Áp dụng six sigma để cải tiến quy trình thẩm định tại sở kế hoạch và đầu tư tỉnh quảng nam

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ PHAN CÔNG TUẤN ÁP DỤNG SIX SIGMA ĐỂ CẢI TIẾN QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH TẠI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ TỈNH QUẢNG NAM TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH Mã số: 834.01.01 Đà Nẵng - Năm 2021 Cơng trình hồn thành TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS Ngu n T ị T ủ Phản biện 1: TS Lê Thị Minh Hằng Phản biện 2: PGS.TS Hoàng Trọng Hùng Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản trị kinh doanh Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 21 tháng năm 2021 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thơng tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện Trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN MỞ ĐẦU Tn ấp t iết đề tài Six Sigma phương pháp cải tiến chất lượng hiệu nhiều doanh nghiệp lớn giới Motorola, General Electric, AlliedSignal,… ứng dụng đạt thành cơng lớn việc cải tiến quy trình kinh doanh nâng cao chất lượng hoạt động Six Sigma mang lại khả cải tiến cho doanh nghiệp thông qua việc giảm sai l i, giảm thời gian chu trình, giao trả kết đ ng h n để t có nh ng thay đ i t ch c c văn hóa t chức khiến t chức doanh nghiệp gia tăng s hài l ng Tuy nhiên, Việt Nam phương pháp Six Sigma lại chưa áp dụng ph biến t chức Việt Nam g p nhiều vấn đề chất lượng dịch vụ Six Sgima góp phần làm gia tăng s hài l ng t chức doanh nghiệp Trong th c tế, khó có doanh nghiệp đạt đến mức hiệu tuyệt đối, cam kết cải tiến liên tục hay quy trình hệ thống nhằm đảm bảo việc cải tiến liên tục diễn toàn doanh nghiệp cần thiết, nhờ doanh nghiệp khơng ng ng tìm kiếm hoạt động không tạo giá trị tăng thêm cách thức để loại bỏ ch ng Trọng tâm việc cải tiến quy trình việc xác định nguyên nhân tiềm tàng hoạt động không tạo giá trị tăng thêm m i quy trình loại bỏ ch ng cách cải tiến quy trình d a phương pháp cơng cụ định Các doanh nghiệp cần liên tục tìm kiểm, cải tiến t nh hiệu l c hiệu trình t chức chờ đợi đến có vấn đề xảy tìm hội cải tiến Cải tiến t hoạt động cải tiến liên tục t ng bước nhỏ d án cải tiến mang t nh chất đột phá chiến lược M i t chức cần có q trình nhận biết quản lý hoạt động cải tiến Các cải tiến đem lại kết thay đ i sản phẩm ho c trình ch hệ thống quản lý chất lượng hay t chức S Kế hoạch Đầu tư quan chuyên mơn thuộc UBND tỉnh, có chức tham mưu, gi p UBND tỉnh th c chức quản lý nhà nước kế hoạch đầu tư, bao gồm lĩnh v c: t ng hợp quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - x hội; t chức th c đề xuất chế, ch nh sách quản lý kinh tế - x hội; đầu tư nước, đầu tư nước tỉnh; quản lý nguồn h trợ phát triển ch nh thức, nguồn viện trợ phi Ch nh phủ; đấu thầu; đăng ký kinh doanh; t ng hợp thống quản lý vấn đề doanh nghiệp, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; t chức cung ứng dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý nhà nước S theo quy định pháp luật; th c số nhiệm vụ, quyền hạn theo s phân công, ủy quyền UBND tỉnh theo quy định pháp luật Việc thẩm định d án đầu tư tiến hành ba khâu: thẩm định d án đầu tư trước, sau trình đầu tư Thẩm định trước trình đầu tư việc xem xét tất nội dung cần thiết trước d án vào hoạt động ngày việc thẩm định d án đầu tư doanh nghiệp, t chức t n dụng ch trọng vào việc thẩm định trước mà chưa ch ý đến việc thẩm định sau trình đầu tư Nhưng th c tế, nhiều năm qua công tác thẩm định d án đầu tư ngày hoàn thiện m t phương pháp luận để phù hợp với tình hình kinh tế đất nước Tuy nhiên hoạt động thẩm định d án đầu tư c n nhiều vướng mắc, chất lượng thẩm định d án đầu tư c n chưa cao, d án đầu tư chưa th c s đạt hiệu quả, tạo nên s tăng trư ng phát triển kinh tế tiến x hội.Do việc thẩm định d án đầu tư S kế hoạch & đầu tư Quảng Nam c n tồn số hạn chế nên việc hoàn thiện n a công tác thẩm định d án đầu tư đ i hỏi cấp bách Với nhiều nhiều nhiệm vụ, chức phải th c hiện, S Kế hoạch Đầu tư Quảng Nam thời gian qua đ n l c nhiều để hoàn thành th c tốt quy trình thẩm định Tuy nhiên, bên cạnh nh ng thành đ đạt được; nhiều trường hợp, kết th c nhiệm vụ c n số hạn chế thời gian giao trả kết cho doanh nghiệp c n dài, c n nh ng sai sót q trình th c khiến cho nhiều t chức doanh nghiệp chưa thấy hài l ng dịch vụ cung cấp, c n có số quy trình làm việc chưa phù hợp cần phải cải tiến để r t ngắn thời gian thẩm định d án đầu tư; tăng hiệu sử dụng đồng vốn Vì nh ng lý trên, tác giả l a chọn đề tài “ p m tn t n qu tr n t u n m n t o v n ut m với mong muốn ứng dụng mơ hình Six Sigma để cải tiến quy trình thẩm định, gi p S KH&ĐT nâng cao chất lượng dịch vụ gia tăng s hài l ng t khách hàng Mụ tiêu ng iên ứu đề tài Đối tƣợng p ạm vi ng iên ứu P ƣơng p áp ng iên ứu ố ụ đề tài Ngoài phần m đầu kết luận, phụ lục danh mục tham khảo luận văn kết cấu thành 03 chương, bao gồm: Chương 1: Cơ s lý luận Six Sigma ứng dụng cho cải tiến quy trình Chương 2: Th c trạng quy trình thẩm định cải tiến quy trình S Kế hoạch Đầu tư (KH&ĐT) tỉnh Quảng Nam Chương 3: p dụng Six Sigma để cải tiến quy trình thẩm định S KH&ĐT tỉnh Quảng Nam Tổng quan tài liệu ng iên ứu CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SIX SIGMA VÀ ỨNG DỤNG CHO CẢI TIẾN QUY TRÌNH 1 KHÁI QUÁT VỀ QUY TRÌNH VÀ CẢI TIẾN QUY TRÌNH TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG 1 C ất lƣợng Quản trị ất lƣợng * Chất lượng: 1.1.2 Các ấp độ ất lƣợng Việc xem xét t chức t ba cấp độ chất lượng gi p làm rõ vai tr trách nhiệm tất nhân viên việc theo đu i chất lượng Quản lý chất lượng toàn diện d a tảng s tham gia toàn diện tất nhân viên t chức Một t chức cam kết chất lượng phải kiểm tra điều ba cấp độ: cấp t chức, cấp độ quy trình cấp độ người th c hay cấp công việc, cấp độ nhiệm vụ (Poornima, 2017) 1 Qu trìn vai trị ải tiến qu trìn n n ĩ qu trình Quy trình tập hợp hoạt động có liên quan ho c tương tác lẫn nhau, sử dụng đầu vào kết d kiến b C t n qu tr n Cải tiến quy trình việc xác định nguyên nhân tiềm tàng hoạt động không tạo giá trị tăng thêm m i quy trình loại bỏ ch ng cách cải tiến quy trình d a phương pháp cơng cụ định .V trò ủ t n qu tr n - Cải tiến quy trình gi p giảm chi ph vận hành - Duy trì s n định vận hành hệ thống, t đưa sản phẩm dịch vụ mức n định cao - Gi p tăng doanh thu - Gi p giảm sai hỏng - Giảm khiếu nại khách hàng SIGMA VÀ VAI TRÕ CỦA NÓ ĐỐI VỚI CẢI TIẾN QUÁ TRÌNH 1.2.1 Khái niệm six sigma T chức quốc tế Tiêu chuẩn hóa (ISO) định nghĩa, “6 Sigma phương pháp tiếp cận cải tiến hoạt động kinh doanh d a thống kê nhằm tìm kiếm loại bỏ khuyết tật nguyên nhân ch ng t trình t chức, tập trung vào kết đầu quan trọng cho khách hàng 2 P ƣơng p áp t n ệ số Sigma Mục đ ch Sigma hướng tới sản phẩm khơng có khuyết tật Nếu đạt tới mức Sigma, tức 3,4 khuyết tật xảy triệu hội xảy khuyết tật Hệ số Sigma - DPMO (Defect per Milion opportunity) Hệ số Sigma xác định d a số khuyết tật xảy triệu hội V trò ủ ệ số m tron o t ộn k n o n : - Sigma gi p doanh nghiệp gắn kết hoạt động sản xuất với yêu cầu khách hàng - Với Sigma, cơng ty có hệ thống đo lường giám sát quán Việc tập trung vào l i l i tiềm ẩn, biện pháp đo lường Sigma sử dụng để đo lường so sánh s khác gi a q trình tồn cơng ty ho c gi a công ty với Một công ty bạn đ xác định yêu cầu khách hàng cách rõ ràng, công ty bạn định nghĩa “l i đo lường gần toàn hoạt động kinh doanh - Hệ thống Sigma gi p công ty liên kết tất hoạt động s theo mục tiêu lớn Vai trò ệ số Sigma kiểm sốt ải tiến q trình Ứng dụng sigma ải tiến q trìn t ơng qua DMAIC Giai đoạn xá địn - Define (D) Đo lƣờng - Measure (M) Giai đoạn “này có mục tiêu đo lường hệ thống lập hệ thống đo lường xoay quanh mục tiêu đ xác định bước Xác định Xác định vấn đề sau: - Qui trình gì? Mức độ hiệu nào? - Kết đầu ảnh hư ng đến đ c t nh chất lượng thiết yếu nhiều nhất? - Yếu tố đầu vào ảnh hư ng đến kết đầu nhiều nhất? - Khả đo lường dao động hệ thống đ phù hợp chưa? - Qui trình hoạt động sao? Qui trình tốt đến mức thứ hoạt động nhịp nhàng? Cơng cụ: - “Các cơng cụ ứng dụng phù hợp bước bao gồm: + Sơ đồ xương cá: Để thể mối liên hệ gi a yếu tố đầu vào kết đầu + Lưu đồ qui trình: Để hiểu rõ qui trình tạo điều kiện cho nhóm d án xác định l ng ph tiềm ẩn + Ma trận nhân - quả: Để định lượng mức tác động m i yếu tố đầu vào dẫn đến s biến thiên kết đầu + Phân T ch Trạng Thái Sai Sót Tác Động (FMEA) sơ kh i: Sử dụng công cụ bước Đo lường gi p ch ng ta xác định th c biện pháp khắc phục tạm thời để giảm thiểu khuyết tật tiết kiệm chi ph sớm tốt + Đánh Giá Độ Tin Cậy Của Hệ Thống Đo Lường (GR&R) 1.3.3 Phân tích - Analyze (A) Lập giả thuyết nguyên tiềm ẩn gây nên dao động yếu tốđầu vào thiết yếu Xác định vài l i yếu tố đầu vào ch nh có tác động rõ rệt Kiểm chứng nh ng giả thuyết kiểm định giả thuyết Câu hỏi cần giải đáp: Yếu tố đầu vào có ảnh hư ng lớn tới đ c t nh chất lượng đầu (d a số liệu th c tế)? Mức độ ảnh hư ng bao nhiêu? S kết hợp biến số có ảnh hư ng tới kết đầu không? Cần lần quan sát để có kết luận? Mức độ tin cậy kết luận bao nhiêu? Cải tiến - Improve (I) Lượng hóa tiêu kinh doanh: - Phải có mục đ ch cụ thể cho hoạt động kinh doanh - Phải không ng ng cải tiến chất lượng trì vị tr - Phải có hệ thống khép k n vận hành cách trơn tru Bước cải tiến tập trung phát triển giải pháp nhằm loại tr nguyên dao động, kiểm chứng chuẩn hóa giải pháp Khi ch ng ta đ biết rõ yếu tố đầu vào ảnh hư ng lớn đến kết đầu ch ng ta phải làm để kiểm soát ch ng? Ch ng ta cần phải thử lần để tìm xác định hoạt động qui trình chuẩn tối ưu cho nh ng yếu tố đầu vào chủ yếu này? Qui trình cũ cần cải tiến ch qui trình sao? Kiểm soát - Control (C) Các câu hỏi cần trả lời: “Khi khuyết tật đ giảm thiểu, làm ch ng ta đảm bảo cải thiện trì lâu dài? Nh ng hệ thống cần áp dụng để kiểm tra việc th c thủ tục đ cải thiện? Các học cải thiện chia sẻ cho người công ty cách nào? 10 Về công tác thẩm định đấu thầu, thẩm định d án đầu tư, cấp giấy chứng nhận đầu tư, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh địa bàn th c tốt, đ ng theo quy định hành Về quản lý thu h t chương trình, d án ODA địa bàn tỉnh: Trong giai đoạn 2014 - 2018, S KH&ĐT tham mưu cho tỉnh th c t ng cộng 18chương trình, d án ODA với t ng mức đầu tư 6.535 tỷ đồng, vốn ODA 5.263 tỷ đồng, vốn đối ứng 1.272 tỷ đồng 2 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC CẢI TIẾN QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH TẠI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ TỈNH QUẢNG NAM 2.2.1 T ự trạng ệ t ống quản trị ất lƣợng đƣợ sử dụng Sở Hiện S KH&ĐT tỉnh Quảng Nam áp dụng hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001:2015 Với hệ thống quản trị chất lượng tại, t nh đến năm 2019 v a qua, S KH&ĐT tỉnh Quảng Nam có 85 d án thẩm định có 54 d án thuộc ngân sách nhà nước Với t ng mức đề nghị đầu tư 190,5 tỷ đồng t ng mức đầu tư thẩm định 180,431 tỷ, t ng số tiền đầu tư giảm 9.320 triệu đồng tức giảm 5% so với t ng mức đầu tư Điều đ cho thấy thơng qua công tác thẩm định d án đầu tư, cán thẩm định xem xét đưa nh ng chi ph khơng hợp lý d án t tiết kiệm vốn cho ngân sách 9.312 triệu đồng Đó kết đáng kh ch lệ bên cạnh việc thẩm định có số tồn tại, khó khăn vướng mắc Đối với d án thuộc ngân sách: Với 54 d án Trong đó, có 11 17 d án đ th c đưa vào sử dụng kịp thời, 17 d án đ th c tốt, 20 d án tiến hành chậm Hệ thống quản trị chất lượng áp dụng S ISO 9001:2015 S đ th c thi nguyên tắc quản trị chất lượng theo hệ thống cụ thể sau: - Định hình kế hoạch: Th c công việc theo tiêu chuẩn ISO hàng năm d a vào tiêu chuẩn để xác định nh ng mục tiêu, kế hoạch đ t - S l nh đạo: Ban l nh đạo tiếp cận, sử dụng tiêu chuẩn ISO để xây d ng, hoàn thiện tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, thẩm định tất quy trình, hoạt động S - S tham gia tất người tiếp cận quy trình: Tồn cán bộ, nhân viên S tham gia vào việc th c theo quy trình Ngay sau s tay chất lượng, quy trình chung hướng dẫn ban hành, S đ t chức áp dụng cho toàn cán nhân viên Ph ng ISO tr c thuộc S , phối hợp với ph ng nghiệp vụ liên quan hướng dẫn đơn vị, ph ng ban th c quy định hệ thống quản lý chất lượng có yêu cầu - Cải tiến: Sử dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để cải tiến quy trình thơng qua việc đánh giá hàng năm, hàng năm t chức đánh giá nội để t có s th c cải tiến - Quyết định d a chứng: qua th c đạt nh ng hạn chế, S định sử dụng, cải tiến quy trình hoạt động d a th c tế thông qua tiêu chuẩn ISO 9001:2015 - Quản lý mối quan hệ: Sử dụng tiêu chuẩn đồng thời nhằm quản lý mối quan hệ t chức nhằm nâng cao chất lượng hoạt động đơn vị 12 Hiện nay, S áp dụng hệ thống quy trình ISO9001:2015 áp dụng th c thi cơng tác quản trị chất lượng cho tồn hệ thống đ c biệt công tác cải tiến chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng S bao gồm tập hợp hoạt động thể s phân công trách nhiệm, phương pháp phân t ch lĩnh v c chất lượng, phương pháp kiểm soát, quy trình hướng dẫn liên quan đến hoạt động t ng phận, t ng đơn vị cụ thể S nhằm thi hành ch nh sách chất lượng th c mục tiêu chất lượng đ đề 2.2.2 Tìn ìn ất lƣợng dị vụ t ẩm địn Sở Tại S , tình hình chất lượng dịch vụ thẩm định c n chưa đạt chất lượng cao, công“tác thẩm định d án đầu tư đ đảm bảo cung cấp đầy đủ văn thủ tục để trình UBND tỉnh c n có nh ng hạn chế Có hai mảng d án lớn gửi đến S KH&ĐT Quảng Nam thẩm định là: Thứ nhất: Nh ng d án tài trợ b i vốn ngân sách nhà nước Nói chung nh ng d án nằm kế hoạch tỉnh Thứ hai: Nh ng d án vay vốn Nhà nước Chủ yếu nh ng d án sử dụng vốn vay Nhà Nước nh ng d án đầu tư cho sản xuất, đầu tư m rộng sản xuất kinh doanh 2.2.3 Công tá ải tiến qui trìn t ẩm địn Sở KH&ĐT 2.2.3.1 Mơ t tóm tắt qu tr n t m n t + “Chủ đầu tư lập báo cáo nghiên cứu khả thi gửi đến S KH&ĐT Quảng Nam, tr c tiếp giám đốc tiếp nhận + Giám đốc gửi tồn hồ sơ gửi đến cho phó giám đốc phụ trách 13 + Phó giám đốc phụ trách sau xem xét hồ sơ d án gửi đến Ph ng thẩm định + Ph ng thẩm định mà tr c tiếp trư ng, phó ph ng tiếp nhận + Trư ng, phó ph ng sau xem xét phân loại d án gửi đến cán thẩm định phụ trách mảng d án + Trong q trình thẩm định d án có vướng mắc phát sinh liên quan đến quan khác cán thẩm định báo cáo l nh đạo s xem xét giải + Sau quan khác có ý kiến văn gửi S KH&ĐT Quảng Nam, cán thẩm định t ng hợp ý kiến, lập tờ trình, báo cáo l nh đạo trình UBND tỉnh Nhìn trình c n rườm rà, nhiều thủ tục Quy trình cần cải thiện số điểm để r t ngắn thời gian thẩm định d án 2.2.3.2 T ự tr n ôn tá t n tr n t m n ủ S “cập nhật áp dụng tiêu chuẩn quốc gia cải tiến quản lý chất lượng, cụ thể ta thấy, trước sử dụng Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đ cập nhật sử dụng nhất, Chuyển đ i, m rộng việc áp dụng HTQLCL sang phiên theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 nhằm tiếp tục cải cách hành ch nh hệ thống hóa quy trình xử lý công việc hợp lý, khoa học, đại ản 2.2.3.3 Đán giá ung ơng tá ƣởng đến ất lƣợng dị Quảng Nam * Kết đạt được: ải tiến trìn vụ Sở KH & ĐT tỉn 14 - “Đ gi p quan, đơn vị tỉnh xây d ng kiểm soát tốt trình tác nghiệp, loại tài liệu, hồ sơ, quy trình giải thủ tục hành ch nh, đảm bảo t nh thống nhất, công khai, minh bạch việc th c hoạt động S - Việc áp dụng ISO9001:2015 đ gi p người Giám đốc S dễ dàng giám sát, kiểm tra định hướng đạo kịp thời phát sinh vướng mắc; đội ngũ cán bộ, công chức triển khai công việc quản lý hồ sơ công việc cách khoa học, r t ngắn thời gian xử lý văn bản, giải thủ tục, quy trình cơng tác thẩm định, thẩm tra d án nhanh chóng, đ ng thời gian, t ng bước cải tiến phương thức làm việc giải thủ tục hành ch nh theo yêu cầu - p dụng ISO 9001:2015 l c cán bộ, công chức đánh giá ch nh xác thông qua kết th c công việc giao Qua kiểm tra, đánh giá hàng năm S cho thấy việc áp dụng ISO vào hoạt động đ gi p t kiểm tra, giám sát, đánh giá mức độ, thời gian hồn thành cơng việc * Một số khó khăn, tồn tại: - Thời gian t chủ đầu tư ký văn trình duyệt, đến l c chuyên viên xử lý hồ sơ khoảng thời gian ngày làm việc; khoảng thời gian khoảng thời gian thuộc thủ tục hành ch nh, gây l ng ph thời gian Tốn nhiều nhân l c thời gian đường văn phải qua nhiều nơi - Nhiều cán bộ, công chức làm công tác tham mưu, t chức th c theo dõi, kiểm soát Hệ thống quản lý chất lượng quan hành ch nh có s thay đ i, luân chuyển vị tr công tác, cán bộ, cơng chức chưa có kinh nghiệm chưa đào tạo kiến 15 thức ISO nên có ảnh hư ng đến cơng tác áp dụng, trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng; - Một số văn quy phạm pháp luật có liên quan thường xuyên thay đ i, đ c biệt lĩnh v c môi trường, đất đai, đầu tư, nên khó khăn việc cập nhật, sửa đ i quy trình Hệ thống quản lý chất lượng; - Việc ứng dụng công nghệ thông tin quan chưa thống đồng bộ; - Chưa có chế tài xử lý vi phạm công tác xây d ng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng, nên việc th c kết luận kiểm tra, đôn đốc số đơn vị th c chưa nghiêm t c, triệt để,… Nhìn chung việc cải tiến quy trình thẩm định S có nhiều hạn chế dẫn đến ảnh hư ng tr c tiếp đến kết CHƢƠNG GIẢI PHÁP ÁP DỤNG SIX SIGMA CHO VIỆC CẢI TIẾN QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH TẠI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ TỈNH QUẢNG NAM CÁC CĂN CỨ TIỀN ĐỀ CHO CẢI TIẾN QUÁ TRÌNH THẨM ĐỊNH 1 Mụ tiêu ất lƣợng Sở KH&ĐT Việc hồn thiện cơng tác thẩm định d án đầu tư c n gi p chủ động việc tham gia t đầu việc tư vấn, thẩm định t ngăn ch n d án đầu tư không khả thi, tiết kiệm chi ph cho kinh tế nói chung, bảo vệ lợi ch cho chủ đầu tư 16 Công tác thẩm định d án đầu tư l a chọn nh ng d án tốt, loại bỏ nh ng d án không hiệu Nh ng d án tốt đầu tư góp phần phát triển kinh tế - x hội tỉnh, loại bỏ nh ng d án không hiệu hạn chế việc đầu tư khơng hiệu vốn ngân sách T vốn ngân sách sử dụng hiệu đạt nh ng mục tiêu đề nh ng d án Đặ điểm loại ìn dị vụ Sở Kế oạ Đầu tƣ Quảng Nam Với loại hình dịch vụ S , nh ng quy định đ i công tác thẩm định nguồn vốn khả cân đối vốn trước định chủ trương đầu tư đ khắc phục tình trạng phê duyệt d án, không đảm bảo nguồn vốn, phê duyệt nhiều d án, dẫn đến đầu tư dàn trải, l ng ph , hiệu quả, tạo điều kiện nâng cao chất lượng hiệu chương trình, d án đầu tư công, bảo đảm bố tr vốn cách tập trung cho mục tiêu, d án ưu tiên cần thiết phải đầu tư nên ảnh hư ng tr c tiếp việc thẩm định quy trình thẩm định 3 Cá ếu tố ản ƣởng đến ất lƣợng qui trìn t ẩm địn 3.2 ÁP DỤNG TIẾN TRÌNH DMAIC CẢI TIẾN QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH TẠI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ TỈNH QUẢNG NAM 3.2 Xá định mục tiêu chất lƣợng để cải tiến (Define) P mv ủ ự án Quy trình cải tiến quy trình thẩm định; thiết lập sơ đồ quy trình thẩm định với việc phải mơ tả cụ thể bước quy trình, bên tham gia vào quy trình m i cơng đoạn phải th c u 17 cầu quy trình: tiếng nói khách hàng đầu quy trình (VOC), yếu tố quan trọng chất lượng (CTQ) quy trình, đầu tồn quy trình liên quan đến khách hàng quy trình định T việc triển khai cần hiểu cần phải quản lý, phân chia thành giai đoạn quy trình triển khai Sigma, đồng thời để phát sai l i nguyên nhân sai l i, t tiến hành cải tiến quy trình, đáp ứng thời gian xử lý, nâng cao chất lượng quy trình thẩm định b M t ủ ự án m Đưa biện pháp cải thiện nhằm tăng t nh n định quy trình xử lý Nâng cao l c hoạt động quy trình tức nâng cao hệ số Sigma quy trình * “Mục tiêu việc áp dụng cải tiến quy trình thẩm định Sigma Xét tính n định quy trình thẩm định Đưa biện pháp cải thiện nhằm tăng t nh n định quy trình Cụ thể nâng cao chất lượng xử lý, nâng cao công tác phối hợp đơn vị việc th c thẩm định, rút ngắn thời gian xử lý, nâng cao s hài lòng cho khách hàng Nâng cao l c hoạt động quy trình tức nâng cao hệ số Sigma quy trình Đề xuất việc cân nhắc phương án đ i quy trình hoạt động n định với hệ số Sigma cao 3.2 Đo lƣờng qu trìn t ẩm địn (Measure) => Đề xuất cải tiến quy trình thẩm định: * Vấn đề quy trình gặp phải: 18 Do nh ng tình trạng sai l i quy trình thẩm định vệc sử dụng cải tiến áp dụng ISO 9000: 2015 c n nhiều thời gian qua c n l p l p lại nh ng l i th c trạng việc áp dụng quy chuẩn ISO kết công tác chưa thay đ i nên cần th c d án áp dụng sigma Cụ thể số l i như: - Thời gian xử lý kéo dài; - Thẩm định không đ ng ch nh xác nội dung, không thỏa m n yêu cầu chủ đầu tư; - Chưa triệt để xử lý dứt điểm l i thuộc mình; - Các phận tr c tiếp xử lý l i, c n bị động việc kết th c trình xử lý * Mục tiêu dự án Cải tiến quy trìnhđể giảm thời gian xử lý hồ sơ, r t ngắn thời gian xử lý phàn nàn chuẩn hóa quy trình xử lý khiếu nại khách hàng (chủ đầu tư) * Dự kiến nguồn lực Các cán bộ, chuyên viên th c công tác thẩm định * Lợi ích dự kiến dự án Nâng cao chất lượng thẩm định, tiết kiệm thời gian, chi ph , nâng cao s hài l ng chất lượng quy trình thẩm định Nâng cao chất lượng quy trình thẩm định, thời gian xử lý giảm 50% thời gian, t gi p giảm chi ph , gi p tăng khả hài l ng khách hàng u n lý qu tr n o l ờn : * Công cụ thu thập d liệu: - Thiết kế phiếu kiểm tra * Xá n o l ờn 19 “Tác giả tiến hành thu thập t ng hợp số liệu thơng qua tồn phiếu kiểm tra 15 ngày làm việc phận thẩm định d án (bắt đầu t 12 đến ngày 15/12/2019); T ng hợp số liệu thu thập 300 tiến trình thẩm định, phân thành bảng t ng hợp * Xá t m n năn lự qu tr n , ệ số m ủ qu tr n n - T nh hệ số Sigma: “Quy trình thẩm định gồm giai đoạn ch nh: Tiếp nhận hồ sơ, xử lý tiến hành thẩm định, trả kết thẩm định đóng FB Ta xác định số hội xảy l i m i d án thẩm định t ng quy trình T ng hợp số liệu thu thập giai đoạn thấy trung bình 1.000 hồ sơ thẩm định kiểm tra số l i giai đoạn tiếp nhận hồ sơ, xử lý tiến hành thẩm định, trả kết thẩm định đóng FB, 1.034, 1.099, 1.293 * Xâ ựn b u k m soát 3.2 P ân t qu trìn t ẩm địn (Anal se) Đây giai đoạn tiếp tục xử lý dùng nh ng giản đồ để trình bày kết số liệu thu thập được, bước đánh giá nguyên nhân chủ yếu tác động vào trình tìm nơi trọng yếu để cải tiến Nhóm Sigma cần xác định biến động trình Xác định giải pháp loại tr biến động chủ yếu Xây d ng giản đồ để trình bày số liệu đ thu thập được: Nội dung cải tiến bước nhận biết nhân tố chủ yếu tác động đến trình, s phân bố theo thời gian d liệu hoạt động quy trình, để t tìm hướng khắc phục 20 * Giản đồ s phân bố theo thời gian l i m i giai đoạn * Xây d ng quan hệ gi n đồ nhân 3.2 Cải tiến qu trìn (Improve) Đây bước đề xuất triển khai giải pháp cải tiến nhằm loại tr nguyên nhân biến động chủ yếu đ xác định giai đoạn a Loại trừ nguyên nhân gây lỗi chủ yếu b Đề xuất đổi quy trình thẩm định - Chủ đầu tư ký Tờ trình thẩm định d án đầu tư gửi đến S KH&ĐT qua đường bưu điện (3 ngày đến S ) - Bưu điện chuyển Tờ trình qua văn thư S ; hồ sơ d án tài liệu liên quan gửi đến ph ng chuyên môn theo phân công nhiệm vụ mà Giám đốc S đ phân cho ph ng; văn thư S vào s cơng văn đến trình văn lên Giám đốc S duyệt (2 ngày đến bàn làm việc Giám đốc S ) - Giám đốc S ký duyệt văn chuyển cho ph ng chuyên môn nghiên cứu thẩm định (1 ngày phê duyệt trường hợp Giám đốc không họp) - Sau nhận Tờ trình có ch ký giao việc Giám đốc S , Trư ng ph ng chuyên môn tiếp tục nghiên cứu giao cho chuyên viên tr c tiếp phụ trách nghiên cứu (1 ngày phê duyệt trường hợp Trư ng ph ng không họp) - Sau chun viên nhận Tờ trình có ch ký giao việc Trư ng ph ng bắt đầu nghiên cứu đến hồ sơ tài liệu kèm theo (1 ngày phụ trách d án); 21 - Đến l c có số tình thường xảy ra; tài liệu hồ sơ trình thẩm định khơng đầy đủ loại giấy tờ theo quy định; chuyên viên yêu cầu chủ đầu tư b sung tài liệu (Chủ đầu tư t ch c c ngày b sung xong); - Sau chủ đầu tư b sung tài liệu đầy đủ theo quy định chuyên viên soạn văn S xin ý kiến thẩm định thiết kế s S quản lý chuyên ngành (Thời gian xin ý kiến tối đa 10 ngày); - Sau có ý kiến thẩm định thiết kế s S quản lý chuyên ngành chuyên viên t ng hợp với ý kiến thẩm định cá nhân; trường hợp hồ sơ đảm bảo chất lượng d thảo Tờ trình trình UBND tỉnh phê duyệt; khơng đảm bảo d thảo văn u cầu chủ đầu tư chỉnh sửa, b sung trước trình UBND tỉnh phê duyệt (1 ngày kể t nhận ý kiến thẩm định S chuyên ngành) 3.2 Kiểm sốt q trìn xử lý qu trìn t ẩm địn (Control) 3 GIẢI PHÁP HỖ TRỢ CHO THỰC HIỆN DỰ ÁN CẢI TIẾN QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH 3.3.1 Lãn đạo cấp cao cần đƣa am kết hỗ trợ ơn công tác cải tiến 3.3.2 Xâ dựng văn óa doan ng iệp t eo địn p ụ vụ ƣớng o Six sigma Áp dụng đ ng đắn thành công sigma tạo s vượt trội yếu tố người Nhân viên thường t hỏi cách họ giải vấn đề khó, họ trang bị nh ng công cụ để đưa nh ng câu hỏi đ ng, đo lường đ ng đối tượng, liên 22 kết vấn đề với giải pháp lên kế hoạch th c hiện, văn hóa t chức S chuyển sang hình thức tiếp cận có hệ thống việc giải vấn đề thái độ chủ động với ý thức trách nhiệm gi a nhân viên Các chương trình sigma thành cơng góp phần làm tăng l ng t hào chung nhân viên S KH&ĐT Quảng Nam 3.3 Cải tiến liên tụ Vận dụng công cụ thống kê với hoạt động cải tiến hoạt động mang lại hiệu cao Để đảm bảo tương lai S s thỏa m n bên quan tâm ngày cao, l nh đạo S cần tạo văn hóa lơi kéo thành viên S tìm kiếm hội cải tiến cách chủ động quy trình xử lý, quản lý, cơng nghệ, hoạt động 3.3 C ú trọng vào việ công tá ọn lựa đào tạo n ân o ải tiến Với người lao động, cải tiến quy trình ch nh hội tơt gi p họ phát triển hồn thiện kỹ thân Để tham gia vào hoạt động cải tiến, nhân viên thẩm định phải có nhận thức kiến thức đầy đủ cải tiến quy trình 3.3 Quản lý dự án ải tiến qu trìn sát ơn Cần sát d án sử dụng quy trình cải tiến để đánh giá hiệu việc cải tiến quy trình sigma Khi th c d án đ cải tiến quy trình, cần th c đánh giá kết quả, hiệu để so sánh với quy trình cũ, t có đánh giá ch nh xác việc cải tiến định hướng việc áp dụng tương lai 23 KẾT LUẬN Trong hoạt động doanh nghiệp, t chức việc cải tiến quy trình ln cần thiết, trạng cải tiến quy trình doanh nghiệp giới, ta nhận thấy cải tiến quy trình đ phát minh áp dụng hầu hết doanh nghiệp ngày phát triển b sung thêm nhiều phương pháp công cụ cải tiến Cải tiến quy trình đ chứng minh hiệu áp dụng vào doanh nghiệp với suất s hài l ng khách hàng tăng rõ rệt Đối với doanh nghiệp Việt Nam, quản lý cải tiến quy trình ch nh phương pháp hiệu việc xếp doanh nghiệp để phù hợp với mong muốn nhu cầu khách hàng Đây hướng tiếp cận hệ thống quản lý cách t ng thể nhằm th c đẩy nâng cao hiệu kinh doanh đáp ứng xu phát triển hội nhập công nghệ sigma phương pháp ph biến tiên tiến để cải tiến chất lượng Qua luận văn, ch ng ta phần đ thấy vai tr ý nghĩa hoạt động cải tiến quy trình hoạt động Ngành KH&ĐT nói chung với S KH&ĐT tỉnh Quảng Nam nói riêng Với đ c điểm năm có nhiều hồ sơ thẩm định, việc cải tiến quy trình thẩm định có ý nghĩa vơ quan trọng, gi p cơng tác thẩm định đạt hiệu tiết kiệm thời gian quy trình thẩm định nhanh gọn Luận văn đ hoàn thành nhiệm cụ sau: - Hệ thống hóa s lý luận Six Sigma ứng dụng cho cải tiến quy trình 24 - Phân t ch, đánh giá th c trạng quy trình thẩm định S KH&ĐT tỉnh Quảng Nam nh ng hạn chế việc th c quy trình cơng tác cải tiến quy trình - p dụng Six Sigma cho việc cải tiến quy trình thẩm định S KH&ĐT tỉnh Quảng Nam ... 3.2 ÁP DỤNG TIẾN TRÌNH DMAIC CẢI TIẾN QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH TẠI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ TỈNH QUẢNG NAM 3.2 Xá định mục tiêu chất lƣợng để cải tiến (Define) P mv ủ ự án Quy trình cải tiến quy trình thẩm. .. thời gian CHƢƠNG THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH VÀ CẢI TIẾN QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH TẠI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ TỈNH QUẢNG NAM GIỚI THIỆU CHUNG SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ TỈNH QUẢNG NAM 1 Quá trìn ìn t àn p... định cải tiến quy trình S Kế hoạch Đầu tư (KH&ĐT) tỉnh Quảng Nam Chương 3: p dụng Six Sigma để cải tiến quy trình thẩm định S KH&ĐT tỉnh Quảng Nam Tổng quan tài liệu ng iên ứu CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