tránh đƣợc tối đa các tiêu cực và bất cập đang tồn tại lâu nay ở ngành hải quan truyền thống.
Doanh nghiệp đƣợc công nhận là một AEO sẽ đƣợc hƣởng các lợi ích từ thủ tục đơn giản, tạo thuận lợi và quy trình thủ tục đặc biệt liên quan đến kiểm tra giám sát hải quan. Việc đơn giản hoá, tạo thuận lợi và quy trình thủ tục đặc biệt áp dụng cho các doanh nghiệp AEO trên thực tế sẽ tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố bao gồm các quy trình thủ tục đang đƣợc áp dụng và quy trình thủ tục đƣợc cơ quan Hải quan chấp thuận, các hoạt động doanh nghiệp, loại hình kinh doanh và khối lƣợng hàng hóa xuất khẩu và/ hoặc nhập khẩu.
3.2.2. Các giải pháp từ phía Đại lý làm thủ tục hải quan và doanh nghiệp xuất nhập khẩu xuất nhập khẩu
- Đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền giới thiệu, quảng bá (Marketing) về hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan:
Marketing ngày nay đã trở nên cần thiết với tất cả các quốc gia, các công ty, hoạt động của Marketing cũng chịu tác động của nhiều nhân tố khác nhƣ: thị trƣờng và môi trƣờng Marketing; lĩnh vực sản xuất; chiến lƣợc xuất nhập khẩu của quốc gia hay của công ty... Mỗi công ty xuất nhập khẩu hàng hóa hay dịch vụ cần xây dựng cho mình một chiến lƣợc Marketing thích hợp nhằm làm tăng tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Mục tiêu hàng đầu của chiến lƣợc Marketing là phân bổ có hiệu quả, phối hợp các nguồn lực Marketing và các hoạt động để hoàn thành mục tiêu trong thị trƣờng - sản phẩm cụ thể. Do vậy, những quyết định về phạm vi chiến lƣợc Marketing liên quan đến xác định phân đoạn thị trƣờng mục tiêu, dòng sản phẩm cung. Kế đến là xác định lợi thế cạnh tranh và nguồn lực thông qua chƣơng trình Marketing hỗn hợp (sản phẩm, giá cả, phân phối, xúc
tiến thƣơng mại...) đƣợc thiết kế cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng ở thị trƣờng mục tiêu.
Các Đại lý hải quan có thể phối hợp với Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam tổ chức Hội nghị trao đổi với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, các Hiệp hội giao nhận - vận tải, các đại lý làm thủ tục hải quan theo từng khu vực nhằm mục đích giới thiệu về hoạt động của đại lý và lợi ích khi ký hợp đồng với đại lý làm thủ tục hải quan.
Các Đại lý hải quan cần tìm hiểu nguyên nhân tại sao chủ hàng không muốn ký hợp đồng đại lý làm thủ tục hải quan. Hoạt động Marketing có hiệu quả sẽ đảm bảo cho các doanh nghiệp cung ứng và sử dụng các dịch vụ trung gian đứng vững trên thị trƣờng. Đại lý hải quan không chỉ xác định đƣợc đối tƣợng phục vụ của mình mà còn phải xác định đƣợc chất lƣợng, giá cả, phân tích đƣợc khả năng sinh lời để từ đó có chính sách phù hợp nhất. Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam, ngƣời sử dụng các dịch vụ của ngƣời đại lý làm thủ tục hải quan, ngoài việc nắm vững tình hình cung cấp, đội ngũ ngƣời làm dịch vụ... họ còn phải xác định đƣợc những lợi ích do đại lý làm thủ tục hải quan mang lại trong họat động kinh doanh xuất nhập khẩu để từ đó xây dựng một chiến lƣợc khai thác có hiệu quả nhất.
- Xây dựng tiêu chí đánh giá uy tín Đại lý làm thủ tục hải quan:
Một vấn đề nữa là để nâng cao uy tín của đại lý hải quan trên thị trƣờng và để quảng bá cho “thƣơng hiệu” của mỗi đại lý hải quan, cần có tiêu chí đánh giá kết quả cung cấp dịch vụ hỗ trợ đối với ngƣời xuất nhập khẩu.
Các tiêu chí đánh giá kết quả cung cấp dịch vụ của đại lý hải quan là: Số lƣợng vƣớng mắc và nhu cầu tƣ vấn đƣợc thỏa mãn, tỷ lệ nhu cầu đƣợc tƣ vấn so với nhu cầu đăng ký, mức độ thỏa mãn của ngƣời xuất nhập khẩu sau khi đƣợc đại lý hải quan hƣớng dẫn và giải đáp, tỷ lệ đại lý trả lời đúng so với tổng số nhu cầu tƣ vấn và giải đáp, tỷ lệ khai đúng của đại lý hải quan, thời
gian thông quan cho một lô hàng, trình độ am hiểu về nghiệp vụ giao nhận, xuất nhập khẩu, nghiệp vụ hải quan, khả năng về tài chính để có thể thay mặt chủ hàng thực hiện các nghĩa vụ về thuế, lệ phí với cơ quan Hải quan hoặc hạn chế các rủi ro khi ủy quyền cho đại lý làm thủ tục vận chuyển hàng hóa,..
