3.2.4.1 M Ế đíẾh Ế a ph ng v n đánh giá
Vi c đánh giá k t qu th c hi n công vi c t i Vietinbank ch y u d a vào k t qu th đi m cân b ng. Trong quá trình ch m đi m th đi m, nhƠ lưnh đ o c ng ch
d a vào con s mà không có s trao đ i k t qu v i nhân viên v nh ng đi m đư đ t
đ c và nh ng đi m ch a đ t đ c, nh ng thu n l i vƠ khó kh n trong quá trình
th c hi n, thi t l p m c tiêu m i, trao đ i nh ng ph ng h ng gi i quy t các v n
đ khó kh n khi th c hi n nh ng công vi c, nhân viên không bi t lưnh đ o đánh giá
h nh th nào và h c n lƠm gì đ th c hi n công vi c t t h n.T t c nh ng v n đ
này, nhà qu n lý Vietinbank có th th c hi n đ c thông qua bu i ph ng v n. Tùy theo m c đích c a bu i ph ng v n vƠ đ i t ng nhơn viên đ t o ra ba hình th c ph ng v n nh :
+ Nhân viên th a mãn - th ng ti n;
Hình th c ph ng v n n y đ c áp d ng đ i v i nh ng nhân viên có ti m n ng, th ng đ c đánh giá là có m c đ th c hi n công vi c hi n nay t t. Nhà lãnh đ o s th o lu n v k ho ch ngh nghi p và các ch ng trình hành đ ng c th đ nâng cao trình đ chuyên môn, k n ng, n ng l c t ch c, qu n lý v.v… t o
đi u ki n cho nhân viên có đ kh n ng đ có th th c hi n nh ng công vi c ho c ch c v có yêu c u cao h n trong doanh nghi p.
+ Nhân viên th a mãn ậ khôngăth ngăti n;
Hình th c ph ng v n này đ c áp d ng đ i v i nhân viên đã hoàn thành t t công vi c hi n t i nh ng không có kh n ng, đi u ki n th ng ti n do nguyên nhân:
o Doanh nghi p không có ch c v tr ng.
o Nhân viên b h n ch v trình đ giáo d c, đào t o.
o B n thân nhân viên không có nguy n v ng th ng ti n;
Trong tr ng h p này, nhà lãnh đ o c n tìm ra các bi n pháp khuy n khích nhân viên, ti p t c duy trì và nâng cao k t qu th c hi n công vi c nh t o môi
tr ng làm vi c thu n l i h n, t ng quà, t ng thêm th i gian ngh phép,v.v…
+ Không th a mãn ậthayăđ i;
Hình th c này đ c áp d ng v i nhân viên không đáp ng các tiêu chu n m u trong th c hi n công vi c. Khi đó nhà lãnh đ o có hai cách gi i quy t:
o H ng d n nhân viên cách th c s a ch a, đi u ch nh nh ng sai sót c a h trong th c hi n công vi c.
o Chuy n nhân viên sang th c hi n công vi c khác, có yêu c u th p h n, th m chí có th ph i cho nhân viên ngh vi c n u nhân viên không th s a ch a,
đi u ch nh các sai sót, y u kém trong th c hi n công vi c.
- Nh ng l i nhà lãnh đ o c n tránh khi đánh giá k t qu th c hi n công vi c
Tâm lý d hòa vi quý, c n và ng i phê bình c p d i. Các lãnh đ o phòng ban c m th y r t khó kh n khi ph i phê bình nhân viên, ng c l i, nhân viên c m th y khó ch p nh n nh ng phê bình c a c p trên. i u này d n đ n nhân viên s tr nên phòng ng khi b phê bình và ph n l n nhân viên c m th y h th c hi n công vi c t t h n là lãnh đ o đánh giá v h 1.
Không đ c san b ng k t qu gi a các nhân viên do “cán b qu n lý th y t i nghi p c p d i vì n u đánh giá th p s b tr l ng”. i u này s t o nên s
b t bình gi a các nhân viên, nhân viên th c hi n công vi c t t s không có
đ ng l c đ làm vi c, nhân viên th c hi n công vi c không t t thì s không c g ng h t s c đ đ t đ c m c tiêu đ ra.
