- Thiết bị máy văn phòng: Máy in, máy photo, máy scan…
2.2.2. Thực trạng kế toán bán mặt hàng thiết bị mạng tại công ty
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng:
Kế toán bán hàng tại công ty đã sử dụng các chứng từ chủ yếu sau trong quá trình bán hàng:
- Hợp đồng
- Phiếu nhập kho (phụ lục 1) được nhập thành 2 liên: Liên 1: Thủ kho lưu
Liên 2: Được chuyển lên phòng kế toán công ty để ghi sổ kế toán. - Phiếu xuất kho (phụ lục 3). được lập thành 2 liên
Liên 1: Lưu tại phòng kế toán
Liên 2: Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán.
- Phiếu giao nhận hàng hóa (phụ lục 2) - Hóa đơn GTGT (phụ lục 4, 5, 6) - Bảng kê bán lẻ hàng hóa (phụ lục 7)
- Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa (phụ lục 13) - Phiếu chi tiền mặt (phụ lục 8)
- Phiếu thu tiền mặt (phụ lục 9) - Phiếu báo có (Phụ lục 10) - Phiếu báo nợ (Phụ lục 11)
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ tại công ty:
• Phiếu nhập kho hàng hóa:
- Bước 1: Bộ phận kho viết phiếu nhập kho, người lập phiếu, người giao hàng, phụ trách bộ phận kho ký vào phiếu.
- Bước 2: Chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng hóa và ghi sổ, ký phiếu nhập kho
- Bước 3: Phiếu nhập kho được chuyển đến phòng kế toán để ghi sổ kế toán - Bước 4: Phòng kế toán tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập kho.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng:
Để phục vụ hạch toán bán hàng, kế toán Công ty sử dụng một số tài khoản sau: TK 111 - Tiền mặt
TK 156- Hàng hoá
TK 333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Chi tiết: TK 3331- Thuế GTGT đầu ra phải nộp
TK 3334- Thuế thu nhập doanh nghiệp TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 5211 – Chiết khấu thương mại
TK 5212 – Hàng bán bị trả lại TK 5213 – Giảm giá hàng bán TK 632- Giá vốn hàng bán
TK 333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Chi tiết: TK 3331- Thuế GTGT đầu ra phải nộp
TK 3334- Thuế thu nhập doanh nghiệp
2.2.2.3. Phương pháp kế toán
Kế toán ghi nhận doanh thu:
- Bán buôn theo hình thức gửi hàng cho khách hàng
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hoá thì gửi yêu cầu đặt hàng tới công ty rồi thỏa thuận, soạn thảo hợp đồng kinh tế. Sau đó công ty kiểm tra về số lượng, chủng loại hàng với thẻ kho. Thủ kho lập phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách hàng. PXK được lập làm 2 bản, một bản kho giữ làm cơ sở để theo dõi tình hình xuất hàng hóa và là chứng từ gốc để lên thẻ kho, một bản kế toán sử dụng để viết hóa đơn GTGT. Đồng thời kế toán nhận phiếu xuất kho lập hoá đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên trong đó liên 2 giao cho khách hàng, còn 1 liên doanh nghiệp giữ để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết doanh thu (TK511), sổ nhật kí chung, sổ cái TK131, TK511, TK3331.
Kế toán hạch toán nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 131 : Giá bán đã có thuế GTGT
Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Ví dụ: Ngày 28/3/2014, xuất kho gửi bán cho Công ty Cổ phần Viễn thông Đại An các mặt hàng với số lượng như sau:
- Cáp USB HD 15M 2L-5203UP: 40 cái
Hàng được giao tại kho của Công ty CP Viễn thông Đại An.
Căn cứ vào sổ nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 511, 131.
