Bài giảng Tổ chức sự kiện gồm có 4 chương, cung cấp cho người học những kiến thức như: Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện; Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán ngân sách sự kiện; Lập kế hoạch tổ chức sự kiện; Chuẩn bị tổ chức sự kiện. Mời các bạn cùng tham khảo!
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH TRƯỜNG CAO ĐẲNG BÌNH ĐỊNH BÀI GIẢNG TƠ CH ̉ ƯC S ́ Ự KIÊN ̣ Giảng viên: Th.s Phan Bá Hương BÌNH ĐỊNH 2019 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 KHÁI QT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1.1 Tổ chức sự kiện là gì? 1.1.1.1. Sự kiên la gi? ̣ ̀ ̀ Tô ch ̉ ưc s ́ ự kiên la môt thuât ng ̣ ̀ ̣ ̣ ữ tương đôi m ́ ới me ̉ ở Viêt Nam, vi vây co ̣ ̀ ̣ ́ rât nhiêu cach hiêu khac nhau vê thuât ng ́ ̀ ́ ̉ ́ ̀ ̣ ữ nay. Tr ̀ ước tiên, chung ta se tim hiêu y ́ ̃ ̀ ̉ ́ nghia cua t ̃ ̉ ư ̀sự kiên ̣ theo cach tiêp cân liên quan đên dich vu tô ch ́ ́ ̣ ́ ̣ ̣ ̉ ức sự kiên ̣ Theo từ điên tiêng Viêt: S ̉ ́ ̣ ự kiên đó là s ̣ ự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa vơi đ ́ ời sông xa hôi ́ ̃ ̣ Theo nghia phô biên trong đ ̃ ̉ ́ ời sông xa hôi, thi s ́ ̃ ̣ ̀ ự kiên la môt hiên t ̣ ̀ ̣ ̣ ượng, hoăc môt s ̣ ̣ ự cô, biên cô mang tinh chât bât th ́ ́ ́ ́ ́ ́ ường xt hiên. Ví d ́ ̣ ụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong khi đo, co ng ́ ́ ươi lai hi ̀ ̣ ểu “sự kiên” theo nghĩa g ̣ ần với “sự việc” có nghĩa ngồi những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó cịn bao hàm cả những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời… Như vậy, khai quat co thê chi ra khai niêm vê s ́ ́ ́ ̉ ̉ ́ ̣ ̀ ự kiên (trong linh v ̣ ̃ ực tổ chưc ́ sự kiên) ̣ sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giai tri, thê thao, h ̉ ́ ̉ ội thảo, hội nghị, giao tiêp xa hơi, ́ ̃ ̣ các trị chơi cộng đồng, va các ho ̀ ạt động khac liên quan đ ́ ến lê hơi, văn hóa, ̃ ̣ phong tục tập qn… Như vây s ̣ ự kiên cân đ ̣ ̀ ược hiêu: ̉ Bao gôm tât ca cac hoat đông nh ̀ ́ ̉ ́ ̣ ̣ ư đa đê câp ̃ ̀ ̣ ở trên Không giơi han vê pham vi không gian, th ́ ̣ ̀ ̣ ơi gian cung nh ̀ ̃ ư linh v ̃ ực hoaṭ đông ̣ No co nghia t ́ ́ ̃ ương đương với y nghia cua t ́ ̃ ̉ ừ sự kiên ̣ (event) trong nghê ̀tổ chưc s ́ ự kiên ̣ (event management) cua tiêng Anh ̉ ́ Viêc nghiên c ̣ ưu cac nôi dung tiêp theo trong tai liêu nay d ́ ́ ̣ ́ ̀ ̣ ̀ ựa trên cach hiêu ́ ̉ vê s ̀ ự kiên nh ̣ ư đa đê câp ̃ ̀ ̣ ở trên 1.1.1.2. Khai niêm vê tô ch ́ ̣ ̀ ̉ ức sự kiên ̣ Theo quan điểm về hoạt động tô ch ̉ ưc s ́ ự kiên (event management) la cac ̣ ̀ ́ hoat đông liên quan đên viêc thiêt kê, tô ch ̣ ̣ ́ ̣ ́ ́ ̉ ức thực hiên s ̣ ự kiên ̣ Theo quan điểm kinh doanh tô ch ̉ ưc s ́ ự kiên bao gôm môt sô hoăc toan bô ̣ ̀ ̣ ́ ̣ ̀ ̣ cać hoaṭ đông ̣ từ viêc̣ thiêt́ kế (design), triên ̉ khai (execusion) đên ́ kiêm ̉ soat́ (control) cac hoat đông cua s ́ ̣ ̣ ̉ ự kiên nhăm đat đ ̣ ̀ ̣ ược cac muc tiêu nhât đinh ma s ́ ̣ ́ ̣ ̀ ự kiên đa đê ra ̣ ̃ ̀ Qua nghiên cưu hoat đông tô ch ́ ̣ ̣ ̉ ưc s ́ ự kiên hiên nay ̣ ̣ ở Viêt Nam, cung thây ̣ ̃ ́ răng tô ch ̀ ̉ ưc s ́ ự kiên cung bao gôm cac hoat đông nh ̣ ̃ ̀ ́ ̣ ̣ ư nghiên cứu sự kiên; lâp kê ̣ ̣ ́ hoach, ch ̣ ương trinh cho s ̀ ự kiên; điêu hanh cac diên biên cua s ̣ ̀ ̀ ́ ̃ ́ ̉ ự kiên; kêt thuc s ̣ ́ ́ ự kiên… ̣ Từ nhưng cach tiêp cân đa đê câp nêu trên, co thê khai quat: ̃ ́ ́ ̣ ̃ ̀ ̣ ́ ̉ ́ ́ Tổ chức sự kiện là một q trình bao gồm mơt sơ hoăc toan bơ các cơng vi ̣ ́ ̣ ̀ ̣ ệc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và khơng gian cụ thể để truyền đạt những thơng điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện 1.1.2. Cac hoat đông tac nghiêp c ́ ̣ ̣ ́ ̣ ơ ban cua t ̉ ̉ ổ chức sự kiện Cac hoat đông tac nghiêp c ́ ̣ ̣ ́ ̣ ơ ban, cac công viêc trong tô ch ̉ ́ ̣ ̉ ức sự kiên co thê ̣ ́ ̉ đê câp môt cach cu thê h ̀ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ơn, bao gôm: ̀ 1. Nghiên cưu cac yêu tô anh h ́ ́ ́ ́̉ ưởng, liên quan đên s ́ ự kiên; ̣ 2. Hinh thanh chu đê, lâp ch ̀ ̀ ̉ ̀ ̣ ương trinh va kê hoach tông thê cho s ̀ ̀ ́ ̣ ̉ ̉ ự kiên; ̣ 3. Chuân bi tô ch ̉ ̣ ̉ ưc s ́ ự kiên; ̣ 4. Tô ch ̉ ưc đon tiêp va khai mac s ́ ́ ́ ̀ ̣ ự kiên; ̣ 5. Tô ch ̉ ưc điêu hanh cac diên biên chinh cua s ́ ̀ ̀ ́ ̃ ́ ́ ̉ ự kiên; ̣ 6. Tô ch ̉ ưc phuc vu ăn uông trong s ́ ̣ ̣ ́ ự kiên; ̣ 7. Tô ch ̉ ưc phuc vu l ́ ̣ ̣ ưu tru, vân chuyên trong s ́ ̣ ̉ ự kiên; ̣ 8. Tô ch ̉ ưc th ́ ực hiên cac hoat đông phu tr ̣ ́ ̣ ̣ ̣ ợ trong sự kiên; ̣ 9. Kêt thuc s ́ ́ ự kiên va giai quyêt cac công viêc sau s ̣ ̀ ̉ ́ ́ ̣ ự kiên; ̣ 10. Xuc tiên va quang ba s ́ ́ ̀ ̉ ́ ự kiên; ̣ 11. Quan hê v ̣ ơi cac nha cung câp dich vu bô tr ́ ́ ̀ ́ ̣ ̣ ̉ ợ sự kiên; ̣ 12. Quan tri tai chinh trong tô ch ̉ ̣ ̀ ́ ̉ ức sự kiên; ̣ 13. Dự phong va giai quyêt cac s ̀ ̀ ̉ ́ ́ ự cơ trong tơ ch ́ ̉ ức sự kiên; ̣ 14. Chăm sóc khách hàng; 15. Đam b ̉ ảo vệ sinh, an tồn, và an ninh trong q trình tổ chức sự kiên… ̣ 1.1.3. Cac thanh phân tham gia trong s ́ ̀ ̀ ự kiên ̣ Môt s ̣ ự kiên diên ra luôn co măt cua khach m ̣ ̃ ́ ̣ ̉ ́ ơi, nha đâu t ̀ ̀ ̀ ư sự kiên, nha t ̣ ̀ ổ chức sự kiện, giơi truyên thông va công đông dân c ́ ̀ ̀ ̣ ̀ nơi diên ra s ̃ ự kiên. Tuy ̣ nhiên vơi cac thanh phân nh ́ ́ ̀ ̀ ư trên chi m ̉ ới xem xet ́ ở phân diên biên cua s ̀ ̃ ́ ̉ ự kiên ̣ (phân nôi); đê tiên hanh môt s ̀ ̉ ̉ ́ ̀ ̣ ự kiên con co cac thanh phân khac nh ̣ ̀ ́ ́ ̀ ̀ ́ ư cac nha cung ́ ̀ ứng vê đia điêm t ̀ ̣ ̉ ổ chức sự kiện, cung ưng cac dich vu vân chuyên, l ́ ́ ̣ ̣ ̣ ̉ ưu tru, ăn ́ uông… Vi vây trong qua trinh nghiên c ́ ̀ ̣ ́ ̀ ứu vê t ̀ ổ chức sự kiện cân thông nhât cach ̀ ́ ́ ́ hiêu vê cac thanh phân nay ̉ ̀ ́ ̀ ̀ ̀ Cac thanh phân tham gia s ́ ̀ ̀ ự kiện: Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính: Nhà đầu tư sự kiện (bao gơm ca nha tai tr ̀ ̉ ̀ ̀ ợ sự kiên); ̣ Nhà tổ chức sự kiện (co nghia t ́ ̃ ương đương với doanh nghiêp t ̣ ổ chức sự kiện); Nha cung ̀ ưng dich vu bô tr ́ ̣ ̣ ̉ ợ tô ch ̉ ức sự kiên: cung c ̣ ấp dịch vụ, hang hoa ̀ ́ cho sự kiện do nha tô ch ̀ ̉ ức sự kiên th; ̣ Khách mời (tham gia sự kiện); Khách vãng lai tham dự sự kiện; Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện Chú ý: Việc phân chia nói trên chỉ mang tính chất tương đối trong một số trường hợp nhà đầu tư sự kiện cũng có thể chính là nhà tổ chức sự kiện (tự tổ chức). Một số sự kiện khơng có khách vãng lai tham dự sự kiện mà chỉ đơn thuần là khách mời, một số sự kiện ảnh hưởng và sự liên quan đến chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện khơng đáng kể Nha đâu t ̀ ̀ ư sự kiên ̣ (nhà th tổ chức sự kiện/ chủ sở hữu sự kiện): là các chủ thể chính của sự kiện, là các tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ kinh phí đê th ̉ ực hiên hoăc th nha tơ ch ̣ ̣ ̀ ̉ ưc s ́ ự kiên th ̣ ực hiên s ̣ ự kiên va ch ̣ ̀ ịu trách nhiệm chủ yếu đôi v ́ ơi cac yêu tô co liên quan đên s ́ ́ ́ ́ ́ ́ ự kiện, nhằm mang lại những lợi ích khác nhau cho tổ chức của mình và cho xã hội. Nha tai tr ̀ ̀ ợ sự kiên: ̣ La cac tô ch ̀ ́ ̉ ức, doanh nghiêp hoăc ca nhân tai tr ̣ ̣ ́ ̀ ợ cho sự kiên môt phân vê kinh phi, c ̣ ̣ ̀ ̀ ́ ơ sở vât chât ky thuât, nhân l ̣ ́ ̃ ̣ ực…đê gop phân vao ̉ ́ ̀ ̀ sự thanh công cua s ̀ ̉ ự kiên, nhăm mang lai nh ̣ ̀ ̣ ưng l ̃ ợi ich cho minh va cho xa hôi ́ ̀ ̀ ̃ ̣ Nha tai tr ̀ ̀ ợ sự kiên se co đ ̣ ̃ ́ ược những quyên han nhât đinh trong viêc chi phôi môt ̀ ̣ ́ ̣ ̣ ́ ̣ sô nôi dung, hoat đông cung nh ́ ̣ ̣ ̣ ̃ ư muc đich cua s ̣ ́ ̉ ự kiên; song song v ̣ ơi no ho cung ́ ́ ̣ ̃ se phai chiu môt sô trach nhiêm nhât đinh (đôi v ̃ ̉ ̣ ̣ ́ ́ ̣ ́ ̣ ́ ới cac vân đê co liên quan v ́ ́ ̀ ́ ới ho)̣ trong sự kiên ̣ Cân l ̀ ưu y:́ Nha đâu t ̀ ̀ ư sự kiên nêu bo kinh phi va t ̣ ́ ̉ ́ ̀ ự minh tô ch ̀ ̉ ức sự kiên ho se đong ̣ ̣ ̃ ́ ca vai tro la nha t ̉ ̀ ̀ ̀ ổ chức sự kiện Trong môt s ̣ ự kiên co thê v ̣ ́ ̉ ưa co nha đâu t ̀ ́ ̀ ̀ ư sự kiên v ̣ ừa co thê co môt hay ́ ̉ ́ ̣ nhiêu nha tai tr ̀ ̀ ̀ ợ cho sự kiên. ̣ Trương h ̀ ợp co nhiêu nha tai tr ́ ̀ ̀ ̀ ợ sự kiên, ng ̣ ười ta thương chi ra nha tai ̀ ̉ ̀ ̀ trợ chinh (tai tr ́ ̀ ợ chinh th ́ ưc); nha đông tai tr ́ ̀ ̀ ̀ ợ… Trong tai liêu nay, đê thuân tiên cho viêc trinh bay chung tôi xin phep ̀ ̣ ̀ ̉ ̣ ̣ ̣ ̀ ̀ ́ ́ được goi nha tai tr ̣ ̀ ̀ ợ sự kiên vao nhom cac nha đâu t ̣ ̀ ́ ́ ̀ ̀ ư sự kiên ̣ Nhà tổ chức sự kiện (bên được th tổ chức sự kiện): là những tổ chức, doanh nghiệp, những người được nhà đầu tư sự kiện th và được ủy quyền thực hiện q trình tổ chức sự kiện có những ràng buộc, quyền lợi và nghĩa vụ nhất định trong q trình tổ chức sự kiện. Cung v ̀ ơi nha đâu t ́ ̀ ̀ sự kiên nha tô ̣ ̀ ̉ chưc s ́ ự kiên phai chiu trach nhiêm tr ̣ ̉ ̣ ́ ̣ ươc phap luât vê cac vân đê co liên quan đên ́ ́ ̣ ̀ ́ ́ ̀ ́ ́ sự kiên. ̣ Nha t ̀ ổ chức sự kiện ngoai viêc chiu trach nhiêm chuân bi, tiên hanh va kêt ̀ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ̣ ́ ̀ ̀ ́ thuc cac nôi dung cua s ́ ́ ̣ ̉ ự kiên con đong vai tro trung gian gi ̣ ̀ ́ ̀ ưa cac nha cung ̃ ́ ̀ ưng ́ dich vu v ̣ ̣ ơi khach hang cua minh (xem s ́ ́ ̀ ̉ ̀ ơ đô 1.1) ̀ Sơ đô 1.1. Vai tro trung gian cua nha t ̀ ̀ ̉ ̀ ổ chức sự kiện Nha cung ̀ ưng ́ Nha t ̀ ổ chức Khach hang ́ ̀ cac dich vu bô ́ ̣ ̣ ̉ sự kiện cua nha t ̉ ̀ ổ trợ chức sự kiện Khách hàng cua nha t ̉ ̀ ổ chức sự kiện Khách hàng là đối tượng mà nha t ̀ ổ chức sự kiện phục vụ va se đ ̀ ̃ ược tra công cho qua trinh phuc vu cua minh. ̉ ́ ̀ ̣ ̣ ̉ ̀ Tuy theo hinh th ̀ ̀ ưc t ́ ổ chức sự kiện ma khach hang cua s ̀ ́ ̀ ̉ ự kiên co thê khac ̣ ́ ̉ ́ nhau. Vi du: môt công ty bo tiên thuê môt cuôc triên lam hang hoa thi khach hang ́ ̣ ̣ ̉ ̀ ̣ ̣ ̉ ̃ ̀ ́ ̀ ́ ̀ la nha đâu t ̀ ̀ ̀ ư sự kiên. Trong tr ̣ ương h ̀ ợp nha t ̀ ổ chức sự kiện tự đứng ra tô ch ̉ ức môt s ̣ ự kiên nao đo đê lây thu bu chi (vi du môt cuôc biêu diên nghê thuât), khach ̣ ̀ ́ ̉ ́ ̀ ́ ̣ ̣ ̣ ̉ ̃ ̣ ̣ ́ hang chinh la cac nha tai tr ̀ ́ ̀ ́ ̀ ̀ ợ cho sự kiên va khan gia (khach m ̣ ̀ ́ ̉ ́ ơi) tham gia s ̀ ự kiên ̣ Nha cung ̀ ưng dich vu bô tr ́ ̣ ̣ ̉ ợ tô ch ̉ ưc s ́ ự kiện: là những tổ chức, doanh nghiệp, cung ưng môt hay môt sô cac dich vu, hang hoa bô tr ́ ̣ ̣ ́ ́ ̣ ̣ ̀ ́ ̉ ợ (dich vu vê l ̣ ̣ ̀ ưu tru,́ ăn ng, vui ch ́ ơi giai tri, dich vu thê thao, văn phong, an ninh…) cho q trình t ̉ ́ ̣ ̣ ̉ ̀ ổ chức sự kiện thông qua cac h ́ ợp đông (hoăc cac hinh th ̀ ̣ ́ ̀ ưc thoa ́ ̉ ươc khac) đ ́ ́ ược ky kêt v ́ ́ ơi nha tô ch ́ ̀ ̉ ức sự kiên, ho co nh ̣ ̣ ́ ững rang buôc, quyên l ̀ ̣ ̀ ợi, nghia vu nhât ̃ ̣ ́ đinh liên quan đên qua trinh tô ch ̣ ́ ́ ̀ ̉ ức sự kiên. ̣ Do tinh đa dang vê loai hinh dich vu co trong s ́ ̣ ̀ ̣ ̀ ̣ ̣ ́ ự kiên, nên nha t ̣ ̀ ổ chức sự kiện kho co thê đam đ ́ ́ ̉ ̉ ương tự cung ưng tât ca cac dich vu cho khach hang trong ́ ́ ̉ ́ ̣ ̣ ́ ̀ sự kiên. Vi vây ho cân đên cac nha cung ̣ ̀ ̣ ̣ ̀ ́ ́ ̀ ưng dich vu cho s ́ ̣ ̣ ự kiên. Chung tôi goi ̣ ́ ̣ chung nhom nay la: nha cung ́ ̀ ̀ ̀ ưng dich vu bô tr ́ ̣ ̣ ̉ ợ cho sự kiên/ cac nha cung ̣ ́ ̀ ứng trung gian Thanh phân nay co thê đ ̀ ̀ ̀ ́ ̉ ược xem la nha cung ̀ ̀ ưng dich vu t ́ ̣ ̣ ổ chức sự kiện, tuy nhiên đê tranh nhâm lân v ̉ ́ ̀ ̃ ới nha t ̀ ổ chức sự kiện (cung la nha cung câp dich ̃ ̀ ̀ ́ ̣ vu tô ch ̣ ̉ ưc s ́ ự kiên) măt khac đê lam nôi bât vai tro trung gian cua nha t ̣ ̣ ́ ̉ ̀ ̉ ̣ ̀ ̉ ̀ ổ chức sự kiện trong qua trinh cung ́ ̀ ưng cac hang hoa, dich vu cho khach, trong tai liêu nay ́ ́ ̀ ́ ̣ ̣ ́ ̀ ̣ ̀ chung tôi thông nhât goi thanh phân nay la: cac nha cung ́ ́ ́ ̣ ̀ ̀ ̀ ̀ ́ ̀ ưng dich vu bô tr ́ ̣ ̣ ̉ ợ tổ chức sự kiện Môt nhom đôi t ̣ ́ ́ ượng thuôc s ̣ ự chi đao cua nha t ̉ ̣ ̉ ̀ ổ chức sự kiện thương găp ̀ ̣ ở cac s ́ ự kiên l ̣ ơn đăc biêt la cac s ́ ̣ ̣ ̀ ́ ự kiên mang tinh xa hôi cao đo la: Tinh nguyên ̣ ́ ̃ ̣ ́ ̀ ̀ ̣ viên tham gia sự kiên ̣ Tinh nguyên viên tham gia s ̀ ̣ ự kiên ̣ la nh ̀ ưng ng ̃ ươi tinh nguyên tham gia ̀ ̀ ̣ vao qua trinh tô ch ̀ ́ ̀ ̉ ức va diên ra s ̀ ̃ ự kiên, th ̣ ường vơi t ́ ư cach hô tr ́ ̃ ợ cho qua trinh ́ ̀ tô ch ̉ ưc s ́ ự kiên, ho chiu s ̣ ̣ ̣ ự chi đao giam sat cua ban tô ch ̉ ̣ ́ ́ ̉ ̉ ức sự kiên/ nha t ̣ ̀ ổ chức sự kiện Khách mời tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách mời) là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chinh ma muc tiêu ́ ̀ ̣ sự kiên muôn tac đông đên. Vi vây, khach m ̣ ́ ́ ̣ ́ ̀ ̣ ́ ơi tham gia s ̀ ự kiên la mơt trong cac ̣ ̀ ̣ ́ yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện. Khách mời tham gia sự kiện thường là miễn phí, nhưng cũng có trường hợp phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận được những giá trị nhất định về tinh thần hoặc vật chất Khach m ́ ơi tham gia s ̀ ự kiên co thê la khan gia, trong tr ̣ ́ ̉ ̀ ́ ̉ ường hợp sự kiên co ̣ ́ ban ve; Tuy nhiên co nh ́ ́ ́ ưng đôi t ̃ ́ ượng cung la khan gia cua cac s ̃ ̀ ́ ̉ ̉ ́ ự kiên nh ̣ ưng không phai la khach m ̉ ̀ ́ ơi, nêu ho không phai la đôi t ̀ ́ ̣ ̉ ̀ ́ ượng ma nha t ̀ ̀ ổ chức sự kiện muôn thu hut, ho chi tinh c ́ ́ ̣ ̉ ̀ ơ tham gia s ̀ ự kiên v ̣ ới hinh th ̀ ức vơ tinh, vang lai ̀ ̃ Khách vãng lai tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách vãng lai) là những tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân do một lý do nào đó tham gia vào sự kiện nhưng khơng thuộc các nhóm nói trên Khách vãng lai thường vẫn được tính đến trong chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện. Tuy nhiên mức độ ảnh hưởng của nhóm này đến sự kiện khơng đáng kể. Trong một số trường hợp, khách vãng lai tham gia sự kiện có thể trở thành khách mời trong q trình tiến hành sự kiện Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện: là chính quyền và cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện. Phạm vi giới hạn là lớn hay nhỏ, tùy theo mức độ ảnh hưởng cũng như quy mơ của sự kiện. Phạm vi này có thể là: xóm thơn, phường xã, một cơ quan, trường học và rộng hơn có thể là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ, quốc gia… Trên đây là các thuật ngữ cơ bản, các thuật ngữ này cùng với các thuật ngữ chun mơn khác có liên quan sẽ được mơ tả chi tiết hơn ở những nội dung tiếp theo 1.2 CAC LOAI HINH S ́ ̣ ̀ Ự KIÊN ̣ Vơi cach tiêp cân, s ́ ́ ́ ̣ ự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, giai tri, thê thao, h ̉ ́ ̉ ội thảo, hội nghị, giao tiêp xa hơi, các trị ch ́ ̃ ̣ cộng đồng, va các ho ̀ ạt động xã hội khac liên quan đ ́ ến lê hơi, văn hóa, phong ̃ ̣ tục tập quán… có thể thấy sự kiện rất đa dạng phong phú vê hinh th ̀ ̀ ưc cung ́ ̃ như nơi dung cua no. ̣ ̉ ́ Trong q trình nghiên cứu, học tập cũng như trong thực tế hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện địi hỏi phải phân loại sự kiện thành những nhóm khác nhau, vơi mơi nhom s ́ ̃ ́ ự kiên đ ̣ ược phân loai theo nh ̣ ưng tiêu chi nhât ̃ ́ ́ đinh đ ̣ ược goi la môt loai hinh s ̣ ̀ ̣ ̣ ̀ ự kiên. Các tiêu chí đ ̣ ược sử dụng phổ biến trong phân loại sự kiện bao gồm: Quy mơ, lãnh thổ Thời gian Hinh th ̀ ưc va m ́ ̀ ục đích sự kiện 1.2.1 Theo quy mơ, lãnh thổ Quy mơ của sự kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên khơng chi d ̉ ựa vào số lượng người tham gia, hay quy mơ của khơng gian tổ chức sự kiện để phân loại mà con ph ̀ ải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mơ (vì có những sự kiện ở một xã có rất nhiều người tham gia, được tổ chức ở sân vận động xã nhưng cũng khơng thể gọi là sự kiện lớn được) Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở pham vi ̣ qc gia, qc tê, th ́ ́ ́ ường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện khá dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú. Ví dụ: Lễ hội chùa Hương, SEAGAMES23, hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp… Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham gia của ít người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít… Ví dụ: hội nghị tổng kết của cơng ty A, đám cưới của anh Nguyễn Văn B, một cuộc họp lớp cuối năm… Do thời gian hạn chế, chúng tơi chỉ đưa ra những gợi ý mang tính chất tương đối như trên. Với cách tiếp cận này cịn có thể đưa ra một mức độ trung gian giữa sự kiện lớn và sự kiện nhỏ đó là những sự kiện vừa (trung bình) Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương (lễ kỷ niệm 10 năm ngày tái thanh lâp l ̀ ̣ ập huyện A), sự kiện của một vùng (lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên), sự kiện quốc gia (Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ…), sự kiện quốc tế (Lễ hội Olimpic…) 1.2.2 Theo thời gian Tiêu chi th ́ ơi gian co thê căn c ̀ ́ ̉ ứ theo đô dai th ̣ ̀ ời gian hoăc tinh th ̣ ́ ơi vu ̀ ̣ Theo đơ dai th ̣ ̀ ơi gian, căn c ̀ ứ vao th ̀ ời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên diễn ra vào các năm thường vào những thời điểm nhất định như (Hội nghị tổng kết, lễ báo cơng, hội nghị khách hàng thường niên, họp đồng hương đâu năm/ ci năm, các ̀ ́ lễ hội thường niên…); Sự kiện khơng thường niên: khơng mang tính quy luật, khơng co hiên t ́ ̣ ượng lặp lại ở các năm (ví dụ: lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào, triển lãm hàng nơng nghiệp tỉnh A…) 1.2.3 Theo hình thức và mục đích Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền với nhau. Trong tài liệu này chúng tơi tạm chia thành các nhóm sau: Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp + Sự kiện kinh doanh (Bussiness event) + Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Như kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thống của công ty… + Sự kiện gây quỹ (Fundraising events) + Triển lãm (Exhibitions) + Hội chợ thương mại (Trade fairs) 3.2.1.2. Quy trinh chung lâp kê hoach tông thê t ̀ ̣ ́ ̣ ̉ ̉ ổ chức sự kiện Tuỳ thuôc̣ vaò tưng ̀ loaị hinh ̀ sự kiên ̣ cung ̃ cać yêu câu, ̀ quy mô, chương trinh va cac y t ̀ ̀ ́ ́ ưởng cua s ̉ ự kiên ma quy trinh lâp kê hoach cu thê cho môi ̣ ̀ ̀ ̣ ́ ̣ ̣ ̉ ̃ sự kiên se co nh ̣ ̃ ́ ưng điêm khac biêt. Trong phân nay chi đê câp đên quy trinh ̃ ̉ ́ ̣ ̀ ̀ ̉ ̀ ̣ ́ ̀ chung lâp kê hoach t ̣ ́ ̣ ổ chức sự kiện. Trong thực tê, đôi v ́ ́ ơi môi s ́ ̃ ự kiên co thê co ̣ ́ ̉ ́ nhưng điêm khac biêt hoăc thay đôi so v ̃ ̉ ́ ̣ ̣ ̉ ơi quy trinh mang tinh chât đinh h ́ ̀ ́ ́ ̣ ướng dươi đây ́ Qua viêc nghiên c ̣ ưu nhiêu tai liêu co liên quan, co thê khai quat quy trinh ́ ̀ ̀ ̣ ́ ́ ̉ ́ ́ ̀ chung lâp kê hoach tô ch ̣ ́ ̣ ̉ ức sự kiên tơng thê theo cac b ̣ ̉ ̉ ́ ước sau: Hệ thống hóa các hoat đơng se diên biên trong s ̣ ̣ ̃ ̃ ́ ự kiên ̣ Lâp kê hoach chuân bi chi tiêt ̣ ́ ̣ ̉ ̣ ́ Lâp kê hoach chuân bi tông thê ̣ ́ ̣ ̉ ̣ ̉ ̉ Lâp kê hoach vê viêc triên khai th ̣ ́ ̣ ̀ ̣ ̉ ực hiên s ̣ ự kiên ̣ Lâp kê hoach cho cac công viêc bô tr ̣ ́ ̣ ́ ̣ ̉ ợ trong sự kiên ̣ Điêu chinh d ̀ ̉ ự tốn ngân sach tơ ch ́ ̉ ức sự kiên và l ̣ ập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho sự kiện Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện Tiên hanh thao luân va lây y kiên cua cac bên tham gia vê cac nôi dung noi ́ ̀ ̉ ̣ ̀ ́ ́ ́ ̉ ́ ̀ ́ ̣ ́ Kiểm tra đánh giá và hồn thiện kế hoạch tơng thê ̉ ̉ 3.2.2. Hệ thống hóa các hoat đơng trong s ̣ ̣ ự kiên ̣ Hê thơng hoa cac hoat đơng trong s ̣ ́ ́ ́ ̣ ̣ ự kiên la viêc lâp danh muc cac hoat ̣ ̀ ̣ ̣ ̣ ́ ̣ đông se co trong s ̣ ̃ ́ ự kiên cung v ̣ ̀ ới cac thông tin c ́ ơ ban vê cac hoat đông nay ̉ ̀ ́ ̣ ̣ ̀ Từ chương trinh cua s ̀ ̉ ự kiên, ng ̣ ươi lâp kê hoach tô ch ̀ ̣ ́ ̣ ̉ ức sự kiên cân phai ̣ ̀ ̉ hê thông hoa cac hoat đông se diên biên trong s ̣ ́ ́ ́ ̣ ̣ ̃ ̃ ́ ự kiên. (cân l ̣ ̀ ưu y đây la cac hoat ́ ̀ ́ ̣ đông trong diên biên cua s ̣ ̃ ́ ̉ ự kiên khac v ̣ ́ ơi cac hoat đông chuân bi tr ́ ́ ̣ ̣ ̉ ̣ ươc khi th ́ ực hiên s ̣ ự kiên). Th ̣ ực chât khi lâp d ́ ̣ ự toan ngân sach cho s ́ ́ ự kiên nha tô ch ̣ ̀ ̉ ức sự kiên đa th ̣ ̃ ực hiên công viêc nay. Do đo cân s ̣ ̣ ̀ ́ ̀ ử dung cac thông tin đa lam trong qua ̣ ́ ̃ ̀ ́ trinh lâp d ̀ ̣ ự toan ngân sach s ́ ́ ự kiên. Điêu cân chu y nên sao thanh môt file khac ̣ ̀ ̀ ́ ́ ̀ ̣ ́ (save as) đăt lai tên (tên goi nên găn v ̣ ̣ ̣ ́ ơi ngay th ́ ̀ ực hiên) đê thuân tiên cho viêc ̣ ̉ ̣ ̣ ̣ theo doi sau nay ̃ ̀ Viêc đâu tiên la xac đinh danh muc cac hoat đông cac hoat đông, công viêc ̣ ̀ ̀ ́ ̣ ̣ ́ ̣ ̣ ́ ̣ ̣ ̣ nay d ̀ ựa trên chương trinh cua s ̀ ̉ ự kiên. ̣ Song song vơi viêc xac đinh danh muc cua t ́ ̣ ́ ̣ ̣ ̉ ưng hoat đông, cân bô sung cac ̀ ̣ ̣ ̀ ̉ ́ thông tin co liên quan đên hoat đông nh ́ ́ ̣ ̣ ư: ma hoat đông (đê tiên theo doi, quan ly); ̃ ̣ ̣ ̉ ̣ ̃ ̉ ́ nôi dung hoat đông; đia điêm; th ̣ ̣ ̣ ̣ ̉ ơi gian diên ra hoat đông; mô ta hoat đông (d ̀ ̃ ̣ ̣ ̉ ̣ ̣ ựa trên viêc hinh dung hoat đông đang diên ra đê mô ta môt cach khai quat vê hoat ̣ ̀ ̣ ̣ ̃ ̉ ̉ ̣ ́ ́ ́ ̀ ̣ đông); cac trang thiêt bi cân thiêt; lao đông; ng ̣ ́ ́ ̣ ̀ ́ ̣ ười phu trach th ̣ ́ ực hiên (thuôc nha ̣ ̣ ̀ tô ch ̉ ưc s ́ ự kiên); nh ̣ ưng ng ̃ ươi thuôc chu đâu t ̀ ̣ ̉ ̀ tham gia (nêu co); cac điêm cân ́ ́ ́ ̉ ̀ chu y; Cac s ́ ́ ́ ự cô, cac lôi th ́ ́ ̃ ường găp; ng ̣ ười chiu trach nhiêm xây d ̣ ́ ̣ ựng kê hoach ́ ̣ chi tiêt/ chuân bi cho hoat đông Đê thuân l ́ ̉ ̣ ̣ ̣ ̉ ̣ ợi cho viêc hê thông hoa cac hoat ̣ ̣ ́ ́ ́ ̣ đông trong s ̣ ự kiên ng ̣ ươi ta co thê tiên hanh theo mâu biêu sau: ̀ ́ ̉ ́ ̀ ̃ ̉ Bang 3.1. Bang danh muc cac hoat đông trong s ̉ ̉ ̣ ́ ̣ ̣ ự kiên ̣ Mã hoaṭ đông ̣ Nôị dung hoaṭ đông ̣ Thơì gian Điạ điêm ̉ Mô ta hoat ̉ ̣ đông ̣ Trang thiêt bi ́ ̣ Nhân lực Ngươì phụ trach ́ thực hiên ̣ A1.1 Đon ́ khach ́ tham gia hôị thaỏ Tư 14 ̀ giơ đên ̀ ́ 17 giờ Taị sanh ̉ khach ́ san X ̣ Baǹ đoń tiêṕ Bang ̉ chi dân ̉ ̃ Tâp̣ gâṕ cho chươn g trinh ̀ hôị thaỏ Hoa (tăng ̣ khach ́ VIP) 3 nư ̃ nhân viên lễ tân có ngoaị hinh ̀ chuân̉ 2 nam hương ́ dân, ̃ vâṇ chuyên̉ hanh ly ̀ ́ Nguyêñ Văn A A1.2 Tổ chưć tiêc̣ chiêu đaĩ cho khach ́ từ 18 giơ ̀ 30 Tai nhà ̣ hang ̀ cuả khach ́ saṇ Co ban đon tiêp ́ ̀ ́ ́ riêng, nhân viên đon tiêp măc ́ ́ ̣ đông phuc, co ̀ ̣ ́ bang chi dân ̉ ̉ ̃ Đon khach, hoi ́ ́ ̉ thông tin cuả khach, giup ́ ́ khach lam thu ́ ̀ ̉ tuc nhân phong ̣ ̣ ̀ khach san, kêt ́ ̣ ́ hợp vơi nhân ́ viên khach san ́ ̣ đưa khach lên ́ phong ̀ Cung câp thông ́ tin vê nôi dung ̀ ̣ hoat đông tiêp ̣ ̣ ́ theo cho khach ́ Tổ chưć đon ́ khach, bô tri chô ́ ́ ́ ̃ ngôì cho khach, ́ giơí thiêu ̣ chủ toa, ̣ kiêm ̉ soat́ quá trinh ̀ phuc̣ vu cua nhân viên ̣ ̉ khach san ́ ̣ 3 nư ̃ nhân viên lễ tân có ngoaị hinh ̀ chuân̉ Nguyêñ Văn A Ngươì tham gia (tư ̀ chủ đâu t ̀ ư sự kiên) ̣ Trưởng phong ̀ hanh ̀ chinh ́ công ty Viêt Tú ̣ Ban giam ́ đôć công ty Cac y ́ ́ tưởng cân ̀ truyên ̀ đaṭ Cac s ́ ự cô, cac ́ ́ lôĩ thương ̀ găp ̣ Ghi chú Tao ân ̣ ́ tượng ban đâù trang trong, ̣ tôt đep, ́ ̣ thân thiêṇ cho khach ́ mơì Không đu l ̉ ực lượng đon tiêp ́ ́ khach ́ môṭ cach ́ chu đaó khi có nhiêù khach ́ mơì Khach ́ phaǹ nan vê ̀ ̀ cac dich ́ ̣ vu cua ̣ ̉ khach ́ saṇ Co s ́ ự tham gia cuả nhân viên khach ́ san theo ̣ kế hoach ̣ thoả thuâṇ trươć Taọ sự gâǹ guĩ hoà đông ̀ cuả chủ tiêc̣ và khach ́ mơì yêu câù về chât́ lượng phuc̣ vụ cụ thể cho khach ́ saṇ Khi vân dung th ̣ ̣ ực tê, mâu biêu trên co thê thay đôi hoăc chi tiêt h ́ ̃ ̉ ́ ̉ ̉ ̣ ́ ơn đê phu ̉ ̀ hợp vơi yêu câu cua viêc hê thông hoa cac hoat đông trong s ́ ̀ ̉ ̣ ̣ ́ ́ ́ ̣ ̣ ự kiên ̣ Môt sô điêm cân chu y: ̣ ́ ̉ ̀ ́ ́ Khi đăt ma hoat đông nên quy ̣ ̃ ̣ ̣ ươc theo môt h ́ ̣ ương thông nhât, vi du: cac ́ ́ ́ ́ ̣ ́ công viêc chinh ky hiêu băng ch ̣ ́ ́ ̣ ̀ ữ A, công viêc bô tr ̣ ̉ ợ ky hiêu băng cac ch ́ ̣ ̀ ́ ữ caí khac theo m ́ ưc đô quan trong B, C, D (la căn c ́ ̣ ̣ ̀ ứ đê tâp trung ̉ ̣ ưu tiên thực hiên) ̣ Ma A.1.1 co thê hiêu la hoat đông chinh th ̃ ́ ̉ ̉ ̀ ̣ ̣ ́ ứ nhât cua ngay th ́ ̉ ̀ ư nhât trong qua trinh ́ ́ ́ ̀ diên ra s ̃ ự kiên ̣ Nên tiên hanh hê thông hoa hoat đông theo t ́ ̀ ̣ ́ ́ ̣ ̣ ưng b ̀ ươc co trong ch ́ ́ ương trinh cua s ̀ ̉ ự kiên ̣ Lâp săn cac mâu danh muc cac hoat đông theo t ̣ ̃ ́ ̃ ̣ ́ ̣ ̣ ưng loai hinh s ̀ ̣ ̀ ự kiên đăc ̣ ̣ trưng ( vi du trên la đôi v ́ ̣ ̀ ́ ới tô ch ̉ ức hôi thao, đôi v ̣ ̉ ́ ới cac loai hinh s ́ ̣ ̀ ự kiên khac co ̣ ́ ́ thê co nh ̉ ́ ưng chi tiêt khac cân xem xet) ̃ ́ ́ ̀ ́ 3.2.2.1.Lâp kê hoach chuân bi chi tiêt ̣ ́ ̣ ̉ ̣ ́ Sau bươc hê thông hoa cac hoat đông trong s ́ ̣ ́ ́ ́ ̣ ̣ ự kiên nha tô ch ̣ ̀ ̉ ức sự kiên co ̣ ́ được bang danh muc mô ta cac công viêc. Đây la c ̉ ̣ ̉ ́ ̣ ̀ ơ sở la căn c ̀ ứ đê lâp kê hoach ̉ ̣ ́ ̣ chuân bi chi tiêt ̉ ̣ ́ Kê hoach chuân bi chi tiêt co thê th ́ ̣ ̉ ̣ ́ ́ ̉ ực hiên theo t ̣ ưng hoat đông. Trong ̀ ̣ ̣ trương h ̀ ợp cac hoat đông mang tinh đ ́ ̣ ̣ ́ ơn gian, co thê lâp kê hoach chi tiêt cho ̉ ́ ̉ ̣ ́ ̣ ́ tưng ngay tô ch ̀ ̀ ̉ ức sự kiên hoăc cho t ̣ ̣ ưng giai đoan trong quy trinh tô ch ̀ ̣ ̀ ̉ ức sự kiên ̣ Co thê co y kiên cho răng viêc tiên hanh lâp kê hoach theo quy trinh noi trên ́ ̉ ́ ́ ́ ̀ ̣ ́ ̀ ̣ ́ ̣ ̀ ́ la may moc, mât nhiêu th ̀ ́ ́ ́ ̀ ời gian. Tuy nhiên môt điêm cân hêt s ̣ ̉ ̀ ́ ức lưu y, s ́ ự thanh ̀ công cua môt s ̉ ̣ ự kiên băt đâu t ̣ ́ ̀ ừ cac chi tiêt rât nho. Viêc tiên hanh theo t ́ ́ ́ ̉ ̣ ́ ̀ ưng quy ̀ trinh chuân se giup nha tô ch ̀ ̉ ̃ ́ ̀ ̉ ức sự kiên d ̣ ự tinh đ ́ ược môt cach đây đu h ̣ ́ ̀ ̉ ơn cac chi ́ tiêt, t ́ ư đo đam bao thanh công cho công tac tô ch ̀ ́ ̉ ̉ ̀ ́ ̉ ức sự kiên. ̣ Hôp 3.1. Môt y kiên đê cao s ̣ ̣ ́ ́ ̀ ự chi tiêt trong t ́ ổ chức sự kiện Cơng việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trị chơi ghép hình và người chơi chỉ thành cơng khi ghép hồn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết Đẳng cấp của mỗi cơng ty thể hiện ở chính sự hồn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức Cân lâp môt bang liêt kê cac công tac chuân bi cho t ̀ ̣ ̣ ̉ ̣ ́ ́ ̉ ̣ ưng s ̀ ự kiên v ̣ ới cać thơng tin cơ ban cân thiêt đê co thê chn bi mơt cach chu đao nhât (xem ví d ̉ ̀ ́ ̉ ́ ̉ ̉ ̣ ̣ ́ ́ ́ ụ dưới đây) Bang 3.2. Bang li ̉ ̉ ệt kê công tác chuẩn bị cho từng hoat đông trong s ̣ ̣ ự kiên ̣ Mã hoaṭ đông ̣ Nôị dung hoaṭ đông ̣ Thơì gian Điạ điêm ̉ Mô ta hoat ̉ ̣ đông ̣ Trang thiêt bi ́ ̣ Nhân lực Ngươì phụ trach ́ thực hiên ̣ A1.1 Đon ́ khach ́ tham gia hôị thaỏ Tư 14 ̀ giơ đên ̀ ́ 17 giờ Taị sanh ̉ khach ́ san X ̣ Baǹ đoń tiêṕ Bang ̉ chi dân ̉ ̃ Tâp̣ gâṕ cho chươn g trinh ̀ hôị thaỏ Hoa (tăng ̣ khach ́ VIP) 3 nư ̃ nhân viên lễ tân có ngoaị hinh ̀ chuân̉ 2 nam hương ́ dân, ̃ vâṇ chuyên̉ hanh ly ̀ ́ Nguyêñ Văn A A1.2 Tổ chưć tiêc̣ chiêu đaĩ cho khach ́ từ 18 giơ ̀ 30 Tai nhà ̣ hang ̀ cuả khach ́ saṇ Co ban đon tiêp ́ ̀ ́ ́ riêng, nhân viên đon tiêp măc ́ ́ ̣ đông phuc, co ̀ ̣ ́ bang chi dân ̉ ̉ ̃ Đon khach, hoi ́ ́ ̉ thông tin cuả khach, giup ́ ́ khach lam thu ́ ̀ ̉ tuc nhân phong ̣ ̣ ̀ khach san, kêt ́ ̣ ́ hợp vơi nhân ́ viên khach san ́ ̣ đưa khach lên ́ phong ̀ Cung câp thông ́ tin vê nôi dung ̀ ̣ hoat đông tiêp ̣ ̣ ́ theo cho khach ́ Tổ chưć đon ́ khach, bô tri chô ́ ́ ́ ̃ ngôì cho khach, ́ giơí thiêu ̣ chủ toa, ̣ kiêm ̉ soat́ quá trinh ̀ phuc̣ vu cua nhân viên ̣ ̉ khach san ́ ̣ 3 nư ̃ nhân viên lễ tân có ngoaị hinh ̀ chuân̉ Nguyêñ Văn A Ngươì tham gia (tư ̀ chủ đâu t ̀ ư sự kiên) ̣ Trưởng phong ̀ hanh ̀ chinh ́ công ty Viêt Tú ̣ Ban giam ́ đôć công ty Cac y ́ ́ tưởng cân ̀ truyên ̀ đaṭ Cac s ́ ự cô, cac ́ ́ lôĩ thương ̀ găp ̣ Ghi chú Tao ân ̣ ́ tượng ban đâù trang trong, ̣ tôt đep, ́ ̣ thân thiêṇ cho khach ́ mơì Không đu l ̉ ực lượng đon tiêp ́ ́ khach ́ môṭ cach ́ chu đaó khi có nhiêù khach ́ mơì Khach ́ phaǹ nan vê ̀ ̀ cac dich ́ ̣ vu cua ̣ ̉ khach ́ saṇ Co s ́ ự tham gia cuả nhân viên khach ́ san theo ̣ kế hoach ̣ thoả thuâṇ trươć Taọ sự gâǹ guĩ hoà đông ̀ cuả chủ tiêc̣ và khach ́ mơì yêu câù về chât́ lượng phuc̣ vụ cụ thể cho khach ́ saṇ 3.2.2.2. Lâp kê hoach chuân bi tông thê ̣ ́ ̣ ̉ ̣ ̉ ̉ Từ kê hoach chuân bi chi tiêt nh ́ ̣ ̉ ̣ ́ ư đa trinh bay ̃ ̀ ̀ ở trên, măc du vân co thê ap ̣ ̀ ̃ ́ ̉ ́ dung đê tiên hanh chuân bi s ̣ ̉ ́ ̀ ̉ ̣ ự kiên. Tuy nhiên, kê hoach nay mang tinh r ̣ ́ ̣ ̀ ́ ơi rac đôi ̀ ̣ ́ vơi môt ng ́ ̣ ươi phai tham gia chuân bi nhiêu công viêc, hoăc cac nhom yêu tô cân ̀ ̉ ̉ ̣ ̀ ̣ ̣ ́ ́ ́ ́ ̀ chuân bi (nh ̉ ̣ ư trang thiêt bi, dich vu đi thuê ) co thê trung lăp. Do đo, cân co kê ́ ̣ ̣ ̣ ́ ̉ ̀ ̣ ́ ̀ ́ ́ hoach chuân bi tông thê ̣ ̉ ̣ ̉ ̉ Kê hoach chuân bi tông thê đ ́ ̣ ̉ ̣ ̉ ̉ ược lâp d ̣ ựa trên cac kê hoach chuân bi chi tiêt ́ ́ ̣ ̉ ̣ ́ Băng cach loc (filter) theo t ̀ ́ ̣ ưng chu đê, cach loc nay t ̀ ̉ ̀ ́ ̣ ̀ ương đôi đ ́ ơn gian nêu cac ̉ ́ ́ kê hoach chuân bi chi tiêt đ ́ ̣ ̉ ̣ ́ ược thực hiên trên cung môt bang tinh Excel. Co thê ̣ ̀ ̣ ̉ ́ ́ ̉ loc theo tên cua ng ̣ ̉ ươi chiu trach nhiêm cho công tac chuân bi, đê t ̀ ̣ ́ ̣ ́ ̉ ̣ ̉ ừ đo co kê ́ ́ ́ hoach cu thê cho t ̣ ̣ ̉ ưng ca nhân. Măt khac, cung cân loc va tông h ̀ ́ ̣ ́ ̃ ̀ ̣ ̀ ̉ ợp theo tưng nôi ̀ ̣ dung (như trang thiêt bi, nhân l ́ ̣ ực, hoăc nha cung câp ) đê thuân tiên cho viêc ̣ ̀ ́ ̉ ̣ ̣ ̣ giao dich, chuân bi ̣ ̉ ̣ Ngoai viêc loc va tông h ̀ ̣ ̣ ̀ ̉ ợp theo tưng chu đê nêu trên, nha tô ch ̀ ̉ ̀ ̀ ̉ ức sự kiên ̣ con cân tiên hanh xâu chuôi cac hang muc công viêc chu yêu, quan trong ma thiêu ̀ ̀ ́ ̀ ̃ ́ ̣ ̣ ̣ ̉ ́ ̣ ̀ ́ chung không thê th ́ ̉ ực hiên đ ̣ ược sự kiên. T ̣ ừ đo tiêp tuc xâu chuôi cac hang muc ́ ́ ̣ ̃ ́ ̣ ̣ công viêc phu tr ̣ ̣ ợ khac, t ́ ư đo d ̀ ́ ự tinh va lâp tiên đô chi tiêt cho công tac chuân bi ́ ̀ ̣ ́ ̣ ́ ́ ̉ ̣ Viêc xây d ̣ ựng tiên đô chuân bi tô ch ́ ̣ ̉ ̣ ̉ ưc s ́ ự kiên cung rât quan trong, no v ̣ ̃ ́ ̣ ́ ưa mang ̀ tinh chât đinh h ́ ́ ̣ ương v ́ ưa la muc tiêu đê moi ng ̀ ̀ ̣ ̉ ̣ ươi h ̀ ương t ́ ơi, ngoai ra no con ́ ̀ ́ ̀ giup cho nha quan ly s ́ ̀ ̉ ́ ự kiên trong công tac kiêm soat, điêu hanh, măt khac no ̣ ́ ̉ ́ ̀ ̀ ̣ ́ ́ đam bao tinh kip th ̉ ̉ ́ ̣ ơi cho viêc triên khai s ̀ ̣ ̉ ự kiên theo đung kê hoach th ̣ ́ ́ ̣ ơi gian đa ̀ ̃ đê ra. ̀ CHƯƠNG 4: CHUẨN BỊ TÔ CH ̉ ƯC S ́ Ự KIỆN 4.1. THANH LÂP BAN TÔ CH ̀ ̣ ̉ ƯC S ́ Ự KIÊN ̣ Viêc thanh lâp ban t ̣ ̀ ̣ ổ chức sự kiện co thê đ ́ ̉ ược tiên hanh tr ́ ̀ ươc khi lâp d ́ ̣ ự toan, ch ́ ương trinh va sang tao cac y t ̀ ̀ ́ ̣ ́ ́ ưởng cho sự kiên. Tuy nhiên, trong môt sô ̣ ̣ ́ trương h ̀ ợp đăc biêt khi co s ̣ ̣ ́ ự tach biêt vê viêc lâp kê hoach t ́ ̣ ̀ ̣ ̣ ́ ̣ ổ chức sự kiện và viêc chuân bi, th ̣ ̉ ̣ ực hiên s ̣ ự kiên ban t ̣ ổ chức sự kiện co thê đ ́ ̉ ược thanh lâp sau ̀ ̣ khi đa co cac kê hoach t ̃ ́ ́ ́ ̣ ổ chức sự kiện tương đôi hoan chinh ́ ̀ ̉ Ở Viêt Nam, trong ban t ̣ ổ chức sự kiện thương co cac thanh viên (hoăc ̀ ́ ́ ̀ ̣ chu yêu) tr ̉ ́ ực tiêp lâp kê hoach t ́ ̣ ́ ̣ ổ chức sự kiện tham gia vao ban t ̀ ổ chức sự kiện Ban tổ chức sự kiện co thê gôm nh ́ ̉ ̀ ưng thanh viên thuôc nh ̃ ̀ ̣ ững thanh phân ̀ ̀ khac nhau, co kha năng tô ch ́ ́ ̉ ̉ ức va co ky năng chuyên môn nghê nghiêp đê chu ̀ ́ ̃ ̀ ̣ ̉ ̉ đông th ̣ ực hiên, quan ly cac hoat đông co liên quan đên linh v ̣ ̉ ́ ́ ̣ ̣ ́ ́ ̃ ực cua minh trong ̉ ̀ qua trinh t ́ ̀ ổ chức sự kiện. Nha t ̀ ổ chức sự kiện thương c ̀ ử ngươi co ̀ ́ đu kinh ̉ nghiêm va năng l ̣ ̀ ực đam nhân ch ̉ ̣ ưc tr ́ ưởng ban tô ch ̉ ưc hoăc v ́ ̣ ơi nh ́ ưng cach goi ̃ ́ ̣ khac nh ́ ư quan ly s ̉ ́ ự kiên (event manager), tr ̣ ưởng ban tô ch ̉ ức trực tiêp điêu hanh ́ ̀ ̀ cac thanh viên trong ban va trong qua trinh th ́ ̀ ̀ ́ ̀ ực hiên s ̣ ự kiên ̣ Trong trương h ̀ ợp, khi nha đâu t ̀ ̀ ư đa ky kêt h ̃ ́ ́ ợp đông thuê va uy quyên cho ̀ ̀ ̉ ̀ nhà tổ chức sự kiện. Ban tổ chức sự kiện được thanh lâp t ̀ ̣ ừ quyêt đinh cua nhà ́ ̣ ̉ tổ chức sự kiện, tuy nhiên nhà đầu tư sự kiện cung co thê yêu câu co môt hay ̃ ́ ̉ ̀ ́ ̣ môt sô thanh viên thuôc đ ̣ ́ ̀ ̣ ơn vi cua minh tham gia vao ban t ̣ ̉ ̀ ̀ ổ chức sự kiện, cać thanh viên nay th ̀ ̀ ương tham gia ban t ̀ ổ chức sự kiện vơi t ́ ư cach giam sat la chinh ́ ́ ́ ̀ ́ (điêu nay phai đ ̀ ̀ ̉ ược thoa thuân tr ̉ ̣ ươc trong h ́ ợp đông). Trong tr ̀ ương h ̀ ợp co cac ́ ́ thanh viên cua chu đâu t ̀ ̉ ̉ ̀ ư sự kiên tham gia vao ban tô ch ̣ ̀ ̉ ức sự kiên, cân mô ta ro ̣ ̀ ̉ ̃ va thông nhât v ̀ ́ ́ ới chu đâu t ̉ ̀ sự kiên vê vi tri, trach nhiêm, quyên han cua cac ̣ ̀ ̣ ́ ́ ̣ ̀ ̣ ̉ ́ thanh viên nay tranh tr ̀ ̀ ́ ương h ̀ ợp chông cheo va can tr ̀ ́ ̀ ̉ ở cac hoat đông t ́ ̣ ̣ ổ chức sự kiện 4.2. LÂP TIÊN ĐÔ CHUÂN BI TÔ CH ̣ ́ ̣ ̉ ̣ ̉ ƯC S ́ Ự KIÊN ̣ 4.2.1. Bang tiên đô ̉ ́ ̣ Bang tiên đô la môt bang liêt kê chi tiêt cac hang muc công viêc co liên ̉ ́ ̣ ̀ ̣ ̉ ̣ ́ ́ ̣ ̣ ̣ ́ quan, trong đo xac đinh ro: th ́ ́ ̣ ̃ ơi điêm băt đâu va kêt thuc công viêc, khôi l ̀ ̉ ́ ̀ ̀ ́ ́ ̣ ́ ượng công viêc trong t ̣ ưng đ ̀ ơn vi th ̣ ơi gian, ng ̀ ươi chu tri, ng ̀ ̉ ̀ ươi kiêm soat qua trinh ̀ ̉ ́ ́ ̀ thực hiên ̣ Bang tiên đô th ̉ ́ ̣ ương đ ̀ ược câu tao theo dang bang gôm co côt liêt kê cac ́ ̣ ̣ ̉ ̀ ́ ̣ ̣ ́ công viêc va khoang th ̣ ̀ ̉ ơi gian t ̀ ương ưng đê th ́ ̉ ực hiên. Đ ̣ ơn vi th ̣ ơi gian trong ̀ bang tiên đô co thê la tuân, ngay, gi ̉ ́ ̣ ́ ̉ ̀ ̀ ̀ ờ… 4.2.2. Quy trinh lâp tiên đô cho công tac chuân bi tô ch ̀ ̣ ́ ̣ ́ ̉ ̣ ̉ ức sự kiên ̣ Cac công viêc chu yêu cân chuân bi cho qua trinh t ́ ̣ ̉ ́ ̀ ̉ ̣ ́ ̀ ổ chức sự kiện bao gôm: ̀ Cac thu tuc hanh chinh cho phep tiên hanh s ́ ̉ ̣ ̀ ́ ́ ́ ̀ ự kiên, hoăc cac hoat đông ̣ ̣ ́ ̣ ̣ trong sự kiên ̣ Cac công viêc co liên quan đên khach m ́ ̣ ́ ́ ́ ời tham gia sự kiên ̣ Chuân bi cac nôi dung c ̉ ̣ ́ ̣ ơ ban, tai liêu ̉ ̀ ̣ Lao đông ̣ Trang thiêt bi ́ ̣ Quan hê v ̣ ơi cac nha cung ́ ́ ̀ ưng dich vu bô tr ́ ̣ ̣ ̉ ợ tổ chức sự kiện Do cac công viêc nay t ́ ̣ ̀ ương đôi đa dang lai thuôc nhiêu linh v ́ ̣ ̣ ̣ ̀ ̃ ực hoat đông ̣ ̣ khac nhau nên nha t ́ ̀ ổ chức sự kiện cân phai co môt bang tiên đô chi tiêt cho t ̀ ̉ ́ ̣ ̉ ́ ̣ ́ ừng hang muc công viêc. Viêc lâp tiên đô do can bô quan ly s ̣ ̣ ̣ ̣ ̣ ́ ̣ ́ ̣ ̉ ́ ự kiên chi đao, hoăc tr ̣ ̉ ̣ ̣ ực tiêp th ́ ực hiên. Quy trinh lâp tiên đô bao gôm cac b ̣ ̀ ̣ ́ ̣ ̀ ́ ước cơ ban: ̉ 1. Phân tich bang danh muc mô ta cac hang muc công viêc trong s ́ ̉ ̣ ̉ ́ ̣ ̣ ̣ ự kiên ̣ 2. Xac đinh khoang th ́ ̣ ̉ ơi gian cân thiêt đê chuân bi cho t ̀ ̀ ́ ̉ ̉ ̣ ừng công viêc̣ 3. Hê thông hoa vê công viêc va th ̣ ́ ́ ̀ ̣ ̀ ời gian trong cac công tac chuân bi ́ ́ ̉ ̣ 4. Tông h ̉ ợp thanh bang tiên đô cho công tac chuân bi s ̀ ̉ ́ ̣ ́ ̉ ̣ ự kiên ̣ Đê lâp tiên đô đoi hoi ng ̉ ̣ ́ ̣ ̀ ̉ ươi th ̀ ực hiên phai co hiêu biêt th ̣ ̉ ́ ̉ ́ ực tê, hê thông vê ́ ̣ ́ ̀ cac công tac chuân bi s ́ ́ ̉ ̣ ự kiên, ngoai ra cân phai s ̣ ̀ ̀ ̉ ử dung cac trang thiêt bi hô tr ̣ ́ ́ ̣ ̃ ợ cân thiêt nh ̀ ́ ư: Bang danh muc cac hoat đông t ̉ ̣ ́ ̣ ̣ ổ chức sự kiện Ban ch ̉ ương trinh, kê hoach t ̀ ́ ̣ ổ chức sự kiện Bang viêt (đê tiên hanh thao luân nhom) ̉ ́ ̉ ́ ̀ ̉ ̣ ́ Mâu tiên đô chuân bi t ̃ ́ ̣ ̉ ̣ ổ chức sự kiện 4.3 CHUẨN BỊ VỀ THỦ TỤC HANH CHINH ̀ ́ Cac thu tuc hanh chinh đo la yêu câu, la điêu kiên cân tr ́ ̉ ̣ ̀ ́ ́ ̀ ̀ ̀ ̀ ̣ ̀ ước khi tiên hanh ́ ̀ triên khai th ̉ ực hiên s ̣ ự kiên. Cac thu tuc hanh chinh chu yêu la viêc xin cac giây ̣ ́ ̉ ̣ ̀ ́ ̉ ́ ̀ ̣ ́ ́ phep cua cac c ́ ̉ ́ quan quan ly nha n ̉ ́ ̀ ươc co liên quan, cân l ́ ́ ̀ ưu y nêu chi xin môi ́ ́ ̉ ̃ giây phep tô ch ́ ́ ̉ ức sự kiên co thê la ch ̣ ́ ̉ ̀ ưa đu vi hoat đông cua tô ch ̉ ̀ ̣ ̣ ̉ ̉ ức sự kiên rât ̣ ́ đa dang cân phai xin phep c ̣ ̀ ̉ ́ ơ quan quan ly cho tiên hanh cac hoat đông khac trong ̉ ́ ́ ̀ ́ ̣ ̣ ́ sự kiên. Hiên nay, cac thu tuc hanh chinh cho tô ch ̣ ̣ ́ ̉ ̣ ̀ ́ ̉ ức sự kiên rât ph ̣ ́ ức tap, ̣ ở cać đia ph ̣ ương khac nhau co cac yêu câu khac nhau. Tuy nhiên, cung v ́ ́ ́ ̀ ́ ̀ ới công cuôc̣ cai cach hanh chinh cua Đang va Nha n ̉ ́ ̀ ́ ̉ ̉ ̀ ̀ ước ta, hy vong trong t ̣ ương lai cac giây ́ ́ phep vê tô ch ́ ̀ ̉ ức sự kiên se đ ̣ ̃ ược thê chê hoa, ro rang, đ ̉ ́ ́ ̃ ̀ ơn gian h ̉ ơn cho cac nha tô ́ ̀ ̉ chưc s ́ ự kiên ̣ Nha tô ch ̀ ̉ ưc s ́ ự kiên cân phai năm v ̣ ̀ ̉ ́ ững vơi môi loai hinh s ́ ̃ ̣ ̀ ự kiên cân phai ̣ ̀ ̉ co nh ́ ưng thu tuc giây phep gi. Ngoai ra cân phai năm v ̃ ̉ ̣ ́ ́ ̀ ̀ ̀ ̉ ́ ững thời gian tôi thiêu, tôi ́ ̉ ́ đa cho viêc đ ̣ ược câp cac giây phep cân thiêt đo (vi trong môt sô tr ́ ́ ́ ́ ̀ ́ ́ ̀ ̣ ́ ường hợp khi moi công tac chuân bi đa hoan tât, nh ̣ ́ ̉ ̣ ̃ ̀ ́ ưng không xin được giây phep cua cac c ́ ́ ̉ ́ ơ quan quan ly tr ̉ ́ ươc khi th ́ ực hiên thi viêc tô ch ̣ ̀ ̣ ̉ ức sự kiên co thê se bi đô v ̣ ́ ̉ ̃ ̣ ̉ ỡ) Cac thu tuc hanh chinh th ́ ̉ ̣ ̀ ́ ương co khi tiên hanh tô ch ̀ ́ ́ ̀ ̉ ức sự kiên la: ̣ ̀ Giây phep tiên hanh s ́ ́ ́ ̀ ự kiên, th ̣ ường la yêu câu băt buôc v ̀ ̀ ́ ̣ ới cac s ́ ự kiên ̣ co quy mô t ́ ương đôi l ́ ơn co tâm anh h ́ ́ ̀ ̉ ưởng đên công đông dân c ́ ̣ ̀ như: tô ch ̉ ức cac cuôc diêu hanh, thi đâu thê thao, biêu diên nghê thuât V ́ ̣ ̃ ̀ ́ ̉ ̉ ̃ ̣ ̣ ới cac s ́ ự kiên nho ̣ ̉ như: hôi thao, hôi nghi, tô ch ̣ ̉ ̣ ̣ ̉ ưc sinh nhât, đam c ́ ̣ ́ ươi không nhât thiêt phai co thu ́ ́ ́ ̉ ́ ̉ tuc nay ̣ ̀ Cac giây phep vê vê sinh, an ninh, môi tr ́ ́ ́ ̀ ̣ ường cung th ̃ ương chi co v ̀ ̉ ́ ơí cac s ́ ự kiên l ̣ ơn ́ Môt sô s ̣ ́ ự kiên con phai đ ̣ ̀ ̉ ược cơ quan co thâm quyên xem xet nôi dung ́ ̉ ̀ ́ ̣ cua s ̉ ự kiên (vi du c ̣ ́ ̣ ơ quan quan ly văn hoa câp phep cho cac nôi dung trong môt ̉ ́ ́ ́ ́ ́ ̣ ̣ buôi biêu diên) ̉ ̉ ̃ Cac giâp phep khac cho cac công viêc khac trong qua trinh tô ch ́ ́ ́ ́ ́ ̣ ́ ́ ̀ ̉ ức sự kiên ̣ như: giây phep treo băng rôn, quang cao trên đ ́ ́ ̉ ́ ường; giây phep cho đon tiêp va ́ ́ ́ ́ ̀ phuc vu khach du lich quôc tê ̣ ̣ ́ ̣ ́ ́ Khi tiên hanh xin câp cac thu tuc hanh chinh, cac nha tô ch ́ ̀ ́ ́ ̉ ̣ ̀ ́ ́ ̀ ̉ ức sự kiên hiên ̣ ̣ nay thương tiên hanh theo cac b ̀ ́ ̀ ́ ước sau: Xac đinh cac thu tuc, giây phep cân phai co (đê tranh đi lai, mât nhiêu th ́ ̣ ́ ̉ ̣ ́ ́ ̀ ̉ ́ ̉ ́ ̣ ́ ̀ ời gian) Tôt́ nhât, ́ nên tim ̀ hiêủ kinh nghiêm ̣ cuả ̃ ngươì trước taị điạ phương Nêu tao lâp đ ́ ̣ ̣ ược cac môi quan hê t ́ ́ ̣ ừ trươc la tôt nhât, nêu không nên tim ́ ̀ ́ ́ ́ ̀ hiêu thông tin, quy trinh cua cac c ̉ ̀ ̉ ́ ơ quan câp phep ́ ́ Liên hê v ̣ ơi c ́ ơ quan câp phep (tôt nhât nên đên liên hê tr ́ ́ ́ ́ ́ ̣ ực tiêp, vi liên hê ́ ̀ ̣ qua điên thoai trong tr ̣ ̣ ương h ̀ ợp nay th ̀ ương thông tin đ ̀ ược cung câp se không ́ ̃ đây đu); khi đên hoi thu tuc cung nh ̀ ̉ ́ ̉ ̉ ̣ ̃ đên lam thu tuc (cho du đa đên nhiêu lân) ́ ̀ ̉ ̣ ̀ ̃ ́ ̀ ̀ cân co giây gi ̀ ́ ́ ới thiêu, ch ̣ ứng minh thư nhân dân, cân co giây but đê ghi chep lai ̀ ́ ́ ́ ̉ ́ ̣ đây đu cac h ̀ ̉ ́ ướng dân ̃ Chuân bi cac giây t ̉ ̣ ́ ́ ờ ma c ̀ quan câp phep yêu câu (giây gi ́ ́ ̀ ́ ới thiêu, nh ̣ ư đơn xin câp phep, kich ban, ch ́ ́ ̣ ̉ ương trinh, h ̀ ợp đông, giây uy quyên, giây phep ̀ ́ ̉ ̀ ́ ́ đăng ky kinh doanh, ) tuy theo t ́ ̀ ưng s ̀ ự kiên va quy đinh cua chinh quyên cac đia ̣ ̀ ̣ ̉ ́ ̀ ́ ̣ phương nơi diên ra s ̃ ự kiên ̣ Trong khi câp phep, môt sô c ́ ́ ̣ ́ ơ quan co thê co nh ́ ̉ ́ ững yêu câu vê lê phi câp ̀ ̀ ̣ ́ ́ phep, phi dich vu ng ́ ́ ̣ ̣ ươi tiên hanh cac thu tuc tô ch ̀ ́ ̀ ́ ̉ ̣ ̉ ức sự kiên nên tê nhi xin hoa ̣ ́ ̣ ́ đơn (nêu thây thuân l ́ ́ ̣ ợi va la hoa đ ̀ ̀ ́ ơn tai chinh) đê phuc vu cho viêc thanh toan ̀ ́ ̉ ̣ ̣ ̣ ́ Trong trương h ̀ ợp không thê co hoa đ ̉ ́ ́ ơn, cân liên hê v ̀ ̣ ới câp trên đê xin y kiên chi ́ ̉ ́ ́ ̉ đao tr ̣ ực tiêp. Khoan chi phi nay se đ ́ ̉ ́ ̀ ̃ ược tinh vao chi phi chuân bi s ́ ̀ ́ ̉ ̣ ự kiên ̣ Song song vơi viêc xin cac giây phep hanh chinh, nha tô ch ́ ̣ ́ ́ ́ ̀ ́ ̀ ̉ ức sự kiên co thê ̣ ́ ̉ đê nghi cac câp chinh quyên hô tr ̀ ̣ ́ ́ ́ ̀ ̃ ợ trong viêc tô ch ̣ ̉ ức sự kiên (th ̣ ường la v ̀ ơi cac ́ ́ sự kiên cua nha n ̣ ̉ ̀ ươc, s ́ ự kiên mang tinh xa hôi cao) nh ̣ ́ ̃ ̣ ư: hô tr ̃ ợ lực lượng an ninh, bao vê; hô tr ̉ ̣ ̃ ợ vê vân đê giao thông ̀ ́ ̀ Trong môt sô tr ̣ ́ ương h ̀ ợp, viêc tiên hanh chuân bi cac thu tuc hanh chinh co ̣ ́ ̀ ̉ ̣ ́ ̉ ̣ ̀ ́ ́ thê tiên hanh thanh hai giai đoan: ̉ ́ ̀ ̀ ̣ Xin cac giây phep đê tô ch ́ ́ ́ ̉ ̉ ức sự kiên (cân phai xin tr ̣ ̀ ̉ ươc giai đoan chuân ́ ̣ ̉ bi, đôi v ̣ ́ ơi cac s ́ ́ ự kiên không chăc chăn co đ ̣ ́ ́ ́ ược phep tô ch ́ ̉ ức ở môt đia ph ̣ ̣ ương hay môt th ̣ ơi điêm cu thê hay không) ̀ ̉ ̣ ̉ Sau khi đa co giây phep tô ch ̃ ́ ́ ́ ̉ ức sự kiên, trong khi tiên hanh cac công viêc ̣ ́ ̀ ́ ̣ chuân bi tiêp tuc xin giây phep cho cac hang muc công viêc khac (chăng han xin ̉ ̣ ́ ̣ ́ ́ ́ ̣ ̣ ̣ ́ ̉ ̣ giây phep treo băng rôn, giây phep tô ch ́ ́ ́ ́ ̉ ức ca nhac ) ̣ 4.4. CHUÂN BI CAC CÔNG VIÊC CO LIÊN QUAN ĐÊN KHACH M ̉ ̣ ́ ̣ ́ ́ ́ ƠI THAM ̀ GIA SỰ KIÊN ̣ 4.4.1. Khai niêm, phân loai khach m ́ ̣ ̣ ́ ơi tham gia s ̀ ự kiên ̣ 4.4.1.1. Khai niêm ́ ̣ Trong nôi dung cua ch ̣ ̉ ương 1, chung tôi đa đê câp đên thuât ng ́ ̃ ̀ ̣ ́ ̣ ữ khach m ́ ơì tham gia sự kiên nhăm tao điêu kiên thuân l ̣ ̀ ̣ ̀ ̣ ̣ ợi cho ngươi đoc dê dang theo doi cac ̀ ̣ ̃ ̀ ̃ ́ nôi dung co liên quan. ̣ ́ Ở đây chi nhăc lai khai niêm đa đê câp ̉ ́ ̣ ́ ̣ ̃ ̀ ̣ ở chương 1 để ngươi đoc tiên theo doi. ̀ ̣ ̣ ̃ Khách mời tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chinh ma muc tiêu s ́ ̀ ̣ ự kiên ̣ muôn tac đông đên ́ ́ ̣ ́ Vi vây, khach m ̀ ̣ ́ ơi tham gia s ̀ ự kiên la mơt trong cac y ̣ ̀ ̣ ́ ếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện. Khách mời tham gia sự kiện co thê mi ́ ̉ ễn phí, nhưng cũng có trường hợp phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận được những giá trị nhất định về tinh thần hoặc vật chất 4.4.1.2. Phân loai khach m ̣ ́ ơi ̀ Theo kê hoach tô ch ́ ̣ ̉ ức sự kiên co thê chia thanh: ̣ ́ ̉ ̀ Khach m ́ ơi chinh th ̀ ́ ưć Khach m ́ ơi d ̀ ự bị Theo vi tri, vai tro hiên tai cua khach co thê chia thanh: ̣ ́ ̀ ̣ ̣ ̉ ́ ́ ̉ ̀ Khach m ́ ơi la nhân vât quan trong (khach VIP Very important person, ̀ ̀ ̣ ̣ ́ nhân vât quan trong nh ̣ ̣ ư: cac quan ch ́ ưc chinh phu hoăc, lanh đao cua cac đôi tac ́ ̉ ̉ ̣ ̃ ̣ ̉ ́ ́ ́ trong công viêc, lanh đao cac doanh nghiêp l ̣ ̃ ̣ ́ ̣ ơn, nhân vât co vi tri, tâm anh h ́ ̣ ́ ̣ ́ ̀ ̉ ưởng lơn trong xa hôi…) ́ ̃ ̣ Khach m ́ ơi ̀ ở cac c ́ quan truyên thông (nh ̀ nha bao, phong viên, quay ̀ ́ ́ phim…) Khach m ́ ơi la khach hang ̀ ̀ ́ ̀ Khach m ́ ơi la cac nha cung ̀ ̀ ́ ̀ ứng 4.4.1.3. Cac công viêc chuân bi co liên quan đên khach m ́ ̣ ̉ ̣ ́ ́ ́ ời Lâp danh sach khach m ̣ ́ ́ ời (guest list) Chuân bi va g ̉ ̣ ̀ ửi giây m ́ ời cho khach ́ Kiêm tra, xac nhân (confirm) cac thông tin co liên quan đên khach m ̉ ́ ̣ ́ ́ ́ ́ ời Chuân bi cac điêu kiên đê phuc vu khach m ̉ ̣ ́ ̀ ̣ ̉ ̣ ̣ ́ ời 4.4.2. Lâp danh sach khach m ̣ ́ ́ ơi ̀ Danh sach khach m ́ ́ ơi (invited guest list) v ̀ ơi sô l ́ ́ ượng khach m ́ ơi d ̀ ự tinh ́ tham gia sự kiên se la yêu tô anh h ̣ ̃ ̀ ́ ́̉ ưởng trực tiêp đên viêc l ́ ́ ̣ ựa chon đia điêm, lâp ̣ ̣ ̉ ̣ kê hoach, lâp d ́ ̣ ̣ ự toan ngân sach t ́ ́ ổ chức sự kiện. Ngược lai điêu kiên vê đia ̣ ̀ ̣ ̀ ̣ điêm, ngân sach cho tô ch ̉ ́ ̉ ưc s ́ ự kiên cung se quyêt đinh sô l ̣ ̃ ̃ ́ ̣ ́ ượng khach m ́ ơi. Do ̀ đo tuy theo điêu kiên cu thê co thê lâp danh sach khach m ́ ̀ ̀ ̣ ̣ ̉ ́ ̉ ̣ ́ ́ ời theo hai hướng sau: Căn cứ vao muc tiêu cua s ̀ ̣ ̉ ự kiên, lâp danh sach khach m ̣ ̣ ́ ́ ơi (th ̀ ương la do ̀ ̀ chu đâu t ̉ ̀ sự kiên quyêt đinh). T ̣ ́ ̣ ừ đo m ́ ơi tinh đên viêc tim đia điêm, va xây ́ ́ ́ ̣ ̀ ̣ ̉ ̀ dựng ngân sach d ́ ự toan phu h ́ ̀ ợp Trong trương h ̀ ợp dự toan đa đ ́ ̃ ược quyêt đinh, hoăc chu đâu t ́ ̣ ̣ ̉ ̀ sự kiên ̣ đa quyêt đinh vê đia điêm t ̃ ́ ̣ ̀ ̣ ̉ ổ chức sự kiện, viêc lâp danh sach cân phai căn c ̣ ̣ ́ ̀ ̉ ứ vao ̀ cac nôi dung đa đ ́ ̣ ̃ ược quyêt đinh noi trên ́ ̣ ́ Nha tô ch ̀ ̉ ưc s ́ ự kiên, se phai thông nhât vê sô l ̣ ̃ ̉ ́ ́ ̀ ́ ượng cung nh ̃ danh sach ́ khach m ́ ơi v ̀ ơi nhà đâu t ́ ̀ ư sự kiện. Trên cơ sở đo nhà t ́ ổ chức sự kiện co căn c ́ ư ́ đê th ̉ ực hiên cac nôi dung trong viêc lâp danh sach khach m ̣ ́ ̣ ̣ ̣ ́ ́ ̀ 4.4.2.1. Quy trinh chung lâp danh sach khach m ̀ ̣ ́ ́ ơì Bươc 1: Thông nhât vê sô l ́ ́ ́ ̀ ́ ượng va c ̀ câu khach m ́ ́ ời với nha đâu t ̀ ̀ sự kiêṇ Bươc 2: Lâp cac loai danh sach khach m ́ ̣ ́ ̣ ́ ́ ời Tương ưng nh ́ ư cach phân loai khach m ́ ̣ ́ ơi (đa đê câp noi trên), cân phai lâp ̀ ̃ ̀ ̣ ́ ̀ ̉ ̣ cac loai danh sach khach m ́ ̣ ́ ́ ời như: Danh sach khach VIP ́ ́ Danh sach khach m ́ ́ ơi chinh th ̀ ́ ưc: la nh ́ ̀ ưng khach m ̃ ́ ơi ma ban t ̀ ̀ ổ ch ức s ự kiện muôn va ́ ̀ưu tiên cho sự co măt cua ho trong s ́ ̣ ̉ ̣ ự kiên. ̣ Danh sach khach m ́ ́ ơi d ̀ ự bi: gôm nh ̣ ̀ ững ngươi co thê thay thê cho nh ̀ ́ ̉ ́ ững ngươi trong danh sach khach m ̀ ́ ́ ơi chinh th ̀ ́ ưc khi ho không thê tham gia s ́ ̣ ̉ ự kiên ̣ Danh sach khach m ́ ́ ơi la c ̀ ̀ ơ quan truyên thông ̀ Trong danh sach khach m ́ ́ ơi khi m ̀ ơi lâp ra th ́ ̣ ương chi cân cac thông tin c ̀ ̉ ̀ ́ ơ ban nh ̉ ư: Ho tên cua khach m ̣ ̉ ́ ơi, Ch ̀ ưc danh/ đ ́ ơn vi công tac, Đia chi, Sô điên ̣ ́ ̣ ̉ ́ ̣ thoai (Email, fax, webside, đê liên lac), nh ̣ ̉ ̣ ưng điêm cân chu y… ̃ ̉ ̀ ́ ́ 4.5. CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN 4.5.1. Tổng quan về địa điểm tổ chức sự kiện Địa điểm tô ch ̉ ưc s ́ ự kiên (venue) la n ̣ ̀ ơi được lựa chon đê tiên hanh cac ̣ ̉ ́ ̀ ́ hoat đông trong s ̣ ̣ ự kiên. Đi liên v ̣ ̀ ơi khai niêm t ́ ́ ̣ ổ chức sự kiện la không gian tô ̀ ̉ chưc s ́ ự kiên, no la tâp h ̣ ́ ̀ ̣ ợp cac điêu kiên cu thê vê vi tri, canh quan, bâu không ́ ̀ ̣ ̣ ̉ ̀ ̣ ́ ̉ ̀ khi, kiên truc… tao nên môt không gian n ́ ́ ́ ̣ ̣ ơi se diên ra s ̃ ̃ ự kiên ̣ 4.5.2. Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện Do các hình thức tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú nên địa điểm tổ chức các sự kiện tương ứng cũng rất đa dạng phong phú. Ngươi ta th ̀ ương d ̀ ựa vaò cac tiêu chi phô biên sau đê phân loai đia điêm va không gian t ́ ́ ̉ ́ ̉ ̣ ̣ ̉ ̀ ổ chức sự kiện: Căn cư vao không gian t ́ ̀ ổ chức sự kiện Căn cư vao c ́ ̀ ơ sở vât chât ky thuât vôn co cua đia điêm t ̣ ́ ̃ ̣ ́ ́ ̉ ̣ ̉ ổ chức sự kiện 4.5.2.1. Căn cư theo không gian t ́ ổ chức sự kiện Căn cư theo không gian t ́ ổ chức sự kiện, ngươi ta co thê chia thanh cac loai ̀ ́ ̉ ̀ ́ ̣ sau: Khơng gian ngồi trời: nhà hát lộ thiên, sân vận động, vườn cây, quảng trường, bãi đất rộng, khn viên của các trường học, cơ quan, bãi biển, khu vực biểu diễn cơng cộng… + Ưu điểm: * Tơ ch ̉ ưc s ́ ự kiên ̣ ở không gian ngoai tr ̀ ơi it bi gi ̀ ́ ̣ ơi han, bo hep trong môt ́ ̣ ́ ̣ ̣ pham vi không gian cu thê. ̣ ̣ ̉ * Thuân tiên cho viêc tăng, giam quy mô cua s ̣ ̣ ̣ ̉ ̉ ự kiên. Nha t ̣ ̀ ổ chức sự kiện co thê thay đôi không gian cho phu h ́ ̉ ̉ ̀ ợp vơi diên biên th ́ ̃ ́ ực tê cua s ́ ̉ ự kiên, trong ̣ khi đo điêu nay se rât kho nêu t ́ ̀ ̀ ̃ ́ ́ ́ ổ chức sự kiện trong hôi tr ̣ ường * Không gian ngoai tr ̀ ơi co thê la môt trong nh ̀ ́ ̉ ̀ ̣ ưng điêu kiên thich h ̃ ̀ ̣ ́ ợp cho viêc đ ̣ ưa ra cac y t ́ ́ ưởng sang tao đôc đao do không bi gi ́ ̣ ̣ ́ ̣ ơi han b ́ ̣ ởi không gian hep, it bi r ̣ ́ ̣ ơi vao trung lăp vê không gian cung nh ̀ ̀ ̣ ̀ ̃ ư y t ́ ưởng + Nhược điểm: * Chi phu h ̉ ̀ ợp vơi môt sô loai hinh s ́ ̣ ́ ̣ ̀ ự kiên nhât đinh ̣ ́ ̣ * Chiu anh h ̣ ̉ ưởng rât l ́ ơn cua yêu tô th ́ ̉ ́ ́ ời tiêt. Đây la nh ́ ̀ ược điêm ma cac ̉ ̀ ́ nha t ̀ ổ chức sự kiện cân phai quan tâm vi du, vao nh ̀ ̉ ́ ̣ ̀ ưng thang th ̃ ́ ương co m ̀ ́ ưa to chăng han, cân phai xem xet cac d ̉ ̣ ̀ ̉ ́ ́ ự bao vê th ́ ̀ ơi tiêt va co kê hoach chuân bi d ̀ ́ ̀ ́ ́ ̣ ̉ ̣ ự phong khi th ̀ ơi tiêt bât l ̀ ́ ́ ợi xay ra ̉ * Cac điêu kiên hô tr ́ ̀ ̣ ̃ ợ thương kho khăn h ̀ ́ ơn so vơi tô ch ́ ̉ ức trong cac hôi ́ ̣ trương (vi du nguôn điên, lôi đi lai, khu v ̀ ́ ̣ ̀ ̣ ́ ̣ ực vê sinh, nhân viên phuc vu, vân đê an ̣ ̣ ̣ ́ ̀ ninh…) * Giơi han vê th ́ ̣ ̀ ời gian chn bi va cac thu tuc xin phep. ̉ ̣ ̀ ́ ̉ ̣ ́ Khơng gian trong các phịng tổ chức sự kiện: Đó là nơi tổ chức sự kiện trong các khơng gian giới hạn khác nhau, có thể là trong các phịng chun dụng về hội nghị, hội thảo; nhà hát; viện bảo tàng, khu hội chợ, triển lãm, các gian hàng, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa, lớp học… + Ưu điểm: * Co khn khơ ro rang, do đo it co nh ́ ̉ ̃ ̀ ́ ́ ́ ưng biên đông l ̃ ́ ̣ ớn vê kê hoach cung ̀ ́ ̣ ̃ như công tac triên khai s ́ ̉ ự kiên ̣ * Lợi dung đ ̣ ược cơ sở vât chât ky thuât săn co cung nh ̣ ́ ̃ ̣ ̃ ́ ̃ ư cac dich vu ma c ́ ̣ ̣ ̀ ơ sở cung ưng không gian co thê cung câp cho ban t ́ ́ ̉ ́ ổ chức sự kiện (vi du nh ́ ̣ ư: hệ thông âm thanh, anh sang, nguôn điên, nhân viên phuc vu…) ́ ́ ́ ̀ ̣ ̣ ̣ * Đam bao h ̉ ̉ ơn trong cac vân đê vê an ninh, an toan, vê sinh so v ́ ́ ̀ ̀ ̀ ̣ ới không gian ngoai tr ̀ ̀ + Nhược điểm: * Bi bo hep vê quy mô nhât đinh, do đo khi tinh toan sô khach m ̣ ́ ̣ ̀ ́ ̣ ́ ́ ́ ́ ́ ời nha t ̀ ổ chức sự kiện cân phai căn c ̀ ̉ ứ vao đia điêm hoăc ng ̀ ̣ ̉ ̣ ược lai (nêu đa chôt danh sach ̣ ́ ̃ ́ ́ khach m ́ ơi) nha t ̀ ̀ ổ chức sự kiện phai tim đia điêm phu h ̉ ̀ ̣ ̉ ̀ ợp * Dê lăp lai, dê r ̃ ̣ ̣ ̃ ơi vao khn mâu trong cach bai tri, tơ ch ̀ ̃ ́ ̀ ́ ̉ ức Khơng gian hỗn hợp: Đó là sự kiện được diễn ra vừa ở ngồi trời, vừa trong nhà. Ví dụ: Ngày hội Trung thu 2008 tổ chức ở Bảo tàng dân tộc học, các hoạt động vừa diễn ra bên trong khu nhà chính của bảo tàng, vừa diễn ra trong khn viên bảo tàng Khơng gian hơn h ̃ ợp thương kêt h ̀ ́ ợp được cac ́ ưu điêm cua ca hai loai noi ̉ ̉ ̉ ̣ ́ trên. Tuy nhiên viêc l ̣ ựa chon không gian hôn h ̣ ̃ ợp tương đôi kho khăn (it co c ́ ́ ́ ́ ơ sở co thê thoa man đ ́ ̉ ̉ ̃ ược, đăc biêt ̣ ̣ ở cac thanh phô l ́ ̀ ́ ớn). Tuy nhiên đôi v ́ ới cac s ́ ự kiên co quy mô l ̣ ́ ơn, co nhiêu nôi dung đây la loai đia điêm đ ́ ́ ̀ ̣ ̀ ̣ ̣ ̉ ược lựa chon phô ̣ ̉ biên ́ ... ơi cac nha cung câp dich vu bô tr ́ ́ ̀ ́ ̣ ̣ ̉ ợ? ?sự? ?kiên; ̣ 12. Quan tri tai chinh trong tô ch ̉ ̣ ̀ ́ ̉ ức? ?sự? ?kiên; ̣ 13. Dự phong va giai quyêt cac s ̀ ̀ ̉ ́ ́ ự cô trong tô ch ́ ̉ ức? ?sự? ?kiên; ̣ 14. Chăm sóc khách hàng; ... ới cac vân đê co liên quan v ́ ́ ̀ ́ ới ho)̣ trong? ?sự? ?kiên ̣ Cân l ̀ ưu y:́ Nha đâu t ̀ ̀ ư? ?sự? ?kiên nêu bo kinh phi va t ̣ ́ ̉ ́ ̀ ự minh tô ch ̀ ̉ ức? ?sự? ?kiên ho se đong ̣ ̣ ̃ ́ ca vai tro la nha t... ̉ ưa co nha đâu t ̀ ́ ̀ ̀ ư? ?sự? ?kiên v ̣ ừa co thê co môt hay ́ ̉ ́ ̣ nhiêu nha tai tr ̀ ̀ ̀ ợ cho? ?sự? ?kiên. ̣ Trương h ̀ ợp co nhiêu nha tai tr ́ ̀ ̀ ̀ ợ ? ?sự kiên, ng ̣ ười ta thương chi ra nha tai