- Đại lý hải quan
Theo Luật Hải quan năm 2001 thì: "Đại lý làm thủ tục hải quan là người khai hải quan theo sự uỷ quyền của người có quyền và nghĩa vụ trong việc làm thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất nhập khẩu" [Điều 21];
Tại Nghị định 14/2011/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2011 của Chính
phủ cũng nêu rõ: “Đại lý làm thủ tục hải quan là thương nhân thay mặt người
có hàng xuất khẩu, nhập khẩu thực hiện trách nhiệm của người khai hải quan theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật Hải quan và thực hiện các công việc khác về thủ tục hải quan theo thỏa thuận trong hợp đồng” [Điều 1]
Theo quy định này thì đại lý hải quan là những ngƣời chuyên làm dịch vụ hải quan theo hợp đồng đại lý. Họ đứng tên đại lý trên tờ khai hải quan, ký tên và đóng dấu của mình vào ô ngƣời khai hải quan hoặc dùng chữ ký số của mình để truyền tờ khai. Bản chất pháp lý của đại lý hải quan chính là một hoạt động trung gian thƣơng mại. Tuy nhiên, đại lý hải quan lại khác với ngƣời khai thuê hải quan. Mặc dù đều là đơn vị cung cấp dịch vụ thông quan, nhƣng đại lý hải quan phải đứng tên trên Tờ khai hải quan, với vai trò đại lý, dùng chữ ký và dấu pháp nhân của mình để khai. Trong khi đó, ngƣời khai thuê hải quan dùng giấy giới thiệu của chủ hàng để làm thủ tục hải quan. Họ không xuất hiện trên bất cứ chứng từ nào của bộ hồ sơ khai hải quan. Với cơ quan hải quan, họ chính là ngƣời của chủ hàng.
- Bên giao đại lý:
Bên giao đại lý ở đây chính là các doanh nghiệp XNK đóng vai trò là chủ hàng thuê đại lý hải quan thực hiện nhiệm vụ khai hải quan. Ở Việt Nam chủ yếu tồn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ có hoạt động XNK lại không thƣờng xuyên.
Bản thân các chủ hàng này là các doanh nghiệp XNK có công việc chủ yếu hay ít nhiều liên quan đến xuất và nhập hàng hoá. Việc làm thủ tục hải quan cho các lô hàng XNK này có đƣợc thuận tiện và nhanh chóng hay không ảnh hƣởng trực tiếp đến tiến độ làm việc của họ. Chính vì vậy việc bằng cách này hay cách khác thông quan hàng hoá một cách sớm nhất là việc mà doanh nghiệp XNK quan tâm hàng đầu. Khi tham gia mối quan hệ là chủ hàng với đại lý hải quan thì các doanh nghiệp thực hiện một hợp đồng dịch vụ uỷ quyền với bên đại lý hải quan và cũng có đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của bên ký hợp đồng nhƣ quyền yêu cầu thực hiện hợp đồng, quyền chấm dứt hợp đồng hay nghĩa vụ cung cấp thông tin cho bên đại lý hải quan… Trong quan hệ này, bên chủ hàng không những đƣợc hƣởng quyền và lợi ích trong việc đƣợc đại lý hải quan thực hiện thay mà còn không phải chịu trách nhiệm pháp lý khi bên đại lý hải quan có sự sai sót hay sự cố trong quá trình hoạt động.
- Cơ quan Nhà nước:
Cơ quan quản lý Nhà nƣớc ở đây đƣợc hiểu là cơ quan Hải quan. Việc thực hiện dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan mang lại khá nhiều lợi ích cho cơ quan hải quan, chính vì vậy cơ quan hải quan tham gia mối quan hệ này với vai trò là bên thứ ba làm việc trực tiếp với bên đại lý hải quan đồng thời làm việc gián tiếp với bên chủ hàng, mối quan hệ này đƣợc thiết lập với sự thống nhất bằng hợp đồng đại lý giữa bên chủ hàng và bên đại lý hải quan. Theo đó, bên chủ hàng sẽ uỷ quyền cho bên đại lý hải quan thay mình thực hiện nhiệm vụ khai báo và làm thủ tục hải quan; Bên đại lý hải quan phải chịu trách nhiệm trƣớc chủ hàng và cơ quan Hải quan về việc làm của mình, việc phân định trách nhiệm của các bên đƣợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng đại lý.
