- Phân chia trách nhi m: m t trong nh ng nguyên nhân chính c a s m t mát là thi u s phân chia nhi m v . Do đó, các nhi m v nh t đ nh trong m t ngân hàng nên đ c chia tách đ n m c có th gi a các cá nhân khác nhau đ làm gi m nguy c thao túng d li u ho c bi n th tài s n. Các khu v c xung đ t ti m n ng c n đ c xác đ nh, gi m thi u, và ph i c n th n giám sát b i m t bên th ba đ c l p. C ng c n có nh ng đánh giá đ nh k trách nhi m và ch c n ng c a các cá nhân quan tr ng đ đ m b o r ng h không ph i m t v trí đ che gi u các hành đ ng không phù h p.
- Ki m soát quá trình x lý thông tin: thông tin đáng tin c y thì c n th c hi n nhi u ho t đ ng ki m soát nh m ki m tra tính xác th c, đ y đ và vi c phê chu n các nghi p v . Quan tr ng nh t đó là ki m soát ch t ch h th ng ch ng t , s sách và vi c phê chu n các lo i nghi p v ph i đúng đ n.
- B o v tài s n (ki m soát v t ch t): Vi c so sánh, đ i chi u gi a s sách k
toán và tài s n hi n có trên th c t b t bu c ph i đ c th c hi n đ nh k . i u tra nguyên nhân, qua đó phát hi n nh ng y u kém t n t i trong đ n v . Ho t đ ng này th c hi n cho các lo i s sách và tài s n, k c nh ng n ch đã đ c đánh s th t tr c nh ng ch a s d ng, h n ch ti p c n ph n m m, tài s n c a đ n v …
- Phân tích rà soát: xem xét l i nh ng vi c đã đ c th c hi n b ng cách so sánh s th c t v i s k ho ch, d toán, k tr c. n v th ng xuyên rà soát thì có th phát hi n nh ng v n đ b t th ng, đ có th thay đ i k p
th i chi n l c ho c k ho ch, đi u ch nh thích h p.
1.3.2.5. H thông công ngh thông tin
M t thành ph n quan tr ng c a các ho t đ ng c a ngân hàng là vi c thành l p và duy trì h th ng thông tin qu n lý bao g m đ y đ các ho t đ ng c a mình. Nh ng thông tin này th ng đ c cung c p thông qua các ph ng ti n
đi n t và phi đi n t . H th ng này bao g m c nh ng ng i gi và s d ng d
li u d i d ng đi n t , ph i đ c giám sát đ c l p và đ c d phòng đ y đ . N u không có ki m soát đ y đ v h th ng thông tin và công ngh , bao g m các h th ng đang đ c phát tri n, các ngân hàng có th b m t d li u. Ra quy t đ nh c a nhà qu n lý có th b nh h ng b i các thông tin đ c cung c p không đáng tin c y ho c gây hi u nh m b i các h th ng đ c thi t k và ki m soát kém.
có m t h th ng KSNB hi u qu đòi h i ph i có các kênh truy n thông hi u qu đ đ m b o r ng t t c các nhân viên hoàn toàn hi u và tuân th các chính sách và th t c nh h ng đ n nhi m v và trách nhi m c a h . N u
không có giao ti p hi u qu , thông tin là vô ích. Qu n lý c p cao c a ngân hàng
c n ph i thi t l p các đ ng d n truy n thông hi u qu đ đ m b o r ng c n
thi t thông tin đ c ti p c n nh ng ng i thích h p. Nh ng thông tin này liên quan đ n c các chính sách và th t c ho t đ ng c a ngân hàng c ng nh thông tin liên quan đ n th c t hi u su t ho t đ ng c a t ch c. Thông tin này là đi u c n thi t đ đ t đ c s th ng nh t c a t t c các nhân viên nh m đáp ng các m c tiêu c a ngân hàng. Cu i cùng, thông tin liên l c trên toàn t ch c là c n thi t đ đ m b o r ng thông tin m t b ph n ho c b ph n bi t có th đ c chia s v i các phòng ho c b ph n b nh h ng khác.