Lập kế hoạch tổ chức sự kiện “gala chào tân sinh viên k59” khoa quản trị kinh doanh học viện tài chính

Thành viên nhóm 8: Các thành viên Tổng điểm (60.5) Nguyễn Thị Phương Anh – 32/LT1 điểm (Nhóm trưởng) Nguyễn Thị Hoa - 8/LT1 8.5 điểm Nguyễn Thị Hảo – 7/LT2 8.5 điểm Nguyễn Thu Hoài – 9/LT2 8.5 điểm Nguyễn Thị Trang – 24/LT2 điểm Trương Thị Ánh Duyên – 28/LT2 8.5 điểm Hoàng Thị Minh Phương – 30/LT2 8.5 điểm Chủ đề: Lập kế hoạch tổ chức kiện “Gala chào tân sinh viên K59” khoa Quản trị kinh doanh Học viện Tài Chính MỞ ĐẦU Hiện nay, tổ chức kiện lĩnh vực nhận quan tâm lớn từ doanh nghiệp tổ chức việc ứng dụng vào hoạt động PR họ Thông qua tổ chức kiện giúp tổ chức truyền tải thông điệp muốn hướng đến đối tượng mục tiêu tham gia kiện, nhằm đạt mục tiêu định, đặc biệt mục tiêu truyền thông Hơn nữa, ngày yếu tố quan trọng định phát triển thịnh vượng bền vững doanh nghiệp, tổ chức người Vì vậy, việc đạt mục tiêu truyền thông nội trở thành nội dung quan trọng kỹ thuật làm PR nội doanh nghiệp, tổ chức Điều giúp người hiểu rõ tổ chức mình, nhiệm vụ cách ứng xử phù hợp với văn hóa truyền thống tổ chức, doanh nghiệp Nắm tầm quan trọng vấn đề này, với kiến thức chúng em học, tìm hiểu tình hình thực tế, nhóm mạnh dạn chọn chủ đề: “Lên kế hoạch tổ chức kiện “Gala chào tân sinh viên K59” khoa Quản trị kinh doanh Học viện Tài Chính” nhằm đóng góp sở lý luận cho hoạt động lên kế hoạch tổ chức kiện “Gala chào tân sinh viên K59” khoa Quản trị kinh doanh Học viện Tài Chính sở để tổ chức, doanh nghiệp nâng cao hiệu qủa việc lên kế hoạch tổ chức kiện nội nói riêng kiện nói chung CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN I Cơ sở lý luận việc lên kế hoạch tổ chức kiện 1.1 Khái niệm tổ chức kiện Tổ chức kiện trình bao gồm kết hợp ý tưởng, hoạt động lao động người với công cụ lao động, thực dịch vụ đảm bảo toàn hoạt động kiện cụ thể diễn theo kế hoạch thời gian không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự kiện thông điệp hiệu phù hợp với mục tiêu mà cá nhân, tổ chức mong muốn đạt Trong việc tổ chức kiện có nhân tố sau đây: - Chủ sở hữu kiện: Là người có nhu cầu tổ chức kiện, đầu tư cho kiện để qua thực việc truyền thông nhằm gửi thông điệp đến đối tượng nhận tin Chủ sở hữu kiện cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp - Người tổ chức kiện: Là người tổ chức triển khai thực kiện Đó người chịu trách nhiệm thành công kiện Người tổ chức kiện chủ sở hữu kiện tổ chức chủ sở hữu kiện thuê - Đối tượng tham dự kiện: Là người nhận thông điệp từ chủ sở hữu kiện Tùy loại hình kiện khác mà đối tượng tham sự kiện khác Đó công chúng mục tiêu mà kiện PR hướng tới 1.2 Vai trò tổ chức kiện Vai trò tổ chức kiện chiến lược PR cá nhấn tổ chức góc độ sau đây: - Thu hút mạnh mẽ ý cơng chúng mục tiêu đến chương trình Marketing cá nhân, tổ chức Tổ chức kiện công cụ đắc lực quan hệ công chúng hỗ trợ doanh nghiệp triển khai chiến lược xúc tiến hỗn hợp hiệu Qua đó, giúp cho doanh nghiệp quảng bá cho cơng chúng hình ảnh tổ chức, hình ảnh sản phẩm dịch vụ, lĩnh vực hoạt động khác cá nhân Đồng thời, tổ chức kiện vũ khí sắc bén hiệu cho cá nhân tổ chức muốn khuyếch chương hình ảnh, thu hút ý công chúng mục tiêu đến với hoạt động cá nhân, tổ chức sở giúp cá nhân tổ chức đạt mục tiêu mà mong muốn - Tổ chức kiện công cụ hiệu việc thực mục tiêu chiến lược PR cho cá nhân, tổ chức Tổ chức kiện cơng cụ địn bẩy cho thành cơng chiến lược PR chung, mang lại kết khả quan cho trình thực chiến lược PR chung như: Hỗ trợ quảng bá hình ảnh cho tổ chức, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp nhóm cơng chúng tổ chức - Tổ chức kiện cơng cụ góp phần quan trọng với việc xây dựng văn hóa cho tổ chức doanh nghiệp Xây dựng văn hóa cho tổ chức tảng giúp tổ chức tồn phát triển Thông qua việc tổ chức kiện dành cho cán nhân viên tổ chức hàng năm như: Kỷ niệm ngày thành lập, ngày lễ, kỳ nghỉ, open day tạo gắn bó thành viên tổ chức với tăng cường gắn bó nhân viên với tổ chức Các hoạt động phần hệ thống văn hóa tổ chức, tạo thành nếp, giá trị truyền thống riêng có tổ chức, giúp nhân viên thấm nhuần giá trị văn hóa tổ chức, tạo gắn kết định Đây sở để tổ chức doanh nghiệp thu hút giữ gìn nhân tài tạo nguồn lực trọng yếu cho phát triển tổ chức, doanh nghiệp - Tổ chức kiện thể sức mạnh truyền thông cách mạnh mẽ Qua trì, khuếch trương phát triển uy tín, danh tiếng cá nhân, tổ chức Sức mạnh truyền thông giúp doanh nghiệp thực mục tiêu quan hệ công chúng, hỗ trợ nội dung khác quan hệ công chúng thực thi tốt vai trị 1.3 Hoạch định kế hoạch tổ chức kiện 1.3.1 Xây dựng kế hoạch nhân cho kiện Trong trình tổ chức kiện cần xây dựng kế hoạch nhân rõ ràng, cụ thể, hợ p lý Bên cạnh việc quan tâm đến số lượng nguồn nhân lực cần quan tâm đế n chất lượng nguồn nhân lực định chất lượng kiện Yêu cầu chung đặt r a cho kế hoạch nhân đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, phù hợp cấu yêu cầu kiện Khi xây dựng kế hoạch nhân cho kiện ác nhà quản trị cần quan tâm đến nhữn g nội dung sau: ● Xác định loại nhân cần thiết cho việc tổ chức kiện ● Phân bổ nguồn nhân hợp lý ● Phân ● Coi công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng trọng công tác huấn luyện ● Công tác kiểm tra, đánh giá khen thưởng Nhân tổ chức kiện chia làm hai loại: ● Nhân viên làm toàn thời gian ● Nhân viên làm bán thời gian Khi phân bổ nguồn nhân cần quy mô, đặc điểm yêu cầu chương tr ình triển khai Việc phân bổ nhân lực dựa chiến lược xây dựng từ trư ớc, nhiên trình tổ chức kiện cần có điều chỉnh nhân cho hợp lý Các bước phân bổ nguồn nhân lực: ● Xác định hạng mục công việc nhiệm vụ cần thực ● Xác định nhân cần thiết cho kiện ● Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu tùng nhân ● Phân công công việc phù hợp cới lực tùng nhân Đối với vị trí chủ chốt tổ chức kiện cần nhân có khả quản lý tốt, có tinh thần trách nhiệm, có khả xử lý tình huống, khả sáng tạo Trách nhiệm nhân phụ thuộc vào nhiệm vụ vị trí kiện Một số nhiệm vụ trách nhiệm loại nhân kiện: ● Quản lý kiện: Chịu trách nhiệm chung hoạt động hiệu u kiện, phân cơng cơng việc đến cị trí khác, chịu trách nhiệm trước c hủ sở hữu kiện ● Trợ lý quản lý kiện: Hỗ trợ quản lý hoạt động kiện ● Trưởng phận: giám sát, điều hành công việc nhân liên quan đến phận mình, chịu trách nhiệm tiến độ hiệu b ộ phận thành cơng chung kiện Nhân viên thực nhiệm vụ trưởng phân phân cơng, chịu trá ch nhiệm hồn thành ông việc giao theo tiến dộ mục tiêu đề r a thực quy định chung kiện ● Để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lwujc theo yếu cầu kiện, nhà quản trị cần quan tâm đến công tác đào tạo, huấn luyện viên Cần cung cấp cho nhân viên đầy đủ thông tin liên quan đến kiện như: Nội dưng thông điệp kiện, thông tin sản phẩm, dịch vụ liên qua đến kiện, thời gian không gian tổ chức kiện, trách nhiệm cơng việc mõi vị trí kiện Đồng thời, huấn luyện kỹ xử lý tình hiệu quả, quy định cần tuân thủ trình tổ chức kiện Các nhà quản trị cịn phải qua tâm tới việc phối hợp liên kết phận với để đảm bảo hoạt động diễn ăn khớp nhịp nhành Hơn cần coi trọng công tác kiểm tra, đánh giá, rà sốt thường xun Có chế độ thưởng, phạt kịpthời, cơng bằng, nghiêm minh nhằm tạo động lực để người phát huy năn g lực cống hiến 1.3.2 Xây dựng kế hoạch tài cho kiện Ngân sách định quy mô, cách thức tổ chức hiệu kiện, vậy, cần thiết phải xây dựng kế hoạch tài cho kiện Khi xây dựng kế hoạch tài cho kiện nhà quản trị PR cần đảm bảo nhữ ng yêu cầu sau đây: Thứ nhất: Nhà tổ chức kiện cần phải khẳng định có đủ nguồn ng ân sách để làm kiện Không thể có kế hoạch tổ chức kiện mà lại khơn g có kế hoạch ngân sách Ngân sách xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau: Ngân sách dành cho hoạt động PR hàng năm doanh nghiệp, ngân sách khai thác từ nguồn tài trợ Nếu đơn vị tổ chức nhà phân phối văn phịng đại diện xin từ hãng (Ví dụ Yamaha Town Hà Nội tổ chức kiện Noel họ xin kinh phí từ Yamaha Nhật) Khôngt hể để ngân sách thiếu hụt tổ chức kiện Điều dẫn đến việc phản tác dụng hậu khôn lường Khi tiến hành tổ chức kiện thường phải có hoạt động kèm theo truyền thông, quan hệ báo chí, khách mời… Sẽ thật tệ hại triển khai chương trình hoạt động mà ngân sách bị cạn kiệt ● ● Thứ hai: Nhà tổ chức kiện cần phải thu xếp việc sử dụng nguồn ngân sách cách hợp lý hiệu cho dù kiện lớn hay nhỏ Trên sở xây dựng dự toán ngân sách, nhà quản trị cần có kế hoạch chi tiêu chi tiết, đảm bảo thực tốt mục tiêu đặt cho khâu cơng việc hiệu tồn kiện ● Thứ ba: Nhà tổ chức kiện cần xác định rõ quy mơ, vị trí, địa điể m tổ chức kiện cho phù hợp với nguồn ngân sách ● Thứ tư: Việc chi tiêu ngân sách cần phải tuân thủ chế độ sách q uản lý tài doanh nghiệp phát luật Nhà nước Nội dung kế hoạch tài cho tổ chức kiện bao gồm hai vấn đề là: Dự toán ngân sách phân bổ ngân sách cho kiện a/ Dự toán ngân sách: Trước hết, nhà quản trị kiện cần phải dự kiến khối lượng công việc cần phải triển khai, danh mục hàng hóa dịch vụ cần thiết cho tổ chức kiện số lượng chất lượng Trên sở đó, tổng hợp chi phí theo phương pháp cộng dồn lũy kế để xác định ngân sách dự toán cho việc tổ chức kiện Cần cố gắng dự liệu hàng hóa, dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau dùng phương pháp loại trừ, giữ lại hàng hóa bắt buộc phải có chương trình Nếu dự tốn cho phép lựa chọn bổ sung thêm danh mục hàng hóa cơng việc loại trừ ban đầu Ngược lại, ngân sách dự toán bị thiếu hụt, nhà tổ chức phải rà soát danh mục hàng hóa lựa chọn, tiếp tục loại trừ cơng việc hàng hóa mức độ cần thiết tổ chức kiện, đảm bảo tương ứng với ngân sách dự tốn Trên thực tế, kiện khác tính chất quy mô nhà tổ chức kiện chủ thể khác Vì mà danh mục hàng hóa, dịch vụ khối lượng thực cơng việc khác Nói cách khác, nhà tổ chức kiện cần phải vào nhu cầu thực tế điều kiện kiện cụ thể để lựa chọn khối lượng công việc danh mục hàng hóa, dịch vụ thích hợp cho Việc dự tốn ngân sách phụ thuộc lớn vào mục đích tổ chức kiện Mục đích tổ chức kiện khơng chi phối dự tốn ngân sách mà chi phối hiệu ngân sách Vì vậy, trước tổ chức kiện, nhà tổ chức phải trả lời câu hỏi: “Sự kiện nhằm đạt mục đích gì?” Mục đích kiện chi phối đến quy mô thiết kế tổ chức hoạt động kiện Những vấn đề nêu tác động vào dự toán ngân sách cho kiện ngược lại, nguồn ngân sách đáp ứng tác động vào toàn yếu tố tổ chức kiện b/ Phân bổ ngân sách Ngân sách cần phải phân bổ chi tiết cho hạng mục công việc hoạt động diễn kiện Điều khơng đảm bảo cho hoạt động diễn suôn sẻ, mà giúp nhà tổ chức quản lý giám sát hoạt động chi tiêu, tránh nhầm lẫn đáng tiếc Để phân bổ ngân sách nhà tổ chức kiện cần phải thực công việc sau: ● Lập bảng chi phí chi tiết: Các nhà quản trị kiện cần phân bổ ngân sách dựa bảng chi phí chi tiết việc liệt kê hạng mục công việc, nội dung hoạt động với ngân sách kèm theo ● Kiểm tra điều chỉnh tổng thể Sau lập bảng chi phí chi tiết, nhà quản trị kiện cần tiếp tục rà sốt lại tồn bộ, tiến hành phân tích, so sánh, đánh giá phát bất hợp lý ngân sách hạng mục công việc tiến hành điều chỉnh cho hợp lý ● Mỗi kiện có khác tính chất quy mơ Vì vậy, khơng có m ột cơng thức chuẩn cho bảng chi phí Khi lập bảng chi phí cần xuyên suốt tất giai đoạn kiện từ bắt đầu kết thúc Bảng chi phí lập thành loại: Bảng chi phí tổng quát bảng chi phí chi tiết Lúc lên kế hoạch kiện cần phải lập bảng chi phí tổng qt khối lượng cơng việc sơ Sau đó, q trình triển khai lập bảng chi phí chi tiết cho hạng mục cơng việc Tóm lại, quản trị chi phí cách hợp lý nhằm phát huy tối đa hiệu với khối lượng ngân sách dự kiện công việc cần thiết Sử dụng nhiều n gân sách cho kiện nhỏ mục đích khơng lớn làm giảm nhiều tính hiệu kiện Ngược lại, kiện lớn tính chất quy mơ gặp nhiều khó khăn bạn hết ngân sách chừng Vì vậy, quản lý ngân sách hiệu thực cơng việc có ý nghĩa đặc biệt quan trọng tổ chức kiện quy mô 1.4 Triển khai bước tổ chức kiện Bước 1: Xác định mục tiêu kiện Việc xác định rõ mục tiêu kiện kim nam quan trọng để tổ chức kiện thành công, xây dựng hoạt động PR hiệu Từ nhằm thực mục tiêu chiến lược phát triển chung tổ chức mục tiêu cụ thể chiến lược Marketing doanh nghiệp Mục tiêu kiện đưa có yêu cầu tất yếu phải gắn liền với mục tiêu chiến lược chung, chiến lược Marketing tổ chức giai đoạn cụ thể Qua giúp nhà quản trị xác định loại hình kiện, thời điểm kiện diễn ra, đối tượng, mục đích hướng đến đảm bảo tính thống hiệu cho kiện Tuy nhiên, xác định mục tiêu cần đảm bảo nguyên tắc: Mục tiêu phải khả thi, rõ ràng, phù hợp ngân sách cho kiện, phù hợp với khung thời gian cụ thể cần đo lường Bước 2: Xác định loại hình kiện Mỗi loại hình kiện mà nhà quản trị lựa chọn truyền tải thông điệp khác tới đối tượng công chúng mục tiêu khác Để tổ chức kiện thành cơng cần xuất phát từ mục tiêu kiện, chiến lược PR cần thực đặc tính truyền thơng mà loại hình kiện đem lại Từ đó, nhà quản trị xác định loại hình kiện triển khai phù hợp Bước 3: Xây dựng ý tưởng cho kiện Xây dựng ý tưởng cho kiện lại chìa khóa quan trọng định thành công kiện Một kiện có ý tưởng tốt thu hút đơng đảo cơng chúng mục tiêu đạt tối ưu mục tiêu đề Hình thành ý tưởng kiện ngồi việc vào mục tiêu kiện, loại hình kiện cần đặc biệt ý đối tượng mục tiêu Công chúng mục tiêu đối tượng mà kiện mong muốn thu hút nhằm truyền tải thông điệp đến nhiều người Tìm hiểu đối tượng mục tiêu trở thành yêu cầu cần thiết trước tổ chức kiện, giúp nhà quản trị biết tính cách, mong muốn, sở thích họ Từ đó, lên ý tưởng phù hợp với nội dung, quy mô, thông điệp hướng đến nhóm đối tượng mục tiêu, phù hợp với cảm nhận họ lực lượng truyền thơng Bên cạnh đó, yếu tố sáng tạo, đột phá thiếu ý tưởng tổ chức kiện Bước 4: Thiết kế kiện Sau xây dựng ý tưởng hay, độc đáo, sáng tạo, công việc mà nhà quan trị cần phải làm thiết kế kiện Đây bước nhằm cụ thể ý tưởng tổ chức kiện, đồng thời giúp bước lên kế hoạch kiện sau chi tiết, cụ thể Muốn thiết kế kiện nhà quản trị phải trả lời câu hỏi: ● Địa điểm diễn kiện diễn đâu? ● Thời điểm diễn kiện? ● Sự kiện diễn khoảng bao lâu? ● Thông điệp mà kiện muốn truyền tải đến công chúng gì? ● Những hoạt động chương trình chi tiết gì? ● Cần thiết kế hình ảnh cho kiện sao? Bước 5: Lên kế hoạch tổ chức kiện Từ việc xác định mục tiêu, ý tưởng, loại hình mà kiện dự định hướng tới để việc tổ chức kiện diễn suôn sẻ cần phải có kế hoạch đảm bảo cho kiện theo hướng mà ta đề Kế hoạch chi tiết cụ thể khả thành công lớn.Mỗi kiện khác lại có kế hoạch khác nhau, phụ thuộc vào ý tưởng, mục tiêu, thông điệp nguồn lực cụ thể Một kế hoạch tổ chức kiện đầy đủ bao gồm kế hoạch về: Nhân sự, ngân sách, thời gian, khách mời tham dự, phân tích khả rủi ro xảy q trình tổ chức kiện Tuy nhiên, ba vấn đề then chốt cần phải giải hàng đầu kế hoạch ngân sách, kế hoạch nhân lực khách mời kiện: - Ngân sách định quy mô, cách thức tổ chức hiệu kiện Rõ ràng rằng, vấn đề xây dựng tảng tiềm lực kinh tế vững Tuy nhiên nguồn tài khơng vơ hạn Việc sử dụng hợp lý ngân sách tổ chức vấn đề ưu tiên hàng đầu hầu hết định đưa Vậy nên việc xây dựng kế hoạch tài cho kiện thực cần thiết - Bên cạnh việc lên kế hoạch hợp lý cho ngân sách nhân góp phần quan trọng dẫn đến thành công kiện Trong suốt trình tổ chức kiện cần phải trọng cân đối số lượng nguồn nhân lực chất lượng nguồn nhân lực Kế