2.1.2. Xác lập tư cách Đại lý hải quan
- Điều kiện để trở thành Đại lý hải quan
+ Điều kiện về chủ thể: Theo Luật hải quan 2014 thì đại lý làm thủ tục hải quan phải có đầy đủ các điều kiện sau:
(1) Có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ngành, nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá hoặc đại lý làm thủ tục hải quan;
(2) Có nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan;
(3) Có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng điều kiện để thực hiện khai hải quan điện tử và các điều kiện khác theo quy định [khoản 1, Điều 20].
Nhân viên Đại lý hải quan
+ Đại lý hải quan là một loại hình đặc biệt trong đó yêu cầu phải có các nhân viên đại lý có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan. Tại Luật hải quan 2014 quy định nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan là công dân Việt Nam phải đáp ứng các điều kiện sau:
(1) Có trình độ cao đẳng kinh tế, luật, kỹ thuật trở lên; (2) Có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan;
(3) Đƣợc cơ quan hải quan cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan [khoản 2, Điều 20]
Nhƣ vậy, so với điều kiện để trở thành đại lý hải quan đƣợc quy định tại Nghị định số 14/2011/NĐ-CP thì Luật hải quan 2014 không có nhiều khác biệt, riêng điều kiện về nhân viên, Luật hải quan 2014 quy định có trình độ từ cao đẳng các ngành kinh tế, luật, kỹ thuật nhằm nâng cao chất lƣợng của dịch vụ đại lý hải quan. Thực tế cho thấy, nguyên tắc quan trọng nhất để phát triển hoạt động hải quan chính là phải có một sự bảo đảm rằng những tờ khai do đại lý hải quan làm có chất lƣợng tốt hơn tờ khai khách hàng làm. Chính vì vậy, Luật hải quan đã quy định trình độ nhân viên đại lý hải quan cao hơn so với Nghị định 14/2011/NĐ-CP trƣớc đây.
+ Các trƣờng hợp không đƣợc làm nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan, theo quy định tại Nghị định 14/2011/NĐ-CP:
(2)Ngƣời đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang phải chấp hành hình phạt tù.
(3)Ngƣời đã bị xử lý hành chính về hành vi vi phạm pháp luật hải quan
và thuế trong phạm vi một (01) năm tính đến ngày nộp hồ sơ đề nghị cấp thẻ nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan.
(4)Công chức, viên chức nhà nƣớc đang tại chức [Điều 4].
Quy định này nhằm thắt chặt phạm vi đối tƣợng tham gia làm nhân viên đại lý hải quan, nói chung các quy định này cũng phù hợp với các quy định của các văn bản pháp luật khác về điều kiện cơ bản để tham gia hoạt động trong một ngành nghề đặc biệt nhƣ đại lý hải quan.
Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2005, đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì phải có điều kiện kinh doanh đặc biệt; Doanh nghiệp và ngƣời đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng điều kiện kinh doanh theo quy định. Nếu doanh nghiệp tiến hành kinh doanh mà không có đủ điều kiện thì ngƣời thành lập doanh nghiệp và ngƣời đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải liên đới chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về việc kinh doanh đó. Nhƣ vậy, lĩnh vực dịch vụ làm thủ tục hải quan thuộc nhóm ngành kinh doanh có điều kiên nên điều kiện kinh doanh phải đảm bảo:
Một là, đại lý hải quan phải có năng lực về tài chính để đảm bảo điều
kiện thực hiện chức năng khai hải quan thay mặt cho chủ hàng. Khi thực hiện chức năng này đại lý hải quan phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính đối với hàng hoá XNK. Vì vậy số tiền ký quỹ để đảm bảo thực hiện nghĩa vụ của đại lý hải quan phải dựa trên tiêu chí: tối thiểu bằng số tiền thuế đƣợc xác định dựa trên cơ sở số thuế phải nộp đối với hàng hoá XNK.
