Tổng hợp giáo trình Excel cơ bản tới nâng cao 2013 - 2014

Tuyển tập tổng hợp giáo trình Excel cơ bản tới nâng cao 2013 - 2014Tài liệu hướng dẫn từ các thao tác cơ bản nhất như bật một tệp tin, lưu tên và đánh số thứ tự như thé nào/....

Khoa CNTT - VĐH Mở Excel I khởi động hình Excel Khởi động Sau khởi động WINdows làm theo cách sau - Nháy chuột vào biểu t ợng Microsoft Excel góc bên phải hình - Nếu dùng Win 3.1x, cưa sỉ Microsoft Office ®· më chän biĨu t ợng Microsoft Excel nháy đúp chuột - Nếu dùng Win 95, nháy vào Start / Program / Microsoft Excel Màn hình a - Các thành phần hình Excel Màn hình Excel cửa sổ đà đ ợc phóng to trông gần giống hình Word, bao gồm thành phần sau : - Thanh tiêu đề (Title bar) : dòng hình, khởi động Excel ghi Microsoft Excel - Book1, ta đặt tên cho bảng tính, tên kèm theo phần mở rộng XLS sÏ thay thÕ tõ Book1 - C¸c Menu, Công cụ, Định dạng giống nh Word Phần lớn biểu t ợng có c«ng dơng ý nghÜa nh Word, ý nghÜa cđa số biểu t ợng dùng riêng cho Excel đ ợc ghi trang - Thanh Công thức (Formula Bar) : dòng thứ năm hình hiển thị toạ độ (địa tên) ô, nút huỷ bá Y, nót lùa chän Z, néi dung d÷ liƯu ô (ô có khung viền chung quanh) - Thanh Trạng thái (Status bar) : dòng cuối hiển thị chế độ hoạt động Excel : Ready Enter Pointer Edit : Đang sẵn sàng làm việc : Đang nhập liệu hay công thức : Đang ghi công thức tham chiếu đến địa : Đang điều chỉnh liệu hay công thức ô - Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs) : dòng Trạng thái, hiển thị tên bảng tính (khi chúng ch a đ ợc đặt tên, ghi Sheet1, Sheet2, , Sheet16) Bên trái nút chuyển tới bảng tÝnh Khoa CNTT - V§H Më Excel - Thanh cuén Däc (Vertical Scroll Bar), cuén Ngang (Horizontal Scroll Bar) gièng nh Word - Cưa sỉ B¶ng tÝnh (Worksheet Window) phần lớn dùng để nhập liệu, tính toán, vẽ đồ thị nh sau : Hộp Tên (Địa chỉ) Nút chọn toàn bảng tính Tên cột Con trỏ ô Số thứ tự hàng Mốc điền Nút chuyển tới bảng tính Bảng tính Thẻ tên bảng tính Thanh thẻ tên bảng tính b - Các thành phần cửa sổ Bảng tính : - Cột (Column) : Là tập hợp ô bảng tính theo chiều dọc đ ợc đánh thứ tự chữ (từ trái sang phải A, B, C, AA, AB ®Õn IV, tỉng sè cã 256 cột) Ngoài bên trái nút chọn (đánh dấu khối) toàn bảng tính - Hàng (Row) : Là tập hợp ô bảng tính theo chiều ngang đ ợc đánh thứ tự số từ đến 16.384) - ô (Cell) : Là giao cột hàng Địa ô đ ợc xác định cột tr ớc, hàng sau, ví dụ C4, AB25 ô : Là ô có khung viỊn chung quanh víi mét chÊm vu«ng nhá ë gãc phải d ới (Mốc điền) hay gọi Con trỏ ô (sau gọi tắt trỏ) Toạ độ ô đ ợc hiển thị Công thức - Con trỏ bàn phím : Là vạch đứng nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự đ ợc chèn vào - Con trỏ chuột có dạng sau : Dấu : dùng để đ a trỏ ô vị trí Dấu ỹ : dùng để chọn lệnh, biểu t ợng cuộn bảng tính Excel Khoa CNTT - VĐH Mở c - Dịch chuyển trỏ ô Bảng tính theo mét c¸c c¸ch sau : - Trá chuét vào ô cần chuyển tới, bấm nút trái - ấn phím mũi tên PgUp, PgDn Home Tab Shift + Tab End + Home - F5, địa ô, : chuyển tới hàng, cột lân cận : lên xuống hình : Về ô A1 : Sang phải hình : Sang trái hình : Đến ô cuối bảng tính : Về « ®ã, vÝ dơ ®Ĩ vỊ nhanh « H22, ta Ên phÝm F5, gâ H22 råi Ên Chó ý : Các thao tác có dấu thực đ ợc chän lƯnh Tools, Option, Transition, ®iỊn dÊu Y ë tuú chän Transition Navigation Keys Ra khái Excel theo mét c¸c c¸ch sau : - Chän File, Exit - ấn Alt + F4 - Nháy đúp chuột dấu trừ góc trái hình để trở Windows 3.x - Nháy vào dấu Y góc phải hình để trở Windows 95 ý nghĩa biểu t ợng công cụ (ToolBar) Help : Trợ giúp Tip Wizard : Gỵi ý Zoom Control : Phãng to, thu nhá bảng tính Drawing : Vẽ hình Texbox : Hộp văn AutoSum : Tính tổng Function Wizard : Gọi hàm Sort Acsending : Sắp xếp tăng Sort Decsending : Sắp xếp giảm Chart Wizard : Vẽ đồ thị Excel Khoa CNTT - VĐH Mở ý nghĩa biểu t ợng định dạng (Formating) Font Color : Mầu chữ Color : Mầu Borders : Đ ờng viền Decrease Decimal : Bớt 1sõ thập phân Increase Decimal : Tăng thêm 1sõ th.p Comma Style : Dấu tách nghìn, triệu, tỷ Percent Style: Nhân với 100 ®iỊn dÊu % Currency Style : §iỊn dÊu tiỊn tƯ Center Accross Columns : Căn vào nhiều ô ý nghĩa thành phần công thức (FormULA BAR) Hộp Tên (Địa ) ô Nút hủ bá néi dung võa gâ Néi dung « hiƯn Nút gọi hàm Nút điền nội dung vừa gõ II thao tác với bảng tính L u (ghi) bảng tính lên đĩa Chọn biểu t ợng Save mục File, Save Nếu lần thực thao tác với bảng tính, ta phải gõ vào tên cho bảng tính ô File Name theo quy tắc đặt tên tệp DOS, Excel tự gán kiểu XLS cho Tên bảng tính xuất tiêu đề cửa sổ Sau trình làm việc, ta th ờng xuyên ghi bảng tính lên đĩa cách mà không cần đặt tên cho Nếu ta cần l u giữ bảng tính với tên khác, chọn mục File, Save As đặt tên cho Khoa CNTT - VĐH Mở Excel Mở bảng tính đ có đĩa Chọn biểu t ợng Open mục File, Open Xuất hộp thoại Open với danh sách bảng tính khung File Name đ ợc xếp theo thø tù A,B,C Ta chän tƯp cÇn thiÕt råi chọn OK Nếu bảng tính ta cần lại đĩa khác th mục khác, ta chọn đĩa từ ô Drives, nháy đúp th mục cần thiết khung Directories Excel có cách mở bảng tính khác: chän mơc File, xt hiƯn Menu däc víi danh s¸ch 4* bảng tính làm gần phía d ới Ta chọn tệp cần thiết từ danh sách Danh sách bảng tính nhiều tuỳ thuộc vào ng ời cài đặt Đóng bảng tính Tr ớc chuyển sang bảng tính khác làm việc khác, phải ghi tệp lên đĩa sau đóng cách chọn mục File, Close Nếu quên ch a ghi tệp lên đĩa, Excel hỏi : Do you want to save change to XLS ? Chọn Yes để ghi lại, No để không ghi thay đổi vừa tạo cho bảng tính Chèn thêm bảng tính - Insert / Worksheet, - Nháy nút phải chuột thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt (sau quy ớc gọi thao tác [Menu tắt], chọn Insert Worksheet Xoá bớt bảng tính - Edit, Delete Sheet, - [Menu tắt], Delete sheet Đổi tên bảng tính - Nháy đúp vào thẻ tên (tức vào tên bảng tính, sau quy ớc gọi thẻ tên) thẻ tên Format / Sheet / Rename [Menu tắt], Rename - Gõ vào tên mới, OK Sao chép / Chuyển bảng tính Cách 1: Giữ Ctrl kéo thả thẻ tên thẻ tên khác (Sheet khác) Nếu không giữ Ctrl bảng tính đ ợc chuyển Cách 2: Edit, Move or Copy Sheet Chọn vị trí đặt bảng tính tr ớc bảng tính khung Before Sheet Nếu đánh dấu chọn vào Creat a Copy, Excel sÏ chÐp b¶ng tÝnh chø không chuyển * Con số khác, t thc vµo viƯc chän Tools, Options, Recently Used Files List Khoa CNTT - V§H Më Excel ChØ dïng cách bảng tính nguồn đích cách xa (không thấy thẻ tên chúng lúc) Tách bảng tính Có cách giúp ta đồng thời thấy phần khác bảng tính Cách 1: Trỏ chuột vào tách cho xuất mũi tên đầu, kéo thả vị trí cần tách Cách 2: Đ a trỏ ô vị trí cần tách, chọn mục Window / Split Sau ®Ĩ bá t¸ch chän Window / Remove Split C¸ch 3: Đ a trỏ ô vị trí cần tách, chän mơc Window / Freeze Panes Sau ®ã ®Ĩ bá tách chọn Window / Unfreeze Panes ẩn lại bảng tính - Chọn Format, Sheet, Hide để ản bảng tính - Để lại bảng tính Format, Sheet, Unhide 10 Bảo vệ bảng tính Để thiết lập Bảo vệ che giấu ô (xem trang 26) có tác dụng, cần bảo vệ bảng tính Cách lµm nh sau : - Tool / Protection - Chän Protect Sheet để bảo vệ bảng tính, chọn Protect Workbook để bảo vệ tập bảng tính - Nếu cần thiết gõ mật vào vùng Password lần gõ phải gièng vµ l u ý r»ng mËt khÈu Excel phân biệt chữ hoa với chữ th ờng ! - Để bỏ tình trạng bảo vệ : chọn Tool / Protection / Unprotect Sheet hay Unprotect Workbook NÕu cã mật khẩu, phải gõ vào, ta cập nhật đ ợc bảng tính 11 Chọn nhiều bảng tính a Liền kề : Nháy chuột vào thẻ tên đầu, giữ Shift nháy chuột vào thẻ tên cuối b Cách : Giữ Ctrl lần l ợt nháy chuột vào thẻ tên c Để bỏ việc chọn bảng tính : giữ Ctrl nháy chuột vào thẻ tên bảng tính IIi Xử lý liệu bảng tính Các kiểu liệu Trong ô chứa kiểu liệu Kiểu liệu ô phụ thuộc vào ký tự gõ vào Các kiểu liệu ô đ ợc phân nh sau : a - Dạng chuỗi (Text) - Bắt đầu chữ a đến z A đến Z Excel Khoa CNTT - VĐH Mở - Những liệu chuỗi dạng số nh : số điện thoại, số nhà, mà số, v.v nhập vào phải bắt đầu dấu nháy đơn (') giá trị tính toán - Theo mặc định, liệu dạng chuỗi đ ợc sang trái ô b - Dạng số (Number) Bắt đầu : - Các số từ đến - Các dấu +, - , (, *, $ (hoặc dấu đơn vị tiền khác tuỳ thuộc vào việc đặt thông số quốc tế Windows) - Theo mặc định, liệu dạng số đ ợc sang phải ô c - Dạng công thức (Formulas) Bắt đầu dấu = + Sau ấn công thức nhập vào thể công thức kết đ ợc thĨ hiƯn « NÕu thÊy : ##### : #DIV/0! : #NAME? : #N/A : #VALUE! : Cã thĨ lµ : Cét qu¸ hĐp Chia cho Thùc hiƯn phép tính với biến không xác định (tên không gắn với vùng cả) Tham chiếu đến ô rỗng danh sách Sai kiểu toán hạng (ví dụ : lấy số chia cho ký tự ngày tháng) d - Dạng Ngày (Date), (Time) Trong cách trình bày d ới : DD số Ngày MM số Tháng YY số Năm Nhập theo dạng MM/DD/YY DD/MM/YY tuỳ thuộc vào việc đặt thông số quốc tế Windows, ví dụ đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/09/04, tr ờng hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 09/27/04 Khi nhập sai dạng thức, Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) ta dùng liệu kiểu để tính toán Có thể nhập ngày cách : - nhập hàm =DATE(YY,MM,DD), cách nhập ngày tốt - sau chọn Format, Cells, Number, Date chọn dạng thể ngày khung bên phải Đặc biệt : Ctrl + ; (dấu chÊm phÈy) cho Ngµy hƯ thèng Ctrl + Shift + ; cho Giờ hệ thống - Theo mặc định, liệu dạng ngày tháng đ ợc sang phải ô Khoa CNTT - VĐH Mở Excel Các toán tử công thức a - Toán tử số + céng - trõ * nh©n (vÝ dơ = 10*50 cho kÕt qu¶ 500) / chia = 126/3 42 ^ luỹ thừa = 5^2 25 % phần trăm = 50%*600 300 Thứ tự u tiên phép toán nh sau : luỹ thừa tr ớc đến nhân chia sau đến cộng trừ Các phép toán mức u tiên (nh nhân chia cộng trừ) thực từ trái sang phải Muốn thay đổi thứ tự u tiên, dùng cặp ngoặc tròn, toán tử cặp ngoặc sâu đ ợc thực tr ớc Ví dụ: ô A1, B1, C1 chứa số 2,3, 4, ô D1 gõ =A1+B1*C1 đ ợc kết 14, gõ =(A1+B1)*C1 đ ợc kết 20 b - Toán tử chuỗi & Nối chuỗi ="Tin "&"hoc" Tin học c - Toán tử so sánh > lớn >= lớn < > khác < nhỏ B1 nhận đ ợc kết TRUE = A1=9.5,"Xuất sắc",IF(H3>=8,"Giỏi",IF(H3>=7,"Khá", IF(H3>=5,"Trung bình", "Kém")))) + dùng hàm HLOOKUP VLOOKUP (trang 37) - Đánh lại thứ tự xếp thứ - Sắp xếp danh sách theo ABC Tên học viên, ng ời trùng tên xếp ng ời có điểm Trung bình cao lên - Đ a nhóm danh sách xếp loại (Giỏi, Khá, Trung bình, Kém) số học viên loại Tính xem loại chiếm phần trăm tổng số Excel Khoa CNTT - VĐH Mở 72 Bài Lập bảng l ơng sau, ý không gõ số cột từ F đến K A TT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 B C D C¬ quan X 1 10 Hä tên Ng Văn Dũng Trần Mai Lan Vũ Tú Nam Lê Đình H ng Phạm Văn Lộc Trần Tuấn Anh Lý Thông Nguyễn Ba Đỗ Văn Xuân Trần Văn Hợp CV LCB TP NV PP BV PG NV GĐ PP BV TP 1600 1200 1400 1100 1700 1000 2000 1500 1000 1700 E F G H I b¶ng l ¬ng th¸ng 12 - 1996 NC PC L ¬ng Thu T¹m nhËp øng CV 25 3500 40000 43500 20000 21 25200 25200 17000 24 3000 33600 36600 20000 25 1000 27500 28500 19000 15 4000 25500 29500 20000 25 25000 25000 17000 25 5000 50000 55000 20000 18 3000 27000 30000 20000 17 1000 17000 18000 12000 20 3500 34000 37500 20000 CV G§ PG TP PP NV BV K Còn lại 23500 8200 16600 9500 9500 8000 35000 10000 6000 17500 PCCV 5000 4000 3500 3000 1000 Công thức tính nh sau : L ơng = L ơng (LCB) x Số ngày công (NC), ô G3 gõ: = D3*E3 Phụ cấp chức vụ (PCCV) ghi miền F14:G20 Để tính PCCV cho tõng ng êi, ta lµm nh sau : - Đặt tên cho miền F15:G20 BangPCCV - Tại ô F3 gâ : = VLOOKUP(C3, BangPCCV, 2, 0) V× cét thứ Bảng PCCV không xếp tăng dần nên phải thêm tham biến thứ t (số 0) cho hàm Có thể thay số chữ False Thu nhập = Phụ cấp chức vụ + L ơng, « H3 gâ c«ng thøc: = F3 + G3 C¸ch tính Tạm ứng nh sau : Mỗi ng ời tạm ứng 2/3 số l ơng (làm tròn đến hàng nghìn), số tiền tạm ứng tính > 20000 lấy 20000 ô F3 gõ công thức : =MIN(20000,ROUND(2/3*H3,-3)) Còn lại = Thu nhập - Tạm ứng, ô K3 gõ : I3-H3 Trong câu 2, thay hµm VLOOKUP b»ng hµm HLOOKUP Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 73 mục lục I khởi động hình Excel 1 Khëi ®éng Màn hình Ra khái Excel II thao tác với bảng tính L u (ghi) b¶ng tính lên đĩa Mở bảng tính đà có đĩa Đóng bảng tính ChÌn thªm b¶ng tÝnh 5 Xoá bớt bảng tính Đổi tên bảng tính Sao chÐp / Chun b¶ng tÝnh Tách bảng tính ẩn lại bảng tính 10 B¶o vƯ b¶ng tÝnh 11 Chän nhiỊu b¶ng tÝnh IIi Xử lý liệu bảng tính Các kiểu liệu Các toán tử công thức NhËp d÷ liƯu Sửa, xoá liệu 13 C¸c thao t¸c víi khèi 13 Xử lý ô, cột, hàng bảng tính 15 Định dạng liÖu 18 Đặt tên cho ô 22 Ghi chó cho « 24 10 Bảo vệ ô 26 iV hµm Excel 26 Quy tắc sử dụng hàm 26 NhËp hµm vµo b¶ng tÝnh 27 Mét sè hµm th êng dïng 29 v ®å thÞ 38 C¸c b íc tạo đồ thị 38 Thiết lập lại đồ thị 41 Chỉnh sửa đồ thị 42 §å thị kiểu đèn chiếu (Slideshow) 43 Khoa CNTT - V§H Më Excel 74 vIi kiểu trình bày .45 Tạo kiểu trình bµy míi 46 áp dụng kiểu trình bày 46 vIii Macros 47 Ghi mét Macro míi 47 Gán Macro cho công cụ 48 Ch¹y Macro 49 Xo¸ Macro 49 Ix quản trị d÷ liƯu 49 Khái niệm 49 Sắp xếp liệu 49 Läc d÷ liƯu 50 Các hàm Cơ sở liệu (CSDL) 55 Tæng kÕt theo nhãm 57 X trình bày trang .63 Chän cì giÊy, h íng in 63 Đặt lÒ 64 Tạo tiêu đề đầu / cuèi trang 64 Chèn / xoá dấu ngắt trang 65 Lặp lại tiêu đề bảng tính sang trang 66 Kh«ng in l ới có sẵn bảng tính 67 xi in 67 xII làm việc với nhiều bảng tính .68 xiii trao đổi thông tin víi word 69 Chuyển kết Excel cho Word 69 Chuyển bảng đà gõ Word cho Excel 69 bµi thùc hµnh .70 Viện đại học mở hà nội khoa công nghệ tin học giáo trình EXCEL Biên soạn: Hµ néi, -1999 ... NhiỊu hµng : - Cét : - Chän mét sè « cđa cột - Format, Colum, Width - Gõ vào độ rộng cho cột - OK - Hàng : - Chọn số ô hàng - Format, Row, Height - Gâ vµo chiỊu cao míi cho hàng - OK b - Chèn thêm... Nút chọn toàn bảng tính Tên cột Con trỏ ô Số thứ tự hàng Mốc điền Nút chuyển tới bảng tính Bảng tính Thẻ tên bảng tính Thanh thẻ tên bảng tính b - Các thành phần cửa sổ Bảng tính : - Cột (Column)... đ ờng kẻ - Chọn kiểu đ ờng kẻ khung Style Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 22 e - Tô mầu - Format, Cells, Patterns - Chọn Patterns để đặt mầu - Chọn Color để đặt mầu tô f - Định dạng tự động Excel có