hoạch nhân đặt đảm bảo đủ số lượng, phù hợp cấu, đảm bảo chất lượng phù hợp với yêu cầu kiện - Cuối cùng, nhân tố khơng phần quan trọng đối tượng tham gia kiện Đối tượng tham gia kiện phụ thuộc vào mục tiêu mà kiện theo đuổi Một kế hoạch hoàn hảo đối tượng tham gia không bao gồm xác định cụ thể đối tượng, thành phần tham dự mà phương pháp để thu hút người tới tham dự Thất bại lớn kiện không thu hút đủ số lượng đối tượng đến tham gia Bước 6: Triển khai tổ chức kiện Đây bước chi tiết hóa ý tưởng, hoạt động mà kiện cần tiến hành Các nhà quản trị cần triển khai hoạt động cụ thể kiện như: Chuẩn bị đón tiếp khách mời, trang trí địa điểm diễn kiện, hoạt động diễn kiện, chương trình tổng duyệt Đây bước vơ quan trọng cho tổ chức kiện Khi tổ chức kiện cần triển khai theo mẫu sau: Thời Công Người Nội dung dụng sau kiện ● Kịch chi tiết: Để kiện thực sống động, thú vị, điều quan trọng không để thời gian chết, đặc biệt sân khấu, kịch chi tiết cần có phương án dự phịng cho MC xử lý tình có sai lệch thời gian người vắng mặt tiết mục tham dự kiện Thời gian Tiết mục Nghệ sĩ, người phụ trách Nội dung diễn (toàn cảnh sânkhấu kiện Hì nh ản h Sự cố có Âm thể Ánh Giải pháp khắc phục Màn Camer xảy hình sáng a Bước 8: Kết thúc kiện, đánh giá rút kinh nghiệm Tổ chức kiện hoạt động truyền thơng có tầm ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín cá nhân, tổ chức Vì vậy, sau kiện cần thiết có cơng tác đánh giá, rút kinh nghiệm học tạo khung chương trình cho kiện tương tự Đồng thời đánh giá hiệu kiện mang lại chi phí bỏ tổ chức kiện có tương xứng hay khơng? Ngun nhân việc tổ chức kiện thành công hay thất bại để có học kinh nghiệm sở triển khai kiện CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN “GALA CHÀO TÂN SINH VIÊN” KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH 2.1 Khái quát, ý nghĩa “Gala chào tân sinh viên” khoa Quản trị kinh doanh Học viện Tài Chính “Gala chào tân sinh viên” khoa Quản trị kinh doanh hoạt động thường niên hàng năm khoa Quản trị kinh doanh, tổ chức Liên chi đoàn khoa Buổi lễ tổ chức lời chào, lời chúc thân thương, quà ý nghĩa thầy cô, anh chị khoa gửi tới em tân sinh viên vừa bước chân vào cánh cửa đại học Thông qua kiện không giúp em hiểu biết văn hóa, truyền thống hoạt động khoa, chương trình đào tạo hội nghề nghiệp ngành học Đến với buổi lễ gala em cịn nhận lời chia sẻ hữu ích cho q trình học tập rèn luyện đến từ anh chị khóa trước khoa Ngồi ra, buổi lễ gala dịp xây dựng đoàn kết thầy trò khoa quản trị kinh doanh từ ngày đầu Từ đó, góp phần xây dựng hệ sinh viên có đủ “Tài - Tâm - Chính” Vì mà từ lâu buổi lễ gala chào tân sinh viên trở thành nét văn hóa khơng thể thiếu Khoa Quản trị kinh doanh Tiếp nối từ thành cơng mà chương trình “Gala chào tân sinh viên” qua năm Khoa, tổ chức kiện “Gala chào tân sinh viên K59” nhằm phát huy truyền thống khoa Tuy nhiên khác với năm trước, kiện tổ chức với hình thức offline điều kiện dịch bệnh Covid – 19 diễn phức tạp, yêu cầu dãn cách tất yếu cần lựa chọn hình thức online Để đạt hiệu cao hình thức xây dựng kế hoạch tổ chức “ Gala chào tân sinh viên K59” 2.2 Những điều mà kiện “Gala chào tân sinh viên” khoa Quản trị kinh doanh làm qua năm Thứ nhất, kiện tạo không khí vui vẻ, phấn khởi buổi chào mừng em tân sinh viên Thứ hai, tạo gắn kết, gần gũi anh chị khóa trước, thầy khoa với tân sinh viên Thứ ba, thu hút đông đảo quan tâm bạn tân sinh viên tham gia Thứ tư, sinh viên có hiểu biết khoa, chương trình đào tạo ngành học Thứ năm, truyền thông hiệu kiện đến nhiều khoa khác trường 2.3 Những điều mà kiện “Gala chào tân sinh viên” khoa Quản trị kinh doanh chưa làm qua năm Bên cạnh điều làm được, công tác tổ chức kiện Gala chào tân sinh viên năm vừa qua số điều chưa làm sau: Thứ nhất, bên cạnh bạn sinh viên tham gia Gala với tinh thần vui vẻ cịn nhiều bạn sinh viên tham gia Gala với tinh thần bị ép buộc, không hăng hái hứng thú với kiện Từ dẫn đến tìn trạng sinh viên khồn tham gia, bỏ kiện diễn Thứ hai, hoạt động bổ trợ xoayquanh kiện cịn thiếu tính hấp dẫn, dẫn đến k hông thu hút nhiều tham gia bạn sinh viên Và cuối cùng, việc truyền thơng văn hóa, truyền thống, hoạt động đoàn thể, CLB khoa chưa cao Để tiếp nối từ điều mà kiện “Gala chào tân sinh viên” qua năm Khoa làm tốt khắc phục điều chưa làm , tổ chức kiện “Gala chào tân sinh viên K59” nhằm phát huy truyền thống khoa Tuy nhiên khác với năm trước, kiện tổ chức với hình thức offline điều kiện dịch bệnh Covid – 19 diễn phức tạp, yêu cầu dãn cách tất yếu cần lựa chọn hình thức online Để đạt hiệu cao hình thức xây dựng kế hoạch tổ chức “ Gala chào tân sinh viên K59” CHƯƠNG 3: LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN “GALA CHÀO TÂN SINH VIÊN K59” KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Bước 1: Xác định mục tiêu kiện - Tạo khơng khí vui vẻ phấn khởi nhằm chào mừng tân sinh viên K59 khoa Quản trị kinh doanh Học viện tài - Nhằm tạo gắn kết, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm học hỏi sinh viên học với tân sinh viên khoa - Giới thiệu, quảng bá khoa, hoạt động Đoàn thể, CLB khoa - Tạo khí hào hứng, sôi học tập hoạt động cho đoàn sinh viên, câu lạc Bước 2: Xác định loại hình tổ chức kiện - Gala chào tân sinh viên K59 Bước 3: Xây dựng ý tưởng cho kiện Hiện nay, nhằm thực yêu cầu giãn cách xã hội Nhà nước trước tình hình dịch bệnh Covid phức tạp Vì kiện Gala chào tân sinh viên K59 Khoa quản trị Kinh doanh lựa chọn tổ chức hình thức online tảng Zoom Khác với năm, kiện diễn offline với khơng khí sơi nổi, náo nhiệt HT 700 Học viện Tài Chính Với hình thức online, cần tổ chức khơng khí vui vẻ, phấn khởi tới em sinh viên thơng qua tìm kiếm sử dụng hiệu tính mà phần mềm Zoom cung cấp Để tạo khơng khí hào hứng, gần gũi, sơi học tập cho em sinh viên bước đến cánh cổng trường đại học, tổ chức thi “Lớp chúng mình” - giới thiệu thành viên lớp Qua đó, giúp thành viên lớp gắn kết với Điều thực ý nghĩa điều kiện học Online bạn không đến trường kết bạn trò chuyện với Bước 4: Thiết kế kiện - Thời gian kiện diễn ra: 8h – 10h30 ngày 12/11/2021 - Hình thức tổ chức: Phát trực tiếp từ hội trưởng A1 Học viện tài tảng trực tuyến Zoom - Slogan: “Step to Dream” - Thông điệp: Sống để mơ ước Sống ước mơ Vươn tới giấc mơ - Chi tiết hoạt động chương trình: ● Khai mạc phát video chào mừng từ anh chị khoa trước, ● Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, ● Phát biểu chào mừng, ● Trao phần thưởng cho sinh viên khóa 59 có thành tích xuất sắc, ● Clip giới thiệu tân sinh viên khóa 59, ● Đại diện lãnh đạo Học viện, lãnh đạo Ban phát biểu, ● Lãnh đạo chuyên ngành phát biểu, ● Đại diện khóa CLB phát biểu, ● Đại diện tân sinh viên phát biểu, ● Trao giải thi “Lớp chúng mình” - Hình ảnh thiết kế cho kiện: “Gala chào tân sinh viên K59” tổ chức thơng qua tảng Zoom Vì hình ảnh kiện thiết kế chủ yếu dạng: ● Background cho tất thành phần tham dự Gala, yêu cầu: lấy màu tím làm chủ đạo; chứa logo khoa Quản trị kinh doanh Học viện Tài chính; thiết kế hình ảnh, màu sắc hài hịa, trẻ trung, phù hợp với thơng điệp chương trình ● Khung Avatar Facebook Bước 5: Lên kế hoạch tổ chức kiện - Thành phần tham dự: ● Tân sinh viên ● Đại diện sinh viên K56, K57, K58 ● Đại diện lãnh đạo Học viện: PGĐ Học viện cô Đào Thị Thủy ● Đại diện lãnh đạo Ban ● Trưởng, phó khoa: Trưởng khoa Đào Thị Minh Thanh; Phó khoa cô Nguyễn Thị Thu Hương ● Trưởng môn: thầy Nguyễn Xuân Điền (trưởng môn Quản trị kinh doanh); thầy Nguyễn Sơn Lam (trưởng môn Marketing) ● Bí thư LCĐ: Nguyễn Thị Nhung ● Thành viên LCĐ ● BCN CLB khoa: CLB Marketing; CLB Khởi nghiệp ● Doanh nghiệp (nhà tài trợ): Đại điện công ty cổ phần Misa, Đại diện công ty Mobiphone ● Tồn thầy khoa - Kế hoạch sử dụng nhân sự: Nhân chính: Thành viên LCĐ khoa, thành viên CLB khoa Phân công nhiệm vụ: ● Trưởng ban tổ chức: chịu trách nhiệm chung, đạo lập kê hoạch tổ chức thực hoạt động chương trình ● Các phó ban tổ chức: chị trách nhiệm mảng công việc giao ● Các thành viên BTC: trực tiếp phụ trách chịu trách nhiệm hoạt động Ban ● Thành viên CLB khoa: hỗ trợ số công việc bên LCĐ khoa - Kế hoạch sử dụng ngân sách: Nguồn ngân sách: ● Kinh phí hỗ trợ từ Quỹ khoa ● Trích quỹ hoạt động Đồn BCH LCĐ ● Từ nhà tài trợ phần thưởng ● Sự hỗ trợ từ cán bộ, giảng viên khoa Dự trù chi phí: STT Các khoản phải chiSố tiền (VNĐ) Phần thưởng cho Tân sinh viên 1.500.000 K59 có thành tích đầu vào thủ khoa khối A00, A01, D01; sinh viên đạt giải quốc gia Phần thưởng cho lớp đạt giải thi 1.000.000 “Lớp chúng mình” Chi phí phát sinh khác1.01.0 Tổng chi phí: 3.500.000 VNĐ (Ba triệu năm trăm nghìn đồng) - Dự phịng rủi ro Rủi ro kỹ thuật: ●Khi chạy chương trình kiện gặp cố lỗi hệ thống, đường truyền mạng, điện, Bộ phận kỹ thuật cần bổ sung thêm nhân lực nhân viên kỹ thuật thiết bị dự phịng để khơng làm ảnh hưởng đến hiệu tiến độ buổi lễ ●Trong trình diễn kiện, số rủi ro âm từ nhiều phía, thành phần cố tình gây rối biết thơng tin đăng nhập vào phịng zoom, cần có đội phản ứng nhanh xử lý kịp thời Rủi ro tiến độ chương trình: ●Các hoạt động diễn kiện bắt buộc có thời gian cụ thể kế hoạch bù thời gian cách hợp lý Rủi ro khách mời đại diện có nhiệm vụ quan trọng số hoạt động chương trình như: vắng mặt, vào muộn ●Chuẩn bị thư mời chứa nội dung rõ ràng, cụ thể, tránh sai sót ●Chuẩn bị phương án dự phòng cử đại diện khác phát biểu thay Xảy phát sinh chi phí so với dự kiến ●Gửi giấy lên văn phòng khoa yêu cầu hỗ trợ chi phí cho khoản phát sinh thêm Bước 6: Triển khai tổ chức kiện - Trước kiện diễn ra: Thời gian 20h 30/1 /202 (Thứ Hai) Công việc Thông báo kiện Fanpag e khoa Ngư ời phụ trách Nội dung Ban tổ chức Đăng Sự cố xảy Giải pháp khắc diễn phục Sai, thiếu sót Điều chỉnh thông báo thông tin sau phát kiện kiện Fanpage khoa 20h 31/10/ 2021 (Thứ Bảy) Phát động thi “Lớp chúng mình” Ban tổ chức Phổ biến Thông báo Điều chỉnh thi rõ ràng, thông tin sau phát chi tiết thi 20h 7/11/2 021 (Chủ Nhật) thông báo đến Tổng hợp tất video thi “Lớp chúng mình” Ban tổ chức Fanpage thiếu, sai sót lớp khoa đến cán lớp - Nhắc Trễ Deadline Yêu cầu giáo viên deadline nộp nộp video cố vấn nhắc nhở video trước ngày (7/11/2021) - Kiểm tra nội dung video đảm bảo yêu cầu chất lượng 8h – 9/11/2 Gửi thư mời tới Ban tổ chức -Gửi thư mời -Thiếu sót -Gửi bổ sung thư tới khách khách mời mời cho khách 021 (Thứ Ba) thành phần tham dự mời -Thiếu sót mời bị thiếu -Thơng báo sai thơng tin -Gửi lại thông tin tới cán kiện xác lớp CQ58, 57, thư mời sau phát 56 số lượng sinh viên đại diện 20h 9/11/2 021 (Thứ Ba) Đăng tải video thi “Lớp chúng mình” Fanpage Khoa Ban tổ chức - Trong tổ chức kiện: Đồng loạt Thiếu video Đăng tải video bị đăng tải video thiếu sau lớp phát Fanpage Kéo dài thời gian khoa tính kết seeding video thời gian đăng muộn Thời gian Công việc Người Nội dung phụ trách diễn 8h00 - 8h30 Duyệt Mở thành viên phòng Zoom tham Ban tổ chức Phát livestream Fanpage khoa Phát video tư Sự cố xảy Giải pháp khắc phục vấn tuyển sinh, video giới thiệu khoa, câu lạc Xuất nhân tố gây rối vào phòng Kịp thời phát kick nhân tố gây rối khỏi phịng khoa, chương trình đào tạo hội nghề nghiệp 8h30 8h40 Khai mạc Ban tổ Video, máy Phát video chức 8h40 8h45 Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu Kiểm tra lại tính bị lỗi chào mừng anh chị tới em tân sinh viên - Thả tim chào mừng em tân sinh viên video trước bất ngờ phát Dự trù video máy ban kỹ thuật Ban tổ MC tuyên bố chức lý tổ chức Gala giới Sự cố mạng Kịch kéo MC thiệu ban lãnh đạo (trường khoa) 8h45 8h55 8h55 9h05 9h05 9h25 9h35 -9h45 Phát biểu chào mừng Chúc mừng tân sinh viên K59 đạt thành tích xuất sắc Trưởng Trường khoa khoa phát biểu chào mừng Lãnh đạo Chiếu hình HV, lãnh ảnh tân sinh Sự cố mạng Kịch kéo MC Sự cố mạng Kịch kéo MC đạo viên có ban thành tích lãnh đạo xuất sắc Khoa Phát video thi “Lớp chúng mình” Ban tổ Đại diện ban Đại diện Video, máy Lần lượt chức Kiểm tra video tính bị lỗi phát video giới thiệu thành viên lớp trước phát bất ngờ Dự trù video máy ban kỹ thuật Sự cố mạng Đại diện ban Kịch kéo lãnh đạo Học viện, lãnh đạo ban phát biểu 9h45 10h00 10h0 010h1 Lãnh đạo chuyên ngành phát biểu Đại diện sinh viên khóa, CLB lên phát biểu lãnh đạo bất ngờ lãnh đạo MC Học viện Học viện, lãnh đạo ban phát biểu Lãnh đạo Sự cố mạng Lãnh đạo 2 chuyên Kịch kéo bất ngờ chuyên MC ngành ngành phát biểu Chủ Sự cố mạng -Phát biểu nhiệm Kịch kéo bất ngờ chào mừng CLB -Giao lưu Marketing trao đổi phương pháp học tập, rèn luyện với em tân sinh viên MC 10h10 -10h20 10h20 -10h25 10h25 -10h30 Đại diện tân sinh viên phát biểu Đại diện Công bố giải thi “Lớp chúng mình” Ban tổ Bế mạc Sự cố mạng - Đại diện Kịch kéo K59 bất ngờ K59 phát biểu MC Sự cố mạng - Chiếu hình chức Kịch kéo bất ngờ ảnh chúc mừng lớp có video đạt nhiều lượt tương tác MC Ban tổ - Cảm ơn chức tham gia vị đại biểu, khách mời em tân sinh viên - Chụp ảnh lưu niệm qua Zoom Sự cố mạng Kịch kéo bất ngờ MC - Sau tổ chức kiện: Thời gian Công việc Người phụ trách Nội dung Sự cố xảy Giải pháp khắc diễn phục 12h 12/11/ 2021 Tổng kết sau kiện Ban tổ chức -Đăng -Sai, thiếu sót -Kịp thời sửa chữa tổng kết nội dung sau phát kiện thông tin Fanpage khoa 8h 15/11/ 2021 Đánh giá kết Ban tổ chức Đánh giá rút kinh nghiệm Bước 7: Kết thúc kiện, đánh giá rút kinh nghiệm Để đánh giá xác kiện mà tổ chức cần phải trả lời câu hỏi sau: ● Cuộc thi “Lớp chúng mình” thu hút lượt tương tác? Cao, trung bình, thấp? ● Việc thay khung avatar, thông báo kiện gala nhận hưởng ứng nào? Cụ thể, có người tham gia thay khung avatar, gắn hashtag, share viết? Lượt xem livestream gala page khoa QTKD nhiều hay ít? Mức độ tương tác cao hay thấp? ● Các em tân sinh viên cảm nhận sau buổi Gala? ● Hạch tốn lại chi phí kiện Có tương xứng hay khơng? ● Tổng kết kiện có đạt mục tiêu đề khơng? Đạt mức độ nào? ● Nguyên nhân thành công/thất bại? => Rút kinh nghiệm Công tác đánh giá diễn sau: ● Thu thập phản hồi từ thành phần tham dự ● Khảo sát bạn tân sinh viên K59 ● Họp sau kiện ● Lập bảng tổng kết để đánh giá kiện KẾT LUẬN Tổ chức kiện lĩnh vực nhận nhiều quan tâm từ doanh nghiệp, tổ chức, đồng thời ngày trở nên phổ biến có tầm ảnh hưởng mạnh mẽ tới mặt sống Trên kết nghiên cứu nhóm chúng em kế hoạch tổ chức kiện “Gala chào Tân sinh viên K59” khoa Quản trị kinh doanh Học viện Tài Qua đó, nhóm chúng em làm rõ phần tầm quan trọng việc tổ chức kiện hoạt động PR doanh nghiệp nói riêng tổ chức Việt Nam nói chung Tổ chức kiện khâu quan trọng thiếu hoạt động PR tổ chức Vậy nên, nhà quản lý cần nắm rõ biết cách tận dụng tối đa nguồn kênh nhằm đem lại hiểu tốt hình ảnh tổ chức tới công chúng ... kiện “Gala chào tân sinh viên K59” khoa Quản trị kinh doanh Học viện Tài Chính” nhằm đóng góp sở lý luận cho hoạt động lên kế hoạch tổ chức kiện “Gala chào tân sinh viên K59” khoa Quản trị kinh doanh. .. viên” khoa Quản trị kinh doanh Học viện Tài Chính “Gala chào tân sinh viên” khoa Quản trị kinh doanh hoạt động thường niên hàng năm khoa Quản trị kinh doanh, tổ chức Liên chi đoàn khoa Buổi lễ tổ... sinh viên trở thành nét văn hóa khơng thể thiếu Khoa Quản trị kinh doanh Tiếp nối từ thành cơng mà chương trình “Gala chào tân sinh viên” qua năm Khoa, tổ chức kiện “Gala chào tân sinh viên K59”