TIỂU LUẬN TÌM HIỂU VỀ CHU TRÌNH KIỂM SOÁT TIỀN MÔN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRƯỜNG ĐẠI HOC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TỐN-KIỂM TỐN MƠN: KIỂM SỐT NỘ BỘ TÌM HIỂU VỀ CHU TRÌNH KIỂM SOÁT TIỀN NHÓM : in GVHD : Lê Thị Thanh Xuân Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 4/2014 DANH SÁCH NHÓM STT HỌ VÀ TÊN MSSV CAO THỊ THANH AN 1154040001 NGUYỄN HỒNG NGỌC CẨM 1154040041 VÕ THỊ KIM CƯƠNG 1154040053 HỒ ĐĂNG GIÀU 1154040112 HUỲNH DƯƠNG KIM KHÁNH 115404241 TRẦN THỊ HẠ UY 115404660 MỤC LỤC I ĐẶC ĐIỂM CỦA TIỀN II MỤC TIÊU KIỂM SỐT CHUNG ĐỚI VỚI TIỀN III PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ IV KIỂM SOÁT QUY TRÌNH THU TIỀN MẶT Lưu đồ xử lý luân chuyển chứng từ thu tiền mặt Những mục tiêu rũi ro hoạt động thu tiền mặt Các thủ tục kiểm soát hoạt động thu tiền mặt Lập ma trận rủi ro 10 V KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHI TIỀN MẶT 11 Lưu đồ xử lý luân chuyển chứng từ chi tiền mặt 12 Những mục tiêu rũi ro hoạt động chi tiền mặt .13 Các hoạt động kiểm soát 13 Lập ma trận rủi ro 14 VI CHU TRÌNH KIỂM TRA TỒN QUỸ .15 Lưu đồ xữ lý lưu trữ chứng từ kiểm tra tồn quỹ 16 Những mục tiêu rũi ro hoạt động kiểm tra tồn quỹ .17 Các hoạt động kiểm soát 17 Lập ma trận rũi ro 17 VII KIỂM SOÁT CHU TRÌNH THU TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 17 Lưu đồ xử lý lưu trữ chứng tử kiểm tra thu tiền ngân hàng 17 Những mục tiêu rủi ro thu tiền gửi ngân hàng .18 Các hoạt động kiểm soát 19 Lập ma trận rủi ro 19 VIII KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG .20 Lưu đồ xử lý lưu trữ chứng từ hoạt động chi tiền gửi ngân hàng 21 Những mục tiêu rũi ro hoạt động chi tiền gửi ngân hàng .22 hoạt động kiểm soát 22 Lập ma trận rũi ro 23 IX KIỂM SỐT CHU TRÌNH KIỂM TRA SỚ DƯ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG 23 Những mục tiêu rũi ro hoạt động kiểm tra số dư tiền gửi ngâng hàng .23 Các thủ tục kiểm soát .23 Lập ma trận rũi ro 23 I ĐẶC ĐIỂM CỦA TIỀN Tiền doanh nghiệp bao gồm:  Tiền mặt  Tiền gửi ngân hàng  Tiền chuyển Tiền tài sản quan trọng đơn vị phần lớn hoạt động đơn vị cần đến tiền cách thức khác Tiền thường có đặc điểm sau khiến nhà quản lý quan tâm: Tiền nhiều đơn vi thường có số phát sinh lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều nên sai phạm thường dễ xãy khó phát  Tiền tài sản nhạy cảm khả biển thủ, gian lân cao tài sản khác Các thủ thuật gian lận đa dạng che dấu tinh vi  Việc quản lý tốt tiền giảm thiểu rủi ro khả toán, tăng hiệu sủ dụng tiền đơn vị Tiền có quan hệ mật thiết với chu trình nghiệp vụ chủ yếu như: Chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng trả tiền, chu trình tiền lương, chu trình sản xuất Thu tiền Chi tiền Mua hàng, chi phí khác Bán Hàng Hàng tồn kho Tài sản cố định Thu Nợ khách hàng Vay tiền hay phát hành cổ phiếu Tiền Trả lương Trả nợ vay hay trả cổ tức II MỤC TIÊU KIỂM SỐT CHUNG ĐỚI VỚI TIỀN  Sự hữu hiệu hiệu hoạt động : hoạt động thu chi tiền tồn quỷ kiểm soát chặt chẽ giúp nâng cao tính hữu hiệu hiệu