6 L00-L99 Bệnh da và mô dưới da 89 1,3
7 E00-E90 Bệnh nội tiết, dinh dưỡng và chuyển
hóa
512
7,7
8 J00-J99 Bệnh hệ hô hấp 254 3,8
9 N00-N99 Bệnh hệ tiết niệu, sinh dục 322 4,8
10 A00-B99 Nhiễm khuẩn và ký sinh trùng 456 6,9
11 C00-D48 Bệnh bưới tân sinh (khối u) 98 1,5
12 D50-D98 Bệnh máu và cơ quan tạo máu 135 2,0
13 O00-O99 Thai nghén, sinh sản, hậu sản 213 3,2
14 Bệnh khác 25 0,3
Tổng số 6.626 100,0
Nhận xét: Năm 2013, MHBT tại bệnh viện YHCT TƯ đa dạng và tỷ lệ mắc giữa các chương bệnh khác nhau. Năm chương bệnh có tỷ lệ mắc cao nhất tại bệnh viện: bệnh cơ xương khớp (31,2%); bệnh hệ tuần hoàn (16,0%); bệnh hệ tiêu hóa (15,6%); bệnh nội tiết, dinh dưỡng và chuyển hóa (7,7%); bệnh nhiễm khuẩn và ký sinh trùng (6,9%).
36
Bảng 3.6. Cơ cấu DMT của bệnh viện YHCT TW
TT Danh mục thuốc Số lượng Tỷ lệ %
1 Thuốc tân dược 241 42,8
2 Thuốc đông dược 269 47,8
3 Chế phẩm YHCT 53 9,4
Tổng số 563 100,0
Theo quan niệm của cộng đồng thì thuốc YHCT chủ yếu để điều trị các bệnh mạn tính, đối tượng khám và điều trị tại bệnh viện chủ yếu là BHYT, chính sách và dịch vụ y tế. Chính vì vậy mà DMT được xây dựng phù hợp với MHBT và các đối tượng đến khám chữa bệnh. DMT hầu như ổn định, DMT đông dược có phần cao hơn thuốc tân dược cũng là phù hợp với mô hình bệnh tật và đối tượng bệnh nhân của bệnh viện
3.1.2. Hoạt động mua sắm thuốc
3.1.2.1.Kinh phí mua thuốc
Kinh phí mua thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao phục vụ công tác khám chữa bệnh trong bệnh viện dựa trên các nguồn chính là:
- Kinh phí nhà nước cấp
- Kinh phí do bảo hiểm xã hội chi trả
- Kinh phí trích một phần từ nguồn thu viện phí
Cơ cấu kinh phí mua sắm thuốc đông dược
Tổng kinh phí mua thuốc Đông dược năm 2013 được trình bày tại bảng 3.7.
Bảng 3.7 Cơ cấu kinh phí mua sắm thuốc đông dược trên tổng kinh phí (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đơn vị: Triệu đồng
TT Danh mục thuốc Số lượng Kinh phí Tỷ lệ (%)
1 Thuốc tân dược 241 16.546,3 37,8
2 Thuốc đông dược 269 23.844,3 54,4
3 Chế phẩm YHCT 53 3.339,2 7,8
Tổng số 563 43.729,8 100,0
Biểu đồ kinh phí mua sắm thuốc đông dược năm 2013 được thể hiện theo hình 3.3.
37
37.8
54.4
7.8
Thuốc tân dược Thuốc đông dược Chế phẩm YHCT
Hình 3.3. Kinh phí mua sắm thuốc đông dược năm 2013
Kinh phí mua thuốc đông dược theo nguồn gốc Nam – Bắc được thể hiện theo bảng 3.8.
Bảng 3.8. Tỷ lệ kinh phí mua thuốc đông dược theo nguốn gốc Nam – Bắc
Đơn vị: Triệu đồng
STT Nhóm thuốc Thành tiền (VNĐ) Tỷ lệ (%)
1 Thuốc Nam 6.390,3 26,8
2 Thuốc Bắc 17.454,0 73,2
Tổng số 23.844,3 100,0
Kinh phí mua thuốc Đông dược chiếm tỷ lệ tương đối lớn ( 54,4%) so với tổng kinh phí mua thuốc của năm 2013. Trong đó tỷ lệ kinh phí mua thuốc Bắc khá cao (73,2%) so với tỷ lệ mua thuốc Nam là (26,8%).
