Vai trò của hệ thống hồ sơ địa chính đối với công tác quản lý Nhà nước về đất đai và quản lý thị trường bất động sản là vô cùng quan trọng. Hệ thống hồ sơ địa chính trợ giúp nhà quản lý thực hiện các nội dung quản lý Nhà nước về đất đai như: ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý, sử dụng đất đai và tổ chức thực hiện các văn bản đó; trợ giúp công tác lập bản đồ hiện
trạng sử dụng đất, bản đồ quy hoạch sử dụng đất, kế hoạch sử dụng đất; giải quyết tranh chấp khiếu nại, tố cáo…; Hệ thống hồ sơ địa chính trợ giúp làm minh bạch hóa thị trường bất động sản, phát hiện sớm các trường hợp đầu cơ.
Ý thức được tầm quan trọng của hệ thống hồ sơ địa chính, Bộ Tài nguyên và Môi trường đã banh hành các văn bản pháp luật hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính với mục tiêu hoàn thiện dần hệ thống hồ sơ địa chính của Việt Nam:
- Theo quy định hồ sơ địa chính ban hành năm 2004 gồm: Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai [1]. Trong Sổ địa chính ngoài những thông tin về thửa đất và chủ sử dụng đất thì thông tư quy định phải có thêm thông tin về các tài sản gắn liền với đất như: nhà ở, công trình kiến trúc khác, cây lâu năm, rừng cây,… Tuy nhiên trong mẫu Sổ địa chính ban hành kèm theo thì lại không có chỗ để ghi các thông tin về tài sản gắn liền với đất. Đây chính là một điểm không thống nhất giữa nội dung văn bản và mẫu sổ ban hành kèm theo.
- Với mong muốn hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính, năm 2007 Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành văn bản hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính để thay thế văn bản đã ban hành năm 2004. Theo quy định này, hồ sơ địa chính gồm Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai và bản lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Đồng thời quy định về cơ sở dữ liệu địa chính như sau: Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai có nội dung được lập và quản lý trên máy tính dưới dạng số (sau đây gọi là cơ sở dữ liệu địa chính) để phục vụ cho quản lý đất đai ở cấp tỉnh, cấp huyện và được in trên giấy để phục vụ cho quản lý đất đai ở cấp xã [3].
- Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý Nhà nước đối với đất đai theo quy định của Luật Đất đai năm 2013. Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành quy định về hồ sơ địa chính, thành phần hồ sơ địa chính được quy định như sau:
+ Đối với địa phương xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính được lập dưới dạng số và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai, gồm có: Bản đồ địa chính, Sổ mục kê đất đai; Sổ địa chính; bản lưu Giấy chứng nhận.
+ Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính gồm có: Bản đồ địa chính và Sổ mục kê đất đai, bản lưu Giấy chứng nhận dạng giấy và dạng số (nếu có); Sổ địa chính dạng giấy hoặc dạng số; Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy [9].
Như vậy, thành phần hồ sơ địa chính mới được ban hành không có thay đổi so với quy định ban hành năm 2007. Tuy nhiên, đối với địa phương xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính thì bản lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được lưu ở dạng số trong cơ sở dữ liệu, đây là một điểm tích cực trong quá trình xây dựng hồ sơ địa chính, nó đã tránh được sự lãng phí không cần thiết so với quy định lưu bản lưu Giấy chứng nhận dạng giấy, đồng thời đảm bảo cung cấp được thông tin về thửa đất, về chủ sử dụng đối với các trường hợp được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Hệ thống hồ sơ địa chính chỉ thực sự phát huy được vai trò khi nó được xây dựng một cách đầy đủ và đảm bảo tính cập nhật. Trong điều kiện hiện tại, hệ thống hồ sơ địa chính của Việt Nam nói chung và ở tỉnh Tuyên Quang nói riêng còn chưa đầy đủ, đặc biệt là tính cập nhật kém. Bởi vậy hệ thống hồ sơ hiện tại không phát huy được các vai trò vốn có của nó, thậm chí trong nhiều trường hợp còn gây cản trở đối với quá trình quản lý đất đai và vận hành thị trường bất động sản. Để giải quyết vấn đề này thì nhu cầu hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính của Việt Nam là rất bức thiết. Tuy nhiên, chúng ta cần xem xét và cân nhắc lựa chọn xu hướng, mức độ hoàn thiện; lộ trình cụ thể để hoàn thiện hồ sơ địa chính cho phù hợp với điều kiện thực tế.
- Trong thời gian trước mắt chúng ta cần hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính theo quy định mới nhất (Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT) và nội dung thông tin cần đa dạng và đầy đủ hơn so với quy định hiện hành nhằm mục tiêu
phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước về đất đai và thị trường bất động sản ngày một tốt hơn. Trong các loại tài liệu phục vụ thường xuyên cho quản lý cần đặc biệt đầu tư để sớm xây dựng được hệ thống bản đồ địa chính trên quy mô toàn quốc.
- Trong xu hướng điện tử hóa tất cả các hệ thống quản lý, tiến tới xây dựng chính phủ điện tử thì xu hướng điện tử hóa hệ thống hồ sơ địa chính là một điều tất yếu. Tuy nhiên, để điện tử hóa toàn bộ hệ thống hồ sơ địa chính trên quy mô toàn quốc sẽ đòi hỏi một khoản đầu tư rất lớn, bởi vậy sẽ ưu tiên xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính dạng số đối với các khu vực đất đai có giá trị cao và thường xuyên xảy ra biến động, tiếp đó sẽ đến các khu vực đã sẵn có bản đồ địa chính dạng số, tiến đến xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính số cho toàn quốc.
- Hoàn thiện hệ thống thông tin đất đai, cơ sở dữ liệu đất đai và hệ thống hồ sơ địa chính theo hướng hiện đại, theo mô hình tập trung, thống nhất trên phạm vi cả nước, phục vụ đa mục tiêu, bảo đảm công khai, minh bạch. Chuyển dần các hoạt động đăng ký, giao dịch trong lĩnh vực đất đai sang giao dịch điện tử [17].
Tóm lại: Hệ thống hồ sơ địa chính là một công cụ quan trọng để quản lý Nhà nước về đất đai. Tùy theo đặc điểm và tính chất mà hệ thống hồ sơ địa chính được chia thành hai loại: hồ sơ tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết; hồ sơ địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý. Để hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính cần kế thừa có chọn lọc kinh nghiệm của các quốc gia phát triển và xu hướng tin học hóa hệ thống là tất yếu.