(NB) Tin học kế toán trên excel được biên soạn nhằm hỗ trợ cho việc giảng dạy và học tập, nghiên cứu cho các Học sinh – Sinh viên (HS-SV) ngành Công nghệ thông tin, trang bị cho HS-SV những kiến thức, hệ thống lý luận cần thiết, tổng quan về giải pháp ứng dụng microsoft excel trong công tác kế toán. Mời các bạn cùng tham khảo phần 2 của bài giảng để nắm chi tiết nội dung về Tin học kế toán.
Bài PHÂN TÍCH VÀ DỰ BÁO KINH TẾ TRONG EXCEL MỤC TIÊU - Trình bày đƣợc cơng cụ Data Analysis, kiểm tra cài đặt thêm công cụ phân tích kinh tế Data Analysis - Thực đƣợc tập ứng dụng kiến thức - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong cơng nghiệp, có trách nhiệm sáng tạo DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU 4.1 GIỚI THIỆU CHUNG Giới thiệu công cụ Data Analysis Trong hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, vấn đề phân tích tác động yếu tố đến hiệu kinh tế doanh nghiệp nhƣ vấn đề dự báo kinh tế có vai trị định hƣớng vơ quan trọng Trong EXCEL có cơng cụ phân tích hiệu đƣợc đánh giá không thua so với phần mềm thống kê chuyên dụng Đó cơng cụ phân tích DATA ANALYSIS Cơng cụ khơng cho phép thực dễ dàng việc tính tốn tiêu thống kê mơ tả mà cịn thực phân tích thơng kê nhƣ xác định hệ số tƣơng quan, phân tích hồi qui, tiến hành dự báo kinh tế Trong chƣơng xem xét việc sử dụng công cụ DATA ANALYSIS EXCE để giải toán phân tích dự đốn kinh tế thƣờng gặp, xem xét việc tính tốn số phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Kiểm tra cài đặt thêm công cụ phân tích kinh tế Data Analysis vào Excel Chúng ta truy cập đến mục chức Data Analysis từ menu Tools Excel Trong nhiều trƣờng hợp ta không tìm thấy mục chức menu Tools Lý chức chuyên biệt, tất ngƣời dùng có nhu cầu sử dụng nên hãng Microsoft để dƣới dạng khơng mặc định đƣợc cài đặt với phần mềm Excel Để cài đặt thêm mục chức Data Analysis ta làm nhƣ sau: Chọn menu Tools -> Add- Ins… 41 Đánh dấu lựa chọn dòng Analysis ToolPak Bấm OK để xác nhận Hệ thống tiến hành tìm kiếm tệp liệu cần thiết để cài đặt thêm chức đƣợc lựa chọn Một trƣờng hợp xảy hệ thống khơng thể tìm thấy tệp liệu cài đặt cần thiết Lý là: lúc trƣớc cài đặt hệ thống, offices (bao gồm excel) đƣợc cài đặt từ đĩa CD hệ thống khơng thể tìm thấy tệp liệu cần thiết từ cài đặt( đĩa CD chứa cài đặt thời khơng có ổ đĩa) Một thơng báo ra: Cửa sổ yêu cầu ta đƣờng dẫn tới cài đặt offices + Nếu ta biết đĩa cứng hệ thống có chứa cài đặt Ta cần chọn nút “Browse” đƣờng dẫn tới cài đặt đƣợc chứa đầu đĩa cứng hệ thống (thƣờng thƣ mục SETUP ổ đĩa D E) + Nếu tìm thấy đĩa CD chứa cài đặt, ta đơn giản cần lắp đĩa Cd vào ổ đĩa, bấm Ok đợi lát cho q trình cài đặt đƣợc hồn tất (*) Chú ý an tồn - Tn thủ nội quy phịng máy - Dữ liệu lƣu trữ máy tính gọn gàng, khoa học TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ Điểm chuẩn TT Nội dung I Điểm thao tác Công cụ Data Analysis Kiểm tra cài đặt thêm công cụ phân tích kinh tế Data Analysis Điểm cộng sáng tạo II 42 10 5 0.5 Điểm đánh giá III Sáng tạo tập ứng dụng Điểm cộng hoàn thành trƣớc thời gian qui định Hoàn thành thời gian qui định Hoàn thành trƣớc thời gian qui định từ 10-15 phút Hoàn thành trƣớc thời gian qui định từ 16 phút trở lên Tổng điểm 43 0.5 0.5 0.25 0.5 10 4.2 TÍNH TỐN VỚI CÁC CHỈ TIÊU THỐNG KÊ MƠ TẢ 4.2.1 Giới thiệu Khi nghiên cứu tƣợng hay trình kinh tế ngƣời ta thu thập đƣợc tổng số liệu khác Để mô tả tổng thể số liệu ngƣời ta phải dùng tiêu lƣợng hố nhƣ số trung bình, số lớn nhất, số nhỏ nhất, độ phân tán số dãy số Thống kê mô tả cho ta tiêu dãy số thống kê Đây giai đoạn tạo sở cho q trình phân tích sau Các bƣớc thực tính tiêu thống kê mơ tả Bƣớc 1: Cập nhật hay mở bảng số liệu cần tính tốn Bƣớc 2: Chọn menu Tools-> Descriptive Statistic -> OK Cửa sổ chức tƣơng ứng ra: 44 Bƣớc 4: Tại mục “Input Range”: Nạp địa vùng liệu cần tính tiêu thống kê Tại mục “Grouped By”: ta chọn “Columns” vùng liệu đƣợc tổ chức theo dạng cột; chọn “Rows” vùng liệu đƣợc tổ chức theo dòng Đánh dấu lựa chọn vào mục “Labels in first Row/ Column” (nếu dòng cột vùng liệu chứa tiêu đề cột/ dịng Có lựa chọn cho nơi chứa kết tổng hợp: + “Output Range” (xác định ô trái-trên mà bảng báo cáo đặt đó, đặt bảng báo cáo trang tính thời); + “New Worksheet Ply” (báo cáo chứa worksheet với tên ta qui định); + “New Workbook” (báo cáo chứa workbook - tập tin Excel mới) Chọn thông số cần báo cáo: chọn + Summary statistics (các thông số thống kê tổng hợp), + Confidence Level of Mean (Độ tin cậy giá trị trung bình), + Kth Largest (Tìm giá trị lớn thứ k tập liệu) 45 + Kth Smallest (Tìm giá trị nhỏ thứ k tập liệu) - Bấm nút OK sau hoàn tất việc khai báo tham số Bảng kết thông số thống kê tổng hợp gồm tiêu nhƣ sau: STT Chỉ tiêu Ý nghĩa Số trung bình giá trị số liệu phân tích Sai số chuẩn Là số trung bình số học sai lệch tuyệt đối lƣợng biến số trung bình số học lƣợng biến Median Số trung vị khối Dữ liệu số mà phân nửa giá trị quan sát đƣợc khối Dữ liệu nhỏ phân giá trị quan sát lớn Mode Số yếu vị khối Dữ liệu số có tần số lớn Standard Deviation Độ lệch chuẩn bậc phƣơng sai Sample Variance Phƣơng sai số trung bình số học bình phƣơng độ lệch lƣợng biến số trung bình số học lƣợng biến Kurtosis Độ nhọn đƣợc tính cách lấy moment thứ tƣ trị trung bình chia cho độ lệch chuẩn lũy thừa bốn Hay độ lệch số trung bình liệu Skewness Độ bất đối xứng Phân bố liệu quanh số trung bình Range Là sai biệt giá trị lớn giá trị nhỏ tập hợp 10 Minimum Giá trị nhỏ 11 Maximum Giá trị lớn 12 Sum Tổng giá trị 13 Count Số lƣợng giá trị Ví dụ Mean Standard Error Có bảng số liệu điều tra giá trị GDP, Điện lực Cơ khí Việt Nam năm từ 1983 đến 2002 đƣợc cập nhật trang tính nhƣ sau: 46 Ta thực tính tốn tiêu thơng kê mô tả cho số liệu Chọn menu Tools-> Descriptive Statistics Tại mục “Input Range”: Nạp địa vùng liệu cần tính tiêu thống kê: $B$1:$D$21 Tại mục “Grouped By”: ta chọn “Columns” vùng liệu đƣợc tổ chức theo dạng cột; Đánh dấu lựa chọn vào mục “Labels in first Row” dòng vùng liệu chứa tiêu đề cột Tại mục “Output Range” xác định ô trái-trên mà bảng báo cáo đặt Ta chọn $E$1 Chọn “Summary statistics” để có đƣợc thơng số thống kê tổng hợp Bấm nút OK Bảng kết thông số thống kê tổng hợp gồm tiêu nhƣ sau: 47 4.2.2 Một số hàm Excel có chức tính tiêu thống kê đơn lẻ AVERAGE(number1, number2, ) Tính trung bình tham số MEDIAN(number1, number2, ) Tính Số trung vị MODE(number1, number2, ) Số yếu vị khối Dữ liệu VAR(number1, number2, ) Phƣơng sai số trung bình số học bình phƣơng độ lệch lƣợng biến số trung bình số học lƣợng biến AVEDEV(number1, number2, ) Độ lệch tuyệt đối trung bình STDEV(number1, number2, ) Độ lệch chuẩn MIN(number1, number2, ) Giá trị nhỏ MAX(number1, number2, ) Giá trị lớn SKEW(number1, number2, ) Độ bất đối xứng KURT(number1, number2, ) Độ nhọn COUNT(value1, value2, ) Đếm số phần tử (*) Chú ý an toàn - Tuân thủ nội quy phòng máy - Dữ liệu lƣu trữ máy tính gọn gàng, khoa học 48 TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ TT Nội dung Điểm chuẩn I Điểm thao tác Giới thiệu Hàm Excel tính tiêu thống kê đơn lẻ Điểm cộng sáng tạo Sáng tạo tập ứng dụng Điểm cộng hoàn thành trƣớc thời gian qui định Hoàn thành thời gian qui định Hoàn thành trƣớc thời gian qui định từ 10-15 phút Hoàn thành trƣớc thời gian qui định từ 16 phút trở lên Tổng điểm 10 0.5 0.5 0.5 0.25 0.5 10 II III 49 Điểm đánh giá 4.3 BẢNG TẦN SUẤT VÀ BẢNG XẾP HẠNG MỤC TIÊU - Trình bày đƣợc lập bảng tần suất, bƣớc tiến hành, tính tần suất sử dụng hàm Frequency - Thực đƣợc tập ứng dụng kiến thức - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm sáng tạo NỘI DUNG 4.3.1 Lập bảng tần suất Ví dụ: Có bảng thống kê công lao động tuần nhân viên tổ chức đƣợc cập nhật bảng số liệu phía bên dƣới Nhà quản lý muốn có đƣợc báo cáo thống kê tần suất: Có nhân viên có số lao động từ 40 trở xuống? Có nhân viên có số lao động từ 41 đến 50 giờ? Có nhân viên có số lao động 50 giờ? Các bƣớc tiến hành Bƣớc 1: Lập bảng chứa điểm mốc sử dụng để tính tần suất (Bin Array) Theo nhƣ yêu cầu nhà quản lý ví dụ ta vẽ trục giá trị nhƣ sau: 40 50 50 Sau ta dùng hàm subtotal để tính tổng số phát sinh bên nợ bên có tài khoản kỳ kế tốn năm – công thức đƣợc đặt vị trí cuối sổ nhật ký chung (gợi ý: ta phải đặt cơng thức ngồi vùng chọn để làm autofilter, để vùng ta lọc 111, 112 khơng hiển thị tổng số phát sinh bên nợ, bên tài khoản lọc) Ta kịch chuột vào downlist chọn (custom…) – xuất hộp thoại Ta chọn nhƣ hình vẽ 142 Tùy chọn tƣơng ứng với việc máy lọc tất nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 111 112 kỳ kế toán (theo cột tài khoản cấp 1) Sau ta kích chuột vào downlist bên cột tài khoản đối ứng ta thấy đƣợc tổng số phát sinh nợ tổng số phát sinh bên có tài khoản đối ứng (tài khoản đối ứng với tài khoản tiền) phía cuối vùng liệu Ta dùng tổng số phát sinh bên nợ, bên có tài khoản để cập nhật sang sơ đồ chữ T tài khoản 111, 112 bên báo cáo lƣu chuyển tiền tệ 143 Sau lọc đƣợc số tổng tất tài khoản đối ứng với tài khoản 111 112 ta tiến hành tổng hợp số tiền tài khoản vào tiêu báo lƣu chuyển tiền tệ Lấy ví dụ: Số phát sinh bên nợ tài khoản 111: 400.000.000 – khoản góp vốn chủ sở hữu nên ta cập nhật vào tiêu 31 – tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn góp chủ sở hữu Lƣu ý: khoản chi phí phải đƣợc ghi nhận lên báo cáo lƣu chuyển tiền tệ theo hình thức ghi số âm – () 144 Và đặc biệt quan trọng: Số liệu tiêu 70 – tiền tƣơng đƣơng tiền cuối năm phải với số tiền tiêu tiền tƣơng đƣơng tiền bảng cân đối kế toán Số liệu cột “Số đầu năm”: ta lấy từ báo cáo tài năm trƣớc 5.4.2 Thuyết minh báo cáo tài Đối với thuyết minh báo cáo tài ta nhập tay hồn tồn Phần I II: ta xem báo cáo tài năm trƣớc để cập nhật, sách kế toán doanh nghiệp phải đƣợc áp dụng thống năm Khi có thay đổi phải giải trình cho thay đổi sách kế tốn Các phần cịn lại ta xem bảng cân đối tài khoản năm để cập nhật số liệu In sổ Để in sổ kế tốn chi tiết hay sổ tài khoản ta làm bƣớc sau: Bơi đen tồn nhật ký chung từ dịng số 10 từ cột A đến cột P Chọn Data/filter/autofilter Sau chọn xuất biểu tƣợng mũi tên – downlist để giúp ta lọc liệu 145 Dùng Validation để tạo liệu cho ô O1: Data/validation -> list -> = DM_TK (đây tên vùng danh mục tài khoản – ta đặt tên cho cột mã tài khoản bên bảng cân đối tài khoản năm) Đặt công thức cho ô J11: =IF(OR($P1=1,$P1=2),VLOOKUP($O1,CDPS,3,0),0) K11: IF(OR($P1=3,$P1=4),VLOOKUP($O1,CDPS,4,0),0) (lƣu ý: ta cập nhật tay cho số dƣ đầu kỳ tài khoản điều chỉnh nhƣ: 214, 159,…) Ta lọc tài khoản cần in sổ cách bấm vào downlist cột “TK” Sau ta dấu cột “TK” Tiến hành chỉnh cho đƣợc cột cần thiết để in sổ tài khoản sổ chi tiết tài khoản Bƣớc cuối tiến hành in sổ 146 Đây giao diện xem trƣớc in sổ chi tiết tài khoản 11211 (*) Chú ý an toàn - Tuân thủ nội quy phòng máy - Dữ liệu lƣu trữ máy tính gọn gàng, khoa học TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ TT I II Điểm chuẩn Nội dung Điểm thao tác Cập nhật bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài In sổ Điểm cộng sáng tạo Sáng tạo tập ứng dụng 147 10 1.5 1.5 1.5 1.5 1.5 0.5 0.5 Điểm đánh giá III Điểm cộng hoàn thành trƣớc thời gian qui định Hoàn thành thời gian qui định Hoàn thành trƣớc thời gian qui định từ 10-15 phút Hoàn thành trƣớc thời gian qui định từ 16 phút trở lên Tổng điểm 148 0.5 0.25 0.5 10 BÀI TẬP Lập danh mục tài khoản, sổ nhật kí chung, hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phiếu chi, thu, sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký thu tiền, bảng cân đối số phát sinh, báo cáo kết hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, sổ chi tiết tài khoản, sổ tài khoản, sổ chi phí kinh doanh, khấu hao tài sản cố định, bảng lƣơng tháng công ty TNHH X theo gợi ý sau: Danh mục tài khoản: Sổ nhật kí chung: Hạch tốn nghiệp vụ kinh tế phát sinh: 149 Phiếu chi: Thu: 150 Sổ quỹ tiền mặt: Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt: Sổ nhật ký chi tiền: Sổ nhật ký thu tiền: 151 Bảng cân đối số phát sinh: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh: Bảng cân đối kế toán: 152 Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ: 153 Sổ chi tiết tài khoản: Sổ tài khoản: Sổ chi phí kinh doanh: Bảng lƣơng tháng: 154 155 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Giáo trình tin học kế tốn, Đồng Thị Vân Hồng, Nhà xuất Lao Động, 2010 [2] Giáo trình tin học kế tốn Excel, Nguyễn Thanh Thủy, Nhà xuất Thơng tin Truyền thơng [3] Kế tốn doanh nghiệp Excel, Nhà xuất Văn hóa – Thông tin [4] Tài liệu sử dụng phần mềm kế toán MISA 7.9, MISA SME.NET 2010 156 ... cân nặng: - Chọn menu Tools-> Data Analysis -> Correlation - Trong mục Input range: nạp A1:B11 - Chọn tùy chọn “Label in first row” - Tại mục Output range: nạp D2 - Bấm OK ta đƣợc kết mong muốn... DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU NỘI DUNG 5.1 THIẾT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP VÀ SỐ DƢ ĐẦU KỲ CÁC TÀI KHOẢN 5.1.1 Thiết lập thông tin ban đầu xây dựng hệ thống danh mục 5.1.1.1 Thiết lập thông tin. .. liệu 1983) vào phƣơng trình đƣờng xu tìm đƣợc (Y=13 722 * X+ 59 624 ), tính giá trị biểu thức 13 722 *26 +59 624 =416396 giá trị GDP đƣợc dự báo năm 20 08 64 4.5.3 Dự báo sử dụng hàm FORECAST Giới thiệu