3.1.2.2 Phương thức mua
Để đảm bảo cung ứng thuốc đông dược đủ về số lượng, đảm bảo chất lượng phục vụ cho nhu cầu khám chữa bệnh. Từ năm 2008 đến nay bệnh viện đều tổ chức đấu thầu rộng rãi gói thầu “mua sắm thuốc đông dược” theo kế hoạch mỗi năm một lần.
3.1.2.3 Quy trình đấu thầu
Việc đấu thầu mua sắm thuốc đông dược được căn cứ trên luật đấu thầu số 61/2005/QH11, thông tư liên tịch số 10/2007/TTLT-BYT-BTC và các văn bản đấu thầu liên quan.
Quá trình đấu thầu thuốc đông dược tại bệnh viện YHCTTW đã tuân thủ các bước theo quy định của luật đấu thầu, có sự tham gia của các thành phần như HĐT & ĐT, tổ tư vấn, tài chính và khoa Dược. Bệnh viện tổ chức
38
đấu thầu rộng rãi thuốc đông dược vào tháng 1/2013 theo quy trình được biểu diễn tại hình 3.4.
Giám đốc bệnh viện ra quyết định thành lập tổ chuyên gia gồm 9 thành viên và tổ thẩm định gồm 3 thành viên. Các thành viên đều có chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ đấu thầu. Tổ chuyên gia có nhiệm vụ lập kế hoạch đấu thầu, xây dựng hồ sơ mời thầu, tiếp nhận, bảo quản hồ sơ dự thầu và xét thầu theo quy định hiện hành của Nhà nước (Quy trình xét thầu được biểu diễn tại hình 3.5). Tổ thẩm định có nhiệm vụ thẩm định lại Hồ sơ mời thầu, quy trình và kết quả xét thầu của tổ chuyên gia.
Quy trình đấu thầu rộng rãi thuốc đông dược được tổ chức qua 5 giai đoạn: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
39
Hình 3.4. Quy trình đấu thầu thuốc
- Xây dưng DMT đấu thầu - Xác định nhu cầu thuốc - Xây dựng giá kế hoạch - Lập hồ sơ mời thầu
Hoàn chỉnh Hồ sơ mời thầu
CQ THẨM ĐỊNH -Vụ KHTC - Vụ Bảo hiểm - Cục YDH cổ truyền
Thông báo mời thầu
Phát hành hồ sơ mời thầu
Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu
Đóng thầu, mở thầu
Xét thầu
Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu GIAI ĐOẠN 1 CHUẨN BỊ ĐẤU THẦU GIAI ĐOẠN 2 TỔ CHỨC ĐẤU THẦU GIAI ĐOẠN 3 XÉT THẦU GIAI ĐOẠN 4: THẨM ĐỊNH VÀ PHÊ DUYỆT
GIAI ĐOẠN 5: Công bố kết quả, thương thảo và ký kết hợp đồng
40
Hình 3.5. Quy trình xét thầu của bệnh viện
- Nguồn gốc - Chất lượng - Kho bảo quản - Giấy phép lưu hành - Kế hoạch cung ứng
Đánh giá về mặt kỹ thuật
Không vượt giá kế hoạch
Đánh giá về giá
- Kinh nghiệm
- Năng lực kinh doanh - Năng lực tài chính - Yêu cầu khác
Đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhà
thầu
- Tư cách hợp lệ của nhà thầu - Đơn dự thầu hợp lệ
- Đảm bảo dự thầu hợp lệ - Hiệu lực của HSDT đảm bảo - Tổng giá dự thầu cố định
- Không có tên trong nhiều HSDT - Không vi phạm luật đấu thầu - Thuốc có nguồn gốc, GPLH - Có cam kết thu hồi khi yêu cầu
Đánh giá tính hợp lệ của HSDT và đáp ứng điều
41
Năm 2013, bệnh viện đã tổ chức đấu thầu thành công gói thầu ”mua sắm thuốc đông dược” phục vụ cho nhu cầu sử dụng tại bệnh viện. Quy trình đấu thầu thuốc đông dược được thực hiện đúng trình tự, qua 5 giai đoạn. Trong quá trình tổ chức đấu thầu thuốc đông dược có những thuận lợi và khó khăn sau:
Thuận lợi:
- Trong quá trình chấm thầu, tổ chuyên gia không phải xét thầu giữa các thuốc có cùng hoạt chất nhưng tên thương mại khác nhau (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Một nhà thầu có thể tham dự được nhiều mặt hàng trong một gói thầu
Khó khăn:
- Khó khăn trong việc xây dựng giá kế hoạch, do thuốc đông dược không có giá được đăng trên trang web của Cục Quản lý dược nên bệnh viện phải xin 5 báo giá
- Còn thiếu các tiêu chí đánh giá về thuốc dự thầu, đặc biệt tiêu chí đánh giá về chất lượng thuốc
- Còn thiếu những văn bản quy định cụ thể về việc đấu thầu thuốc đông dược
- Ít bệnh viện thực hiện đấu thầu thuốc đông dược nên tham khảo được ít kinh nghiệm
3.1.2.4. Nguồn cung ứng thuốc
Nguồn cung ứng thuốc đông dược của bệnh viện chủ yếu từ các công ty cổ phần và công ty TNHH. Năm 2013 hồ sơ đấu thầu thuốc đông dược của bệnh viện có 5 đơn vị tham gia dự thầu gồm: Công ty Mediplantex, công ty cổ phần XNK thương mại Dương Thư, công ty TNHH DHCT Thắng Đoan, công ty TNHH & KDDL Thành Thảo và công ty cổ phần dược Sơn Lâm. Sau khi đánh giá tính hợp lệ của HSDT và đáp ứng các điều kiện tiên quyết cả 5 công ty đều đạt yêu cầu. Bước đánh giá năng lực và kinh nghiệm, đánh giá về mặt kỹ thuật và đánh giá về giá thì 3 công ty đáp ứng được các tiêu chí : Công ty CPXNKTM Dương Thư, công ty TNHH DHCT Thắng Đoan và công ty CP dược Sơn Lâm đều qua vòng loại về giá đánh giá. Công ty Mediplantex và công ty TNHH & KDDL Thành Thảo không đáp ứng các
42
tiêu chí trên vì đều có giá tham dự thầu cao hơn giá kế hoạch được Bộ y tế phê duyệt.
Các đơn vị dự thầu tham gia 100% mặt hàng thuốc đông dược so với HSMT và các mặt hàng đều đạt qua vòng loại đánh giá về giá.
Kết quả trúng thầu cung cấp thuốc đông dược của các công ty thể hiện trong bảng 3.9
Bảng 3.9 Kết quả trúng thầu cung ứng gói thầu đông dược năm 2013
STT Tên công ty Số khoản dự thầu Số khoản trúng thầu Số tiền trúng thầu (Triệu đồng) Tỷ lệ % ( theo tiền) 1 Mediplantex 25 0 2 TNHHKT&KDDL Thành Thảo 68 0 3 CPXNKTM Dương Thư 155 131 14.789 62,0 4 TNHH DHCT Thắng Đoan 138 96 6.130 25,7
5 CTCP Dược Sơn Lâm 65 42 2.925 12,3
Tổng cộng 451 269 23.844 100,0
Kết quả khảo sát mức độ chênh lệch giữa giá kế hoạch và giá trúng thầu của các vị thuốc thể hiện ở bảng 3.10
Bảng 3.10 Mức chênh lệch giữa giá kế hoạch và giá trúng thầu năm 2013 .
STT Mức chênh lệch thấp hơn (%) Số vị thuốc Tỷ lệ (%) 1 < 3 95 35,3 2 3 - < 6 126 46,8 3 6 - 9 39 14,5 4 ≥ 10 9 3,3 Tổng cộng 269 100,0
43
Sau khi đấu thầu, 100% các mặt hàng thuốc đấu thầu đều trúng thầu do giá dự thầu đảm bảo không vượt giá kế hoạch. Trong đó có 35,3% các mặt hàng có giá tham dự thầu thấp hơn giá kế hoạch dưới 3%, có 46,8% các mặt hàng có giá trúng thầu thấp hơn so với giá kế hoạch từ 3 đến dưới 6%, có 14,5% mặt hàng có giá thấp hơn giá kế hoạch từ 6 đến 9%, và chỉ có 3,3% các mặt hàng có giá thấp hơn giá kế hoạch trên 10%.
3.1.2.5. Phân tích hoạt động giao nhận thuốc
Căn cứ vào kết quả đấu thầu, khoa Dược xây dựng kế hoạch dự trù đảm bảo cho từng tháng. Thủ kho và thống kê căn cứ tình hình tồn kho, nhu cầu sử dụng để thông báo cho bộ phận tiếp liệu các thuốc cần đảm bảo, cung ứng và mua sắm. Kế hoạch mua sắm đảm bảo được theo dõi, đối chiếu với dự trù từ khâu đầu tiên và lặp lại ở khâu cuối cùng là kiểm tra hóa đơn. Hàng hóa giao nhận được thực hiện dưới sự chứng kiến của tổ kiểm nhập bao gồm: Trưởng khoa Dược, tổ kiểm soát kiểm nhập, cán bộ cung tiêu, kế toán theo dõi, thủ kho và nhà phân phối.
Số lần nhập thuốc so với dự trù của thuốc đông dược thể hiện ở bảng 3.11
Bảng 3.11 Số lần nhập thuốc đông dược trung bình theo từng tháng năm 2013 Tháng Số lần dự trù (lần) Số lần nhập ( lần) Tỷ lệ số lần nhập/ dự trù 1 3 5 1,7 2 2 4 2 3 3 7 2,3 4 4 8 2 5 4 9 2,3 6 5 9 1,8 7 4 7 1,7 8 5 9 1,8 9 4 6 1,5 10 3 7 2,3 11 3 8 2,7 12 3 6 2 Trung bình 3,6 7,1 1,97
44
Qua bảng trên cho thấy trung bình khoa dược dự trù thuốc đông dược 3,6 lần/ tháng. Nhà cung cấp phải mất trung bình 7,1 lần giao thuốc mới đáp ứng đủ nhu cầu. Theo quy định của bệnh viện mỗi tuần nhập thuốc vào 2 buổi là thứ 3 và thứ 5 hàng tuần. Có những thay đổi đột xuất, khoa Dược có thể đề xuất nhập hàng 3 lần/ tuần và phải có báo cáo trước giao ban bệnh viện và báo các bộ phận liên quan.
Thuốc đông dược trước khi được nhập vào kho “Tạm nhập” đều phải trải qua quá trình kiểm nhập, đánh giá chất lượng về cảm quan của tổ kiểm nhập và tổ kiểm soát kiểm nhập. Nếu đạt chất lượng về mặt cảm quan thì nhân viên kiểm nghiệm sẽ lấy mẫu theo quy trình và thực hiện kiểm tra chất lượng thuốc bằng các phương pháp theo DĐVN IV đã quy định. Sau thời gian từ 3 đến 5 ngày, khoa ĐYTN phải trả kết quả kiểm nghiệm cho khoa Dược, nếu thuốc đạt tiêu chuẩn thì nhà cung cấp sẽ được làm hóa đơn và chính thức được nhập vào kho thuốc sống. Nếu kết quả kiểm nghiệm không đạt thuốc sẽ được trả lại nhà cung cấp.
Thống kê và kế toán theo dõi dược kiểm tra chéo thông qua số lượng tạm nhập, thực nhập và trả về đối chiếu với hóa đơn nhập. Các thuốc sử dụng bất thường không theo danh mục thì mua sắm với số lượng đủ dùng thông qua phương án chào hàng cạnh tranh. Thuốc đông dược được thực hiện dự trù theo từng tuần, từng tháng đảm bảo việc giảm bớt số lượng tồn trong kho tại khoa Dược đồng thời tạo điều kiện cho hàng hóa luôn được lưu thông luân chuyển.