hoạt động kinh doanh Thu chi tiền đủ kịp thời phù hợp nhu cầu khơng lãng phí giúp hạn chế mát, lạm dụng tiền bạc cho mục đích cá nhân giúp thực tốt việc mua hàng, bán hàng, chi trả lương kịp thời làm tăng hiệu hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến tính hữu hiệu hoạt động Duy trì số dư tồn quỹ hợp lý, đảm bảo nhu cầu chi tiêu đơn vị, đảm bảo khả toán nợ đến hạn…tránh tồn quỹ nhiều cho đơn vị  Báo cáo tài đáng tin cậy: nghiệp vụ thu chi tiền cần ghi chép đầy đủ xác, kịp thời nhằm cung cấp thơng tin tình hình tạo tiền, sử dụng tiền số dư tiền, trung thực hợp lý báo cáo tài  Tuân thủ pháp luật quy định: thu chi tiền phù hợp với quy định pháp luật, tuân thủ quy chế tài đơn vị nhà nước III PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ Mục tiêu Rủi ro Các thủ tục kiểm sốt IV KIỂM SỐT QUY TRÌNH THU TIỀN MẶT Lưu đồ xử lý luân chuyển chứng từ thu tiền mặt Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Kế toán liên quan Thủ quỹ Tiền Viết phiếu thu Duyệt kí phiếu thu Phiếu thu Thu tiền kí nhận Phiếu thu Nộp tiền Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Ghi sổ kế toán tiền mặt Lưu chứng từ Phiếu thu Phiếu thu Ghi sổ kế toán Những mục tiêu rũi ro hoạt động thu tiền mặt  Thu trực tiếp từ bán hàng Ghi sổ quỹ - Mục tiêu Thu với giá trị hàng - bán Tiền thu không bị thất - Rủi ro Tiền thu khơng với giá trị hàng bán hóa - đơn bị tính tốn sai (R1) Tiền thu từ bán hàng bị nhân viên bán hàng hay thu (chiếm dụng hay biển thủ) ngân chiếm dụng, biển thủ (R2)  Thu nợ khách hàng: - Mục tiêu Số tiền phải thu không bị - Rủi ro Nhân viên thu nợ biển thủ số tiền thu - không nộp doanh nghiệp kịp thời (R3) Xóa sổ nợ phải thu để chiếm dụng tiền thu (R4) Ghi chép khoản thu tiền sai niên độ, sai số tiền, chiếm dụng, nộp kịp thời - vào doanh nghiệp Nợ phải thu phải khớp - với số tiền thu Ghi số tiền, đối sai đối tượng, ghi chép thiếu sót trùng lắp nghiệp vụ thu tiền (R5) tượng, niên đơ, khơng thiếu sót hay trùng lắp nghiệp vụ - - Các thủ tục kiểm soát hoạt động thu tiền mặt  Trong trường hợp thu trực tiếp từ bán hàng cung cấp dịch vụ Khi bán hàng thu tiền trực tiếp, để ngăn chặn khả nhân viên bán hàng chiếm dụng số tiền thu không ghi nhận khoản này, cần tách rời chức bán hàng thu tiền Trong đó, việc đánh số thứ tự liên tục chứng từ thu tiền trướckhi sử dụng (phiếu tính tiền, phiếu thu, hóa đơn vé) điều cần thiết để ngăn ngừasai phạm.Đối với doanh nghiệp bán lẻ, nhân viên thường phải đảm nhiệm nhiều việc bán hàng, nhận tiền ghi sổ Trong điều kiện đó, thủ tục kiểm sốt tốt sử dụng thiết bị thu tiền Nếu không trang bị máy móc tiên tiến, cần phải quản lý số thu ngày thông qua việc yêu cầu lập báo cáo bán hàng hàng ngày Đối với siêu thị: Sử dụng máy tính tiền tự động cần ý điểm sau:  Để hình máy tính tiền tầm nhìn khách hàng để họ kiểm tra việc tính tiền (T1) - - - -  In phiếu thu hóa đơn cho khách hàng khuyến khích họ lấy để kiểm tra đổi trả ( lại) hàng sau ( có).(T2)  Đánh số thứ tự liên tiếp cho phiếu thu hay hóa đơn, trường hợp hủy phiếu thu hay hóa đơn phải ghi lại (T3)  Cuối ngày đối chiếu tiền thu số liệu ghi nhận máy tính tiền.(T4)  Khơng cho phép tự xóa nghiệp vụ ghi nhận Trong q trình xử lý, muốn xóa cần phải có mật người có trách nhiệm quản lý Việc đổi trả hàng phải phê chuẩn người có trách nhiệm (T5)  Cuối ca làm việc, nhân viên bán hảng kiêm thu ngân phải nộp quỹ trung tâm toàn tiền thu (T6) Đối với cửa hàng bán lẻ sản phẩm, hàng hóa:  Tách riêng nhân viên bán hàng thu tiền nên sử dụng máy tính tiền tự động (T7)  Nếu khơng sử dụng máy tính tiền nên lập báo cáo bán hàng ngày Trường hợp này, xuất hàng giao cho cửa hàng cần lập biên giao hàng Định kỳ cần kiểm kê hàng tồn số bán số tiền thu (T8) Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ: nhà hàng, khách sạn…  Tách biệt phận cung cấp dịch vụ với phận tính tiền hóa đơn thu ngân (T9)  Phiếu tính tiền hay hóa đơn cần đánh số trước liên tục (T10)  Khi thu tiền nhân viên thu đóng dấu “đã thu tiền” để tiên kiểm tra đối chiếu (T11)  Hằng ngày phận thu ngân phận lập phiếu tính tiền hay hóa đơn cần đối chiếu số liệu, kiểm tra phiếu tính tiền hay hóa đơn phát hành chưa thu tiền (T12) Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sử dụng vé rạp chiếu phim khu vui chơi:  Tách biệt chức thu tiền chức kiểm soát vé Vé phải đánh số thứ tự trước sử dụng, vé nên in sẵn giá vé (T13)  Cuối ngày nhân viên bán vé nộp tiền, đối chiếu số vé bán số tiền thu (T14)  Ngoài cần kiểm tra phận kiểm sốt vé có thực chức không gắn camera, kiểm tra độc lập vé khách hàng đột xuất (T15)  Tiền thu từ quầy tính tiền, quầy bán vé cuối ngảy phải nộp cho thủ quỹ đơn vị Khi giao nộp tiền, kế toán lập phiếu thu Phiếu thu sở để ghi nhận nghiệp vu.(T16) Đối với doanh nghiệp lớn:  Khách hàng nhận hóa đơn phiếu xuất kho để lấy hàng sau nộp tiền phòng thu ngân (T17)  Trường hợp thu nợ khách hàng - Thu nợ sở khách hàng: Nhìn chung nên hạn chế hình thức tiềm ẩn rủi ro tiền thu bị biển thủ tham ô thủ thuật gối đầu…Việc thu nợ sở khách hàng gồm công việc sau:  Theo dõi công nợ: phân cơng nhân viên kế tốn chun theo dõi công nợ, lập bảng theo dõi công nợ khoản nợ, thời gian nợ khách hàng định kỳ giao cho nhân viên thu nợ(T18)  Tổ chức đội ngũ nhân viên thu nợ, chẳng hạn phân nhóm khách hàng cụ thể cho nhân viên thu nợ, huấn luyện kỹ thu nợ sách thu hồi nợ đơn vị, hốn chuyển nhân viên thu nợ…dựa bảng theo dõi công nợ nhân viên lập kế hoạch thu nợ Khi đến hạn toán, nhân viên thu nợ nhận giấy ủy quyền nhận hóa đơn từ kế tốn cơng nợ để đến khách hàng thu tiền(T19)  Cuối ngày yêu cầu nhân viên nộp số tiền thu cho thủ quĩ nộp lại hóa đơn giấy ủy quyền ( khơng thu tiền) cần giải thích lý Cần quản lý chặt chẽ hóa đơn chưa thu tiền (T20)  Định kỳ kế tốn cơng nợ cần lập bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ khách hàng Bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ giúp phát khoản nợ     hạn bất thường, từ phát việc biển thủ nợ khách hàng (T21) Cuối tháng cần tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng ( T22) Khách hàng đến doanh nghiệp trả nợ: Kế tốn lập phiếu thu hay hóa đơn chuyển cho thủ quỹ để thu tiền (T23) Khuyến khích khách hàng lấy phiếu thu hay hóa đơn nộp tiền (T24) Các khoản giảm giá, hàng bán trả lại: Cần xét duyệt người có thẩm quyền độc lập với nhân viên bán hàng (T25)  Có sổ sách để theo dõi riênh khoản giảm giá hàng bán bị trả lại (T26)  Cần lập báo cáo theo dõi tình hình Người theo dõi khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại hay xóa sổ nợ phải thu phải độc lập với nhân viên thu nợ người xét duyệt (T27)  Định kỳ nên phân công người độc lập chọn nghiệp vu kiểm tra xem xét liệu nghiệp vụ có xét duyệt người có thẩm quyền cách thích hợp hay không (T28) Lập ma trận rủi ro R1 R2 R3 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 T13 T14 T15 T16 T17 T18 T19 T20 T21 T22 T23 T24 T25 T26 T27 T28 V KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHI TIỀN MẶT R4 R5 Lưu đồ xử lý luân chuyển chứng từ chi tiền mặt Người đề nghị chi Kế toán toán Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ Lập giấy đề nghị chi Lập phiếu chi Ký duyệt chi Ko đồng ý Đồng ý Không Đồng ý Nhận phiếu chi Ký duyệt phiếu chi Nhận phiếu chi Đồng ý Xuất tiền Nhận tiền ký phiếu chi Ghi sổ kế toán tiền mặt Ghi sổ quỹ Những mục tiêu rũi ro hoạt động chi tiền mặt Mục tiêu Rũi ro Ghi chép số tiền niên độ, số tiền thực trả, nhà cung cấp, khơng trùng lắp hay thiếu sót thơng tin nghiệp vụ Chi trả số tiền cần tốn theo hóa đơn chứng từ liên quan Ghi chép khoản chi trả tiền sai niên độ, sai số tiền, sai đối tượng theo dõi, ghi chép thiếu sót trùng lắp.(R1) Chi trả sai số tiền cần chi chứng từ liên quan hóa đơn mua hàng, phiếu giao hàng, biên nợ…(R2) Chi trả đối tượng, số lượng hàng Chi trả sai nhà cung cấp, sai lô hàng thực nhận theo giá thỏa thuận, không sai giá thỏa thuận, chi trả nhiều lần cho trùng lắp hóa đơn.(R3) Thực có mua, có phát sinh chi phí cần Chi trả khoản chi phí, khoản mua tốn hàng, dịch vụ khơng có thực, khơng phê duyệt, khơng phù hợp sách đơn vị.(R4) Chi mục đích, hợp lý Chi mục đích hay nhu cầu.(R5) Chi vượt mức cần thiết.(R6) Lạm dụng chi cho cá nhân.(R7) Chi trả hạn toán Chi không kịp thời dẫn đến không hưởng khoản chiết khấu toán hay phải trả thêm lãi suất hạn.(R8) Các hoạt động kiểm soát  Thủ tục kiểm soát chung: Nguyên tắc chung khoản chi phải phê chuẩn thích hợp, ghi chép kịp thời vào sổ sách theo dõi chi tiết cho đối tượng (từng nhà cung cấp, nhân viên) Định kỳ cuối tháng, cần kiểm tra liên tục phiếu chi sổ chi tiết tiền mặt nhằm phát phiếu chi bị bỏ sót - Sử dụng nhân viên có lực trung thực.(T1) - Chức chi tiền phải tách biệt với chức xét duyệt chi.(T2) - Các giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị toán, giầy đề nghị tạm ứng, … cần người có thẩm quyền xét duyệt trước lập phiếu chi Sau duyệt chi, nhà quản lý cần đánh dấu chứng từ gốc để tránh tình trạng chúng bị tái sử dụng Nhà quản lý ủy quyền cho cấp xét duyệt mức độ thơng qua việc xây dựng ban hành sách.(T3) - Các phiếu chi muốn xét duyệt phải có đầy đủ chứng từ, sau chi cần đóng dấu “đã tốn” vào chứng từ có liên quan để tránh việc sử dụng lần thứ hai chứng từ này.(T4)  Thủ tục kiểm soát chi trả tiền cho nhà cung cấp: - Cần có quy định cụ thể luân chuyển chứng từ để đảm bảo hóa đơn nhà cung cấp nhanh chóng ln chuyển đến phịng kế tốn, kiểm tra đối chiếu hóa đơn với chứng từ khác Nếu có sai sót hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu ngun nhân xử lý.(T5) - Kế tốn cơng nợ lưu hóa đơn vào hồ sơ hóa đơn chưa toán theo thứ tự thời hạn toán Định kỳ, vào hồ sơ hóa đơn chưa toán, lập danh sách khoản phải trả đến hạn tốn để lập chứng từ tốn đính kèm với chứng từ liên quan với phiếu chi để trình cho người có trách nhiệm xét duyệt Hạn chế chi tiền mặt mà qua ngân hàng.(T6) - Toàn chứng từ cuối phải lưu vào hồ sơ chi tiền theo số phiếu chi (T7) - Nếu có hàng bán bị trả lại giảm giá, chứng từ liên quan phải nhanh chóng chuyển đến phịng kế tốn.(T8) - Theo dõi riêng hóa đơn nhận từ nhà cung cấp chưa có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng để liên lạc với phận liên quan để nhanh chóng xác định nguyên nhân.(T9) - Các hóa đơn trả tiền cần lưu hồ sơ riêng đóng dấu lên chứng từ sai toán để tránh trả tiền hai lần cho hóa đơn Định kỳ nên rà sốt lại tình hình cơng nợ nhà cung cấp đối chiếu công nợ thường xuyên.(T10) - Cần lập danh sách nhà cung cấp với thông tin cần thiết đồng thời thường xuyên cập nhật danh sách này.(T11) - Người xét duyệt tốn phải khơng liên quan đến q trình mua hàng khơng phép đề nghị tốn cho hóa đơn.(T12)  Thủ tục kiểm sốt cho khoản chi tiêu khác đơn vị: - Phải lập phiếu chi cho trường hợp chi tiền mặt Phiếu chi cần đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng kế toán quỹ lập, sau chuyển cho thủ quỹ để chi tiền.(T13) - Nếu giao tiền mặt cho nhân viên mang toán, phải yêu cầu nhân viên lấy phiếu thu biên lai thu tiền hay hóa đơn có chữ ký đóng dấu đơn vị toán.(T14) - Đơn vị nên quy định hạn mức toán tiền mặt, khoản toán vượt hạn mức phải toán qua ngân hàng.(T15) - Sử dụng phiếu đề nghị toán: Cá nhân có nhu cầu tốn lập phiếu dựa chứng từ gốc kèm theo có xác nhận chữ ký Trưởng phận người đề nghị Kế tốn tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chứng từ, có phù hợp với quy định đơn vị hay không chuyển cho người có thẩm quyền xét duyệt người ủy quyền xét duyệt theo sách đơn vị (T16) - Đối chiếu doanh thu chi phí hoa hồng để xem xét tính hợp lý chi phí hoa hồng tránh trường hợp khai khống hoa hồng.(T17) Lập ma trận rủi ro R1 T1 T2 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 T13 T14 T15 T16 T17 VI CHU TRÌNH KIỂM TRA TỒN QUỸ Lưu đồ xữ lý lưu trữ chứng từ kiểm tra tồn quỹ Thủ Qủy Người chứng kiến kiểm kê Kế toán trưởng Kế toán toán Thực kiểm quỷ Đối chiếu Lập biên Phê duyệt Xử lý chênh lệch (nếu có) Điều chỉnh (nếu có) Cập nhập vào chương trình Những mục tiêu rũi ro hoạt động kiểm tra tồn quỹ Mục tiêu Số tiền tồn quỷ thực tế phải với số liệu sổ sách, báo cáo Tiền tồn quỷ ln ln phải có quỷ Phải trị lượng tiền tồn quỷ định Rủi ro Số tiền tồn quỷ thực tế sai lệch so với số liệu sổ sách, báo cáo (R1) Tiền tồn quỷ bị đánh cắp, bị thủ quỷ chiếm dụng tham (R2) Tiền tồn quỷ q dẫn đến thiếu hụt tiền cần tồn quỷ nhiều làm giảm khả sinh lời (R3) Các hoạt động kiểm soát - Tiền mặt quỷ bao gồm tiền giấy, vàng bạc, ngoại tệ, séc chưa dung hay séc toán khách hàng chưa kịp gửi vào ngân hàng cần bảo quản chặc chẽ giao cho thủ quỷ chịu trách nhiệm (T1) - Thủ quỷ cần kiểm kê cuối ngày đối chiếu với số liệu kế toán quỷ Mọi sai lệch cần phải điều chỉnh tìm hiểu nguyên nhân (T2) - Tiền phải để két phải niêm phong két trước (T3) - Phải thường xuyên kiểm kê tiền định kỳ đột xuất (T4) - Duy trì số dư xác định mức tồn quỷ hợp lý (T5) Lập ma trận rũi ro R1 R2 R3 T1 T2 T3 T4 T5 VII KIỂM SOÁT CHU TRÌNH THU TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Lưu đồ xử lý lưu trữ chứng tử kiểm tra thu tiền ngân hàng Ngân hàng Kế toán ngân hàng đơn vị Kế toán trưởng doanh nghiệp Nhận tiền Lập giấy báo có Nhận giấy báo có Lập chứng từ thu Ký duyệt thu Ghi sổ ngân hàng Những mục tiêu rủi ro thu tiền gửi ngân hàng Thu qua ngân hàng hình thức an tồn cần khuyến khích khách hàng đối tác toán qua ngân hàng, nhiên chứa đựng vài rủi ro: Mục tiêu Rũi ro Bảo đảm khách hàng trả nợ séc chuyển khuyển khoản, tránh rủi ro gian lận từ nhân viên Thu nợ khách hàng séc hay chuyển khoản trực tiếp qua ngân hàng: nhân viên chiếm dụng (chuyển tiền vào tài khoản người khác khách hàng trả séc) (R1) Đảm bảo thông tin ghi nhận kịp thời vào sổ kế toán, bảo mật cẩn thận Thu tiền từ thẻ tín dụng:  Tiền khơng thu kịp thời vào sổ kế tốn (R2)  Thơng tin thẻ tín dụng khách hàng dể bị ăn cắp (R3) Các hoạt động kiểm soát  Thu nợ khách hàng séc hay chuyển khoản trực tiếp qua ngân hàng: - Phân nhiềm cho nhiều nhân viên mở thư (ít người) (T1) Đóng dấu vào mặt sau séc (T2) Lập danh sách séc nhận (T3) Lập danh sách séc ký thác vào ngân hàng (T4) Đối chiếu danh sách séc ký thác vào ngân hàng với sổ kế toán (T5) Kế tốn cơng nợ cần điều tra giải séc chưa đủ thông tin (T6) Kiểm tra theo dõi sec không tiền bảo chứng (T7)  Thu tiền từ thẻ tín dụng: Mở riêng tài khoản ngân hàng cho khoản thu tiền qua thẻ tín dụng (T8) Hạn chế tiếp cận thơng tin thẻ tín dụng khách hàng ngoại trừ người có thẩm quyền (T9) - Đối chiếu khoản phải thu tín dụng nghiệp vụ nhận tiền (T10) - Hàng năm nên kiểm tra quy trình bán hàng, lưu trữ thơng tin, sốt sét nhân viên (T11) - Thực chia nhỏ việc lưu trữ thông tin (T12) Lập ma trận rủi ro R1 R2 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 VIII KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG R3 Lưu đồ xử lý lưu trữ chứng từ hoạt động chi tiền gửi ngân hàng Giám đốc Ký duyệt ủy nhiệm chi Kế toán trưởng Ký duyệt chi Đồng ý Kế toán ngân hàng (tại doanh nghiệp) Ngân hàng Lập ủy nhiệm chi Ko đồng ý Ko đồng ý Đồng ý Nhận ủy nhiệm chi Nhận ủy nhiệm chi Thực lệnh chi Nhận giấy báo nợ Lập giấy báo nợ Ghi sổ kế toán tiền gửi Những mục tiêu rũi ro hoạt động chi tiền gửi ngân hàng Mục tiêu Tiền gửi ngân hàng không bị mát, thất thoát Tất nghiệp vụ chi qua ngân hàng phê chuẩn Việc toán qua ngân hàng phải đầy đủ chứng từ gốc kèm theo Nhận kịp thời phản hồi từ bên nhà cung cấp hay khách hàng việc chưa nhận tiền Việc chi tiền ghi nhận kịp thời vào sổ sách kế toán Các sec đơn vị bảo quản cận thận (sec trắng, sec ký) Rũi ro Tiền gửi ngân hàng bị thất thoát, mát (R1) Có nghiệp vụ chi tiền khơng xét duyệt (R2) Việc tốn khơng có đầy đủ chứng từ gốc kèm theo (R3) Không nhận thông tin phản hồi kịp thời từ nhà cung cấp hay khách hàng việc chưa nhận tiền (R4) Không ghi nhận kịp thời việc chi tiền gửi (R5) Sec trắng sec ký không bảo quản cẩn thận, làm rách, mát (R6) hoạt động kiểm soát - Tách biệt chức người giữ sec, người phê chuẩn việc chi tiền; người ký séc với người ghi sổ kế tốn (T1) - Cần có người kiểm tra độc lập nghiệp vụ chuyển tiền ngân hàng vào thời điểm gần ngày kết thúc niên độ (T2) - Có quy định phân cấp ký duyệt khoản chi ( khoản chi vượt giá trị có nhiều người ký duyệt hơn, áp dụng thủ tục song ký (T3) - Trước ký sec hay lập ủy nhiệm chi, kiểm tra cẩn thận để đảm bảo tên người thụ hưởng số tiền phù hợp với chứng từ kèm theo (T4) - Cần có người độc lập xử lý khiếu nại nhà cung cấp , khách hàng(T5) - Ghi nhận nghiệp vụ chi tiền gửi nhận giấy báo nợ ngân hàng (T6) - Nếu đơn vị tốn thẻ tín dụng : cần có nhân viên độc lập ( người sử dụng thẻ) kiểm tra lại khoản chi xem có hợp lý, phù hợp với nhu cầu sử dụng đơn vị (T7) - Tách biệt chức viết séc, ký séc chuyển séc cho người thụ hưởng, cần luân phiên người ký séc giai đoạn (T8) - Thường xuyên đối chiếu sổ tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng, xin bảng kê tài khoản để theo dõi tình hình diễn biến tài khoản đơn vị (T9) Lập ma trận rũi ro R1 R2 R3 R4 R5 R6 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 IX KIỂM SỐT CHU TRÌNH KIỂM TRA SỚ DƯ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG Những mục tiêu rũi ro hoạt động kiểm tra số dư tiền gửi ngâng hàng Mục tiêu Số tiền tồn quỹ với số tiền sổ sách báo cáo Rủi ro Số dư tài khoản ngân hàng sai lệch so với sổ sách báo cáo (R1) Ngăn ngừa gian lận xảy Tiền gửi ngân hàng bị cắp, bị chiếm dụng, tham ô (séc bị đánh cắp) (R2) Các thủ tục kiểm soát - Đối chiếu sổ sách kế toán với sổ phụ ngân hàng , có chênh lệch nên điều tra Các trường hợp không rõ nguyên nhân nên báo cáo cho kế toán trưởng giám đốc tài (T1) - Cất giữ séc nơi an tồn, khóa cẩn thận Phải lưu trữ danh sách séc dùng cập nhật séc dùng (T2) Lập ma trận rũi ro R1 T1 T2 R2 ... lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều nên sai phạm thường dễ xãy khó phát  Tiền tài sản nhạy cảm khả biển thủ, gian lân cao tài sản khác Các thủ thuật gian lận đa dạng che dấu tinh vi  Việc quản lý tốt. .. - không nộp doanh nghiệp kịp thời (R3) Xóa sổ nợ phải thu để chiếm dụng tiền thu (R4) Ghi chép khoản thu tiền sai niên độ, sai số tiền, chiếm dụng, nộp kịp thời - vào doanh nghiệp Nợ phải thu... Ghi số tiền, đối sai đối tượng, ghi chép thiếu sót trùng lắp nghiệp vụ thu tiền (R5) tượng, niên đơ, khơng thiếu sót hay trùng lắp nghiệp vụ - - Các thủ tục kiểm soát hoạt động thu tiền mặt 