Bài tập lớn kỹ thuật soạn thảo văn bản

phân tích về thế thức văn bản quản lý nhà nước

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA/TRUNG TÂM QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI CHỦ ĐỀ : PHÂN TÍCH YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC SƯU TẦM CÁC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA MỘT CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CÓ LỖI VỀ THỂ THỨC VÀ SỬA CÁC LỖI NẾU CỐ THỰC HÀNH SOẠN THẢO CÔNG VĂN BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã phách:………………………………… Hà Nội – 2021 Mục lục PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài PHẦN NỘI DUNG Thể thức văn quản lý nhà nước 1.1 Khái niệm văn quản lý nhà nước 1.2 Khái niệm thể thức 1.3 Ý nghĩa tác dụng thể thức văn Kĩ thuật trình bày thành phần thể thức văn quản lí nhà nước 2.1 Quốc hiệu Tiêu ngữ 2.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn 2.3 Số, ký hiệu văn 2.4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 2.5 Tên loại trích yếu nội dung văn 2.6 Nội dung văn 2.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền 10 2.8 Dấu quan, tổ chức 12 2.9 Nơi nhận 12 2.10 Các thành phần thể thức bổ sung văn bản: 15 PHẦN KẾT LUẬN 16 PHẦN 2: SƯU TẦM VĂN BẢN VÀ SỬA LỖI NẾU CÓ 17 3.Văn số : 17 3.1.Văn số : 19 3.2.Văn số : 21 PHẦN 3: SOẠN THẢO VĂN BẢN 22 Tài liệu tham khảo 24 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Soạn thảo văn khâu quan trọng hoạt động quản lí Xuất phát từ vai trò văn phục vụ chủ yếu cho hoạt động này, từ việc ban hành chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác; đạo điều hành thực việc phản ánh tình hình cơng việc, đề đạt ý kiến lên cấp trên, trao đổi công việc…đều phải dùng đến văn hay nói cách khác văn hố Chất lượng văn soạn thảo thể nhận thức trị, lực cơng tác, nghệ thuật lãnh đạo, hiệu suất tác phong làm việc lãnh đạo quan, tổ chức Đồng thời, thước đo trình độ trị, lực chun môn khả nắm bắt thực tiễn tập thể, cán bộ, viên chức quan, tổ chức PHẦN NỘI DUNG Thể thức văn quản lý nhà nước 1.1 Khái niệm văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân 1.2 Khái niệm thể thức Khái niệm thể thức văn nêu Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư: Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Theo Nghị định số 34/2016/NĐ-CP Nghị số: 351/2017/UBTVQH14, thể thức văn quy phạm pháp luật gồm thành phần sau: Quốc hiệu, Tiêu ngữ Tên quan ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn Tên văn Nội dung văn Chức vụ, họ tên người có thẩm quyền ký văn Dấu quan ban hành văn Nơi nhận văn Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn hành bao gồm thành phần sau: Quốc hiệu Tiêu ngữ Tên quan, tổ chức ban hành văn 3 Số, ký hiệu văn Địa danh thời gian ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Nội dung văn Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu, chữ ký số quan, tổ chức Nơi nhận Ngoài thành phần quy định trên, văn hành bổ sung thành phần khác: - Phụ lục - Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành - Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành - Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax 1.3 Ý nghĩa tác dụng thể thức văn Thể thức văn quản lí nhà nước quy định thống có ý nghĩa tác dụng đây: - Đảm bảo tính kỷ cương thống việc soạn thảo ban hành văn Văn quản lí phương tiện thiết yếu phục vụ cho hoạt động quản lí máy nhà nước, chứa đựng thông tin chủ trương, sách, luật pháp…, tiêu biểu cho quyền lực quản lí thống Nhà nước Do đó, để thể kỷ cương phép nước, việc ban hành văn phải tuân theo quy định thống hình thức nội dung - Đảm bảo tính chân thực hiệu lực pháp lí văn Để văn ban hành có hiệu lực pháp lí, tức hiệu lực thi hành, cần phải có yếu tố chứng minh văn quan có thẩm quyền ban hành Các thành phần thuộc thể thức văn bản, chủ yếu chữ kí người có thẩm quyền dấu quan hai yếu tố quan trọng thể điều Chúng giúp ta phân biệt thật, giả văn đảm bảo cho văn có hiệu lực pháp lí - Thể quyền uy tinh thần trách nhiệm quan ban hành văn người kí văn Điều thể qua dấu (dấu có hình quốc huy hay dấu thường), chữ kí chức vụ người kí văn - Nâng cao hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo tính thẩm mỹ văn ban hành Nếu văn soạn thảo theo thể thức, loại văn mẫu hoá hình thức nội dung hiệu suất soạn thảo chất lượng văn nâng cao, văn ban hành đảm bảo tính thẩm mỹ Ngày nay, kỹ thuật vi tính ngày sử dụng phổ biến soạn thảo văn tác dụng ngày lớn Mặt khác, thể thức văn quy định cụ thể thống tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo ban hành văn - Tạo thuận lợi cho việc xử lí văn Văn soạn thảo ban hành theo thể thức giúp cho việc vào sổ công văn đi, đến, giải văn bản, lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ nhanh chóng, thuận tiện Kĩ thuật trình bày thành phần thể thức văn quản lí nhà nước 2.1 Quốc hiệu Tiêu ngữ - Quốc hiệu tên nước Quốc hiệu nước ta “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” - Tiêu ngữ mục tiêu cách mạng đất nước Tiêu ngữ nước ta “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” - Quốc hiệu Tiêu ngữ trình bày trang đầu tiên, phía cùng, bên phải văn - Quốc hiệu “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm - Tiêu ngữ “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm liền phía Quốc hiệu; chữ đầu từ viết hoa, từ có gạch ngang nối; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng chữ CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc 2.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn - Tên quan, tổ chức ban hành văn văn quy phạm pháp luật trình bày sau: Tên quan ban hành văn trình bày trang đầu tiên, phía cùng, bên trái văn bản, chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13, phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt giữa, cân đối so với dịng chữ Ví dụ: HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN PHƯỜNG NGHĨA ĐÔ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ -Tên quan, tổ chức ban hành văn văn hành trình bày sau: Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày trang đầu tiên, phía cùng, bên trái văn bản, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng Tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp viết tắt cụm từ thơng dụng Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND) Ví dụ: UBND QUẬN BA ĐÌNH PHỊNG NỘI VỤ UBND TỈNH THÁI BÌNH SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 2.3 Số, ký hiệu văn - Số văn : Số văn số thứ tự văn quan ban hành, số 01 cho văn ban hành năm đánh số liên tục văn hết năm (ngày 31 tháng 12) - Kí hiệu văn : Kí hiệu văn gồm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan chức danh nhà nước người có thẩm quyền ban hành văn + Văn quy phạm pháp luật : Số, ký hiệu văn quy phạm pháp luật đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước Ký hiệu văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Giữa số, năm ban hành ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/); nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-), khơng cách chữ + Văn hành cá biệt văn hành : Số, ký hiệu văn hành đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước Ký hiệu văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Giữa số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-), khơng cách chữ 2.4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn - Địa danh văn : Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) mà quan đóng trụ sở Địa danh ghi văn quan nhà nước Trung ương ban hành tên gọi thức tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nơi quan ban hành văn đóng trụ sở Ví dụ: Các quan Trung ương đặt trụ sở thành phố Hà Nội địa danh ghi văn là: Hà Nội Địa danh ghi văn quan nhà nước địa phương ban hành tên gọi thức đơn vị hành quan ban hành văn - Ngày, tháng, năm ban hành văn : Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn thông qua ký ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số thể ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; số thể ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số phía trước Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh ngày, tháng, năm đặt giữa, cân đối so với Quốc hiệu Tiêu ngữ Ví dụ: BỘ NỘI VỤ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 53/QĐ-BNV Hà Nội, ngày 06 tháng 05 năm 2020 2.5 Tên loại trích yếu nội dung văn - Đối với văn quy phạm pháp luật, tên văn trình bày sau: Tên loại văn chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh theo chiều ngang văn bản; Tên gọi văn chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt canh giữa, tên loại văn bản; Đối với văn ban hành kèm theo nội dung thích việc ban hành văn kèm theo đặt ngoặc đơn, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 14 đặt canh liền tên văn Đối với văn hành có tên loại cụ thể, tên loại trích yếu nội dung văn trình bày địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản, đặt canh theo chiều ngang văn Tên loại văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Trích yếu nội dung văn đặt tên loại văn bản, trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Bên trích yếu nội dung văn có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dịng chữ Ví dụ: THÔNG BÁO Về việc tuyển sinh đào tạo tiến sĩ năm 2020 Đối với cơng văn, trích yếu nội dung văn trình bày số, kí hiệu văn bản, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn Số: BỘ NỘI VỤ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ––––– Độc lập - Tự - Hạnh phúc /BNV-VP V/v trả lời công văn số 123/ĐHNV-HC Hà Nội, ngày tháng năm 2020 2.6 Nội dung văn - Căn ban hành văn bản: Căn ban hành văn trình bày chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày phần tên loại trích yếu nội dung văn bản; sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối kết thúc Căn ban hành văn quy phạm pháp luật thể chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 14, trình bày phần tên văn bản; sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dịng cuối kết thúc dấu chấm(.) - Bố cục nội dung văn bản: Đối với văn hành chính, tuỳ theo tên loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định Đối với văn quy phạm pháp luật, tùy theo nội dung, văn bố cục sau: phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm; Phần, chương, mục, điều, khoản, điểm; Chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm; Chương, mục, điều, khoản, điểm; Chương, điều, khoản, điểm; Điều, khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề Tiêu đề cụm từ nội dung phần, chương, mục, tiểu mục, điều - Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm : Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Từ “Mục”, “Tiểu mục” số thứ tự mục, tiểu mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập Tiêu đề mục, tiểu mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, lùi đầu dòng cm 1,27 cm Số thứ tự điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dịng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng Nội dung văn trình bày tên loại trích yếu nội dung văn bản, chữ in thường, canh hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào cm 1,27 cm; khoảng cách đoạn văn tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng tối thiểu dòng đơn, tối đa 1,5 lines 2.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền - Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành Ví dụ: BỘ TRƯỞNG (kí tên, đóng dấu) Phùng Xuân Nhạ - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Ví dụ: KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG (kí tên, đóng dấu) Bùi Văn Ga - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức ví dụ: TM CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG (kí tên, đóng dấu) TM CHÍNH PHỦ KT THỦ TƯỚNG PHĨ THỦ TƯỚNG (kí tên, đóng dấu) Nguyễn Xn Phúc Phạm Bình Minh TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN CHỦ TỊCH 10 (kí tên, đóng dấu) Nguyễn Cơng Huy - Trường hợp giao quyền cấp trưởng phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức.Ví dụ: TM ỦY BAN NHÂN DÂN Q CHỦ TỊCH (kí tên, đóng dấu) Q GIÁM ĐỐC (kí tên, đóng dấu) Nguyễn Thành Phát Nguyễn Hữu Cao - Trường hợp ký thừa uỷ quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức Ví dụ : TUQ BỘ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC - CÁN BỘ (kí tên, đóng dấu) Nguyễn Quốc Khánh - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức Ví dụ TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHỊNG (Kí tên, đóng dấu) Đặng Văn Phong - Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày phía nội dung văn bên phải; chức vụ khác người ký trình bày phía họ tên người ký văn bản; chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Đối với nghị liên tịch phải ghi rõ tên quan chức vụ người ký văn Chữ ký người có thẩm quyền trình bày chức vụ người ký Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký 11 số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐCP Họ tên người ký văn trình bày chữ ký người có thẩm quyền, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh quyền hạn, chức vụ người ký 2.8 Dấu quan, tổ chức Đối với văn giấy, dấu phải với tên quan ban hành văn bản, dấu đóng ngắn, rõ ràng, chiều, trùm lên 1/3 chữ kí phía bên trái, mực dấu màu đỏ tươi Chỉ đóng dấu vào văn văn người có thẩm quyền kí - Đối với văn điện tử, dấu, chữ ký số quan, tổ chức trình bày sau: Hình ảnh, vị trí chữ ký số quan, tổ chức hình ảnh dấu quan, tổ chức ban hành văn văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng (.png) suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số người có thẩm quyền bên trái Chữ ký số quan, tổ chức văn kèm theo văn thể sau: Văn kèm theo tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số văn không thực ký số lên văn kèm theo; văn không tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số quan, tổ chức văn kèm theo Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn kèm theo Hình ảnh chữ ký số quan, tổ chức: Không hiển thị Thông tin: số ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật) văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 2.9 Nơi nhận - Nơi nhận văn quy phạm pháp luật trình bày sau: Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng, ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái, sau có dấu hai chấm (:), chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm 12 Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch ngang sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;); riêng dịng cuối gồm chữ “Lưu”, sau có dấu hai chấm (:), chữ viết tắt “VT” (văn thư), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu đặt ngoặc đơn, dấu chấm (.), viết tắt tên người soạn thảo văn số lượng phát hành, cuối dấu chấm (.) - Đối với văn hành chính, nơi nhận văn gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn - Nơi nhận văn hành trình bày sau: + Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp gửi quan, tổ chức cấp trên) Công văn, nơi nhận bao gồm: Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải cơng việc Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:) Nếu văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dòng; trường hợp văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dòng, tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (), cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối có dấu chấm (.); gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm (:) Ví dụ: Kính gửi: - Tổ chức pháp chế bộ, ngành, đoàn thể Trung ương; - Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn Ví dụ: Nơi nhận: 13 - Như trên; - Bộ trưởng (để báo cáo); - Thứ trưởng Nguyễn Thuý Hiền (để báo cáo); - Cục Công nghệ thông tin; - Lưu: VT, PBGDPL + Đối với văn khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Phần nơi nhận (áp dụng chung loại văn bản): Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-) sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), dịng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu, cuối dấu chấm (.) Ví dụ: - Đối với văn có tên loại: + Đối với văn có tên loại mà nội dung diễn đạt dạng điều: Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ trưởng Cao Đức Phát; - Các Bộ: Kế hoạch Đầu tư, Tài chính, Tài nguyên Mơi trường, Văn hóa – Thể thao Du lịch; - UBND tỉnh, thành phố; - Các Cục, Vụ, Viện chức năng; - Lưu: VT, KL + Đối với văn có tên loại khác: Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc CP; - HĐND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Văn phòng Trung ương Ban Đảng; - Văn phòng Chủ tịch nước; 14 - Hội đồng Dân tộc Ủy ban Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương đoàn thể; - Bảo hiểm xã hội Việt Nam; - VPCP: BTCN, PCN, Cổng TTĐT, Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc; - Lưu: VT, KGVX (5b) 2.10 Các thành phần thể thức bổ sung văn bản: - Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành + Dấu độ mật: Con dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT MẬT) dấu tài liệu thu hồi khắc sẵn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Dấu độ mật đóng vào số 10a Mục IV Phần I Phụ lục Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; dấu tài liệu thu hồi đóng vào số 11 Mục IV Phần I Phụ lục Nghị định số 30/2020/NĐ-CP + Dấu mức độ khẩn: Con dấu mức độ khẩn khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm x mm, 40 mm x mm 20 mm x mm, từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” “KHẨN”, trình bày chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn Dấu mức độ khẩn đóng vào số 10b Mục IV Phần I Phụ lục Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Mực để đóng dấu mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi + Các dẫn phạm vi lưu hành: Đối với văn có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng dẫn phạm vi lưu hành “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” Các dẫn phạm vi lưu hành trình bày số 11 Mục IV Phần I Phụ lục Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm - Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành Được trình bày số 12 Mục IV Phần I Phụ lục Nghị định số 30/2020/NĐCP, ký hiệu chữ in hoa, số lượng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng - Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax 15 Các thành phần trình bày ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục Nghị định số 30/2020/NĐ-CP trang thứ văn bản, chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn PHẦN KẾT LUẬN Văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thử tục, hình thức định nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan quản lý nhà nước với tổ chức công dân để cung cấp thông tin, truyền đạt thông tin phục vụ quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước thường mang đủ tính mục đích , tính cơng quyền, tính khoa học, tính đại chúng, tính khả thi văn quản lý nhà nước phải đảm bảo đủ yêu cầu thể thức văn theo quy định 16 PHẦN 2: SƯU TẦM VĂN BẢN VÀ SỬA LỖI NẾU CÓ 3.Văn số : 17 - Nhìn chung văn mặt thể thức mắc số lỗi sau : phần trích yếu nội dung ( khoảng cách chữ chưa ) - sửa lại : Số : /UBND-VX V/v thực công văn số 7317/BYT-MT ngày 03/09/2021 Bộ Y tế 18 3.1.Văn số : 19 - Nhìn chung văn mặt thể thức mắc số lỗi sau : + dịng kẻ phía phần tên quan bị lệch bên trái + phần trích yếu nội dung ( khoảng cách chữ chưa ) Sửa lại : ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG Số: /UBND-VX V/v thực đạo Tỉnh ủy phòng, chống Covid-19 Thông báo số 202TB/TU ngày 04/9/2021 20 3.2.Văn số : 21 - Nhìn chung văn mặt thể thức mắc số lỗi sau : phần nơi nhận bị thiếu dấu ( ; ) - Sửa lại : Nơi nhận : - TTTU; - CT,PCT.UBND tỉnh; - Như trên; - LĐVP, Tùng,TH; - Lưu; VT PHẦN 3: SOẠN THẢO VĂN BẢN 22 ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 202/UBND-VP V/v trả lời công văn liên hệ địa điểm thực tập cho sinh viên Quản trị văn phòng Quận Hai Bà Trưng, ngày 02 tháng 01 năm 2021 Kính gửi: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng nhận công văn số 245/ĐHNVQLĐT ngày 02/01/2021 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội việc liên hệ địa điểm thực tập cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng có ý kiến trả lời sau : Đồng ý tiếp nhận 05 sinh viên ngành Quản trị văn phòng đến thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng kể từ ngày 08/01/2021, danh sách 05 sinh viên sau : - Trần Văn Tài 2005QTVA022; - Bùi Văn Nhũ 2005QTVA043; - Vũ Đình Thi 2005QTVA051; - Mai Tiến Đạt 2005QTVA053; - Lê Anh Quốc 2005QTVA069 Đề nghị Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liên hệ trực tiếp với Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng để thống nội dung, kế hoạch thực tập Yêu cầu Chánh văn Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng tạo điều kiện thuận lợi để đồn sinh viên ngành Quản trị văn phịng thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoàn thành nhiệm vụ Trân trọng./ Nơi nhận: TM ỦY BAN NHÂN DÂN - Như trên; CHỦ TỊCH - Chủ tịch , Phó Chủ tịch; ( ký ghi rõ họ tên) - Văn phịng UBND Quận; - Lưu: VT,VP Phạm Minh Chính 23 Tài liệu tham khảo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 34/2016/NĐ-CP Nghị số: 351/2017/UBTVQH14 Tài liệu điện tử Kỹ thuật soạn thảo chuyên ngành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cổng thông tin điện tử tỉnh Bình Dương Và số tài liệu khác 24