3.1.3 Hoạt động tồn trữ, bảo quản và giao phát thuốc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.1.3.1Tồn trữ và bảo quản thuốc
Công tác tồn trữ và bảo quản thuốc là một khâu rất quan trọng trong cung ứng thuốc. Đều được quan tâm ở tất cả các khâu như xuất, nhập, kiểm kê, dự trữ, các biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa. Kho thuốc được xây dựng các quy trình quản lý và kiểm soát ở các mức độ lưu trữ tối thiểu và tối đa, duy trì đầy đủ các hệ thống hồ sơ, sổ sách, báo cáo, theo dõi xuất nhập, quy trình thao tác đặc biệt cho công tác bảo quản, kiểm soát, theo dõi xuất nhập, chất lượng thuốc.
45
Hệ thống kho Đông dược
Phân loại, đặc điểm thiết kế hệ thống kho đông dược khoa Dược bệnh viện YHCT TW được trình bày trong bảng 3.12
Bảng 3.12 Phân loại và đặc điểm thiết kế hệ thống kho đông dược TT Tên kho Đặc điểm thiết
kế (cấp) Số lượng Diện tích (m2) 1 Kho tạm nhập II 01 30 2 Kho thuốc sống I 02 72 3 Kho thuốc chín I 03 90 4 Kho cấp phát nội trú I 01 40 5 Kho cấp phát ngoại trú 1 I 01 24 6 Kho cấp phát ngoại trú 1 I 01 20 Tổng 09 276 Nhận xét:
Khoa Dược bệnh viện YHCTTW bố trí 9 kho kín để bảo quản thuốc đông dược. Các kho đều được bố trí ở mặt bằng tầng một cao ráo, thoáng mát, xa nguồn ô nhiễm, được xây dựng chắc chắn (nhà từ cấp II trở lên) thuận lợi cho việc vận chuyển thuốc đông dược trong quá trình xuất nhập cũng như cấp phát. Kho cấp phát ngoại trú được bố trí gần khoa khám bệnh. Diện tích các kho đều từ 20m2 trở lên. Các kho đều có khu vực xếp bảo quản hàng hóa và khu vực ra lẻ thuốc.
Trang thiết bị
Các trang thiết bị trong kho dược đang sử dụng đều có chất lượng tốt. Số lượng, chủng loại hiện có trong kho được trình bày trong bảng 3.13
46
Bảng 3.13 Trang thiết bị bảo quản thuốc tại các kho đông dược năm 2013
TT Tên kho Tên thiết bị Kho tạm nhập Kho thuốc sống Kho thuốc chín Kho cấp phát nội trú Kho ngoại trú 1 Kho ngoại trú 2 Tổng 1 Tủ thuốc 0 0 12 3 2 2 19 2 Giá sắt để thuốc 6 15 2 1 1 1 26 3 Kệ sắt 10 15 5 0 0 0 30 4 Bàn gỗ ra lẻ thuốc 0 0 0 3 2 2 7 5 Nhiệt kế, ẩm kế 1 2 2 1 1 1 8 6 Điều hòa 1 4 4 2 1 1 13
7 Quạt thông gió 1 4 4 2 1 1 13
8 Quạt điện 2 4 4 3 2 2 17
9 Máy hút ẩm 1 2 2 1 1 1 8
Quy định tồn trữ, bảo quản thuốc.
Các quy định về tồn trữ, bảo quản thuốc tại kho dược
- Quy định thực hiện “ 5 chống”: Chống nhầm lẫn, chống quá hạn dùng, chống mối mọt, chuột, gián; chống trộm cắp; chống thảm họa, thiên tai ( cháy, nổ, ngập, lụt)
- Hàng ngày dược sĩ phụ trách kho thuốc phải giám sát nhiệt độ, độ ẩm tại kho thuốc, kết quả theo dõi đã đạt được kết quả như sau: Nhiệt độ thường: 25 - 300C
Độ ẩm không khí ( Khô): < 70%
- Thuốc sau khi nhập kho được bảo quản đúng quy định, đặc biệt thuốc đông dược rất dễ bị nấm mốc, côn trùng làm mất chất lượng của thuốc. Với thuốc đông dược sau khi nhập kho phải có kế hoạch bào chế