Công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm non .doc

A- ĐẶT VẤN ĐỀ Trong lần đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng Chiến khu Việt Bắc dịp Tết Nguyên đán năm 1950, Chủ tịch Hồ Chí Minh phát biểu: “Cơng tác Văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán Văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải cơng việc khơng phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực cơng tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ giao”, vừa lời dặn sâu sắc, vừa kim nam cho hành động thực nhiệm vụ cán Văn phịng nói chung cán cơng chức văn thư lưu trữ nói riêng Lời dạy Bác nguyên giá trị mà hoạt động quản lý hành nhà nước từ đạo, điều hành, định, thi hành lĩnh vực gắn liền với xử lý văn bản, soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng, lưu trữ văn Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành Nhà nước quan trọng Với đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, kế hoạch, nhiều, nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư, văn phòng nhà trường phải biết xếp, xử lý thơng tin cách khoa học, nhanh chóng, xác có hiệu giúp thủ trưởng nhà trường kịp thời nắm bắt yêu cầu để có hướng giải công việc cách tốt nhằm giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ Từ năm 2013, giao nhiệm vụ làm công tác văn thư lưu trữ nhà trường Tôi thấy soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Mọi công việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ, giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Tuy nhiên, làm việc nhà trường tơi thấy nhiều văn cịn sai thể thức, sai quy cách Có văn nội dung khơng rõ ràng đơi cịn đa nghĩa khiến cho người đọc cịn khó hiểu Bên cạnh với tư tưởng làm xong cơng việc hết trách nhiệm nên nhiều phận cịn chưa có ý thức lưu giữ lại hồ sơ cho ngày mai Tôi thiết nghĩ quan trường học cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu quả, quản lý hành nhà trường Đó lý tơi chọn đề tài “Một số biện pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trường mầm non ” làm sáng kiến kinh nghiệm năm học 2019 – 2020 Tôi thực đề tài với mục đích đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ nhà trường Từ tìm biện pháp hữu hiệu nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Trong q trình nghiên cứu tơi thực đan xen kết hợp phương pháp: sử dụng phiếu điều tra, lập kế hoạch, đàm thoại trao đổi, quan sát, sử dụng đồ dùng trực quan, đánh giá kết B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I Cơ sở lý luận: Công tác văn thư: tất cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ, thảo văn (đối với TL đi) từ tiếp nhận (đối với TL đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào LTCQ Công tác lưu trữ: tổ chức lựa chọn, lưu giữ hồ sơ, tài liệu có giá trị để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội, đặc biệt góp phần tích cực vào nhiệm vụ cải cách hành Nhà nước Giữa cơng tác văn thư lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ thể nội dung sau: Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin đồng thời cung cấp thông tin khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý quan Vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan trọng, thể điểm: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ nhiệm vụ trị nhà trường - Giúp cho cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải xử ký nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống - Tạo cơng cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần gìn giữ cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức Trong năm trước, công tác văn thư lưu trữ chưa trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm cơng tác mà phân cơng kiêm nhiệm Nhìn chung nhân viên làm công tác văn thư chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư nên số nơi bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học Trong vài năm gần công tác văn thư lưu trữ trường học lãnh đạo phòng Giáo dục Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành II Cơ sở thực tiễn: Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ trường mầm non, tơi nhận thấy có thuận lợi khó khăn sau: Thuận lợi - Cơng tác văn thư, lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý với quy định cụ thể khâu nghiệp vụ - Ban giám hiệu nhà trường quan tâm, đạo sát triển khai thực văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ - Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ kịp thời trang thiết bị phục vụ cho công việc như: Máy tính, máy in, máy photo tài liệu thiết bị khác - Bản thân có trình độ chun mơn nghiệp vụ vững vàng, nhiệt tình cơng việc có ý thức học hỏi kinh nghiệm bạn bè, đồng nghiệp Hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Khó khăn - Cơng tác văn thư lưu trữ đơn vị hành nghiệp khác có phần mềm để quản lý cịn riêng với đơn vị trường học quản lý công tác thủ công nên hiệu công việc chưa cao - Bản thân nhân viên văn thư kiêm nhiệm thêm chức danh thủ quỹ số công việc khác văn phịng Chính từ khó khăn tơi nêu mà thúc đẩy tơi tìm giải pháp thực cách nhanh chóng nhất, hiệu để hồn thành tốt cơng việc giao để chia sẻ đồng nghiệp Ngay từ đầu năm tiến hành khảo sát thực trạng hồ sơ, văn quan Bảng khảo sát công tác soạn thảo công văn – đến năm gần Thời gian khảo sát Năm 2013 Tên công văn Số lượng Thể thức văn Sai thể thức Đúng thể thức Tình trạng lưu trữ Cịn Thất lạc Kế hoạch 10 5 Quyết định 20 12 11 Báo cáo 10 5 Thông báo 10 5 III Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề Từ đặc điểm tình hình thực tế trường thúc đẩy tơi tìm biện pháp thực cách nhanh chóng nhất, hiệu để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Sau số biện pháp cụ thể: Biện pháp Lập kế hoạch công tác văn thư lưu trữ thực cách khoa học: Bất kì cơng việc cần phải có kế hoạch lập kế hoạch giúp người lập nắm nội dung cơng việc, tiến hành cơng việc theo trình tự, tránh trùng lặp, chồng chéo thời gian, chủ động giải công việc hiệu Với công tác quản lý hành văn thư, lưu trữ Tôi xây dựng kế hoạch theo hai hướng sau: * Xác định công việc trọng tâm trường liên quan đến văn thư lưu trữ: Công việc văn thư khơng có lưu trữ cơng văn mà bao gồm soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ sổ sách nhà trường Vì nắm nhiệm vụ trọng tâm nhà trường mấu chốt để lập kế hoạch cho công tác quản lý hành * Xác định cơng việc văn thư tương ứng với nhiệm vụ trọng tâm nhà trường: Thông qua đại hội công chức viên chức đầu năm, nắm kế hoạch thực nhiệm vụ năm học nhà trường, lựa chọn công việc tương ứng văn thư để lập bảng kế hoạch sau: ( phụ lục 1) Kế hoạch xây dựng sát với tình hình thực tế nên thực phù hợp, giúp không bị động công việc Với kế hoạch xuyên suốt năm học, thực học kỳ, tháng, tuần Khiến cho công việc không bị bỏ sót chồng chéo, hồn thành tốt Biện pháp Chuẩn hóa nội dung thể thức việc soạn thảo văn Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác thể thức yêu cầu cấp thiết Bởi lẽ công tác văn thư lưu trữ thực theo yêu cầu : Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2010 Chính phủ sửa đổi , bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư lưu trữ; Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Chính địi hỏi tơi phải thường xun tìm hiểu, nắm rõ nội dung văn bản, bên cạnh cập nhật đầy đủ thông tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực mà phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn Cập nhật thơng tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chun mơn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác Từ phân loại loại văn khác Với loại tơi tìm hiểu xem đặc điểm loại nào? Nét đặc trưng để trách việc nhầm lần loại văn với Ví dụ: Khi soạn thảo báo cáo: Báo cáo văn phản ánh toàn hoạt động kiến nghị quan, đơn vị tường trình vấn đề, cơng việc cụ thể - Phần mở đầu: Nêu có tính pháp lý, Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực công tác đơn vị - Phần nội dung: + Nêu việc làm chưa làm + Những ưu điểm, khuyết điểm trongq úa trình thực + Xác định rõ nguyên nhân khách quan chủ quan + Đánh gái kết quả, rút học kinh nghiệm - Phần kết thúc: + Phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới + giải pháp để khắc phục nhược điểm + Kiến nghị với cấp - Mẫu loại báo cáo: (…) Kết phân loại tạo thành mẫu văn chuẩn để cần lấy sử dụng cách dễ dàng ( phụ lục 2) Biện pháp Quản lý công văn – cơng văn đến có hiệu * Cơng văn đi: văn bản, báo cáo, thông báo kế hoạch… nhà trường phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gửi đến quan đơn vị, cá nhân quan Theo Điều 17 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan “Tất văn quan, tổ chức phát hành gọi văn đi” Đối với văn q trình quản lý tơi ln lưu ý thực theo bước sau: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời gian văn bản; Đăng ký văn đi; Nhân bản, đóng dấu văn đi; Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu Văn Cụ thể sau: 3.1 Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời gian văn a) Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Việc soạn thảo in văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Đánh máy xác với thảo duyệt ; - In số lượng; - Trình bày thể thức kỹ thuật trình bày; - Đánh máy (in) văn mật thực quy định bảo vệ bí mật b) Ghi số ngày, tháng, năm văn bản: Tất văn hành ghi số theo hệ thống số chung ,việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành c) Trình ký văn bản: Tất văn tập trung lại, kiểm tra nội dung thể thức chuẩn trình ký tới người có đầy đủ thẩm quyền như: Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng 2.2 Đăng ký văn đi: Nhà trường đăng ký văn sổ theo mẫu sổ đăng ký văn thực Phụ lục số VII sổ văn theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 2.3 Nhân bản, đóng dấu : Nhân bản: Văn nhà trường nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn thời gian quy định Đóng dấu quan: đóng dấu lên chữ ký đóng văn rõ ràng xác, chiều mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký bên trái Mẫu sổ văn Trường quy đinh thông tư 07/2012/TTBNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Người ký Tên loại Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận Số lượng Ghi trích yếu nội dung văn bản lưu 3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn sau hoàn thành thủ tục văn thư chuyển ngày văn ký Việc gửi văn đảm bảo tổ chức đối tượng, khoa học, nhanh chóng xác Văn nội chuyển giao sổ có ký nhận văn Sau văn gửi đi, tổ chức để kiểm tra xem văn đến tay người nhận chưa Một số văn nội chuyển giao cho phận cá nhân có sổ chuyển giao văn Mẫu sổ chuyển giao theo quy đinh thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi 2.5 Lưu văn Trường: Bản lưu xếp theo thứ tự đăng ký xếp cách khoa học xếp theo thứ tự, ngắn hộp hồ sơ theo thứ tự thời gian để phục vụ cho việc tra cứu, sử dụng, đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn SỔ THEO DÕI VĂN BẢN ĐI Số ký hiệu VB Ngày tháng VB … … Nơi nhận … … … … Ng ười ký ……………… … … Nội dung VB ……………… … … … … … … Nơi nhận lưu … … … … SL văn K ý nhận … … … … … … … … * Công văn đến : nguồn thông tin quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực kịp thời, có hiệu cơng tác quản lý nhà trường phối hợp thực có hiệu nội dung cơng việc có quan hệ với bên ngồi Do vậy, việc quản lý cơng văn đến phải kịp thời xác Theo Điều 12 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan “Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ (Sau gọi chung văn đến) Trình tự ban hành văn đến bao gồm bước sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Cụ thể sau: 3.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 3.1.1 Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, ngồi làm việc, tơi kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (Nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận; Các loại văn sau tiếp nhận tơi phân loại sau gửi đến phận, cá nhân có liên quan tới văn Không gây hư hại văn bản, không làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh điểm văn đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến: Tất văn đến thuộc diện đăng ký phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) 3.2 Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết văn bản; không viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng - Mẫu Sổ đăng ký văn đến cách đăng ký văn đến PHÒNG GD&ĐT ………… TRƯỜNG MN……………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2019 Từ ngày ……đến ngày…… Từ số…….đến số…… Quyển số:……… 3.3 Trình, chuyển giao văn đến Trình văn đến : Sau đăng ký văn đến, tơi phải trình kịp thời đ/c Hiệu trưởng xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Sau văn đến chuyển trở lại để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn đến vào trường tương ứng sở liệu quản lý văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến Ngày đến Số đến (1) (2) Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung (3) (4) (5) (6) Đơn vị người nhận (7) Ký nhận Ghi (8) (9) Chuyển giao văn đến: Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn Mẫu Sổ chuyển giao văn đến cách ghi Ngày chuyển (1) Số đến (2) Đơn vị người nhận (3) Ký nhận (4) Ghi (5) 3.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 3.4.1 Giải văn đến Khi nhận văn đến: giải kịp thời theo mức độ khẩn văn bản, trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định phương án giải 3.4.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau văn triển khai quan tâm đôn đốc, nhiệm vụ phận có liên quan sau tổng hợp số liệu để báo cáo kết với lãnh đạo phụ trách Mẫu sổ theo dõi giải văn đến cách ghi sổ Số đến Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn (1) (2) Đơn vị người nhận (3) Thời hạn giải Tiến độ giải Số, ký hiệu văn trả lời Ghi (4) (5) (6) (7) Biện pháp Ứng dụng CNT, xếp văn cách khoa học để thuận tiện sử dụng * Ứng dụng cơng nghệ thơng tin tìm kiếm văn bản: Để phù hợp với tình hình thời đại cơng nghiệp hóa, đại, cơng nghệ 4.0 đáp ứng với nhu cầu cải cách hành đất nước Khi mà hồ sơ hành cần lưu giữ trường học nhiều, cồng kềnh Nhưng phương pháp thủ công giấy với số lượng lớn văn tìm kiếm lại văn lưu trữ phải tốn nhiều cơng sức thời gian (dị tìm sổ cơng văn đến để tìm số văn đến, sau phải lựa chọn hộp hồ sơ lưu văn đến) Chính mà việc sử dụng CNTT vào lưu giữ lưu văn dạng tệp khoa học giúp cho việc tìm kiếm dễ dàng Bên cạnh trường có 10 trang web riêng để công bố kiện, hoạt động trường để phụ huynh theo dõi - Ví dụ: Van ban den 2020 Tơi tạo thư mục để chứa tất văn đến - Tạo tệp tin (file) phần mềm soạn thảo văn Microsoft exel có nội dung giống sổ công văn đi, sổ công văn đến - Liên kết tên loại trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn trương ứng thư mục chứa văn nhận - Muốn tìm văn bản, ta mở file “So van ban den 2020”, sử dụng chức tìm kiếm (file) Microsoft exel: Vào bảng Edit, nháy chuột vò Find (hoặc Ctrl + F), xuất hộp thoại: Find ang Replace - Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nháy chuột vào nút Find Next, từ cần tìm bơi đen * Sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu khoa học Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để tránh thất lạc cần dùng để giải cơng việc tìm kiếm nhanh loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học theo thứ tự thời gian; Lập hồ sơ tốt giúp cho việc thừa kế kinh nghiệm hay, cách làm sáng tạo, khoa học, tránh thiếu sót trước Từ nâng cao chất lượng hiệu công tác, tiết kiệm thời gian có ý nghĩa thiết thực việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh công tác Văn thư – Lưu trữ; * Sử dụng tủ để lưu trữ hồ sơ gọn gàng, ngăn nắp Không nên đựng hồ sơ cặp hay túi nhỏ Vì quản lý số lượng lớn hồ sơ Nên tham mưu với ban giám hiệu sử dụng tủ hồ sơ có nhiều ngăn Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với loại hồ sơ (thông thường 28cm x 35cm) Phân loại hồ sơ: Việc phân loại hồ sơ quan trọng, phân loại có hệ thống dễ dàng cho việc kiểm tra, xếp Nên phân loại theo chủ đề: Trong loại hồ sơ nên chia nhỏ theo chủ đề vdễ dàng cho việc kiểm tra, xếp Nên phân loại theo chủ đề: Trong loại hồ sơ nên chia nhỏ theo chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế tốn, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị… Sắp xếp hồ sơ: Sau phân loại hồ sơ xong, cần xếp hồ sơ cách khoa học Nên xếp theo cách sau: + Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian việc xảy hồ sơ để xếp trước sau Cần ghi cẩn thận thời điểm để tìm kiếm dễ dàng 11 + Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất hồ sơ Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng: Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ phải lưu trữ vào vị trí định để cần truy cập nhanh chóng Làm liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng + Dùng bút chì đánh số góc phải hồ sơ lưu trữ + Bên ngồi tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm + Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ: có thích bên cạnh, dùng chức siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu Như cần xem lại hồ sơ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức siêu liên kết Riêng hồ sơ lưu trữ văn thư phải lập sổ sử dụng lưu có cá nhân phận cần mượn để khai thác sử dụng IV Hiệu sáng kiến kinh nghiệm: Qua nhiều năm thực nhiệm vụ văn thư lưu trữ, sở vận dụng biện pháp đề tài góp phần đưa công tác văn thư lưu trữ trường vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Nâng cao tinh thần đoàn kết, thống hợp tác cộng đồng trách nhiệm tất các thành viên tổ văn phòng, phối hợp hỗ trợ tốt cho tổ chức đồn thể, tổ chức chun mơn cơng tác soạn thảo văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ Sau triển khai áp dụng cho tất thành viên tổ văn phòng, đến hầu hết phận chuyên trách như: kế tốn, y tế tự soạn thảo văn theo lĩnh vực chun mơn phụ trách để trình Ban giám hiệu ký duyệt; biết xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ văn đến cách ngăn nắp, khoa học quy định Biết ứng dụng công nghệ thông tin công việc, cập nhật thông tin, văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ kịp thời Kết rõ rệt hoạt động nhà trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trương, đường lối Đảng; sách pháp luật nhà nước; điều hành, đạo cấp Công tác quản lý, ddaj chun mơn, tài chính, sở vật chất hoạt động ngoại khóa khác Ban giám hiệu có đủ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân hồn thành tốt nhiệm vụ; cơng tác báo cáo, thống kê nhà trường thực kịp thời, đầy đủ, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp 12 Đặc biệt thành tích nhân viên văn phịng nói chung, nhân viên văn thư lưu trữ nói riêng góp phần vào thành tích chung nhà trường năm qua C- KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ Kết luận: Thực tốt biện pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu tữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu cao Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận,tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phụ vụ kiểm tra, tra, giám sát, giải quyết, xử lý cơng việc nhanh chóng Khơng cịn giúp cho tơi rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, đơn vị Khuyến nghị: Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực có hiệu ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, trang thiết bị nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ; đặc biệt phương tiên phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non nơi làm việc Đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn, đạt kết tốt Rất mong nhận đóp góp ý kiến cấp xét duyệt để sáng kiến kinh nghiệm tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! ngày 16 tháng năm 2020 Người viết 13 Nguyễn Thị Hòa 14 15 ... thiết cho công tác văn thư lưu trữ; đặc biệt phương tiên phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Thư? ??ng xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để... giải công việc hiệu Với công tác quản lý hành văn thư, lưu trữ Tôi xây dựng kế hoạch theo hai hướng sau: * Xác định công việc trọng tâm trường liên quan đến văn thư lưu trữ: Công việc văn thư. .. thực tiễn: Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ trường mầm non, tơi nhận thấy có thuận lợi khó khăn sau: Thuận lợi - Cơng tác văn thư, lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý với