Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và công tác tuyển sinh trong nhà trường

2 A- ĐẶT VẤN ĐỀ Trong nghiệp đổi quản lý cải cách hành nước ta, cơng tác hành có vị trí quan trọng hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân Thực tốt công tác khơng góp phần vào cơng đổi quản lý nhà nước cải cách hành chính, hồn thiện hệ thống văn bản, bảo đảm thông tin cho lãnh đạo việc định quản lý, mà giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thơng tin q giá hình thành khứ Ngày người ta coi trọng công tác hành văn thư, cơng tác hành văn thư tốt giúp nhà quản lý, quản lý tốt hồ sơ thông tin đơn vị đầy đủ, thông tin tốt giúp nhà quản lý định xác Khi qui mơ nhà trường lớn, u cầu nhiệm vụ cao, trang bị ngày nhiều đại, quan hệ xã hội ngày rộng chặt chẽ, cơng tác hành văn thư nói chung, cơng tác học vụ nói riêng khơng ngừng tăng lên khối lượng, phạm vi địi hỏi phải có chất lượng, tiêu tốn thời gian người cán quản lý việc tạo điều kiện để người Hiệu trưởng có hiểu biết công tác cần thiết 3 B- NỘI DUNG I PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Những năm qua, Đảng nhà nước ta ban hành nhiều văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ Nội dung nghiệp vụ Cục văn thư Lưu trữ nhà nước – Bộ nội vụ bước triển khai hướng dẫn ngày hoàn thiện Việc sưu tầm, tuyển chọn hệ thống hóa văn đạo hướng dẫn Đảng Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ công việc làm cần thiết nhằm đám ứng nhu cầu thông tin lãnh đạo, cán viên chức quan đơn vị, tổ chức nói chung cán viên chức làm cơng tác văn phịng, cơng tác chun mơn ngành Văn thư – Lưu trữ nói riêng Qua q trình cơng tác nhà trường, việc tổ chức quản lý giải loại văn phương pháp khoa học sở qui định chung nhà nước, nhận thấy công tác hành văn thư nói chung, cơng tác học vụ nói riêng cơng tác tuyển sinh vơ quan trọng nên định chọn đề tài: “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ công tác tuyển sinh nhà trường” làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường quản lý hồ sơ sổ sách công tác tuyển sinh tốt - Tầm quan trọng vấn đề chọn đề tài: Cơng tác hành chủ yếu thu thập, xử lý, bảo quản, truyền đạt thông tin đơn vị với quan khác giáo viên, học sinh nhà trường Cơng tác hành bao gồm việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo tư liệu, thống kê tất mặt họat động Văn phòng nhà trường vừa nơi giao dịch, vừa nơi lưu trữ hồ sơ, văn nhà trường, vừa nơi thông báo chủ trương, kế hoạch, lịch công tác hàng tháng, hàng tuần nhà trường để giáo viên biết mà thực Văn phịng nhà trường có nhiệm vụ giúp Hiệu trưởng công tác văn thư, lưu trữ, công tác quản lý tài sản vật tư, thực chế độ sách, tạo điều kiện cho giáo viên học sinh làm tốt nhiệm vụ dạy học Về mặt hành chính, văn phịng đóng vai trị trạm thơng tin Muốn thực vai trị trạm thơng tin, văn phịng phải thực số biện pháp nghiệp vụ: Tiếp nhận, ghi nhớ, truyền đạt, theo dõi phối hợp công việc nhằm giúp cho Hiệu trưởng quản lý nhà trường có hiệu đưa hoạt động vào nề nếp Công tác tuyển sinh vào trường THCS thực theo Quy chế Bộ giáo dục Đào tạo, đảm bảo nghiêm túc, an tồn, cơng bằng, xác, đánh giá trình độ người học phản ánh chất lượng dạy học, thực nghiêm túc theo đạo Sở giáo dục, Phòng giáo dục Đào tạo công tác tuyển sinh năm học, phương thức xét tuyển phải quy chế tuyển sinh Trung học sở tuyển sinh Trung học phổ thông (ban hành kèm theo Thông tư số: 02/2013/TT-BGDĐT ngày 30/01/2013 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo) Do việc xác định giá trị hồ sơ phải tiến hành cách thận trọng, đảm bảo nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để quản lý tốt hồ sơ, tầm quan trọng mà chọn đề tài: “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ công tác tuyển sinh nhà trường ” Mục đích nghiên cứu Cơng tác hành chủ yếu thu thập, xử lý, bảo quản, truyền đạt thông tin đơn vị với quan khác giáo viên, học sinh nhà trường Cơng tác hành bao gồm việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo tư liệu, thống kê tất mặt họat động Văn phòng nhà trường vừa nơi giao dịch, vừa nơi lưu trữ hồ sơ, văn nhà trường, vừa nơi thông báo chủ trương, kế hoạch, lịch công tác hàng tháng, hàng tuần nhà trường để giáo viên biết mà thực Văn phòng nhà trường có nhiệm vụ giúp Hiệu trưởng cơng tác văn thư, lưu trữ, công tác quản lý tài sản vật tư, thực chế độ sách, tạo điều kiện cho giáo viên học sinh làm tốt nhiệm vụ dạy học Về mặt hành chính, văn phịng đóng vai trị trạm thơng tin Nhiệm vụ nghiên cứu Muốn thực vai trò trạm thơng tin, văn phịng phải thực số biện pháp nghiệp vụ: Tiếp nhận, ghi nhớ, truyền đạt, theo dõi phối hợp công việc nhằm giúp cho Hiệu trưởng quản lý nhà trường có hiệu đưa hoạt động vào nề nếp Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Hồ sơ, văn bản, báo cáo tư liệu, thống kê - Phạm vi nghiên cứu: Toàn thể giáo viên học sinh trường THCS Đinh Tiên Hoàng Phương pháp nghiên cứu - Báo cáo thống kê xác, kịp thời đùng thời gian qui định - Lưu học bạ học sinh nghỉ học theo độ tuổi - Sắp xếp lưu trữ hồ sơ theo thời gian 5 - Sắp xếp công việc theo vấn đề kết hợp với thời gian khoa học theo mức độ quan trọng hồ sơ - Đóng quyển, biên mục bìa ngồi hồ sơ II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU Cơ sở lý luận Công tác tuyển sinh vào trường THCS thực theo Quy chế Bộ giáo dục Đào tạo, đảm bảo nghiêm túc, an tồn, cơng bằng, xác, đánh giá trình độ người học phản ánh chất lượng dạy học, thực nghiêm túc theo đạo Sở giáo dục, Phịng giáo dục Đào tạo cơng tác tuyển sinh năm học, phương thức xét tuyển phải quy chế tuyển sinh Trung học sở tuyển sinh Trung học phổ thông (ban hành kèm theo Thông tư số: 02/2013/TT-BGDĐT ngày 30/01/2013 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo) Do việc xác định giá trị hồ sơ phải tiến hành cách thận trọng, đảm bảo nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để quản lý tốt hồ sơ, tầm quan trọng mà tơi chọn đề tài: “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ công tác tuyển sinh nhà trường ” Cơ sở thực tiễn * Tính thực tế: Tình hình thực tế cơng tác tuyển sinh trường THCS Đinh Tiên Hoàng vào năm học trước sau: - Do dân trí cịn thấp, đời sống khó khăn nên nhiều bậc phụ huynh thiếu hiểu biết, chưa quan tâm đến việc học em mình, cho nghỉ học sớm làm kiếm tiền phụ việc gia đình, sanh em thường không làm khai sinh, không nhập hộ nên việc tuyển sinh việc quản lý hồ sơ gặp nhiều khó khăn lúc nhận hồ sơ xét tuyển - Với vai trò nơi tiếp nhận truyền đạt thông tin, phận văn phịng phải truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ xác, hoạt động nhà trường hàng ngày phận văn phòng phải nhận chuyển khối lượng thơng tin khơng ít, phải ghi nhớ đầy đủ xác vấn đề cần thiết, có góp phần giải công việc lúc, kịp thời không trùng lấp - Để việc theo dõi phối hợp tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thơng tin cao, giúp Ban giám hiệu biết lúc điều cần thiết để theo dõi kịp thời việc thực nhiệm vụ nhà trường - Để xác định giá trị tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá phải vào ngun tắc có tính lịch sử, tính tồn diện tiêu chuẩn nội dung văn kiện, vị trí văn kiện chức nhà trường - Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, văn cần gửi, lưu giữ cẩn thận trường 6 Yêu cầu chung việc tổ chức công tác thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ phải gọn nhẹ, đảm bảo cho công việc thực nhanh xác - Một số tài liệu cần lưu giữ phận học vụ trường THCS Đinh Tiên Hồng:  Kế hoạch cơng tác năm  Hồ sơ đợt kiểm tra  Hồ sơ chuyển chuyển đến  Hồ sơ tuyển sinh  Hồ sơ tốt nghiệp THCS  Hồ sơ thi lại lên lớp  Học bạ  Sổ đăng  Sổ quản lý cấp phát bằng,chứng  Sổ gọi tên ghi điểm  Sổ chủ nhiệm  Sổ ghi đầu * Luận luận chứng: Cơng tác hành văn thư công tác học vụ phương tiện giúp Hiệu trưởng thực nhiệm vụ đào tạo nhà trường pháp luật nhà nước, quan điểm, đường lối sách Đảng Đối với nhà trường, cơng tác hành cịn điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục mơi trường, cảnh trí… Cơng tác lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động nhà trường, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Công tác văn thư học vụ công việc thiếu nhà trường, sợi dây mắt xích Ban giám hiệu, giáo viên học sinh suốt thời gian dài việc lưu trữ hồ sơ Công tác văn thư học vụ đảm bảo việc báo cáo cung cấp cách kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh giáo viên Công tác văn thư học vụ nhà trường nhiều việc như: Giáo dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo tư liệu thống kê… gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục cố bổ sung hồ sơ theo thời gian định Công tác tuyển sinh Trung học sở phương thức xét tuyển phải quy chế tuyển sinh Trung học sở tuyển sinh Trung học phổ thông ( ban hành kèm theo Thông tư số: 02/2013/TT-BGDĐT ngày 30/01/2013 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo) 7 Thực theo Quy chế tuyển sinh Trung học sở cụ thể sau: Độ tuổi dự tuyển, sách ưu tiên, khuyết khích, phương thức tuyển sinh, trách nhiệm quan quản lý sở giáo dục tuyển sinh trung học sở ( THCS ) Áp dụng người học người Việt Nam người nước sinh sống Việt Nam dự tuyển vào THCS Góp phần nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện sở giáo dục, Phải bảo đảm xác, cơng bằng, khách quan Độ tuổi dự tuyển người học tính từ năm sinh đến năm dự tuyển theo giấy khai sinh hợp lệ theo quy định vào THCS từ 11 đến 14 tuổi Tuyển sinh phương thức xét tuyển đối tượng dự tuyển độ tuổi quy định có đủ hồ sơ hợp lệ người hồn thành chương trình tiểu học, hồ sơ dự tuyển gồm có: - Đơn xin dự tuyển vào lớp THCS hình 3x4 - Bản học bạ tiểu học có xác nhận hồn thành chương trình bậc tiểu học giấy chứng nhận hồn thành chương trình bậc tiểu học - Bản giấy khai sinh hợp lệ hộ photo chứng thực Lên kế hoạch tuyển sinh, báo Phịng Giáo dục Đào tạo, thơng báo tuyển sinh kế hoạch phê duyệt Trình Trưởng phòng giáo dục Đào tạo định Thành lập hội đồng tuyển sinh, chuẩn bị hồ sơ công bố kết tuyển sinh sau phê duyệt Hồ sơ lưu tuyển sinh hồn thành chương trình tiểu học: Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh 6, kế họach tuyển sinh, biên xét tuyển, biên kiểm tra công tác tuyển sinh, báo cáo công tác tuyển sinh, danh học sinh trúng tuyển Các phương pháp nghiên cứu - Báo cáo thống kê xác, kịp thời đùng thời gian qui định - Lưu học bạ học sinh nghỉ học theo độ tuổi - Sắp xếp lưu trữ hồ sơ theo thời gian - Sắp xếp công việc theo vấn đề kết hợp với thời gian khoa học theo mức độ quan trọng hồ sơ - Đóng quyển, biên mục bìa ngồi hồ sơ * Tính thực tế: Việc hình thành hoạt động nhà trường, cơng tác hành văn thư nói chung cơng tác học vụ nói riêng quan trọng việc quản lý lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết 8 Hiệu trưởng quan tâm đạo trực tiếp, thường xuyên kiểm tra công tác văn thư học vụ trường, thông báo hướng dẫn thực văn công tác văn thư học vụ cấp đến giáo viên, văn phịng Làm tốt ln ln hồn thiện, đổi bảo quản hồ sơ lưu trữ, quản lý tốt hồ sơ sổ sách, văn cần gửi, lưu giữ cẩn thật trường Công tác tuyển sinh phải tích cực tuyên truyền, phối hợp địa phương để huy động 100% học sinh hoàn thành chương trình tiểu học vào học lớp theo tiêu UBND huyện Phòng giáo dục – Đào tạo giao, việc tổ tuyển sinh phải đảm bảo an tồn, nghiêm túc, qui chế, cơng bằng, khách quan hợp lý, theo hướng dẫn Bộ, Sở phòng giáo dục – Đào tạo tuyển sinh, tạo thuận lợi cho học sinh cha mẹ học sinh, đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ nhà trường nhu cầu học tập học sinh Đánh giá công tác văn thư học vụ việc xác định giá trị tài liệu để phân loại: Xác định thời gian cần bảo quản cho loại tài liệu lựa chọn để lưu trữ, hủy bỏ tài liệu thực nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng lưu trữ hồ sơ Đảm bảo đầy đủ sử dụng triệt để, có hiệu dụng cụ phương tiện làm việc, tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách tạo điều kiện làm tốt khâu nghiệp vụ, bổ sung hồ sơ phải tiến hành thường xuyên, kịp thời, đặc biệt ý tính khả thi hồ sơ điều kiện địa phương * Tính khoa học: Để phù hợp với tình hình thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc làm cần thiết công tác quản lý tốt hồ sơ lưu trữ Bộ phận văn phịng khơng ngừng học hỏi để nâng cao trình độ cơng tác quản lý hồ sơ lưu trữ qua hệ thống phần mềm quản lý nhà trường giải pháp tổng thể đồng việc tin học hóa cơng tác quản lý qua hệ thống trang web thống kê EMIS Phú Yên Sở giáo dục Đào tạo, phần mềm quản lý nhà trường SMAS Tập đoàn diễn thông Quân đội chi nhánh Viettel Phú Yên, V.EMIS: Quản lý hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, trình học tập rèn luyện học sinh, q trình cơng tác, giảng dạy giáo viên nhà trường Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để trách thất lạc cần dùng để giải cơng việc tìm kiếm nhanh loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học theo thứ tự thời gian Cần có quan điểm nhận thức đắn vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư lưu trữ phận học vụ, xác định rõ trách nhiệm việc cải tiến công tác văn thư lưu trữ phận học vụ để quản lý tốt hồ sơ 9 Lập hồ sơ tốt giữ đủ văn bản, giấy tờ vấn đề, việc, người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, với chủ trương, đường lối Đảng nhà nước, ngành, đồng thời có sở đắn để giải công việc cụ thể Lập hồ sơ tốt giúp cho việc thừa kế kinh nghiệm hay, cách làm sáng tạo, tránh thiếu sót trước đây, từ nâng cao chất lượng hiệu công tác, tiết kiệm thời gian có ý nghĩa thiết thực việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh công tác văn thư học vụ Lập hồ tốt giữ lại chứng đầy đủ giúp cho việc kiểm tra theo dõi hoạt động nhà trường sau này, quản lý lưu trữ đầy đủ tài liệu có giá trị phục vụ cho việc nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm định chương trình cơng tác cần có đủ tài liệu để báo cáo cấp nhanh chóng III KẾT QUẢ VÀ ỨNG DỤNG Kết - Kết kiểm tra hồ sơ học vụ năm học 2019 – 2020 Sở Giáo dục kiểm tra hồ sơ đánh giá chung sau :          Hồ sơ học sinh tốt nghiệp THCS (thực tốt) Hồ sơ thi lại lên lớp (thực tốt) Học bạ học sinh (vào điểm qui định, tốt) Sổ đăng (ghi qui định, tốt) Sồ cấp văn (thực tốt) Sổ gọi tên ghi điểm (có nhận xét theo dõi BGH, tốt) Sổ ghi đầu (thực tốt, bảo quản cẩn thật) Danh sách học sinh có mã số học sinh (đầy đủ theo mẫu, tốt) Hồ sơ thi nghề (thực tốt) - Đánh giá chung mặt tốt chưa tốt lọai hồ sơ học vụ: + Thực quy chế chuyên môn (thực tốt):  Đầy đủ hồ sơ theo qui định  Bảo quản cẩn thận  Cập nhật đầy đủ + Nội dung ghi chép (thực tốt qui định): Sổ điểm lớn giáo viên vào điểm cẩn thận, chổ sửa qui định + Cập nhật thông tin thời gian (thực tốt): Sổ điểm, sổ đầu có theo dõi ký duyệt Ban giám hiệu 10 Ứng dụng Khi chưa áp dụng SKKN việc quản lý tốt hồ sơ nhà trường, phận văn thư học vụ găp nhiều khó khăn việc xếp lưu trữ tài liệu, văn bản, hồ sơ sổ sách (giáo viên, học sinh) Trong nguồn máy hoạt động quản lý hồ sơ sổ sách, tài liệu, việc cải cách đại hóa cơng tác văn thư học vụ có vai trị quan trọng việc thực nhiệm vụ Bảo đảm sở vật chất, trang thiết bị đại công tác quản lý hồ sơ tình hình thực tế sở trường lớp Cũng việc giáo dục, hoạt động khác nhà trường việc lập kế hoạch phải kèm với tổ chức thực sát với khâu kiểm tra tồn diện thường xun đạt mục tiêu kế hoạch đề Xây dựng triển khai thực kế hoạch sở phối hợp, phát huy vai trò, chức phận đơn vị, tận dụng hết khả cơng tác thực thi cơng vụ Vì việc tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách nhà trường, công tác văn thư học vụ phải giải loại hồ sơ theo văn phương pháp khoa học sở qui định chung nhà nước Do việc kế hoạch hóa cơng tác văn thư học vụ cần thiết, có kế hoạch hóa khơng bỏ sót cơng việc tránh tình trạng có lúc q bận, lại có lúc rỗi, lọai thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu đề Dễ vận dụng trường THCS áp dụng phạm vi rộng trường thành phố, tỉnh IV KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận - Ý nghĩa: Qua thực tế công tác văn thư học vụ phải thực sát với khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên, nên việc bổ sung hồ sơ cịn thiếu cho hồn tất, cán kiểm tra hướng dẫn thêm công tác văn thư học vụ cách thức ghi chép vào sổ biện pháp quản lý tốt hồ sơ cho qui định Được quan tâm hổ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi Ban giám hiệu, giáo viên chủ nhiệm giáo viên môn hướng dẫn cách quản lý hồ sơ theo công tác chuyên môn, giáo viên chủ nhiệm nhiệt tình nhắn nhở học sinh bổ sung hồ sơ thiếu phận văn phòng có u cầu Đuợc tham gia tập huấn cơng tác quản lý nhà trường qua phần mền SMAS nên việc quản lý tốt hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, trình học tập rèn luyện học sinh, q trình cơng tác, giảng dạy giáo viên nhà trường 11 Làm tốt công tác tuyển sinh xã hội ngày phát triển trình độ dân trí nâng cao nên việc học em nhiều phụ huynh quan tâm nên cơng tác tuyển sinh, học sinh hồn thành chương trình bậc tiểu học vào lớp thuận lợi (không cịn khai sanh tạm, khơng hộ khẩu) Thực theo kế họach huy động trẻ lớp tuyển sinh vào lớp đầu cấp năm học 2014 – 2015 (ban hành kèm theo Quyết định số: 344 /QĐ-UBND ngày 14/04/2014 Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ) Huy động 100% học sinh độ tuổi quy định hồn thành chương trình tiểu học địa bàn vào học lớp 6, tuyển sinh theo quy định Tổ chức công tác xét tuyển tuyển sinh đảm bảo nghiêm túc, an tồn, xác - Bài học kinh nghiệm: Thực kịp thời sách Đảng nhà nước ban hành, thường xuyên có ý thức cải tiến công tác văn thư học vụ cho hiệu nhất, tích cực phản ảnh, đóng góp lên