Không có kh n ng cung c p thông tin ph n h i
M t s lãnh đ o phòng ban không bi t cung c p thông tin ph n h i cho nhân viên, đi u này s làm cho nhân viên s g p khó kh n trong vi c s a đ i các sai sót trong th c hi n công vi c c a mình.
Không bi t phê phán các s vi c v n đ c th .M t s lưnh đ o phòng ban đư
phê phán cá nhân thay vì phê phán s vi c các v n đ c th .
3.2.4.2 Trình t th c hi n ph ng v n nhân viên
Lãnh đ o Vietinbank nên thi t l p quá trình ph ng v n nhân viên theo 4 b c sau:
B c 1: Chu n b ph ng v n
Cán b qu n lý Vietinbank tr c ti p yêu c u nhân viên c p d i thông báo v ph ng v n đánh giá k t qu th c hi n công vi c và giao m c tiêu, nhi m v m i cho c p d i (c n c theo m c tiêu c a công ty, m c tiêu, ch c n ng c a b ph n và kh n ng c a c p d i). Các m c tiêu m c đ cao nh ng kh thi trong kh n ng
c a c p d i; cán b qu n lý tr c ti p yêu c u c p d i chu n b s n các n i dung
sau đây trong vòng 2 tu n :
o K t qu th c hi n công vi c k tr c so v i k ho ch đã đ c ch p thu n, nh ng đóng góp ch y u, nh ng đi m m nh, đi m y u c n hoàn thi n.
o M c tiêu k ho ch hành đ ng c a cá nhân t ng ng theo m c ti u c a cán b qu n lý tr c ti p.
o C p d i chu n b b n nháp và g i tr c cho c p trên 1 tu n tr c khi hai bên trao đ i tr c ti p.
Cán b qu n lý c n thu th p các thông tin c n thi t v nhân viên nh : kh i
l ng, ch t l ng th c hi n công vi c, m c đ tuân th k lu t lao đ ng;v.v… Nhà lãnh đ o nên ghi l i nh ng đi m c n th o luân v i nhân viên trong ph ng v n. Cu i
cùng, nhà lãnh đ o nên báo tr c cho nhân viên v th i gian ph ng v n c th đ
nhân viên có th chu n b tr c các câu h i ho c các v n đ c n th o lu n v i lãnh
đ o. Nhân viên c ng c n đ c thông báo tr c nh ng quy n l i c a h có th liên
quan đ n k t qu ph ng v n.
B c 2:ă ánhăgiáăk t qu th c hi n công vi c
• Yêu c u nhân viên t đánh giá
Vi c yêu c u nhân viên t đánh giá tr c khi ti n hành ph ng v n đánh giá r t h u ích. Ngay c khi n u nh thông tin t đánh giá này không đ c s d ng chính th c, vi c t đánh giá là b c kh i đ u giúp nhân viên suy ngh v nh ng thành qu công vi c c a mình. th c hi n vi c t đánh giá, ng i lãnh đ o ph i đ m b o nhân viên n m b t rõ nh ng tiêu chu n s đ c s d ng đ đánh giá h và nh v y s tránh đ c s ng c nhiên t nhân viên khi lãnh đ o th c hi n vi c đánh giá.
Nh ng nghiên c u g n đây d n ch ng cho th y nhân viên c m th y hài lòng h n và nhìn nh n h th ng đánh giá nh m t công vi c mang tính th t c khi h
đ c tham gia vào ti n trình đánh giá. Khi nhân viên đã t đánh giá thành qu công vi c c a chính mình thì bu i ph ng v n đánh giá ch t p trung vào nh ng k t qu
đánh giá mà lãnh đ o và nhân viên k t lu n khác nhau đ tìm gi i pháp kh c ph c.
• Bày t s đánh giá t t c a lãnh đ o đ i v i nhân viên
Khen ng i là m t hình th c đ ng viên khuy n khích nhân viên c c k hi u qu
đ c bi t hi u qu trong bu i ph ng v n đánh giá vì nhân viên luôn mong m i nh n
đ c nh ng thông tin ph n h i tích c c. Vì v y, b t đ u m t bu i ph ng v n đánh giá, ng i lãnh đ o nên b t đ u b ng cách t ra quan tâm và khen ng i nh ng gì mà nhân viên đã làm t t. Ghi nh n nh ng c g ng và ti n b c a nhân viên. B ng cách này, nhân viên s gi m b t thái đ đ i phó và s c i m h n trong vi c trình bày nh ng v n đ khó kh n trong công vi c c a h .
Ch ra nh ng ệ nh v c mà nhân viên c n c g ng th c hi n t t h n, trong
ý ki n cá nhân. i u này cho phép nhà lãnh đ o tìm hi u đ c nh ng nguyên nhân th c s c a v n đ t n t i trong th c hi n công vi c c a nhân viên, đ ng th i đây c ng là c h i đ xóa đi nh ng hi u bi t sai l ch có th có gi a doanh nghi p và nhân viên v các tiêu chu n m u trong đánh giá th c hi n công vi c.
Thúc đ y m c tiêu: lãnh đ o c n đnh h ng rõ vi c kh c ph c nh ng khi m khuy t trong th c hi n công vi c. Vi c phê bình c n đi cùng v i s h tr kh c ph c t lãnh đ o.
Thay đ i hành vi x lý, không thay đ i con ng i
Lãnh đ o th ng có khuynh h ng đóng vai trò c a m t nhà tâm lý, c g ng
“phác ho ” nguyên nhân vì sao nhân viên l i hành đ ng nh th . Tuy nhiên khi đ i m t v i nh ng h u qu do không hoàn thành công vi c c a nhân viên, ng i lãnh
đ o c n xác đnh rõ h u qu không ph i do b n thân ng i nhân viên mà là nh ng hành vi th c hi n công vi c. Lãnh đ o nên tránh đ ngh thay đ i đ c đi m tính cách c a nhân viên mà nên đ ngh nh ng cách nào đó thích h p đ c i ti n công vi c.
• Luôn th hi n tinh th n h tr nhân viên
M t trong nh ng k thu t t t đ lôi cu n nhân viên vào quá trình gi i quy t v n đ là ng i lãnh đ o c n đ t câu h i“Tôi c n làm gì đ h tr cho anh/ch ?”.
Nhân viên th ng có khuynh h ng vi n d n lý do không hoàn thành công vi c là do nh ng khó kh n, v ng m c có th t ho c do nh n th c c a nhân viên. V i tính cách g i m và thi n ý h tr , ng i lãnh đ o s th hi n cho nhân viên th y r ng mình s c g ng tháo g nh ng rào ch n bên ngoài và s cùng làm vi c v i nhân viên đ đ t k t qu cao h n.
B c 3: Thi t l p m c tiêu m i và k ho ch hành đ ng cho c p d i
Bu i ph ng v n không ch nh m m c tiêu đánh giá k t qu th c hi n c a nhân viên mà nó là bu i th o lu n gi a nhân viên và lãnh đ o nh m th ng nh t m c tiêu k ho ch th c hi n cho n m t i. Cán b qu n lý tr c ti p th o lu n v nh ng thay
đ i tình hình bên ngoài và bên trong t ch c có nh h ng m nh đ n công vi c c a c p d i trong th i gian t i. C p d i trình bày v các m c tiêuvà k ho ch hành
đ ng c th trong t ng kho ng th i gian; ngu n l c c n đ c s d ng và h tr t c p trên nh m đ t đ c m c tiêu do c p trên đ ra. Cán b qu n ý trao đ i v tính h p lý, kh thi c a ch ng trình hành đ ng, cách th c đol ng k t qu đ t đ c và
h ng d n, giúp c p d i đi u ch nh k ho ch n u c n thi t.
B c 4 : Nh ng quan tâm cá nhân v phát tri n ngh nghi p
B c cu i cùng trong ph ng v n là đ ra đ c ch ng trình phát tri n cho nhân viên. C p d i trình bày nh ng quan tâm cá nhân v phát tri n ngh nghi p trong m i liên h v i vi c phát tri n c a công ty. C p trên xem xét và trao đ i, b o
đ m nh ng đi m m nh c a c p d i đ c c h i phát tri n; hoàn thi n nh ng đi m y u c a c p d i. C p trên nên ch ra ch ng trình hu n luy n, các ph ng pháp c th nhân viên c n áp d ng đ nâng cao k n ng c a mình và m i liên h c a các ch ng trình phát tri n v i s thành công trong công vi c c a nhân viên.
Tính kh thi c a ph ng án; Chi phí: Không t n kém chi phí
Kh n ng th c hi n: Vi c ph ng v n nhân viên không ch đ c th c hi n cu i tháng khi đánh giá nhân viên mà còn đ c th c hi n t i b t c th i đi m nào c a tháng. Chi nhánh c n ph bi n cho lãnh đ o phòng ban đ th c hi n ph ng án này.
Nhân s : lãnh đ o và nhân viên t t c các phòng ban c n ph i h p th c hi n, không nh ng vì l i ích c a chính b n thân nhân viên mà còn vì l i ích c a chi nhánh.
Th i gian: t i b t c th i đi m nào c a ho t đ ng kinh doanh, trong đó th i
đi m đánh giá cu i tháng, quý, n m ph i đ c th c hi n k càng.
3.2.5. Xây d ng công c h tr đánh giá k t qu th c hi n công vi c
Hi n t i, đ n v th c hi n nh p ch tiêu k ho ch và k t qu th c hi n KPI vào th i đi m cu i tháng nên t i m t th i đi m b t k trong tháng đ n v ch a có công
c h tr giúp cho Ban giám đ c, lãnh đ o phòng ban không th qu n lý đ c nhân viên đang th c hi n công vi c c a mình t i đâu. Theo tác gi thì đ n v nên xây d ng ph n m m online riêng đ theo dõi tình hình th c hi n công vi c c a nhân viên, t t c các nhân viên và lãnh đ o đ u có mã đ ng nh p vào ph n m m này, ph n m m này s k t xu t d li u t ph n m m giao d ch c a nhân viên, các b c th c hi n nh p vào ph n m m:
- u tháng lãnh đ o phòng ban ho c t h tr KPI nh p ch tiêu nhân viên vào ph n m m.
- Khi nhân viên th c hi n đ c ch tiêu, ph n m m s t đ ng c p nh t d li u c a nhân viên. Riêng đ i v i ch tiêu huy đ ng v n, nhân viên khi th c hi n ti p th khách hàng thì ph i đ ng ký v i lãnh đ o phòng đ t đi n toán có th g n thông tin tài kho n cho cá nhân và phòng đó. T i ph n m m nhân viên, lãnh đ o phòng và ban giám đ c đ u có th xem đ c mình đang hoàn thành
đ c bao nhiêu, % hoàn thành k ho ch tháng, k ho ch quý, k ho ch n m nh th nào.
ti n cho công tác qu n lý, tác gi xin đ xu t báo cáo t ng h p nhân viên
đ c in ra t ph n m m nh sau: Ch tiêuăhuyăđ ng v n t i ngày ầầầ.. Tên cán b Mã cán b Ch tiêu k ho ch (t đ ng) K t qu th c hi n (t đ ng) % hoàn thành k ho ch (tháng) AAAA 111 10 5 50% BBBB 222 8 4.8 60%
T ý t ng trên, Ban giám đ c giao vi c cho b ph n đi n toán thi t k ph n m m qu n lý k t qu th c hi n công vi c sao cho đ m b o c p nh t thông tin k p th i.
Tính kh thi c aăph ngăán:
Chi phí: cán b đi n toán c a chi nhánh thi t k ph n m m t d li u c a