Hai là, đại lý hải quan phải đáp ứng điều kiện cơ sở vật chất - kỹ thuật
yêu cầu của cơ quan hải quan tại nơi đăng ký và làm thủ tục hải quan. Trong điều kiện tự do hoá thƣơng mại và thực hiện các cam kết quốc tế về đơn giản hoá và hài hoà hoá thủ tục hải quan, việc khai báo và làm thủ tục hải quan từng bƣớc sẽ tiến dần đến việc thực hiện tự động hoá quy trình thủ tục hải quan, từ khâu đăng ký tờ khai hải quan, kiểm tra hải quan đến thông quan hàng hoá cho nên việc đảm bảo cơ sở vật chất cho đại lý là một điều kiện tối thiểu.
Ba là, phải có đội ngũ nhân lực cần thiết hội đủ điều kiện hành nghề
trong lĩnh vực khai báo và làm thủ tục hải quan theo quy định của cơ quan hải quan. Do đặc điểm hoạt động nghiệp vụ khai báo và làm thủ tục hải quan, ngƣời khai hải quan muốn thực thi tốt chính sách về hải quan phải nắm đầy đủ chuyên môn, nghiệp vụ, quy trình, thủ tục hải quan. Vì vậy, đòi hỏi ngƣời khai hải quan phải có kiến thức nghiệp vụ hải quan tổng hợp cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt nghĩa vụ của mình. Đây là một điều kiện tiên quyết đến việc chấp hành quyền và nghĩa vụ của ngƣời khai hải quan đối với đại lý làm thủ tục hải quan.
Bốn là, phải có cam kết chấp hành tốt pháp luật hải quan và chịu sự
quản lý của cơ quan hải quan. Việc chấp hành tốt chính sách về hải quan nhằm góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy tiến trình cải cách hiện đại hoá, tự động hoá quy trình, thủ tục hải quan là đòi hỏi của cả cơ quan hải quan và chủ hàng đối với đại lý hải quan. Vì vậy, đánh giá việc chấp hành tốt pháp luật về hải quan là để khẳng định sự tồn tại, vai trò của từng đại lý hải quan trong hệ thống đại lý hải quan. Đồng thời, quá trình hoạt động của đại lý hải quan phải chịu sự quản lý của cơ quan hải quan. Khi thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình nếu đại lý hải quan vi phạm pháp luật về hải quan thì ngoài việc phải bị xử lý theo pháp luật, đền bù thiệt hại vật chất cho chủ hàng còn bị cấm hoạt động dịch vụ trong lĩnh vực này trong một thời gian hạn định.
- Đăng ký tư cách Đại lý hải quan:
Theo Nghị định 14/2011/NĐ-CP thì trƣớc khi hoạt động, đại lý hải quan phải lập hồ sơ thông báo đủ điều kiện làm đại lý làm thủ tục hải quan gửi Cục Hải quan tỉnh đóng trụ sở chính. Hồ sơ gồm:
(1) Văn bản thông báo theo mẫu do Bộ Tài chính quy định.
(2)Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chứng thực.
(3)Bản sao chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan có chứng thực của từng
nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan.
(4) Mẫu chữ ký của ngƣời có thẩm quyền của đại lý làm thủ tục hải quan đƣợc ký tên trên tờ khai hải quan [Điều 7].
Trong thời hạn năm (05) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Cục Hải quan tỉnh phải xác nhận và gửi thông báo xác nhận có đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan cho các đại lý hải quan. Trƣờng hợp cần thời gian để xác minh thêm về các điều kiện làm đại lý làm thủ tục hải quan thì thời hạn gửi thông báo xác nhận không quá mƣời (10) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Đồng thời, Cục Hải quan có trách nhiệm gửi và đăng thông báo xác nhận đại lý hải quan có đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.
Sau khi đƣợc công nhận là đại lý hải quan, nhân viên của doanh nghiệp làm đại lý làm thủ tục hải quan nếu đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Điều 3 và không vi phạm các quy định tại Điều 4 Nghị định số 14/2011/NĐ- CP thì đƣợc Giám đốc đại lý hải quan cấp thẻ nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan; Sau khi cấp thẻ, đại lý hải quan có trách nhiệm thông báo danh sách nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan đƣợc cấp thẻ về Tổng cục Hải quan để cập nhật trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.
Thủ tục hoàn thành là lúc chủ thể đại lý hải quan ra đời, đi vào hoạt động và chịu sự điều chỉnh trực tiếp của pháp luật Hải quan và các văn bản
liên quan khác, trở thành một thành viên trong hệ thống đại lý hải quan hoạt động rộng khắp trong cả nƣớc.