QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG - TRAO ĐỔI THÔNG TIN MÔI TRƯỜNG - HƯỚNG DẪN VÀ CÁC VÍ DỤ

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 14063 : 2010 ISO 14063: 2006 QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG - TRAO ĐỔI THÔNG TIN MÔI TRƯỜNG - HƯỚNG DẪN VÀ CÁC VÍ DỤ Environment management - Environmental conmmunication Guidelines and examples Lời nói đầu TCVN ISO 14063:2010 hoàn toàn tương đương với ISO 14063:2006; TCVN ISO 14063:2010 Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 207 Quản lý Môi trường biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học Công nghệ công bố Lời giới thiệu 0.1 Trong suốt hai thập kỷ qua, trao đổi thông tin môi trường hoạt động thành tựu trở thành mối quan tâm lớn nhiều tổ chức hoạt động cộng đồng lợi ích chung Chính phủ gắn liền với mơi trường Rất nhiều tổ chức tồn giới phải đương đầu với gia tăng quan điểm tầm nhìn họ đưa nhận định hoạt động, sản phẩm dịch vụ Vấn đề đặt đòi hỏi cần thiết việc lắng nghe mối quan tâm chung, hợp tác quan điểm phần trao đổi thông tin mơi trường Nhiều tổ chức có nhu cầu để tiếp nhận cung cấp thông tin ứng xử với vấn đề, mối quan tâm chương trình mơi trường Đấy ảnh hưởng nhân tố vị trí địa lý phân bố, quy mô loại hình hoạt động khác Sự thúc đẩy hoạt động trao đổi thơng tin mơi trường bao gồm: - Sự quan tâm tổ chức để chia sẻ thông tin thực hành môi trường mình; - Nhu cầu thơng tin người lao động nhà đầu tư, phủ, cộng đồng, khách hàng hay nhà cung cấp, đối tượng có quan tâm - Sự cần thiết để thảo luận với bên hữu quan đặc biệt với nhóm mục tiêu, thơng tin như: mở rộng sở tại, lập nên sở giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ mới; - Sự quản lý rủi ro môi trường; - Yêu cầu quản lý; - Đáp ứng than phiền từ bên hữu quan; - Sự gia tăng đáng kể vấn đề môi trường đề cập đến Trao đổi thông tin mơi trường q trình chia sẻ thơng tin trung thực, có độ tin cậy có hợp tác toàn diện, làm sở để đưa định Q trình trao đổi thơng tin mơi trường làm thay đổi mục đích điều kiện tổ chức đồng thời hình thành nên chuỗi thông tin quan trọng, thiết yếu 0.2 Trao đổi thơng tin mơi trường mang tính rộng so với báo cáo mơi trường Nó có nhiều mục đích hình thức khác Trao đổi thơng tin mơi trường nhóm cơng tác đặc biệt lập kế hoạch Một ví dụ trao đổi thơng tin mơi trường nhóm cơng tác đặc biệt người quản lý tham gia vào kiện hay hoạt động mang tính cộng đồng trả lời câu hỏi Trao đổi thông tin mơi trường lập kế hoạch bao quát từ phạm vi tham gia phần tham gia đầy đủ bên hữu quan, đây: a) Sự trao đổi chiều xảy tổ chức cung cấp thông tin, ví dụ tổ chức phát hành báo cáo mơi trường mà khơng có hội để nêu câu hỏi thảo luận b) Sự trao đổi hai chiều xảy có trao đổi thông tin ý tưởng tổ chức bên liên quan; c) Trong trường hợp tham gia định mà tổ chức phối hợp với bên hữu quan, gồm phản hồi có hiệu ảnh hưởng tới tổ chức và/hoặc cộng đồng 0.3 Sự liên đới với bên hữu quan tạo hội cho tổ chức hiểu vấn đề hàng hóa họ; điều dẫn tới hiểu biết đáng có cho hai bên có tác dụng quan điểm nhận thức Khi làm điều đó, cách tiếp cận cụ thể có LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn thể đạt đến kết thỏa mãn nhu cầu tổ chức bên hữu quan Trong vài trường hợp, hiểu cách thức hành vi bên hữu quan (hoặc nhóm mục tiêu) quan trọng trao đổi thông tin môi trường Q trình trao đổi thơng tin mơi trường hiệu liên quan đến trình tương tác tổ chức bên hữu quan tổ chức, phần chiến lược trao đổi thông tin môi trường tổng thể tổ chức Hình mối quan hệ dịng truyền đạt thơng tin mơi trường CHÚ THÍCH Tiêu đề (chữ đậm đánh số) đề cập Tiêu chuẩn CHÚ THÍCH 2: Những mũi tên đứt đoạn mối quan hệ trao đổi thông tin môi trường với yếu tố khác tổ chức, mũi tên liền mối quan hệ với hệ thống trao đổi thông tin mơi trường Hình 1- Trao đổi thơng tin mơi trường 0.4 Trao đổi thông tin môi trường thường tạo nhiều lợi ích, chẳng hạn như: - Giúp cho bên hữu quan hiểu cam kết mơi trường, sách mơi trường kết hoạt động môi trường tổ chức; - Cung cấp đầu vào/gợi ý nhằm cải tiến kết hoạt động môi trường tổ chức, sản phẩm dịch vụ, tiến triển mang tính bền vững; - Cải thiện hiểu biết nhu cầu mối quan tâm bên hữu quan nhằm củng cố niềm tin đối thoại; - Quảng bá khả thực công việc, thành kết hoạt động môi trường tổ chức; - Nâng cao tầm quan trọng mức độ cảnh báo môi trường nhằm tạo dựng hệ thống văn hóa có LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn trách nhiệm với môi trường giá trị xung quanh tổ chức; - Xác định nhiệm vụ bên hữu quan đánh giá phương pháp tương tác khẩn cấp rủi ro môi trường; - Nâng cao nhận thức bên hữu quan tổ chức - Tăng cường hoạt động xúc tiến thương mại độ tin cậy cổ đông Trao đổi thông tin môi trường vấn đề có tính định, giải tổ chức nào, có hay khơng có hệ thống quản lý môi trường (EMS) Trao đổi thông tin mơi trường chí cịn câu hỏi lớn cho tổ chức nhà quản lý, liên hệ tới giá trị tổ chức Để đảm bảo q trình thơng tin thành cơng, việc cân nhắc đến trách nhiệm thành viên cộng đồng xã hội xác định kỳ vọng môi trường bên hữu quan quan trọng QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG - TRAO ĐỔI THÔNG TIN MÔI TRƯỜNG - HƯỚNG DẪN VÀ CÁC VÍ DỤ Environment management - Environmental conmmunication Guidelines and examples Phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn đưa hướng dẫn cho tổ chức nguyên lý chung, sách, chiến lược hoạt động trao đổi thông tin mơi trường bên bên ngồi Tiêu chuẩn tận dụng cách tiếp cận vững chứng minh việc trao đổi thông tin, làm cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể tồn việc trao đổi thông tin môi trường Tiêu chuẩn áp dụng cho tất tổ chức, quy mơ, loại hình, địa điểm, cấu trúc, hoạt động, sản phẩm dịch vụ có khơng có hệ thống quản lý môi trường Tiêu chuẩn không nhằm để sử dụng tiêu chuẩn kỹ thuật dùng cho mục đích chứng nhận, đăng ký cho việc thiết lập yêu cầu phù hợp với hệ thống quản lý mơi trường Tiêu chuẩn sử dụng kết hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 14000, sử dụng độc lập CHÚ THÍCH Các tiêu chuẩn viện dẫn tiêu chuẩn TCVN ISO 14000 nêu Phụ lục A CHÚ THÍCH TCVN ISO 14020, TCVN ISO 14021, TCVN ISO 14024, TCVN ISO 14025 cung cấp công cụ trao đổi thông tin môi trường hướng dẫn liên quan đến nhãn môi trường công bố môi trường cho sản phẩm Thuật ngữ định nghĩa Trong tiêu chuẩn này, sử dụng thuật ngữ định nghĩa sau: 2.1 Trao đổi thông tin môi trường (environmental communication) Quá trình tổ chức tiến hành nhằm thu nhận thông tin tham gia đối thoại với bên hữu quan tổ chức, để khích lệ chia sẻ hiểu biết vấn đề mơi trường, khía cạnh kết thực mơi trường 2.2 Chính sách trao đổi thông tin môi trường (environmental communication policy) Những nỗ lực định hướng tổng thể tổ chức gắn liền với hoạt động trao đổi thông tin môi trường thường phát biểu thức lãnh đạo cao CHÚ THÍCH: Chính sách trao đổi thơng tin mơi trường sách độc lập phần sách tổ chức 2.3 Chiến lược trao đổi thông tin môi trường (environmental communication strategy) Cơ cấu mặt tổ chức để áp dụng sách mơi trường để xác lập mục tiêu, tiêu trao đổi thông tin môi trường 2.4 Tổ chức (organization) Bất kỳ công ty, tập đồn, hãng, xí nghiệp, quan có thẩm quyền viện, phận hay kết hợp chúng, dù tích hợp hay khơng, cơng tư mà có chức quản trị riêng CHÚ THÍCH: Đối với tổ chức có nhiều đơn vị hoạt động, đơn vị riêng lẻ định nghĩa tổ chức 2.5 Bên hữu quan (interested party) Cá nhân nhóm liên quan đến bị ảnh hưởng từ kết thực môi trường tổ chức LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn [TCVN ISO 14001:2005, 3.13] 2.6 Nhóm mục tiêu (target group) Các bên hữu quan bên lựa chọn tiêu điểm, trọng tâm cáo hoạt động trao đổi thông tin môi trường tổ chức 2.7 Mục tiêu việc trao đổi thông tin môi trường (environmental communication objective) Kết tổng thể trao đổi thông tin môi trường gắn liền với sách trao đổi thơng tin mơi trường mà kết đó, tổ chức tự đặt cho để hướng tới phần chiến lược trao đổi thông tin môi trường 2.8 Chỉ tiêu trao đổi thông tin môi trường (environmental communication target) Những yêu cầu cụ thể kết hoạt động, áp dụng tổ chức, yêu cầu phát sinh từ mục tiêu trao đổi thông tin chúng cần thiết lập, cần đạt để đáp ứng mục tiêu Nguyên tắc trao đổi thông tin môi trường 3.1 Khái quát Điều quan trọng tổ chức phải áp dụng nguyên tắc mô tả cho hoạt động trao đổi thơng tin mơi trường 3.2 Ngun lý 3.2.1 Tính minh bạch Tất bên hữu quan phải nắm trình, thủ tục, phương pháp, nguồn liệu, thỏa thuận sử dụng việc trao đổi thông tin môi trường sở đảm bảo tính bảo mật thơng tin Phải truyền đạt cho bên hữu quan vai trị họ trao đổi thơng tin mơi trường 3.2.2 Tính thích hợp Phải sử dụng hình thức, ngơn ngữ, phương tiện truyền thơng thích hợp với nhu cầu quyền lợi bên hữu quan để cung cấp nội dung trao đổi thông tin môi trường cho họ, tạo thuận lợi cho họ tham gia cách đầy đủ 3.2.3 Sự tín nhiệm Thực việc trao đổi thông tin môi trường cách trung thực công bằng, cung cấp thông tin thật, xác, có thực, khơng dẫn đến hiểu nhầm cho bên hữu quan Sử dụng phương pháp số thừa nhận phục hồi tạo lập thông tin, liệu 3.2.4 Tính phản hồi Phải đảm bảo trao đổi thơng tin môi trường công khai cho nhu cầu bên hữu quan Ứng xử cách đầy đủ kịp thời thắc mắc, lo lắng họ Làm cho bên hữu quan nhận thức câu hỏi lo lắng họ trọng 3.2.5 Sự rõ ràng Đảm bảo ngôn ngữ phương thức tiếp cận trao đổi thông tin môi trường bên hữu quan hiểu đúng, hạn chế mơ hồ, khó hiểu Chính sách trao đổi thơng tin mơi trường 4.1 Cam kết lãnh đạo Lãnh đạo cao tổ chức phải thiết lập, công bố thúc đẩy cam kết sách trao đổi thơng tin mơi trường Chính sách phải qn với nguyên tắc Điều phải công bố cách rõ ràng điều sau đây: a) Cam kết tham gia vào đối thoại với bên hữu quan; b) Cam kết công khai thông tin kết thực môi trường c) Nêu rõ ý nghĩa hoạt động trao đổi thông tin môi trường bên bên tổ chức; d) Cam kết thi hành sách cung cấp nguồn lực cần thiết; e) Cam kết trọng đến vấn đề môi trường cốt lõi 4.2 Xây dựng sách LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Trong xây dựng sách, trách nhiệm quản lý môi trường bên tổ chức phải tương thích gắn với trách nhiệm trao đổi thơng tin nhằm bảo đảm sách gắn liền quán với nguyên tắc, sách giá trị khác tổ chức Tiếp nữa, cấp quản lý phải áp dụng sách, cung cấp đầu vào để chuẩn hóa hồn thiện sách Chính sách trao đổi thơng tin mơi trường không cần phải cụ thể, quan trọng phải truyền đạt tới bên liên quan rằng, tổ chức có hệ thống thơng tin vấn đề mơi trường, khía cạnh mơi trường, tác động liên quan chúng kết hoạt động mơi trường Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị văn hóa tổ chức ln đóng vai trị tảng việc triển khai sách trao đổi thơng tin mơi trường Trong sách, có thể, tổ chức nên đưa cam kết thể đặc trưng văn hóa quốc gia, khu vực hay địa phương hoạt động trao đổi thơng tin mơi trường Những yếu tố quan trọng cần cân nhắc xây dựng sách trao đổi thơng tin mơi trường gồm: - Ngành nghề kinh doanh tổ chức danh mục sản phẩm dịch vụ: - Quy mô tổ chức; - Kết cấu hạ tầng tổ chức; - Vị trí liên hiệp cơng ty, đồn thể: - Chiến lược thị trường quảng bá thương hiệu; - Hiện trạng hệ thống quản lý môi trường; - Xem xét đến khía cạnh tác động môi trường; - Các hoạt động tương tác liên quan khía cạnh sức khỏe, an tồn phương thức tiếp cận phát triển bền vững khác.; - Các yêu cầu luật pháp việc công bố thông tin môi trường; - Các quy phạm, quy tắc ứng xử tự nguyện mang tính quốc tế/quốc gia, khu vực hay địa phương; - Kỳ vọng bên hữu quan; - “Quyền biết” cộng đồng Chính sách phải thơng báo cách thích hợp cho bên hữu quan, bên bên Chiến lược trao đổi thông tin môi trường 5.1 Xem xét chung Lãnh đạo tổ chức phải xây dựng chiến lược để thực sách trao đổi thơng tin mơi trường Chiến lược phải bao gồm mục tiêu trao đổi thông tin môi trường, xác định bên hữu quan, nêu rõ điều cần trao đổi Cam kết lãnh đạo phải gắn liền với nguồn lực thích hợp Tổ chức phải xem xét nguồn lực để xác định khả đáp ứng cách khả thi tốt mong đợi bên hữu quan Sự cân nhắc phải cho thấy rằng, trao đổi thông tin môi trường phần hoạt động mơi trường nói chung tổ chức triển khai với yếu tố khác hệ thống quản lý, sách, chiến lược hoạt động liên quan khác LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Khung hỗ trợ thực hành 1: Xây dựng chiến lược trao đổi thông tin môi trường Khi xây dựng chiến lược trao đổi thông tin mơi trường, câu hỏi hữu dụng: ○ Tại tổ chức lại tham gia vào hoạt động trao đổi thông tin mơi trường mục đích gì? ○ Đâu vấn đề cốt lõi môi trường tổ chức, tác động gì? ○ Vấn đề đề cập mơi trường gì? Thơng tin cần chuyển tải, công cụ: phương thức, kỹ thuật kênh sử dụng để trao đổi thơng tin gì? ○ Phải thời gian để triển khai chiến lược? ○ Làm để nhà quản lý môi trường, bên cá nhân quan tâm tham gia cộng tác đáp ứng vấn đề môi trường Ai chịu trách nhiệm việc trao đổi thông tin môi trường tổ chức ○ Ranh giới địa phương, vùng, quốc gia quốc tế cho chiến lược gì? Một xác định,chiến lược phải lãnh đạo cao phê duyệt sau sử dụng tảng cho hoạt động trao đổi thông tin môi trường tổ chức 5.2 Thiết lập mục tiêu trao đổi thông tin môi trường Tổ chức phải thiết lập mục tiêu môi trường, mục tiêu hữu ích chúng tảng cho chiến lược trao đổi thông tin môi trường cách hiệu Khi thiết lập mục tiêu trao đổi thông tin môi trường, tổ chức nên chắn mục tiêu xếp ngang hàng với sách trao đổi thơng tin mơi trường, có tính đến quan điểm bên bên bên hữu quan, quán với nguyên tắc trao đổi thông tin môi trường Điều Khung hỗ trợ thực hành 2: Xác lập ưu tiên Xem xét tính ưu tiên để xác lập mục tiêu bao gồm: ○ Vấn đề môi trường gắn liền với hoạt động cụ thể, sản phẩm dịch vụ tổ chức; ○ Tuân thủ yêu cầu luật pháp hành yêu cầu khác mà tổ chức chấp hành; ○ Chính sách công ảnh hưởng đến vấn đề môi trường; ○ Cung cấp thông tin thúc đẩy hiểu biết bên hữu quan hoạt động, khía cạnh, tác động kết hoạt động môi trường tổ chức; ○ Đáp ứng kỳ vọng trao đổi thông tin môi trường bên hữu quan, ○ Thiết lập đối thoại tương tác chủ đề môi trường: ○ Hạn chế tối đa xung đột bên trong/bên ngồi tổ chức; ○ Cải thiện tín nhiệm danh tiếng tổ chức; ○ Cải thiện nhận thức cơng chúng hình ảnh mơi trường sản phẩm, dịch vụ môi trường tổ chức; ○ Thúc đẩy đổi sáng tạo môi trường Trong việc thiết lập mục tiêu cho hoạt động trao đổi thông tin môi trường, tổ chức nên cân nhắc kết ưu tiên, cần đạt được, nhằm đảm bảo mục tiêu xác định biểu thị theo cách mà không cần giải thích thêm Ví dụ mục tiêu mối liên hệ chúng với tiêu đưa 6.1.3 Bảng hỗ trợ 5.3 Xác định bên hữu quan Trong việc xây dựng sách trao đổi thông tin môi trường thiết lập mục tiêu, tổ chức nên xác định nội bên bên hữu quan - người thể mối quan tâm tới hoạt động, sản phẩm dịch vụ tổ chức Tổ chức nên xác định bên hữu quan tiềm khác mà tổ chức mong muốn thông tin để đạt mục tiêu tổng thể chiến lược trao đổi thơng tin mơi trường Vì vậy, nhóm mục tiêu xác định cho hoạt động trao đổi thông tin môi trường cụ thể (xem 6.1.4) LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Khung hỗ trợ thực hành - Ví dụ bên hữu quan Một vài ví dụ bên hữu quan mà tổ chức cần cân nhắc đến gồm: ○ Các nhân viên cũ, tại, tương lai đại diện họ; ○ Khách hàng người tiêu dùng; ○ Nhà cung cấp, nhà thầu, người bán buôn, nhà phân phối; ○ đối thủ cạnh tranh; ○ Các cổ đông; ○ Ngân hàng cộng đồng tài chính/đầu tư ○ Các cơng ty bảo hiểm; ○ Các tổ chức đánh giá; ○ Các tổ chức đại diện cộng đồng; ○ Các nhà làm luật; ○ Các nhà quản lý; ○ Các khách người đứng đầu nhóm quan điểm; ○ Dân cư địa phương/ láng giềng cộng đồng; ○ Các cộng đồng có liên quan với chuỗi cung ứng công ty; ○ Trường học, viện nhà nghiên cứu; ○ Các chuyên gia liên quan đến vấn đề môi trường; ○ Các tổ chức truyền thơng,và ○ Các tổ chức phi phủ 5.4 Xem xét vấn đề nguồn lực Hoạt động trao đổi thông tin môi trường tổ chức phụ thuộc vào nguồn lực có Chiến lược trao đổi thông tin môi trường cần bao gồm phân bổ nguồn lực người, kĩ thuật tài chính, định trách nhiệm quyền hạn vạch hành động Kinh nghiệm nhân viên nhu cầu đào tạo cần xem xét Hoạt động trao đổi thông tin môi trường 6.1 Lập kế hoạch hoạt động trao đổi thông tin môi trường 6.1.1 Khái quát Các tổ chức đảm nhận phạm vi hoạt động trao đổi thông tin môi trường việc thi hành sách trao đổi thơng tin mơi trường Trong việc thúc đẩy mục tiêu chiến lược trao đổi thông tin môi trường, hoạt động trao đổi thông tin môi trường cụ thể cần phải triển khai, có tính đến vấn đề mơi trường, ranh giới địa lý bên hữu quan LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Khung hỗ trợ thực hành 4: Lập kế hoạch hoạt động trao đổi thông tin môi trường Trong việc lập kế hoạch hoạt động trao đổi thông tin môi trường tổ chức nên xem xét câu hỏi sau: ○ Hoạt động có qn với ngun tắc trao đổi thơng tin mơi trường Điều sách tổ chức hay khơng? ○ Nếu thích hợp, hoạt động có nâng cao trao đổi thơng tin hai chiều hay khơng? ○ Các hoạt động có thúc đẩy đồng thuận với bên hữu quan hay khơng? ○ Những hoạt động có đem đến hội để tiếp cận tương tác với nhóm mục tiêu có khả giải mối quan tâm họ hay không? ○ Hoạt động có đem đến hội để giải sâu nhiều vấn đề hay khơng? ○ Hoạt động có tập trung vào vấn đề chủ chốt không? ○ Hoạt động có cung cấp thơng tin định sẵn cho nhóm mục tiêu khơng? ○ Hoạt động thực thi khơng? ○ Hoạt động có giúp việc chuyển giao thơng tin với mức chi phí tương đối thấp khơng? ○ Hoạt động dàng cập nhật khơng? ○ Tính hiệu hoạt động đo khơng? ○ Hoạt động có phải phương tiện tốt cho giáo dục khơng? ○ Hoạt động có tạo bầu khơng khí có tính xây dựng khơng? ○ Hoạt động có phải cách thức hiệu để phổ biến làm tăng nhận thức công chúng hay khơng? 6.1.2 Phân tích tình Việc phát triển hay cải thiện hoạt động trao đổi thông tin môi trường bắt đầu với việc nhận thức bối cảnh việc trao đổi thông tin Trong việc phân tích tình huống, vấn đề mà tổ chức cần xem xét bao gồm: a) Các hoạt động cam kết trao đổi thông tin môi trường thời; b) Xác định hiểu vấn đề quan ngại bên hữu quan; c) Kỳ vọng cảm nhận bên hữu quan tổ chức đó; d) Nhận thức môi trường bên hữu quan, cộng đồng địa phương e) Các phương tiện hoạt động truyền thông chứng minh có hiệu việc trao đổi thơng tin bên hữu quan hoàn cảnh tương tự; f) Xác định lãnh đạo tinh thần ảnh hưởng họ vấn đề liên quan đến trao đổi thông tin môi trường; g) Hình ảnh tổ chức trước cơng chúng vấn đề cụ thể; h) Những triển khai xu hướng vấn đề môi trường liên quan đến hoạt động, sản phẩm, dịch vụ cụ thể tổ chức; i) Những hàm ý kinh tế tài chính; j) Tri thức nhận thức giá trị văn hóa bên hữu quan Có nhiều cơng cụ để hỗ trợ việc phân tích tình Các ví dụ tìm (Bảng 1) Việc phân tích tình dẫn đến việc sửa đổi mục tiêu trao đổi thơng tin mơi trường Khi đánh giá tình hoạt động trao đổi thông tin môi trường, việc cân nhắc chi phí tiềm ẩn hậu việc không trao đổi thông tin quan trọng Những điều hiển nhiên, chi phí lớn việc trao đổi thơng tin mơi trường dài hạn gây chi phí khác cho tổ chức, chẳng hạn như: hủy hoại danh tiếng Những ví dụ sau làm bật ý nghĩa tình VÍ DỤ Trường hợp 1: Chi phí việc KHƠNG thực trao đổi thông tin môi trường Một người quản lý thừa nhận đưa định đốt nhiên liệu lỏng thứ cấp nguy hại phân LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Kh www.luatminhkhue.vn xưởng khơng trao đổi kỹ lưỡng với cộng đồng, kết tạo khủng hoảng Tổ chức không lường trước phản ứng mà họ phải đón nhận khơng phân bố đủ nguồn lực để tham vấn trao đổi thông tin trước Mối quan hệ vận hành tốt đẹp suốt 90 năm tổ chức cộng đồng bị tan rã nhanh chóng Người quản lý ước tính dành hầu hết thời gian hai năm để cố gắng tái thiết lập mối quan hệ Chi phí tổ chức bao gồm tiền lương anh ta, thời gian nhân viên khác phải gặp gỡ loạt bên hữu quan khơng tính chi phí liên quan đến tổ chức gặp gỡ công chúng phát hành thơng cáo báo chí thơng cáo phương tiện truyền thông khác Một hệ khác nỗ lực việc hình thành ủy ban liên lạc cộng đồng bao gồm công dân đòi hỏi cách liệt việc sử dụng nhiên liệu thay Tổ chức nhà quản lý sử dụng ủy ban bảng thông báo trước đưa định Sau năm năm, tin tưởng tái lập CHÚ THÍCH: Để biết thêm thông tin, xem Thư mục tài liệu tham khảo [8] 6.1.3 Thiết lập tiêu trao đổi thông tin môi trường Một tổ chức cần phải định dự định đạt điều từ hoạt động trao đổi thông tin môi trường Chỉ tiêu cần thiết lập quán với mục tiêu trao đổi thơng tin mơi trường phải cụ thể, đo lường được, đạt được, thực tế có thời hạn Điều cho phép tổ chức đánh giá hoạt động trao đổi thông tin mơi trường xác định tiêu có đạt hay khơng Khung hỗ trợ thực hành 5: Ví dụ mục tiêu tiêu Mục tiêu: Đạt chấp thuận thay đổi quan trọng sở sản xuất dựa thảo luận với cộng đồng Chỉ tiêu: ○ Tiếp cận 90% hộ lân cận để phát tài liệu giải thích ngắn gọn thay đổi tác động môi trường; ○ Đạt 75% chấp thuận khảo sát cộng đồng; ○ Kết luận nỗ lực thông tin ba tháng trước bắt đầu thực thi thay đổi đề xuất Mục tiêu: Nâng cao nhận thức khách hàng kết thực môi trường tổ chức Chỉ tiêu: ○ Tiếp cận 80% số lượng người mua sản phẩm cụ thể; ○ Nhận phản hồi từ 65% khách hàng mua sản phẩm cụ thể, nhận thức họ kết thực môi trường tổ chức; ○ Kết luận nỗ lực thông tin hai tháng trước cho báo cáo bền vững cuối Mục tiêu: Cải thiện kết thực môi trường chuỗi cung ứng cách trao đổi thông tin mục đích, mục tiêu tiêu mơi trường tổ chức đến nhà cung ứng, theo dõi xem thay đổi từ phía nhà cung ứng cải thiện kết thực môi trường chia sẻ thông tin cải tiến Chỉ tiêu: ○ Tiếp cận 95% nhà cung cấp nguyên liệu thô 65% nhà cung ứng hạng mục tiêu thụ: ○ Thu hồi phiếu câu hỏi từ 100% nhà cung ứng nguyên liệu thô 85% nhà cung ứng hạng mục tiêu thụ; ○ Đưa kết luận phép thay đổi trình mua hàng với thời gian định 6.1.4 Xác định nhóm mục tiêu Trong việc lập kế hoạch hành động trao đổi thông tin môi trường, tổ chức cần xác định nhóm mục tiêu số bên hữu quan Trao đổi thơng tin tốt liên quan tới loạt nhóm mục tiêu khả thi, khơng nhóm tổ chức ưu tiên hay nhóm mục tiêu có nguồn lực thích đáng cho tổ chức tự thể Khơng có bất thường để nhận biết xung đột quyền lợi nhóm mục tiêu Kết hoạt trao đổi động thông tin môi trường cần giải đáp ứng nhu cầu khác thường xung đột từ nhóm mục tiêu, cụ thể nhóm có ảnh hưởng nhóm tác động tiêu cực tới kết hoạt động trao đổi thông tin môi trường LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Khi thực thi hoạt động trao đổi thông tin môi trường, tổ chức nên tìm hiểu để kỳ vọng cảm nhận nhóm mục tiêu kết thực môi trường tổ chức Một cách đơn giản nhất, đối thoại trực tiếp nhóm mục tiêu tổ chức tạo phản hồi cần thiết Nếu tổ chức tìm kiếm đầu vào từ nhóm mục tiêu, cần giải thích lại tìm kiếm thơng tin dự định làm với thơng tin thu thập 6.1.5 Xác định phạm vi địa lý Đối với hoạt động trao đổi thông tin môi trường, tổ chức nên định rõ vùng địa điểm mà tổ chức tập trung hoạt động trao đổi thông tin môi trường đó, chỗ khác nhau, với ngơn ngữ, văn hóa thói quen khác nhau, ảnh hưởng tới nhu cầu cảm nhận công chúng tổ chức Trọng tâm hoạt động trao đổi thông tin môi trường cụ thể trải từ cộng đồng địa phương đến tồn cơng chúng, xa sở hay văn phịng tổ chức Một tổ chức liên quan đến việc giải vấn đề môi trường cụ thể nhiều phạm vi địa lý Ví dụ, phát thải khí nhà kính bao trùm báo cáo môi trường với trọng tâm cấp độ địa phương, vùng, quốc gia hay quốc tế Các loại thơng tin khác yêu cầu hoạt động trao đổi thơng tin mơi trường này, thơng tin chung phải diễn đạt cách khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu tham gia bên hữu quan 6.1.6 Xác định thông tin môi trường Tổ chức nên lường trước vấn đề môi trường mà bên hữu quan lo ngại Điều giúp trọng việc thu thập thông tin tác động mơi trường tính sản phẩm, dịch vụ, trình hoạt động Dựa tiêu xác lập cho hoạt động trao đổi thông tin môi trường, liệu thông tin định lượng định tính thích hợp lựa chọn hay tổng hợp Thơng tin cần liên kết với tiêu chuẩn hướng dẫn hành kết thực môi trường báo kết thực môi trường Khung hỗ trợ thực hành - Ví dụ nguồn thông tin cho hoạt động trao đổi thông tin mơi trường Có nhiều nguồn loại hình thơng tin sẵn có hầu hết tổ chức, đặc biệt tổ chức có hệ thống quản lý môi trường TCVN ISO 14001, bao gồm: ○ Thông tin chiến lược tổ chức hàm ý mơi trường thơng tin; ○ Các sách môi trường, đo lường kết hoạt động thực hành quản lý, có sẵn hệ thống quản lý môi trường tổ chức; ○ Danh mục khía cạnh tác động mơi trường hoạt động, sản phẩm dịch vụ; ○ Đánh giá vòng đời sản phẩm dịch vụ; ○ Dữ liệu tài liệu khác dùng cho nhãn môi trường công bố môi trường; ○ Danh mục báo môi trường; ○ Dữ liệu từ đánh giá kết thực môi trường; ○ Thông tin thu thập thường xuyên ngẫu nhiên, ví dụ báo cáo từ sở đặt vùng cụ thể, báo cáo từ chi nhánh (cho công ty mẹ), báo cáo nghiên cứu, sổ liệu theo dõi, kiểm soát đo lường báo cáo phân tích vv… ○ Báo cáo điều chỉnh thường kỳ; ○ Hồ sơ tuân thủ yêu cầu luật pháp áp dụng yêu cầu khác mà tổ chức tham gia; ○ Kế hoạch, hồ sơ hướng dẫn ứng phó tình khẩn cấp ứng phó với cố; ○ Sổ tay hướng dẫn hồ sơ đào tạo nhân viên sử dụng an toàn vật liệu; ○ Hồ sơ cấp nghiệp vụ nhân viên tổ chức chịu trách nhiệm vấn đề môi trường (quản lý, kỹ thuật viên, chuyên gia); ○ Dữ liệu tài chính, kế tốn liên quan; ○ Thơng tin từ hoạt động tiếp xúc cộng đồng Đôi khi, thơng tin sẵn có tổ chức không tồn dạng phù hợp cho hoạt động trao đổi thông tin môi trường tổ chức để đối thoại với nhóm mục tiêu khơng hiểu kĩ thuật Thơng tin sử dụng để chuẩn bị tài liệu văn kiểu truyền LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn a) Xem xét khía cạnh hành vi mối quan tâm xã hội, văn hóa, giáo dục, kinh tế trị nhóm mục tiêu; b) Sử dụng ngơn ngữ thích hợp; c) Sử dụng hình ảnh trực quan qua phương tiện truyền thông phù hợp, d) Nhất quán với cách tiếp cận chọn phù hợp với thông tin khác vấn đề môi trường tổ chức truyền đạt Một tổ chức mong muốn kiểm tra ý nghĩa thông tin cung cấp trước truyền đạt tới công chúng Nghiên cứu dư luận mà trọng vào việc kiểm tra thông tin cung cấp hỗ trợ xác định khu vực cần có giải thích làm rõ vấn đề cốt lõi, câu hỏi cần đề cập tới, vv Bảng đến Bảng cung cấp chi tiết công cụ cách tiếp cận cho việc trao đổi thông tin Bảng - Phương pháp công cụ trao đổi thông tin văn Kĩ thuật Mô tả Điểm mạnh Điểm yếu Lưu ý Các trang web Các phương tiện Tiềm Các công ty thường Luôn giữ yêu cầu truyền thơng điện tử, tìm nhiều xun đưa cơng nghệ máy tính tiếp cận trực người thông tin quảng cáo mức độ thấp- khơng tuyến đến tồn vấn đề (và để giới thiệu phải tất người bên hữu quan đề xuất trang web có phần cứng máy Có thể bao gồm thông tin định sẵn) họ, bỏ lỡ tính báo cáo, tài liệu giáo Cập nhật dễ dàng, hội cho hoạt Không cần đắt, khoa tải với hiệu trao động tương tác trả lời câu hỏi xuống từ trang web đổi thông tin hai (như: nhận phản hồi trang web cách hay đường dẫn chiều tiềm từ khách hàng, tiện lợi, với số điện tới trang web lớn đoạn video, liệu thoại đưa người sử dụng thực tế, email) cho yêu cầu tìm đưa kiếm cụ thể chi tiết phản hồi tới tổ chức Báo cáo mơi trường hay báo cáo tính bền vững Trình bày cách Có hội để đề tồn diện cam cập sâu đến kết kết thực vấn đề đa số vấn chiều Phương đề cốt lõi Trích dẫn pháp để hay tóm tắt xây dựng độ tin báo cáo cậy tín đưa nhiệm Tạo tính thơng tin khác tổ minh bạch nội chức, ví dụ báo tất vấn đề cáo tài liên quan tổ chức Phải khó khăn để Đề cập đến quan tạo báo tâm bên liên cáo loại quan bên thường khơng ngồi tổ chức cập nhật Gồm thơng tin thường xun Có khó khăn thất bại thể cung cấp thơng thành công tin theo dạng mà không cho phép so Các tiêu chuẩn sánh với tổ chứcchỉ báo báo cáo theo tương tự Có thể đặt chuyên ngành phù hợp kỳ vọng cần sử dụng để phân phát báo tạo thuận lợi lập giá trị cáo hàng năm ngưỡng môi Tài liệu văn Báo cáo/sách nhỏ: Có thể bao quát Có thể bị hiểu sai, Vấn đề cần phải in (cácdạng tóm tắt ngắn vấn đề đơn lẻ có thơng nghiên cứu lại báo cáo, tờ gọn sở cần thiết tin đưa Sử dụng ngôn ngữ tin ) dự án cụ thể, Tương đối rẻ đơn giản vấn đề cốt lõi nhanh chóng Khơng có phản hồi để người Sử dụng ảnh đưa trực tiếp tham gia đồ, phải khách quan Có thể thơng báo Có thể gây khó khăn Tờ tin: Cập nhật Đưa vào danh sách cho nhiều người việc phân phát hoạt động tên, số điện thoại vùng hẻo sở, thơng báo Tờ tin có địa Khả đọc lánh trì liên kết với hiệu cho viết vấn đề, bên hữu quan hữu quan, nội tranh đồ bên hỗ trợ Bảng (tiếp theo) LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê Kĩ thuật www.luatminhkhue.vn Mô tả Điểm mạnh Các nhãn Sự mơ tả ý nghĩa Có thể thơng báo thông tin vấn đề môi cho khách hàng sản phẩm/ trường kết thuộc tính mơi dịch vụ hợp với dịch vụ trường sản phẩm Trong sản phẩm công bố trường hợp dịch vụ sản phẩm, đính kèm với sản phẩm có sẵn riêng biệt Áp phích/ Trưng bày Thư tín Điểm yếu Lưu ý Có thể gây nhầm lẫn thơng tin trình bày dạng ngắn gọn Hình thức nội dung nhãn mơi trường cho sản phẩm phù hợp với yêu cầu TCVN ISO 14020, TCVN ISO 14021, TCVN ISO 14024, TCVN ISO 14025 Việc mô tả Đưa thông tin Chỉ đưa thông dự án, làm bật tổng quan chi phí tin, nhiều vấn đề tương đối thấp nhận lại thông tin dựng lên Nhiều người xem nơi cơng cộng số có người khơng tham gia Thư tín vấn đề cụ thể từ/đến tên cá nhân cụ thể Giữ điểm chính, sử dụng hình ảnh đồ, cập nhật đặn Quảng cáo trưng bày, cung cấp thơng tin số điện thoại liên hệ Có thể đề cập đến Có thể q bình Trình độ đọc nhu cầu thường người nhận thư bên hữu quan Đôi không phù Dễ tạo lý lẽ Nhanh chóng hợp cách thức dễ thực trao đổi thông tin phức tạp Thư điện tử Phương pháp gửi Chi phí tương đối (email) thông tin rẻ cách tin nhắn điện tử dễ dàng để người gửi Mang đến hội có tin nhắn thông thể gửi tin Nhanh phổ điện tử tài biến thông tin tức liệu xuất thời Khơng phải Khi đính kèm tài liệu, có điều kiện có máy cần đảm bảo tính khả người nhận có khả để tiếp cận với e- tiếp cận với mail phần mềm tương thích Những tin nhắn bị xóa trước đọc Là hội để đạt người nghĩ số lượng chúng khơng quan người lớn (nhiều) trọng cách nhanh chóng Bảng (kết thúc) Kĩ thuật Mô tả Điểm mạnh Điểm yếu Lưu ý Các phương Giải thích nét đặc Có thể đến tiện truyền trưng dự án với lượng lớn độc thông/những sở giả báo đặc Tiện dụng cho trưng công chúng Chắc chắn bị tờ báo biên tập lại nên có phần thật đề cập Phương tiện truyền thơng địa phương khắp nước yêu cầu cách tiếp cận khác nhau, phong cách mức độ chi tiết Các phương tiện truyền thơng/ tín hiệu tin tức Phương tiện truyền Tránh việc diễn thông không bao giải sai kết thực quát trừ môi trường mục tin cho tổ chức đáng để quan tâm Chắc chắn bị Ở vùng xa xôi, hẻo lánh, Có thể dễ dàng làm nước phát tài liệu để giáo dục triển, báo chí khơng sẵn có khơng phổ biến rộng rãi Thơng tin chuẩn bị phân bổ tới phương tiện truyền thơng theo mục đích sử dụng Một phương pháp hiệu tương đối rẻ để đạt quan tâm phổ biến dư luận LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê Kĩ thuật Mô tả www.luatminhkhue.vn Điểm mạnh Điểm yếu Lưu ý biên tập lại cho phù hợp với đường hướng Phương tiện truyền thông/quảng cáo Trả tiền cho nội Có thể đến dung quảng bá, ví với lượng lớn độc dụ quảng cáo trực giả tiếp báo chí hay tài trợ cho đoạn- trang môi trường trang báo tờ báo địa phương Chi phí cao, có thể tồn khoảng thời gian Cơ hội mô tả vấn đề phức tạp bị hạn chế Trình bày sơ lược xuất phẩm/ chương trình phạm vi quảng cáo cho độc giả xem Bảng - Phương pháp cơng cụ trao đổi thơng tin lời nói Kĩ thuật Mô tả Điểm mạnh Điểm yếu Lưu ý Gặp gỡ cơng chúng Cách thức để trao Được nhìn nhận Sự trao đổi qua Tốt sử đổi thơng tin trình tư vấn hợp lại bị hạn dụng sau hoạt động bày quan điểm pháp chế, không đảm nhỏ (phỏng vấn, bảo việc tất nhóm trọng tâm) để biết Đề cập đến chương Thông tin cung ý kiến trước phản ứng trình nghị cấp tới nhiều người lắng nghe bên hữu quan Quảng cáo khía cạnh dự dân với chi phí thấp tốt cho gặp gỡ án Bao gồm việc Có thể trở thành Người dân ln sẵn thuyết trình câu đấu ầm Các nhân viên cần chứng lòng tham gia hỏi- trả lời câu hỏi ĩ cảm xúc tỏ có kinh nghiệm Sử Tại họp dụng chủ tọa độc lập Tiếng nói thức văn và/hoặc người điều tiết thiểu số bản, tuyên bố thời chiếm ưu gian định Phỏng vấn bên hữu quan/ tiếp xúc cá nhân Nói chuyện với người nhà, văn phòng họ nơi trung lập Thông tin trao đổi Khó khăn để xác chiều định tất bên hữu quan Mọi người có cảm giác lắng Bị ràng buộc thời nghe gian Những vấn đề cụ thể Khơng có cảm giải giác cộng đồng Cuộc nói Đơi cịn có chuyện trung thực cảm