LẬP kế HOẠCH VIẾT báo cáo và VIẾT báo cáo

Chương LẬP KẾ HOẠCH VIẾT BÁO CÁO VÀ VIẾT BÁO CÁO 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.3 Lập kế hoạch cho báo cáo Ai đọc viết báo cáo Tìm nguồn liệu cho báo cáo Thu thập dự liệu bảng câu hỏi Trình bày thơng tin định lượng Giải thích liệu Viết báo cáo Lập kế hoạch báo cáo Phác thảo báo cáo Triển khai phong cách viết hiệu Chú giải nguồn sử dụng Trau chuốt lại thảo Tổng kết chương Mục tiêu chương: Sau học xong chương này, người học : Quyết định định dạng cấu trúc thích hợp cho báo cáo Quyết định nguồn liệu sử dụng cho báo cáo, phương pháp thu thập liệu phù hợp Trình bày liệu định lượng phân tích liệu Phác thảo phần của báo cáo phụ lục Sử dụng phong cách viết hiệu Trích dẫn nguồn tài liệu xác Duyệt lại, định dạng, đọc sửa in thử 6.1 Lập kế hoạch cho báo cáo 6.1.1 Ai đọc viết báo cáo Những nhà quản lý cần có thơng tin để đưa định kinh doanh đắn Các loại báo cáo kinh doanh rất cần thiết tổ chức Bởi nhà quản lý khơng phải lúc có thời gian, nguồn lực, chuyên môn, họ thường dựa vào người khác thông tin, phân tích khuyến nghị để giúp đưa định giải vấn đề Báo cáo từ lên, từ xuống, theo chiều ngang tổ chức, đọc viết báo cáo mảng trách nhiệm điển hình của hầu hết nhà quản trị Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 Hàng loạt báo cáo giúp nhà quản trị giải vấn đề Trong bất kỳ tổ chức nào, vấn đề đặc biệt hội cần phải cócác báo cáo tình huống(là báo cáo tạo lần nhất để giải vấn đề hội) Đối với báo cáo, người viết cần phải xác định cần loại thơng tin cần bao nhiêu;và cách tốt nhất để xếp trình bày phát (xem ví dụ Hình 6.1) Hình 6.1 : Mẫu báo cáo kinh doanh From: … To: … Sub:So sánh Hồ sơ dự thầu trồng cỏ khu vui chơi (1) Việc tu sửa khu chung cư … làm hư hại cỏ của khu vực xung quanh Vì vậy, tơi điều tra phương án trồng lại cỏ khu vực Các tiêu chí của dự án bao gồm: (2) (3) (4)  Trồng cỏ cho khu vực 200 m vuông  Mức giá khơng q $4500  Có bảo hành Có cơng ty thiết kế báo giá dự án Bảng bên trình bày tên cơng ty, giá cả, thời gian thi công dịch vụ bảo hành: Mặc dù ngân sách đủ cho bốn mức giá, công ty K-Mart Professional cung cấp bảo hành tốt nhất cho mức giá chấp nhận cho việc trồng lại cỏ (5) Tôi gợi ý nên ký hợp đồng với cơng ty K-Mart Professional bảo hànhđược cung cấp tháng suốt năm với việc miễn phí thay cần thiết Tơi gợi ý nên hồn thành cơng việc trước 20 tháng 11, mà chủ khu chung cư khỏi dịp nghỉ đơng Chú thích: (1): Sử dụng nhớ (internal memo) để định dạng (2): Một dịng tiêu đề định rõ tình (3): Ngay từ phần đầu, cung cấp tóm tắt nội dung mục đích của báo cáo Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 (4): Xác định tiêu chí để so sánh thơng tin (5): Sử dụng bảng để dễ dàng so sánh thông tin (6): Nhấn mạnh đề xuất khung thời hạn cách rõ ràng Với mục đích của chúng ta, báo cáo kinh doanh định nghĩa dạng trình bày cách có tổ chức thơng tin sử dụng đưa định giải vấn đề (Hình 6.2) Tại nơi làm việc, có khả bạn gặp nhiều loại báo cáo cho đối tượng người nhận khác Hình 6.2: Các tiêu chuẩn Báo cáo kinh doanh  Tính tổ chức: Người đọc tìm thơng tin nhanh chóng Các nội dung trình bày theo trật tự logic  Tính hỗ trợ tốt - well supported: Người đọc tin tưởng vào thông tin (sự kiện liệu) Trường hợp thực đánh giá chủ quan việc đưa kết luận đề xuất kiến nghị, phải thể đạo đức dựa thơng tin mà báo cáo trình bày  Tính hữu ích: Người đọc sử dụng báo cáo để đưa định giải vấn đề có ảnh hưởng đến thành cơng của tổ chức Không giống số báo cáo khoa học học thuật, báo cáo kinh doanh cung cấp thông tin thực tế mà người nhậnsử dụng để thực hành động 6.1.2 Tìm nguồn liệu cho báo cáo Trước thu thập bất kì liệu nào, nên hoạch định cách thực sau:  Xác định mục đích báo cáo  Phân tích đối tượng mục tiêu  Xác định loại liệu cần thiết để giải vấn đề đưa định Dữ liệu cho báo cáo của bạn đến từ nhiều nguồn khác nhau: bao gồm liệu mà bạn có (hoặc trí nhớ của bạn công việc trước đây), bạn cần phải tìm liệu từ nguồn khác, bạn phải tạo liệu riêng của Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 Việc thu thập liệu phải bắt đầu bước mổ xẻ vấn đề (phân tích vấn đề) để xác định liệu cần phải thu thập Vấn đề của bạn cần mổ xẻ để xác định liệu bạn cần phải thu thập Ngồi việc hướng dẫn nghiên cứu của bạn cuối cùng, câu hỏi của bạn đóng vai trị lànhững phần báo cáo của bạn a Nhận diện loại liệu Hai loại liệu bạn sử dụng liệu thứ cấp sơ cấp Dữ liệu thứ cấp liệu thu thập cho mục đích sử dụng khác; cơng bố chưa cơng bố (Hình 9.3) Hình 9.3: Ví dụ liệu thứ cấp Ví dụ liệu sơ cấp Được cơng bố (phổ biến rộng rãi): Không công bố (không phổ biến rộng rãi):  Nguồn thông tin từ internet  Sách ; Báo, tạp chí báo  Hồ sơ của công ty (các báo cáo thông tin liên lạc)  Tài liệu hợp pháp (hồ sơ tòa án…)  Ấn phẩm quảng cáo tờ rơi  Tài liệu cá nhân (Hồ sơ chi phí…)  Các báo cáo kỹ thuật  Hồ sơ bệnh án Dữ liệu sơ cấp thu thập bởicác nhà nghiên cứu để giải vấn đề cụ thể Bởi bạn thu thập liệu cho mình, bạncó thể kiểm sốt nhiều tính xác, đầy đủ, khách quan, liên quan của liệu Có phương pháp đểthu thập liệu điều tra, quan sát thử nghiệm Mặc dù liệu thứ cấp sơ cấp hai nguồn quan trọng cho báo cáo của doanh nghiệp, thường bắt đầu việc thu thập liệu cách xem liệu có sẵn hay chưa - chi phí vàtiết kiệm thời gian Khơng phải tất tình báo cáo yêu cầu liệu (sơ cấp), bất thường để viết báo cáo mà không yêu cầu số loại liệu thứ cấp Vì lý này, thảo luận của thu thập liệu đầu tiên tập trung vào nguồn thứ cấp.Dữ liệu thứ cấp không tốt khơng tệ so với liệu sơ cấp; đơn giản khác biệt Một thách thức tìm kiếm liệu thứ cấp phù hợp với mục đích của bạn b Tìm kiếm nguồn liệu liên quan Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 Bạn bị cám dỗ bắt đầu tất tìm kiếm việc gõ từ khóa Google, bạn lại có lựa chọn từ nguồn có sẵn tốt Đặc biệt sinh viên, bạn truy cập thơng tin dựa đăng kí trước thơng qua thư viện trường học của bạn Cơ sở liệu Business Source Premier, ProQuest, vàLexisNexis lựa chọn tốt cho báo, tạp chí liên quan doanh nghiệp cho nghiên cứu của bạn Sử dụng Google dễ dàng so với sở liệu thư viện, bạn khơng biết bạn nhận Cơ sở liệu từ thư viện bao gồm thông tin thẩm định học giả nhà xuất Về lâu dài, sở liệu giúp bạn tiết kiệm thời gian cung cấp kết tốt nhất cho báo cáo của bạn c Đánh giá nguồn thơng tin Một bạn tìm thấy thơng tin có liên quan đến câu hỏi nghiên cứu của mình, bạn cần phải đánh giá chất lượng của nguồn Với nguồn thông tin chất lượng hơn, bạn viết báo cáo đáng tin cậy đưa định kinh doanh tốt Cho dù bạn đọc nghiên cứu khoa học viết blog, bạn nên đánh giá chúng với mắt phê bình c1 Đánh giá tài nguyên Internet: Chúng ta biết bất kỳ gửi điều Internet, quan tin tức cẩu thả việc kiểm tra nguồn gốc của chúng Nhiều người gặp khó khăn việc phân biệt chất lượng của nguồn thơng tin Khi bạn tìm kiếm nội dung Internet, sử dụng câu hỏi Hình 6.4 để đánh giá nguồn thơng tin Hình 6.4: Đánh giá Nguồn Web Mức độ uy tín:  Các tác giả tổ chức định danh khơng? Hãy tìm liên kết "Chúng ai","Về trang Web này", tương tự  Độ tin cậy của chủ sở hữu trang web (ví dụ, kinh nghiệm, thông tin, ấn phẩm)?  Những trang web khác liên kết đến trang web (tìm kiếm để "link: [tên site]")?  Liệu liên kết trang web có dẫn đến trang web có uy tín khác?  Phần mở rộng tên miền (ví dụ như, edu, gov, org) có thích hợp với nội dung? Độ xác độ tin cậy:  Nguồn nghiên cứu có ghi nhận trích dẫn đúng? Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019  Bạn có thấy lỗi tả lỗi ngữ pháp?  Thơng tin xác minh có tính xác?  Trang web tồn (sử dụng Internet Archive để kiểm tra: www.archive.org)? Mục đích/Mục tiêu:  Mục đích hay động cho trang web (ví dụ, giáo dục, thương mại, giải trí)? Trang web có cố gắng bán cho bạn khơng?  Bạn có thấy phân biệt rõ ràng quan điểm thật?  Đối tượng mục tiêu ai, điều phản ánh cách tổ chức trình bày trang web? Phạm vi:  Liệu trang web đề cập đến khoảng thời gian cụ thể?  Trang webchỉ đề cập khía cạnhcủa chủ đề hay sâu vào chủ đề?  Bao gồm thơng tin gì? Những gìkhơng đề cập đến?  Trang web hoàn thành hay "đang xây dựng"? Sự lưu hành:  Trang web cập nhật sửa đổi lần cuối nào?  Trang web có cập nhật thường xun khơng?  Có bất kì đường link hỏng chưa? Bạn bị cám dỗ để sử dụng Wikipedia nguồn thơng tin Mặc dù nhiều người khun bạn không dùng Wikipedia, số nghiên cứu chứng minh độ tin cậy của Tuy nhiên, dựa vào Wikipedia cẩu thả hai lý Đầu tiên, bất đăng lên trang bách khoa tồn thư Do đó, điểm khởi đầu tốt cho nghiên cứu, bạn nên kiểm tra tất nguồn Thứ hai, bạn cần nhiều nguồn khác nhau; trích dẫn tất thứ Wikipedia khiến cho người đọc cảm thấy bạn “không làm tập nhà” c2 Đánh giá nghiên cứu khoa học: Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 Các nghiên cứu nguồn thơng tin tốt cho báo cáo so với nguồn web, chúng khơng phù hợp cho mục đích của bạn Hãy tự hỏi câu hỏi trình bày Hình 6.5 để xem xét kết hợp nghiên cứu vào báo cáo của bạn Hình 6.5: Đánh giá Nghiên cứu Khoa học  Mục đích nghiên cứu gì? Những người quan tâm đến kết của nghiên cứu mang lại, đường tắt để có câu trả lời mà họ muốn Nhưng người tiến hành nghiên cứu cách nghiêm túc lựa chọn mẫu cách cẩn thận, đặt câu hỏi rõ ràng khơng thiên lệch phân tích liệu cách khách quan  Dữ liệu thu thập nào? Liệu quy trình nghiên cứu phù hợp có sử dụng khơng? Thậm chí bạn khơng phải nhà nghiên cứu có kinh nghiệm, bạn biết liệu liệu có thu thập cách từ mẫu có tính đại diện đủ lớn  Dữ liệu phân tích nào? Trong chương này, cách phân tích liệu phụ thuộc vào loại liệu thu thập Trong số trường hợp, việc phân tích thích hợp cho nghiên cứu ban đầu, khơng thích hợp cho mục đích cụ thể của bạn  Các liệu có quán với nghiên cứu khác? Khi bạn tìm thấy kết luận chung giống số nguồn tin khác nhau, bạn tự tin với liệu  Dữ liệu có cũ khơng? Dữ liệu thời điểm thu thập khơng ngày Dữ liệu không thỏa mãn năm câu hỏi không nên sử dụng báo cáo của bạn Ở mức tối thiểu, liệu địi hỏi giám sát bổ sung giải thích bạn sử dụng 6.1.3 Thu thập liệu bảng câu hỏi Nếu nghiên cứu của bạn không tìm đủ liệu thứ cấp có chất lượng tốt để bạn đưa định, bạn cần phải thu thập liệu sơ cấp Một khảo sát phương pháp thu thập liệu bảng câu hỏi, điện thoại, email, vấn Bảng câu hỏi (là văn với câu hỏi dùng để thu thập thông tin từ người nhận) phương pháp thường sử dụng nhất nghiên cứu kinh doanh Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 Với chi phí thấp, người nghiên cứu có mẫu đại diện khu vực rộng lớn Bảng câu hỏi gửi qua bưu điện qua email không tốn phân phát chúng đường phố Ngoài ra, việc giấu tên của bảng câu hỏi làm tăng hiệu lực của số phản hồi Khi người trả lời không cần phải nêu danh tính, họ cung cấp cho bạn thơng tin cá nhân, tài cách đầy đủ trung thực Đồng thời, việc khơng có người vấn tránh việc làm lệch kết Cuối cùng, người trả lời trả lời vào lúc thuận tiện Phỏng vấn điện thoại vấn trực tiếp khơng có ưu điểm Tuy nhiên, bất lợi lớn của điều tra bảng câu hỏi tỷ lệ phản hồi thấp người trả lời khơng đại diện cho số đông Một nghiên cứu người phản hồi lại có xu hướng giáo dục tốt, thơng minh, hịa đồng, có địa vị xã hội nhu cầu xã hội cao so với người chọn khơng trả lời Vì vậy, bảng câu hỏi nên sử dụng điều kiện nhất định (Hình 6.6) Hình 6.6: Khi dùng bảng câu hỏi  Khi thơng tin cung cấp cách dễ dàng nhanh chóng Bảng câu hỏi nên chứa câu hỏi có-hay-khơng, câu hỏi lựa chọn, cần điền vào đến hai từ Mọi người có xu hướng khơng hồn thành bảng câu hỏi dài dòng phức tạp  Khi đối tượng mục tiêu đồng Để đảm bảo tỷ lệ phản hồi cao, nghiên cứu của bạn phải làm cho người trả lời quan tâm bạn phải sử dụng ngôn ngữ mà họ hiểu Khá khó khăn để xây dựng bảng câu hỏi hiểu rõ ràng thống nhất người có sở thích, trình độ giáo dục, tảng kinh tế khác  Khi đủ thời gian có sẵn Ba đến bốn tuần thường thời gian từ lúc gửi bảng câu hỏi đến lúc nhận phản hồi, bao gồm theo dõi người không phản hồi (Gửi email câu hỏi tốn thời gian hơn) Một khảo sát qua điện thoại hoàn thành ngày a Xây dựng bảng câu hỏi Do đối tượng mục tiêu có thời gian hạn chế, nên cần chắn câu hỏi bạn hỏi cần thiết Câu hỏi phải thật có ý nghĩa cho việc nghiên cứu nên thu thập Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 thông tin mà bạn thu nhận từ nguồn khác (chẳng hạn thông qua thư viện nghiên cứu trực tuyến) Xây dựng bảng câu hỏi cần tuân theo chuỗi bước Hình 6.7, hướng dẫn bước cần thực để thiết kế bảng câu hỏi hiệu Hình 6.7: Xây dựng bảng câu hỏi Nội dung  Chỉ hỏi thông tin không dễ dàng có nơi khác  Có mục đích cho câu hỏi Hãy chắn tất câu hỏi trực tiếp giúp bạn giải vấn đề đưa định Tránh hỏi câu không quan trọng đơn thuần thông tin hỏi "cho vui"  Sử dụng từ ngữ xác để tránh bị hiểu lầm dùng ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản, cần định nghĩa vấn đề lạ hay khó hiểu  Sử dụng câu hỏi trung lập giải vấn đề cho câu hỏi  Tránh câu hỏi gây tranh cãi, câu hỏi gợi ý câu trả lời cụ thể có chứa thơng tin tìm cách để xác nhận (câu hỏi định kiến), câu hỏi đa diện  Đảm bảo có đầy đủ lựa chọn để trả lời (ví dụ, bảng câu hỏi, có đầy đủ lựa chọn cho câu trả lời) (một phản hồi thích hợp cho câu hỏi) khơng loại trừ lẫn (ví dụ, bảng câu hỏi, câu lặp lại)  Hãy cẩn thận câu hỏi nhạy cảm, chẳng hạn thông tin tuổi, mức lương, hay tơn giáo tín ngưỡng Cân nhắc việc sử dụng phân nhóm rộng cho câu hỏi (thay yêu cầu câu trả lời cụ thể)  Thử nghiệm bảng câu hỏi của bạn với vài người để kiểm tra xem tất câu hỏi có tác dụng dự định Phải sửa đổi cần thiết Sắp xếp  Sắp xếp câu hỏi theo trật tự logic Nhóm câu hỏi theo vấn đề cần giải cụ thể Nếu bảng câu hỏi dài, chia thành nhiều phần  Sắp xếp lựa chọn cho câu hỏi theo trật tự logic số, thời gian, chữ  Cung cấp cho câu hỏi tiêu đề mô tả, hướng dẫn cần thiết, bao gồm hướng dẫn gửi lại bảng câu hỏi Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 Định dạng  Sử dụng định dạng dễ trả lời Dạng câu hỏi đóng ( tích vào phương án câu trả lời đúng) dễ trả lời dễ lập bảng Chỉ sử dụng câu hỏi mở (trả lời tự do) cần thiết  Để tăng khả đối tượng mục tiêu hợp tác trả lời nghiêm túc, đảm bảo bảng câu hỏi của bạn có thiết kế chuyên nghiệp: sử dụng định dạng đơn giản, hấp dẫn cần đọc lại cẩn thận Để thu thập liệu có giá trị đáng tin cậy từ đối tượng mục tiêu của bạn, từ ngữ của câu hỏi phải rõ ràng, xác dễ hiểu Hãy hình dung rằng, bạn phải tiêu tốn thời gian tiền bạc cho bảng câu hỏi sau lại phải đưa định dựa liệu không hợp lệ Bạn người chịu trách nhiệm chất lượng thông tin đưa vào báo cáo phần thuyết trình của bạn - trình thu thập cần phải bắt đầu với câu hỏi trung lập (không thiên vị) Lưu ý rằng, nhà nghiên cứu có kinh nghiệm gặp khó khăn việc phát mơ hồ vấn đề khác bảng câu hỏi của họ Vì thế, trước gửi câu hỏi thức, nên thử nghiệm thí điểm với mẫu nhỏ người trả lời, hoặc, mức tối thiểu, hỏi đồng nghiệp để chỉnh sửa với mắt phê bình Sau đó, bạn thực sửa đổi trước phân phối thức b Viết thư giới thiệu E-mail Hình 6.8 : Soạn thảo Email để thông báo bảng câu hỏi Kết cấu nội dung: Ví dụ: 1/ Xác định người cần gửi To: … 2/ Bắt đầu câu gây ý 3/ Dẫn dắt ý tới thứ liên quan tới người đọc 4/ Nhấn mạnh khảo sát ngắn, bao gồm yêu cầu cụ thể 5/ Cung cấp lí nên tham gia From: … Subject: Thư mời Tham gia vào Cuộc khảo sát Đại học Cornell dành cho Nhà quản trị khách sạn: Nghiên cứu tính hiệu email Như hầu hết nhà quản trị khách sạn, bạn gặp trở ngại việc giao tiếp email Mặc dù hình thức truyền thơng phổ biến nhất, email bị lợi dụng bị hiểu lầm Bằng khảo sát ngắn, muốn giúp người làm quản trị cải thiện cách viết, trả lời, quản lý email Bằng cách chia sẻ kinh nghiệm 10 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 c Lập đề cương báo cáo Đề cương tốt bước hữu ích giúp bạn bao qt điểm trình bày báo cáo, theo thứ tự chủ đề liên quan đến phần lại của báo cáo Nên xem Đề cương phác thảo chỉnh sửa thêm bạn viết báo cáo Các từ ngữ không quan trọng vào thời điểm này; bạn cần xác định chủ đề lớn nhỏ báo cáo Bạn sử dụng bất kỳ kiểu đánh dấu liên kết đánh số thứ tự, dùng chữ cái, dấu ghi cho phác thảo của bạn Các tiêu đề giúp cho người đọc định hướng báo cáo mang lại cho báo cáo thống nhất liên kết cao Khi bạn chỉnh sửa sàng lọc lại đề cương của mình, bạn phải chọn cách diễn đạt thực tế cho tiêu đề định số lượng tiểu mục c1 Tiêu đề thông điệp đề mục chung Báo cáo sử dụng tiêu đề thông điệp (một tiêu đề báo cáo tiêu đề của slide mà xác định kết luận của mục slide (cịn gọi tiêu đề nói chuyện)) nhằm để xác định chủ đề của mục kết luận Ngay sau đề mục mà dạng câu hỏi, người viết thường đưa giải đáp Thông thường hơn, tiêu đề thông điệp xuất tiêu đề slide Cũng sử dụng báo tạp chí, đề mục chi tiết hữu ích cho cấu trúc tổ chức báo cáo trực tiếp, người đọc cần đọc lướt qua tiêu đề (hoặc đề mục của slide) để hiểu kết luận của báo cáo Đối với báo cáo PowerPoint, tiêu đề thường viết câu đầy đủ, kéo dài hai dòng Đề mục chung (là đề mục báo cáo xác định chủ đề của phần mà không đưa kết luận) Các báo cáo theo cấu trúc trực tiếp sử dụng đề mục chung c2 Cấu trúc song song1(Parallelism) Như vừa trình bày, bạn diễn đạt tiêu đềbằng nhiều cách khác Cụm danh từ có lẽ hình thức phổ biến nhất để diễn đạt bạn chọn cụm phân từ, cụmtừ trình bày tắt (mà bỏ qua động từ), trình bày đầy đủ, câu hỏi Bất kể hình thức tiêu mục bạn chọn phải phùhợp với cấp độ của đề mục Nếu đề mục lớn đầu tiên (một tiêu đề cấp một) cụm danh từ, tất đề mục cấp mộtcũng nên cụm danh từ Nếu tiêu đề quan trọng đầu tiên tiêu đề mơ tả tiêu đề cấp khác nên Khi bạn thay đổi cấp độ, bạn chuyển đổi sang 1Parallelism – tạm dịch Luật song hành, hay gọi nghệ thuật cấu trúc song song ( the art of parallel structure) cấu trúc câu – có nghĩa phần tương tự câu phải có cấu trúc, tức phải sử dụng cấu trúc tương tự để diễn tả ý nghĩa tương tự 20 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 dạng khác của đề mục cụm từ tốt hơn, tất đề mục cấp phải tương đồng c3 Độ dài số đề mục Đối với báo cáo văn bản, độ dài phù hợp cho hầu hết đề mục 4-8 từ Các đề mục dài làm mất hiệu của nó, đề mục ngắn gây ấn tượng Tuy nhiên, tiêu đề q ngắn khơng hiệu mang đủ ý nghĩa Tương tự vậy, cần phải lựa chọn số lượng thích hợp của đề mục Đối với báo cáo văn bản, có nhiều tiêu đề làm giảm thống nhất của báo cáo,nó cắt báo cáo nhiều phần, làm cho trơng giống bảng phác thảo phân tích lý luận Tuy nhiên, có q tiêu đềsẽ khiến người đọc chìm vào báo cáo với nhiều đoạn văn dài mà khơng có hội để dừng chừng tập trung vào chủ đề Đối với báo cáo PowerPoint, slide nên trình bày phần riêng rẽ, với tiêu đề cho trình chiếu đề mục Quá nội dung trang làm cho báo cáo nhìn trống rỗng, nội dung nhiều gây nhầm lẫn cho người đọc c4 Cân đối Phải trì cân bên phận của báo cáo Nó khơng cân khimột phần của báo cáo có năm phần nhỏmàphần lại khơng có phần nhỏ Tương tự vậy, bất thường để có phần dài năm trang phần khác chỉdài nửa trang Ngoài ra, phải đảm bảo ý tưởng quan trọng nhất xuất đề mục cấpcao nhất Ví dụ bạn thảo luận bốn tiêu chí cho chủ đề, tất bốn tiêu chí phải mức độ tiêu đề đề-có thểlà đề mục cấp Khi bạn chia phần thành phần nhỏ phải có nhất hai phần nhỏ Nó khơng hợp lý có đề mục cấp hai cấp phần bạn chia đó, phải chia thành nhiều phần 6.2.2 Phác thảo báo cáo Bạn mất nhiều tháng nhiều năm để thu thập liệu, báo cáo cuối chứng nhất để người đọc biết rõ thời gian công sức bạn đầu tư cho dự án Thậm chí khả phân tích khéo léo liệu của bạn trở nên vô nghĩa, trừ văn báo cáo của bạn phải giải thích tầm quan trọng của liệu giúp người đọc tiếp cận định giải pháp giải vấn đề a Soạn thảo phần nội dung Các nội dung của báo cáo bao gồm: giới thiệu; kết quả; tóm tắt, kết luận kiến nghị Như nói trên, kết luận đầu tiên (ví dụ, tóm tắt) cuối báo cáo 21 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 a1 Phần giới thiệu Phần giới thiệu đặt bước đầu cho hiểu biết kết sau Các chủ đề mức độ chi tiết phần giới thiệu khác tùy theo loại mức độ phức tạp của báo cáo mong muốn của người đọc Bạn khơng bao gồm nghiên cứu có liên quan, bạn thêm phần phương pháp (phương pháp thu thập phân tích liệu) Báo cáo PowerPoint bỏ qua phần giới thiệu đầy đủ gộp thơng tin vào phần tóm tắt trang đầu a2 Kết Phần kết phần đóng góp quan trọng của báo cáo phần lớn nhất Mơ tả trình bày phần liệu sơ cấp thứ cấp thu thập Tổ chức phần theo kế hoạch tổ chức báo cáo mà thảo luận trước (theo thời gian, không gian, địa điểm hay theo mức độ quan trọng hay tiêu chí) Sử dụng ngơn ngữ khách quan, trình bày thơng tin rõ ràng, súc tích, xác Hầu hết thông tin dạng số liệu của báo cáo trình bày bảng hình vẽ (như biểu đồ cột, dịng, bánh) Các thơng tin trình bày theo dạng tự giải thích ý nghĩa của nó; nghĩa là, độc giả hiểu số, biểu mà khơng cần đoạn văn bảng giải thích Tuy nhiên, tất bảng số liệu báo cáo nên đề cập giải thích câu chữ Tất liệu tham khảo phải đánh số Hãy cẩn thận với cụm từ "như hình bên dưới" bảng số thực xuất đầu trang sau Tóm tắt thơng tin quan trọng từ bảng biểu Giải thích vừa đủ để giúp người đọc hiểu bảng biểu số, không lặp lại tất thơng tin chứa Chỉ thảo luận liệu có liên quan nhất đến điểm báo cáo, mục quan trọng, tác động, xu hướng, mâu thuẫn, kết không mong đợi, tương đồng khác biệt a.3 Tóm tắt, kết luận, khuyến nghị Độ dài của tóm tắt báo cáo phụ thuộc vào độ dài độ phức tạp của báo cáo Một báo cáo hai trang cần một câu đoạn ngắn để tóm tắt Các báo cáo dài phức tạp nên bao gồm tóm tắt bao quát Bạn cần xem xét lại vấn đề kỹ lưỡng và cung cấp nhìn tổng quan kết Lặp lại điểm lập luận trước trình bày kết luận đề xuất củng cố tính hợp lýcủa kết luận kiến nghị 22 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 Nếu báo cáo của bạn phân tích thơng tin trình bày khơng đưa kiến nghị, bạn đặt tên phần cuối của báo cáo "Tóm tắt" "Tóm tắt kết luận" Nếu báo cáo của bạn bao gồm kết luận khuyến nghị, đảm bảo kết luận bắt nguồn trực tiếp từ phát hiện, kết khuyến nghị, đề xuất xuất phát trực tiếp từ kết luận Dù cách nào, báo cáo nên kết thúc với kết luận rõ ràng Đừng để người đọc phải phân vân liệu trang của báo cáo không b Soạn thảo phần bổ sung Các mục bổ sung có nên đưa vào báo cáo? Tùy thuộc vào độ dài, hình thức, phức tạp của báo cáo, bạn đưa vào phần phụ để bổ sung vào nội dung báo cáo b.1 Trang tiêu đề Cần có trang tiêu đề cho báo cáo văn hay PowerPoint, không cần thiết cho báo cáo đánh máy ghi nhớ dạng thư từ Trang tiêu đề thường bao gồm tiêu đề (và có lẽ tiểu đề mục) của báo cáo, tên công ty logo, tên của người viết báo cáo (và tên của người đọc – chức danh phận), ngày viếtbáo cáo Như ấn tượng đầu tiên của báo cáo, trang tiêu đề nên trông hấp dẫn mời gọi việc đọc b.2 Thư giới thiệu, ghi nhớ Email Trừ bạn đưa tận tay báo cáo cho người đọc, báo báo nên bao gồm trang bìa bao quát ý Cho dù báo cáo thức hay phi thức, bạn sử dụng đoạn hội thoại hay phong cách viết cá nhân để viết lưu ý bao hàm cho báo cáo Viết thư giới thiệu cho báo cáo báo cáo gởi đến người đọc bên ngồi cơng ty dạng văn in; ghi nhớ cho báo cáo nội bộ; và, phổ biến nhất, email (với báo cáo đính kèm) để, người nhận bất kỳ bên ngồi hay bên cơng ty Chuyển định dạng báo cáo của bạn qua file pdf trước đính kèm vào email Bằng cách này, bạn đảm bảo định dạng nội dung của báo cáo Báo cáo chỉnh sửa mà khơng có đồng ý của bạn Trong email (hoặc thưgiới thiệu bảng ghi nhớ), kèm theo tóm tắt của báo cáo Đảm bảo đính kèm báo cáo trước mớithảo luận ngắn gọn thông tin phản hồi hay đề x́t cho báo cáo Có thểtrình bày tổng qt kết luận khuyến nghị của báo cáo (trừ bạn muốn người đọc đọc chứng xác minh cho kết luận khuyến nghị trước) Đề cập ngắn gọn thông tin khác giúp người đọc hiểu sử dụng hiệu báo cáo b.3 Tóm tắt Bản tóm tắt (một phiên ngắn súc tích của phần thân báo cáo, bao gồm giới thiệu, kết quả, kết luận khuyến nghị) Cho dù có số độc giả đọc lướt qua toàn 23 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 báo cáo hầu hết đọc phần tóm tắt cách cẩn thận có số đọc phần tóm tắt Các công ty chuyên thực nghiên cứu ban đầu thường cơng bố miễn phí bảng tóm tắt của báo cáo thu phí rất đắt cho thơng tin, kết luận chi tiết Giống thư giới thiệu, bảng ghi nhớ, email, bảng tóm tắt phần tùy chọn của báo cáo, thường sử dụng cho báo cáo dài vàtrực tiếp Bởi phần tóm tắt giúp người đọc tiết kiệm thời gian, phần nên ngắn toàn báo cáo Hãy xem tóm tắt tài liệu độc lập giả sử người đọc khơng đọc tồn báo cáo, bảng tóm tắt nên bao gồm nhiều thơng tin hữu ích nhất b.4 Mục lục Báo cáo dài với nhiều tiêu đề tiêu đề phụ cần bảng mục lục Trong phần lục lục, cần sử dụng từ ngữ tương tự nội dung của báo cáo Thông thường, phần mục lục trình bày hai ba cấp độ của đề mục phần nội dung có nhiều cấp đề mục Ghi số trang bảng mục lục xác định nơi mà mục bắt đầu Chương trình Microsoft Word có phần mềm hữu ích để giúp bạn làm mục lục tự động Bằng cách này, số trang mục lục tự động cập nhật bạn chỉnh sửa nội dung của báo cáo b.5 Phụ lục Bạn trình bày thơng tin bổ sung tài liệu phụ lục cuối báo cáo Ví dụ, bạn bao gồm của thư giới thiệuvà bảng câu hỏi sử dụng để thu thập liệu bảng biểu bổ sung thơng tin hữu ích cho người đọc không quan trọng để đưa vào nội dung của Đặt tên riêng cho mội phần phụ lục Ví dụ như: “Phục lục A: bảng câu hỏi” “Phụ lục B: Thư giới thiệu” Trong phần nội dung của bài, đánh dấu chữ phần giải thích thêm phụ lục b.6 Tài liệu tham khảo Danh sách tham khảo có chứa tất nguồn tài liệu mà bạn trích dẫn báo cáo Đối với báo cáo in ra, bạn loại bỏ link liên kết đến địa web để văn đơn giản 6.2.3 Triển khai phong cách viết hiệu Một phong cách viết hiệu giúp báo cáo của bạn đón nhận tốt a Lối diễn đạt Không đề cập đến cấu trúc của báo cáo phong cách viết thường khách quan đàm thoại thư giới thiệu hay email Tránh lối nói thơng tục (nhằm gây cười), ý kiến chủ quan, thiên vị cường điệu 24 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 b Đại từ nhân xưng Trong báo cáo, người ta thường sử dụng ngơn ngữ thức/trang trọng, vốn đặt trọng tâm vào thông tin người viết Khi cần bạn nên dùng đại từ nhân xưng thứ ba, tránh sử dụng đại từ nhân xưng ngơi thứ nhất nhì (tơi, anh, ) Tuy nhiên, quan điểm của bạn cần nhấn mạnh sử dụng đại từ “ông/bà/quý vị ”(ngôi thứ hai) cải thiện khả báo cáo đọc, bạn sử dụng đại từ nhân xưng nói Bạn tránh cách thay vụng “người viết” cách sửa đổi câu Thông thường, điều hiển nhiên người viết người thực hành động truyền đạt Sử dụng thể bị động phương thức phổ biến để tránh việc sử dụng đại từ“tơi” báo cáo thức c Thì động từ Sử dụng của động từ (quá khứ, hay tương lai) phải tương thích với thời điểm mà người đọc đọc báo cáo khôngnhất thiết phải thời gian mà bạn viếtbáo cáo Sử dụng q khứ để mơ tả việc xảy cách trình tự để mô tả phát của nghiên cứu khác hồn thành, sử dụng cho kết luận từ nghiên cứu Khi cần thiết nên dùng mạnh để trình bày liệu từ nghiên cứu của bạn Bạn giả định kết nghiên cứu của bạn cịn đúng-nếu chúng khơng cịn bạn khơng đưa vào báo cáo của mình! d Kỹ thuật nhấn mạnh kỹ thuật giảm bớt tầm quan trọng Sẽ không hay tất liệu của bạn đến kết luận? Mà điều rất xảy ra; có, bạn phải đặt câu hỏi tính xác của liệu của bạn Nhiều khả bạn có hỗn hợp liệu phải đánh giá giá trị tương đối của ý cho người đọc báo cáo của bạn Để giúp người đọc hiểu rõ mức độ quan trọng mà bạn xem xét ý, bạn sử dụng kỹ thuật nhấn mạnh phụ thuộc mà học chương thảo luận phát của Sử dụng kỹ thuật nhấn mạnh kỹ thuật giảm bớt tầm quan trọng cho người đọc biết bạn xem điều quan trọng nhất quan trọng nhất mà không ảnh hưởng vô lý đến người đọc Nếu liệu thật dẫn đến kết luận dứt khốt, rành mạch bạn phải cách làm cho kết luận dứt khoát rành mạch Nhưng liệu cho phép có kết luận sơ bạn phải nói Cũng tránh phóng đại kết luận cách sử dụng sử dụng từ mô tả có tính mơ hồ, thơng tin Những từ “rất nhiều”, “liên tục”, “vô số” không xác làm 25 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 cho người đọc đặt câu hỏi kết nghiên cứu, nặng mất lòng tin vào cá nhân bạn e Sự mạch lạc, chặt chẽ Một khó khăn của việc viết bất kỳ tài liệu dài nào, đặc biệt tài liệu soạn thảo theo phần sau ghép lại với nhau, làm cho sản phẩm cuối (văn hoàn chỉnh) đọc trơi chảy mạch lạc, giống trình bày thống nhất công việc chắp vá Vấn đề chí cịn lớn báo cáo nhóm viết mà thảo luận Chương Một cách để đạt gắn kết báo cáo thường xuyên sử dụng mục điểm qua nội dung (giống điểm báo), mục tóm tắt mục chuyển ý Tại đầu phần chính, điểm qua ngắn gọn thảo luận phần Cuối phần, tóm tắt trình bày viết đoạn chuyển ý trôi chảy cho chủ đề Đối với đoạn dài, mục điểm qua nội dung, mục tóm tắt chuyển ý viết cho đoạn riêng biệt; đoạn ngắn cần câu đủ Đừng phụ thuộc vào cấu trúc tiêu đề xem xét mạch lạc, chặt chẽ Báo cáo của bạn nên đọc trôi chảy mạch lạc mà không cần tiêu đề Để đảm bảo tính đa dạng để phản ánh lối viết tinh tế, nên tránh lặp lại từ ngữ xác của tiêu đề phần nội dung chi tiết sau tránh sử dụng tiêu đề phần của phần nội dung chi tiết Luôn giới thiệu chủ đề trước phân chia thành đề mục nhỏ Bạn khơng nên có tiêu đề theo sau tiêu đề khác mà khơng có dòng văn xen vào giữa; chúng gọi kiểu tiêu đề “chồng chất” (Hai tiêu đề liên tiếp mà khơng có dịng văn xen giữa) Trường hợp ngoại lệ của dẫn tiêu đề "Giới thiệu" sử dụng sau tiêu đề tiêu đề phụ của báo cáo) Thay vào đó, sử dụng mục tổng quan cho phần nội dungđó (phần lời giới thiệu trước/điểm sơ qua cho người đọc biết phần nội dung chia thành phần nhỏ nào-và báo cáo có cấu trúc trực tiếp-thì điểm nội dung tiếp sau)để điểm quan cho người đọc biết chủ đề phân chia trước bạn thực vào phân chia phần nội dung Đối với báo cáo có cấu trúc trực tiếp, phần tổng quan làm bật điểm tiếp sau 5.2.4 Chú giải nguồn sử dụng Khi viết báo cáo, thông tin từ nguồn khác bao gồm phải ghi chép lại Nếu bạn không xác định rõ nguồn thông tin, người đọc nghĩ tất ý tưởng của bạn Chỉ rõ nguồn tài liệu bạn sử dụng giúp bạn tránh khỏi trường hợp lúng túng hay hậu tệ hơn: ví dụ trường, bạn bị vi phạm quy tắc viết học 26 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 thuật; nơi làm việc, bạn bị mất uy tín cơng việc số tình khác a Vì phải rõ nguồn trích dẫn tài liệu Khi viết báo cáo, phải rõ nguồn trích dẫn tài liệu cho số lý do:  Để tránh cáo buộc đạo văn  Để ghi nhận đóng góp, cơng lao của nguồn tin gốc  Đểminh chứng tính hợp lệ của việc viết báo cáo với nguồn đáng tin cậy  Hướng dẫn người đọc nguồn để tìm thêm thông tin a1 Đạo văn Là việc sử dụng từ ngữ hay ý tưởng của người khác mà không nguồn Mặc dù quốc gia có luật khác liên quan đến việc sử dụng ý tưởng, viết của người khác quyền từ ngữ tác phẩm, báo cáo luật xem tài sản hợp pháp sử dụng câu văn, từ ngữ mà không đồng ý tác giả coi hành vi trộm cắp a2 Trích dẫn nguồn thơng tin Là xác định nguồn tài liệu bạn sử dụng cách công nhận đóng góp của người khác, đoạn văn hay danh sách tài liệu tham khảo,khi sử dụng câu nói hay ý tưởng của họ Đối với nhiều báo cáo kinh doanh, sử dụng nhất nguồn thông tin thứ cấp hoàn toàn chấp nhận được, bạn phải cung cấp nguồn tài liệu thích hợp xác bạn trích dẫn, diễn giải, tóm tắt cơng trình của người khác b Những cần trích dẫn Tất nội dung từ thơng tin thứ cấp (thông tin hay ý tưởng mà của bạn) phải ghi trích dẫn: báo, sách, trang web, blog, trích dẫn, hình vẽ, vấn Tuy nhiên, bạn khơng cần phải trích dẫn thông tin coi kiến thức phổ biến, thơng tin mà dễ dàng kiểm chứng Nếu vấn đề cịn nghi vấn, cung cấp tài liệu tham khảo lựa chọn an toàn Hầu hết tài liệu tham khảo của liệu thứ cấp để báo cáo phải hình thức diễn đạt lại ý (hay gọi diễn ngữ) Hình thức diễn đạt lại ýlà tóm tắt phát biểu lại đoạn văn theo văn phong, từ ngữ của riêng bạn Trái lại, trích dẫn trực tiếp trích dẫn lại xác từ ngữ, câu văn của người khác Sử dụng trích dẫn trực tiếp (luôn đặt dấu ngoặc kép) dành cho định nghĩa đoạn văn viết rất độc đáo, riêng biệt không dễ dàng để diễn đạt lại 27 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 Diễn đạt lại ý phức tạp xếp lại từ bỏ hay hai từ Thay vào bạn phải cố gắng để hiểu ý tưởng của tác giả sau trình bày lại ngơn ngữ của riêng bạn Khi bạn đạt lại ý, cần thay đổi cấu trúc câu, không sử dụng ba từ liên tiếp bất kỳ từ tài liệu gốc, trừ từ đại diện hay định danh, ví dụ, tên công ty Mặc dù tất nguồn thứ cấp phải ghi trích dẫn nguồn khơng cơng bố (ví dụ, khơng phải tạp chí trang web) khơng cần trích dẫn thức Thay vào đó, cung cấp đầy đủ văn để giải thích nguồn gốc Đơi khi, thông tin tường thuật rất đầy đủtrong văn đó, trích dẫn thức không cần thiết với nguồn thông tin liệu cơng bố Cách trình bày thích hợp nhất có hai nguồn sử dụng báo cáo Sau bạn trích dẫn nguồn thơng tin lần, bạn đề cập lại thơng tin vấn đề lần hay trang mà khơng trích dẫn khác, mà tài liệu tham khảo rõ ràng c Trích dẫn tài liệu gốc Ba hình thức phổ biến trích dẫn ý tưởng, thơng tin, trích dẫn của người khác báo cáo thích cuối trang (footnote),ghi chúở cuối báo cáo (endnote) haytrích dẫn tên tác giả thời gian công bố (author-date reference) Các phương pháp bạn chọn phụ thuộc vào qui định tổ chức, hình thức của báo cáo, người đọc báo cáo trường học, theo hướng dẫn của người hướng dẫn c1 Chú thích cuối trang thích cuối báo cáo Chú thích cuối trang ghi cuối báo cáo yêu cầu chuẩn việc dẫn chứng nguồn tài liệu Đối với tác giả, rất dễ để tạo thích cuối trang ghi cuối chương trình soạn thảo văn Microsoft Word Đối với độc giả, thích cuối trangrất dễ dàng để xem, x́t trang văn tham chiếu Ghi cuối định dạng tương tự thích cuối trang đơn giản thay đổi vị trí của tham chiếu đến cuối Cách rất hữu ích bạn có q nhiều thích trang văn bản, trích dẫn làm cho trang viết của bạn ngắn nhiều trích dẫn Trong trường hợp này, ghi cuối lựa chọnưa thích thiết kế tốt viết dễ đọc Khi bạn sử dụng thích cuối trang, bạn khơng cần trang tham khảo riêng biệt Cách thích cuối trang lựa chọn lý tưởng cho báo cáo văn bản, nhiều tác giả thường sử dụng slide báo cáo PowerPoint lại làm cho slidetrở nên rất lộn xộn Trong trường hợp trang tham chiếu riêng biệt cho báo cáo khuyến khích ưa chuộng c2 Trích dẫn tên tác giả thời gian cơng bố 28 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 Đối với hình thức trích dẫn theo tên tác giảvà thời gian công bố, người viết chèn họ của tác giả năm xuất tác phẩm nghiên cứu vị trí thích hợp của đoạn viết để dấu ngoặc đơn Tồn thơng tin cụ thể trình bày phần Tài liệu tham khảo cuối của báo cáo Được sử dụng theo hai định dạngđiển hình APA MLA3, trích dẫn văn làm dán đoạn mạch văn của đoạn văn Đối với cách thích cuối trang, ghi cuối báo, trích dẫn theo tác giả thời gian cơng bố, có rất nhiều cách tiếp cậnkhác để trích dẫn nguồn gốc của liệu Reference Manual cách đơn giản để xác định tác giả, tên tác phẩm, nhà xuất bản, ngày tháng xuất bản, thông tin khác để đảm bảo với bạn đọc nguồn của bạn sử dụng đáng tin cậy lấy lại cần Dù bạn sử dụng bất kỳ phương pháp nào, định dạng để trích dẫn, phải đảm bảo trích dẫn xác, đầy đủ nhất quán d Sai lệch bỏ sót thơng tin Thật tệ để lại ấn tượng sai lệch, bạn trình bày báo cáo thật Việc hiểu sai lệch thiếu sót xảy sử dụng đoạn trích dẫnkhơng bối cảnh, bỏ qua thông tin có liên quan, bao gồm liệu cực đoan nhất thú vị nhất 6.2.5 Trau chuốt/Hiệu chỉnh thảo Khi bạn hoàn thành thảo báo cáo đầu tiên của mình, tạm nghỉ vài ngày trước tiếp tục chỉnh sửa Điều giúp bạn có nhìn cách thức để diễn đạt ý tưởng của a Rà soát lại thảo Khi bạn rà soát lại thảo báo cáo, không nên cố gắng sửa tất vấn đề lần Thay vào đó, xemđây q trình bước, thảo luận Chương 5: bao gồm rà soát lại nội dung, rà soát lại phong cách, chỉnh sửa lỗi Các bước rà soát thảo báo cáo Rà sốt lại nội dung  Bạn trình bày đầy đủ thông tin để hỗ trợ quan điểm, vấn để chưa?  Bạn loại bỏ hết thơng tin khơng liên quan chưa (khơng quan tâm thú vị hay bạn bỏ nhiều công sức để thu thập thông tin)? APA (American Psychological Association) style: quy tắc trình bày văn học thuật, có quy tắc nêu tài liệu trích dẫn đưa Hiệp hội Tâm lý học Mỹ Có thể tham khảo quy tắc http://apastyle.org/ MLA (Modern Language Association) style: quy tắc trích dẫn Hội Ngơn ngữ đại đưa 29 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019  Tất thơng tin xác chưa?  Các thơng tin có trình bày theo trình tự hiệu hợp lý chưa? Rà soát lại phong cách  Cách dùng từ rõ ràng, đơn giản ngắn gọn chưa?  Bạn sử dụng đa dạng loại cấu trúc câu chưa ?  Các đoạn văn có mạch lạc thống nhất chưa độ dài của đoạn văn hợp lý chưa?  Bạn có trì lối diễn đạt tự tin, chân thành khách quan tổng thể báo không?  Bạn thể rõ phần cần nhấn mạnh hay phần phụ thích hợp chưa? Rà sốt chỉnh sửa lỗi  Bạn có thấy bất kỳ lỗi ngữ pháp, tả, dấu câu, cách sử dụng từ khơng?  Các đồng nghiệp có nhận thấy bất kỳ lỗi mà bạn bỏ qua khơng? b Định dạng báo cáo Các định dạng của báo cáo khoảng cách phông chữ ảnh hưởng đến báo cáo cuối của bạn đọc hay khơng Ví dụ, với bất kể định dạng của báo cáo phải đảm bảo người đọc nhận diện đâu tiêu đề đâu tiêu đề nhỏ Bạn phân biệt tiêu đề cách sử dụng phông chữ khác nhau, kích thước font khác nhau, cách khác in đậm in nghiêng, canh lề theo chiều ngang (lùi vào), màu sắc… Trong Reference Manual, bạn tham khảo thêm ví dụ hướng dẫn cho định chuẩn phổ biến cho báo cáo văn hay báo cáo trênPowerPoint c Đọc rà soát lỗi Bạn phản ứng phát lỗi đánh máy hay lỗi liệu báo cáo Một số nhà quản lý hay khách hàng tiềm của bạn bỏ qua lỗi người đọc khác đánh giá tiêu cực tác giả của báo cáo Sau rà soát thảo, định dạng trang, nên kiểm tra, rà soát lại lỗi của trang Kiểm tra cẩn thận lỗi hình thức Bạn có bỏ dịng trống, trang trống hay phơng chữ, màu sắc 30 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 chữ sử dụng có phù hợp khơng? Để đảm bảo, chạy chức kiểm tra tả lần cuối sau thực tất chỉnh sửa Kiểm tra ngữ pháp trực tuyến xác 100% rất hữu ích Chúng ta sử dụng cơng cụ để kiểm tra thể bị động, độ dài của câu, từ ngữ có sử dụng sai hay khơng, có dấu câu thích hợp hay chưa (ví dụ, có dấu mở ngoặc chưa có dấu đóng ngoặc), câu văn đọc khơng? Sử dụng cơng cụ đó, bạn có để đảm bảo báo đạt tiêu chuẩn cao học thuật cẩn thận Hãy để niềm tự hào của bạn với tư cách tác giả thể khía cạnh của báo cáo Cả hình thức lẫn nội dung Xem lại tồn tài liệu của bạn để đảm bảo bạn trả lời "có" cho câu hỏi Danh mục Rà soátDự thảo báo cáo của bạn Danh mục rà soát Dự thảo Báo cáo bạn Phần giới thiệu  Tiêu đề báo cáocó xác, mang tính mơ tả, trung thực khơng?  Vấn đề nghiên cứu hay mục đích của nghiên cứu có rõ ràng xác khơng?  Có xác định phạm vi của nghiên cứu không?  Tất thuật ngữ kỹ thuật, hay bất kỳ thuật ngữđặc biệt định nghĩa không?  Tất thủ tục thảo luận đầy đủ chi tiết chưa?  Các định gây tranh cãi giải hợp lý chưa ? Kết  Các liệu phân tích trọn vẹn,chính xác phù hợp chưa?  Tất phân tích khơng có thiên vị vàdiễn giải sai?  Các liệu phân tích diễn giải chưa (thảo luận tầm quan trọng ý nghĩa của nó) hay trình bày liệu?  Tất tính tốn xác chưa?  Báo cáo có bao gồm tất liệu có liên quan vàloại trừ tất liệu khơng liên quan khơng?  Có phải tất nguồn tài liệu đềuđược trích dẫn định dạng thống nhất? 31 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019  Các hình ảnh có xác, cần thiết, rõ ràng, kích thước vị trí phù hợp, đặt tên xác chưa? Các phần bổ sung  Phần tóm tắt ngắn gọn, xúc tích tương xứng với báo cáo chưa?  Bảng mục lục xác số trang từ ngữ có đảm bảo giống với tiêu đề sử dụng báo cáo không?  Các tài liệu bổ sung đặt tên trích dẫn báo cáo chưa? Phong cách viết Format  Báo cáo tổng thể có lưu ý đến nhu cầu mong muốn của người đọc chưa?  Bài báo cáo xếp hợp lý chưa?  Các đề mục, tiêu đềcó tính mơ tả khơng, có đảm bảo cấu trúc song song không đánh số thích hợp chưa?  Các phần cần nhấn mạnh phần phụ trình bày cách hiệu chưa?  Các phần nội dung có gồm mục tổng quan, tóm tắt, chuyển tiếp khơng?  Thì của động từ sử dụng phù hợp suốt báo cáo không?  Tất nguồn liệu thứ cấp có trích dẫn đầy đủ cách không ?  Tất phần báo cáo cần thiết trình bày định dạng thích hợp?  Độ dài của báo cáo thích hợp?  Những đoạn văn báo cáo có độ dài thích hợp khơng?  Có tuân theo nguyên tắc thiết kế tài liệu để nâng cao tính hiệu của báo cáo khơng?  Có đảm bảo báo cáo khơng có lỗi tả, ngữ pháp, lỗi chấm câu khơng?  Bài báo cáo tổng thể có tạo ấn tượng tích cực đầu tiên khơng ? Tóm tắt, kết luận, khuyến nghị 32 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019  Từ ngữ sử dụng tóm tắt có phù hợp với từ sử dụng đểtrình bày liệu ban đầu khơng?  Các kết luận có rút từ ví dụ chứng đáng tin cậy khơng?  Phần kết luận có trả lời câu hỏi vấn đề nêu phần giới thiệu không?  Các kiến nghị đưa dựa kết luận có hợp lý khơng?  Báo cáo kết thúc với cảm giác hoàn chỉnh giúp người đọc nhận thấy dựán quan trọng khơng? 6.3 Tổng kết chương 1: Tìm kiếm nguồn thông tin cho báo cáo bạn Tìm kiếm nguồn liệu để bạn đạt mục đích của mình, ví dụ, để giải vấn đề đưa định Bằng cách mổ xẻ vấn đề, bạn xác định nguồn liệu sơ cấp thứ cấp cần thiết để trả lời câu hỏi quan trọng Với nguồn liệu có sẵn, chọn sở liệu thư viện để có nguồn liệu tốt nhất so với bạn tìm thấy tìm kiếm Internet 2: Đánh giá chất lượng nguồn liệu : Chất lượng thông tin Internet rất khác Khi đánh giá tài nguyên web, cần xem xét mức độ uy tín, độ xác độ tin cậy, mục đích/mục tiêu, phạm vi, thời gian lưu hành Khi sử dụng nguồn liệu thứ cấp từ nghiên cứu khoa học, trước hết, xem xét mục đích nghiên cứu, liệu thu thập phân tích nào, nhất quán của liệu với nghiên cứu khác, liệu có khơng ? 3: Khai triển bảng câu hỏi thư giới thiệu : Dữ liệu sơ cấp thu thập nhiều phương pháp khảo sát khác nhau, phương pháp chủ yếu bảng câu hỏi, hỏi qua điện thoại, vấn Cần đảm bảo rằng, tất câu hỏi khảo sát cần thiết, từ ngữ diễn đạt rõ ràng, đầy đủ, không thiên vị Các câu hỏi tổ chức cách hợp lý, cung cấp hướng dẫn rõ ràng, chọn định dạng hấp dẫn Thư giới thiệu email nên có tính thuyết phục giải thích lý mối quan tâm của người đọc để trả lời khảo sát 4: Trình bày thơng tin định lượng : 33 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 Dữ liệu thô chuyển đổi thành thông tin cách phân tích cẩn thận giải thích miêu tả hỗ trợ trực quan Mỗi bảng bạn xây dựng từ liệu thô nên bổ sung diễn giải ý nghĩa của nó, mà khơng tham khảo văn Bảng lập đơn giản tốt Bảng thiết kế thành hàng, cột, dịng, biểu đồ để tăng thêm tính dễ hiểu tính sinh động cho người đọc, nhấn mạnh liệu nhất định, tạo quan tâm, tiết kiệm thời gian khơng gian Tránh trình bày bảng nhiều liệu, lớn, sặc sỡ, phức tạp Hãy xem xét cách tạo infographics để giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt lượng lớn thông tin lớn 5: Diễn giải liệu cho người đọc báo cáo Khơng đơn th̀n phân tích số liệu từ bảng liệu của bạn Ngược lai, bạn cần giải thích điểm quan trọng rút từ bảng, phát chính, xu hướng, mâu thuẫn Tránh làm sai lệch thông tin của bạn Một người viết báo cáo thông tin kinh doanh tài nhà viết báo cáo kinh doanh có đạo đức *** 34 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 ... tiêu đề (và có lẽ tiểu đề mục) của báo cáo, tên công ty logo, tên của người viết báo cáo (và tên của người đọc – chức danh phận), ngày viếtbáo cáo Như ấn tượng đầu tiên của báo cáo, trang... tay báo cáo cho người đọc, báo báo nên bao gồm trang bìa bao quát ý Cho dù báo cáo thức hay phi thức, bạn sử dụng đoạn hội thoại hay phong cách viết cá nhân để viết lưu ý bao hàm cho báo cáo Viết. .. bày kết địi hỏi giai đoạn lập kế hoạch riêng Bạn cần phải định định dạng văn sử dụng, tổ chức nội dung nào, tiêu đề bao gồm báo cáo a Lựa chọn định dạng cho báo cáo Khi bạn hình dung báo cáo,