1.3.1 Chu trình thông tin
Một trong những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải đó là việc sử dụng, tận dụng thông tin như thế nào cho hiệu quả cũng như việc đánh giá lại xem thông tin nào là thực sự cần thiết cho doanh nghiệp.
Mô hình chu trình thông tin mà tác giả đề cập trong luận văn là mô hình POSMAD. Mô hình này đã được đề cập rất rộng rãi trong các công trình
nghiên cứu cũng như giáo trình. POSMAD được viết tắt bởi các từ: PLAN - OBTAIN - SHARE & STORAGE – MAINTAIN – APPLY – DISCLOSURED là các mắt xích trong một chu trình thông tin. Chu trình thông tin POSMAD được thể hiện theo hình 1.4 dưới đây:
Hình 1.4 – Chu trình thông tin trong doanh nghiệp
Đối với thông tin, việc quan trọng nhất là xác định xem những gì quan trọng, những gì thực sự cần phải làm để dữ liệu trở nên tốt hơn. Hầu hết các doanh nghiệp công ty thường bỏ qua việc này, chỉ sử dụng thông tin một lần và ít khi tận dụng lại thông tin để đánh giá các hiệu quả, phục vụ các chiến lược sắp tới hoặc cho một kế hoạch dài hạn. Ngoài việc có được thông tin giá trị thì việc lưu trữ, sử dụng thông tin đó như thế nào cũng quan trọng không kém. Trước hết, việc lưu giữ, sử dụng là một phần của Plan (Chuẩn bị), ngoài ra đối tượng tiếp cận với thông tin cũng cần được quan tâm. Đó là một điểm rất quan trọng
PLAN (Chuẩn bị)
OBTAIN
(Thu nhận) STORE + SHARE (Chia sẻ)
MAINTAIN (Bảo trì) APPLY (Sử dụng) DISCLOSURE | DISPOSE (Hủy)
trong khâu Store & Share (Chia sẻ). Một thành phần cũng không thể thiếu đó chính là việc thực hiện các quy trình một cách tự động (APPLY) cũng như hủy hoặc chuyển sang vị trí ít quan trọng hơn hoặc công bố rộng rãi hoặc đơn giản là hủy thông tin (DISCLOSURE). Đây là một chiến lược thông tin phù hợp với hoạt động của các doanh nghiệp. POSMAD là một mô hình thông tin không mới những có giá trị sử dụng trong hầu hết các lĩnh vực doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả công việc cũng như hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.
Bảng 1.1 – Các giai đoạn trong chu trình thông tin
Giai đoạn trong
POSMAD Khái niệm Các hoạt động điển hình
PLAN Là việc chuẩn bị nguồn dữ liệu
Nhận định mục tiêu, cấu trúc hệ thống thông tin.
OBTAIN Thu nhận nguồn dữ liệu Tạo ra các bản ghi, các dữ liệu mua bán, các thông tin ngoại bộ
STORE & SHARE
Thông tin được thể hiện dưới dạng điện tử hoặc dưới dạng bản cứng, có thể sẵn sàng truy cập qua một cách thức công bố hoặc phát hành nào đó.
Thông tin sẽ được công bố dưới dạng điện tử thông qua hệ thống mạng nội bộ hoặc email trong doanh nghiệp hoặc công bố dưới dạng bản cứng, tức là in ra giấy.
MAINTAIN Đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển liên tục
Cập nhập, thay đổi, phân tích, kiểm tra, cải tiến, đồng nhất,… dữ liệu
APPLY Sử dụng thông tin để phục vụ cho mục tiêu của mình
Truy cập dữ liệu, sử dụng dữ liệu. Việc sử dụng này có thể là cho mục tiêu hoàn thành giao dịch, viết báo cáo, đưa ra các quyết định quản lý,… Giai đoạn trong
POSMAD Khái niệm Các hoạt động điển hình
DISPOSE Loại bỏ dữ liệu khi nó không còn sử dụng được nữa
Lưu trữ lại dữ liệu hoặc xóa bỏ dữ liệu.
Nguồn: Executing Data Quality Projects: Ten Steps to Quality Data and Trusted Information, tác giải Danette McGivray, publised by Morgan Kaufman Publishers, 2008.
1.3.2 Phân loại thông tin kế toán phục vụ mục đích quản trị
Nhóm thông tin về doanh thu – lợi nhuận (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhóm thông tin này là nhóm thông tin về kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của đơn vị và các hoạt động khác. Nhóm thông tin này cung cấp thông tin cho việc đánh giá năng lực của đơn vị trong việc tạo ra các nguồn tiền và các khoản tương đương tiền trong tương lai.
Thông tin về doanh thu phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp thường bao gồm doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia,… Thông tin về thu nhập khác bao gồm các khoản thu nhập phát sinh từ các hoạt động ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu như thu từ thanh lí tài sản, nhượng
bán tài sản cố định, thu tiền phạt khách hàng do vi phạm hợp đồng,…
Nhóm thông tin về chi phí – giá thành
Nhóm thông tin này cung cấp thông tin về chi phí sản xuất kinh doanh, phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động khác của đơn vị và giá vốn hàng bán. Những chi phí này phát sinh dưới dạng tiền và các khoản tương đương tiền, hàng tồn kho, khấu hao máy móc, thiết bị.
Thông tin về chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp như: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, chi phí lãi tiền vay, và những chi phí liên quan đến hoạt động cho các bên khác sử dụng tài sản sinh ra lợi tức, tiền bản quyền,…
Thông tin về chi phí khác bao gồm chi phí ngoài các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp như chi phí về thanh lí, nhượng bán tài sản cố định, các khoản tiền bị khách hàng phạt do vi phạm hợp đồng,…
Nhóm thông tin về tình hình tài sản – công nợ
Nhóm thông tin này cung cấp thông tin về những chi phí mà đơn vị bỏ ra mà chắc chắn sẽ mang lại lợi ích kinh tế và các nghĩa vụ thanh toán của đơn vị đối với cơ quan thuế, nhà cung cấp.
Nhóm thông tin về dòng tiền
Nhóm thông tin này cung cấp thông tin giúp đơn vị đánh giá các thay đổi trong tài sản thuần, cơ cấu tài chính, khả năng chuyển đổi tài sản thành tiền, khả năng thanh toán và khả năng của đơn vị trong việc tạo ra các luồng tiền cho quá trình hoạt động. Ngoài ra nhóm thông tin này còn được dùng để xem xét và dự đoán khả năng về số lượng, thời gian và độ tin cậy của các luồng
tiền trong tương lai, dự đoán trước đây về các luồng tiền; kiểm tra về khả năng sinh lời với lượng lưu chuyển tiền thuần và những tác động của thay đổi giá cả.
Nhóm thông tin phân tích
Nhóm thông tin này dựa trên các thông tin kế toán đã được đưa ra ở các nhóm thông tin về doanh thu, lợi nhuận, chi phí – giá thành, tài sản – công nợ, dòng tiền để đưa ra những nhận định, phân tích giúp đơn vị, người quản lí hiểu rõ ý nghĩa của các thông tin đã được đưa ra và đánh giá chính xác hơn năng lực của đơn vị.
Nhóm thông tin phân tích bao gồm việc tính toán và phân tích các chỉ số. Các chỉ số gồm có ROA, ROE, ROI, chỉ số khả năng thanh toán ngắn hạn, thời gian thu tiền bán hàng bình quân, các chỉ số về đòn bẩy tài chính,… Việc phân tích các chỉ số sẽ được đặt trong các yếu tố môi trường của đơn vị.
Nhóm thông tin dự toán
Dự toán là một bảng kế hoạch chi tiết, trong đó mô tả việc sử dụng các nguồn lực tài chính và kinh doanh của một kỳ nào đó trong tương lai. Hệ thống dự toán của một công ty không dựa trên việc ghi chép các nghiệp vụ thực tế đã phát sinh. Dự toán là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý trong việc hoạch định và kiểm soát các tổ chức. Nó là một kế hoạch chi tiết nêu ra những khoản thu, chi của doanh nghiệp trong một thời kỳ nào đó. Nó phản ánh kế hoạch cho tương lai, được biểu hiện dưới dạng số lượng và giá trị. Thông tin dự toán sẽ được lập chủ yếu dựa trên cơ sở dự báo từ các bộ phận trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có thể có được các thông tin này thì các bộ phận phải dựa vào các số liệu thông tin quá khứ cũng như thông tin hiện hành để có được số liệu dự toán. Sau đó số liệu dự toán sẽ được tổng hợp và báo cáo lại với những người quản lý để kiểm soát số liệu thực tế,
báo cáo biến động và có hành động hiệu chỉnh kịp thời.
1.3.3 Các yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả sử dụng thông tin kế toán của cấp quản lý
Như đã trình bày tại mục 1.1.4 về tính hữu ích của thông tin kế toán đối với người sử dụng, thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng đối với việc quản lý, kiểm soát và ra quyết định của cấp quản lý. Tuy nhiên thông tin có phát huy được tối đa vai trò của mình và việc sử dụng thông tin có đạt được hiệu quả hay không phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Cụ thể:
Sự hiểu biết về thông tin của người sử dụng
Sự hiểu biết, trình độ của người sử dụng thông tin đóng một vai trò không nhỏ trong việc sử dụng thông tin một cách hiệu quả.Trước hết, nếu không có sự hiểu biết về các loại thông tin, người sử dụng không thể phân loại hoặc xác định được loại thông tin mình cần sử dụng là gì, thông tin gì có thể phục vụ tốt nhất cho mục tiêu lúc đó. Ngoài ra, nếu không hiểu rõ về các thông tin kế toán mà mình được cung cấp, người sử dụng dễ bị sử dụng sai mục đích dẫn tới các quyết định không chính xác, gây ảnh hưởng, tổn thất tới doanh nghiệp.
Chất lượng thông tin kế toán
Chất lượng thông tin kế toán đóng vai trò quyết định trong việc đem lại hiệu quả sử dụng cho cấp quản lý. Thông tin không hữu ích, chất lượng kém thì nhà quản lý khó có thể sử dụng một cách hiệu quả và có thể đưa ra được những quyết định đúng đắn dựa trên những thông tin kém chất lượng đó. Chất lượng thông tin kế toán hay tính hữu icsch của thông tin được xem xét ở một số khía cạnh như:
- Nội dung thông tin: Thông tin cần phải chính xác, đầy đủ, phản ánh đúng các nghiệp vụ, các hoạt động kinh tế đang diễn ra tại doanh nghiệp
- Thời gian cung cấp thông tin: Thông tin cần phải được cung cấp một cách kịp thời tới người sử dụng. Thông tin cung cấp quá sớm hay quá muộn cũng sẽ trở thành thông tin rác và không còn giá trị sử dụng hoặc nếu có sử dụng thì hiệu quả không cao
- Phương thức cung cấp thông tin: Thông tin cần được thể hiện một cách ngắn gọn, dễ hiều, súc tích, nhất quán để những người sử dụng dù không có chuyên môn nghiệp vụ về kế toán tài chính cũng có thể tìm hiểu và sử dụng dễ dàng.
Các yếu tố như nội dung thông tin, thời gian cung cấp hay phương thức cung cấp,… được coi là các yếu tố cấu thành chất lượng thông tin kế toán. Nếu bộ phận cung cấp thông tin có thể đảm bảo được yếu tố chất lượng thông tin kế toán thì cấp quản lý không thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả.
Đứng trên luận điểm chất lượng thông tin kế toán là nhân tố quyết định hiệu quả sử dụng thông tin của các cấp quản lý trung gian, tác giả sẽ tập trung phân tích thực trạng chất lượng thông tin kế toán hiện nay của công ty TNHH DENSO Việt Nam để từ đó đánh giá việc sử dụng thông tin của các cấp quản lý trung gian.
KẾT LUẬN CHƢƠNG I (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thông tin kế toán được hiểu là không chỉ gồm những thông tin được thu thập, xử lý từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày tại doanh nghiệp, được thể hiện trên các báo cáo đã được chuẩn mực hóa mà còn bao gồm các thông tin phân tích, xử lý bằng các phương pháp khoa học một cách cụ thể, và được thiết kế phù hợp với từng nhu cầu của nhà quản trị.
