệm.
Hình 5.1 Sơ đồ cơ cấu Ban chỉ đạo 5S Toàn bộ
nhân viên trong xưởng
Thành viên Ban chỉ đạo
Điều hành Kiểm soát Điều phối
Bảng 5.1 Bảng phân công nhiệm vụ Ban chỉ đạo 5S
Chức vụ Thành viên Công việc thực hiện
Thành viên Ban lãnh đạo
Cam kết thực hiện 5S.
Chỉ đạo chung về quá trình thực hiện .
Hỗ trợ quyết định về tài chính và nhân sự cho chương trình 5S.
Điều hành và kiểm soát
Điều hành hướng dẫn, theo dõi kiểm soát quá trình thực hiện công việc 5S tại khu vực quy định.
Theo dõi và đánh giá quá trình thực hiện
Phụ trách khu vực Kéo sợi và Dập đinh.
Điều phối
Lập kế hoạch thi đua và khen thưởng.
Chịu trách nhiệm công tác tuyên truyền cho chương trình.
Đại diện
Phổ biến, tuyên truyền các chỉ đạo từ cấp trên.
Phân công, hướng dẫn trực tiếp và theo dõi quá trình thực hiện của bộ phận mình, đồng thời chịu trách nhiệm với cấp cao hơn.
5.1.2 Ban lãnh đạo cam kết thực hiện chƣơng trình 5S
5S là một chương trình hầu như làm thay đổi những thói quen trì trệ hàng ngày ẩn dấu bên trong công ty. Vì vậy ban lãnh đạo phải là người đầu tiên hiểu rõ về chương trình 5S, những lợi ích mà nó mang lại và quan trọng là ý định thực hiện 5S để cải tiến tình hình hiện tại của công ty. Sự ủng hộ nhiệt tình và quyết tâm thực hiện của Ban chỉ đạo góp phần quan trọng vào sự thành công của chương trình.
5.1.3 Tham quan các mô hình mẫu về một số công ty đã áp dụng 5S
Mục tiêu của 5S là một mục tiêu dài hạn, kết quả của việc thực hiện sẽ không thể hiện hiệu quả tức thì. Do đó việc tham quan các mô hình mẫu nhằm để cho Ban lãnh đạo thấy được kết quả tương lai như thế nào nếu áp dụng chương trình 5S. Đồng thời việc tham quan cũng giúp cho Ban lãnh đạo chia sẻ một số kinh nghiệm của các công ty đã thực hiện 5S từ đó có cách kiểm soát thích hợp hơn để chương trình được triển khai thành công hơn.
5.2 Kế hoạch đào tạo và huấn luyện cho nhân viên
- Thời gian: ngày…
- Địa điểm: Phòng họp của công ty
- Hình thức trình bày: sử dụng Power Point và máy chiếu
- Đối tượng tham dự: Toàn bộ thành viên
- Nội dung và thời gian trình bày: xem Bảng 5.2
Bảng 5.2 Nội dung đào tạo
TT
Nội dung chính Nội dung chi tiết Ngƣời trình bày Thời
gian
1 Giới thiệu chung
Cam kết thực hiện 5S
Giới thiệu thành viên Ban chỉ đạo 5S
Giới thiệu người trình bày
15 phút 2 Trình bày lý thuyết về 5S Giới thiệu 5S là gì Lợi ích khi áp dụng 5S Mục tiêu của 5S Các bước thực hiện chương trình 5S Những khó khăn thường gặp khi áp dụng 5S 20 phút
3 Thảo luận Giải đáp thắc mắc cho thành viên Ban chỉ đạo và trao đổi kiến.
15 phút
4 Cam kết thực
hiện chương trình
Yêu cầu sự ủng hộ và nhiệt tình tham gia của mọi người để chương trình được triển khai thành công.
Khẳng định quyết tâm và ủng hộ cho chương trình
5 phút
5 Kết luận Thống nhất về thời gian
5.4 Tuyên truyền cho 5S
Để tuyên truyền cho chương trình, đồng thời giúp cho nhân viên hiểu thêm về 5S, công ty nên có một bảng hướng dẫn nhắc nhở 5S là gì, bảng này sẽ được dán ở bảng thông báo, trên tường hay một nơi nào dễ nhìn thấy trong xưởng để đảm bảo mọi người đều nhìn thấy.
Chúng ta có thể dán biểu ngữ dọc theo xưởng:
Hình 5.2 Biểu ngữ tuyên truyền cho 5S
Ngoài ra, chúng ta cũng nên sử dụng băng rôn hay khẩu hiệu sau để tuyên truyền:
Hình 5.3 Khẩu hiệu tuyên truyền cho 5S
Các băng rôn, biểu ngữ trên là một công cụ rất tốt cho công tác tuyên truyền 5S đến các nhân viên trong xưởng. Thêm vào đó, chúng ta có thể sử dụng một số công cụ hỗ trợ khác như bảng tin về 5S. Bảng tin về 5S sẽ chứa các thông tin về kết quả thực hiện 5S trong phân xưởng. Tại đây sẽ công bố các nhóm hay cá nhân thực hiện tốt 5S đồng thời phê phán những mặt còn hạn chế. Chúng ta sẽ sử dụng hình ảnh để tác động trực tiếp lên ý thức của nhân viên. Bảng này nên đặt ở cổng ra vào của công nhân và nên được cập nhật thường xuyên đặc biệt là các đề xuất cải tiến của công nhân.
5.5 Tiến hành sàng lọc
5.5.1 Cái gì cần sàng lọc?
Sàng lọc là loại bỏ những thứ không cần thiết ra khỏi nơi làm việc, chỉ giữ lại những thứ cần thiết. Thực tế tại xưởng đang lưu trữ rất nhiều thứ không cần thiết: máy móc không sử dụng, sản phẩm tồn, dụng cụ thiết bị hư hỏng…
5.5.2 Phiếu đánh giá sàng lọc
QUYẾT TÂM THỰC HIỆN TỐT 5S! VÌ MỘT NƠI LÀM VIỆC
SẠCH SẼ, AN TOÀN VÀ HIỆU QUẢ
Bảng 5.3 Bảng phân loại dụng cụ/thiết bị/máy móc cần loại bỏ
BẢNG PHÂN LOẠI DỤNG CỤ/ SẢN PHẨM/ MÁY MÓC CẦN LOẠI BỎ Bộ phận: ……… STT TÊN SỐ LƢỢNG LÝ DO PHÂN LOẠI 1. Không cần thiết 2. Sản phẩm lỗi 3. Ít sử dụng 4. Không rõ công dụng 5. Nguyên vật liệu dư thừa 6. Bán thành phẩm dư thừa 7. Khác: (ghi rõ)………
CÁCH XỬ LÝ ĐỀ NGHỊ
1. Lưu tách biệt để thanh lý
2. Lưu kho để tái sử dụng 3. Chuyển giao cho bộ 4. Phận khác (ghi rõ) 5. Khác (ghi rõ)…..
QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN 5S
1. Lưu tách biệt để thanh lý 2. Lưu kho để tái sử dụng
3. Chuyển giao cho bộ phận khác (ghi rõ) 4. Vẫn còn sử dụng được (không loại bỏ) 5. Khác (ghi rõ)………. 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
5.5.3 Duy trì công tác sàng lọc
Vào ngày tổng vệ sinh, xưởng sẽ bắt đầu tiến hành sàng lọc theo bảng phân loại sàng lọc ở trên dưới sự giám sát của Ban chỉ đạo 5S và trưởng các bộ phận. Tuy nhiên công việc sàng lọc không chỉ tiến hành một lần là xong, mà nó phải được tiến hành định kỳ để đảm bảo những thứ không cần thiết luôn được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc.
Vì vậy, duy trì việc sàng lọc và ý thức sàng lọc thường xuyên là cần thiết. Đối với nguyên nhân thứ nhất, để không lưu lại quá nhiều mặt hàng cũ không cần thiết, chúng tôi thiết kế một nhãn kiểm soát nhằm giúp cho việc sàng lọc được tiến hành thường xuyên như Bảng 5.6
Bảng 5.4 Nhãn kiểm soát (thẻ đỏ) duy trì sàng lọc
TÊN :
SỐ LƢỢNG: NGÀY LƢU QUYẾT ĐỊNH
LÝ DO LƢU TRỮ 1. Sản phẩm lỗi
2. Nguyên vật liệu dư thừa 3. Bán thành phẩm dư thừa 4. Thành phẩm dư thừa 5. Khác: ………
Khi lưu một sản phẩm nào đó mà không xác định được khi nào sẽ sử dụng nó, ta sẽ dùng phiếu trên. Người lưu phải điền đầy đủ các thông tin như: tên sản phẩm, số lượng, lý do lưu trữ và ngày lưu. Còn thông tin về quyết định xử lý thì để trống. Sau đó dán nhãn lên sản phẩm cần lưu và lưu vào vị trí quy định. Ban quản đốc quyết định thời gian lưu trung bình cho mỗi mặt hàng sẽ là 3 tháng vì sản phẩm giấy để lâu ngày sẽ bị ố vàng và bám bụi không sử dụng được.
5.6 Sắp xếp
5.6.1 Cái gì cần sắp xếp?
Sắp xếp nghĩa là có chỗ cho mọi thứ và mọi thứ đúng chỗ của nó. Hiện tại các máy sản xuất được đặt ở các vị trí tương đối ổn định, tuy nhiên trong xưởng hầu như chưa quy định cụ thể vị trí của từng loại vật dụng hay thiết bị, sự phân chia khu vực vị trí cũng chưa rõ ràng.
5.6.2 Tiến hành sắp xếp
a. Tiến hành sắp xếp đối với khu vực văn phòng
Khu văn phòng tương đối gọn gàng sạch sẽ, sau khi đã loại bỏ đồ dùng không sử dụng làm cho văn phòng rộng hơn và dễ dàng cho việc sắp xếp hơn. Vì đã quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 nên các loại hồ sơ giấy tờ sắp xếp có hệ thống và rất rõ ràng.
b. Tiến hành phân chia vị trí và vẽ vạch đối với khu sản xuất
Mặt hàng của xưởng rất nhiều và qua nhiều công đoạn gia công, sự di chuyển bán thành phẩm giữa các công đoạn là thường xuyên vì vậy mà việc vẽ vạch phân chia các khu vực gia công, khu đường đi là rất quan trọng. Sau đây là phương án vẽ lại vạch mà chúng tôi đề nghị:
Bảng 5.5 Bảng mô tả vẽ vạch tại khu sản xuất
Loại Màu sắc Kích thƣớc Ghi chú
Đường phân cách với lối đi Vàng 10cm Nét liền đậm Nơi đặt xe nâng, máy hàn,
máy cắt… Xanh dương 5cm Nét liền đậm Nơi đặt thành phẩm Xanh dương 5cm Vẽ 4 góc Nơi để sản phẩm lỗi, sản
phẩm loại bỏ, sản phẩm dư Xanh dương 5cm Vẽ 4 góc Nơi pallet Xanh dương 5cm Vẽ 4 góc
Có như vậy chúng ta sẽ tránh được 2 nhược điểm trên: không làm bừa bộn chỗ làm, vừa tránh được sự nhầm lẫn với các mặt hàng tốt, đồng thời nó cũng giúp cho việc sàng lọc được diễn ra dễ dàng hơn. Các quy định cần chú ý khi vẽ vạch phân chia cho lối đi và khu vực:
- Các nét vẽ đường, vạch là các đường thẳng, hạn chế các đường cong, đường gấp khúc vì các đường này sẽ hạn chế tầm nhìn và làm cho khó di chuyển hơn. - Làm nổi bật, rõ ràng ở những chỗ có bậc thang, hay có độ cao thấp khác nhau.
5.7 Sạch sẽ
5.7.1 Nơi nào cần sạch sẽ ?
Sạch sẽ là luôn giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, triệt tiêu các nguồn gây dơ bẩn. Sạch sẽ là một trong các hoạt động chính của 5S.
5.7.2 Tiến hành tổng vệ sinh xƣởng
Tổng vệ sinh là công tác đầu tiên của chương trình 5S, là ngày bắt đầu sàng lọc cũng như sắp xếp. Đầu tiên là nhân viên mỗi khu vực tiến hành loại bỏ những thứ không cần thiết theo kế hoạch, sau đó sẽ sắp xếp các đồ vật theo vị trí đã quy định, cuối cùng là quét dọn, vệ sinh máy móc sạch sẽ.
5.8 Săn sóc
Săn sóc là duy trì thường xuyên 3S trên, nghĩa là duy trì nâng cao giá trị công việc chúng ta đã làm được. Để duy trì được việc như trên chúng ta cần phải chuẩn hóa một số công việc để mọi người làm theo. Đầu tiên đó phải là việc tiến hành duy trì vệ sinh hàng ngày. Việc vệ sinh hàng ngày sẽ quy ra người chịu trách nhiệm cho mỗi công việc hàng ngày. Sau đó sẽ tiến hành một số biện pháp khác như: tổ chức thi đua giữa các bộ phận, khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến cải tiến công việc.
5.8.1 Phân công vệ sinh hàng ngày
Để luôn thực tốt 3S ở trên thì hàng ngày ta sẽ tiến hành vệ sinh xưởng 10 phút đầu vào cuối ngày. Ta sẽ lập bảng phân công công việc hàng ngày cho từng khu vực và cho từng công nhân sao cho công việc xoay vòng, ai cũng tham gia vào công việc vệ sinh xưởng, và đều cảm thấy cụ thể, rõ ràng và công bằng, đồng thời căn cứ trên đó để công ty đễ dàng xác định trách nhiệm nếu công việc vệ sinh không tiến hành như bảng phân công. Bảng phân công này được dán ở chỗ làm việc để mọi người cùng nhìn thấy và làm theo.
Những công việc có thể tiến hành trong 10 phút vệ sinh cuối ngày
- Quét dọn nơi đã được phân công như: sàn nhà, quét bụi trên kệ, bàn ghế, lau cửa kính.
- Bỏ đi những thứ không cần thiết và sắp xếp lại mọi thứ còn bừa bộn của ngày hôm trước.
- Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp đúng vị trí, kiểm tra có vật nào lấn ra lối đi thì sắp xếp lại.
- Cuối cùng là đặt các dụng cụ vệ sinh về đúng vị trí của nó và chuẩn bị dụng cụ cho ngày làm việc mới.
- Quét dọn xung quanh khu sản xuất, thu gom rác - Kiểm tra và cất các vật dụng vào đúng vị trí - Sắp xếp lại mọi thứ ngăn nắp
- Đối với thành phẩm hay bán thành phẩm thì sắp xếp đúng khu vực của từng loại và từng loại sản phẩm để có tránh nhầm lẫn, lộn xộn.
5.8.2 Tiến hành chụp ảnh vấn đề
Chụp ảnh vấn đề nhằm mục đích giúp cho mọi người thấy được hình ảnh khi chưa thực hiện 5S và khi đã thực hiện xong khác biệt như thế nào. Đồng thời chúng ta cũng tiến hành chụp ảnh khi mọi người đang làm việc để mọi người thấy được điều mình làm chưa đúng để cải thiện hay làm xuất sắc để mọi người cùng học tập theo. Các hình trước và sau, hay các hình thực hiện công việc sẽ được dán lên bản tin 5S hay la bảng thông báo của xưởng để mọi người cùng nhìn thấy. Đây là một công cụ trực quan rất tốt tác động trực tiếp lên tâm lý của người công nhân, có tác dụng tốt trong việc kiểm tra công việc cũng như hành động cải tiến, ngăn không lặp lại các việc làm sai trái.
5.9 Sẵn sàng
Sẵn sàng là làm các việc trên một cách tự giác và thành thói quen, tạo cho người công nhân có tính kỷ luật. Muốn vậy vai trò của người lãnh đạo đơn vị rất quan trọng.
5.9.1 Vai trò của ngƣời lãnh đạo
Người lãnh đạo phải làm gương cho công nhân noi theo. Bản thân người lãnh đạo là một tấm gương tốt cho cá nhân thực hiện tốt 5S, nơi làm việc, quần áo đầu tóc luôn sạch sẽ, gọn gàng. Ngoài ra, trong các cuộc họp, những người lãnh đạo như Ban quản đốc hay Giám đốc điều hành luôn cam kết và thể hiện bằng hành động ủng hộ chương trình 5S và luôn quyết tâm cải tiến đi lên.
5.9.2 Tuân thủ các nội quy và nguyên tắc của 5S
Những nguyên tắc mà chương trình 5S đặt ra là nhằm phục vụ tốt cho chương trình, đáp ứng được các mục tiêu mà chương trình đề ra, cải tiến môi trường làm việc. Vì vậy đòi hỏi bản thân mỗi người công nhân có ý thức thực hiện đúng các nguyên tắc trên. Không có cách nào hay hơn để thực hiện tốt các nguyên tắc trên là thực hiện nó nhiều lần cho cho đến khi quen thuộc. Vì vậy, Ban quản đốc phải có ý thức nhắc nhở, điều chỉnh để cho công việc luôn được làm đúng ngay từ đầu, từ đó tạo ra thói quen cho người công nhân. Chỉ khi người công nhân thấm nhuần được các nguyên tắc, các quy định của công việc thì lúc ấy công việc mới tiến hành được hoàn hảo bởi lúc này nó đã trở thành thói quen.
5.9.3 Tiến hành các khóa đào tạo định kỳ
Ban lãnh đạo phải luôn học hỏi và tìm hiểu các phương thức sản xuất hiệu quả hơn và tạo điều kiện cho công nhân được bổ sung kiến thức. Do đó, định kỳ nên
thuê các chuyên gia đến nói chuyện trước toàn thể anh chị em công nhân về các đề tài sản xuất cũng như chất lượng. Ngoài ra, Ban lãnh đạo công ty cũng nên cử người tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn nhằm tiếp cận với các phương thức quản lý mới nhằm giúp cho hoạt động công ty ngày càng hiệu quả hơn, cũng như các biện pháp mới nhằm nâng cao hiệu quả của chương trình 5S.
Thực ra, việc thực hiện Shitsuke được tiến hành trong suốt quá trình áp dụng 5S. Yếu tố con người trong 5S được đưa lên hàng đầu trong các công ty Nhật. Một