- Lựa chọn Đại lý làm thủ tục hải quan trong hoạt động kinh doanh: Để lựa chọn một Đại lý hải quan hoạt động có hiệu quả ngƣời sử dụng cần dựa vào các chỉ tiêu sau đây:
+ Khả năng chuyên môn:
Chuyên môn nghiệp vụ là một trong những tiêu chuẩn quan trọng nhất khi lựa chọn đại lý hải quan làm thủ tục hải quan trong hoạt động kinh doanh nói chung và trong xuất nhập khẩu nói riêng. Giống nhƣ một ngƣời môi giới trong lĩnh vực thuê tàu phải nắm đƣợc các thông tin về tàu: tên tàu, loại tàu, quốc tịch, trọng tải, số lƣợng hàng hóa mà tàu đã chuyên chở, số lƣợng dƣ thừa chƣa có hàng, giá cƣớc... Có nhƣ vậy họ mới giúp cho ngƣời đi thuê tàu lựa chọn đƣợc loại tàu, giá cƣớc... thích hợp nhất. Hoặc nhƣ ngƣời đại lý bán hàng không chỉ nắm đƣợc nhu cầu, thị hiếu khách hàng... mà họ còn phải nắm đƣợc các quy định của luật pháp có liên quan. Nếu không thông hiểu, họ sẽ không giúp đƣợc ngƣời ủy thác tránh đƣợc các rủi ro trong kinh doanh, họ cũng không thể cung cấp đƣợc các thông tin xác thực về thị trƣờng, giá cả, thay đổi của luật pháp các nƣớc có liên quan. Trong thời đại hiện nay các thông tin về thị trƣờng, giá cả, thay đổi của luật pháp... sẽ quyết định đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp.
+ Khả năng tài chính:
Đại lý hải quan ngoài việc giỏi nghiệp vụ, chuyên môn họ còn phải có khả năng tài chính. Điều này ngƣời ủy thác phải nắm rất chắc. Khả năng tài chính của ngƣời đại lý làm thủ tục hải quan đƣợc thể hiện:
(2) Vốn lƣu động.
(3) Doanh thu của Đại lý hải quan
Ngƣời ủy thác quan hệ với Đại lý hải quan có khả năng tài chính sẽ giải quyết đƣợc các khó khăn vƣớng mắc sau đây:
(4) Lợi dụng vốn của ngƣời đại lý làm thủ tục hải quan khi cần thiết
trong trƣờng hợp mua hàng và cả trong bán hàng.
(5) Nếu khi mua hàng thiếu vốn, trong hợp đồng ủy thác, ngƣời ủy
thác có thể ủy thác và nhờ đại lý hải quan thanh toán giúp sau đó sẽ hoàn lại, còn khi bán hàng nếu tiền hàng chƣa thu đƣợc, thì đại lý hải quan có thể ứng vốn của mình để trả trƣớc cho ngƣời ủy thác.
(6) Ngoài ra trong trƣờng hợp đại lý hải quan vi phạm hợp đồng, làm
mất hay hƣ hỏng hàng hóa... ngƣời ủy thác vẫn có thể thu hồi lại đƣợc bằng các biện pháp bắt đại lý hải quan bảo lãnh, đặt cọc tiền...
+ Cơ sở vật chất:
Một đại lý hải quan có uy tín, có khả năng thu hút ngƣời xuất khẩu, nhập khẩu, ký hợp đồng và thay mặt họ thực hiện các công việc liên quan đến việc hoàn thành việc xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, ngoài việc khoản tiền thỏa thuận trong hợp đồng và khả năng chuyên môn, họ còn phải có cơ sở vật chất đảm bảo, nhất là trong trƣờng hợp họ ủy thác các khâu tiếp theo sau khi nhập khẩu hay xuất khẩu hàng hóa (nhƣ mua bán hàng, ký gửi hàng hóa, bao tiêu sản phẩm.v.v.). Rất nhiều đại lý hải quan lớn trên thế giới họ đều có hệ thống kho tàng, bến bãi, một số lƣợng lớn phƣơng tiện vận tải… có khả năng thực hiện trọn gói các công việc liên quan cả trƣớc, trong và sau khi xuất khẩu, hoặc nhập khẩu hàng hóa.
Các đại lý hải quan phải sẵn sàng các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và có đội ngũ nhân lực tinh thông về nghiệp vụ hải quan để có thể thay mặt cho doanh nghiệp làm các thủ tục cần thiết trong việc thông quan hàng hóa.
+ Uy tín của Đại lý hải quan:
Để đội ngũ đại lý hải quan thực sự là “cánh tay nối dài” của cơ quan Hải quan, cần tiếp tục đề ra các giải pháp hoàn thiện về chính sách cũng nhƣ trong triển khai thực hiện. Trong đó, các đại lý đề nghị cần đề ra chính sách ƣu tiên, ƣu đãi rõ ràng, cụ thể hơn nữa để doanh nghiệp XNK nhận thấy sự khác biệt, thu hút họ làm thủ tục thông qua đại lý hải quan, đồng thời các đại lý hải quan thì mong muốn mở rộng họat động hơn nữa. Theo phản ánh của doanh nghiệp tại hội nghị đối thoại giữa doanh nghiệp và hải quan do Phòng Công nghiệp và Thƣơng mại phối hợp với Tổng cục Hải quan tổ chức tháng 12 năm 2008 tại Hà Nội, thì các doanh nghiệp XNK quan tâm nhất là khi ký hợp đồng làm thủ tục hải quan thông qua đại lý hải quan là họ sẽ thu đƣợc lợi ích gì, sẽ tiết kiệm đƣợc bao nhiêu chi phí, thời gian thông quan hàng hóa sẽ rút ngắn đƣợc bao nhiêu.v.v.
+ Các điều kiện khách quan khác.
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu việc lựa chọn và sử dụng đại lý hải quan nhƣ thế nào cũng còn tùy thuộc vào nhiều vấn đề liên quan nhƣ: tính chất hàng hóa, thời gian cần thiết để mua bán hàng, vị thế của doanh nghiệp, thị trƣờng, khả năng tài chính.v.v.
Sử dụng đại lý hải quan sẽ là giải pháp tốt nhất khi cần thực hiện càng nhanh càng tốt các việc liên quan đến xuất khẩu hàng hóa là những mặt hàng tƣơi sống. Bởi vì ngay sau khi xuất khẩu hàng hóa đi, ngƣời xuất khẩu (hoặc nhà nhập khẩu) rất cần cả cần sự chăm sóc tại nơi bán hàng, những mặt hàng cần có mặt trên thị trƣờng để ngƣời mua lựa chọn.v.v. Nhất là đối với mặt hàng cần điều kiện bảo quản đặc biệt và bán rất đƣợc giá, nhƣng phải phải làm sao đƣa hàng từ nơi bán (xuất khẩu) tới nơi mua (ngƣời nhập khẩu để sau đó bán trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng) là nhanh nhất. Để làm đƣợc việc đó thì không có hình thức nào hữu hiệu hơn là phải thông qua đại lý hải quan. Thậm
chí cả khi hàng hóa đang tăng giá, hàng dễ tiêu thụ thì ngƣời nhận ủy thác cũng có thể sử dụng hình thức đại lý hải quan để thực hiện cả việc bao tiêu hàng đã nhập khẩu.
Với một thị trƣờng xa, luật pháp phức tạp nhƣ thị trƣờng Mỹ thì khi xuất khẩu hàng hóa các doanh nghiệp Việt Nam nên sử dụng đại lý hải quan, ủy thác cho đại lý hải quan các việc liên quan, từ việc xuất khẩu hàng hóa đi Mỹ, nhập khẩu hàng hóa vào thị trƣờng Mỹ để tránh các vụ kiện cáo, các rắc rối về mặt pháp lý, đặc biệt là khi Mỹ áp dụng “Đạo luật chống khủng bố sinh học”, “ Quy định đảm bảo an toàn cho hàng vận chuyển bằng container”. Nếu thời gian việc phải nhập khẩu nhanh nhất hàng hóa (cả ngƣời xuất khẩu và ngƣời nhập khẩu cần phải xuất khẩu và nhập khẩu hàng nhanh nhất) thì việc sử dụng đại lý hải quan sẽ hiệu quả hơn là tự mình trực tiếp thực hiện các công việc phức tạp này.
- Thiết lập hợp đồng chặt chẽ với doanh nghiệp đại lý làm thủ tục hải quan:
Trong số các điều kiện thỏa thuận, ngoài việc tuân thủ các quy định của luật pháp các nƣớc có liên quan, cần làm rõ quyền và trách nhiệm của các bên trong hợp đồng; quy định này phải rất rõ ràng và cụ thể, do vậy cần lƣu ý các loại điều khoản sau:
- Lưu ý về quyền của các bên có liên quan:
Đại lý hải quan có thể làm một số việc cụ thể hoặc thực hiện tất cả các việc liên quan đến thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng hoá XNK (làm thủ tục để xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hoá, bao gồm cả việc nộp các loại thuế và phí có liên quan để xuất khẩu/nhập khẩu hàng và cả các việc liên quan đến tranh chấp, giải quyết khiếu nại liên quan đến hàng hoá.v.v.) tuỳ theo nội dung thoả thuận trong hợp đồng rộng hẹp khác nhau và nhƣ vậy quyền nhận thù lao cũng không giống nhau.
- Lưu ý về nghĩa vụ các bên:
+ Bên ủy thác: Chấp nhận các đơn đặt hàng; Cung cấp thông tin; giấy phép ở khu vực đại lý; Bảo vệ quyền của đại lý; Ngăn chặn sự cạnh tranh không lành mạnh, vi phạm quyền sở hữu công nghiệp.
+ Bên đại lý: Bảo vệ lợi ích của bên ủy thác; khi nào đƣợc quyền ký hợp đồng nhân danh ngƣời ủy thác; tuân thủ các điều kiện về định đoạt hàng hoá; ngăn cấm cạnh tranh; trƣờng hợp đại lý hoạt động nhƣ nhà phân phối; đối với hàng gửi bán; cung cấp dịch vụ sau bán hàng; thông báo cho bên ủy thác; đăng ký hợp đồng; giữ bí mật; tổ chức các đại lý thứ cấp; trách nhiệm đối với khách hàng vỡ nợ; trả tiền; trách nhiệm đảm bảo khả năng thanh toán của khách hàng; trách nhiệm về quyền sở hữu công nghiệp cuả ngƣời ủy thác; trách nhiệm về doanh thu tối thiểu; quyền đƣợc đảm bảo doanh thu tối thiểu.
- Lưu ý về thù lao cho Đại lý làm thủ tục hải quan:
Thù lao trong hợp đồng đại lý làm thủ tục hải quan cũng có cách quy định giống nhƣ trong hợp đồng môi giới. Khoản tiền thù lao lớn hay nhỏ thƣờng căn cứ vào các cơ sở sau:
+ Quyền và trách nhiệm của các bên.
+ Thời gian cần thiết để thực hiện công việc ủy thác. + Tính chất mặt hàng và thị trƣờng.
+ Chi phí mà các bên phải gánh chịu.
+ Uy tín và khả năng chuyên môn của ngƣời đại lý làm thủ tục hải quan.
- Lưu ý về thanh toán tiền thù lao cho đại lý làm thủ tục hải quan:
Việc thanh toán tiền thù lao đƣợc tiến hành sau khi ngƣời đại lý hoàn thành nghĩa vụ nêu trong hợp đồng. Nhƣ vậy trong hợp đồng các bên phải quy định phƣơng thức, thời gian thanh toán, số tiền thanh toán. Số tiền và thời gian thanh toán các bên sẽ phải căn cứ vào tiến độ mua bán hàng hóa, dịch vụ mà ngƣời đại lý phải hoàn thành. Khi quy định số tiền thanh toán các bên
cũng cần lƣu ý số tiền ràng buộc trách nhiệm đối với ngƣời đại lý, số tiền này chỉ đƣợc nhận sau khi ngƣời đại lý đã thanh lý xong hợp đồng.
- Đào tạo người của doanh nghiệp XNK và doanh nghiệp đại lý làm thủ tục hải quan có trình độ nghiệp vụ về các lĩnh vực công việc có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.
Việc đào tạo, đào tạo lại hoặc bổ sung những kiến thức cơ bản về thủ tục hải quan cho những ngƣời làm việc trong các doanh nghiệp XNK và doanh nghiệp đại lý làm thủ tục hải quan là một việc cần làm thƣờng xuyên, liên tục và đƣợc quan tâm đúng mức. Trong đào tạo lại thì đào tạo chuyên sâu phải đƣợc đặt lên hàng đầu vì nó quyết định rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc đào tạo phải đƣợc gắn liền với chế độ khuyến khích vật chất, chế độ phân công công tác thì mới có động lực thúc đẩy quá trình trang bị và tự trang bị kiến thức mới nhất. Điều này đã đƣợc nhiều doanh nghiệp XNK cũng nhƣ doanh nghiệp đại lý làm thủ tục hải quan sử dụng thành công trong hoạt động của doanh nghiệp.
Tiểu kết chương 3
Lợi ích mà đại lý hải quan có thể mang lại cho Doanh nghiệp là hết sức rõ ràng và thiết thực, không chỉ cho phía cộng động doanh nghiệp và còn cả phía cơ quan hải quan. Việc cần thiết phải xây dựng một khung pháp lý đồng bộ, thống nhất các văn bản pháp luật trong hoạt động đại lý hải quan để thúc đẩy các tổ chức thực hiện đúng các quy định, chủ trƣơng của Nhà nƣớc, góp