Thông tin kế toán có vai trò quan trọng đối với các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới việc sử dụng thông tin hiệu quả của cấp quản lý trung gian, trong đó yếu tố chất lượng thông tin
được cung cấp là yếu tố đóng vai trò quan trọng nhất. Do vậy, đề tài sẽ xem xét thực trạng chất lượng thông tin kế toán hiện nay tại doanh nghiệp để từ đó đưa ra nhận xét về việc sử dụng thông tin kế toán của cấp quản lý trung gian.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC CUNG CẤP VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CẤP QUẢN LÝ TRUNG GIAN – TÌNH HUỐNG TẠI CÔNG TY TNHH DENSO VIỆT NAM
2.1 Giới thiệu công ty TNHH DENSO Việt Nam 2.1.1 Đặc điểm hoạt động
Công ty TNHH DENSO Việt Nam là doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, là công ty con của Tập đoàn DENSO, trụ sở chính tại Nhật Bản. Tập đoàn DENSO được thành lập từ năm 1949 với 185 công ty con, chi nhánh hoạt động tại hơn 35 quốc gia trên thế giới. Tập đoàn DENSO với hơn 140.000 công nhân viên là tập đoàn đứng đầu thế giới trong lĩnh vực sản xuất linh kiện ô tô để cung cấp cho hầu hết các hãng xe hơi nổi tiếng.
Công ty TNHH DENSO Việt Nam được thành lập tại Việt Nam theo Giấy phép đầu tư số 27/GP-KCN-HN ngày 04 tháng 10 năm 2001 với vốn điều lệ là 10 triệu USD với các thành viên đóng góp là DENSO International Asia Pte. Ltd và Sumitomo Corporation, hoạt động trong ngành công nghiệp sản xuất. Công ty được thành lập để thực hiện các mục tiêu: Sản xuất, kinh doanh và thiết kế các loại phụ tùng ô tô; gia công, lắp ráp và đóng gói các loại linh kiện, phụ tùng ô tô. Toàn bộ sản phẩm của công ty được xuất khẩu. Doanh thu hàng năm của công ty đạt khoảng 257 triệu USD (theo báo cáo tài chính năm 2012) với 7 dòng sản phẩm chính cung cấp cho các khách hàng ở một số khu vực như Châu Á (Thái Lan, Indonesia, Đài Loan, Trung Quốc, Nhật Bản, Việt Nam,..), Châu Mỹ (Mỹ, Anh, Hà Lan, Barcelona). Khách hàng chính của công ty là Toyota, Honda, Nissan, Fuji, Madza, Mitsubishi, Renault, Audi. Năm 2011, công ty TNHH DENSO Việt Nam mở rộng hoạt động kinh doanh với quyền phân phối bán buôn và phân phối bán lẻ vào thị trường nội địa. Sản phẩm chủ yếu mà công ty phân phối là bugi dành cho xe ô tô, xe máy và điều
hòa dành cho xe buýt với các khách hàng lớn như Honda Việt Nam, Yamaha Việt Nam, Suzuki Việt Nam,… Hoạt động của trung tâm thiết kế chủ yếu là vẽ thiết kế sản phẩm, cải tiến sản phẩm. vẽ 2D, 3D, CAD, CAE. Tháng 04/2013, công ty TNHH DENSO Việt Nam tiến hành mở rộng nhà máy giai đoạn 3 với chức năng sản xuất thêm một dòng sản phẩm mới của công ty. Tháng 3/2014, công ty TNHH DENSO Việt Nam thành lập chi nhánh tại Hà Nội để thực hiền quyền phân phối và bán lẻ vào thị trường nội địa.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý
Hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào bộ máy quản lý, do đó tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty gọn nhẹ và hiệu quả là một điều kiện tiên quyết quyết định thành công của doanh nghiệp. Công ty TNHH DENSO cũng giống như hầu hết các doanh nghiệp khác khi lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến – chức năng. Theo đó, mỗi phòng ban, bộ phận được giao chuyên trách một lĩnh vực cụ thể và chịu sự quản lý thông nhất của Tổng Giám Đốc công ty & Giám đốc bộ phận.
Hình 2.1 – Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH DENSO Việt Nam
Trong đó, Tổng Giám đốc là người có vị trí, thẩm quyền cao nhất công ty, có