Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Chủ biên: GVC.TS Chu Thị Hậu GIÁO TRÌNH LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP CÔNG TÁC LƯU TRỮ NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG HÀ NỘI - 2016 LỜI NÓI ĐẦU Công tác lưu trữ hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) cá nhân trình thực việc tổ chức, quản lý tiến hành quy trình nghiệp vụ lưu trữ Để thực tốt cơng tác này, địi hỏi phải có kiến thức lý luận phương pháp thực khoa học, hợp lý Giáo trình lý luận phương pháp công tác lưu trữ biên soạn với mục đích làm giáo trình giảng dạy dùng chung cho sinh viên đại học hệ quy, vừa làm vừa học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đồng thời đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công việc hàng ngày quan, tổ chức có liên quan đến cơng tác lưu trữ Để đạt mục đích trên, giáo trình tác giả dày công nghiên cứu khoa học lưu trữ nước giới có kế thừa, chọn lọc số nội dung Giáo trình lưu trữ PGS-TS Dương Văn Khảm TS Triệu Văn Cường biên soạn xuất vào năm 2009 Đặc biệt với tâm huyết nghề nghiệp thành viên Hội đồng thẩm định nên giáo trình lần biên soạn số chương, bổ sung, cập nhật văn quy phạm, văn hướng dẫn nghiệp vụ, giáo trình cấu trúc theo bố cục mới, nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu cách toàn diện cơng tác lưu trữ tình hình Về bố cục, giáo trình cấu trúc theo quy định, gồm lời nói đầu, mục lục, quan trọng nội dung gồm có phần lớn, phần có chương Cuối chương có câu hỏi ôn tập, thực hành, thảo luận danh mục tài liệu tham khảo Ngồi ra, giáo trình cịn tập hợp văn quan trọng Luật, Nghị định, Thông tư văn hướng dẫn nghiệp vụ phần phụ lục Phần cuối giáo trình Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình lý luận phương pháp công tác lưu trữ tập thể giảng viên Tổ môn Lưu trữ thuộc Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội biên soạn, cụ thể sau: Phần A: Những vấn đề lý luận chung, gồm chương chương - GVC.TS Nguyễn Cảnh Đương biên soạn Nội dung đề cập đến vấn đề lý luận tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ lưu trữ học Phần B: Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ, gồm chương chương - GV ThS Trịnh Thị Kim Oanh GVC ThS Dương Mạnh Hùng biên soạn Nội dung đề cập đến công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ Phần C: Quy trình nghiệp vụ lưu trữ, gồm chương Chương 5: Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ - GVC ThS Trần Thị Loan biên soạn Chương 6: Phân loại tài liệu lưu trữ - GVC TS Chu Thị Hậu biên soạn Chương 7: Xác định giá trị tài liệu - GVC.ThS Trần Thị Loan biên soạn Chương 8: Thống kê tài liệu lưu trữ - GVC TS Chu Thị Hậu biên soạn Chương 9: Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ - GVC TS Chu Thị Hậu biên soạn Chương 10: Bảo quản tài liệu lưu trữ - GV ThS Phạm Thị Hồng Quyên biên soạn Chương 11: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - GV ThS Phạm Thị Hồng Quyên biên soạn Nội dung phần C đề cập đến tất quy trình nghiệp vụ cơng tác lưu trữ thực Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử Nội dung kiến thức giáo trình gồm vấn đề lý luận nói chung chủ yếu vận dụng thực tiễn cho loại hình tài liệu lưu trữ hành chính, loại hình tài liệu phổ biến, có ý nghĩa quan trọng mang tính pháp lý sản sinh quan, tổ chức Các loại hình tài liệu khác như: tài liệu khoa học - công nghệ; tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử tách để biên soạn thành giáo trình riêng Giáo trình lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ giảng dạy cho sinh viên thời lượng khoảng từ - tín chỉ, gồm lý thuyết thực hành nghiệp vụ Riêng sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học dùng giáo trình tham khảo, nội dung phần chương biên soạn thành học phần riêng, đòi hỏi chuyên sâu lý luận kỹ nghiệp vụ cho chuyên ngành Thực tiễn công tác lưu trữ phong phú, sinh động phát triển, với hội nhập quốc tế ngày mở rộng đa phương lĩnh vực, có cơng tác lưu trữ Giáo trình lý luận phương pháp công tác lưu trữ xuất lần dành cho trình độ đại học Trường, chưa đáp ứng hết nhu cầu thực tiễn Các tác giả mong nhận nhiều ý kiến đóng góp độc giả Xin chân thành cảm ơn! T/M NHÓM TÁC GIẢ Chủ biên GVC.TS Chu Thị Hậu MỤC LỤC Lời nói đầu PHẦN A NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG 15 Chương 1: Tài liệu lưu trữ 1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 16 1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ 18 1.3 Các loại tài liệu lưu trữ 20 1.4 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 28 Chương 2: Công tác lưu trữ lưu trữ học 2.1 Công tác lưu trữ 39 2.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 39 2.1.2 Chức công tác lưu trữ 48 2.1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ 48 2.2 Lưu trữ học 49 2.2.1 Khái niệm lưu trữ học 49 2.2.2 Đối tượng nghiên cứu lưu trữ học 51 2.2.3 Nguyên tắc nghiên cứu lưu trữ học 52 2.2.4 Phương pháp nghiên cứu lưu trữ học 54 2.2.5 Mối quan hệ lưu trữ học với khoa học khác 56 PHẦN B TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 63 Chương 3: Tổ chức công tác lưu trữ 3.1 Hệ thống quan, tổ chức quản lý công tác lưu trữ 3.1.1 Hệ thống quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội 64 64 3.1.2 Hệ thống quan, tổ chức Nhà nước 66 3.2 Hệ thống tổ chức lưu trữ 66 3.2.1 Lưu trữ quan 68 3.2.2 Lưu trữ lịch sử 68 Chương 4: QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 4.1 Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ 75 4.2 Trách nhiệm quản lý lưu trữ 76 4.3 Nội dung quản lý công tác lưu trữ 77 4.3.1 Quản lý nhà nước công tác lưu trữ 77 4.3.2 Quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức 88 4.4 Tiêu chuẩn hóa cơng tác lưu trữ 4.4.1 Khái niệm, mục đích, đối tượng tiêu chuẩn hóa cơng tác lưu trữ 4.4.2 Tiêu chuẩn hóa công tác lưu trữ 4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 92 92 94 100 4.5.1 Vị trí vai trị cơng nghệ thơng tin 100 4.5.2 Những yêu cầu để ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ 101 4.5.3 Những ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ 101 PHẦN C QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Chương 5: Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 5.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 114 5.1.1 Khái niệm thu thập bổ sung tài liệu 114 5.1.2 Mục đích, ý nghĩa việc thu thập bổ sung tài liệu 114 5.2 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 5.2.1 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử 114 115 115 5.2.2 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ 115 5.2.3 Nguyên tắc xuất xứ 116 5.3 Nội dung thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 116 5.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan 116 5.3.2 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử 118 Chương 6: Phân loại tài liệu lưu trữ 6.1 Phân loại tài liệu phạm vi kho (trung tâm) lưu trữ thành phông lưu trữ 127 6.1.1 Khái niệm phông lưu trữ 127 6.1.2 Các loại phông lưu trữ 128 6.2 Phân loại tài liệu phông lưu trữ quan, phông lưu trữ cá nhân sưu tập lưu trữ 137 6.2.1 Phân loại tài liệu phông lưu trữ quan 137 6.2.2 Phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân 147 6.2.3 Phân loại tài liệu sưu tập tài liệu lưu trữ 149 Chương 7: Xác định giá trị tài liệu 7.1 Khái niệm “giá trị tài liệu lưu trữ” 152 7.2 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa xác định giá trị tài liệu 153 7.2.1 Khái niệm xác định giá trị tài liệu 153 7.2.2 Mục đích, ý nghĩa xác định giá trị tài liệu 154 7.3 Các nguyên tắc phương pháp luận xác định giá trị tài liệu 154 7.3.1 Nguyên tắc trị 155 7.3.2 Nguyên tắc lịch sử 156 7.3.3 Nguyên tắc toàn diện tổng hợp 156 7.4 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 7.4.1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu 157 157 7.4.2 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu 158 7.4.3 Tiêu chuẩn ý nghĩa quan, đơn vị hình thành phông 159 7.4.4 Tiêu chuẩn trùng lặp thông tin tài liệu 159 7.4.5 Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu 162 7.4.6 Tiêu chuẩn mức độ hồn chỉnh chất lượng phơng lưu trữ 163 7.4.7 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu 163 7.4.8 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác đặc điểm bên tài liệu 164 7.5 Các phương pháp xác định giá trị tài liệu 164 7.5.1 phương pháp hệ thống 164 7.5.2 Phương pháp phân tích chức 165 7.5.3 Phương pháp thơng tin 166 7.5.4 Phương pháp phân tích lịch sử 166 7.6 Bảng thời hạn bảo quản tài liệu 167 7.6.1 Khái niệm 167 7.6.2 Cấu tạo bảng thời hạn bảo quản 167 7.6.3 Các loại bảng thời hạn bảo quản 168 7.7 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu 168 7.7.1 Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu 168 7.7.2 Hội đồng xác định giá trị tài liệu 171 7.7.3 Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu 172 7.7.4 Quy trình hủy tài liệu hết giá trị 173 7.7.5 Lập lưu hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị 175 Chương 8: Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ 8.1 Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ 8.1.1 Khái niệm, mục đích, ngun tắc cơng cụ thống kê 10 177 177 - Thiết bị văn phòng (phòng làm việc, phòng tiếp khách, hội trường) 19 Phương án tài - kinh tế a Kinh phí xây lắp b Kinh phí trang thiết bị c Kinh phí kiến thiết khác d Kinh phí dự phịng e Tổng mức vốn đầu tư 20 Trách nhiệm quản lý chuyên ngành: Trước Bộ, ngành, địa phương trình duyệt dự án đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ phải có văn thoả thuận Cục lưu trữ Nhà nước vấn đề liên quan đến dự án theo yêu cầu Chỉ thị 726/TTg Thủ tướng Chính phủ nêu quy định mục b khoản 5, Điều Qui chế quản lý đầu tư xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 Chính phủ 21 Các giai đoạn thực dự án Dự án phải nêu thời gian khởi công, thời gian triển khai hạng mục, thời gian hoàn thành đưa vào sử dụng III Lập kế hoạch đầu tư xây dựng kho lưu trữ Lập kế hoạch đầu tư xây dựng hàng năm: Hàng năm, thời gian lập dự toán Ngân sách nhà nước cho năm sau, theo quy định Luật ngân sách nhà nước, vào tiến độ thực dự án số kiểm tra kế hoạch cấp có thẩm quyền thơng báo, Trung tâm lưu trữ tỉnh (đối với dự án kho lưu trữ địa phương) Phòng lưu trữ Bộ (đối với dự án kho lưu trữ Bộ, ngành quản lý), xây dựng kế hoạch vốn đầu tư XDCB đơn vị trình Văn phịng UBND tỉnh Văn phòng Bộ Văn phòng UBND tỉnh Văn phịng Bộ tổng hợp kế hoạch trình Chủ tịch UBND tỉnh Bộ trưởng để tổng hợp trình Chính phủ 384 Lập kế hoạch đầu tư xây dựng bản: a Lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư: Các Trung tâm lưu trữ tỉnh Phòng lưu trữ Bộ, vào tình hình thực tế khả phát triển công tác lưu trữ đơn vị, tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnh Văn phòng Bộ lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư để thực nội dung sau: - Điều tra, khảo sát - Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo khả thi dự án - Thẩm định dự án định đầu tư Việc lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư dự án phải dựa vào quy hoạch phát triển Bộ, ngành, địa phương quy hoạch hệ thống kho lưu trữ Cục Lưu trữ Nhà nước b Lập kế hoạch chuẩn bị thực dự án: Các Trung tâm lưu trữ tỉnh Phòng lưu trữ Bộ, sau có định phê duyệt đầu tư dự án, tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnh Văn phòng Bộ lập kế hoạch chuẩn bị thực dự án để thực nội dung: - Khảo sát, thiết kế kỹ thuật - Lập tổng dự toán - Lập hồ sơ mời thầu - Chi phí quản lý: đền bù đất đai, giải phóng mặt Các dự án đưa vào kế hoạch chuẩn bị thực dự án có định đầu tư theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 Chính phủ việc ban hành Qui chế quản lý đầu tư xây dựng Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Qui chế quản lý đầu tư xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 Chính phủ 385 c Lập kế hoạch thực dự án: Khi công tác chuẩn bị dự án hoàn thành, Trung tâm lưu trữ tỉnh Phòng lưu trữ Bộ tiếp tục lập kế hoạch thực dự án để xác định nội dung sau: - Chi phí xây lắp - Chi phí thiết bị - Chi phí khác - Phí dự phịng Các dự án đưa vào kế hoạch thực dự án dự án có tổng dự tốn cấp có thẩm quyền phê duyệt có định đầu tư phê duyệt mức vốn hạng mục dự án 386 Phụ lục 07 BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Số: 1687/QĐ-BKHCN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 23 tháng 07 năm 2012 QUYẾT ĐỊNH (Về việc công bố tiêu chuẩn Quốc gia Bộ Trưởng Bộ Khoa học Công nghệ) Căn Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật ngày 29 tháng năm 2006; Căn Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật; Căn Nghị định số 28/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Khoa học Công nghệ Theo đề nghị Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, QUYẾT ĐỊNH: Điều Công bố 03 Tiêu chuẩn quốc gia sau TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký./ KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Việt Thanh 387 Phụ lục 08 BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 30/2004/TT-BTC Hà Nội, ngày 07 tháng năm 2004 THƠNG TƯ Bồ Tài số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng năm 2004, hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Căn Pháp lệnh phí lệ phí ngày 28 tháng năm 2001 Uỷ ban thường vụ Quốc hội; Căn Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng năm 2001 Uỷ ban thường vụ Quốc hội; Căn Nghị định số 57/2002/NĐ-CP ngày 03 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh phí lệ phí; Bộ Tài hướng dẫn thực phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sau: I PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG Thông tư áp dụng việc thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Nhà nước quản lý Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan Nhà nước có thẩm quyền thành lập Đối tượng nộp phí: Tổ chức, cá nhân có khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trung tâm lưu trữ nêu điểm 1, mục I Thơng tư Khơng thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đối với: a) Các cá nhân, gia đình, giịng họ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tặng, cho, ký gửi vào lưu trữ lịch sử 388 b) Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; đẻ, nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có cơng giúp đỡ cách mạng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải chế độ sách mình; c) Người hưởng chế độ hưu trí, sức lao động, tai nạn lao động người bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải chế độ sách theo quy định Nhà nước Áp dụng mức thu 50% phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đối với: Học sinh, sinh viên trường trung học, cao đẳng, đại học; học viên cao học nghiên cứu sinh khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu II MỨC THU, CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHÍ KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Mức thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quy định cụ thể Biểu mức thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư Phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khoản thu thuộc ngân sách nhà nước Đơn vị thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm: a) Tổ chức thu, nộp phí theo quy định Thơng tư Niêm yết thơng báo cơng khai mức thu phí địa điểm thu phí Khi thu tiền phí phải lập cấp biên lai thu cho đối tượng nộp phí theo quy định hành Bộ Tài phát hành, quản lý, sử dụng ấn thuế; b) Mở tài khoản “tạm giữ tiền phí” Kho bạc nhà nước nơi quan thu đóng trụ sở để theo dõi, quản lý tiền phí thu Định kỳ hàng ngày hàng tuần phải gửi số tiền phí thu vào tài khoản tạm giữ tiền phí phải tổ chức hạch toán riêng khoản thu theo chế độ kế tốn đơn vị hành nghiệp; 389 c) Mở sổ sách kế toán để theo dõi, phản ánh việc thu, nộp quản lý, sử dụng số tiền phí thu theo chế độ kế toán hành nhà nước; d) Đăng ký, kê khai, thu, nộp phí với quan thuế trực tiếp quản lý theo quy định Thông tư số 63/2002/TT-BTC ngày 24/7/2002 Bộ Tài hướng dẫn thực quy định pháp luật phí lệ phí Nộp phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vào ngân sách nhà nước theo chương, loại, khoản tương ứng, mục 037 mục lục ngân sách nhà nước hành (cơ quan thu thuộc Trung ương quản lý nộp vào ngân sách trung ương, quan thu thuộc địa phương quản lý nộp vào ngân sách địa phương) đ) Thực chế độ công khai tài theo quy định pháp luật Tiền thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quản lý, sử dụng sau: a) Đơn vị thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trích để lại 90% tổng số tiền phí thu trước nộp vào ngân sách nhà nước Số tiền lại 10% nộp ngân sách nhà nước b) Đơn vị thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sử dụng số tiền phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để lại theo tỷ lệ (%) quy định tiết a, điểm để chi dùng cho nội dung sau: - Chi trả khoản thù lao, làm đêm, thêm cho lao động trực tiếp thu phí, tiền cơng th ngồi (nếu có); - Chi phí trực tiếp phục vụ cho việc thu phí như: văn phịng phẩm, vật tư văn phịng, điện thoại, điện, nước, cơng tác phí, cơng vụ phí; in (mua) tờ khai, giấy phép, loại ấn khác theo tiêu chuẩn, định mức hành; - Bổ sung kinh phí mua nguyên, nhiên, vật liệu phục vụ công tác bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ (thiết bị bảo quản, vật tư, hố chất, ); chi phí trực tiếp cho việc sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị; bảo quản; xây dựng công cụ tra cứu; lập phông bảo 390 hiểm tài liệu quý tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ cho việc thu phí; - Hỗ trợ chi sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn tài sản, máy móc, thiết bị phục vụ trực tiếp cho cơng tác thu phí; Đơn vị thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải quản lý, sử dụng số tiền phí để lại nêu mục đích, có chứng từ hợp pháp theo quy định Hàng năm, đơn vị thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải lập dự toán thu - chi số tiền phí để lại gửi quan quản lý ngành cấp trên, quan tài chính, quan thuế cấp, kho bạc nhà nước nơi mở tài khoản tạm giữ tiền phí Đồng thời phải tốn thu, chi theo thực tế, chưa chi hết năm chuyển sang năm sau để tiếp tục chi theo chế độ quy định Việc tốn phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thực thời gian với việc toán ngân sách nhà nước Cơ quan thuế thực toán số thu theo biên lai Cơ quan tài tốn số chi từ nguồn thu phí để lại cho đơn vị theo quy định điểm mục II Thông tư III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Thơng tư có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Cơng báo Các quy định phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trước trái với quy định Thông tư bị bãi bỏ Trong q trình thực hiện, có vướng mắc đề nghị quan, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời Bộ Tài để nghiên cứu hướng dẫn bổ sung KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG (Đã ký) Trương Chí Trung 391 BIỂU MỨC THU PHÍ KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 Bộ Tài chính) Mức thu (đồng) STT Cơng việc thực I Làm thẻ đọc (bao gồm làm ảnh kỹ thuật số, đọc năm) Tài liệu Tài liệu từ từ sau sau năm năm 1954 đến 1975 đến năm 1975 Đơn vị tính Tài liệu từ năm 1954 trở trước Thẻ 15.000 15.000 15.000 II Nghiên cứu tài liệu Tài liệu hành Đơn vị bảo quản 2.000 1.500 1.000 Tài liệu nghiên cứu khoa Đơn vị học bảo quản 2.000 1.500 1.200 Tài liệu xây dựng Đơn vị bảo quản 2.000 1.500 1.200 Tài liệu phim điện ảnh Phút chiếu 1.000 700 500 Tài liệu ảnh Tấm ảnh 400 300 200 Tài liệu ghi âm Phút nghe 1.000 700 500 Micrôphim, kỹ thuật số Tấm phim, ảnh 600 500 300 Tài liệu mạng tin học Giờ truy cập 2.000 1.500 1.000 Trang A4 1.500 1.200 1.000 1.2 Tài liệu nghiên cứu khoa Trang A4 học 2.000 1.500 1.200 15.000 12.000 10.000 III Cung cấp tài liệu Phô tô đen trắng 1.1 Tài liệu hành 1.3 Tài liệu xây dựng 1.3.1 Bản vẽ kỹ thuật phần Trang A4 392 Mức thu (đồng) STT Công việc thực Đơn vị tính Tài liệu từ năm 1954 trở trước Tài liệu Tài liệu từ từ sau sau năm năm 1954 đến 1975 đến năm 1975 1.3.2 Bản vẽ kỹ thuật phần che Trang A4 khuất (phần chìm) 50.000 40.000 30.000 1.3.3 Tài liệu XDCB khác Trang A4 2.000 1.500 1.200 Trang A4 15.000 12.000 10.000 Phút chiếu 30.000 25.000 20.000 Phô tô màu In phim điện ảnh (không kể vật tư) In ảnh đen trắng từ phim Cỡ gốc (không kể vật tư) 10x15cm 25.000 22.000 20.000 Chụp, in ảnh đen trắng từ Cỡ ảnh gốc (không kể vật tư) 10x15cm 45.000 35.000 30.000 In tài liệu ghi âm (không kể vật tư) Phút nghe 15.000 12.000 10.000 In từ micrôphim (giấy thường) Trang A4 5.500 5.200 5.000 7.2 Tài liệu nghiên cứu khoa Trang A4 học 6.500 6.000 5.500 7.3.1 Bản vẽ kỹ thuật phần Trang A4 45.000 35.000 30.000 7.3.2 Bản vẽ kỹ thuật phần che Trang A4 khuất (phần chìm) 70.000 60.000 50.000 7.3.3 Tài liệu XDCB khác Trang A4 7.000 6.500 6.000 Trang A4 10.000 7.000 5.000 8.2.1 In giấy thường Trang A4 30.000 25.000 20.000 8.2.2 In giấy ảnh Trang A4 60.000 50.000 40.000 Văn 15.000 12.000 10.000 7.1 Tài liệu hành 7.3 Tài liệu xây dựng Sao từ kỹ thuật số 8.1 In đen trắng 8.2 In màu IV Chứng thực tài liệu lưu trữ 393 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I Các văn quy phạm pháp luật Đảng, Nhà nước công tác lưu trữ Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ Chính phủ (2014), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Ban Bí thư Trung ương Đảng Khóa XI (2014), Quy định số 270QĐ/TW ngày 06 tháng 12 năm 2014 Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Văn phòng Trung ương Đảng (2010), Văn đạo, hướng dẫn cơng tác văn phịng cấp ủy Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2012) Tuyển tập văn quy phạm Pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ hành, NXB Văn hóa-Thơng tin II Giáo trình Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội Vương Đình Quyền- Nguyễn Văn Hàm (1997) Văn lưu trữ học đại cương, NXB Giáo dục, Hà Nội Dương Văn Khảm, Triệu Văn Cường (2009), Giáo trình Lưu trữ, NXB Giao thơng Vận tải, Hà Nội Vũ Thị Phụng, (2006) Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ bản, NXB Hà Nội 394 III Sách chuyên khảo nước 10 Từ điển Thuật ngữ lưu trữ Việt Nam, 1992 11 Từ điển Thuật ngữ lưu trữ xuất năm 1988 tiếng Anh tiếng Pháp 12 Từ điển Thuật ngữ lưu trữ nước xã hội chủ nghĩa M.1982 13 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (1998), Tiêu chuẩn ISO 6450:1998 14 Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng-Văn thư-Lưu trữ Việt Nam, NXB Thông tin Truyền thông, Hà Nội 15 Nguyễn Văn Thâm (2011), Một số vấn đề văn quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử quản lý hành (tuyển chọn viết), NXB Chính trị- Hành 16 Cục Lưu trữ Nhà nước (1994), Kỷ yếu Hội nghị SARBICA đánh giá loại huỷ tài liệu, Hà Nội 17 Chu Thị Hậu (2000), Luận án Tiến sĩ Sử liệu học Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu nguồn sử liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng - Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 18 Lê Thị Nguyệt Lưu (2009), Tập giảng Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư- lưu trữ 19 Jean Favier-Tổng giám đốc Lưu trữ Pháp (1993) Thực tiễn lưu trữ Pháp, Pari 20 Luật Liên bang Nga (2004) số 125-f3 Công tác lưu trữ Liên bang Nga, M 21 E.M Burova tác giả khác (2012) Lưu trữ học Lý lun v phng phỏp, M 395 Giáo trình Lý luận phương pháp công tác lưu trữ NH XUT BẢN LAO ĐỘNG Địa chỉ: Số 175 Giảng Võ - Hà Nội Điện thoại: 04 38515380; Fax: 04 38515381 Email: info@nxblaodong.com.vn Website: www.nxblaodong.com.vn Chịu trách nhiệm xuất bản: VÕ THỊ KIM THANH Biên tập: Mai Thị Thanh Hằng Thiết kế bìa: Hoasach.,jsc Trình bày sửa in: Hoasach.,jsc LIÊN KẾT XUẤT BẢN Công ty CP Hoa Sách Địa chỉ: số 32, ngõ 353/38, đường An Dương Vương, Phú Thượng, Tây Hồ, Hà Nội 396 In 300 cuốn, khổ 16x24cm, Công ty CP Hoa Sách - ĐB 397 Số xác nhận ĐKXB: 4539-2016/CXBIPH/06-315/LĐ Số định: 1383/QĐ-NXBLĐ ngày 19 tháng 12 năm 2016 Mã ISBN: 978-604-59-7344-8 In xong nộp lưu chiểu quý I năm 2017 398 ... liệu lưu trữ 20 1.4 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 28 Chương 2: Công tác lưu trữ lưu trữ học 2.1 Công tác lưu trữ 39 2.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 39 2.1.2 Chức cơng tác lưu trữ 48 2.1.3 Tính chất công. .. công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 38 Chương CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC 2.1 Công tác lưu trữ 2.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ Về khái niệm ? ?công tác lưu trữ? ?? tồn nhiều... đến công tác lưu trữ nước ta, đưa định nghĩa sau Lưu trữ học: Lưu trữ học môn khoa học tổng hợp bao gồm vấn đề lý luận, phương pháp thực tiễn công tác lưu trữ, pháp chế lưu trữ, thuật ngữ lưu trữ,