TÀI LIỆU THAM KHẢO môn 022015 kỹ NĂNG mềm 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TPHCM KHOA MÁY TÀU THỦY  TÀI LIỆU THAM KHẢO MÔN 022015 - KỸ NĂNG MỀM Người biên soạn: TS Nguyễn Duy Trinh GV Châu Thanh Hiếu GV Phạm Văn Chiến TP HCM, ngày 03/09/2014 Kĩ mềm CHƯƠNG 1: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Phần trình bày tóm tắt nội dung kỹ làm việc theo nhóm Kỹ làm việc theo nhóm “kỹ m ềm” vô quan trọng không với sinh viên ngồi gh ế nhà tr ường mà v ới t ất người đời sống hàng ngày công việc Ph ần tài li ệu không giúp cho sinh viên nắm kiến th ức c b ản v ề làm vi ệc nhóm nhóm học tập mà cịn giúp cho sinh viên có đ ược kĩ làm vi ệc nhóm để áp dụng hiệu cho công việc chuyên môn sau Mu ốn có kỹ làm việc nhóm tốt, ngồi việc hiểu rõ lý thuy ết b ản ch ất q trình nhóm làm việc, người học cịn phải vận dụng, trải nghiệm thực t ế, quan sát, t ự rút học cho 1.1 Tổng quan nhóm Trong xã hội lồi người nhóm hình thành từ sớm Từ thời tiền sử, người hình thành nhóm để tồn tự nhiên Nhóm đ ể ch ống thú d ữ, nhóm để săn bắn, xây dựng chỗ chống chọi với thiên nhiên… Từ nhỏ sống gia đình, nhóm bạn bè xóm, nhóm l ớp học, nhóm lứa tuổi… trưởng thành học tập làm việc vơ tình hay có ý thức tham gia vào nhiều nhóm Chỉ có ều ch ưa t ự h ỏi hòa nhập vào nhóm để làm việc hiệu qu ả nh ất, nhóm ảnh hưởng đến mà thơi Do nghiên cứu, học tập nhóm NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm quan trọng người cần trang bị kiến thức kỹ v ề nhóm làm việc nhóm Ngày nay, sống xã hội công nghiệp, gần tất công vi ệc đ ều yêu cầu cá nhân phải hoạt động nhóm làm việc chung Các t ổ chức tìm cách huy động tối đa khả làm vi ệc sáng t ạo c nhóm tổ chức họ Các nhóm dự án thành lập nhằm phát huy tối đa lực cạnh tranh sản xuất, sáng tạo sản phẩm mới, mẫu mã m ới Ng ười ta coi nhóm làm việc nhân tố làm nên vốn nhân lực m ột tổ ch ức, việc nghiên cứu nhóm làm việc trở nên quan trọng thi ết 1.1.1 Khái niệm nhóm Có nhiều khái niệm nhóm, khái ni ệm sử dụng nhi ều nh ất là: Nhóm tập hợp nhiều người có chung mục tiêu, th ường xuyên tương tác với nhau, thành viên có vai trị, nhiệm vụ rõ ràng có quy tắc chung chi phối lẫn Nhóm chia thành nhóm thức nhóm khơng thức Nhóm thức nhóm hình thành xuất phát từ nhu cầu m ột tổ ch ức, để thực hay số cơng việc cho tổ ch ức Nhóm khơng thức nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu thành viên nhóm, thí dụ nhóm bạn bè có sở thích, nhóm người có mối quan tâm… Trong m ột tổ chức thường tồn nhóm thức nhóm khơng thức NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm Thời gian tồn nhóm yếu tố quan tr ọng Có nhóm t ồn t ại suốt thời gian tồn tổ chức Có nhóm tồn theo dự án Có nhóm l ại ch ỉ hoạt động thời gian ngắn tính phút nhóm thực hi ện t ập, trị chơi buổi học, buổi tập huấn… Các nhóm dự án nhóm làm vi ệc, tập hợp thành viên có lực làm vi ệc bổ tr ợ cho nhau, cam k ết thực mục tiêu chung, gắn với mục đích tổ chức Một yếu tố quan trọng nhóm phải có mục tiêu nhóm Mục tiêu chung nhóm phải cụ thể, rõ ràng Mục tiêu ph ải đ ược thành viên nhóm hiểu rõ cam kết th ực hi ện Mục tiêu xun su ốt q trình hoạt động nhóm, điều chỉnh thay đổi để phù h ợp mơi trường mà nhóm tồn Tuy nhiên mục tiêu thành viên mục tiêu c nhóm phải phù hợp với mục tiêu tổ chức thành lập nhóm Yếu tố thứ hai nhóm thành viên phải tương tác, liên h ệ, giao tiếp với thường xuyên Tiếp xúc tương tác làm ảnh h ưởng l ẫn gi ữa thành viên tác động ảnh hưởng làm nên động l ực phát tri ển nhóm: tích cực tiêu cực Yếu tố thứ ba quy tắc nhóm chuẩn mực nhóm Nhóm phải xây dựng quy tắc, quy định, nội quy nhóm để cho nhóm ho ạt đ ộng hiệu Đây quy tắc thức Trong nhóm cịn có quy tắc ngầm khơng cơng bố có hiệu lực không phần quan tr ọng Tuy nhiên, quy tắc ngầm có mặt tích cực mặt tiêu cực Yếu tố cuối vai trò, trách nhiệm rõ ràng thành viên nhóm Nhóm hoạt động hiệu thành viên bi ết rõ nhi ệm v ụ, phù hợp lực mình, khơng chồng chéo, giẫm đạp lên Nhóm làm vi ệc thành lập để giải thực cơng việc có mục tiêu rõ ràng mà m ột cá nhân khơng thể hồn thành Nếu cơng vi ệc đơn gi ản, có th ể gi ải quy ết cá nhân, khơng địi hỏi phải phối hợp, không cần ph ối h ợp nhi ều kỹ khơng cần thiết tới thành lập nhóm 1.1.2 Tầm quan trọng nhóm làm việc Làm việc theo nhóm xu hướng chung tổ chức, doanh nghi ệp, công ty xã hội ngày Sở dĩ có xu hướng s ố nguyên nhân sau đây: NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm - Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng suất hiệu qu ả công vi ệc Nhiều nghiên cứu chứng minh làm việc theo nhóm suất hi ệu cá nhân cao hẳn suất hiệu trung bình c m ỗi cá nhân làm việc riêng lẻ Vì nhóm, làm vi ệc kỹ kinh nghiệm thành viên bổ trợ lẫn - Làm việc theo nhóm giảm số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó v ới thay đ ổi mơi trường, nắm bắt hội giảm thiểu nguy - Nhóm tạo mơi trường làm việc thuận tiện, ki ến th ức kinh nghiệm cá nhân nhóm bổ tr ợ cho nhau, quy ết định tồn diện phù hợp - Nhóm làm việc có đủ khả hồn thành dự án hồn ch ỉnh cá nhân hồn thành phần cơng việc Nhóm có th ể t ận dụng tốt cá nhân công tác chuyên môn c ả ngồi chun mơn Các thành viên tự rút tốt nh ất đ ể h ọc h ỏi l ẫn nhau, cải thiện thái độ ứng xử Nhóm làm việc hiệu nhóm hội tụ số đặc điểm b ản nh ư: - Các thành viên hiểu rõ lý tồn nhóm; - Các nguyên tắc quy chế nhóm thảo luận đồng thuận tất thành viên; Thơng tin nhóm thơng đạt; Các thành viên hỗ trợ cho nhau; Có quy tắc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng rõ ràng - Để có đặc điểm nhóm phải giữ giá trị nhóm, l làm định hướng hoạt động khơng phải bi ết răm r ắp thi hành theo thị cấp Các nhiệm vụ cá nhân nhóm nêu rõ mục tiêu SMART Các thành viên nhóm phải phối hợp lẫn nhau, sáng tạo Tuy nhiên đặc ểm không ph ải có mà phải hình thành xây dựng giai đoạn phát tri ển nhóm 1.1.3 Phân loại nhóm Từ “nhóm” có nghĩa tập hợp từ hai người trở lên Tuy nhiên, khái niệm nhóm dùng dùng để tập hợp m ột s ố ngưới có m ục tiêu chung, có tương tác với nhau, có xây dựng quy tắc chung để thành viên tuân theo NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm thành viên đảm nhận vai trị rõ ràng Trong có th ể chia nhóm thành nhóm thức nhóm khơng thức Nhóm thức: nhóm thành lập nhu cầu tổ ch ức nhóm, có định thành lập mục tiêu phải phù hợp v ới mục tiêu chung c t ổ chức Nhóm khơng thức: nhóm hình thành tự nhiên nhu c ầu xã hội người tham gia, mục tiêu nhóm có th ể không trùng m ục tiêu c tổ chức Trong tổ chức đồng thời tồn nhi ều nhóm th ức khơng thức Các nhóm làm việc quan, tổ chức, nhà máy th ường nhóm thức Tuy nhiên vai trị ảnh hưởng nhóm khơng th ức quan trọng Các nhóm khơng thức có ảnh h ưởng m ạnh đ ến kết hoạt động nhóm thức 1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi ứng xử nhóm Trong q trình làm việc theo nhóm, hành vi ứng x nhóm b ị ảnh hưởng yếu tố sau đây: - Kích cỡ nhóm (Size) Mơi trường làm việc (Environment) Bản chất cơng việc (Nature of task) Vai trò cá nhân (Individual Roles) Phương thức lãnh đạo (Leadership) Tính kết nối thành viên (Conhesiveness) Chuẩn mực nhóm (Group Norms) Bản chất động lực thành viên (Nature and motivation of members) NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm Trong yếu tố nêu kích cỡ nhóm đóng vai trị quan tr ọng Nó ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhóm lớn Nếu nhóm vượt q kích c ỡ t 10 – 12 thành viên khó quản lí nhóm, nên chia nhóm lớn thành nhóm nh ỏ Số lượng thành viên nhóm từ – thành viên t ối ưu nh ất Nên thành lập nhóm có số lượng thành viên số lẻ, để thuận tiện việc biểu quy ết trường hợp nhóm khơng thể thống quan điểm vấn đề Tác động kích cỡ nhóm thể bảng sau: Giao lưu nhóm Tính kết nối nhóm Sự hài lịng cơng việc Chun cần Doanh thu Hoạt động xã giao Năng suất lao động 1.2 Hoạt động nhóm 1.2.1 Phát triển nhóm Thơng thường nhóm thức hay khơng thức tr ải qua giai đoạn trình phát triển nhóm Các giai đoạn mơ tả đây: Giai đoạn 1: Hình thành nhóm (Forming) Giai đoạn thành viên nhóm bắt đầu tập hợp l ại Họ mang đến nhóm nhiều điểm khác biệt từ tính cách đến cách làm việc, kiến thức kỹ H ọ cần có thời gian tìm hiểu thăm dò l ẫn để đánh giá xem li ệu h ọ có th ể t ồn t ại nhóm hay khơng Trong giai đoạn này, thành viên có xu h ướng c ẩn trọng giao tiếp, lịch xảy xung đột Vai trị trưởng nhóm giai đo ạn thúc đẩy thành viên cởi mở, giao tiếp với nhau, sau ph ối h ợp xây d ựng định hướng hoạt động nhóm mục tiêu hoạt động nhóm Nhóm trưởng thành viên tìm hiểu thành viên khác tính tình, khả làm việc, tự tin, trách NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm nhiệm suy nghĩ đóng góp cho nhóm… Sau nhóm hi ểu rõ m ục tiêu mà nhóm cần phải hồn thành tâm xây dựng nhóm Các mục tiêu đ ược xây d ựng nhóm thường đánh giá tiêu chí cụ thể (specific), đo l ường đ ược (measuarable), có khả đạt – khả thi (attainable), thực tiễn (realistic) có thời hạn xác định (time – bound) (Mục tiêu SMART) Nếu nhóm khơng xây d ựng đ ược mục tiêu thành viên khơng hiểu rõ mục tiêu nhóm nhóm khơng th ể hồn thành cơng việc sớm tan rã Trong giai đoạn nhóm c ần ph ải xác định quy trình hoạt động, xác định vai trò cá nhân, tạo dựng quan hệ lịng tin Giai đoạn 2: Trải qua sóng gió/ bão táp (Storming) Giai đoạn xảy thành viên xung đột v ề cách làm vi ệc, công việc phân công chia sẻ trách nhiệm Mới hình thành nhóm nên có m ột s ố thành viên tỏ trội, đồn kết xảy Truy ền thơng, giao ti ếp nhóm chưa suôn sẻ, người muốn thống trị, lôi kéo, người th ơ, thi ếu quan tâm Trưởng nhóm lúc phải người cứng rắn, gương mẫu, gần gũi thành viên, tránh để xảy căng thẳng quá, tổ chức tốt công vi ệc làm cho cơng vi ệc b đ ầu có hiệu Làm cho thành viên nhóm hi ểu nhi ều có th ể, hi ểu rõ công việc phải làm, tránh thành viên cạnh tranh tr thành đ ối th ủ Tăng cường giao tiếp nhóm Chuyển cơng việc thành tích cá nhân sang thành tích chung nhóm Các thành viên nhóm giai đoạn cần học cách qu ản lí, giải xung đột Xác định rõ vai trò cá nhân, quy ền lực c c ấu tổ ch ức Nhóm trưởng nên xây dựng đồng thuận thông qua việc nhắc lại mục tiêu nhóm Giai đoạn 3: Hình thành chuẩn mực (Norming) NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm Giai đoạn thành viên bắt đầu nỗ lực đóng góp vào cơng vi ệc chung nhóm Các thành viên nhóm thể khả tốt việc hoàn thành nhiệm vụ, giải vấn đề giải xung đột Các thành viên nhóm tin tưởng lẫn nhau, gắn kết với qua cơng việc Các thành viên nhóm c ần tích c ực tham gia vào việc đưa ý ki ến, quy ết định gi ải quy ết v ấn đ ề c nhóm Tiếp tục sử dụng chiến lược hiệu để giải xung đột, giải vấn đề Các thành viên cần có trách nhiệm cao h ơn vai trị c Lãnh đạo nhóm tạo điều kiện để thành viên hỗ trợ Bảo đảm kênh thơng tin nhóm thơng suốt, xây dựng chế phản hồi tích cực Thành viên tin tưởng lẫn nhau, gắn kết mục tiêu chung Nhóm viên l ắng nghe ý ki ến l ẫn Giai đoạn 4: Hoạt động thành công (Performing) Sau hình thành xong chuẩn mực nhóm vào giai đo ạn ho ạt đ ộng hi ệu qu ả Đặc trưng giai đoạn thành viên hoàn tồn hịa h ợp nhau, t ạo su ất làm việc cao, tiềm cá nhân tập thể nhóm đ ược phát huy, v ấn đ ề đ ược giải hiệu quả, mâu thuẫn khơng cịn xảy Nhóm tiếp cận linh ho ạt nhiệm vụ giao, vai trò cấu tổ chức xác định rõ ràng Tuy nhiên khơng phải loại bỏ hết xung đột, xung đột lúc th ường tr ực tác đ ộng đ ến b ất nhóm giai đoạn Khi xảy xung đột nhóm có kh ả xác định, đánh giá xung đột đưa giải pháp gi ải xung đột cách NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm tuyển dụng Hãy giải thích bạn thích cơng việc b ạn l ại phù h ợp với yêu cầu họ Mẫu đơn xin việc bán phổ bi ến th ị tr ường r ất sơ sài, bạn nên tự viết để làm rõ điều muốn trình bày Trong nhiều trường hợp, cơng việc mà bạn tìm hi ểu làm việc môi trường tiếp xúc thường xun với người nước ngồi bảng mô tả yêu cầu công việc yêu cầu bạn phải viết đơn xin vi ệc b ằng tiếng Anh (đơn xin việc thường gọi Application Job Cover letter) Hình thức trình bày: - - Sử dụng khổ giấy A4, chỉnh lề cân đối Không chọn sử dụng nhiều font chữ, kiểu chữ Nếu chữ đẹp, viết tay Tuy nhiên thơng thường nên soạn thảo mẫu đơn hình thức đánh máy để dễ dàng ch ỉnh lề lưu trữ lại Sau hoàn thành cần đọc lại để kiểm tra lỗi tả Câu văn ngắn gọn, rõ ràng Giữa đoạn văn phải ngắt xuống dịng Nội dung: NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm - Thông tin cá nhân: Họ tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dán ảnh bạn vào góc trái phía tờ đơn xin việc (thơng thường ảnh có kích cỡ ×4) - Đoạn mở đầu: Viết hai, ba câu nêu lý bạn biết để ứng tuyển xin vào làm đơn vị - Phần nội dung chính: Giới thiệu khả hay kỹ bạn có để làm việc tốt cho đơn vị tuyển dụng Đặc biệt nêu rõ cơng việc cụ thể bạn đảm trách Nếu bạn làm việc công ty khác trước đó, trình bày kinh nghiệm kết bạn đạt trình làm việc Hãy trình bày rõ ràng bạn muốn làm loại công vi ệc bạn quan tâm Đ ừng quên làm bật ưu bạn từ trình đào tạo hay làm vi ệc trước trình bày phẩm chất cách khéo léo 3.5 Một số giấy tờ ấn tượng khác Văn bằng, chứng có sức thuyết phục Các văn bằng, chứng quan trọng Trong lúc tìm việc làm bạn nên: - Sao loại chứng thành nhiều có cơng chứng quan Nhà nước để sẵn sàng, cần, nộp hồ sơ cho nhiều đơn vị khác - Chú ý không nộp nhiều nhà tuyển dụng khơng trả lại hồ sơ bạn không tuyển dụng - Nếu bạn có nhiều văn nên lựa chọn văn theo yêu cầu mang lại lợi điểm cho bạn xét tuyển - Đừng quên đưa vào hồ sơ chứng tin học, ngoại ngữ, chứng khả chun mơn (nếu có) NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm Thư giới thiệu người có uy tín: Thư giới thiệu người có uy tín đơn vị bạn làm việc chứng đảm bảo t ốt cho b ạn B ạn nên c ất giữ cẩn thận để sẵn sàng đưa cho nhà tuyển dụng Nếu th gi ới thi ệu, b ạn nên đưa cho nhà tuyển dụng trước nộp hồ sơ Nếu thư xác nhận l ực làm việc, bạn nên để túi hồ sơ Bản sổ hộ khẩu: Nhiều nhà tuyển dụng ghi rõ yêu cầu với ứng viên cần có hộ tỉnh hay thành phố định Nếu bạn có h ộ n nhà tuyển dụng mong muốn lợi điểm bạn Bản h ộ kh ẩu c ần rõ ràng, có chứng nhận quền địa phương công ch ứng Giấy khám sức khỏe: Bạn cần xin giấy chứng nhận sức khỏe đơn vị y tế có thẩm quyền Giấy khám sức khỏe lợi điểm bạn có th ể chất khỏe mạnh Đối với số ngành nghề làm việc điều kiện công tác đặc biệt, mẫu giấy khám sức khỏe quan quản lý ban hành trang web NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm CHƯƠNG 4:KỸ NĂNG XỬ LÝ VÀ TRẢ LỜI PHỎNG VẤN 4.1 Khái niệm vấn tuyển dụng Phỏng vấn vòng quan trọng định xem bạn có giành đ ược cơng việc mà mong muốn hay khơng Vì vậy, đ ều ph ải luôn d ồn nỗ lực tâm huyết cho việc chuẩn bị Mục đích ch ương h ọc xây dựng cho kỹ xử lý đưa câu tr ả l ời ưng ý nh ất đ ối v ới nhà tuyển dụng trình vấn, đồng thời xây dựng cho kỹ chuẩn bị công việc trước sau vấn nhằm đạt hi ệu cao cho thân Phỏng vấn tuyển dụng (phỏng vấn việc làm) hình thức vấn đáp trực tiếp (gặp mặt) gián tiếp (qua điện thoại) nhằm ển chọn ứng viên phù hợp với vị trí cơng việc cơng ty, doanh nghiệp 4.2 Các hình thức vấn Hiện nhu cầu tuyển dụng lớn, cơng ty có cách ph ỏng v ấn khác nhằm lựa chọn ứng viên phù hợp Có nhiều hình th ức ph ỏng v ấn, phổ biến hình thức sau đây: NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm 4.2.1 Phỏng vấn qua điện thoại: Hiện vấn qua điện thoại cách phổ biến nhằm sàng lọc ứng viên trước vấn Cuộc vấn hẹn trước khơng Nếu thời điểm khơng thuận tiện bạn cho người ta biết xếp hẹn vào thời điểm khác Trong lúc vấn qua điện thoại bạn bị loại tr ả l ời ấp úng hay không khớp với CV mà bạn gửi Nếu bạn có ch ất gi ọng hay ph ản xạ nhanh cách trả lời dễ dàng ghi điểm nhà ển dụng Nếu vấn hẹn trước bạn nên chuẩn bị tất tài li ệu liên quan tài liệu công việc, CV mà bạn gửi cho nhà ển d ụng, tài li ệu tham khảo Bắt đầu vấn bạn nên xác nhận lại tên chức vụ c người vấn, nhớ phải ghi lại Thông tin giúp b ạn khơng làm phật lịng người vấn bạn khơng có nhầm lẫn q trình vấn, mặc khác để sử dụng viết thư cảm ơn sau v ấn Vì th ời gian nên bạn cần trả lời câu hỏi ngắn gọn tập trung có th ể tranh th ủ h ỏi nhà tuyển dụng thêm thông tin liên quan đến công việc, công ty… 4.2.2 Phỏng vấn bữa ăn: Có thể hình thức vấn phổ biến Vi ệt Nam so v ới hình thức khác Nhà tuyển dụng muốn vấn theo cách nhằm đánh giá kh ả giao tiếp bạn Trước vấn bạn nên tìm hiểu trước nhà hàng mà mời đến tìm hiểu cách sử dụng loại dao nĩa bàn ti ệc NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm Trong bữa ăn bạn đừng nên gọi ăn đắt tiền, ý đến m ột s ố ăn gây phiền tối cho bạn phải chọn ăn đ ơn gi ản đ ể thuận tiện vừa ăn vừa trao đổi Bạn không nên nói chuy ện mi ệng cịn thức ăn, nên thoải mái trao đổi cởi mở với nhà tuyển dụng Sau bữa ăn bạn nên cảm ơn nhà tuyển dụng vi ết thư cảm ơn đ ồng th ời bày tỏ thái độ quan tâm đối công việc tới nhà 4.2.3 Phỏng vấn nhiều người lúc: Đây hình thức vấn mà tuyển dụng gọi từ 2, ứng viên tr lên vào vấn lúc, họ đặt câu hỏi để ứng viên trả lời Trong trường hợp thường câu hỏi trả l ời hay sai mà vấn đề chỗ nhà tuyển dụng khả phản ứng nhanh nhạy ứng viên Vì bạn cần bình tĩnh trả lời nhanh, nhiên đừng hấp tấp giành tr ả l ời chưa nghĩ phương án hay Nếu đối thủ bạn trả lời b ạn khơng ngắt lời người ta mà chờ người ta nói xong Khi tr ả l ời không chê bai câu trả lời người trước Nếu lúc b ạn tr ả l ời “Tôi đồng ý với phương án chị A” chắn bạn khơng chọn r ằng nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên chậm chạp, người ba phải ăn theo Vì trả lời sau mà khơng có phương cách tr ả l ời khác bạn nên bổ sung nâng cao phương án theo cách tối ưu h ơn, kh ả thuyết phục cao kỹ tổ chức nhóm chắn b ạn ghi ểm nhà tuyển dụng Dạng câu hỏi tình địi hỏi ứng viên phải sáng tạo, có kh ả suy luận logic để đưa giải pháp thích hợp NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm 4.2.4 Phỏng vấn trực tiếp Tùy theo quy mô quy chế cơng ty mà q trình ph ỏng vấn tr ực ti ếp tiến hành lần hay nhiều lần Phỏng vấn trực tiếp lần đầu: Nhân viên nhân vấn nhằm đánh giá lực chun mơn bạn có phù hợp với cơng vi ệc hay khơng? Vì th ế bạn cần nghiên cứu kỹ mô tả công việc mà họ đưa ra, ý cách tr ả l ời không khác so với CV mà bạn gửi cho họ Phỏng vấn trực tiếp lần 2: Trưởng phòng nhân có trưởng phịng vị trí mà bạn ứng tuyển, giám đốc Đây cu ộc ph ỏng vấn th ức nhằm kiểm tra lực chuyên môn bạn Những người tham gia ph ỏng v ấn có quyền định chọn bạn hay khơng? Vì đừng qn b ạn ph ải tr ả lời cho tất nhóm thay trả lời với người đặt câu h ỏi cho b ạn đ ừng quên ý đến người đặt câu hỏi cho Thơng thường có người ều ển vấn Người giám đốc trực tiếp bạn ng ười định, đặc biệt ý đến họ Phỏng vấn lần cuối: Thông thường vòng cuối bạn dường chấp nhận làm việc họ gặp bạn để thương lượng mức lương chế độ làm việc Đây xem vịng vấn căng thẳng nh ất gi ữa m ột bên mu ốn tr ả lương NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm thấp bên muốn nhận mức lương cao Vì thế, bạn ph ải khéo léo linh ho ạt thương lượng Nên hỏi rõ công việc mà làm, ch ế độ đãi ngộ công ty Việc hiểu rõ đặc điểm vòng vấn giúp bạn loại b ỏ cảm giác hồi hộp, căng thẳng chuẩn bị thật chu đáo câu tr ả l ời nh ững gi ải pháp dự bị để đối phó với nhà tuyển dụng 4.2.5 Cách tìm kiếm hội vấn: Để tìm kiếm hội vấn vào cơng ty hay ngành nghề u thích có số cách thức thơng dụng nay: - Sử dụng điện thoại - Các tờ rơi, áp phích quảng cáo tuyển dụng Các báo giấy, truyền hình, internet - Có người giới thiệu tự liên hệ Qua trung tâm tìm kiếm việc làm 4.3 Quy trình vấn tuyển dụng “Nhà tuyển dụng tìm kiếm bạn???” – Đây câu hỏi mà hầu hết sinh viên tốt nghiệp băn khoăn mong muốn tìm đáp án - Cá tính Sự tự tin Kỹ giao tiếp Sự chững trạc khả lãnh đạo Mục tiêu nghề nghiệp Sự phù hợp với văn hóa cơng ty NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm 4.3.1 Q trình vấn Một q trình vấn nói chung thường bao gồm bước sau: Chào hỏi tạo ấn tượng ban đầu: ứng viên giới thiệu thân chào hỏi Nói chút thời tiết, tình hình giao thơng… Hướng dẫn: Nhà tuyển dụng thơng báo cho ứng viên quy trình vấn mơ tả tóm tắt cơng việc Phỏng vấn: Hỏi trả lời Tùy theo yêu cầu nhà tuyển dụng mà ứng viên trả lời tiếng Anh tiếng Việt Tổng kết: Ứng viên có hội để đặt câu hỏi Người vấn thông báo giai đoạn trình tuyển dụng Sau vấn: Ứng viên gửi thư cảm ơn 4.4 Các bước chuẩn bị vấn Khi nhận điện thoại email mời tới dự vấn từ cơng ty, bạn phải có chuẩn bị tốt để hy vọng đạt kết tốt sau buổi vấn 4.4.1 Thu thập thông tin Để công việc chuẩn bị tốt nhất, cần lưu ý thu thập thơng tin sau: - Bạn tìm việc ngành nào? Các tập đồn lớn Các cơng ty vừa nhỏ Cơ quan nhà nước - Các tổ chức phi lợi nhuận/các tổ chức xã hội - Thu thập mơ tả cơng việc tìm hiểu kỹ - Thu thập thêm thơng tin từ trang web nguồn online khác - Nếu tìm hiểu thơng tin từ người làm việc cơng ty bạn muốn xin việc Đối tượng khách hàng cty Các dịch vụ và/hoặc sản phẩm cty cung cấp - NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm - Khu vực quốc gia Đối thủ cạnh tranh/Thách thức mà cty phải đối mặt Lịch sử, nhiệm vụ, kế hoạch 5, 10 năm cơng ty gì? Các thông tin giải thưởng gần Số lượng nhân viên 4.4.2 Chuẩn bị câu hỏi dự kiến buổi vấn Việc chuẩn bị trước câu hỏi dự kiến buổi vấn làm bạn cảm thấy tự tin trả lời không bị bỡ ngỡ đặt câu hỏi Một số câu hỏi thơng thường cần chuẩn bị là: - Hãy cho biết thân bạn - Tại bạn muốn làm việc cho chúng tôi? - Bạn mang lại cho cơng việc - Những kinh nghiệm hay kỹ bạn cho giúp ích cho cơng việc này? Điểm yếu bạn gì? Thế mạnh bạn gì? Trong năm bạn nghĩ vị trí nào? - Bạn làm việc dự án chưa? Vị trí bạn nhóm gì? Nhóm hồn thành cơng việc? Hãy cho biết tình xung đột? Bạn giải nào? Hãy cho biết ví dụ bạn gặp trở ngại bạn làm nào? Mức lương bạn mong đội bao nhiêu? Bạn có câu hỏi cho chúng tơi? Ngồi ra, số câu hỏi bạn có quyền hỏi nhà tuyển dụng: - Ông/bà muốn người đảm nhiệm vị trí phải làm gì? Ơng/bà vui lịng cho biết kiểu dự án phải thực vịng tháng đầu làm việc? Ơng/bà vui lịng cho biết mục tiêu phòng năm tới gì? Ơng bà vui lịng cho biết tơi làm việc với ai? NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm - Ơng bà vui lịng cho biết tơi có huấn luyện thêm để làm tốt công việc này? 4.4.3 Chuẩn bị trang phục vấn Để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng lần vấn đầu tiên, việc chuẩn bị trang phục cần thi ết Tác phong, ăn m ặc l ịch s ự giúp bạn tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng q trình ph ỏng v ấn Cơng vi ệc chuẩn bị bao gồm: - Áo vest lịch màu tối đồng Áo sơ mi tay dài màu trắng Tất giày tây màu tối Hạn chế đeo đồ trang sức Kiểu tóc gọn gàng chuyên nghiệp Cạo râu Cắt tỉa móng tay gọn gang Mang theo cặp táp kẹp tài liệu Lưu ý: Một số giấy tờ cần chuẩn bị sẵn kẹp tài liệu: - tập giấy trắng Bút viết (nên có cái) Một hồ sơ bạn Một tài liệu tham khảo Bản bảng điểm Các câu hỏi bạn Chỉ dẫn thông tin khác 4.4.4 Trong vấn Chào hỏi người vấn: - Trước bước vào phải gõ cửa phải đóng cửa sau ra/vào Tư trang nghiêm đầu ngẩng cao Thể ánh mắt nụ cười Nói to, chậm rõ ràng NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm - “Xin chào, tên là… ” - “Chào ông/bà …, hân hạnh biết ơng/bà” - Nên có mặt tịa nhà cơng ty trước 30 phút, văn phòng trước 15 phút Tạo ấn tượng tốt bàn lễ tân Tự tin chào hỏi người vấn - Thể ánh mắt vấn - Cười lịch nói to rõ ràng, chậm rãi - Trung thực nên tảng kinh nghiệm kiến thức Trả lời câu hỏi yêu cầu Thể nhiệt tình, hào hứng - 4.4.5 Sau vấn - Cảm ơn người vấn dành thời gian cho mình: Nhắc lại vị trí, cơng việc mà bạn quan tâm Hỏi họ bước gì, nào/ai mà bạn cần theo tiếp Bắt tay thật chặt thể trân trọng Nếu người tuyển dụng yêu cầu bổ sung giấy tờ bạn phải ghi nhớ bổ sung sớm tốt Gửi email cảm ơn Việc gửi thư cảm ơn nhà tuyển dụng sau tạo ều ki ện cho bạn tham gia vấn gây ấn tượng đặc biệt; đồng th ời ểm cộng để bù đắp cho lỗi mắc phải q trình ph ỏng vấn NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY ...Kĩ mềm CHƯƠNG 1: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM Phần trình bày tóm tắt nội dung kỹ làm việc theo nhóm Kỹ làm việc theo nhóm ? ?kỹ m ềm” vô quan trọng không với sinh viên... người nghe Thứ tư phải cải thiện kỹ nghe Lắng nghe người khác bi ểu th ị tôn trọng họ Các kỹ trình bày kỹ phần kỹ giao ti ếp NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm Có thể tóm tắt phương châm xây... Kĩ mềm 2. 2 Tại cần phần học cách giao tiếp mơi tr ường đa văn hóa - Tránh xúc phạm đến người khác Đạt mục đích giao tiếp Cải thiện thái độ, tình cảm từ người xung quanh Thành công công việc 2. 3