ASSIGNMENT quan hệ báo chí ra mắt phim trạng quỳnh

Mục Lục I. Khảo sát và lựa chọn thời gian địa điểm..............................................................6 1. Khảo sát địa điểm cho họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh..........................6 2. Vì sao White Palace trở thành nơi diễn ra họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh?.....................................................................................................................8 3. Thời gian họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh...............................................9 4. Một vài hình ảnh về Trung Tâm Hội Nghị Tiệc Cưới White Palace.............9 II. Danh sách khách mời và thiết kế thư mời.......................................................12 1. Các nhà báo/phóng viên sẽ tham dự họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh..12 1.1. Danh sách nhà báo/phóng viên..................................................................12 1.2. Lý do lựa chọn............................................................................................13 2. Nghệ sĩ /khách mời tham dự họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh..............13 2.1. Danh sách nghệ sĩ/ khách mời....................................................................13 2.2. Lý do lựa chọn............................................................................................14 3. Cơ quan truyền thông/truyền hình tham dự họp báo..................................15 3.1. Phóng viên/biên tập viên đài truyền hình tham dự họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh........................................................................................................15 3.2. Lý do lựa chọn............................................................................................15 4. Dự trù kinh phí họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh...................................16 5. Nội dung thư mời tham dự họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh.................17 6. Hình ảnh thiết kế thư mời..............................................................................17 III. Thiết kế bộ Presskit..........................................................................................19 1. Viết Thông Cáo Báo Chí.................................................................................19 2. Hình ảnh đoàn làm phim Trạng Quỳnh. Khảo sát địa điểm cho họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh Địa điểm tổ chức sự kiện là một phần quan trọng trong tổ chức sự kiện. Khi đã quyết định chọn địa điểm nào đó, mỗi một thành viên đã phải cân nhắc thật kĩ các yếu tố về mức độ phù hợp của địa điểm đối với sự kiện mà nhóm sắp tổ chức. - Địa điểm đó có thuận tiện khi di chuyển Trước khi lưạ chọn, nhóm đã khảo sát trước trung tâm tổ chức sự kiện để biết địa điểm này có thuận lợi trong việc đi lại hay không? Chọn một nơi ở ngay trung tâm thành phố là lí tưởng nhất còn nếu không, hãy đảm bảo địa điểm đó có giao thông đi lại thuận tiện. Với những hội nghị diễn ra dài ngày, nhóm cũng có thể liên hệ bố trí chỗ lưu trú cho khách ở xa ngay tại khách sạn cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện. - Có nhiều nhà hàng xung quanh Nếu bạn muốn tổ chức tiệc ăn uống mà không muốn dùng tiệc ngay tại sự kiện thì việc chọn địa điểm gần với các nhà hàng sang trọng, có chất lượng phục vụ tốt là điều cần thiết. Bạn có thể khảo sát cả hai nơi này cùng lúc để đưa ra lựa chọn tốt nhất. Đừng quên nhắc họ về quy mô sự kiện của bạn để họ có thể chiết khấu trong trường hợp bạn đặt số lượng bàn lớn.

ASSIGNMENT QUAN HỆ BÁO CHÍ RA MẮT PHIM TRẠNG QUỲNH GVHD: Huỳnh Thị Xuân Hiếu Lớp: PR13302_Nhóm Thành viên: Đặng Thị Mỹ Huệ Trần Vũ Phương Thy Trần Đặng Thu Hường Nguyễn Thanh Kim Trang Thành phố.Hồ Chí Minh, tháng năm 2019 Nhận xét Giảng viên Giảng viên Xuân Hiếu ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Giảng viên Thanh Nghiêm ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Mục Lục I Khảo sát lựa chọn thời gian địa điểm Khảo sát địa điểm cho họp báo mắt phim Trạng Quỳnh Vì White Palace trở thành nơi diễn họp báo mắt phim Trạng Quỳnh? Thời gian họp báo mắt phim Trạng Quỳnh .9 Một vài hình ảnh Trung Tâm Hội Nghị Tiệc Cưới White Palace II Danh sách khách mời thiết kế thư mời .12 Các nhà báo/phóng viên tham dự họp báo mắt phim Trạng Quỳnh 12 1.1 Danh sách nhà báo/phóng viên 12 1.2 Lý lựa chọn 13 Nghệ sĩ /khách mời tham dự họp báo mắt phim Trạng Quỳnh 13 2.1 Danh sách nghệ sĩ/ khách mời 13 2.2 Lý lựa chọn 14 Cơ quan truyền thơng/truyền hình tham dự họp báo 15 3.1 Phóng viên/biên tập viên đài truyền hình tham dự họp báo mắt phim Trạng Quỳnh 15 3.2 Lý lựa chọn 15 Dự trù kinh phí họp báo mắt phim Trạng Quỳnh 16 Nội dung thư mời tham dự họp báo mắt phim Trạng Quỳnh .17 Hình ảnh thiết kế thư mời 17 III Thiết kế Presskit 19 Viết Thơng Cáo Báo Chí .19 Hình ảnh đoàn làm phim Trạng Quỳnh 22 2.1 2.2 Hình ảnh hậu trường 22 Họp báo/giao lưu 30 3 Giới thiệu công ty TP Entertainment 33 3.1 Vài nét TP Entertainment .33 3.2 Về công nghệ TP Entertainment 34 Tổng hợp thơng tin báo chí 35 4.1 Báo Kenh14 35 4.2 Báo Thể thao & văn hóa 36 4.3 Báo Ngôi 38 4.4 Báo Vnexpress 40 4.5 Báo Zing news 41 Quà tặng kèm cho phóng viên, khách mời tham dự họp báo mắt phim Trạng Quỳnh 44 5.1 Tại lại có quà cho họp báo 44 5.2 Tiêu chí để chọn quà 45 5.3 Những điều cấm kỵ tặng quà 46 5.4 Đưa phương án lựa chọn .46 Thông tin liên lạc 47 6.1 Nhân viên công ty .47 6.2 Văn phòng TP Entertainment 48 Thiết kế bìa đựng Press kit 48 IV Sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời 51 Lý thuyết 51 1.1 Nguyên tắc chung xếp chỗ ngồi họp báo 51 1.2 Sơ đồ bố trí chỗ ngồi cho họp báo 51 1.3 Sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời 52 Thực .52 2.1 Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn chủ tọa 52 2.2 Sắp xếp chỗ ngồi cho phóng viên .52 2.3 Sơ đồ buổi họp báo mắt phim Trạng Quỳnh 52 V Timeline họp báo mắt phim Trạng Quỳnh .54 VI Biểu mẫu tiến trình cơng việc 56 Trước kiện 56 Chi tiết 57 2.1 Công việc phận Event 57 2.2 Công việc phận PR 61 2.3 Công việc phận Logistics .63 2.4 Công việc phận thiết kế .63 Tiến hành họp báo 64 3.1 Chạy chương trình 65 Sau họp báo 65 4.1 Công việc nhân viên PR PGs sau họp báo kết thúc 65 4.2 Đánh giá đúc kết kinh nghiệm cho buổi họp báo 66 4.3 Lưu ý tổ chức họp báo 66 Điều khiển vấn họp báo 66 5.1 Trong vấn báo chí truyền thơng 66 5.2 Kinh nghiệm cho buổi vấn họp báo thành công .67 I Khảo sát lựa chọn thời gian địa điểm Khảo sát địa điểm cho họp báo mắt phim Trạng Quỳnh Địa điểm tổ chức kiện phần quan trọng tổ chức kiện Khi định chọn địa điểm đó, thành viên phải cân nhắc thật kĩ yếu tố mức độ phù hợp địa điểm kiện mà nhóm tổ chức - Địa điểm có thuận tiện di chuyển Trước lưạ chọn, nhóm khảo sát trước trung tâm tổ chức kiện để biết địa điểm có thuận lợi việc lại hay không? Chọn nơi trung tâm thành phố lí tưởng cịn khơng, đảm bảo địa điểm có giao thông lại thuận tiện Với hội nghị diễn dài ngày, nhóm liên hệ bố trí chỗ lưu trú cho khách xa khách sạn cho thuê địa điểm tổ chức kiện - Có nhiều nhà hàng xung quanh Nếu bạn muốn tổ chức tiệc ăn uống mà không muốn dùng tiệc kiện việc chọn địa điểm gần với nhà hàng sang trọng, có chất lượng phục vụ tốt điều cần thiết Bạn khảo sát hai nơi lúc để đưa lựa chọn tốt Đừng quên nhắc họ quy mơ kiện bạn để họ chiết khấu trường hợp bạn đặt số lượng bàn lớn - Không gian tổ chức rộng rãi Nếu kiện bạn đơng khách mời, tìm nơi đủ lớn để chương trình diễn chất lượng Khơng nên lí mà chọn nơi nhỏ so với lượng khách mời dù bạn có nghĩ họ khơng đến đơng đủ Với kiện mở cửa tự do, tìm địa điểm có nhiều phịng để thay đổi phương án thấy cần thiết - Cung cấp kèm theo dịch vụ Ngồi việc phịng tổ chức kiện phải trang bị đầy đủ dịch vụ kèm như: âm thanh, ánh sáng, internet… dịch vụ tích hợp kèm theo điều đáng lưu tâm Đó tiệc ăn nhẹ thời gian giải lao, đồ uống giải khát hay vấn đề vầ nhân viên phục vụ… Một địa điểm cung cấp đầy đủ dịch vụ tốt nhiều so với nơi phục vụ tổ chức hội nghị đơn Cơ sở vật chất đánh giá khách quan địa điểm tổ chức kiện Khi khảo sát địa điểm, doanh nghiệp cần yêu cầu tiện nghi cần thiết như: + Sân khấu, bàn ghế chắn, không bị lung lay + Có dụng cụ trang trí hoa để bàn, nơ ghế… + Nguồn điện có cơng suất đủ lớn cho suốt buổi lễ, có dự trù máy phát điện hay không + Thiết bị dụng cụ, dịch vụ cung cấp kèm miễn phí thuê địa điểm? + Hệ thống máy chiếu, chiếu, giấy bút có đầy đủ khơng? + Hệ thống internet, wifi có đủ mạnh cho tất khách mời sử dụng? - Chi phí hợp lí Bạn nên tham khảo giá nhiều nơi khác trước đến định thức Chất lượng dịch vụ giá yếu tố bạn nên đưa để so sánh địa điểm với Hãy bỏ nhiều cơng sức tìm kiếm địa điểm bạn tìm chắc mang lại hài lịng + Chi phí th địa điểm thời gian diễn kiện: theo ngày theo Nếu theo có tính phí chuẩn bị kiện hay khơng + Phí dịch vụ kèm, phí phục vụ khác như: gửi xe, nhân viên phục vụ… + Phí hoa hồng + Phí quản lý thơng thường 5% + Thuế VAT 10% + Chi phí có tăng giảm theo cao điểm hay cuối tuần, ngày lễ hay không - Mức độ đảm bảo an tồn: Nên tìm hiểu thật kĩ cơng tác phịng cháy chữa cháy cho tòa nhà vật dụng liên quan trước bạn định thuê địa điểm Lối thoát hiểm, cách sơ tán khách mời xảy cố nên đề cập hai bên Bạn nên quan tâm đến quan chức đồn cảnh sát, bệnh viên xung quanh để liên hệ gặp tình khẩn cấp Đừng chủ quan điều khiến bạn phải hối hận Vì tiêu chí đưa vậy, nhóm định họp báo mắt phim Trạng Quỳnh đực tổ chức Trung Tâm Hội Nghị Tiệc Cưới White Palace (194 Hoàng Văn Thụ, phường 9, quận Phú Nhuận) Vì White Palace trở thành nơi diễn họp báo mắt phim Trạng Quỳnh? - Vị trí: Thuận lợi cho việc lại, nằm đường lớn dễ tìm kiếm, gần trung tâm - Không gian: Sang trọng, rộng lớn sức chứa 2000 người, phù hợp cho việc họp báo mắt phim - Điều kiện tác nghiệp cho phóng viên,quay phim,kỹ thuật thu thanh: Ánh sáng tốt phù hợp cho việc quay phim, chụp ảnh.Dàn âm thanh, máy chiếu, thiết bị hỗ trợ quay phim trang bị tối tân đại - Có bãi đổ xe hơi, xe máy cho khách mời - Lối cho khách mời phân bố hợp lý cho việc di chuyển lại - Buổi họp báo mắt phim có phục vụ đồ ăn thức uống cho khách mời Thời gian họp báo mắt phim Trạng Quỳnh - Thời gian: 19h Ngày tháng năm 2019 Một vài hình ảnh Trung Tâm Hội Nghị Tiệc Cưới White Palace Bên sảnh hội nghị White Palace Hành lang trung tâm hội nghị tiệc cưới White Palace Bên trung tâm hội nghị tiệc cưới White Palace 10 Truyền hình HTV Khu vực quay phim, chụp ảnh Truyền hình Let’s Viet Khu vực quay Yan News phóng viên báo đài phim, Sao Star Kenh14 Zing News Vnexpress Ngôi Sao Thể Thao & Văn Hóa Báo Mới Soha Tổ Quốc - chụp ảnh phóng viên báo đài Sơ đồ dự trù Nhã Phương không tham gia + Bàn chủ tọa Giám đốc sáng tạo NSUT, đạo diễn, diễn viên Diễn Hiếu Vũ Đức Thịnh viên Diễn Trấn Thành viên Diễn viên Diễn Quốc Anh Khả Như viên Cơng Dương + Khu vực báo chí Truyền hình HTV Khu vực dành cho quay Truyền hình Let’s Viet Khu vực dành Yan News phim, chụp ảnh cho quay phim, chụp Kenh14 phóng viên báo đài Sao Star Zing News Vnexpress Ngôi Sao Thể Thao & Văn Hóa Báo Mới Soha Tổ Quốc ảnh phóng viên báo đài 54 V Timeline họp báo mắt phim Trạng Quỳnh STT Thời gian Thời Team Nội dung lượng 17h30 30 phút Âm Ghi Ánh sáng Tất Kiểm tra chuẩn bị Kiểm team tra thiệt bị ghi hình, ghi âm, đèn chiếu, poster, , 18h 60 phút Logictis, Mở nhạc phim,hiệu ứng đèn Nhạc phim “Chí Event sảnh nam nhi” Check vé mời,dẫn khách mời vào sảnh Chuẩn bị nước chạy chương trình 19h 30 phút Event Mời khách mời, nghệ sỹ Nhạc phim “Duy Sắp PR nhà báo vào chổ ngồi xếp cho em” xếp chỗ ngồi phù hợp với khách mời theo vai trò, cấp vụ 19h30 30 phút Event Bắt đầu chương trình Nhạc phim” Duy Giới thiệu, cho em” mắt sản phẩm dàn diễn viên ekip 20h 45 phút Event Các phóng viên đặt câu hỏi cho nhà Các câu hỏi 55 sản xuất, đạo diễn diễn viên phóng viên chuẩn bị sẵn 20h45 45 phút Event Phần giao lưu nhà báo,khán Nhạc phim “Chí Chụp hình giả dàn diễn viên êkip làm trai” giao với lưu khán giả 21h30 30 phút 22h Event, Kết thúc họp báo đưa tiễn khách Nhạc phim “Chí Logistics mời làm trai” Kết thúc kiện 56 VI.Biểu mẫu tiến trình công việc Trước kiện STT Nội dung công việc Chi tiết Nhóm phụ trách Thời gian Trước kiện Chuẩn bị cho họp Họp nắm bắt, nội dung, mục đích Trưởng báo kiện phận Họp nhóm Hình thành ý tưởng chủ đạo Logistics, Triển khai kế hoạch tổ chức Thiết kế ngày Event, PR, Phân công nhân hỗ trợ Xây dựng timeline Xác định mục tiêu Tổng số tin đăng (bao gồm cho buổi họp báo trọng yếu) Phóng viên có hài lịng với buổi họp báo Hiệu truyền thông Dư luận phản hồi tích cực phim Hình thành ý tưởng Văn hóa, thơng điệp, insign, mục tiêu PR, chủ đạo định vị Viết chương trình Relevance proposal (ROI) Originality Impact Checklist Bảng phân công nhiệm vụ cho phận Lưu trữ liệu chương trình vào thư mục riêng Lên ngân sách chi tiết Chi tiết 2.1 - Công việc phận Event Khảo sát địa điểm tổ chức + Lập danh sách địa điểm cần khảo sát + Lên kế hoạch khảo sát địa điểm 57 ● Đưa khoảng thời gian thích hợp để hoàn tất việc khảo sát định chọn địa điểm Đối với họp báo mắt phim Trạng Quỳnh, phận Event có ngày để định lựa chọn địa điểm cho buổi họp báo mắt phim ● Phác thảo sơ đồ mặt địa điểm ● Vẽ nhiều phương án bố trí mặt khác trước định chọn phương án tốt ● Chụp ảnh toàn địa điểm + Đưa tiêu chí lựa chọn địa điểm ● Trung tâm thành phố hay ven thành phố ● Kết cấu tịa nhà ● Khơng gian phịng họp báo ● Các vật dụng kèm âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, ● Điều kiện vệ sinh ● An ninh, bảo vệ ● Bãi đỗ xe ● Xử lý rác thải - Lên nội dung, kịch chương trình + Trình tự buổi họp báo ● Đón tiếp phóng viên, phát tài liệu thơng cáo báo chí ● Đại diện đoàn làm phim phát biểu lý họp báo ● Nhấn mạnh lại mục đích họp báo ● Mong muốn hỗ trợ truyền thơng ● Các thuyết trình ● Q&A ● Kết thúc + Cấu trúc chương trình họp báo ● 18h00 - 19h00 đón khách xếp chỗ ngồi cho khách mời ● 19h00 – 19h15 chiếu clip trình sản xuất nhạc phim Trạng Quỳnh ● 19h15 khai mạc họp báo 58 ● 19h15 - 19h30 chủ tọa nhà sản xuất phát biểu ● 19h30 - 20h15 hỏi đáp dành cho phóng viên/nhà báo ● 20h15 - 20h30 tặng quà cho khách mời thông báo kết thúc họp báo + Kịch họp báo ● Có ba loại kịch Kịch ý tưởng (concept) - Thể ý tưởng chủ đạo - Phác thảo số nội dung/ hoạt động họp báo Kịch đề cương (program flow) - Hình thành cấu trúc trình tự chương trình - Sắp xếp nội dung cụ thể theo trình tự - Ước đoán thời gian cho nội dung - Ước đốn thời gian cho tồn chương trình Kịch thực - Bảng liệt kê hoạt động diễn họp báo - Chỉ rõ hoạt động diễn vị trí vào thời gian - Mô tả cụ thể diễn biến - Nêu đích danh người phụ trách cho diễn biến - Toàn diễn biến họp báo thể giấy + Checklist họp báo  Thời gian Lựa chọn thời gian tổ chức họp báo Kiểm tra thời gian có trùng với kiện lớn khơng?  Địa điểm Đưa số lựa chọn cho buổi họp báo Kiểm tra xem, có người đặt chưa? Lấy bảng báo giá để so sánh lựa chọn Lưu ý vấn đề nhỏ âm thanh, ánh sáng, bãi đỗ xe 59 + Chuẩn bị cho họp báo  Chuẩn bị không gian họp báo  Backdrop, âm thanh, ánh sáng  Nước uống  Biển dẫn + Khách mời  Lên danh sách gửi thư mời  Điện thoại xác nhận + Người thuyết trình  Chuẩn bị nội dung thuyết trình, lên phương án trả lời phóng viên  Chuẩn bị tài liệu thơng cáo báo chí  Giới thiệu sản phẩm minh hoa sản phẩm  Phiên dịch viên (nếu cần) + Liên hệ với lễ tân  Chọn lựa lễ tân tiếp đón tốt, lập danh sách nhà báo  Trang phục chỉnh chu, phân cơng vị trí tiếp đón phóng viên/ nhà báo  Cài hoa nhận name card + Hậu cần  Chuẩn bị nước uống cho khách  Chuẩn bị quà tặng cho nhà báo/ phóng viên  Chuẩn bị văn phịng phẩm, vật dụng in ấn, laptop  … - Tuyển PG + Tùy theo tính chất họp báo mà tuyển lễ tân cho phù hợp + Chọn trang phục cho Lễ tân + Cần đáp ứng yêu cầu khách mời + Huấn luyện lễ tân - Nhiệm vụ lễ tân buổi họp báo 60 + Đón tiếp khách mời Xác nhận khách mời có mặt (ký tên, gửi lại name card…) + Phát Press Kit + Gửi quà tặng (cuối chương trình) - Làm việc với MC chương trình (MC người nắm giữ 50% thành cơng linh hồn chương trình) + Cần chọn MC chất giọng ngoại hình phù hợp với chương trình + Kiểm tra lịch làm việc MC + Ký hợp đồng thể ràng buộc thời gian làm việc (MC nên đến trước chương trình 45 phút, cập nhật danh sách khách mời rút lại nội dung chương trình lần cuối + Đặt u cầu trang phục với MC (có chương trình thời trang chương trình đặc biệt mặc trang phục Ban tổ chức) + Gửi MC Script chương trình trước ngày cho MC Giúp MC nắm rõ nội dung chương trình Cần đọc xác tên VIP người nước + Chuẩn bị folder chỉnh tề cho MC - Làm việc với nhóm múa/ lễ tân + Kiểm tra lịch làm việc nhóm múa tuyển lễ tân cho chương trình + Soạn hợp đồng ký với nhóm múa (quy định thời gian, trang phục, hát/múa) + Dặn PG cách trang điểm phù hợp với buổi họp báo + Lên công ty lấy trang phục trước ngày (trang phục cần ủi ngắn, dặn dò trang phục lót - mặc đầm ống, buổi tối trang điểm đậm sáng) + Phân công nhiệm vụ vị trí 2.2 - Cơng việc phận PR Soạn công văn xin phép họp báo 61 + Nếu chương trình có treo banner phải soạn cơng văn xin phép Sở Văn hóa thể thao Du lịch (Thủ tục, mẫu công văn xin phép treo Banner, giấy Uỷ quyền) + Soạn công văn họp xin phép tổ chức họp báo gửi lên Sở thông tin Truyền thông + Công văn xin phép gồm thủ tục khác - Xác định thành phần tham dự + Phóng viên báo chí có quan hệ tốt + Đại diện quan chức (Sở VH-TT, Sở thương mại…) + Khách mời chuyên gia + Đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp, VIP nội + Các thành phần có liên quan khác (cá nhân, đơn vị thứ ba có ủng hộ…) + Số lượng đối tượng cụ thể, cần vào tính chất, tầm quan trọng thông tin phạm vi cần truyền thông + Đối với VIP nội ● Thông báo cụ thể kế hoạch chung vai trò người họp báo ● Hỗ trợ họ chuẩn bị thông tin, báo cáo, phát biểu ● Thông điệp quán + Báo chí khách mời ● Gửi thư mời ● Lên danh sách có contact cụ thể ● Gửi thư mời 01 tuần trước họp báo ● Xác nhận lại trước 02 ngày - Mời phóng viên tham dự chương trình Bước 1: Lập danh sách báo – đài mời tham dự Bước 2: Từ danh sách báo – đài vào nội dung thông tin bạn muốn xuất mặt báo, lên danh sách phóng viên ứng với ban báo Bước 3: Mời phóng viên tham dự 62 + Cần thực thứ tự bước sau: ● Gọi điện thoại mời (hỏi lịch anh/chị, chưa có địa mail xin anh/chị) ● Gửi thư mời qua email (nội dung thư mời cần ngắn gọn, súc tích; khơng nên soạn nội dung thư mời dài dịng q ), nội dung email (đính kèm thư mời) ● Nhắn tin vào điện thoại phóng viên (thân quen) ● Chiều hôm trước ngày tổ chức cần gọi điện thoại nhắc nhở lại anh/chị ● Sáng ngày tổ chức khoảng 6h30 nhắn tin loạt cho anh/chị mời tham dự + Lưu ý:  Đặt số câu hỏi mà phóng viên thường hỏi tự trả lời gửi cho người diễn thuyết họp báo (tránh lúng túng họp báo)  Đặt số câu hỏi dự trù nhờ anh/chị phóng viên quen thân hỏi chương trình - MC Script + Sau kịch duyệt (kịch dùng để phát cho nhân chạy chương trình), người phụ trách MC Script viết lời gửi duyệt + Gửi lại MC Script cho người phụ trách làm việc trực tiếp với MC chuyển email cho MC - Chuẩn bị tư liệu họp báo + Press kit + Viết thơng cáo báo chí + Video clip + Bài phát biểu 2.3 - Công việc phận Logistics Làm việc với phận sân khấu – Âm – Ánh sáng + Đưa yêu cầu cụ thể ký hợp đồng ràng buộc 63 + Âm không hư hỏng, bị rè, chuẩn bị micro đầy đủ + Lập kế hoạch ngân sách ● Ngân sách thường xây dựng dựa checklist công việc thực tế ● Checklist công việc tỉ mỉ, chi tiết hạn chế phát sinh ● Dành ngân khoản dự phịng cho phát sinh ngồi dự trù ● Kế hoạch ngân sách phải chủ doanh nghiệp, GĐ tài duyệt trước triển khai hoạt động 2.4 - Công việc phận thiết kế Thiết kế không gian họp báo, backdrop POSM + Lập danh mục POSM ● Thư mời & bì thư ● Folder ● Letterhead ● Bút, Viết ● Banner, Backdrop + Lên kế hoạch thiết kế & sản xuất POSM ● Trình duyệt & hiệu chỉnh marquette ● Duyệt chi phí ● Chuyển nhà in sản xuất + Theo dõi tiến độ sản xuất kiểm tra chất lượng - Họp triển khai nội + 02 ngày trước buổi họp báo, mời đại diện doanh nghiệp tham gia họp chung với nhóm tổ chức + Rà sốt tình hình thực mảng công việc Đưa biện pháp khắc phục tức có cố + Ban lãnh đạo thông qua nội dung, kế hoạch lần cuối + Tiên đoán phát sinh đề xuất cách thức ứng phó với tình phát sinh + “Bài binh bố trận” trường 64 ● Xác định vị trí tác nghiệp trọng yếu trước họp báo ● Phân công người đảm trách kết nối BLĐ, khách mời, kỹ thuật viên ● Thống G với đại diện ban lãnh đạo - Kiểm tra lần cuối: + Kiểm tra lại hạng mục chuẩn bị : Press kit, kỹ thuật, trang trí, quà tặng, tiệc nhẹ… sẵn sàng tối thiểu + Hai tiếng trước họp ● Test tình trạng sử dụng phương tiện bổ trợ: đàm, âm bàn chủ tọa,ánh sáng, máy chiếu, v.v ● Bố trí 02 mic khơng dây chuyển cho phóng viên báo chí phát biểu phần hỏi – đáp - Thiết kế không gian dựa bảng khảo sát địa điểm - Bố trí phương tiện nghe-nhìn (TV, Projector, tranh ảnh, triển lãm ảnh ,nhạc hịa tấu…) thời gian phóng viên báo chí chờ đợi Tiến hành họp báo - Bảo đảm bắt đầu - Cần xác định định để bắt đầu lượng khách mời chưa đến đơng đủ hay có mặt khoảng 80% - Bố trí nhân vừa đủ phịng họp báo Người điều hành phải có mặt để kịp thời nắm bắt diễn tiến buổi họp - Bám sát nội dung kịch bản, hạn chế tối đa thay đổi đột xuất - Tập trung vào thông tin chính, thẳng vào vấn đề - Có thời gian dành cho báo chí phát biểu, đặt câu hỏi - Trả lời xác, gãy gọn câu hỏi phóng viên/ nhà báo - Đề nghị hoãn lại để trả lời sau câu hỏi nhạy cảm thiếu chuẩn bị chu đáo 3.1 Chạy chương trình Mọi người vào vị trí phân cơng (dùng đàm liên lạc, tránh trình trạng di chuyển khỏi vị trí) 65 - Nhân viên PR + Tiếp báo chí hướng dẫn lễ tân đón khách (kèm theo danh sách phóng viên) - Nhân viên phụ trách âm – ánh sáng + Đứng vị trí cố định điều khiển chương trình - Người theo MC + Sẽ đứng cạnh MC để nhắc nhở xử lý số tình huống, thay đổi kịch chương trình - Quà tặng khách mời + Quà tặng có ý nghĩa + Có giá trị thẩm mỹ + Có giá trị sử dụng + Có giá trị quảng cáo + Trao vào cuối buổi họp báo Sau họp báo 4.1 Công việc nhân viên PR PGs sau họp báo kết thúc - Tiễn khách, tặng quà - Họp với toàn ekip, doanh nghiệp, agency (nếu thuê bên thứ ba tổ chức họp báo) - Gọi điện thoại trực tiếp cảm ơn khách mời tham dự họp báo - Viết thư cảm ơn báo chí, khách mời, VIP - Nhắn tin qua điện thoại họp báo tổ chức thứ sáu mà thứ bảy nhà báo không làm - Nhân viên PR Viết email cảm ơn anh/chị đến tham dự chương trình - Tin đăng, phát sóng cần gọi điện thoại nhắn tin cảm ơn anh/chị lần - Cuối theo dõi tin nộp báo cáo PR báo cáo event - Tin báo truyền hình - Họp kết thúc trình làm họp báo (họp tổng kết) 4.2 - Đánh giá đúc kết kinh nghiệm cho buổi họp báo Bài học kinh nghiệm công tác tổ chức 66 + Rút kinh nghiệm cố xảy trình chuẩn bị + Rút kinh nghiệm cố xảy trước, sau buổi họp báo - Đánh giá hiệu truyền thông thực + Tổng kết số tin đăng + Thống kê số tin đạt mục tiêu truyền thông đề + Thống kê số tin không đạt mục tiêu + Tập hợp copy số tin đóng thành tập làm báo cáo - Hiệu chỉnh sau rút kinh nghiệm & lưu trữ + Hiệu chỉnh nội dung & giữ lại phiên cuối + Lập hệ thống lưu trữ hợp lý 4.3 Lưu ý tổ chức họp báo - Không “ôm đồm” hay sơ sài nội dung thông tin - Phát ngôn viên bàn chủ tọa cần tránh “thuyết giảng”, quảng cáo mức doanh nghiệp, sản phẩm - Chú trọng sử dụng ngơn từ xác, chừng mực Tránh bày tỏ thái độ “quá khích” hay dùng từ tạo phản kháng khơng đáng có - Q nhiều phát biểu thành phần không quan trọng - Kéo dài lâu kết cấu chương trình lỏng lẻo Điều khiển vấn họp báo 5.1 Trong vấn báo chí truyền thơng - Tự tin, chắn (confident) - Rõ ràng, xác (clarity) - Kiểm sốt, làm chủ tình hình (control) quy tắc ABCD + Awake: Biết/ (tôi không nghiên cứu về…) + Bridge: Bắc cầu (Tuy nhiên, điều vừa nói khơng có nghĩa là…) + Contral/Clarity: Chính xác (Tóm lại/ điều tơi muốn nói, xác là… + Draw: Gây ý/ ấn tượng: Điều thực mẻ/ ấn tượng là…) 5.2 - Kinh nghiệm cho buổi vấn họp báo thành công Biết nói 67 - Đúng vai trị - Chia sẻ! Khơng đấu trí! - Chưa tự tin (thiếu thơng tin): hẹn lại từ chối (nếu mời bình luận) - Khi khủng hoảng: Không từ chối Dùng thông tin mực - Nhà vấn tường thuật cử chỉ, thái độ bạn - Có thể phóng viên ảnh chụp hình bạn nói - Hãy thỏa thuận cách làm việc trước bước vào vấn 68 ... . 12 Các nhà báo/ phóng viên tham dự họp báo mắt phim Trạng Quỳnh 12 1.1 Danh sách nhà báo/ phóng viên 12 1 .2 Lý lựa chọn 13 Nghệ sĩ /khách mời tham dự họp báo mắt phim Trạng Quỳnh. .. Khảo sát địa điểm cho họp báo mắt phim Trạng Quỳnh Vì White Palace trở thành nơi diễn họp báo mắt phim Trạng Quỳnh? Thời gian họp báo mắt phim Trạng Quỳnh .9 Một vài hình... tham dự họp báo mắt phim Trạng Quỳnh 15 3 .2 Lý lựa chọn 15 Dự trù kinh phí họp báo mắt phim Trạng Quỳnh 16 Nội dung thư mời tham dự họp báo mắt phim Trạng Quỳnh .17 Hình