cấp khó khăn đề xuất Do tình hình thực tế địa bàn phường 9, có trường THCS có học sinh xa khu dân cư nên việc tuyên truyền đài phát nhiều lúc phụ huynh học sinh không nghe thơng báo Do việc tuyển sinh tơi tham mưu Ban giám hiệu năm vào cuối tháng làm giấy báo đến phụ huynh học sinh ghi rõ ngày tuyển sinh hồ sơ phải nộp: Khai sanh (bản sao), hộ (photo chứng thực), hình 3x4 Phối hợp Ban giám hiệu cán phụ trách học vụ trường tiểu học bàn giao hồ sơ học sinh đến trường THCS Đinh Tiên Hồng gồm có: Học bạ tiểu học giấy chứng nhận hồn thành chương trình bậc tiểu học Phối hợp giáo viên chủ nhiệm lớp có họp phụ huynh cuối năm phát giấy báo thông báo rõ công tác tuyển sinh THCS nhắn nhở phụ huynh đến đăng ký ngày qui định Trong thời gian tuyển sinh lưu ý thăm hỏi đến phụ huynh học sinh có hồn cảnh khó khăn ghi lại báo cho Ban giám hiệu giáo viên chủ nhiệm quan tâm em có hướng giúp đỡ em năm học Về hồ sơ học sinh nhận kiểm tra cẩn thận lấy khai sanh làm gốc đối chiếu ngày tháng năm sanh, nơi sanh, dân tộc với học bạ, hộ khẩu, giấy chứng nhận hoàn thành bậc tiểu học có sai sót báo phụ huynh chỉnh sửa lại cho Học sinh chưa có khai sanh, hộ tơi phụ huynh đến Ban tư pháp xã để hướng dẫn làm khai sanh, sau nhận khai sanh theo lịch hẹn đến công an xã để nhập hộ cho em cịn giấy tạm trú tơi làm sẵn mẫu 12 phụ huynh ghi lại nơi tạm trú đến công an xã xác nhận em có đủ hồ sơ để nhập học Học sinh chưa đăng ký nhập học tơi có biện pháp sau: Phối hợp quyền địa phương, Ban ấp cán phụ trách phổ cập thông báo đến học sinh chưa đăng ký đến đăng ký nhập học, phát thông báo cơng tác tuyển sinh ngày Vì cơng tác tuyển sinh đảm bảo 100% học sinh đăng ký nhập học theo qui định Trong thời gian làm công tác học vụ quan tâm hỗ trợ Ban giám hiệu phận nhà trường đồng thời kiểm tra Sở giáo dục, Phòng giáo dục, kiểm tra chéo trường rút kinh nghiệm sau: Sắp xếp hồ sơ cách khoa học, thực nghiêm túc nguyên tắc cho mượn hồ sơ lưu, việc bảo quản tài liệu lưu trữ phải sử dụng phương pháp khoa học kỹ thuật để giữ hồ sơ tài liệu lâu dài, tương xứng với giá trị lâu dài tài liệu nhằm dùng vào việc quản lý hồ sơ sổ sách nhà trường Thường xuyên kiểm tra hồ sơ học sinh để phát thiếu sót báo giáo viên mơn, giáo viên chủ nhiệm, nhắn nhở học sinh, phụ huynh bổ sung điều chỉnh lại cho Thường xuyên tự nghiên cứu tài liệu sách vỡ học hỏi kinh nghiệm đồng nghiệp phần mềm quản lý nhà trường ngày tốt Kiến nghị Cần áp dụng Công nghệ 4.0 công tác văn thư Tài liệu tham khảo 13 Bài giảng bồi dưỡng cán quản lý trường THCS ( tập thể giảng viên trường CBQLGD/TP biên soạn sở chương trình duyệt Bộ giáo dục – Đào tạo ) Hướng dẫn tạm thời thực hồ sơ học vụ trường trung học sở (Phòng giáo dục Đào tạo huyện Cần Giờ ban hành) Tìm hiểu tài liệu hướng dẫn cơng tác Văn thư lưu trữ công tác tuyển sinh qua mạng  ... cơng tác tuyển sinh vơ quan trọng nên định chọn đề tài: ? ?Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ công tác tuyển sinh nhà trường? ?? làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường quản lý hồ sơ. .. trị hồ sơ phải tiến hành cách thận trọng, đảm bảo nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để quản lý tốt hồ sơ, tầm quan trọng mà chọn đề tài: ? ?Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ công tác. .. trị hồ sơ phải tiến hành cách thận trọng, đảm bảo nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để quản lý tốt hồ sơ, tầm quan trọng mà tơi chọn đề tài: ? ?Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ công