Cơ cấu tổ chức của công ty là một mô hình tổ chức theo chức năng, là hình thức sử dụng các bộ phận chức năng trong việc điều hành công ty. Bộ máy hoạt động gọn nhẹ và năng động rất phù hợp với công ty.
Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ phần Dược phẩm Kiên Anh
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu, quyền lợi của công ty.
Ban Giám đốc
Giám đốc là người đại diện pháp lý của công ty, điều hành hoạt động thường ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao. Giám đốc là người quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức quản lý của công ty.
Phó giám đốc là người tham mưu cho giám đốc, điều hành một số lĩnh vực theo sự phân công của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về những việc được giao, được giám đốc bổ nhiệm, giúp cho giám đốc nắm bắt được tình hình hình chung và điều chỉnh kế hoạch cho công ty.
Phòng Tổ chức hành chính
Tổ chức tuyển dụng nhân viên theo đúng nhu cầu của công ty và tuân theo các quy định của pháp luật.
BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Thực hiện công tác tổng hợp, hành chính văn thư, lưu trữ. Tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến, tham mưu cho an giám đốc xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng kịp thời.
Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, sao lục các văn bản do công ty bán hàng và các văn bản cấp trên theo quy định của Ban giám đốc.
Quản lý theo dõi các phương tiện văn phòng của công ty.
Tổ chức quản lý lực lượng bảo vệ, đảm bảo trật tự an ninh, an toàn cháy nổ, bảo vệ tài sản công ty không để xảy ra mất mát.
Phòng Kinh doanh
Tham mưu giúp an giám đốc công ty hoạch định các phương án sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
Trực tiếp nghiên cứu thị trường, nguồn hàng, khách hàng trong và ngoài nước để xúc tiến thương mại.
Trực tiếp quản lý và theo dõi viêc sử dụng thương hiệu của công ty.
Xây dựng kế hoạch và định hướng sản xuất kinh doanh hằng năm, hàng quý, hàng tháng cũng như theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch để kịp đề xuất với Ban giám đốc công ty điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực tế.
Phòng Tài chính kế toán
Chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác hạch toán kế toán, kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh, quản lý các hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Theo dõi, phân tích và phản ánh tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, tình hình thu chi, tài chính của công ty; cung cấp thông tin tài chính cho giám đốc trong công tác điều hành và hoạch định kinh doanh.
Thay mặt ban giám đốc nộp Ngân sách Nhà nước. Tham mưu cho giám đốc trong việc huy động vốn để phục vụ kinh doanh, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định.
Lập các báo cáo tài chính, tiến hành phân tích, đánh giá, tổng hợp để đưa ra quyết định cuối cùng về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và các chính sách kế toán được áp dụng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Kiên Anh
2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau, liên quan chặt chẽ với nhau như lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán, xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán. Viêc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy chất lượng,
29
hiệu quả làm thước đo, sao cho công việc thu thập thông tin vừa đầy đủ kịp thời chính xác, tiết kiệm chi phí.
Kế toán trưởng phải căn cứ vào đặc điểm, quy mô, trình độ tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình phân cấp và yêu cầu tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, điều kiện trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật tính toán để lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp. Xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty Cổ phần Dược phẩm Kiên Anh đã tổ chức bộ máy kế toán như sau:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
ế toán trƣởng
Kế toán trưởng là có nhiệm vụ tổ chức quy trình hạch toán kế toán. Theo dỗi việc hạch toán đúng với chế độ kế toán do nhà nước ban hành.
Tổ chức thực hiện bộ máy kế toán trên cơ sở xác định công việc kế toán, có trách nhiệm phân công, hướng dẫn và kiểm tra nhân viên kế toán và các phần hành chi tiết.
Có nhiệm vụ quan trọng trong việc thiết lập các phương án tự chủ về tài chính đảm bảo khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn của công ty.
Kế toán trưởng là người phân tích các kết quả kinh doanh để đưa ra kiến nghị với an giám đốc nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và hỗ tợ khi đưa ra các kết quả kinh doanh.
Phân tích, đối chiếu số liệu, sổ sách, căn cứ vào kết quả quá trình kinh doanh để lập báo cáo tài chính phục vụ cho giám đốc và những người có liên quan.
ế toán tổng hợp
Phụ trách tổng hợp, đối chiếu, kiểm tra số liệu từ các chứng từ và các số liệu mà kế toán phần hành khác gửi lên
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN BÁN HÀNG
KẾ TOÁN
THANH TOÁN THỦ KHO THỦ QUỸ
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Lập báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính và báo cáo kế toán theo định kỳ hàng tháng, quý, năm đưa cho kế toán trưởng xem xét và trình lên an giám đốc
Kế toán bán hàng
Là phần hành kế toán rất quan trọng trong bộ máy kế toán. Các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong khâu bán hàng nhiều và phức tạp. Hàng ngày kế toán phải thường xuyên theo dõi tình hình Nhập – Xuất - Tồn kho của từng loại hàng hóa, báo cáo tình hình tiêu thụ hàng hóa cho kế toán trưởng. Nắm vững được các khoản vay nợ của nhà cung cấp, khách hàng, Ngân hàng và đối tác kinh doanh. Đồng thời hàng kỳ, hàng tháng kiểm kê để đối chiếu với sổ sách, lập báo cáo các tồn khi cuối ngày.
Kế toán thanh toán
Lập sổ theo dõi công nợ hàng ngày căn cứ vào hóa đơn xuất kho và lệnh xuất kho kế toán ghi chép vào sổ xuất thành phẩm và các sổ kế toán chi tiết. Hạch toán chính xác các chi phí thanh toán với người mau, người bán, thông báo cho phòng thu công nợ lập báo cáo chi tiết công nợ trong thánh và quý theo đúng quy định, có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu về tiền, phản ánh đầy đủ toàn bộ chi phí nhập xuất phải thanh toán bằng ngoại tệ hoặc việt nam đồng với người bán và người mua.
Thủ kho
Là người có nhiệm vụ nhập, xuất hàng hóa, theo dõi tình hình biến động của các đối tượng hàng hóa. Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra, kiểm kê hàng hóa thường xuyên tránh mất mát, hư hỏng. Cuối ngày, kết hợp cùng với kế toán bán hàng báo cáo tình hình xuất kho tiêu thụ cho kế toán trưởng.
Thủ quỹ
Là người chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và Giám đốc về việc quản lý thu chi tiền mặt hàng ngày theo chứng từ hợp lệ, theo dõi và phản ánh việc cấp phát và nhận tiền vào sổ quỹ. Đồng thời, thủ quỹ có trách nhiệm cấp phát lương cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty khi đến kỳ.
2.1.3.2. Các chính sách kế toán được áp dụng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Kiên Anh
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính và các văn bản bổ sung hướng dẫn kèm theo.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. - Kỳ kế toán của công ty: Tháng.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng. - Phương pháp xác định giá vốn hàng xuất kho: Phương pháp FIFO
31
- Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng. - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Sunsoft để phù hợp ngành nghề kinh doanh và quy mô của mình. Phần mềm kế toán Sunsoft đáp ứng khá đầy đủ những yêu cầu quản lý, được tích hợp những công cụ kế toán nhằm giúp cho công ty dễ dàng thực hiện được những thao tác quản lý của mình hơn.
Sơ đồ 2.3. Quy trình vào phần mềm kế toán Sunsoft
Chú ý: Vào các mục cần thiết
Máy tính phân loại số liệu, lên các báo cáo
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm iên Anh