Microsoft excel 2013

GIÁO TRÌNH Microsoft Excel 2013 www.clevercfo.edu.vn Trang Mục lục Bài – Khởi động làm quen giao diện 1.1 Khởi động chương trình 1.2 Tạo bảng tính 1.3 Thanh công cụ Ribbon 1.4 Thanh công cụ nhanh 13 1.5 Office Button 16 1.6 Các thành phần khác giao diện 19 Bài – Thao tác với bảng tính 23 2.1 Thành phần thao tác 23 2.2 Làm việc với ô (Cell) 36 2.3 Làm việc với cột 57 2.4 Làm việc với hàng (dòng) 67 2.5 Một số thao tác khác 78 Bài – Làm việc với liệu 91 3.1 Kiểu liệu cách định dạng 91 3.2 Định dạng liệu 96 3.3 Tìm kiếm liệu 105 3.4 Sắp xếp lọc liệu 109 Bài – Công thức hàm 125 4.1 Một số khái niệm 125 4.2 Các phép toán 126 4.3 Công thức, hàm 129 4.4 Phân loại hàm 135 Bài – Tìm hiểu số hàm 135 5.1 Nhóm hàm tài 135 5.2 Nhóm hàm ngày tháng 141 5.3 Nhóm hàm tìm kiếm tham chiếu 143 5.4 Nhóm hàm thống kê 145 5.5 Nhóm hàm xử lý chuỗi 146 5.6 Nhóm hàm luận lý 148 www.clevercfo.edu.vn Trang 5.7 Hàm toán học lượng giác 149 Bài – In ấn 151 6.1 Định dạng trang in 151 6.2 Xem thực in ấn 158 www.clevercfo.edu.vn Trang Bài – Khởi động làm quen giao diện 1.1 Khởi động chương trình Để khởi động Microsoft Excel 2013 bạn nhấp đúp vào biểu tượng sẵn có chương trình hình Desktop máy tính Bạn chờ lát: Một cửa sổ giới thiệu xuất hình đây: Bạn chọn Blank workbook hình chương trình xuất hình đây: www.clevercfo.edu.vn Trang Dưới thành phần hình (1): Thanh cơng cụ nhanh: Chứa lệnh thao tác nhanh (2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp (3): Thanh công cụ Ribbon: Chứa gần toàn lệnh thao tác với chương trình, chúng phân chia thành nhóm khác (4): Name box: Vùng địa vị trí trỏ thời (5): Fomula bar: Thanh công thức (6): Màn hình nhập liệu: Là phần lớn hình chương trình, vùng chứa liệu bảng tính (WorkSheet) (7): Tiêu đề cột, hàng WorkSheet: Gồm cột hàng tiêu đề, cột thường đánh dấu theo ký tự bảng chữ cái, hàng dược đánh dấu theo dãy số liên tiếp (trong thực tế thay đổi ký hiệu này) (8): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn lên xuống, sang trái sang phải (9): Thanh Sheet tab: Liệt kê danh sách bảng tính có tệp Excel (WorkBook), ngồi chứa điều khiển để di chuyển qua lại Sheet (10): Thanh trạng thái: Chứa số thông tin thời văn chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang tại,… 1.2 Tạo bảng tính Thực chất sau khởi động chương trình tự động tạo sẵn cho bạn bảng tính Nếu khơng bạn thực cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Office Button Một hộp thoại xuất bạn nhấp chọn New chọn biểu tương Blank Workbook hộp thoại bên tay phải www.clevercfo.edu.vn Trang Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng New công cụ nhanh Trong trường hợp chưa thấy biểu tượng công cụ bạn chọn mũi tên trỏ xuống chọn New Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N Bằng ba cách bảng tính rỗng tạo, bạn di chuyển tới E1 nhấn phím F2 nhập vào nội dung sau: Nhà sách Trí Việt Bây chọn Font lớn cho nội dung www.clevercfo.edu.vn Trang văn cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + A sau chọn hộp Font size Ribbon chọn giá trị 28 Tiếp theo bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + B để bơi đậm nội dung văn bản, kết hình đây: Ở ví dụ vừa nhập vào E1 bảng tính dịng chữ “Nhà sách Trí Việt” Tuy nhiên khác với Microsoft Word 2013, Microsoft Excel 2013 dùng để soạn thảo văn mà Excel có tác dụng bảng tính thực hiện, xử lý tính toán nhiều toán từ đơn giản đến phức tạp 1.3 Thanh công cụ Ribbon Thanh Ribbon cơng cụ chứa gần tồn lệnh để thao tác với chương trình, lệnh hiệu chỉnh bảng tính, hàm, cơng thức, hay xử lý liệu,… Thanh Ribbon bao gồm tab (home, insert, Page layout, ) bên nút lệnh Tab Tùy ngữ cảnh sử dụng nút lệnh sáng lên cho phép người dùng thao tác Như để thao tác với lệnh Ribbon bạn cần phải biết nằm Tab Ribbon nào, sau chọn tới lệnh cần thao tác Tab Ribbon Giả sử ví dụ trước để bơi đậm cho nội dung E1 bạn chọn tới Tab Home tab bạn chọn biểu tượng Bold www.clevercfo.edu.vn Trang Chi tiết Tab Ribbon - Home: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh sau: + Clipboard: Cắt dán + Font: Font chữ + Alignment: Căn lề nội dung + Number: Định dạng liệu + Styles: Định dạng bảng tính + Cells: Thao tác với Cell + Editing: Hàm, lọc, tìm kiếm liệu - Insert: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến việc chèn đối tượng vào văn bản, chi tiết sau: + Tables: Các chèn bảng vào thao tác với bảng + Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa + Charts: Lệnh chèn liên kết + Text: Lệnh liên quan đến việc chèn đối tượng TextBox, Wordart, Header & Footer,… + Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn biểu tượng - Page Layout: Xuất mặc định Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến bố cục tính + Themes: Tủy chỉnh cho bảng tính + Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in + Scale to fit: Cố định số trang in văn + Sheet Options: Tùy chỉnh Sheet www.clevercfo.edu.vn Trang +Arrange: Các lệnh xếp đối tượng văn - Formulas: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa lệnh làm việc với hàm công thức + Function Library: Chứa lệnh gọi hàm Excel + Defined Names: Chứa lệnh định nghĩa vùng làm việc + Formula Auditing: Chứa lệnh tham chiếu công thức + Calculation: Tùy chọn tính tốn Excel - Data: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa lệnh làm việc với liệu + Get External Data: Lấy liệu từ ứng dụng khác + Sort & Filter: Chứa lệnh xếp, lọc liệu + Data Tools: Chứa số công cụ thao tác với liệu + Outline: Chứa lệnh nhóm liệu - Review: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến thao tác kiểm tra ngữ pháp cho nọi dung bảng tính, tạo ghi chú, bảo mật bảng tính,… - View: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh hiển thị, chi tiết sau: + Workbook Views: Chế độ hiển thị + Show: Tùy chọn hiển thị số Panel + Zoom: Các lệnh phóng to, thu nhỏ nội dung Workbook + Window: Chứa lệnh tùy chọn hiển thị nhiều Workbook + Macros: Các lệnh Macros Ẩn Tab lệnh Để làm ẩn hay xuất nhóm lệnh Tab lệnh cơng cụ Ribbon bạn làm sau: - Nhấp phải chuột vào khoảng trống công cụ Ribbon www.clevercfo.edu.vn Trang - Một menu nhanh xuất chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Excel Option xuất trỏ tới mục Customize the Ribbon - Trong danh sách Main Tabs bên phía tay phải hình liệt kê danh sách Tab Ribbon muốn ẩn Tab bạn cần bỏ dấu tính đầu tên Tab Ngược lại muốn chúng lên bạn đánh dấu tính cho Tab bị ẩn Cuối nhấp Ok để lưu lại Lưu ý: Trường hợp muốn ẩn tồn cơng cụ Ribbon bạn nhấp chọn biểu tượng Minimize the Ribbon (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1) phía góc phải hình Khi muốn lại công cụ bạn nhấp chuột vào nút lệnh lần www.clevercfo.edu.vn Trang 10 Hàm chuyển chuỗi văn thành chuỗi hoa Cú pháp: =UPPER(Text) Giải thích: - Text: Là chuỗi văn hay tham chiếu ô chứa chuỗi văn cần chuyển thành chữ hoa Hàm VALUE Hàm chuyển chuỗi số thành giá trị số Cú pháp: =VALUE(Text) Giải thích: - Text: Là chuỗi số muốn chuyển sang dạng giá trị số 5.6 Nhóm hàm luận lý Hàm AND Hàm trả giá trị TRUE tất đối số với điều kiện, ngược lại cần đối số sai hàm trả FALSE Cú pháp: =AND(Logical1, Logical2, …) Giải thích: - Logical1, Logical2, …Là đối số biểu diễn điều kiện bạn sử dụng tối đa 30 đối Hàm FALSE Hàm trả giá trị FALSE, bạn thay cách nhập giá trị bàn phím Cú pháp: =FALSE() hàm khơng có đối số Hàm IF Hàm dùng để lựa chọn hai, kiểm tra điều kiện đối Logical_test trả đối Value_if_true, ngược lại sai trả đối Value_if_false Cú pháp: =IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false) Giải thích: - Logical_test: Là điều kiện cho trước bất kỳ, điều kiện phải trả TRUE hay =1 FALSE hay =0 - Value_if_true: Đối số bất kỳ, thể kiểm tra điều kiện đối Logical_test (TRUE hay =1) - Value_if_false: Đối số bất kỳ, thể kiểm tra điều kiện đối Logical_test sai (FALSE hay =0) Hàm NOT Hàm NOT lấy phủ định điều kiện đối Logical trả kết giá trị Logic TRUE=1 (đúng) FALSE=0 (sai) Cú pháp: =NOT(Logical) Giải thích: - Logical: Là giá trị biểu thức luận lý đánh giá TRUE hay FALSE www.clevercfo.edu.vn Trang 148 Hàm OR Hàm OR trả hai giá trị TRUE FALSE Hàm cần đối trả TRUE, tất đối sai trả FALSE Cú pháp: =OR(Logical1, Logical2, …) Giải thích: - Logical1, Logical2, … Là số hay điều kiện TRUE FALSE Trong hàm bạn sử dụng đến 30 đối Hàm TRUE Hàm trả trị TRUE, bạn thay cách nhập giá trị từ bàn phím Cú pháp: =TRUE() Hàm khơng có đối số 5.7 Hàm tốn học lượng giác Hàm ABS Hàm lấy giá tị tuyệt đối số cho kết hành Cú pháp: =ABS(Number) Giải thích: - Number: Là số hay địa ô cần lấy giá trị tuyệt đối Hàm CEILING Làm tròn số theo hướng tăng đến số gần hay bội số gần số có nghĩa Cú pháp: =CEILING(Number, Significance) Giải thích: - Number: Là giá trị số (tham chiếu ô chứa số hay công thức trả số) muốn làm tròn - Significance: Là giá trị bội số mà bạn muốn làm trịn Hàm EVEN Hàm có tác dụng làm tròn lên số nguyên chẵn gần Cú pháp: =EVEN(Number) Giải thích: - Number: Là giá trị số muốn làm trịn Hàm FACT Hàm tính giai thừa số Cú pháp: =FACT(Number) Giải thích: - Number: Là số cần tính giai thừa Hàm FLOOR Hàm làm tròn xuống bội số cho gần tiến đến www.clevercfo.edu.vn Trang 149 Cú pháp: =FLOOR(Number, Significance) Giải thích: - Number: Là số bạn muốn làm tròn - Significance: Là bội số muốn làm tròn đến Hàm INT Hàm trả giá trị phần ngun số thực làm trịn xuống số thực Cú pháp: =INT(Number) Giải thích: - Number: Là số cần làm tròn Hàm MOD Hàm trả phần dư phép chia Cú pháp: =MOD(Number, Divisor) Giải thích: - Number: Số bị chia - Divior: Số chia (phải khác 0, số Excel báo lỗi) Hàm SQRT Hàm có tác dụng tính bậc hai số Cú pháp: =SQRT(Number) Giải thích: Number: Là số dương lớn cần tính bậc hai, số số âm hàm trả lỗi Hàm SUM Hàm trả tổng chuỗi số Cú pháp: =SUM(Number1, Number2,…) Giải thích: - Number1, Number2,… giá trị số, công thức, địa dãy ô… hàm lấy tới 30 đối số Hàm SUMIF Hàm trả giá trị tổng dãy ô hàm thoả điều kiện Cú pháp: =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) Giải thích: - Range: Là dãy để thực việc kiểm tra theo tiêu chuẩn - Criteria: Là số, biểu thức hay chuỗi để xác định cần tính tổng đối dựa đối Range để kiểm tra - Sum_range: Dãy tính tổng www.clevercfo.edu.vn Trang 150 Bài – In ấn 6.1 Định dạng trang in Bạn cần định dạng cho trang in trước thực việc in hai cách sau đây: Cách 1: Sử dụng công cụ Ribbon - Từ công cụ Ribbon bạn nhấp chọn Tab Page Layout - Margin: Căn lề cho trang in, bạn nhấp chọn mục lệnh danh sách xuất hình đây: www.clevercfo.edu.vn Trang 151 Chúng ta chọn mẫu có sẵn nhấp mục Custom margin… để có thêm lựa chọn Sau chọn lệnh Custom Margin hộp thoại Page Setup xuất hình đây: - Orientation: Chọn chiều cho trang giấy in, nhấp chọn lệnh có hai lựa chọn Portrait (in theo chiều dọc khổ giấy) Landscape (in theo chiều ngang khổ giấy) www.clevercfo.edu.vn Trang 152 - Size: Chọn khổ giấy cho trang in, bạn nhấp chọn lệnh danh sách liệt kê khổ giấy xuất hiện, thông thường chọn khổ giấy A4 để in văn Ngồi mẫu có sẵn bạn chọn More page size để tùy chỉnh khổ giấy theo yêu cầu sử dụng - Print Area: Chọn vùng in, bạn chọn vùng liệu cần in sau nhấp chuột vào biểu tượng chọn Set print area Như thực in ấn máy tính in vùng liệu mà bạn chọn thiết lập vùng in ấn Nếu muốn hủy đánh dấu vùng in ấn bạn chọn lại vùng liệu thiết lập lúc trước nhấp chọn lại biểu tượng Print Area chọn Clear print area www.clevercfo.edu.vn Trang 153 - Print title: Trong trường hợp muốn tiêu đề cho tất trang bạn chọn lệnh Hộp thoại Page setup xuất trỏ tới Tab Sheet hình đây: Bạn nhấp chọn vào vng nhỏ phía bên phải mục Row to repeat at top: Một hộp thoại nhỏ (Page setup – Rows to repeat at top) xuất bạn nhấp chuột chọn tới dòng tiêu đề cần in cho tất trang, địa dịng chọn lấy vào hộp thoại xuất lúc trước Tiếp theo bạn nhấn Enter để xác nhận nhấp Ok hộp thoại Page Setup để lưu lại thay đổi Cách 2: Sử dụng hộp thoại Page Setup, để sử dụng hộp thoại bạn nhấp chọn biểu tượng Page setup phía góc phải nhóm lệnh Page Setup www.clevercfo.edu.vn Trang 154 Hộp thoại Page setup xuất hình đây: - Tab Page + Orienbạntion: xác định hướng trang giấy để in liệu Portrait: in liệu theo chiều dọc trang giấy Landscape: liệ theo chiều ngang trang giấy + Scaling: xác định tỷ lệ liệu in giấy thay đổi in khít với chiều ngang hay chiều dọc giấy Có chức cho bạn chọn sau: Adjust to: thay đổi tỷ lệ liệu in giấy, giá trị nằm khoảng từ 10% đến 400%, mặc định 100% Fit to: thay đổi vừa khít theo chiều ngang giấy Wide by: thay đổi vừa khít theo chiều dọc trang giấy Pager Size: lựa chọn khổ giấy Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách khổ giấy chọn khổ giấy thích hợp Print Quality: lựa chọn chất lượng in (chất lượng in có nghĩa số chấm điểm Inch, số lớn in liệu mịn hơn), nhấp vào mũi tên hình tam giác để chọn số chất lượng in Thông thường người bạn chọn 600dpi www.clevercfo.edu.vn Trang 155 Fist Page Number: định đánh số trang cho bảng tính có nhiều số trang + Nhấp nút Print, Print Preview Option để in bảng tính, xem bảng tính trước in tuỳ chọn in - Tab Margin + Top: định khoảng cách từ mép trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách 1Inch + Header: định khoảng cách tiêu đề đầu trang Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.5Inch + Left: định khoảng cách từ mép trái trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.75 Inch + Right: định khoảng cách từ mép phải trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.75 Inch + Bottom: định khoảng cách từ mép trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách Inch + Footer: định khoảng cách tiêu đề cuối trang Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.5Inch + Chức Horizonbạnlly: Nếu nhấp chọn chức Excel in liệu tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại khơng chọn Excel in liệu bên trái tờ giấy + Chức Vertically: Nếu nhấp chọn chức Excel in liệu tờ giấy theo chiều dọc, ngược lại khơng chọn Excel in liệu bên trái tờ giấy + Nhấp nút Print, Print Preview Option để in bảng tính, xem bảng tính trước in tuỳ chọn in - Tab Header / Footer: In tiêu đề đầu cuối trang www.clevercfo.edu.vn Trang 156 + Header Footer: chương trình đề nghị sử dụng mục có sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách, chọn danh sách mục để dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang + Custom Header: tạo tiêu đề đầu trang tuỳ ý Nhấp vào nút Custom Header hộp thoại sau lên sau: Các biểu tượng hộp thoại Biểu tượng Mã Công dụng Biểu tượng dùng để định dạng Font chữ cho tiêu đề, &[Page] www.clevercfo.edu.vn In số trang hành Trang 157 &[Page] In tổng số trang bảng tính &[Date] Hiển thị ngày hành &[Time] Hiển thị hành &[Path]&[File] Hiển thị tên ổ đĩa chứa tập tin bảng tính tên tập tin bảng tính sử dụng &[File] Hiển thị tên tập tin bảng tính sử dụng &[Tab] Hiển thị tên bảng tính hành &[Picture] Có tác dụng lấy hình ảnh từ bên ngồi vào Có tác dụng chỉnh sửa hình ảnh đưa vào bước + Left Section: Khung cho phép bạn nhập liệu (chữ, số…) hiển thị nội dung khung lên góc bên trái trang giấy + Center Section: Khung cho phép bạn nhập liệu (chữ, số…) hiển thị nội dung khung lên trang giấy + Right Section: nhập liệu (chữ, số…) hiển thị nội dung khung lên góc bên phải trang giấy + Custom Footer: Tương tự nút Custom Header + Nhấp nút Print Preview Option để in bảng tính, xem bảng tính trớc in tuỳ chọn in 6.2 Xem thực in ấn Để in văn bạn thực theo cách sau đây: Cách 1: Nhấn biểu tượng Print Quick Access Toolbar Với cách văn in tất trang máy in mặc định máy tính Với văn chứa nhiều nội dung bạn khơng nên sử dụng cách dễ dẫn đến tình trạng máy in bị hóc giấy trừng in nhiều trang lúc Cách 2: Nhấp tổ hợp phím Ctrl + P nhấp chọn nút Office Button Cửa sổ Office Button xuất bạn chọn mục Print www.clevercfo.edu.vn Trang 158 Khung bên trái chứa tùy chọn in ấn, khung bên phải hình xem trước in trang văn Dưới ý nghĩa cách tùy chọn tham số trước in ấn: - Number of copy: Số chép từ in, ví dụ bạn muốn in hợp đồng thành để gửi khách hàng lưu lại bạn điền giá trị - Print: Chọn máy in để in văn bản, máy tính có nhiều máy in khác bạn cần phải định máy in in văn bản, không Microsoft Word 2013 lấy máy in mặc định máy tính - Print What: Cho phép tùy chọn trang in, bạn nhập vào trang bắt đầu in mục Pages trang cuối in mục To Ngồi bạn nhấp vào Active Sheets để có thêm tùy chọn www.clevercfo.edu.vn Trang 159 + Active sheets: Chỉ in Sheet thời + Entire workbook: In tồn Sheet có WorkBook + Selection: Chỉ in vùng liệu chọn - Other Settings: Các tùy chọn khác in ấn + Collated: Khi in copy thành nhiều bản, bạn chọn mục Collated để in (lần lượt trang bắt đầu lại hết trang cuối cùng) chọn UnCollated để in liên tục (hết copy trang đến trang kế tiếp) + Portrait Orientation: In theo khổ giấy ngang hay dọc www.clevercfo.edu.vn Trang 160 + Chọn khổ giấy cho văn + Last custom margin settings: Chọn lề cho trang in www.clevercfo.edu.vn Trang 161 Cuối bạn nhấp chọn nút Print để thực in văn www.clevercfo.edu.vn Trang 162 ... ô E1 bảng tính dịng chữ “Nhà sách Trí Việt” Tuy nhiên khác với Microsoft Word 2013, Microsoft Excel 2013 dùng để soạn thảo văn mà Excel có tác dụng bảng tính thực hiện, xử lý tính tốn nhiều tốn... Open: Mở File chứa danh sách File mở trước - New: Tạo File Excel, việc lựa chọn bảng tính rỗng bạn tùy chọn File mẫu mà Microsoft Excel 2013 cung cấp sẵn www.clevercfo.edu.vn Trang 17 - Print:... www.clevercfo.edu.vn Trang 31 Sau kết thúc làm việc với File Excel bạn cần lưu lại ổ đĩa cứng để sử dụng lần Với Microsoft Excel 2013 bạn lưu WorkBook cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng