1.2.1 Khái niệm cấp quản lý trung gian
Quản lý đặc trưng cho quá trình điều khiển và hướng dẫn tất cả các bộ phận của một tổ chức, thường là tổ chức kinh tế, thông qua việc thành lập và thay đổi các nguồn tài nguyên (nhân lực, tài chính, vật tư, tri thức và giá trị vô hình). Quản lý trong kinh doanh hay trong các tổ chức nhân sự nói chung là hành động đưa các cá nhân trong tổ chức làm việc cùng nhau để thực hiện, hoàn thành mục tiêu chung. Việc quản lý, tổ chức trong doanh nghiệp thường được chia thành 3 bậc lớn là quản lý cấp cao, quản lý cấp trung và quản lý cấp cơ sở. Trong đó, quản lý cấp cao là những nhà quản lý hoạt động ở bậc cao nhất của tổ chức, là người chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức. Quản lý cấp cơ sở là những nhà quản lý hoạt động ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức. Như vậy, quản lý cấp trung gian là những người hoạt động dưới người quản lý cấp cao nhưng lại ở trên quản lí cấp cơ sở.
Ta có thể khái quát bằng mô hình quản lý dưới đây. Mô hình này được áp dụng tại hầu hết tất cả các doanh nghiệp.
Hình 1.3 – Mô hình sơ đồ tổ chức quản lý tại doanh nghiệp
Nhìn vào mô hình trên ta có thể thấy rõ 3 cấp bậc quản lý trong doanh nghiệp.
Ban Giám đốc
Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng
Giám sát
Giám sát Giám sát Giám sát
Nhân viên
Thông thường quản lý cấp trung gian là vị trí trung gian giữa Ban Giám đốc (bao gồm Tổng Giám Đốc, các phó Tổng Giám Đốc) và các giám sát, tổ trưởng và nhân viên ở dưới. Cụ thể là Trưởng phòng Nhân sự, Trưởng phòng Tuyển dụng, Trưởng Phòng Hành Chính, Trưởng Phòng Kế Toán, Trưởng Phòng Tài Chính, Trưởng Phòng Tiếp Thị, Trưởng Phòng Kinh Doanh, Trưởng Phòng Thu Mua, Trưởng Phòng Sản Xuất,… Tại các công ty có qui mô lớn, các vị trí quản trị được chia ra như sau: Tổng Giám Đốc/ Giám Đốc bộ phận (Marketing, tài chính, sản xuất, bán hàng, Phát triển nguồn nhân lực,…), kế tiếp là các trưởng phòng, phó phòng, kế đến là giám sát hoặc tổ trưởng và cuối cùng là nhân viên. Ví dụ như : Giám Đốc Phát Triển Nguồn Nhân Lực sẽ quản lý các trưởng phòng như Trưởng Phòng Tuyển Dụng Trưởng Phòng Đào, Trưởng Phòng Chính sách chế độ, Trưởng Phòng Hành Chính và Trưởng Phòng An Ninh,…
1.2.2 Vai trò và đặc điểm quản lý của cấp quản lý trung gian
Cấp quản lý trung gian cũng là một trong các cấp bậc quản lý, do vậy mang vai trò và đặc điểm quản lý nói chung của một nhà quản trị. Theo kết quả nghiên cứu của Henry Mintzberg vào những năm 1960, nhà quản trị phải đảm đương 10 vai trò khác nhau. Các vai trò này được chia thành 3 nhóm:
Vai trò quan hệ với con người
- Vai trò đại diện: Đại diện cho công ty và những người dưới quyền trong tổ chức.
- Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên cấp dưới, tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ nhân viên.
- Vai trò liên lạc: Quan hệ với người khác để hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ.
- Vai trò là người hòa giải: Nhà quản trị luôn là một người trọng tài, có trách nhiệm hòa giải, đoàn kết tất cả các thành viên thành một khối thống nhất để phát huy sức mạnh tổng thể.
Vai trò thông tin: Thông tin là tài sản của doanh nghiệp, do vậy quản lý thông tin cũng là một vai trò quan trọng của nhà quản trị.
- Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị có nhiệm vụ thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thập những tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới hoạt động của tổ chức.
- Vai trò phổ biến thông tin: Phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc các thông tin cần thiết đối với công việc của họ.
- Vai trò cung cấp thông tin: Thay mặt tổ chức để đưa tin tức ra ngoài với mục đích có thể có lợi cho doanh nghiệp.
Vai trò quyết định:
- Vai trò doanh nhận: Vai trò này được thể hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng.
- Vai trò giải quyết xáo trộn: Ứng phó với những bất ngờ làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ chức nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định. - Vai trò phân phối tài nguyên: Phân phối tài nguyên hợp lý đạt hiệu quả cao. Các tài nguyên bao gồm con người, tiền bạc, thời gian, quyền hạn, trang bị hay vật liệu.
- Vai trò đàm phán: Thay mặt tổ chức để thương thuyết với những đơn vị khác cũng như với bên ngoài.
hoạt động của phòng ban chức năng của công ty theo chiến lược của công ty ở từng thời điểm và theo chỉ đạo trực tiếp từ Giám Đốc Bộ Phận (Division Director), Giám Đốc Điều Hành hoặc Tổng Giám Đốc (C.E.O) của công ty. Những hoạt động chính của phòng ban là quản lý các mục tiêu, thực hiện các mục tiêu từ cấp trên, quản lý chuyên môn của chức năng phòng ban đó, quản lý đội ngũ nhân sự của phòng ban đó. Ví dụ Kế toán trưởng có chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của phòng kế toán bao gồm các chức năng thu, chi, chứng từ, thuế và đội ngũ kế toán, thủ qũy của phòng ban này.
Nhiệm vụ của quản lý cấp trung gian là tiếp nhận các ý kiến, thông tin, mục tiêu, chỉ tiêu và kế hoạch từ cấp trên là Giám Đốc của mình và biến những mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch chiến lược đó thành mục tiêu và kế hoạch hành động cho phòng ban của mình nhằm triển khai và giám sát kế hoạch thức hiện để hoàn thành mục tiêu và chỉ tiêu của cấp trên. Hơn thế nữa, người quản lý cấp trung là chiếc cầu nối để thông tin từ trên đi xuống đến nhân viên phải được bảo đảm tính trung thực, chính xác và toàn bộ nhân viên cấp dưới hiểu được chiến lược và mục tiêu của công ty để thực hiện đúng, đủ và hiệu quả. Ngược lại quản lý cấp trung có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin, báo cáo, đề xuất từ cấp dưới sau đó phải biết cách chọn lọc, tổng hợp và phản hồi lên cấp trên nhằm liên kết hệ thống thông tin hai chiều trong công ty hiệu quả nhất.
1.3 Nhu cầu sử dụng thông tin kế toán của các cấp quản lý trung gian 1.3.1 Chu trình thông tin 1.3.1 Chu trình thông tin
Một trong những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải đó là việc sử dụng, tận dụng thông tin như thế nào cho hiệu quả cũng như việc đánh giá lại xem thông tin nào là thực sự cần thiết cho doanh nghiệp.
Mô hình chu trình thông tin mà tác giả đề cập trong luận văn là mô hình POSMAD. Mô hình này đã được đề cập rất rộng rãi trong các công trình (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nghiên cứu cũng như giáo trình. POSMAD được viết tắt bởi các từ: PLAN - OBTAIN - SHARE & STORAGE – MAINTAIN – APPLY – DISCLOSURED là các mắt xích trong một chu trình thông tin. Chu trình thông tin POSMAD được thể hiện theo hình 1.4 dưới đây:
Hình 1.4 – Chu trình thông tin trong doanh nghiệp
Đối với thông tin, việc quan trọng nhất là xác định xem những gì quan trọng, những gì thực sự cần phải làm để dữ liệu trở nên tốt hơn. Hầu hết các doanh nghiệp công ty thường bỏ qua việc này, chỉ sử dụng thông tin một lần và ít khi tận dụng lại thông tin để đánh giá các hiệu quả, phục vụ các chiến lược sắp tới hoặc cho một kế hoạch dài hạn. Ngoài việc có được thông tin giá trị thì việc lưu trữ, sử dụng thông tin đó như thế nào cũng quan trọng không kém. Trước hết, việc lưu giữ, sử dụng là một phần của Plan (Chuẩn bị), ngoài ra đối tượng tiếp cận với thông tin cũng cần được quan tâm. Đó là một điểm rất quan trọng
PLAN (Chuẩn bị)
OBTAIN
(Thu nhận) STORE + SHARE (Chia sẻ)
MAINTAIN (Bảo trì) APPLY (Sử dụng) DISCLOSURE | DISPOSE (Hủy)
trong khâu Store & Share (Chia sẻ). Một thành phần cũng không thể thiếu đó chính là việc thực hiện các quy trình một cách tự động (APPLY) cũng như hủy hoặc chuyển sang vị trí ít quan trọng hơn hoặc công bố rộng rãi hoặc đơn giản là hủy thông tin (DISCLOSURE). Đây là một chiến lược thông tin phù hợp với hoạt động của các doanh nghiệp. POSMAD là một mô hình thông tin không mới những có giá trị sử dụng trong hầu hết các lĩnh vực doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả công việc cũng như hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.
Bảng 1.1 – Các giai đoạn trong chu trình thông tin
Giai đoạn trong
POSMAD Khái niệm Các hoạt động điển hình
PLAN Là việc chuẩn bị nguồn dữ liệu
Nhận định mục tiêu, cấu trúc hệ thống thông tin.
OBTAIN Thu nhận nguồn dữ liệu Tạo ra các bản ghi, các dữ liệu mua bán, các thông tin ngoại bộ
STORE & SHARE
Thông tin được thể hiện dưới dạng điện tử hoặc dưới dạng bản cứng, có thể sẵn sàng truy cập qua một cách thức công bố hoặc phát hành nào đó.
Thông tin sẽ được công bố dưới dạng điện tử thông qua hệ thống mạng nội bộ hoặc email trong doanh nghiệp hoặc công bố dưới dạng bản cứng, tức là in ra giấy.
MAINTAIN Đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển liên tục
Cập nhập, thay đổi, phân tích, kiểm tra, cải tiến, đồng nhất,… dữ liệu
APPLY Sử dụng thông tin để phục vụ cho mục tiêu của mình
Truy cập dữ liệu, sử dụng dữ liệu. Việc sử dụng này có thể là cho mục tiêu hoàn thành giao dịch, viết báo cáo, đưa ra các quyết định quản lý,… Giai đoạn trong
POSMAD Khái niệm Các hoạt động điển hình
DISPOSE Loại bỏ dữ liệu khi nó không còn sử dụng được nữa
Lưu trữ lại dữ liệu hoặc xóa bỏ dữ liệu.
Nguồn: Executing Data Quality Projects: Ten Steps to Quality Data and Trusted Information, tác giải Danette McGivray, publised by Morgan Kaufman Publishers, 2008.
1.3.2 Phân loại thông tin kế toán phục vụ mục đích quản trị
Nhóm thông tin về doanh thu – lợi nhuận
Nhóm thông tin này là nhóm thông tin về kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của đơn vị và các hoạt động khác. Nhóm thông tin này cung cấp thông tin cho việc đánh giá năng lực của đơn vị trong việc tạo ra các nguồn tiền và các khoản tương đương tiền trong tương lai.
Thông tin về doanh thu phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp thường bao gồm doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia,… Thông tin về thu nhập khác bao gồm các khoản thu nhập phát sinh từ các hoạt động ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu như thu từ thanh lí tài sản, nhượng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
bán tài sản cố định, thu tiền phạt khách hàng do vi phạm hợp đồng,…
Nhóm thông tin về chi phí – giá thành
Nhóm thông tin này cung cấp thông tin về chi phí sản xuất kinh doanh, phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động khác của đơn vị và giá vốn hàng bán. Những chi phí này phát sinh dưới dạng tiền và các khoản tương đương tiền, hàng tồn kho, khấu hao máy móc, thiết bị.
Thông tin về chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp như: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, chi phí lãi tiền vay, và những chi phí liên quan đến hoạt động cho các bên khác sử dụng tài sản sinh ra lợi tức, tiền bản quyền,…
Thông tin về chi phí khác bao gồm chi phí ngoài các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp như chi phí về thanh lí, nhượng bán tài sản cố định, các khoản tiền bị khách hàng phạt do vi phạm hợp đồng,…
Nhóm thông tin về tình hình tài sản – công nợ
Nhóm thông tin này cung cấp thông tin về những chi phí mà đơn vị bỏ ra mà chắc chắn sẽ mang lại lợi ích kinh tế và các nghĩa vụ thanh toán của đơn vị đối với cơ quan thuế, nhà cung cấp.
Nhóm thông tin về dòng tiền
Nhóm thông tin này cung cấp thông tin giúp đơn vị đánh giá các thay đổi trong tài sản thuần, cơ cấu tài chính, khả năng chuyển đổi tài sản thành tiền, khả năng thanh toán và khả năng của đơn vị trong việc tạo ra các luồng tiền cho quá trình hoạt động. Ngoài ra nhóm thông tin này còn được dùng để xem xét và dự đoán khả năng về số lượng, thời gian và độ tin cậy của các luồng
tiền trong tương lai, dự đoán trước đây về các luồng tiền; kiểm tra về khả năng sinh lời với lượng lưu chuyển tiền thuần và những tác động của thay đổi giá cả.
Nhóm thông tin phân tích
Nhóm thông tin này dựa trên các thông tin kế toán đã được đưa ra ở các nhóm thông tin về doanh thu, lợi nhuận, chi phí – giá thành, tài sản – công nợ, dòng tiền để đưa ra những nhận định, phân tích giúp đơn vị, người quản lí hiểu rõ ý nghĩa của các thông tin đã được đưa ra và đánh giá chính xác hơn năng lực của đơn vị.
Nhóm thông tin phân tích bao gồm việc tính toán và phân tích các chỉ số. Các chỉ số gồm có ROA, ROE, ROI, chỉ số khả năng thanh toán ngắn hạn, thời gian thu tiền bán hàng bình quân, các chỉ số về đòn bẩy tài chính,… Việc phân tích các chỉ số sẽ được đặt trong các yếu tố môi trường của đơn vị.
Nhóm thông tin dự toán
Dự toán là một bảng kế hoạch chi tiết, trong đó mô tả việc sử dụng các nguồn lực tài chính và kinh doanh của một kỳ nào đó trong tương lai. Hệ thống dự toán của một công ty không dựa trên việc ghi chép các nghiệp vụ thực tế đã phát sinh. Dự toán là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý trong việc hoạch định và kiểm soát các tổ chức. Nó là một kế hoạch chi tiết nêu ra những khoản thu, chi của doanh nghiệp trong một thời kỳ nào đó. Nó phản ánh kế hoạch cho tương lai, được biểu hiện dưới dạng số lượng và giá trị. Thông tin dự toán sẽ được lập chủ yếu dựa trên cơ sở dự báo từ các bộ phận trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có thể có được các thông tin này thì các bộ phận phải dựa vào các số liệu thông tin quá khứ cũng như thông tin hiện hành để có được số liệu dự toán. Sau đó số liệu dự toán sẽ được tổng hợp và báo cáo lại với những người quản lý để kiểm soát số liệu thực tế,
báo cáo biến động và có hành động hiệu chỉnh kịp thời.
1.3.3 Các yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả sử dụng thông tin kế toán của cấp quản lý
Như đã trình bày tại mục 1.1.4 về tính hữu ích của thông tin kế toán đối với người sử dụng, thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng đối với việc quản lý, kiểm soát và ra quyết định của cấp quản lý. Tuy nhiên thông tin có phát huy được tối đa vai trò của mình và việc sử dụng thông tin có đạt được hiệu quả hay không phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Cụ thể:
Sự hiểu biết về thông tin của người sử dụng
Sự hiểu biết, trình độ của người sử dụng thông tin đóng một vai trò không nhỏ trong việc sử dụng thông tin một cách hiệu quả.Trước hết, nếu không có sự