xay dung nha nuoc phap quyen xa hoi chu nghia viet nam cua dan do dan va vi dan

Là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng, phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu[r]

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 1

BÀI 8

KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

NỘI DUNG

I KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, YÊU CẦU,

NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ CỦA ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

II NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG

ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 3

I KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, YÊU CẦU,

NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ CỦA

ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

1 Khái niệm

1.1 Công sở

Là trụ sở làm việc của cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước,

tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập, có tên gọi riêng, có địa chỉ cụ thể, bao gồm công trình xây dựng, các tài sản khác thuộc khuôn viên trụ sở làm việc (Điều

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 5

1.2 Điều hành công sở

Là hoạt động bảo đảm cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền thực hiện đúng và hiệu quả các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 7

3 Yêu cầu

- Đúng quy chế làm việc của công sở

về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng thành viên; cơ chế phối hợp giữa các bộ phận.

- Giải quyết công việc phải theo đúng pháp luật, thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm;

- Công khai, minh bạch.

5 Nhiệm vụ

- Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động;

- Xây dựng và vận hành cơ cấu tổ chức hợp lý;

- Quản lý công vụ và phối hợp hoạt động;

- Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên;

- Giám sát, kiểm tra hoạt của cá nhân và đơn vị;

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 11

5 Nhiệm vụ

- Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý; tổ chức hoạt động giao tiếp trong nội bộ, với bên ngoài;

- Quản lý và sử dụng ngân sách;

- Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi công vụ;

5 Nhiệm vụ

- Bảo vệ chính trị nội bộ, an toàn và an ninh trật tự trong công sở;

- Xây dựng văn hóa trong công sở;

- Tham gia nghiên cứu, xây dựng và đóng góp cho việc hoàn thiện hệ thống chính sách công, đặc biệt là các chính sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động.

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 13

• II NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

1 Kế hoạch hóa và thiết kế công việc

2 Phân công công việc

3 Tổ chức và điều hành cuộc họp

4 Phối hợp trong quản lý

5 Kiểm soát công việc

1 KẾ HOẠCH HÓA VÀ THIẾT KẾ CÔNG ViỆC

1.1 Kế hoạch

Là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các

hoạt động, các giải pháp để sử dụng, phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của tổ chức hoặc cá nhân.

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 15

* Vai trò của lập kế hoạch trong ĐHCS:

- Giúp tập trung nguồn lực để thực hiện

* Vai trò của lập kế hoạch trong ĐHCS:

- Tránh sự tùy tiện, thiếu nguyên tắc

trong xử lý công việc;

- Phương tiện cho nhà QL phân công,

phối hợp và điều hành công việc;

- Cơ sở kiểm tra, đánh giá kết quả CV.

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 17

* Nội dung của kế hoạch:

1.2 Thiết kế công việc

Là việc phân chia nhiệm vụ tổng thể, phức tạp của công sở thành các nhiệm vụ cụ thể, đơn giản hơn và có thể đươc thực hiện tốt bởi từng cá nhân, đơn vị.

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 19

* Các phương pháp thiết kế công việc:

- Theo dây chuyền;

- Theo nhóm;

- Theo cá nhân.

2 Phân công công việc

• Là quá trình xem xét một cách toàn diện, có hệ thống nội dung của từng công việc đề ra nhằm xác định cách thức giải quyết tối ưu, mang lại hiệu quả cao cho hoạt

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 21

* Các cách phân công công việc:

- Theo ch c n ng, nhi m v c a CQ, ức năng, nhiệm vụ của CQ, đơn vị; ăng, nhiệm vụ của CQ, đơn vị; ệm vụ của CQ, đơn vị; ụ của CQ, đơn vị; ủa CQ, đơn vị; đơn vị;n v ;ị;

- Theo kh i lối lượng và tính chất công việc; ượng và tính chất công việc;ng v tính ch t công vi c;à tính chất công việc; ất công việc; ệm vụ của CQ, đơn vị;

- Theo chuyên môn hóa;

- Theo s lối lượng và tính chất công việc; ượng và tính chất công việc;ng biên ch v c c u t ch c ế và cơ cấu tổ chức à tính chất công việc; ơn vị; ất công việc; ổ chức ức năng, nhiệm vụ của CQ, đơn vị;

c a c quan, ủa CQ, đơn vị; ơn vị; đơn vị;n v ;ị;

- Đảm bảo tính thích ứng giữa năng lực m b o tính thích ng gi a n ng l c ảm bảo tính thích ứng giữa năng lực ức năng, nhiệm vụ của CQ, đơn vị; ữa năng lực ăng, nhiệm vụ của CQ, đơn vị; ực

c a nhân viên v ch c trách ủa CQ, đơn vị; à tính chất công việc; ức năng, nhiệm vụ của CQ, đơn vị; đượng và tính chất công việc;c giao.

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 23

• ND và ND trọng tâm; ý kiến trái

ngược nhau, phương án giải quyết xung đột;

3 TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP

3.1 Trước cuộc họp:

• Các báo cáo, tham luận;

• Người phát biểu ý kiến;

• Chuẩn bị tài liệu có liên quan;

• Soạn thảo và gửi giấy mời;

• Chuẩn bị cơ sở vật chất, phương

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 25

+ Giới thiệu đại biểu; Chủ tịch đoàn và

thư ký; thông qua chương trình;

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 27

3.2 TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

- Điều hành cuộc họp:

+ Báo cáo, tham luận;

+ Thảo luận;

+ Tổng hợp ý kiến thảo luận và KL;

+ Biểu quyết thông qua;

3.2 Tiến hành cuộc họp:

- Ý kiến phát biểu của cấp trên (nếu có);

- Ghi biên bản:

+ Đầy đủ, trung thực, chính xác thông tin;

+ Ý kiến tham luận ghi tóm tắt theo ý chính,

nếu cần phải ghi nguyên văn lời phát biểu phải tốc ký hoặc phương tiện hỗ trợ.

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 29

3.3 Kết thúc cuộc họp:

- Phải đúng giờ theo chương trình nghị sự;

- Chủ tọa tóm tắt nội dung cuộc họp;

- Thông qua biên bản cuộc họp;

- Thông qua Nghị quyết (nếu có);

- Đánh giá kết quả cuộc họp;

- Diễn văn bế mạc;

- Tiến hành theo nghi thức Nhà nước.

3.4 Giải quyết các vấn đề sau cuộc họp

- Hoàn thiện các văn bản về cuộc họp:

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 31

4 PHỐI HỢP TRONG QUẢN LÝ

Là quá trình liên kết các hoạt động hỗ

trợ, hợp tác lẫn nhau của các cán

bộ, công chức, các cơ quan nhằm

tổ chức thực hiện các nhiệm cụ thể trong quản lý nhà nước.

*Nguyên tắc:

- Dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn pháp luật quy định;

- Lãnh đạo thống nhất, chia sẻ thông

tin, chuyên môn hóa và hợp tác, đồng thời đảm bảo tính khách quan;

- Trên cơ sở các quy chế (phối hợp; nội

bộ).

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 33

5 KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC

Là hoạt động điều chỉnh kế hoạch

nhằm giữ cho công việc được tập trung và đi đúng mục tiêu, nhằm phát hiện những sai lệch so với kế hoạch để từ đó điều chỉnh cho phù hợp và bảo đảm tiến độ đề ra.

* Mục tiêu:

- Ngăn ngừa được các sai lầm có thể xảy ra;

- Phát hiện những điểm không phù hợp trong

kế hoạch để điều chỉnh kịp thời;

- Đánh giá kết quả hoạt động của công sở.

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 35

* Kiểm soát bao gồm các hoạt động:

- Giám sát;

- Thanh tra;

- Kiểm tra.

11/20/24 Kỹ năng điều hành công sở 37

- Phải nhằm vào công việc không nhằm

vào con người;

- Tạo không khí thỏa mái;

- Biện pháp, phương pháp kiểm tra phải

áp dụng linh hoạt;