- Các sổ kế toán sử dụng
3.2. Các đề xuất, kiến nghị về kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần Phần mềm và Giải pháp Công nghệ Ánh Sáng.
và Giải pháp Công nghệ Ánh Sáng.
Trên cơ sở đánh giá việc tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành và thông qua những hạn chế tồn tại tại công ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán mặt hàng thiết bị mạng tại Công ty CP Phần mềm và Giải pháp Công nghệ Ánh Sáng như sau:
Đề xuất 1: Hoàn thiện kế toán chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại
Từ trước đến nay, công ty vẫn chưa phát sinh khoản chiết khấu bán hàng cho khách hàng. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kinh doanh với buôn bán với bên ngoài có thể nói là “làm dâu trăm họ”. Vì vậy, ban lãnh đạo giám đốc phải vạch ra những chiến lược lâu dài có tính khả thi cao nhằm thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán, thu hút thêm nhiều khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng nhanh vòng quay vốn.
Do đó, công ty có thể đưa ra thời hạn chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thanh toán nghĩa là nếu khách hàng thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn trong hợp đồng thì sẽ được hưởng một khoản tiền chiết khấu trên số tiền thanh toán đó. Nếu không thanh toán trong thời gian được hưởng chiết khấu thì không được hưởng khoản chiết khấu đáng lẽ được hưởng.
Hoàn thiện kế toán chiết khấu thanh toán:
Thực chất thì số tiền chiết khấu thanh toán là chi phí cho việc Công ty sớm thu hồi được vốn bị khách hàng trả chậm chiếm dụng. Biện pháp này nhằm khuyến
khích khách hàng thanh toán, thúc đẩy vòng quay của vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, theo em, Công ty nên chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán sớm. Công ty có thể căn cứ vào thời gian thanh toán và hình thức thanh toán mà đưa ra một tỉ lệ chiết khấu phù hợp. Tỉ lệ này không nên quá thấp để thúc đẩy khách hàng và cũng không nên quá cao để đảm bảo mục tiêu lợi nhuận.
Khi chiết khấu thanh toán cho khách hàng, trình tự hạch toán kế toán như sau: - Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 635: Chi phí tài chính Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: TGNH
Có TK 131: Phải thu khách hàng (theo số tiền thực chiết khấu cho khách). - Cuối kì, kế toán kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả bán hàng:
Nợ TK 911: Xác định kết quả bán hàng Có TK 635: Chi phí hoạt động tài chính Hoàn thiện kế toán chiết khấu thương mại
Thực chất thì chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp thưởng cho khách hàng do khách hàng đã mua hàng với số lượng lớn. Đây cũng là một trong những biện pháp kích thích tiêu thụ có hiệu quả cao cho nên theo em Công ty Light.,jsc nên xây dựng một chính sách cho biện pháp này.
Để hạch toán khoản chiết khấu thương mại, Công ty cần thêm vào hệ thống tài khoản của mình tài khoản 5211 – Chiết khấu thương mại.
Kết cấu tài khoản này như sau:
Bên Nợ:
Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng
Bên Có:
- Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán
Phương pháp hạch toán như sau:
- Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 5211: CKTM (theo số chiết khấu cho khách hàng)
Có TK 111 tiền mặt
Có TK 112 tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 - Phải thu khách hàng theo tổng số phải thu.
- Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua sang tài khoản doanh thu:
Nợ TK 511
Có TK 5211: Kết chuyển chiết khấu thương mại trong kỳ
Lúc này, trong Phần I – Báo cáo kết quả bán hàng của Công ty Light.,jsc phải có thêm mục Chiết khấu thương mại trong phần các khoản giảm trõ doanh thu đúng như qui định hiện hành của Bộ Tài chính.
Đề xuất 2 : Hoàn thiện phương pháp kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Mặt hàng kinh doanh của công ty là thiết bị mạng, đây là mặt hàng mang tích chất công nghệ cao. Ngày nay với sự tiến bộ khoa học công nghệ ngày càng phát triển thì hàng thiết bị mạng luôn có xu hướng bị lạc hậu dẫn đến việc giá cả chỉ ổn định trong một thời gian nhất định. Theo em, công ty nên đưa vào sử dụng tài khoản 159, chi tiết cho 1593 dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giảm thiểu mức ảnh hưởng về sự biến động giá cả thị trường của hàng tồn kho.
Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hóa tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Công thức tính trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng giảm giá hàng hóa cho năm kế
hoạch
=
Lượng hàng hóa tồn giảm giá tại thời điểm BCTC năm x Giá gốc trên sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được tại
tđiểm lập BCTC năm
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Trong đó:
Bên nợ: Hoàn nhập số chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay
lớn hơn số đã trích lập cuối niên độ trước.
Phương pháp hạch toán:
Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632(Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Có TK 1593
Cuối năm tài chính tính khoản lập dự phòng cần lập: Đối chiếu với số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập cuối kỳ kế toán trước.
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lơn hơn được lập thêm. Kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán ( Chi tiết giảm giá hàng tồn kho) Có TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được lập thêm. Kế toán ghi:
Nợ TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết giảm giá hàng tồn kho).
Đề xuất 3 : Nghiên cứu áp dụng các phần mềm kế toán phục vụ cho công việc
Hiện nay các phần hành kế toán đang ứng dụng phần mềm Excel. Trong khi đó khối lượng công việc dồn vào cuối tháng, cuối quý là khá lớn. Vì vậy việc cung cấp thông tin kế toán một cách chính xác và kịp thời cho Ban giám đốc là một điều khó khăn. Thông tin cung cấp không kịp thời sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình ra quyết định, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, dẫn tới ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của cán bộ công nhân viên trong công ty. Việc áp dụng phần mềm kế toán vào tất cả các phần hành kế toán là cần thiết, vừa quản lý được chặt chẽ, vừa tránh được các sai sót. Việc tăng cường trang bị máy móc thiết bị cho phòng kế toán phải đi đôi với việc đào tạo nâng cao trình độ tin học của bộ máy kế toán để có thể thích nghi nhanh trong điều kiện hiện nay.
Cần có sự thiết kế phù hợp với trình độ kế toán đảm bảo việc đưa thông tin vào ứng dụng không làm gián đoạn quá trình hạch toán. Việc áp dụng kế toán máy đòi hỏi công ty phải giải quyết hàng loạt vấn đề có tính bắt buộc như:
- Xây dựng hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp. - Xây dựng hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống tài khoản kế toán thích hợp.
- Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với kế toán máy.
Ngoài ra việc lựa chọn và đưa một phần mềm kế toán thích hợp vào công tác quản lý thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm của thành phẩm và tình hình tiêu thụ thành phẩm cũng như đảm bảo nguyên tắc hiệu quả trong quản lý.
Hiện nay phòng Kế toán của Công ty đã trang bị đầy đủ máy vi tính cũng như trình độ nghiệp vụ kế toán của Công ty so với mặt bằng các Công ty là tương đối vững, do vậy em mạnh dạn đề nghị Doanh nghiệp nên mua phần mềm kế toán để giúp công việc kế toán được nhanh chóng, chính xác, dễ sử dụng và bảo mật
Đề xuất 4: Đẩy mạnh biện pháp thu hồi công nợ
Với phương thức thanh toán của khách hàng với Công ty như hiện nay hầu hết là trả chậm thường là 15 ngày nhưng có khi đến 20 ÷ 30 ngày khách hàng mới thanh toán. Như vậy Công ty bị lỗ khoản lãi tiền vay trả cho ngân hàng do bị khách hàng chiếm dụng vốn.
Để hạn chế những khó khăn về tài chính và đảm bảo tốc độ luân chuyển vốn nhanh, kịp thời Công ty phải có những biện pháp đôn đốc thu hồi vốn kịp thời. Theo em, Công ty có thể xem xét các biện pháp sau:
+ Đối với khách hàng gần đến hạn phải trả tiền, Công ty nên gửi giấy báo yêu cầu trả tiền trước khi đến hạn 2-3 ngày để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn + Đối với khách hàng thường xuyên quá hạn thanh toán trong thời gian dài, Công ty có thể gửi thông báo yêu cầu thanh toán có tính lãi suất tiền vay trên số tiền trả chậm quá hạn trả theo lãi suất quá hạn do ngân hàng quy định (Điều này có thể ghi rõ trong hợp đồng kinh tế).
+ Để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán (Tham khảo đề xuất 1)
Đề xuất 5: Hoàn thiện sổ kế toán:
Nếu chỉ căn cứ vào sổ kế toán chi tiết thanh toán với người mua (Người bán), và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua (Người bán) như chế độ sổ kế toán và hình thức kế toán ban hành theo quyết định số: QĐ48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài chính sẽ không có đầy đủ thông tin để bóc tách công nợ thành ngắn hạn và dài hạn để phản ánh vào các chỉ tiêu tương ứng.
Để có số liệu lập và trình bày trên báo cáo tài chính các sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết thanh toán với người mua … phải mở thêm cột thời hạn thanh toán. Khi ghi sổ khoản công nợ kế toán căn cứ vào hợp đồng đã ký về điều khoản thanh toán phản ánh thời hạn thanh toán của từng hoá đơn.
Cuối niên độ kế toán trước khi lập BCTC, kế toán căn cứ vào số dư công nợ của từng đối tượng và thời hạn thanh toán trên sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp công nợ cuối niên độ. Số liệu trên Bảng tổng hợp là cơ sở để lập và trình bày các chỉ tiêu công nợ ngắn hạn, công nợ dài hạn.