(phụ lục 15, 20), kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 170.470.300 Có TK 511: 154.973.000 Có TK 3331: 15.497.300
+ Nếu phát sinh chi phí trong quá trình gửi bán: Trường hợp doanh nghiệp chịu: Kế toán ghi: Nợ TK 6421: Chi phí chưa có thuế
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331: Giá thanh toán
Ví dụ: Ngày 28/3/2014, công ty xuất kho gửi bán cho công ty Cổ phần Viễn thông Đại An. Chi phí vận chuyển công ty chịu là 13.500.000, thuế GTGT 10%.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT( Phụ lục 6), ghi: Nợ TK 6421: 13.500.000
Nợ TK 1331: 1.350.000 Có TK 1111: 14.850.000 - Bán lẻ hàng hóa
Công ty áp dụng phương thức bán lẻ thường bán cho những khách hàng mua với số lượng ít, khách hàng trực tiếp mua hàng tại kho của công ty và tự vận chuyển. Với bán lẻ hàng hoá, hình thức thanh toán công ty sử dụng chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và viết hoá đơn bán lẻ giao trực tiếp cho khách hàng. Các hóa đơn bán lẻ này sau đó sẽ được tập hợp vào Bảng kê chi tiết bán hàng. Khi nhận kèm phiếu thu tiền, kế toán sẽ phản ánh vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng, sổ quỹ tiền mặt.
+ Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được bảng kê bán lẻ hàng hoá của mậu dịch viên, kế toán xác định giá bán chưa thuế, thuế GTGT đầu ra của hàng hóa đã tiêu thụ. Trường hợp số tiền mậu dịch viên thực nộp phù hợp với doanh số bán ra thì kế toán tiến hành ghi sổ kế toán
Nợ TK 111 - Tiền mặt (theo tổng giá thanh toán)
Có TK 511 - Doanh thu (theo giá bán chưa thuế GTGT) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (tính trên giá bán).
Ví dụ: Nhận được bảng kê bán lẻ của mậu dịch viên ngày 25/3/2014 ( phụ lục 7) Kế toán ghi:
Nợ TK 1111: 20.435.344,6 Có TK 5111: 18.577.586 Có TK 3331: 1.857.758,6
+ Cuối kỳ kế toán xác định giá vốn hàng bán trong kỳ và ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 156 - Hàng hoá .
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Do đặc điểm của công ty chuyên bán các mặt hàng về thiết bị mạng và số lượng tiêu thụ mặt hàng này chiêm tỷ trọng cao nên trước khi nhập kho cũng như xuất kho hàng hóa được kiểm tra rất nghiêm ngặt về chất lượng. Vì vậy, trong công ty không xảy ra trường hợp giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại do hàng kém chất lượng và sai quy cách chủng loại.
Công ty không thực hiện việc bán hàng có tính đến chiết khấu cho khách hàng, là chiết khấu thanh toán cho những khoản thanh toán trước thời hạn và chiết khấu thương mại cho những khách mua hàng với số lượng lớn với bất cứ khách hàng nào khi mua sản phẩm của công ty.
Kế toán giá vốn hàng bán
Do công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá vốn hàng hóa xuất kho nên đến cuối tháng mới tính được giá vốn hàng bán. Căn cứ vào sổ chi tiết nhập kho và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của hàng hóa, kế toán lập bảng kê tính giá đơn vị bình quân các mặt hàng.
Theo phương pháp này, căn cứ vào số lượng và đơn giá bình quân gia quyền tiến hành lập bảng tính giá bình quân xuất trong kỳ cho từng loại hàng hóa của công ty.
Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng kê tính giá đơn vị bình quân các mặt hàng và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho hàng hóa, kế toán tính và phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán vào sổ nhật ký chung, định khoản tài khoản này như sau:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 156 - Giá trị hàng hóa xuất kho
Ví dụ: Ngày 28/3/2014, xuất kho bán 5 bộ Bộ chuyển mạch LCD KVM 17", 8 cổng cho Công ty CP Viễn thông Đại An.
Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn (Phụ lục 13), tính trị giá xuất kho của Bộ chuyển mạch LCD KVM 17", 8 cổng.
Đơn giá xuất kho = 1 × 25.298.000 + 4 ×22.028.400 = 22.682.320đ/sp 5
Căn cứ vào phiếu xuất kho (phụ lục 3), kế toán ghi: Nợ TK 632: 113.411.600
Có TK 156: 113.411.600
+ Sau đó ghi vào sổ cái tài khoản 632 và các sổ cái tài khoản có liên quan. Kế toán kết chuyển giá vốn của hàng đã bán (Có TK 632) vào bên Nợ tài khoản 911 - xác định kết quả kinh doanh.
(Sổ cái TK 632 – xem phụ lục 18)
Kế toán khoản phải thu với khách hàng
Đối với nợ phải thu khách hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán kế toán vào sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng và theo từng ngày. Cuối kỳ, căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng lập bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng. Số liệu trên bảng tổng hợp này được đối chiếu với TK 131 trên sổ cái và là căn cứ để vào chỉ tiêu nợ phải thu khách hàng - loại A trên bảng cân đối kế toán mà không phân biệt thành nợ ngắn hạn và dài hạn.
- Khi bán hàng, khách hàng chưa thanh toán tiền mua hàng, kế toán phản ánh vào sổ: ghi tăng khoản phải thu khách hàng (Nợ TK 131), đồng thời ghi sổ chi tiết thanh toán với người mua (chi tiết cho từng khách hàng)sổ cái TK 131 và các sổ liên quan khác.
Ví dụ: Ngày 28/3/2014, xuất kho bán hàng cho công ty CP Viễn thông Đại An, khách hàng chưa thanh toán tiền mua hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT (phụ lục 4)kế toán phản ánh vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK131, sau đó ghi sổ cái TK131 theo định khoản:
Nợ TK 131: 170.470.300 Có TK 511: 154.973.000
Có TK 3331: 15.497.300
(Sổ cái TK511 – xem phụ lục 15 Sổ chi tiết TK131 – xem phụ lục 19 Sổ cái TK131 – xem phụ lục 20)
- Khi khách hàng thanh toán tiền còn nợ, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung; ghi Nợ TK 111,112..., ghi Có TK 131, phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, sau đó là căn cứ để ghi vào sổ cái tài khoản 131.
Cuối quý, căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, kế toán lập Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng để theo dõi tổng hợp tình hình công nợ phải thu với khách hàng.
Kế toán thuế GTGT phải nộp
Công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó doanh thu bán hàng ở công ty là doanh thu chưa có thuế.
- Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán nhận phiếu xuất kho lập hoá đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên trong đó liên 2 giao cho khách hàng, còn 1 liên doanh nghiệp giữ để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết doanh thu (TK511), sổ nhật kí chung, sổ cái TK131, TK511, TK3331 theo định khoản:
Nợ TK 131 : Giá thanh toán của hàng hóa
Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Ví dụ: Ngày 28/3/2014, công ty xuất hàng cho Công ty CP Viễn thông Đại An, căn cứ vào hóa đơn GTGT (Phụ lục 4) kế toán ghi:
Nợ TK 131: 170.470.300 Có TK 511: 154.973.000 Có TK 3331: 15.497.300
- Cuối tháng, căn cứ vào các Hóa đơn GTGT mua vào, bán ra kế toán tập hợp vào Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra, tiến hành tính thuế GTGT phải nộp và thuế GTGT còn phải nộp sau khi khấu trừ cho tháng vừa qua và lập một bộ hồ sơ thuế GTGT. Bộ hồ sơ này bao gồm: Tờ khai thuế GTGT, Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào; Bảng kê hóa đơn chứng từ, hàng hóa, dịch vụ bán ra… theo định khoản:
Nợ TK 3331 : Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Ví dụ: căn cứ vào sổ cái TK 3331, ghi định khoản:
Nợ TK 3331 : 18.942.814 Có TK 1331: 18.942.814
2.2.2.4: Sổ kế toán sử dụng