- Họ tên người nhận hàng: Chị Hà Anh Bộ phận: Khách lẻ Lý do xuất: Bán lẻ
2.2. Kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Nhanh Hạ.
Xây dựng và Thương mại Nhanh Hạ.
Đối với phần hành kế toán thanh toán với khách hàng, Công ty sử dụng sổ chi tiết là sổ chi tiết TK 131. Sổ chi tiết được lập riêng cho từng đối tượng khách hàng.
Căn cứ để ghi sổ chi tiết đó là các hóa đơn GTGT, các hợp đồng kinh tế và các chứng từ thanh toán như: Phiếu thu; Séc; Ủy nhiệm thu, Giấy báo Có.... Cuối tháng hoặc cuối quý lập Bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp này dùng để đối chiếu với Sổ cái TK 131.
Khách hàng
Lập phiếu thu, thu tiền và Ghi sổ Kế toán tiền mặt NV Phụ trách kho Hóa đơn bán hàng Đại lý Lập PXK
Sơ đồ 2.3: Hạch toán chi tiết thanh toán với khách hàng
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào sổ chi tiết TK 131 cho từng đối tượng khách hàng. Cuối tháng hoặc định kỳ kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết nhằm mục đích đối chiếu với Sổ cái. Để giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán và cũng để giảm bớt khối lượng sổ sách chứng từ công ty chia khách hàng ra thành 2 nhóm: Nhóm khách hàng thường xuyên được theo dõi trên 1 sổ và Nhóm khách hàng không thường xuyên được theo dõi chung trên 1 sổ.
VD: Trích một số sổ chi tiết thanh toán với khách hàng của công ty trong tháng 5 năm 2013 như sau:
Hóa đơn GTGT
Chứng từ thanh toán Sổ chi tiết TK 131
Bảng tổng hợp chi tiết
Đơn vị: Công ty TNHH XD&TM Nhanh Hạ SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 131
Đối tượng: Công ty cổ phần Trang Hoàng
Loại tiền: VNĐ
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 62.727.834 - ……… 15/5 HĐGTGT 93695 15/5 Bán thép ống mạ D219 511, 3331 220.000.000 - ………..
25/5 GBC 089 25/5 Công ty Trang Hoàng thanh toán tiền hàng 112 - 150.000.000 ………
31/5 GBC 097 31/5 Công ty Trang Hoàng thanh toán tiền hàng 112 - 50.000.000 ……….
Cộng số phát sinh 484.089.572 390.000.000
Đơn vị: Công ty TNHH XD&TM Nhanh Hạ SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 131
Đối tượng: Công ty TNHH TM&XD Thành Hưng
Loại tiền: VNĐ
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ - 20.000.000 ……… 7/5 HĐGTGT