- Căn cứ lập dự toán thu, chi hàng năm :
+ Nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội và đảm bảo quốc phòng, an ninh; + Những nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị sự nghiệp có thu;
+ Chế độ thu, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách, thông tư hướng dẫn của nhà nước, quy định nội bộ của đơn vị sự nghiệp có thu;
Số liệu Thông tin cũ Thông tin hiện hành Dự toán (Chi phí) Chi phí thực tế Báo cáo về biến động Hoạt động điều chỉnh
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 22 + Tình hình thực hiện dự toán thu, chi năm trước;
- Thời hạn lập dự toán: Căn cứ chỉ thị, hướng dẫn của cơ quan cấp trên về thời hạn lập dự toán thu, chi và thông báo số kiểm tra về dự toán thu, chi;
Việc lập dự toán được thực hiện căn cứ vào các quy định tại Điều 37 của Luật NSNN Việt Nam và Điều 30 của Nghịđịnh số 60/2003/NĐ-CP, cụ thể như sau:
- Lập dự toán thu, chi thường xuyên:
+ Dự toán thu: Đơn vị căn cứ vào đối tượng thu, mức thu và tỷ lệđược để lại chi theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền lập dự toán các khoản thu phí, lệ phí; căn cứ vào kế hoạch hoạt động dịch vụ và mức thu do đơn vị quyết định hoặc theo hợp đồng đơn vịđã ký kết để lập dự toán thu đối với các khoản thu sự nghiệp.
+ Dự toán chi: Đơn vị thực hiện lập dự toán chi tiết cho từng loại nhiệm vụ theo quy định như: chi thường xuyên thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhà nước giao; chi phục vụ cho công tác hoạt động sự nghiệp và chi hoạt động dịch vụ.
- Lập dự toán các khoản chi không thường xuyên: đơn vị lập dự toán theo từng nhiệm vụ chi theo quy định.
Dự toán thu, chi của đơn vị phải có thuyết minh cơ sở tính toán, chi tiết theo từng nội dung thu, chi gửi cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp để xem xét tổng hợp gửi cơ quan chủ quản theo quy định của pháp luật.
- Đối với dự toán thu, chi hoạt động thường xuyên: căn cứ vào quy định của nhà nước để lập dự toán thu, chi hoạt động thường xuyên của năm kế hoạch. Trong đó: kinh phí NSNN đảm bảo hoạt động thường xuyên theo mức kinh phí NSNN đảm bảo hoạt động năm trước liền kề, cộng (+) hoặc trừ (-) kinh phí của nhiệm vụ tăng hoặc giảm của năm kế hoạch do cơ quan có thẩm quyền quyết định.
- Đối với dự toán chi không thường xuyên: lập dự toán theo từng nhiệm vụ được giao và theo quy định hiện hành.
2.1.5.3 Tổ chức thực hiện và chấp hành dự toán thu chi tài chính
- Thực hiện dự toán là khâu quan trọng trong quá trình quản lý tài chính. Đây là quá trình vận dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tài chính và hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu, chi tài chính trong dự toán của đơn vị thành hiện thực. Tổ chức thực hiện dự toán là nhiệm vụ của tất cả các phòng, ban, các
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 23 bộ phận trong đơn vị, việc thực hiện dự toán diễn ra trong một niên độ ngân sách (từ 01/01 đến 31/12 hằng năm).
Các đơn vị sự nghiệp có thu căn cứ vào dự toán được giao, triển khai thực hiện, đưa ra các biện pháp cần thiết để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu, chi được giao; đồng thời có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, chếđộ, tiết kiệm và có hiệu quả.
Sau khi được cơ quan chủ quản giao dự toán thu, chi hoạt động thường xuyên và dự toán các khoản chi không thường xuyên, các đơn vị triển khai thực hiện kế hoạch tài chính của đơn vị mình.
Đối với các khoản chi thường xuyên được cấp có thẩm quyền giao, các đơn vị được điều chỉnh nội dung chi cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị mình; đồng thời gửi cơ quan cấp trên và Kho bạc nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch để theo dõi quản lý, thanh toán và quyết toán.
