Biên
Công ty TNHH khai thác vận tải Long Biên kinh doanh chủ yếu về các ngành nghề sau:
Vận tải hàng hoá bằng đường bộ
Cho thuê xe có động cơ
Bán buôn, bán lẻ ô tô con (loại 12 chỗ ngồi trở xuống)
Bán buôn máy móc, phụ tùng, thiết bị khác
Sơ đồ 2.2. Qui trình vận chuyển hàng hoá
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Khách hàng (tạm gọi là khách hàng thứ nhất) có nhu cầu vận chuyển hàng hoá sẽ tìm hiểu thông tin về cách thức vận chuyển, bảng giá vận chuyển qua nhân viên marketing (Phòng kinh doanh) của công ty. Khi khách hàng chấp nhận mức giá công ty đưa ra, phòng kinh doanh sẽ tiến hành kí Hợp đồng vận chuyển với khách hàng thứ nhất. Đây cũng là đối tượng thanh toán cho công ty.
Dựa vào Hợp đồng vận chuyển đã kí với khách hàng, bộ phận vận chuyển thuộc phòng kinh doanh sẽ liên hệ với đối tượng nhận hàng hoá (tạm gọi là khách hàng thứ hai) để xác nhận lại thông tin. Sau đó, bộ phận vận chuyển sẽ phân công lái xe chịu trách nhiệm thực hiện đơn hàng.
Lái xe nhận đơn hàng, vận chuyển hàng hoá đến cho khách hàng thứ hai.
Khách hàng thứ hai nhận hàng và ký xác nhận cho nhân viên bộ phận vận chuyển, kết thúc quá trình vận chuyển đồng thời kết thúc Hợp đồng vận chuyển với khách hàng. Khách hàng thuê vận chuyển Kết thúc quá trình vận chuyển Vận chuyển hàng hoá Bộ phận vận chuyển Đối tượng nhận hàng hoá Công ty TNHH khai thác vận tải Long Biên
28
thông tin kinh tế được tập trung, xử lý ở phòng kế toán tài chính, từ việc thu thập dữ liệu, kiểm tra chứng từ, lập các chứng từ liên quan đến quá trình kinh doanh, cung cấp dịch vụ vận tải.
Sơ đồ 2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Với mô hình bộ máy kế toán này, đứng đầu phòng Tài chính – Kế toán là kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán) là người trực tiếp quản lý các nhân viên kế toán, phân công công việc cho các nhân viên, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế theo yêu cầu.
Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán cụ thể như sau:
Kế toán tiền lương kiêm kế toán công nợ: có nhiệm vụ tính lương nhân viên, lập các bảng tổng hợp tiền lương và các khoản trích nộp bảo hiểm; theo dõi tổng hợp toàn bộ quá trình hạch toán, theo dõi tình hình công nợ, vào các sổ kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính cuối kì.
Kế toán tiền mặt, TGNH (kế toán vốn bằng tiền) kiêm thủ quỹ: theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt, TGNH, các tài khoản giao dịch, thanh toán với ngân hàng; có trách nhiệm quản lý và báo cáo với giám đốc về lượng tiền mặt thu – chi và tồn quỹ của công ty.
Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ vận tải: tiến hành thu thập dữ liệu, chứng từ hợp lệ liên quan đến quá trình kinh doanh dịch vụ vận tải cuả công ty, từ đó tổng hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ.
Kế toán TSCĐ, NVL: có nhiệm vụ theo dõi, quản lý tình hình tăng, giảm TSCĐ của công ty. Hàng tháng, tính khấu khao TSCĐ, theo dõi tình hình nhập – xuất NVL và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ tài khoản liên quan. Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ, NVL Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành vận tải Kế toán tiền mặt, TGNH kiêm thủ quỹ Kế toán tiền lương kiêm kế toán công nợ
2.2.3. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Công ty TNHH khai thác vận tải Long Biên áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 24/09/2006, các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo. Cụ thể như sau:
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam (VND).
Kỳ kế toán theo tháng.
Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
Công ty chưa áp dụng phần mềm kế toán chuyên dụng mà chỉ sử dụng phần mềm Microsoft Excel - 2010 để hỗ trợ lập, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán. Hiện nay, hình thức sổ kế toán được công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Quá trình luân chuyển chứng từ và trình tự xử lý thông tin kế toán tương tự với hình thức Nhật ký chung theo quy định của Bộ Tài chính.
2.3. Thực trạng kế toán chi phí và tính giá thành dịch vụ vận tải tại công ty TNHH khai thác vận tải Long Biên TNHH khai thác vận tải Long Biên
Công ty TNHH khai thác vận tải Long Biên hoạt động trong nhiều lĩnh vực liên quan như: vận tải hàng hoá, hành khách, bán buôn, bán lẻ phương tiện vận tải (ô tô), bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện vận tải…nhưng lĩnh vực công ty tập trung chủ yếu là vận tải hàng hoá theo hợp đồng của khách hàng. Do đó, để quản lý và hạch toán nhanh chóng, chính xác thì việc xác định và phân loại rõ chi phí vận tải và tính giá thành dịch vụ vận tải là việc không thể thiếu. Bên cạnh đó, thực hiện công việc này trong quá trình hoạt động sẽ góp phần không nhỏ trong việc hạch toán cũng như định hướng tính giá thành dịch vụ vận tải của công ty.
2.3.1. Phân loại chi phí dịch vụ vận tải tại công ty TNHH khai thác vận tải Long Biên
Tại công ty TNHH khai thác vận tải Long Biên, chi phí vận tải bao gồm nhiều loại, mỗi loại có tính chất, công dụng kinh tế cũng như yêu cầu quản lý khác nhau. Để
30
Chi phí NVL trực tiếp: phản ánh toàn bộ chi phí về nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu phục vụ trực tiếp cho kinh doanh vận tải, bao gồm những khoản chi phí nhiên liệu tiêu thụ dùng cho vận tải: dầu Diezen, dầu nhớt.
Chi phí nhân công trực tiếp: là những khoản mục phải trả cho người lao động tham gia trực tiếp vào quá trình vận chuyển, bao gồm:
Chi phí tiền lương: gồm lương chính, tiền lương phụ, phụ cấp của lái xe, phụ xe.
Các khoản trích theo lương BHYT, BHXH, BHTN của các đối tượng trên.
CPSXC: bao gồm các chi phí sau:
Chi phí săm lốp: là khoản chi phí mang tính chất đặc thù của ngành vận tải ô tô.
Chi phí lương nhân viên quản lý xe, chi phí khấu hao TSCĐ (ô tô tải), chi phí sửa chữa TSCĐ, lệ phí giao thông, bảo hiểm phương tiện.
Ngoài ra còn có các khoản chi phí khác bao gồm chi phí dịch vụ mua ngoài, các khoản chi phí bằng tiền khác. Ví dụ: chi phí đâm đổ, bồi thường; chi phí thuê vận chuyển…
2.3.2. Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí dịch vụ vận tải tại công ty TNHH
khai thác vận tải Long Biên Đối tượng tập hợp chi phí
Xác định đối tượng tập hợp chi phí vận tải là khâu đầu tiên và đặc biệt quan trọng ảnh hưởng tới tính chính xác của thông tin kế toán cung cấp từ quá trình này. Tại công ty, để dễ kiểm soát và hạch toán chính xác, kế toán đã tập hợp chi phí trong cả kỳ kế toán theo tháng.
Phương pháp tập hợp chi phí
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung được tập hợp theo từng tháng. Sau đó, các chi phí này được phân bổ cho từng đơn hàng vận chuyển theo doanh thu.
Để việc nghiên cứu có chiều sâu và phù hợp với đề tài nghiên cứu của mình và đem lại hiệu quả nhất, trong bài khoá luận này, em xin đề cập tới việc “Tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ vận tải theo hợp đồng vận chuyển với công ty Bắc Việt trong tháng 10 năm 2014” được thực hiện tại công ty TNHH khai thác vận tải Long Biên.
2.3.3. Kế toán tập hợp chi phí vận tải tại công ty TNHH khai thác vận tải Long Biên
2.3.3.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là loại chi phí quan trọng và chiếm tỉ trọng đáng kể khoảng 25-30% tổng chi phí vận tải. Để mỗi ô tô cung cấp dịch vụ vận chuyển, công ty cần sử dụng loại nguyên vật liệu đặc trưng nhất cho ngành vận tải và hiện nay, chưa có loại nguyên liệu nào thay thế được cho xăng, dầu. Chính vì tầm quan trọng của nhiên liệu trong quá trình hoạt động vận tải nên công tác kế toán của công ty rất chú trọng khâu theo dõi nhiên liệu xuất dùng nhằm đảm bảo sự chuẩn xác về số lượng nhiên liệu tiêu hao, tiết kiệm tối đa nhất hao phí nhiên liệu sử dụng.
Tài khoản và chứng từ sử dụng
Phòng kế toán tổ chức kế toán chi phí này thành các khoản mục sau: chi phí dầu diezen, chi phí dầu nhớt. Do công ty hạch toán theo quyết định 48/QĐ-BTC nên kế toán công ty sử dụng TK 154 – Chi phí SXKD dở dang để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng, TK này được chi tiết thành TK 1541 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Ngoài ra, kế toán công ty còn sử dụng TK 331 – Phải trả người bán được chi tiết cho từng nhà cung cấp theo mã số; TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ.
Các chứng từ được sử dụng: Hợp đồng mua bán xăng dầu; Phiếu báo sử dụng xăng dầu của lái xe; Bảng theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu tháng 10/2014; Biên bản đối chiếu công nợ; Hoá đơn GTGT của cửa hàng xăng, dầu; Uỷ nhiệm chi; Giấy báo nợ.
Phương pháp kế toán
2.3.3.1.1.Chi phí dầu diezen
Dựa vào mức tiêu hao nhiên liệu trung bình, tính năng kỹ thuật (loại xe chạy xăng hay dầu), dung tích, chất lượng phương tiện, kết quả khảo sát nhiên liệu tiêu hao thực tế của từng loại xe, từng tuyến đường, phòng kỹ thuật tiến hành lập kế hoạch định mức khoán nhiên liệu theo tiêu thức: Số lít nhiên liệu tiêu hao/ cự ly 100 km lăn bánh.
32
đều được xác định dựa trên hoá đơn giá trị gia tăng đầu vào mà nhà cung cấp gửi vào ngày cuối tháng. Giá của nguyên liệu xuất dùng trong tháng được tính theo giá trên Hợp đồng mua bán xăng – dầu đã ký với nhà cung cấp.
Cách thức xuất nhiên liệu được thực hiện như sau:
Vào đầu mỗi tháng, công ty ký Hợp đồng mua bán xăng dầu1
với nhà cung cấp, trong hợp đồng nêu rõ địa điểm giao nhận, phương thức thanh toán, hình thức thanh toán, giá hàng hoá…
Dựa vào hợp đồng đã ký với nhà cung cấp, công ty sử dụng phương thức xuất thẳng nhiên liệu từ nhà cung cấp vào sản xuất, tức là, muốn có được nhiên liệu sử dụng vào hoạt động vận tải, các lái xe phải đến nơi nhận cung cấp cho công ty để nhập nhiên liệu. Hoạt động vận tải hàng hoá của công ty trong tháng 10/2014 thực hiện chủ yếu ở nội thành Hà Nội với cung đường ngắn nên công ty không ứng trước tiền mua nguyên vật liệu cho lái xe.
Lái xe mang Phiếu báo sử dụng xăng – dầu theo mẫu quy định của công ty đến cửa hàng xăng dầu nhập nhiên liệu, sau đó, nhân viên cửa hàng xăng dầu sẽ ký xác nhận vào phiếu trên để lái xe mang về cho kế toán công ty. Đây là căn cứ để kế toán công ty lập Bảng theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong tháng.
Cuối tháng, cửa hàng xăng dầu sẽ đối chiếu số liệu ở sổ theo dõi xuất dầu của cửa hàng, xuất hoá đơn GTGT gửi cho kế toán công ty. Sau khi kiểm tra đối chiếu, kế toán kê khai thuế GTGT đầu vào và viết uỷ nhiệm chi chuyển trả tiền cho nhà cung cấp.
Ví dụ:
Vào đầu tháng, công ty tiến hành ký Hợp đồng mua bán xăng dầu với nhà cung cấp.
Ngày 6/10/2014, bộ phận vận chuyển nhận đơn hàng vận chuyển hàng đến khu đô thị Sài Đồng. Theo như quy định của công ty, lái xe phải đến địa điểm cung cấp nguyên liệu cho công ty để nhập nhiên liệu.
Lái xe viết Phiếu báo sử dụng xăng – dầu theo mẫu quy định của công ty mang đến cửa hàng xăng dầu.
1
Bảng 2.1. Phiếu báo sử dụng xăng – dầu của lái xe
Công ty TNHH khai thác vận tải Long Biên
Địa chỉ: Số 8, lô 9, tổ 23, phố Trạm, phường Long Biên, quận Long Biên, Hà Nội
PHIẾU BÁO SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU
Ngày 06 tháng 10 năm 2014
Họ tên lái xe: Nguyễn Văn Toán
Phương tiện vận chuyển: Xe tải SK 3223 - 30V7996
STT Mã VT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư (hàng hoá) Đơn vị Số lượng
1 100002 Diezen lít 190
2 100003 Dầu nhớt Castrol Magnatec lít 6
Ngày 06 tháng 10 năm 2014 Lái xe
(Ký, họ tên)
Nhân viên cửa hàng xăng
(Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Phiếu báo này phải có đầy đủ chữ ký của lái xe và nhân viên cửa hàng xăng - dầu để lái xe mang về nộp lại cho kế toán công ty.
Dựa vào số liệu đã ghi trên phiếu, kế toán công ty lập Bảng theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong tháng.
34
Bảng 2.2. Bảng theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu tháng 10/2014 BẢNG THEO DÕI TÌNH HÌNH SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 10 năm 2014 STT Ngày tháng Đơn vị Dầu Diezen (100002) Dầu nhớt (100003) Lái xe ký 1 6/10/2014 lít 190 6 … 2 8/10/2014 lít 190 0 3 9/10/2014 lít 300 9 4 10/10/2014 lít 146 0 5 11/10/2014 lít 190 3 … … … … 27 27/10/2014 lít 146 7 28 28/10/2014 lít 146 0 29 29/10/2014 lít 190 4,5 30 30/10/2014 lít 190 0 Tổng cộng 4.382 34,4
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Tương tự như vậy, sau mỗi lần lái xe nhập nhiên liệu để sử dụng và mang phiếu báo về, kế toán công ty tiến hành làm theo trình tự nêu trên.
Cuối tháng, cửa hàng xăng dầu lập Biên bản đối chiếu công nợ và xuất hoá đơn GTGT tổng hợp tất cả các lần nhập nhiên liệu của các lái xe gửi cho kế toán công ty. Kế toán đối chiếu số liệu ở bảng theo dõi tình hình nguyên vật liệu với số liệu trên hoá đơn GTGT, đồng thời đối chiếu đơn giá trên hoá đơn với Hợp đồng đã ký với nhà cung cấp. Nếu số liệu khớp nhau, kế toán sẽ lấy hoá đơn GTGT làm căn cứ kê khai thuế GTGT đầu vào.
Kế toán sử dụng Biên bản đối chiếu công nợ được đại diện hai bên ký xác nhận làm căn cứ thanh toán số tiền mua nguyên vật liệu trong tháng với nhà cung cấp vào ngày cuối tháng.
Bảng 2.3. Biên bản đối chiếu công nợ CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI
VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX HÀ NỘI
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
Từ ngày 01/10/2014 đến ngày 31/10/2014
Hôm nay, ngày 31 tháng 10 năm 2014, tại Công ty cổ phần thương mại và vận tải Petrolimex Hà Nội. Chúng tôi gồm:
I. BÊN BÁN (BÊN A): Công ty CP TM & VT PETROLIMEX HÀ NỘI
Bà: Vũ Thị Bấn Chức vụ: Trưởng phòng thương mại
Ông: Trần Quang Xiêng Chức vụ: Phó trưởng phòng TCKT
II. BÊN MUA (BÊN B): CÔNG TY TNHH KHAI THÁC VẬN TẢI LONG BIÊN
Ông: Trần Trọng Tuấn Chức vụ: Giám đốc công ty
Cùng nhau đối chiếu số dư công nợ từ ngày 01/10/2014 đến hết ngày 31/10/2014 mà bên B mua hàng của bên A theo hợp đồng số: 017/2014/HĐKT ký ngày 01/10/2014 như sau: