Đánh giá hiệu quả của đăng ký trực tuyến trong công tác tuyển sinh tại Đại học Đà Nẵng

Công tác tuyển sinh là một hoạt động sống còn của mỗi cơ sở giáo dục, do đó tính cạnh tranh hiện nay rất cao, ngoài học hiệu của nhà trường nhưng công tác tuyên tuyền để thí sinh biết được về ngành dự tuyển, số lượng cũng như sau này ra trường sẽ làm gì, khâu để thí sinh ghi danh cũng rất quan trọng, đó là khâu đầu tiên để thí sinh đánh giá về mức tiếp cận thông tin và mô hình quản lý của nhà trường.

208 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA 2018 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC Đánh giá hiệu đăng ký trực tuyến công tác tuyển sinh Đại học Đà Nẵng Đinh Quang Trung1, Phạm Phương Bình2 Nguyễn Đăng Huy2 Tổ quản trị mạng, Đại học Đà Nẵng Ban Đào tạo, Đại học Đà Nẵng dqtrung@ac.udn.vn, ppbinh@ac.udn.vn, ndhuy@ac.udn.vn Tóm tắt Việc phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin hạ tầng mạng mang lại vô số ứng dụng công tác quản lý, điều hành tất lĩnh vực sống ngày nay, có giáo dục Nhiều phần mềm ứng dụng dành cho quản lý giáo dục, công tác tuyển sinh đầu tư xây dựng công ty phần mềm giới với tính chuyên biệt theo đặc thù đơn vị sử dụng quy định nước Nhưng để ứng dụng công nghệ vào cộng đồng cịn phụ thuộc vào thói quen, trình độ, thiết bị đầu cuối Sau bốn năm ứng dụng việc đăng ký trực tuyến vào hoạt động tuyển sinh, chúng tơi có nhận xét so sánh để đưa điều chỉnh kịp thời Từ khóa: Đăng ký, trực tuyến, tuyển sinh, xét tuyển Đặt vấn đề Với phát triển bùng nổ công nghệ thông tin (CNTT) việc ứng dụng CNTT rộng rãi vào hầu hết lĩnh vực xã hội nay, việc tích hợp CNTT vào đổi cơng tác tuyển sinh nhu cầu tất yếu, hình thức đăng ký trực tuyến khơng nằm ngồi xu hướng Thực chủ trương Bộ Giáo dục Đào tạo tăng cường khai thác ứng dụng CNTT quản lý, điều hành trường đại học, Đại học Đà Nẵng (ĐHĐN) ứng dụng CNTT vào công tác tuyển sinh từ lâu tập trung vào khâu xét tuyển Từ năm 2015, ĐHĐN triển khai ứng dụng CNTT vào công tác đăng ký thi, đăng ký xét tuyển Hằng năm, ĐHĐN có nhiều đợt tuyển sinh gồm: Chính quy (xét tuyển trung học phổ thông quốc gia, xét tuyển học bạ), cao học, thi tiếng Anh, vừa làm vừa học, liên thông, Với tuyển sinh cao học thi tiếng Anh, ĐHĐN triển khai đăng ký trực tuyến Đối với hình thức tuyển sinh cịn lại, sử dụng hình thức đăng ký hồ sơ giấy trực tuyến Chúng tiến hành nghiên cứu dựa vấn đề đặt sau: - Cổng đăng ký trực tuyến có thuận lợi khó khăn thí sinh? - Cách tiếp cận với loại hình đón nhận sao? - Các quy trình đăng ký tiếp nhận hồ sơ có đảm bảo quy chế thuận tiện cho thí sinh hay khơng? Đinh Quang Trung, Phạm Phương Bình Nguyễn Đăng Huy Giải vấn đề 2.1 Thiết bị tin học 209 Thuận lợi việc đăng ký trực tuyến nhanh, xác, đảm bảo thơng tin người đăng ký đến với đơn vị đích mà khơng sợ thất lạc chuyển thư hay phải thời gian đến tận nơi để nộp Với thời đại công nghệ 4.0 cần điện thoại thông minh đủ Đa số học sinh cấp 3, người dự thi cao học có thiết bị để truy cập mạng nên việc tìm kiếm thơng tin sở đào tạo chương trình học tương đối dễ dàng Các trang web liên kết với trang mạng xã hội nên sức lan tỏa lớn 2.2 Thuận lợi khó khăn Để việc đăng ký tuyển sinh cho nhiều loại hình tuyển sinh khác thuận lợi, nhanh chóng, thí sinh xa việc xây dựng hệ thống đăng ký trực tuyến cần thiết Ngồi ra, hệ thống đăng ký trực tuyến cịn kênh tương tác trực tiếp, nhanh chóng phận tổ chức thi với thí sinh, giúp giải tỏa vướng mắc thí sinh q trình đăng ký dự thi Hệ thống đồng thời công cụ để người quản lý nhanh chóng biết số lượng thí sinh đăng ký, thống kê để đưa đến định kịp thời công tác tuyển sinh Thuận lợi: - Các thiết bị (Smart phone, máy tinh bảng, laptop, máy tính bàn) dùng để đăng ký tương đối phổ biến - Mạng internet phổ biến khắp nơi, chí dùng 3G GPRS để truy cập đăng ký - Kiến thức sử dụng internet thí sinh tương đối tốt - Hệ thống mạng ĐHĐN hoạt động ổn định Khó khăn: - Máy in để in đăng ký tương đối - Phụ thuộc vào thiết bị tin học, đường truyền - Không phải tất thí sinh có khả tin học tốt, quen thuộc với môi trường trực tuyến hệ đăng ký Do cần phải xây dựng hệ thống đăng ký dễ thao tác đầy đủ thông tin, cán tư vấn am hiểu hỗ trợ thí sinh cần thiết 2.3 Các yêu cầu đặt - Cần xây dựng cổng đăng ký trực tuyến cho thí sinh dễ dàng tiếp cận dễ dàng đăng ký - Giảm bớt thủ tục giấy tờ, giảm bớt việc lại cho thí sinh, phải quy chế - Nhiều người thấy nguồn liệu sử dụng chung - Thống kê nhanh, xác 210 2.4 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA 2018 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC Cách thức triển khai ĐHĐN trường tiên phong mở cổng cho thí sinh đăng ký trực tuyến Năm 2015 năm ĐHĐN triển khai hình thức tuyển sinh riêng từ có kỳ thi chung, kỳ thi trung học phổ thông quốc gia: - Năm có Phân hiệu ĐHĐN Kon Tum tham gia xét tuyển - Năm 2016 có sở giáo dục đại học thành viên (đơn vị) tham gia: Trường Cao đẳng công nghệ, Cao đẳng Công nghệ thông tin, Phân hiệu ĐHĐN Kon Tum Viện Nghiên cứu & Đào tạo Việt – Anh - Năm 2017 có đơn vị tham gia: Phân hiệu ĐHĐN Kon Tum, Khoa Công nghệ, Khoa Công nghệ thông tin truyền thông Viện Nghiên cứu & Đào tạo Việt – Anh - Năm 2018 có đơn vị tham gia: Trường Đại học Sư phạm, Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật, Khoa Công nghệ thông tin, Phân hiệu ĐHĐN Kon Tum, Khoa Giáo dục thể chất Viện Nghiên cứu & Đào tạo Việt - Anh 2.5 Thiết kế hệ thống 2.5.1 Mô tả ứng dụng Hệ thống đăng ký trực tuyến xây dựng với chức sau: - Đăng thông tin tuyển sinh, thông báo liên quan - Mở cổng đăng ký có giới hạn ngày mở, ngày đóng theo đợt, hệ - In phiếu đăng ký - Tra cứu thông tin đăng ký, xem trạng thái hồ sơ - Phản hồi hướng dẫn bước nộp hồ sơ sau hoàn thành phiếu đăng ký - Thu hồ sơ thí sinh phần mềm dùng chung phản hồi thông tin cho thí sinh biết - Thống kê, xuất liệu theo u cầu 2.5.2 Mơ hình hóa hệ thống Hình Sơ đồ tổng thể Khái qt mơ hình hệ thống, thí sinh dùng điện thoại, máy tính bảng, máy tính hay laptop để truy cập vào địa http://ts.udn.vn chọn mục cần đăng ký, điền thông tin cần thiết chọn mục thiết kế sẵn, click đăng ký để chuyển sang bước kiểm tra lại thơng tin trước khóa phiếu Nếu sai quay lại hiệu chỉnh Đinh Quang Trung, Phạm Phương Bình Nguyễn Đăng Huy 211 Sau khóa phiếu, hệ thống xử lý phản hồi thông tin, gửi email hướng dẫn đến để thí sinh hồn thành thủ tục giấy tờ đóng lệ phí gửi đến địa liệt kê email Cán thu hồ sơ nhận hồ sơ xác nhận lệ phí từ phận tài chính, tiến hành kiểm tra đủ thu hồ sơ, hệ thống xử lý phản hồi email thống báo đến cho thí sinh biết, thí sinh tra cứu thông tin trang web đăng ký để biết tình trạng hồ sơ 2.5.3 Giải pháp đề xuất Hiện môi trường web môi trường phổ biến chạy tảng dễ sử dụng, trực quan, đề xuất phương án dùng ngôn ngữ lập trình APS.net để xây dựng cơng cụ cho thí sinh đăng ký, ASP.NET tảng ứng dụng web (web application framework) phát triển cung cấp Microsoft, cho phép người lập trình tạo trang web động, ứng dụng web dịch vụ web [1] Các trao đổi client sở liệu thông qua Web service (WS), WS thành phần ứng dụng dùng để chuyển đổi ứng dụng thông thường sang ứng dụng web Đồng thời xuất chức để người dùng internet giới sử dụng thông qua tảng web WS truyền thông cách sử dụng giao thức mở, tài nguyên phần mềm xác định địa URL, thực chức đưa thông tin người dùng yêu cầu, ứng dụng độc lập tự mơ tả Nó bao gồm môđun độc lập cho hoạt động khách hàng doanh nghiệp thân thực thi server Nền tảng WS XML + HTTP Bất ứng dụng có thành phần WS [2] Về nguồn lưu trữ cở sở liệu lưu SQL server 2008, SQL Server viết tắt Structure Query Language, cơng cụ quản lý liệu sử dụng phổ biến nhiều lĩnh vực [3] Cơng cụ lập trình VB.net [4] cho phần mềm desktop dành cho cán thu hồ sơ nhà quản lý sử dụng 2.5.4 Thiết kế liệu Chủ thể nguồn liệu đăng ký thí sinh, có nhiều hệ đăng ký khác nhau, phiếu đăng ký cấp 01 mã hồ sơ để tránh chồng chéo liệu dẫn đến không quản lý Bảng Bảng mô tả ghi đăng ký Thẻ Metadata Id Hoten Ngaysinh CMND He Truong Nganh … Chú thích Mã hồ sơ Họ tên thí sinh Ngày sinh Chứng minh nhân dân Hệ đăng ký Trường đăng ký Ngành đăng ký Ngồi bảng lưu trữ thơng tin đăng ký cịn nhiều bảng khác để chứa thơng tin liên quan: Trường đăng ký, Ngành đăng ký, Dân tộc, Tỉnh, Đối tượng ưu tiên, Tổ hợp xét tuyển, Điểm xét tuyển… 212 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA 2018 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC 2.5.5 Các cơng cụ lập trình, thuật tốn sử dụng Đối với chạy web sử dụng ngơn ngữ lập trình ASP.net để xây dựng kết hợp với với ngôn ngữ Javascript, Jscript để xử lý phía client để tránh phải load trang kiểm duyệt trước thơng tin đăng ký thí sinh Chúng tơi xây dựng cơng cụ có tích hợp nhiều công nghệ đại như: - Tùy biến giao diện: thiết bị khác (smartphone, máy tính hay máy tính bảng) có giao diện khác để thuận lợi cho quan sát người sử dụng Hình Giao diện đăng ký sử dụng máy tính Hình Giao diện đăng ký sử dụng smartphone - Ajax: Với AJAX, JavaScript, giao tiếp trực tiếp với máy chủ cách sử dụng đối tượng JavaScript XMLHttpRequest Với đối tượng này, JavaScript trao đổi liệu với máy chủ web mà không cần nạp lại trang [4] Chúng sử dụng công nghệ áp dụng cho lựa chọn (trường, ngành, …) Hình Cơng nghệ AJAX để xử lý liệu không cần load trang Đối với chạy máy tính để cán thu hồ sơ xử lý chúng tơi sử dụng ngơn ngữ lập trình VB.net với nhiều chức như: Thu hồ hơ hệ tuyển sinh, thống kê, thu lệ phí, phân quyền cho user làm công việc khác nhau, hệ đăng ký chia tab khác cho dễ quản lý Đinh Quang Trung, Phạm Phương Bình Nguyễn Đăng Huy 213 Kết thực Qua năm thực việc đăng ký trực tuyến thí sinh ngày tăng, chúng tơi có đưa bảng thống kê để tiện theo dõi Bảng Bảng số liệu thống kê đăng ký tuyển sinh qua năm Năm 2015 2016 2017 2018 Hồ sơ giấy Số lượng Tỉ lệ 339 87.82% 1,472 74.23% 674 38.19% 2,331 32.05% Đăng ký trực tuyến Số lượng Tỉ lệ 47 12.18% 511 25.77% 1,091 61.81% 4,943 67.95% Tổng số 386 1,983 1,765 7,274 Dựa vào kết trên, thấy điều việc đăng ký trực tuyến thí sinh ngày tăng lên chứng tỏ việc thí sinh tiếp cận với cổng đăng ký ngày dễ dàng hơn, thấy thuận lợi mà mang lại Ngồi ưu điểm việc đăng ký thí sinh thuận tiện hơn, dễ dang tìm kiếm thơng tin đăng ký qua cơng cụ tìm kiếm google, mạng xã hội facebook… nhược điểm cần phải có máy in Việc điền thông tin giấy dễ dàng lại khơng xác hệ thống khơng kiểm tra nên dễ vi phạm quy chế dẫn đến hồ sơ bị loại Bàn luận 4.1 Lợi ích việc đăng ký trực tuyến Đối với người đăng ký: - Tạo điều kiện cho thí sinh dễ dàng đăng ký (chỉ cần có máy tính, điện thoại di động máy tính bảng) - Quản lý thơng tin đăng ký thí sính hạn chế sai sót nhập liệu - Hạn chế việc thí sinh chọn nhầm ngành với trường - Thí sinh nhận phản hồi sau ĐHĐN nhận hồ sơ đăng ký thí sinh, hồ sơ giấy trước thí sinh phải điện thoại hỏi phải đợi đến cuối đợt xét tuyển ĐHĐN công bố danh sách này, bị thất lạc hồ sơ khó giải gây thiệt thịi cho thí sinh - Giảm bớt lo lắng cho thí sinh Đối với sở đào tạo: - Dễ dàng theo dõi thông tin đăng ký, lượng hồ sơ đăng ký thí sinh - Thu thập nhiều thông tin người học số điện thoại, email, địa liên lạc, ảnh thí sinh… để sử dụng cho nhiều mục đích khác - Dễ dàng liên lạc phản hồi đến thí sinh - Tổng hợp nhanh báo cáo lãnh đạo có yêu cầu - Sử dụng chung nguồn liệu cho nhiều người vận hành đảm bảo tính thống 214 4.2 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA 2018 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC Các phương pháp quan trọng môi trường quản lý vận hành - Phản hồi thông tin đăng ký thí sinh để tránh thí sinh lo lắng, điều chỉnh thông tin chưa kịp thời - Bảo mật hệ thống phải đặt lên hàng đầu để tránh bị hacker thâm nhập làm thay đổi thông tin, liệu đăng ký - Đường truyên internet máy chủ phải đủ mạnh để chịu tải lượng lớn truy cập 4.3 Tồn - Thí sinh e ngại với cách đăng ký mới, chưa bỏ thói quen đăng ký qua hồ sơ giấy - Sau đăng ký phải in ký tên nên hiệu đăng ký chưa cao Cần triển khai theo hình thức xác nhận điện tử 4.4 Giải pháp hồn thiện thời gian đến - Bỏ hình thức phải in giấy nộp đến nơi thu nhận hồ sơ, giấy tờ liên quan chụp ảnh scan, sau thí sinh trúng tuyển vào trường tiến hành thu giấy tờ minh chứng để kiểm tra đối chiếu - Thu lệ phí thi xét tuyển cách liên kết với công ty dịch vụ thu tiền hộ để thí sinh khơng cần bưu điện ngân hàng để chuyển tiền Kết luận Công tác tuyển sinh hoạt động sống sở giáo dục, tính cạnh tranh cao, ngồi học hiệu nhà trường công tác tuyên tuyền để thí sinh biết ngành dự tuyển, số lượng sau trường làm gì, khâu để thí sinh ghi danh quan trọng, khâu để thí sinh đánh giá mức tiếp cận thơng tin mơ hình quản lý nhà trường Lời cảm ơn Nghiên cứu tài trợ Quỹ Phát triển KHCN Đại học Đà Nẵng đề tài mã số T2017-ĐN01-05 Tài liệu tham khảo Microsoft: Developing Web Applications (2008) Sanjiva W., al.: Web Services Platform Architecture, Prentice Hall (2012) Microsoft: SQL Server 2008 R2 Book Online https://docs.microsoft.com/en-us/previousversions/sql/sql-server-2008-r2/ms130214(v=sql.105) Programming Visual Basic 2008: Build NET 3.5 Applications Microsoft ASP.NET 3.5 Step by Step Rebecca M Riordan: Head First Ajax (2008)  ... Để việc đăng ký tuyển sinh cho nhiều loại hình tuyển sinh khác thuận lợi, nhanh chóng, thí sinh xa việc xây dựng hệ thống đăng ký trực tuyến cần thiết Ngồi ra, hệ thống đăng ký trực tuyến cịn... thí sinh Ngày sinh Chứng minh nhân dân Hệ đăng ký Trường đăng ký Ngành đăng ký Ngồi bảng lưu trữ thơng tin đăng ký cịn nhiều bảng khác để chứa thơng tin liên quan: Trường đăng ký, Ngành đăng ký, ... Lợi ích việc đăng ký trực tuyến Đối với người đăng ký: - Tạo điều kiện cho thí sinh dễ dàng đăng ký (chỉ cần có máy tính, điện thoại di động máy tính bảng) - Quản lý thơng tin đăng ký thí sính