Trên cơ sở dự toán ngân sách được giao, các đơn vị sự nghiệp tổ chức triển khai thực hiện, đưa ra các biện pháp cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu chi được giao đồng thời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, chếđộ, tiết kiệm và có hiệu quả.
- Chấp hành dự toán chi ngân sách nhà nước: Để theo dõi quá trình chấp hành dự toán thu chi, các đơn vị sự nghiệp cần tiến hành theo dõi chi tiết, cụ thể từng nguồn thu, từng khoản chi trong kỳ của đơn vị. Được tự chủ thực hiện nhiệm vụ thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tượng thu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định khung mức thu, đơn vị căn cứ nhu cầu chi phục vụ cho hoạt động, khả năng đóng góp của xã hội để quyết định mức thu cụ thể cho phù hợp với từng loại hoạt động, từng đối tượng, nhưng không được vượt quá khung mức thu do cơ quan có thẩm quyền quy định. Đối với những hoạt động dịch vụ theo hợp đồng với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, các hoạt động liên doanh, liên kết, đơn vịđược quyết định các khoản thu, mức thu cụ thể theo nguyên tắc bảo đảm đủ bù đắp chi phí và có tích luỹ.
- Các căn cứ tổ chức thực hiện và chấp hành dự toán thu chi tài chính:
Một là, dựa vào định mức chi được duyệt của từng chỉ tiêu trong dự toán. Đây là căn cứ mang tính quyết định nhất trong quá trình tổ chức thực hiện và chấp hành
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 24 dự toán chi ngân sách nhà nước, bởi vì hầu hết các nhu cầu chi đã có định mức, tiêu chuẩn và đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xét duyệt và thông qua.
Hai là, dựa vào khả năng nguồn kinh phí có thể dành cho nhu cầu chi ngân sách nhà nước trong mỗi kỳ báo cáo. Chi thường xuyên của ngân sách nhà nước luôn bị giới hạn bởi khả năng huy động của các nguồn thu. Mặc dù các khoản chi thường xuyên đã được ghi trong dự toán nhưng khi số thu không đảm bảo vẫn phải cắt giảm một phần nhu cầu chi tiêu. Đây là một trong những giải pháp thiết lập lại sự cân đối giữa thu và chi ngân sách nhà nước trong quá trình tổ chức thực hiện và chấp hành dự toán.
Ba là, dựa vào các chế độ, chính sách chi ngân sách nhà nước hiện hành. Đây là căn cứ mang tính pháp lý cho công tác tổ chức thực hiện và chấp hành dự toán chi ngân sách nhà nước, bởi vì tính hợp lý của các khoản chi sẽ được xem xét dựa trên cơ sở các chính sách, chếđộ của Nhà nước đang có hiệu lực thi hành. Để làm được điều đó các chính sách, chếđộ phải phù hợp với thực tiễn.
2.1.5.4 Kiểm tra, kiểm soát quy trình thu chi tài chính
Việc thực hiện kế hoạch không phải bao giờ cũng đúng như dự kiến. Do vậy đòi hỏi phải có sự kiểm tra, kiểm soát thường xuyên để phát hiện sai sót, uốn nắn và đưa công tác quản lý tài chính đi vào nề nếp.Việc kiểm tra giúp đơn vị nắm được tình hình quản lý tài chính nhằm đảm bảo hiệu quảđầu tư.
Cùng với việc kiểm tra, kiểm soát công tác đánh giá rất được coi trọng trong quá trình quản lý tài chính. Đánh giá để xem việc gì đạt hiệu quả, những việc gì không đạt hiệu quả gây lãng phí để có biện pháp động viên kịp thời cũng như rút kinh nghiệm quản lý.
- Sau mỗi quý, năm ngân sách, đơn vị sự nghiệp lập báo cáo quyết toán quý, quyết toán năm gửi cơ quan quản lý cấp trên theo quy định. Quyết toán thu, chi tài chính là quá trình kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành dự toán trong kỳ báo cáo và là cơ sởđể phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán để từđó rút ra bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo.
Trong quá trình thực hiện chu trình quản lý ngân sách tại các đơn vị sự nghiệp, việc kiểm tra kiểm soát cần được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục trong suốt chu trình ngân sách. Kiểm soát chi của các đơn vị sự nghiệp được KBNN
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 25 thực hiện theo quy định hiện hành. Đồng thời, các đơn vị có trách nhiệm tự kiểm tra tình hình thực hiện các nhiệm vụ thu, chi ngân sách của mình; các cơ quan chủ quản và cơ quan nhà nước có liên quan thực hiện việc kiểm tra, thanh tra các hoạt động thu, chi của các đơn vị theo quy định.
Thủ trưởng các đơn vị dự toán cấp trên có trách nhiệm kiểm tra và duyệt quyết toán thu, chi ngân sách của các đơn vị trực thuộc, chịu trách nhiệm theo dõi các khoản chi thường xuyên của NSNN.
Công tác kiểm soát chi là nhiệm vụ của tất cả các đơn vị. Luật Ngân sách Nhà nước qui định chi ngân sách chỉđược thực hiện khi có đủ các điều kiện:
+ Đã có trong dự toán được duyệt;
+ Đúng chếđộ tiêu chuẩn định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; + Đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người ủy quyền chuẩn chi.
2.1.5.5 Hạch toán kế toán và quyết toán thu chi
Các tổ chức, cá nhân có nhiệm vụ thu, chi tài chính phải tổ chức hạch toán kế toán, báo cáo và quyết toán tài chính theo đúng chế độ kế toán nhà nước đã ban hành.
Công tác quyết toán là khâu cuối cùng của quá trình sử dụng kinh phí. Đây là quá trình phản ánh đầy đủ các khoản chi và báo cáo quyết toán ngân sách theo đúng chếđộ báo cáo về biểu mẫu, thời gian, nội dung và các khoản chi tiêu. Trên cơ sở các số liệu báo cáo quyết toán có thể đánh giá hiệu quả phục vụ chính của các đơn vị sự nghiệp có thu, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đồng thời rút ra ưu, khuyết điểm của từng bộ phận trong quá trình quản lý để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch của năm sau.
Công tác quyết toán được diễn ra tốt cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Tổ chức bộ máy kế toán theo quy định nhưng đảm bảo tinh giản, gọn nhẹ, linh hoạt và hiệu quả.
- Mở sổ sách theo dõi đầy đủ và đúng quy định. - Ghi chép cập nhật, phản ánh kịp thời và chính xác. - Thường xuyên tổ chức đối chiếu, kiểm tra.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 26 - Số liệu trong báo cáo phải đảm bảo tính chính xác, trung thực. Nội dung các báo cáo tài chính phải theo đúng nội dung ghi trong dự toán được duyệt và theo đúng mục lục ngân sách nhà nước quy định.
- Cuối kỳ báo cáo theo mẫu biểu thống nhất và xử lý những trường hợp trái với chếđộđể tránh tình trạng sai sót.
- Thực hiện báo cáo quý sau 15 ngày và báo cáo năm sau 45 ngày theo quy định của Nhà nước.
- Quy trình thực hiện quyết toán: (Thực hiện theo Điều 70, Nghị định số 60/2003/NĐ-CP).
Sau khi năm ngân sách kết thúc, các đơn vị có các hoạt động chi ngân sách nhà nước tiến hành lập quyết toán thu chi trong phạm vi đơn vị mình, số liệu quyết toán được đối chiếu với Kho bạc nhà nước nơi đơn vị giao dịch xác nhận, sau đó gửi cơ quan tài chính thẩm tra xét duyệt.
2.1.6 Các nhân tốảnh hưởng đến quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu
2.1.6.1 Những nhân tố chủ quan
a, Tổ chức bộ máy quản lý tài chính
Thông thường bộ máy quản lý tài chính được tổ chức thành một tổ chuyên môn đối với đơn vị có quy mô hoạt động nhỏ hoặc bố trí thành Phòng nghiệp vụ với quy mô hoạt động của đơn vị là lớn. Bộ phận quản lý tài chính được tổ chức trực thuộc sựđiều hành trực tiếp từ Ban Giám đốc. Đây là bộ phận lưu trữ, nắm bắt mọi hoạt động tài chính diễn ra trong trung tâm giúp cho quá trình kiểm tra giám soát được thực hiện liên tục. Tạo cơ sở tham mưu, tư vấn cho Ban Giám đốc khi ra quyết định tài chính, hoặc quyết định hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ chính trị được giao.
Đơn vị sự nghiệp có thu cũng là một dạng tổ chức giống như Doanh nghiệp nên bộ máy quản lý tài chính được tổ chức theo một cơ cấu rõ ràng, có phân công, phân nhiệm cụ thể cho từng bộ phận trong một bộ máy. Nếu tổ chức bộ máy không hợp lý, chồng chéo lẫn nhau sẽ kiềm hãm hay cản trở quá trình thực hiện mục tiêu đề ra. Tạo sự chay lì, mai một năng lực làm việc của cán bộ chuyên trách trong bộ máy quản lý tài
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 27 chính. Nếu tổ chức bộ máy hợp lý sẽ phát huy tính sáng tạo và năng lực chuyên môn của cán bộ quản lý làm cho các hoạt động trong đơn vịđược thông suốt trôi chảy.
b, Trình độ và năng lực quản lý của cán bộ
Nhân tố chủ quan không kém phần quan trọng ảnh hưởng đến quá trình hoàn thiện quản lý tài chính là trình độ và năng lực của cán bộ quản lý cũng như cán bộ chuyên trách của bộ máy quản lý tài chính.
Mặc dù, ngày nay khoa học công nghệđã được ứng dụng nhiều vào các hoạt động văn hóa xã hội nhưng không thể thay thế hoàn toàn lao động của con người bằng máy móc. Con người luôn là yếu tố cốt lõi của mọi vấn đề, bởi nhận thức của con người làm phát sinh quyết định hành động, cách thức thực hiện quản lý, sáng tạo tri thức mới để giải quyết vấn đề thực tiễn đơn giản hơn, đạt được mục tiêu đề ra nhanh hơn. Khi trình độ và năng lực nhận thức của con người càng cao thì quyết định cũng như hành động càng chính xác. Do đó con người là nhân tố trung tâm của quá trình quản lý, trong đó, trình độ của cán bộ quản lý là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến tính kịp thời, chính xác của các quyết định quản lý và quyết định đến sự thành công hay thất bại của công tác quản lý. Đối với công tác quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp, cán bộ quản lý tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thực thi các chính sách, chếđộ tài chính.
Thực tế đã chứng minh, khi đội ngũ CBCNV của một bộ máy có trình độ chuyên môn và năng lực phù hợp với yêu cầu công việc thì bộ máy đó hoạt động rất hiệu quả trong việc xây dựng chính sách, thực thi đúng chủ trương chính sách đã đề ra, thông tin được xử lý kịp thời, linh hoạt, đạt hiệu quả cao và hướng hoạt động của đơn vị tuân thủđầy đủ các chếđộ, các quy định của Nhà nước cũng như hoạt động tài chính của đơn vị được quản lý chặt chẽ. Người quản lý có trình độ cao sẽ thiết lập tổ chức bộ máy quản lý tài chính thanh gọn vừa quản lý chặt chẽ vừa tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động cho bộ máy quản lý tài chính. Ngược lại, khi đội ngũ CBCNV của một bộ máy thiếu kinh nghiệm quản lý, trình độ chuyên môn và năng lực yếu kém sẽ dẫn đến sự trì trệ trong quá trình xử lý nhiệm vụđược giao, kéo theo Ban Lãnh đạo của đơn vị không được cung cấp thông tin cố vấn về tài chính kịp