giác khơng tạo nên tin thoải mái, đe cậy Các dọa Đôi vấn hỗ trợ xáckhơng có phù định vấn đề cốt lõi hợp văn hóa liên quan thiết lập mối quan hệ Các nhóm Gặp gỡ với trọng tâm nhóm nhỏ bên hữu quan với trình độ giống (văn phịng phủ hay địa thường trú) để trao đổi chủ đề riêng biệt Xác định cá nhân đại diện cho loại hình bên hữu quan- người bị ảnh hưởng hoạt động cụ thể Ngoại trừ việc vài người mong muốn trình bày chuyên nghiệp Tốt tính đến ảnh hưởng bên hữu quan Gặp gỡ địa điểm thuận tiện cho bên hữu quan Cho phép trao đổi ý Tốn thời gian để Thường sử dụng kiến cách tự do, điều hành sau vài người tham nhóm trọng tâm vấn ban đầu với bên dự cảm thấy với tất bênhữu quan để xác định vấn thoải mái với hữu quan đề phát sinh người địa vị với Ln có đồng trí quan điểm hầu hết vấn đề quan trọng Bảng (tiếp theo) LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê Kĩ thuật Mô tả www.luatminhkhue.vn Điểm mạnh Điểm yếu Lưu ý Khảo sát Các câu hỏi sử Hữu ích để sử dụng dụng với bên cơng ty lập kế hữu quan (có thể hoạch để thiết lập điều hành thân tổ chức độc lập cộng đồng cần thiết) để tập thay hợp thông tin đổi lớn chuyên đề dân số học từ trình hoạt phản hồi động cân vấn đề mối quan nhắc xem xét tâm họ Cũng tốt cho việc cập nhật vài khoảng thời gian định kỳ (ví dụ năm lần) Các khảo sát có Các khảo sát thể cần nhiều lao điều khiển trực tiếp vượt động phụ thuộc qua việc dùng điện vào tính chất thoại phức tạp Chúng câu hỏi, cách đặt chuyển thành văn câu hỏi (riêng từ hình thành qua qua trang internet web), số lượng mẫu số lượng quy mô vị trí địa lý địa phương chọn lựa Ngày hội thông tin, gặp gỡ khách hàng, video Nhà tiếp đãi thường Cho phép tiếp xúc Cho nhiều Phải quảng bá tốt tổ chức trực tiếp nhận Nhân viên phải lựa trung tâm, địa điểm Mang lại hội để Chi phí đắt chọn kỹ công cộng, mang chỉnh sửa thông tin hơn, tốn nhiều lại hội cho Quản lý dự án phải có sai lệch thăm dị thời gian người để hỏi thảo mặt vấn đề nhân viên luận vấn đề Các vấn đề nảy sinh phải Ngày hội thông tin có Có thể hữu ích để Đưa vào kiến thể kết hợp với đến với bên liên thức kỹ ghi nhận tham quan quan bên nhân viên Nhân viên khơng nên biện sở nhằm tạo cho bên ngồi tổ chức hộ mà ý lắng nghe ý công chúng hội kiến bên hữu xem đưa quan câu hỏi Video sử dụng cho kiện để giải thích hoạt động sở Bảng (tiếp theo) Kĩ thuật Mô tả Điểm mạnh Tham quan du lịch với trọng tâm môi trường Các chuyến tham quan dành cho nhóm mục tiêu, đến khu vực phương tiện gắn với quyền lợi tổ chức Tạo hội gặp gỡ trực tiếp nhân tổ chức với người tham gia Có thể diễn giải cơng việc mối quan hệ với công chúng, khía cạnh tốt Để có hội chỗ phô bày Và bị cho thấy hoạt hạn chế số động môi trường lượng người đến tổ chức tham gia Các thăm quan nên đụng tới vấn đề liên quan trực tiếp gắn với sản phẩm, trình hoạt động tổ chức vấn đề liên quan đến kinh doanh tổ chức Hội thảo, hội nghị, kiện đối thoại Đây hội cho danh sách bên hữu quan để thảo luận vấn đề, ý tưởng thứ liên quan Rất suất Có thể bị tốn nhiều hữu ích việc thời gian cho tổ đạt tới trí chức để đảm bảo vấn đề ưu tiên kết hợp tốt cao bên hữu quan Thường có hiệu để đăng cai kiện sau vấn nhóm trọng điểm đưa thơng tin loại hình vấn đề nảy sinh Phương Các chương trình tiện truyền ngắn gọn thường thơng/ nhắm đến việc thảo vấn luận phản hồi Điểm yếu Lưu ý Dễ dàng đến Không thể điều Duy trì rõ nghĩa, với nhiều người khiển câu hỏi mạch lạc đơn giản đưa Trừ thông điệp phi đài phát Đưa LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Kh Kĩ thuật Nhóm tư vấn cơng dân hay nhóm liên lạc cộng đồng Mô tả www.luatminhkhue.vn Điểm mạnh Điểm yếu Lưu ý vấn đề hẹp trọng vào cho phép thính giả vấn định gọi điện, cho thật khó để có thú vị cộng đồng loại hình trao đổi cụ thể Nhóm tạo thành Điều tra vấn từ người bên đề, đưa đề xuất tổ chức, Trao đổi thông tin với nhiều mối quan hai chiều Chỉ tâm khác tổ chức sẵn thành thạo, phù hợp lòng làm việc với để đưa thông người, giúp báo định kỳ cho trì rõ ràng tổ vấn đề môi trường, chức cộng theo quan điểm đồng bên hữu quan Chỉ có quyền hạn định Có thể khơng đại diện cho tất quyền lợi mức độ thành thạo chuyên môn khác Phải đại diện hết phạm vi quan tâm Vai trị thẩm quyền nhóm phải xác định rõ ràng Bảng (tiếp theo) Kĩ thuật Mô tả Điểm mạnh Mang lại hội cho bên hữu quan đề xuất câu hỏi nhận phản hồi lại cách rõ ràng sản phẩm Điểm yếu Lưu ý Bộ phận hỗ trợ Tư vấn qua điện thoại thơng tin có sẵn cho bên hữu quan khía cạnh mơi trường sản phẩm khác Các gọi có Nhân viên phải thể bao quát đào tạo tốt vấn đề Người gọi thông tin điện khơng đầy đủ khía phải lúc cạnh môi trường tâm nghe hoạt cách cẩn thận để động sản phẩm trả lời, mà dịch vụ tổ dễ bị hiểu sai chức Nếu đáp lại câu hỏi khó, đơi tốt gọi điện lại đề nghị trả lời văn Các nhóm trình bày Nói chuyện với Các nhóm Có khả gây Sử dụng để phát bên hữu quan, chọn làm phản ứngtriển mối quan thường xuyên tổ mục tiêu, thông tin không chấp thuận hệ cơng tác chức buổi định cử tọa Không nên loại trừ gặp gỡ sở sẵn để đáp ứng Nếu sử dụng nhóm khơng với nhu cầu Một thuyết trình riêng thất có thiện chí nhóm có ngắn tiếp nối bại để đạt đến thể thông tin Đưa văn mục phận cộng đưa cho để xem xét câu hỏi trả lời đồng nhóm khác Nhận trước hội họp Có thể sử đăng cai làm hay gặp mặt dụng cho bên vài công việc bên ngồi Để lại tài liệu mang tiếp đón Điều nhóm hữu ích cho cộng đồng địa Bữa tiệc Hàng loạt họp Lợi ích Khó khăn Có thể khác bên hữu quan nhóm đưa người tham gia việc lựa chọn quy mơ, độ lớn nhóm quan tâm chia sẻ khách mời lái với địa khác đến quan điểm, đối phương vùng với đưa quan điểm thoại cách bền bên hữu báo cáo bên hữu quan vững quan, tranh luận thu thập trực buổi gặp gỡ nhỏ bền vững tiếp Một bầu với 10 người khơng khí đầy tính tham dự xây dựng việc thảo luận LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê Kĩ thuật Mô tả www.luatminhkhue.vn Điểm mạnh Điểm yếu Lưu ý vấn đề Bảng (kết thúc) Kĩ thuật Mơ tả Điểm mạnh Trình bày Sử dụng dạng Có thể lơi biểu diễn sân khấu để trình bày ý thơng tin môi trường bên hữu quan cho bên hữu Có thể nghiên cứu quan/bên họ - bên ngồi tổ chức người khơng đọc văn viết Điểm yếu Lưu ý Có thể gây khó Các thuyết trình phải khăn việc làm tốt, sống động phát triển tránh tính thuyết thuyết trình phù giáo sáo rỗng hợp cho Cân nhắc việc sử dụng nhóm với số diễn viên chuyên lượng phong phú nghiệp mức độ kiến thức, hiểu biết hưởng ứng Bảng - Những công cụ phương pháp tiếp cận thông tin khác Kĩ thuật Mô tả Điểm mạnh Điểm yếu Lưu ý Trong việc phát triển dự án hợp tác, phải chắn xác định mục tiêu dự án cách rõ ràng, nguồn bên tham gia cung cấp Các dự án hợp Các dự án tác liên kết thực tổ chức nhóm bên hữu quan Có thể xây dựng lịng tin hợp tác qua làm việc nhằm đạt mục tiêu chung Bên hữu quan có kỳ vọng khơng thực tế đầu vào nguồn lực mà tổ chức đưa Thỏa thuận tính bền vững Giúp cho xây dựng mối quan hệ cộng đồng tổ chức mà thúc đẩy trao đổi thông tin môi trường tương tác qua lại Lợi ích bao gồm việc tổ chức thừa nhận cam kết lãnh đạo nhằm cải thiện chất lượng sống môi trường Thời gian Nếu tổ chức nguồn lực cần thất bại việc thiết để trì mối đáp ứng cam kết quan hệ cộng đồng mình, uy tín tổ chức bị giảm sút rõ ràng thỏa thuận Sự đồng thuận đạt tổ chức cộng đồng cam kết cho phát triển bền vững Triển lãm nghệ Hoạt động trưng thuật bày tác phẩm nghệ thuật thừa nhận xung quanh đề tài mơi trường Khuyến khích Rất thời gian tham gia bên để tổ chức bên bên hữu quannhững người khơng cảm thấy hứng thú với cách tiếp cận thông thường Các triển lãm cần sẵn có để xem thời gian người tham gia được: ví dụ vào buổi tối cuối tuần 6.2.2 Xác định trách nhiệm liên quan (nội bên ngoài) Trách nhiệm lãnh đạo cao cần bao gồm: a) Được tham gia vào q trình trao đổi thơng tin môi trường để trở nên quen thuộc với tác động môi trường chiến lược, kế hoạch, sản phẩm dịch vụ, trình hoạt động xa tổ chức, với yêu cầu bên hữu quan; b) Đảm nhận vai trị dẫn đầu đẩy mạnh hoạt động mơi trường bên tổ chức, khuyến khích ghi nhận người tham gia tích cực với trao đổi thơng tin môi trường; LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn c) Khuyến khích trao đổi thơng tin thường xun tới tất nhân công sáng kiến kết trao đổi thông tin môi trường Trách nhiệm cụ thể để thu thập thông tin cho hoạt động trao đổi thông tin môi trường nên phân công, ấn định để có phối hợp cá nhân chịu trách nhiệm trình bày thơng tin cá nhân có trách nhiệm điều khiển thông tin Tại tổ chức nhỏ, trách nhiệm cho hoạt động trao đổi thơng tin mơi trường ấn định cho cá nhân Khi hoạt động trao đổi thông tin môi trường người chuyên nghiệp thơng tin thuộc nội hay bên ngồi tiến hành hợp tác với chuyên gia từ lĩnh vực khác nhau, tổ chức cần phải xem xét đến việc đào tạo nhân thích hợp khía cạnh liên quan đến trao đổi thơng tin (đào tạo phương tiện truyền thông, phát biểu trước công chúng, kĩ thuật tham vấn, ) vấn đề môi trường liên quan đến tổ chức bên hữu quan Kết tốt đến từ việc đối thoại thân mật diễn tổ chức với bên hữu quan Thêm vào đó, việc đào tạo phát triển văn hóa mở, trách nhiệm tham gia cá nhân giúp tạo thuận lợi cho đối thoại mang tính chủ động xây dựng với bên hữu quan 6.2.3 Tìm kiếm đầu vào từ bên hữu quan Tổ chức triển khai tham chiếu sổ nhật ký có sổ điện tử đăng ký ghi tiếp xúc liên quan tổ chức bên hữu quan Một hồ sơ cần bao gồm, mức độ tối thiểu, thông tin tiếp xúc liên quan cho bên hữu quan, thời gian chất quan hệ qua lại trao đổi thơng tin q khứ, có tính đến yêu cầu bảo mật liệu Theo dõi trì thơng tin làm cho tổ chức có thể: ○ Hồi tưởng lại lịch sử trao đổi thông tin, yêu cầu, mối quan ngại với bên hữu quan cụ thể; ○ Hiểu chất liên đới bên hữu quan khác theo thời gian, và; ○ Cải thiện hiệu tổ chức việc phát triển trao đổi thông tin tương lai theo sát giải mối quan ngại bên hữu quan cụ thể 6.2.4 Lập kế hoạch cho hoạt động trao đổi thông tin môi trường khủng hoảng mơi trường tình khẩn cấp Mặc dù trao đổi thông tin môi trường quan trọng lúc Cũng có trích cá biệt q trình mơi trường bị khủng hoảng tình khẩn cấp Tổ chức nên xác định khả xảy khủng hoảng tình khẩn cấp, sau lập kế hoạch trao đổi thơng tin môi trường cho phù hợp Việc lập kế hoạch cần nhấn mạnh thơng tin thích hợp để ứng phó cho tình tiềm tàng khủng hoảng thực tế hoàn cảnh khẩn cấp Mức độ tin cậy thông tin dựa chất lượng việc lập kế hoạch ứng xử tổ chức Bất kỳ khiếm khuyết trình lập kế hoạch trình chắn bị phát lộ hồn cảnh Thậm chí có sai sót nhỏ, hậu đáng kể gây từ việc thơng tin không phù hợp thi hành Việc lập kế hoạch cụ thể chi tiết cho hoạt động trao đổi thông tin môi trường thời gian khủng hoảng khẩn cấp quan trọng để: ○ Thông báo cho cộng đồng bị ảnh hưởng biện pháp triển khai nhận thức nguy bị phơi nhiễm; ○ Giảm thiểu tránh vấn đề sức khỏe cho người lao động cư dân gần đó; ○ Giảm thiểu tác động lên môi trường; ○ Đảm bảo quan có thẩm quyền thơng tin xác Một kế hoạch giảm thiểu hậu khơng mong muốn xảy ảnh hưởng đến danh tiếng tổ chức với khách hàng cư dân cộng đồng sở Các phương tiện truyền thơng đóng vai trị quan trọng trao đổi thông tin thời gian khủng hoảng khẩn cấp Tổ chức thừa nhận tầm ảnh hưởng quan trọng trao đổi thông tin minh bạch, hiệu với phương tiện tuyền thông Các phương tiện truyền thông cần thông báo vấn đề môi trường liên quan với tổ chức để họ có thơng tin bối cảnh mối liên hệ thông báo để sử dụng trường hợp khẩn cấp LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Khung hỗ trợ thực hành số 7: - Một số xem xét trình lập kế hoạch cho hoạt động trao đổi thông tin môi trường liên quan tới khủng hoảng tình khẩn cấp Việc lập kế hoạch gồm: ○ Các tai nạn tiềm ẩn/kịch tai nạn, cố; ○ Cộng đồng dân cư có khả bị tác động dễ bị tổn thương; ○ Các hành động giảm thiểu mà tổ chức có sẵn; ○ Tác động mơi trường dự đốn trước mang tính chất cục hay diện rộng; ○ Phương tiện truyền thông phương pháp sử dụng để thơng báo cho cộng đồng dân cư bị ảnh hưởng cần phải làm gì; ○ Thiết kế thơng điệp dành cho nhóm đối tượng đặc biệt; ○ Cơ sở hạ tầng sử dụng q trình ứng phó; ○ Ấn định trước trách nhiệm thẩm quyền cho hoạt động truyền thơng suốt q trình khủng hoảng giữ liên lạc với bên hữu quan; ○ Hướng dẫn yêu cầu từ quan có thẩm quyền ngành công nghiệp hiệp hội chuyên ngành; ○ Thực hành đào tạo tiến bộ; ○ Ứng xử với phương tiện truyền thông từ chối phủ sóng; ○ Các yêu cầu pháp lý liên quan hậu Vài ví dụ hoạt động trao đổi thông tin môi trường trình khủng hoảng khẩn cấp: ○ Tổ chức họp báo để thảo luận tình huống; ○ Đăng cai họp với cộng đồng để thảo luận xảy tạo hội để bên hữu quan bày tỏ quan ngại để tổ chức lắng nghe mối quan tâm đồng thời phản hồi trực tiếp; cung cấp thông tin cách ứng phó tổ chức, trạng biện pháp phịng ngừa tiếp theo; ○ Tiếp tục thơng tin cho phương tiện truyền thông trạng, cập nhật thông tin hành động tiếp theo; ○ Phối hợp ứng phó với địa phương quan có thẩm quyền thích hợp khác; ○ Cần chủ động tìm ngun nhân nguồn gốc cố, phịng ngừa tái diễn lập báo cáo tiến trình; ○ Cung cấp thông tin cho bên hữu quan nêu câu hỏi, bày tỏ lo lắng lấy thông tin đâu 6.3 Thực hoạt động trao đổi thông tin môi trường 6.3.1 Thu thập đánh giá liệu Thông tin sử dụng trao đổi thông tin môi trường cần phải lập thành tài liệu cho có tính tổ chức, trì dễ sử dụng theo đối tượng quan tâm đến thông tin Hệ thống quản lý tài liệu cần phải có khả cung cấp liệu thơng tin nhanh, đặc biệt thông tin sử dụng để ứng phó với khủng hoảng mơi trường trường hợp khẩn cấp Đánh giá liệu cần bao gồm việc kiểm tra lại tính đắn, qn, độ tin cậy tính ứng dụng thơng tin Dữ liệu thu thập phải trình bày dạng phù hợp với mục đích sử dụng nhóm mục tiêu 6.3.2 Điều hành hoạt động trao đổi thông tin môi trường Cách thức điều hành hoạt động trao đổi thông tin môi trường tiến hành phụ thuộc vào chất trao đổi thông tin, nhu cầu nhóm mục tiêu, mục đích trao đổi thông tin tổ chức cách tiếp cận ưu tiên tổ chức Có linh hoạt dao động đáng kể tình trao đổi thơng tin đặc biệt cụ thể Trao đổi thông tin văn bản, ví dụ: phổ biến theo nhiều hình thức khác nhau; phịng tiếp khách cấu trúc theo nhiều cách khác Khi trao đổi với nhóm mục tiêu, tổ chức cần phải: LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn a) Chỉ định người làm việc cho tổ chức thay mặt, đóng vai trị người phát ngơn tổ chức, đồng thời đầu mối truyền thông; b) Đào tạo cho người phát ngôn cách phát ngôn truyền thơng trước họ thực vai trị trao đổi thông tin; c) Xem xét đến khả sử dụng bên thứ ba tư vấn độc lập để điều hành thông tin đưa ra; d) Thúc đẩy đáp ứng tích cực với thơng tin tiếp nhận phản hồi; e) Cố gắng cung cấp trước thông báo xuất phẩm để bên hữu quan rà soát xem xét; f) Chắc chắn thời điểm trao đổi thơng tin thích hợp với chu trình kinh doanh nội bộ, kiện bên ngồi, sẵn sàng quyền lợi bên hữu quan; g) Xem xét đến việc sử dụng người dẫn dắt hịa giải; h) Tránh dùng thơng tin khó hiểu, thiên kỹ thuật thiếu quán, i) Để ngỏ loạt phương pháp trao đổi thơng tin bên liên quan nhóm mục tiêu thơng báo Nếu hoạt động trao đổi thông tin môi trường liên quan đến thơng tin tổ chức cung cấp, tổ chức phải đảm bảo tất nhóm mục tiêu nhận thông tin đầy đủ trước ngày thảo luận để họ có đủ thời gian cân nhắc suy xét lại Một tổ chức cần phải lưu ý nhóm tình nguyện cần nhiều thời gian việc xem xét thông tin so với quan phủ hay kinh doanh VÍ DỤ Trường hợp 3: Điều hành hoạt động trao đổi thông tin môi trường, sử dụng phương pháp công cụ khác Vào năm 1990, sở nghiên cứu trải qua vài cố môi trường liên quan đến ô nhiễm nguồn nước ngầm, kết gây phản ứng mạnh mẽ từ khu vực lân cận, nhà hoạt động xã hội, quan dân biểu nhà chức trách Dưới quản lý mới, sở nghiên cứu thực hệ thống quản lý môi trường, cuối họ nhận chứng ISO 14001 Để thỏa mãn yêu cầu ISO 14001 “Xem xét q trình trao đổi thơng tin với bên ngồi khía cạnh mơi trường tổ chức”, sở nghiên cứu tung chương trình trao đổi thơng tin mơi trường với bên ngồi lớn để lấy lại lịng tin bên hữu quan Sử dụng nhóm trọng tâm bên hữu quan, người lao động quản lý, khuyến nghị xây dựng thức hóa vào kế hoạch có tham gia cộng đồng Một khía cạnh kế hoạch thừa nhận vai trò tham gia cộng đồng trình định tổ chức tính sẵn có thơng tin (các tin tức tốt xấu) theo cách thức thời gian, rõ ràng xác Trao đổi thơng tin mơi trường sở lúc điều hành số cấp độ Nói chung, tranh chung thông tin truyền bá (và phản hồi u cầu) thơng qua tờ tin, điều tra, thư tín, trang web gặp gỡ cộng đồng Để có thơng tin đầu vào chi tiết cụ thể nhằm đưa vào trình định Một ủy ban cố vấn cộng đồng hình thành, gồm đại diện 32 nhóm địa phương Ủy ban họp đặn để mang đến vấn đề cho sở nghiên cứu cung cấp phản hồi định ủy ban xem xét Để làm việc với nhà quản lý quan công quyền, ban chấp hành Hội nghị bàn tròn lập ra, hoạt động theo chức tương tự ủy ban cố vấn cộng đồng Thêm vào đó, người lao động khuyến khích đến với cộng đồng thơng qua chương trình văn phịng người phát ngơn để trình bày cho nhóm cộng đồng cho đại diện chương trình để thực thi yêu cầu thông tin từ cá nhân tổ chức sở Về tổng thể, chương trình trao đổi thơng tin có kết Cơ sở nghiên cứu mang đến vấn đề cho nhóm cố vấn để định thơng qua kế hoạch ứng phó với cố, thơng báo cho họ vấn đề quan tâm triển khai Các hệ thống thức đảm bảo nhận trả lời yêu cầu thông tin Cơ sở nghiên cứu thừa nhận với giải thưởng quốc gia trao đổi thông tin môi trường CHÚ THÍCH Xem thư mục Tài liệu tham khảo [10] để biết thêm thông tin 6.3.2 Ghi lại đáp ứng thông tin phản hồi Một phần giá trị trao đổi thông tin phản hồi nhận từ nhóm mục tiêu Bằng việc đánh giá phản ứng họ, tổ chức kiểm chứng trao đổi thông tin tiếp nhận liệu nhóm mục tiêu hiểu trao đổi thơng tin Khi trao đổi thơng tin thành cơng theo phương diện này, cịn nhu cầu tổ chức để nhận lại phản hồi từ nhóm LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn mục tiêu khác sau trả lời, cho tổ chức thấy quan điểm họ, quan tâm đến quan điểm họ xem xét quan điểm Nếu hoạt động trao đổi thông tin tổ chức bị thất bại phương diện nào, cần thiết phải có phản ứng nhanh Thất bại q trình trao đổi thơng tin khắc phục việc đưa thông tin rõ ràng thông qua tiếp cận thảo luận nhiều Phản ứng tiêu cực với trao đổi thơng tin từ vài nhóm mục tiêu làm nghiêm trọng hơn: Nó báo trước hành động chống hoạt động tổ chức Hành động phản ứng cần điều tra để đưa thấu hiểu đầy đủ mối quan tâm Tốt nhất, vấn đề giải việc cải thiện trao đổi thông tin, nói cách khác, cần thay đổi hoạt động để tâm đến mối quan tâm Tồi tệ đề xuất bị trễ, mối quan tâm không giải chí khó chịu với chống đối Tổ chức ấn hành báo cáo môi trường tài liệu khác để thơng tin chung lồng ghép hình thức phản hồi vào báo cáo Phản hồi trợ giúp tổ chức cải tiến liên tục báo cáo phát hành Mỗi hoạt động trao đổi thông tin cần phải đưa vào xác định rõ ràng tổ chức không cố gắng cung cấp thông tin mà cịn hy vọng nhận thơng tin phản hồi Các nguồn phân bổ cho hoạt động cần đưa vào chi tiết thông tin phản hồi nhận xử lý Thông tin phản hồi thu từ nghiên cứu dư luận xử lý nội Tuy nhiên, tổ chức cam kết trao đổi thông tin hai chiều phải chuẩn bị để xem xét cách nghiêm túc thông tin phản hồi để đưa đáp ứng nhanh chóng Điều khơng có nghĩa tổ chức phải ln thay đổi hoạt động theo phản hồi này, bên hữu quan cần đảm bảo họ lắng nghe Tổ chức cần sử dụng thông tin phản hồi mà họ nhận để đánh giá tính hiệu hoạt động trao đổi thơng tin nhằm tinh chỉnh cải thiện nỗ lực tương lai 6.4 Đánh giá trao đổi thông tin môi trường Một tổ chức cần phải dành đủ thời gian cho hoạt động trao đổi thông tin môi trường để đạt hiệu Thời gian cần phụ thuộc vào chất trao đổi thông tin, số lượng bên hữu quan, mối quan tâm họ loại phương tiện truyền thông sử dụng Tổ chức cần xem xét đánh giá lại tính hiệu từ hoạt động trao đổi thơng tin Trong q trình đánh giá tính hiệu trao đổi thơng tin, tổ chức cần phải xét đến điều sau: a) Các sách trao đổi thơng tin mơi trường; b) Cách thức áp dụng nguyên tắc trao đổi thông tin môi trường c) Mục tiêu đạt chưa tiêu nó; d) Chất lượng phù hợp thông tin cung cấp cho nhóm mục tiêu hoạt động trao đổi thơng tin môi trường; e) Cách thức điều hành hoạt động trao đổi thông tin môi trường; f) Phản hồi bên hữu quan; g) Chương trình trao đổi thơng tin thúc đẩy đối thoại hiệu có ý nghĩa với nhóm mục tiêu hay chưa, h) Liệu quy trình phương pháp tiếp cận vấn đề có rõ ràng khơng; i) Sự trao đổi thơng tin môi trường đề cập đến nhu cầu nhóm mục tiêu chưa; j) Liệu việc trao đổi thơng tin mơi trường có giải nhu cầu nhóm mục tiêu hay khơng; k) Liệu nhóm mục tiêu có hiểu họ lắng nghe đầu vào từ phía họ sử dụng hay không; l) Các vấn đề nhóm mục tiêu đưa có theo dõi cách thích hợp hay khơng Kết đánh giá sở cho lãnh đạo cao xem xét sách trao đổi thơng tin mơi trường LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Khung hỗ trợ thực hành số - Các báo trao đổi thông tin môi trường Để theo dõi liệu mục tiêu, tiêu trao đổi thông tin môi trường định trước đạt hay chưa, tổ chức cần phải sử dụng báo môi trường Những báo cần lựa chọn thiết kế cẩn thận phép theo dõi bước quan trọng mối quan tâm bên khác Giống báo khác mà tổ chức sử dụng, báo dành riêng cho trao đổi thông tin môi trường cần phải đơn giản, xác, dễ hiểu phù hợp với q trình liên quan Bộ báo trao đổi thơng tin môi trường tốt cần phải thể thông tin định tính định lượng Một vài ví dụ sau: ○ Số lượng khách tham quan đơn vị thời gian tổ chức đã tham gia vào hoạt động mơi trường ( ví dụ: số lượng khách/năm); ○ Số lượng thư từ, điện thoại, thư điện tử (email) đơn vị thời gian nhận từ bên hữu quan vấn đề mơi trường (ví dụ: số lượng email/tháng) phân tích nội dung tích cực hay tiêu cực; ○ Số lượng hay tỷ lệ than phiền khía cạnh mơi trường, hoạt động vấn đề môi trường định; ○ Số lượng hồ sơ xin tham gia giải thưởng môi trường; ○ Số lượng giải thưởng môi trường nhận được; ○ Số lượng báo môi trường đăng phương tiện truyền thông; ○ Số lượng người truy cập trang thông tin môi trường trang web tổ chức ( ví dụ lượt người/tháng); ○ Tỷ lệ trả lời khảo sát/ bảng câu hỏi môi trường; ○ Con số hoạt động tiếp cận với bên tiến hành phân tích hoạt động có hiệu theo nhóm mục tiêu thơng qua khảo sát bảng câu hỏi 6.5 Tiến hành xem xét lãnh đạo sửa đổi kế hoạch Lãnh đạo cao muốn xem xét sửa đổi sách trao đổi thơng tin mơi trường họ sách hay chiến lược khác dựa kết đánh giá mô tả 6.4 Xem xét cần bao gồm đánh giá hội cải tiến nhu cầu thay đổi việc trao đổi thơng tin mơi trường, bao gồm sách trao đổi thông tin môi trường, chiến lược hoạt động Một tổ chức cần chắn có tham gia rộng rãi người làm việc cho tổ chức đại diện cho tổ chức Để xác định nhu cầu sửa đổi, tổ chức nên: a) Đánh giá thích hợp nguồn lực dành cho trao đổi thông tin môi trường; b) Đánh giá trình thu thập liệu; c) Phân biệt cải tiến cần thiết thông tin cung cấp tới bên hữu tâm (bao gồm trình triển khai thơng tin) với q trình trao đổi thơng tin (bao gồm cách tiếp cận sử dụng) Khi định có thay đổi sách, chiến lược hoạt động trao đổi thông tin môi trường hay không, tổ chức nên cân nhắc xem bên hữu quan nhận thức thay đổi giải thích cho họ PHỤ LỤC A (Tham khảo) BẢNG CÁC TIÊU CHUẨN VIỆN DẪN TRONG BỘ TIÊU CHUẨN TCVN ISO 14000 Trao đổi thông tin môi trường điểm quan trọng tiêu chuẩn TCVN ISO 14000 (bao gồm TCVN ISO 19011) Phụ lục Điều Phụ lục có liên quan đến hoạt động trao đổi thông tin môi trường viện dẫn, yêu cầu cung cấp tiêu chuẩn hỗ trợ khác Phụ lục dùng để bổ sung cho tiêu chuẩn việc cung cấp cho người dùng tài liệu viện dẫn áp dụng liên quan đến trao đổi thông tin tiêu chuẩn quản lý môi trường khác Bảng A.1 - Bảng viện dẫn tiêu chuẩn TCVN ISO 14000 LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Các Điều, phụ lục Tiêu chuẩn 4.2/A.2 Tiêu đề Chính sách môi trường 4.3.3/A.3.3 Mục tiêu, tiêu chương trình 4.4.1/A.4.1 Nguồn lực, vai trị, trách nhiệm quyền hạn TCVN ISO 14001:2005, Hệ thống quản lý môi trường Các yêu cầu hướng dẫn sử dụng 4.4.2/A.4.2 Năng lực, đào tạo nhận thức 4.4.3/A.4.3 Trao đổi thông tin 4.4.6/A 4.6 Kiểm soát điều hành 4.4.7/A 4.7 Sự chuẩn bị sẵn sàng ứng phó với tình trạng khẩn cấp 46/A6 Xem xét lãnh đạo 4.1.4 Xem xét ban đầu 4.2 TCVN ISO 14004:2005 Hệ thống quản lý môi trường Hướng dẫn chung nguyên tắc, hệ thống kỹ thuật hỗ trợ Chính sách mơi trường 4.3.2 Các yêu cầu luật pháp yêu cầu khác 4.3.3 Các mục tiêu, tiêu chương trình 4.4 Áp dụng vận hành hệ thống 4.4.1 Nguồn lực, vai trò, trách nhiệm thẩm quyền 4.4.3 Trao đổi thông tin 4.4.4 Tài liệu 4.6.1 Xác định nhu cầu kiểm soát tác nghiệp 4.4.7 Sự sẵn sàng ứng phó với tình trạng khẩn cấp 4.5.3 Sự không phù hợp, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa 4.6 ISO 14015:2001 Hệ thống quản lý môi trường - Đánh giá môi trường trường tổ chức (EASSO) Xem xét lãnh đạo 4.2.5 Đánh giá kế hoạch Báo cáo Mục tiêu nhãn môi trường công bố môi trường a TCVN ISO 14020:2009 , Nhãn môi trường công bố môi trường - Các nguyên tắc chung 4.5 Nguyên tắc 4.9 Nguyên tắc 4.10 Nguyên tắc Bảng A.1 (tiếp theo) Tiêu chuẩn TCVN ISO 14021:2003a, Nhãn môi trường công bố môi trường - Các hình thức (được) tự cơng bố môi trường (Ghi nhãn môi trường kiểu II) TCVN ISO 14024:2005a, Nhãn môi trường công bố môi trường - Ghi nhãn môi trường kiểu I - Nguyên tắc thủ tục TCVN ISO 14025:2009a, Nhãn môi trường công bố môi trường - Công bố môi Các Điều, phụ lục Tiêu đề Mục tiêu việc tự công bố môi trường 5.9 Các công bố thông tin khác 6.5 Tiếp cận với thông tin Mục tiêu ghi nhãn môi trường kiểu I 6.2 Tham khảo ý kiến bên hữu quan 6.6 Báo cáo cơng bố 5.5 Mục đích cơng bố môi trường kiểu III Sự tham gia bên hữu quan LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Các Điều, phụ lục Tiêu chuẩn trường Kiểu III - Nguyên lý thủ tục TCVN ISO 14031:2010, Quản lý môi trường - Đánh giá kết thực môi trường - Hướng dẫn Tiêu đề 5.9 Tính minh bạch, rõ ràng 6.5 Sự liên đới bên hữu quan 3.1 Khái quát 3.3.4 Đánh giá thông tin 3.3.5 Báo cáo trao đổi thông tin 3.4 Xem xét cải thiện EPE 3.2.4 Sử dụng liệu thơng tin ISO/TR:14032:1999, Quản lý Mơi trường Ví dụ đánh giá kết thực Danh mục ACác ví dụ ứng dụng Mơi trường (EPE) đến Q 4.1 TCVN ISO 14040:2008, Quản lý Môi trường Đánh giá vịng đời sản phẩm Ngun tắc khn khổ ISO 14044:2006, Quản lý mơi trường Đánh giá vịng đời sản phẩm - Các yêu cầu hướng dẫn TCVN ISO 14050:2008, Quản lý môi trường - Thuật ngữ định nghĩa Lập báo cáo 7.3.3 Xem xét phản biện nhóm bên hữu quan 4.2.2 Thành nghiên cứu ISO/TS14048:2002 Quản lý môi trường Đánh giá vòng đời sản phẩm - Định dạng tài liệu hóa liệu Các nguyên lý LCA Báo cáo 6.3 Phản biện từ bên hữu quan 4.2 Báo cáo Toàn Các thuật ngữ định nghĩa Tự công bố, đánh giá bên thứ ba chứng nhận bên thứ ba hệ thống quản lý môi trường tổ chức trồng rừng Trao đổi thông tin ISO/TR 14062:2002, Quản lý mơi trường Tích hợp khía cạnh mơi trường vào thiết kế phát triển sản phẩm 5.4 Trao đổi thơng tin ISO 14064 -1:2006, Khí nhà kính - Phần 1: Chi tiết kèm hướng dẫn cấp độ tổ chức nhằm lượng hóa báo cáo phát thải xử lý khí nhà kính Các nguyên tắc Báo cáo GHG ISO 14064 -2:2006, Khí nhà kính - Phần 2: Chi tiết kèm hướng dẫn cấp độ dự án nhằm lượng hóa, theo dõi báo cáo giảm phát thải tăng cường xử lý khí nhà kính Các nguyên tắc Giới thiệu dự án GHG ISO/TR 14061:1998b, Thông tin hỗ trợ tổ chức trồng rừng sử dụng tiêu chuẩn hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 ISO 14004 5.2 Mô tả dự án 5.13 Báo cáo dự án GHG Bảng A.1 (kết thúc) Tiêu chuẩn ISO 14064-3 2006, Khí gas nhà kính Phần 3: Chi tiết kèm hướng dẫn nhằm khẳng định chứng minh ý kiến khí nhà kính TCVN ISO 19011:2003, Hướng dẫn đánh giá hệ thống chất lượng và/hoặc hệ thống Các Điều, phụ lục 5.4 6.5.1 Tiêu đề Các nguyên tắc Thực chương trình đánh giá Tiến hành họp khai mạc LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê Tiêu chuẩn quản lý môi trường www.luatminhkhue.vn Các Điều, phụ lục Tiêu đề 6.5.2 Trao đổi thông tin trình đánh giá 6.5.7 Tiến hành họp kết thúc a Các tiêu chuẩn cung cấp công cụ trao đổi thông tin môi trường liên quan đến sản phẩm b Hiện bị hủy THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] TCVN ISO 14001:2005/Cor.1:2010 Hệ thống quản lý môi trường - Các yêu cầu hướng dẫn sử dụng; [2] TCVN ISO 14020:2009, Nhãn môi trường công bố môi trường - Nguyên tắc chung; [3] TCVN ISO 14021:2003, Nhãn môi trường công bố môi trường - Các hình thức (được) tự cơng bố mơi trường (Ghi nhãn môi trường kiểu II); [4] TCVN ISO 14024:2005, Nhãn môi trường công bố môi trường - Ghi nhãn môi trường kiểu I Nguyên tắc thủ tục; [5] TCVN ISO 14025:2009, Nhãn môi trường công bố môi trường - Công bố môi trường kiểu III - Nguyên lý thủ tục; [6] TCVN ISO 14031:2010, Quản lý Môi trường - Đánh giá kết thực Môi trường - Hướng dẫn; [7] ISO/TR 14032:1999, Environmental management - Examples of environmental performance evaluation (EPE); [8] DIN 33922:1997, Guideline - Environmental reports for the public (English translation) http://www.din.de; [9] BRIGGS, S.L.K Reaching Out To Interested Parties: New Approaches For National Laboratory BNL-68668, Brookhaven National Laboratory, Upton, New York, 2000 [10] Institute of Environmental management and Assessment (IEMA) Perspectives: Guidelines on participation in environmental decision making, 2002 (ISSN 1477-4933) http://www.iema.net; [11] World Business Council for Sustainable Development (WBCSD) Communications and Steakeholder Involvement Guidebook for Cement Facilities, 2002, http://www.wbcsdcement.org/pdf/final_report1-2.pdf; [12] Global Reporting Initiative (GRI), Sustainability Reporting Guidelines, 2002, http://www.globalreporting.org; [13] European Commission: Directorate General Environment Guidance on the EMAS Environmental Statement, 2001, http://europa.eu.int/comm/environment/emas/documents/guidance_en.htm; [14] International Chamber of Commerce (ICC) ICC International Code of Environmental Advertising, June 2001, http://www.iccwbo.org/home/statements_rules/rules/2001/code_of_environmental_advertising.asp [15] Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD), Environmental Communication - Applying Communication Tools towards Sustainable Development, 1999, http://www.oecd.com; [16] European Chemical Industry Council (CEFIC), Responsible Care, Health, Safety and Environmental reporting guidelines, 2005, http://www.cefic.org; [17] International Network for Environmental Management (INEM), Environmental Reports, Environmental Statements: Guidelines on Preparation and Dissemination June 1998, http://www.inem.org; [18] International Network for Environmental Management (INEM), Sustainability Reporting Guide, 2001, http://www.inem.org ; [19] Ministry of Environment Japan, Environmental Reporting Guidelines, 2000, LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn http://.env.go.jp/en/rep/eco/erg2000.pdf; [20] Institute of Environmental Management and Assessment (IEMA): Environmental Communications - are you getting the message across? http://www.iema.net: [21] Ministry of Economy, Trade and Industry of Japan, Environmental reporting guidelines, 2003, focused on stakeholders, http://www.env.go.jp/policy/j-hiroba/PRG/pdfs/e-guide.pdf; [22] United States Environmental Protection Agency (EPA), Public Involvement Policy, 2003 www.epa.gov/stakeholders/policy2003/policy2003.pdf; [23] United States Environmental Protection Agency (EPA), Risk Communication in Action: Environmental Case Studies 2002 http.//www.epa.gov/ORD/NRMRL/Puubs/625R02011/625R02011.htm [24] Danish Environmental Protection Agency Planning and organising an environmental dialogue Environmenmtal News No63, 2001, p.36 http://www.mst.dk/udgiv/Publications/2001/87-7944- 9360/html/default_eng.htm [25] Multi-State Working Group on Environmental Performance, The External Value Environmental Management System Voluntary Guidance: Gaining Value by Addressing Stekeholder Needs, 2004, http://www.mswg.org/ PDFs/EVEMS%20Guidance%20final%203-04.pdf; [26] Global Environmental Management Initiative (GEMI), Transparency: A Path to Public Trust, 2004, http://www.gemi.org/Transparency-PathtoPublicTrust.pdf; [27] Brookhaven National Laboratory Environmental Management System Project Communication Plan, 1999, http://www.bnl gov/esh/ems/docs/communication/comm_plan5.doc [28] Government of Canada, Sustainability Reporting Toolkit, http://sustainabilityreporting.ca LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162