Tài liệu BÁO CÁO THỰC TẬP “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH CBNS Minh Quang “ pdf

- Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơngpháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại,tổng hợp số liệu về tình hình thực hiện và s

ĐỀ TÀI

“ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty

TNHH CBNS Minh Quang “

Giảng viên hướng dẫn :

Sinh viên thực hiện :

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HỚNG DẪN

Họ và tên giáo viên hớng dẫn:

Nhận xét “ Luận văn tốt nghiệp” của sinh viên: Nguyễn Thị Duyên Lớp : TH KT 10 – K55 - Truờng Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tên đề tài: “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH CBNS Minh Quang

Hà Nội, Ngày tháng năm 2010 NGỜI NHẬN XÉT ( Ký tên, đóng dấu) Điểm: - Bằng số:………

- Bằng chữ:………

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

Họ và tên ngời nhận xét:

Chức vụ:

Nhận xét “ Luận văn tốt nghiệp” của sinh viên: Nguyễn Thị Duyên Lớp TH KT10 – K55 Trờng Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tên đề tài: “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH CBNS Minh Quang

Hà Nội, Ngày tháng năm 2010

NGỜI NHẬN XÉT

( Ký tên, đóng dầu)

MỤC LỤC

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT 8

LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 8

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 8

1.1.1 Vị trí, vai trò của NVL trong sản xuất kinh doanh 8

1.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý đối với nguyên vật liệu 9

1.1.3 Nhiệm vụ kế toán trong quản lý nguyên vật liệu 10

1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 11

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu 11

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu 13

1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá 13

1.2.2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho 14

1.3 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 17

1.3.1 Tố chức chứng từ và hạch toán ban đầu 17

1.3.2 Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán 18

1.3.3 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu 19

1.3.3.1 Phơng pháp ghi thẻ song song 19

1.3.3.2 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: 20

1.3.3.3 Phơng pháp ghi sổ số d 22

1.3.4 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 24

1.3.4.1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên 24

1.3.4.1.1 Đặc điểm của phơng pháp kê khai thờng xuyên 24

1.3.4.1.2 Trình tự hạch toán 25

1.3.4.2 Phơng pháp kiểm kê định kỳ 32

1.3.5 Tổ chức sổ kế toán và báo cáo kế toán 34

1.4 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện kế toán trên máy vi tính 34

1.4.1 Các đối tợng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu 34

1.4.2 Đặc điểm cơ bản tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện úng dụng máy vi tính 36

1.5 Các hình thức kế toán 37

1.5.1 Hình thức kế toán nhật ký chung 38

1.5.2 Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái 39

1.5.3 Hình thức kế toán nhật ký – Chứng từ 40

ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA HÌNH THỨC NÀY LÀ: 40

- TẬP HỢP VÀ HỆ THỐNG HÁO CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH THEO BÊN CÓ CỦA CÁC TÀI KHOẢN KẾT HỢP VỚI VIỆC PHÂN TÍCH CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ ĐÓ THEO TK ĐỐI ỨNG 40

- KẾT HỢP CHẶT CHẼ VIỆC GHI CHÉP CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH THEO TTRÌNH TỰ THỜI GIAN VỚI VIỆC HỆ THỐNG

HOÁ CÁC NGHIỆP VỤ THEO NỘI DUNG KINH TẾ 40

- SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU IN SẴN CÁC QUAN HỆ ĐỐI ỨNG TÀI KHOẢN CHỈ TIÊU QUẢN LÝ LINH TẾ TÀI CHÍNH VÀ LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 40

SƠ ĐỒ 1.8: SƠ ĐỒ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ- CHỨNG TỪ 40

1.5.4 Hình thức chứng từ ghi sổ 41

41

1.5.5 Hình thức kế toán trên máy tính 42

42

CHƠNG 2 43

THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CBNS MINH QUANG 43

2.1 Đặc điểm chung về Công ty TNHH CBNS Minh Quang 43

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 43

2.1.1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty 43

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 43

Công ty hoạt động với chức năng chủ yếu lá sản xuất kinh doanh, chế biến hàng nông sản, lơng thực, thực phẩm 43

2.1.1.3 Ngành nghề hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 44

2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty 45

2.1.2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ 45

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy của Công ty 47

2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 50

2.1.5 Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Công ty 52

2.1.5.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: 52

2.1.5.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: 52

2.1.5.3 Tổ chức hệ thống phơng pháp tính giá: 52

2.1.5.4 Tổ chức hệ thống sổ sách: 52

2.2 Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CPTP Minh Dơng .54

2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu và công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty 54

2.2.2 Phân loại nguyên vật liệu 56

2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu nhập, xuất kho 56

2.2.3.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho 56

2.2.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho 57

2.2.4 Tổ chức hạch toán ban đầu về nhập, xuất nguyên vật liệu 57

2.2.4.1 Chứng từ kế toán sử dụng 57

Căn cứ giấy đề nghị xuất vật t của anh Đoàn văn Phú, kế toán lập phiếu xuất kho thành 2 liên: 74

- 1 liên kế toán giữ 74

- 1 liên giao cho thủ kho 75

2.2.4.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 77

2.2.4.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 83

CHƠNG 3 89

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM MINH DƠNG 89

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thực phẩm Minh Dơng 89

3.1.1 ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu 90

3.1.2 Nhận xét và đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán kế toán tại công ty CPTP Minh Dơng 91

3.1.2.1 Ưu điểm 91

3.1.2.2 Những hạn chế cần khắc phục: 93

3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại Công ty CPTP Minh Dơng 95

3.2.2.1 Việc sử dụng tài khoản phản ánh nguyên vật liệu đang đi trên đờng 95

3.2.2.2 Việc sử dụng tài khoản phản ánh tình hình trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 96

KẾT LUẬN 100

TÀI LIỆU THAM KHẢO 101

LỜI NÓI ĐẦU

Sau những năm đổi mới nền kinh tế nước ta đang từng bước phát triển

để hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới Đặc biệt là trong nền kinh tếthị trường Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có những phương ánsản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệu quả Để làm được điều đó cácdoanh nghiệp phải luôn cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệmcác yếu tố đầu vào và hạ giá thành sản phẩm Vì vậy, công tác quản lý vàhạch toán nguyên vật liệu được coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanhnghiệp

Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuấtgiá trị nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng sản phẩm kinhdoanh và giá thành sản phẩm Do đó để tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng caohiệu quả sử dụng vốn thì trớc hết phải quản lý và tổ chức hạch toán nguyênvật liệu một cách chặt chẽ hợp lý trong tất cả các giai đoạn từ cung ứng, dựtrữ và sử dụng nguyên vật liệu

Nhận thức đợc vấn đề này, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHHCBNS Minh Quang một doang nghiệp sản xuất trong lĩnh vực chế biến thựcphẩm, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt độngsản xuất kinh doanh Trong thời gian thực tập tôi đã cố gắng tìm hiểu nhữngnét khái quát về mọi hoạt động của Công ty cùng với sự giúp đỡ nhiệt tìnhcủa Ban giám đốc, các anh chị trong phòng kế toán đã tạo điều kiện cho tôihoàn thành luận văn tốt nghiệp này

Nội dung luận văn gồm 3 chơng

Chơng 1: Những lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vậtliệu trong doanh nghiệp sản xuất

Chơng 2: Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công tyTNHH CBNS Minh Quang

Chơng 3: Một số ý kiến nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện côngtác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH CBNS Minh Quang

CHƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT

LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

1.1.1 Vị trí, vai trò của NVL trong sản xuất kinh doanh

* Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì cần phải có ba yếu tố

cơ bản đó là: t liệu lao động, đối tợng lao động, và sức lao động Trong hoạtđộng sản xuất của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu là đối tợng lao động chủyếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm Và vì thế nó có đặc điểm sau:

- Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định vàtrong chu kỳ đó nguyên vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc sẽ bị biến đổi hìnhthái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm

- Do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định nên giá trị củanguyên vật liệu sẽ bị tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trongkỳ

- Do hai đặc điểm trên nguyên vật liệu đợc xếp và tài sản lu động củadoanh nghiệp

* Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh

Nguyên vật liệu chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong việc sảnxuất ra sản phẩm có chất lợng tốt, đảm bảo về số lợng đúng yêu cầu thiết kế

kĩ thuật Nguyên vật liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng số chi phí để sảnxuất ra sản phẩm Chính vì vậy việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ haykhông, có đảm bảo chất lợng đúng yêu cầu, kĩ thuật hay không, sử dụng tiếtkiệm hay lãng phí có ảnh hởng tới tình hình sản xuất của doanh nghiệp điều

đó cũng có nghĩa là ảnh hởng tới giá thành sản phẩm, tới kết quả kinh doanhcủa doanh nghiệp

1.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý đối với nguyên vật liệu

Do nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thờng xuyên biến động, các doanhnghiệp phải thờng xuyên tiến hành mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thờicho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay các nhu cầu khác Xuất phát từvai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đãđặt ra yêu cầu quản lý đối với nguyên liệu và vật liệu là phải quản lý chặt chẽ

ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dữ trữ

- Ở khâu thu mua, yêu cầu kế toán phải quản lý chặt chẽ về khối lợng,chất lợng, qui cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua cũng nh kế hoạch muatheo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất Đồng thời, doanhnghiệp phải tổ chức phân loại vật liệu theo tiêu thức quản lý của doanhnghiệp, sắp xếp và tạo thành danh mục vật liệu doanh nghiệp quản lý và sửdụng, đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận kế toán, vật t và kế hoạch

- Mặt khác, việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các ơng tiện cân đo, thực hiện tốt chế độ bảo quản từng loại nguyên vật liệu, tránh

ph-h ph-hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn cũng là một trong nph-hững yêu cầu quản lýđối với nguyên vật liệu

- Ở khâu sử dụng, đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện sử dụng hợp lý, tiếtkiệm trên cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao tronggiá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp Vì vậy, kế toáncần phải tổ chức ghi chép, quản lý nguyên vật liệu xuất dùng theo từng đối t-ợng trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối

đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất,kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do công việc mua,cung ứng nguyên vật liệu không đáp ứng kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọngvốn do dự trữ quá nhiều

Tóm lại quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu mua cho tới khâubảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trongcông tác quản lý tài sản trong đơn vị.

1.1.3 Nhiệm vụ kế toán trong quản lý nguyên vật liệu

* Vai trò của kế toán trong quản lý nguyên vật liệu

Kế toán với vai trò là công cụ đắc lực không thể thiếu để theo dõi tìnhhình hiện có và sự biến động tài sản cả về mặt hiện vật và giá trị Thông qua

kế toán nguyên vật liệu ngời ta thấy đợc tình hình thực hiện kế hoặc thu muanguyên vật liệu, thấy đợc sự tiết kiệm hay lãng phí, khoản mục chi phí nguyênvật liệu chiếm trong tổng số chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sảnphẩm Từ đó kế toán nguyên vật liệu cung cấp các thông tin đầy đủ, toàn diện,cần thiết về nguyên vật liệu cho các nhà quản lý doanh nghiệp, khi cần có thể

cố vấn cho các nhà quản lý về biện pháp quản lý nguyên vật liệu từ khâu thumua cho tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ làm sao đó sử dụng nguyên vậtliệu tiết kiệm và có hiệu quả góp phần hạ thấp chi phí sản xuất và giá thànhsản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Vì vậy việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuấtkinh doanh là vô cùng cần thiết và cần đợc tăng cờng

* Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốtcác nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp vớinguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trịdoanh nghiệp

- Lựa chọn phơng pháp kế toán vật liệu, phong pháp tính giá vật t xuấtdùng cho đơn giản, tiện lợi, phù hợp với điều kiện cụ thể

- Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơngpháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại,tổng hợp số liệu về tình hình thực hiện và sự biến động tăng giảm của nguyên

vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tậphợp chi phí và tính giá thành Đặc biệt, tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp(kế toán tài chính) theo hệ thống sổ kế toán qui định theo từng hình thức kếtoán; tổ chức hệ thống sổ kế toán chi tiết (kế toán quản trị) theo từng doanhnghiệp và yêu cầu quản lý để xác định mẫu biểu và nội dung kế toán quản trịnguyên vật liệu cần mở.

- Xác định những báo cáo về nguyên vật liệu cần lập, xuất phát từ yêucầu thông tin của quản lý để thiết lập các báo cáo vật liệu cần thiết Tổ chứclập báo cáo và phân tích báo cáo nguyên vật liệu

- Tham gia phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tìnhhình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng nguyên vậtliệu trong sản xuất kinh doanh

Qua việc trình bầy ở trên kế toán vật t cần thấy đợc nhiệm vụ củamình để thực hiện tốt hơn phần hành công việc của mình

1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu

Trong Doanh nghiệp, vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò,công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau và biến động thờng xuyên, liên tụchàng ngày trong quá trình sản xuất Để phục vụ công tác quản lý và hạchtoán, tất yếu khách quan là phải phân loại vật liệu.Việc phân loại nguyên vậtliệu trong các doanh nghiệp sản xuất thành các loại, các nhóm, các thứ theotiêu thức phân loại nhất định tuỳ thuộc yêu cầu quản lý và phù hợp với từngdoanh nghiệp Vì vậy, có một số tiêu thức phân loại nguyên vật liệu nh sau:

Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị thì nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thànhnên thực thể sản phẩm Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vậtliệu chính không giống nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu là sắt,thép, ; doanh nghiệp sản xuất đờng nguyên vật liệu chính là mía; Đối với

nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến đợc coi

là nguyên vật liệu chính, ví dụ: Doanh nghiệp dệt mua sợi về dệt vải

- Vật liệu phụ: là loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sảnxuất, chế tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng nguyên vật liệu chính, tăng chấtlợng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, sản xuất, bảo quản bao góisản phẩm nh thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong doanh nghiệp dệt; dầu nhờn, xàphòng, giẻ lau trong doanh nghiệp cơ khí

- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợngtrong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi, khí ga

- Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thaythế, sửa chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm những vật liệu, thiết bị,công cụ, khí cụ, vật kết cấu, vật t xây dựng dùng cho công việc xây dựng cơbản

- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu cha đợc xếp vào các loại trên,thờng là loại vật liệu thải loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm

nh gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cốđịnh

Ngoài ra, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết cụ thể củatừng loại doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu nêu trên, sẽ dợcchia thành từng nhóm, từng thứ, qui cách

Căn cứ nguồn gốc nguyên vật liệu:

- Nguyên vật liệu mua ngoài

- Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến

- Nguyên vật liệu tự gia công chế biến

Căn cứ vào mục đích sử dụng:

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: nhu cầu quản lý sản xuấtquản lý doanh nghiệp, nhu cầu bán hàng

Để phục vụ cho việc quản lý nguyên vật liệu một cách tỉ mỉ, chặt chẽ,đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán cần phải lậpdanh điểm vật liệu Lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật liệumột kí hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với chữ cái) thay thế têngọi,quy cách, kích cỡ của chúng Những ký hiệu đó đợc gọi là danh điểm vậtliệu và đợc sử dụng thống nhất trên phạm vi toàn doanh nghiệp, giúp cho các

bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp với nhau chặt chẽ trong công tác quản

*Nguyên tắc giá gốc: (Theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho) Nguyên vật

liệu phải đợc đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay đợc gọi là trị giá vốn thực tếcủa vật liệu; là toàn bộ các chi phí doanh ngiệp đã bỏ ra dể có đợc số nguyênvật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại

*Nguyên tắc thận trọng: Nguyên vât liệu đợc tính theo giá gốc, nhng

tr-ờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trịthuần có thể đợc thực hiện

Giá trị thuần có thể thực hiện đợc là giá bán ớc tính của nguyên vật liệutrong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm

và chi phí ớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giáhàng tồn kho; kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh dự phòng giảm giáhàng tồn kho Do đó trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu:

- Trị giá vốn thực tế vật t, hàng hoá

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

*Nguyên tắc nhất quán: Các phơng pháp kế toán sử dụng trong đánh

giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán Tức là kế toán áp dụng ơng pháp nào thì phải áp dụng phơng pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kếtoán Doanh nghiệp có thể thay đổi phơng pháp đã chọn, nhng phải đảm bảophơng pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trungthực, hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích đợc sự thay đổi đó

ph-1.2.2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho

Giá thực tế: Là loại giá đợc xác định trên cơ sở các chứng từ hợp lệchứng minh cho các khoản chi hợp pháp của doanh ngiệp trong quá trình thumua hay chế tạo vật liệu, công cụ dụng cụ Đây cũng chính là giá gốc hàngtồn kho Tuỳ theo nguồn hình thành, giá thực tế của vật liệu nhập kho đợctính nh sau:

* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:

+ Doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế GTGT:

+

Các chi phí phátsinh khi muahàng

-Các khoản giảmgiá, chiết khấu,hàng bị trả lại

+ Doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT trực tiếp :

+

Các chi phí phátsinh khi muahàng

-Các khoản giảmgiá, chiết khấu,hàng bị trả lại

Trong đó, chi phí phát sinh khi mua hàng bao gồm các chi phí vậnchuyển, chi phí về kiểm nhận nhập kho và thuế nhập khẩu (nếu có)

* Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ới nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến:i v i nguyên v t li u do doanh nghi p t gia công, ch bi n:ật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ự gia công, chế biến: ế biến: ế biến:Trị giá vốn thực

tế nhập kho

= Trị giá thực tế của vật liệu

xuất gia công chế biến

+ Các chi phí gia

công chế biến

* Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ới nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến:i v i nguyên v t li u thuê ngo i gia công ch bi n:ật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ài gia công chế biến: ế biến: ế biến:

Trị giá Trị giá thực tế Chi phí vận Số tiền trả Giá trị

chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và tự nơi đó

về doanh nghiệp

+

cho ngời nhận gia công chế biến

-phế liệu thu hồi

* Đối với phế liệu thu hồi :

Giá thực tế = giá ớc tính (nếu giá trị nhỏ)

Giá thực tế = Giá thực tế tơng đơng trên thị trờng (nếu giá trị lớn)

* Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ới nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến:i v i nguyên v t li u l v n góp liên doanh c a ật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ài gia công chế biến: ối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ủa đơn vị khác: đơn vị khác:n v khác:ị khác:Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu = Giá do hội đồng liên doanh

1.2.2.3 Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Đánh giá theo giá mua thực tế.

Theo cách đánh giá này, khi nhập nguyên vật liệu, kế toán ghi theo trịgiá mua thực tế của từng lần nhập, số tiền chi phí trong quá trình mua hàng đ-

ợc hạch toán riêng để cuối tháng phân bổ cho hàng xuất kho nhằm xác định trịgiá vốn hàng xuất kho Do mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng, yêucầu và trình độ quản lý khác nhau, nên có thể lựa chọn một trong các phơngpháp sau cho phù hợp:

* Phơng pháp tính theo giá đích danh: Theo phơng pháp này khi xuất

kho vật t thì căn cứ vào số lợng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của

lô đó để tính trị giá vốn của vật t xuất kho

* Phơng pháp bình quân gia quyền:

Theo phơng pháp này thì giá thực tế của vật liệu xuất kho đợc tính nh sau: Giá thực tế = Số lợng vật liệu x Đơn giá

vật liệu xuất kho xuất kho bình quân

trong đó đơn giá bình quân có thể tính theo một trong các cách sau:

+ Cách 2 Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ

Đơn giá bình quân =

Số lợng vật liệu tồn kho đầu kỳ

Cách tính này tơng đối đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến độngvật liệu trong kỳ tuy nhiên nó có nhợc điểm là cha tính đến sự biến động củanhân tố giá cả trong kỳ

* Theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc:

Theo phơng pháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trớc thìxuất kho trớc và lấy trị giá mua thực tế của số nguyên vật liệu đó để tính Ph-ơng pháp này thờng đợc sử dụng trong trờng hợp giá cả ổn định và có xu h-ớng giảm

* Theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc:

Phơng pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau đợc xuất trớc,lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tínhtheo đơn giá của những lần nhập đầu tiên Phơng pháp này thờng đợc sử dụngtrong trờng hợp lạm phát

* Tính theo giá hạch toán :

Là loại giá đợc sử dụng tạm thời để giúp cho việc hạch toán nhập, xuất,tồn kho hàng ngày của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ đợc kịp thời vàthuận lợi hơn Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá thực tế cuối

kì trớc Đặc điểm của giá hạch toán là không có giá trị về mặt thanh, quyếttoán và ổn định suốt kỳ kế toán

Nếu doanh nghiệp sử dụng đồng thời 2 giá: giá thực tế và giá hạch toánvật liệu, công cụ dụng cụ đợc tổ chức nh sau:

- Kế toán chi tiết (phiếu nhập, phiếu xuất, sổ chi tiết, bảng kê) phản ánhtình hình nhập, xuất tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo giáhạch toán.

- Kế toán tổng hợp (Tài khoản tồng hợp) phản ánh tình hình nhập, xuất,tồn kho của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế

Giá th c t nguyên v t li u xu t kho trong k ự gia công, chế biến: ế biến: ật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ất kho trong kỳ đ ỳ đ đ c xác nh lúc cu i kợc xác định lúc cuối kỳ đị khác: ối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ỳ đtrên c s h s chênh l ch gi a giá th c t v giá h ch toán c a nguyênơn vị khác: ở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên ệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên ự gia công, chế biến: ế biến: ài gia công chế biến: ạch toán của nguyên ủa đơn vị khác:

v t li u có th s d ng trong k v h ch toán c a nguyên v t li u ã xu tật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ể sử dụng trong kỳ và hạch toán của nguyên vật liệu đã xuất ử dụng trong kỳ và hạch toán của nguyên vật liệu đã xuất ụng trong kỳ và hạch toán của nguyên vật liệu đã xuất ỳ đ ài gia công chế biến: ạch toán của nguyên ủa đơn vị khác: ật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: ệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: đ ất kho trong kỳ đtrong kì

Giá trị hoạch toán củaNVL tồn đầu kỳ

Giá trị thực tế của NVLnhập trong kỳ

1.3 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

1.3.1 Tố chức chứng từ và hạch toán ban đầu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụkinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lậpchứng từ đầy đủ, kịp thời và đúng chế độ quy định

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số QĐ48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 và các văn bản khác về thuế GTGT của

Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về vật t gồm có

- Biên bản kiểm kê vật t, CC, SP, hàng hoá (*) ( Mẫu 03 - VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 3LL)

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ(*) ( Mẫu 04-VT)

- Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn ( Mẫu 04- GTGT)

- Biên bản kiểm kê vật t, công cụ, sản phẩm, hàng hoá(*) ( Mẫu 05- VT)

- Bảng kê mua hàng (*) ( Mẫu số VT)

06 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật t, công cụ, dụng cụ (*) ( Mẫu số 0706 VT)Đối với các chứng từ này phải lập đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định

về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập, ngời lập chứng từ phải chịu tráchnhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh

Ghi chú: (*): Mẫu chừng từ hớng dẫn Còn lại là các chứng từ bắt buộc sử

dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc

Mọi chứng từ kế toán nguyên vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình

tự và thời gian hợp lý, do kế toán trởng qui định, phục vụ cho việc ghi chép,phản ánh và tổng hợp số liệu kịp thời cho các bộ phận có liên quan Việc hạchtoán ban đầu đợc kế toán vật t thực hiện khái quát nh sau:

* Thủ tục nhập nguyên vật liệu

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết khi hàng về đếnnơi, có thể lập ban kiểm nghiệm nguyên vật liệu thu mua cả về số lợng, chất l-ợng, quy cách Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào "Biênbản kiểm nghiệm vật t" Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập Phiếu nhập khonguyên vật liệu trên cơ sở Hoá đơn của ngời bán và biên bản kiểm nghiệm rồigiao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số nguyên vật liệu thực nhập vào phiếu nhập

và thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để ghi sổ Trờng hợpphát hiện thừa, thiếu, sai quy cách phẩm chất thủ kho phải báo cho bộ phậncung ứng biết và ngời cùng giao nhận lập biên bản

* Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất sẽ viết phiếu xinlĩnh vật t Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật t kế toán viết phiếu xuất kho, sau đócăn cứ vào phiếu xuất kho do kế toán viết và có đầy đủ các chữ ký cần thiếtthủ kho xuất nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất và ghi phiếu xuất kho sốthực xuất và ghi vào thẻ kho Sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho chuyểnchứng từ cho phòng kế toán để thực hiện việc ghi sổ

1.3.2 Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán

Để thực hiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanhnghiệp sản xuất kế toán vật t sử dụng hệ thống tài khoản theo nh Bộ tàichính quy định, và các tài khoản này chủ yếu thuộc nhóm hàng tồn kho Bêncạnh đó để phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp,đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của ban quản trị doanh nghiệp thì các doanhnghiệp có thể thiết lập các tài khoản chi tiết cho từng loại nguyên vật liệuhoặc từng nhóm nguyên vật liệu

Tuy nhiên việc thiết lập các tài khoản chi tiết phải thống nhất, khoa học

và hợp lý đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp

1.3.3 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết vật t hàng hoá là việc kết hợp giữa thủ kho vàphòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ đã nhập, xuất kho nhằm đảm bảotheo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, từng nhóm, từngthứ vật t hàng hoá về số lợng, giá trị Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thốngchứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phơng pháp hạch toán chitiết nguyên vật liệu một cách phù hợp để góp phần tăng cơng quản lý vật t tốthơn Kế toán chi tiết nguyên vật liệu có thể sử dụng một trong ba phơng phápsau đây:

1.3.3.1 Phơng pháp ghi thẻ song song

- Nguyên tắc : Ở kho chỉ ghi chép về mặt số lợng còn ở phòng kế toánghi chép cả về số lợng và giá trị của từng loại vật liệu

- Trình tự ghi chép ở kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuấtvật liệu, thủ kho ghi số lợng vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ hoặc sổ kho

có liên quan Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với sốtồn vật liệu thực tế tại kho Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày một lần, sau khighi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho vật liệu vềphòng kế toán

- Trình tự ghi chép ở phòng kế toán: Phòng kế toán mở thẻ hoặc sổ chitiết vật liệu cho từng loại vật liệu tơng ứng với thẻ kho của từng kho để theodõi cả về số lợng và giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày một lần khinhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu của thủ kho chuyển đến, kếtoán phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền rồi ghi vào thẻhoặc sổ chi tiết vật liệu liên quan

Cuối tháng kế toán cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, xuất và tồnkho của từng loại vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho đồng thời lậpbáo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kếtoán tổng hợp vật liệu

- Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:

+ Ưu điểm : Đơn giản, dễ áp dụng, dễ kiểm tra đối chiếu

+ Nhợc điểm : Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp vềmặt số lợng, khối lợng ghi chép tơng đối lớn

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song

song

Nguyễn Thị Duyên KT10 K55 Chuyên – Kiểm 2 đề tốt

Phiếu xuất kho

Thẻ kho

Phiếu nhập kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê Nhập - xuất - tồn

: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng

: Đối chiếu hàng ngày

: Đối chiếu cuối tháng

1.3.3.2 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:

- Nguyên tắc : Ở kho chỉ ghi chép về mặt số lợng còn ở phòng kế toánghi chép cả về số lợng và giá trị của từng loại vật liệu

- Trình tự ghi chép ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàngngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu giống nh phơng pháp ghi thẻ songsong

- Trình tự ghi chép ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luânchuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu ở từngkho dùng cho cả năm nhng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Sau khinhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu của thủ kho chuyển đến, kếtoán phải kiểm tra lại rồi lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng loại vậtliệu Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trong bảng kê để ghi vào sổ đốichiếu luân chuyển đồng thời đối chiếu số liệu trên sổ đó với thẻ kho và với bộphận kế toán tổng hợp vật liệu

- Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:

+ Ưu điểm : Khối lợng ghi chép của phòng kế toán đợc giảm bớt do chỉghi một lần vào cuối tháng

+ Nhợc điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán vềmặt số lợng; hạn chế tác dụng của kiểm tra vì công việc đối chiếu số liệu chỉđợc thực hiện vào cuối tháng.

+ Phạm vi áp dụng: Áp dụng đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ,chủng loại và khối lợng nhập, xuất vật liệu không thờng xuyên

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp

ghi sổ đối chiếu luân chuyển

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng

: Đối chiếu hàng ngày

: Đối chiếu cuối tháng

1.3.3.3 Phơng pháp ghi sổ số d

- Nguyên tắc : Ở kho chỉ ghi chép về mặt số lợng còn ở phòng kế toán

ghi chép cả về số lợng và giá trị của từng loại vật liệu

- Trình tự ghi chép ở kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tơng

tự hai phơng pháp trên, thủ kho còn sử dụng sổ số d để ghi chép số tồn khocuối tháng của từng thứ vật t theo chỉ tiêu số lợng Sổ số d do kế toán lập chotừng kho mở theo cả năm Cuối mỗi tháng, sổ số d đợc chuyển cho thủ kho đểghi số lợng hàng tồn cuối tháng theo chỉ tiêu số lợng

- Trình tự ghi chép ở phòng kế toán: Khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất

vật liệu của thủ kho, kế toán kiểm tra lại chứng từ, ghi đơn giá tính thành tiềnrồi ghi vào từng chứng từ Sau đó tổng hợp giá trị vật liệu nhập, xuất kho theotừng nhóm vật liệu ghi vào bảng kê luỹ kế nhập, bảng kê luỹ kế xuất Căn cứ

vào các bảng kê trên kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu

mở cho từng kho đồng thời tính ra giá trị của từng nhóm, từng loại vật liệutồn kho cuối tháng trên bảng này Kế toán đối chiếu số liệu vừa tính đợc với

số d trên sổ số d (do kế toán tính bằng cách lấy số lợng tồn kho x đơn giá ) vàvới bộ phận kế toán tổng hợp vật liệu

- Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:

+ Ưu điểm: Tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán,giảm đợc khối lợng công việc ghi chép vì chỉ ghi sổ theo nhóm vật liệu vàtheo chỉ tiêu giá trị

+ Nhợc điểm: Do chỉ ghi sổ theo nhóm vật liệu và theo chỉ tiêu giá trịnên không biết đợc sự biến động của từng loại vật liệu, khó kiểm tra khi đốichiếu thấy không khớp đúng

+ Phạm vi áp dụng: Áp dụng đối với doanh nghiệp có các nghiệp vụnhập, xuất vật liệu phát sinh thờng xuyên và đã xây dựng đợc hệ thống danhđiểm vật liệu

Sơ đồ 1.3

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi sổ số d

: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ

Thẻ kho

Sổ số dư Phiếu giao nhận

Kế toán tổng hợp

: Ghi cuối tháng

: Đối chiếu cuối tháng

1.3.4 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanhnghiệp Vì vậy, việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép trên sổ kế toán vàxác định giá trị hàng tồn kho, hàng xuất dùng tuỳ thuộc vào doanh nghiệp kếtoán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay phơng phápkiểm kê định kỳ

1.3.4.1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên

1.3.4.1.1 Đặc điểm của phơng pháp kê khai thờng xuyên

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp ghi chép, phản ánh ờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại nguyên vật liệu trêncác tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập, xuất khonguyên vật liệu Nh vậy, việc xác định giá trị nguyên vật liệu đợc căn cứ trựctiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi tập hợp, phân loại theo đối tợng sửdụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán Phơng pháp này đợc áp dụngtrong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh những mặt hàng có giátrị lớn nh máy móc, thiết bị Để sử dụng phơng pháp này kế toán mở các tàikhoản sau:

th Tk 152 th Nguyên vật liệu: Nhằm phản ánh số hiện có và tình hìnhbiến động của nguyên vật liệu, tài khoản này có số d bên nợ Tài khoản này

có thể mở các tài khoản cấp 2 phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh

tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm:

- Tk 151 - Hàng mua đang đi trên đờng: Phản ánh trị vốn thực tế của vật t

mà doanh nghiệp đã mua nhng cha về nhập kho doanh nghiệp và tình hìnhhàng dang đi đờng về nhập kho

- Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác nh TK 331-Phải trảcho ngời bán, TK 111-Tiền mặt, TK 112 -Tiền gửi ngân hàng, TK 141 - Tạmứng và TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, TK 133 - Thuế GTGTđợc khấu trừ

1.3.4.1.2 Trình tự hạch toán

a Hạch toán các nghiệp vụ nhập vật t chủ yếu:

*/ Trờng hợp 1: Hàng và hoá đơn về cùng, kế toán căn cứ vào hoá đơn,biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho để hạch toán

- Nếu nguyên vật liệu mua về sử dụng cho hoạt động sản xuất kinhdoanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, thì giá muanguyên vật liệu là giá mua chphải có GTGT, kế toán ghi:

*/ Trờng hợp 2: Hàng về cha có hoá đơn

- Nếu vật t mua về hoá đơn cha về, doanh nghiệp đối chiếu với hợpđồng mua hàng tiến hành kiểm nhập, lập phiếu nhập kho và lu phiếu nhập khovào hồ sơ hàng về cha có hoá đơn

- Nếu trong tháng có hoá đơn về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập khoghi sổ bình thờng nh trờng hợp hàng về hoá đơn cùng về

- Nếu cuối thàng hoá đơn vẫn cha về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhậpkho ghi sổ theo giá tạm tính

Nợ TK 152: ( Phần chênh lệch giảm)

Nợ TK 133(1): Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 331

Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế thì ghi bằng bút toàn thờng bổsung phần chênh lệch đồng thời phản ánh thuế GTGT

Nợ TK 152: Phần chênh lêch tăng

Nợ TK 133(1): Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 331

*/ Trờng hợp 3: Hoá đơn về nhng hàng cha về

- Nếu trong tháng hoá đơn về nhng hàng cha về, kế toán sẽ lu hoá đơnvào hồ sơ hàng đang đi đờng, Nếu cuối thàng hàng về kế toán sẽ hạch toán

nh trờng hợp hàng về và hoá đơn cùng về Còn nếu cuối thàng hàng cha về,căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi:

- Chi phí thu mua hạch toán tợng tự trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về

ỉ Hạch toán hàng thừa so với hoá đơn

- Nếu nhập kho toàn bộ số hàng:

Nợ TK 152: Giá trị toàn bộ số hàng theo hoá đơn và sô hàng thừa

Nợ TK 133(`): Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 338(1): trị giá hàng thừa

Có TK 331: Trị giá hàng phải thanh toán theo hoá đơn

- Khi có quyết định xử lý số hàng thừa:

+ Nếu nguyên nhân là do bên bán xuất nhầm:

 Trờng hợp trả lại cho ngời bán:

Nợ TK 338(1): Trị giá hàng thừa

Có TK 152

 Trờng hợp doanh nghiệp mua tiếp số hàng thừa:

Nợ TK 338(1): Trị giá hàng thừa

Nợ TK 133(1: Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331: Số tiền phải thanh toán thêm cho ngời bán+ Nếu số hàng thừa cha rõ nguyên nhân, kế toán ghi tăng thu nhập khác

Nợ TK 338(1): Trị giá hàng thừa

Có TK 711

ỉ Hạch toán hàng thiếu so với hoá đơn

- Kế toán chỉ ghi tăng nguyên vật liệu theo giá trị thực nhập, còn sốthiếu căn cứ vào biên bản thực nhận thông báo cho bên bán biết và ghi sổ nhsau:

Nợ TK 331: Trừ vào tiền phải trả ngời bán

Có TK 133(1): Thuế GTGT của hàng thiếu

Có TK 138(1): Trị giá hàng thiếu đã xử lý+ Nếu thiếu do cá nhân mất phải bồi thờng:

Nợ TK 334: Trừ vào lơng

Nợ TK 138(8): Cá nhân phải bồi thòng nhng cha trả

Có TK 133(1): Thuế GTGT của hàng thiếu

Có TK 138(1): Trị giá hàng thiếu đã xử lý

+ Nếu hàng thiếu cha xác định đợc nguyên nhân, kế toán sẽ ghi tăng giávốn hàng bán trong kỳ:

Nợ TK 632

Có TK 138(1): Trị giá hàng thiếu đã xử lý

 Hach toán nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

- Xuất kho nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến

Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Có TK 152: Trị giá thực tế xuất kho

- Chi phí thuê ngoài gia công chế biến

Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Nợ TK 133(1): Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Có TK 111,112,,331 Tổng giá thanh toán

- Khi nguyên vật liệu gia công chế biến xong đợc nhập vào kho:

Nợ TK 152: trị giá của nguyên vật liệu sau khi gia công, chế biến

Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

b Hạch toán các nghiệp vụ xuất vật t chủ yếu

- Vật liệu, công cụ, dụng cụ và hàng hoá xuất kho dùng cho rất nhiềumục đích khác nhau: nh xuất dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhucầu khác Trên cơ sở các chứng từ xuất kho, kế toán phân loại theo đối tợng

sử dụng và tính giá thực tế xuất kho để ghi chép, phản anha trên các tàikhoản, sổ kế toán chi tiết Phơng pháp kế toán tổng hợp xuất vật liệu có thểkhái quát nh sau:

*/ Khi xuất nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sảnphẩm, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tính ra trị giá vốn thực tế xuất khocho từng đối tợng sử dụng để ghi:

Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241: Chi phí XDCB dở dang

Có TK 152: Nguyên vật liệu

*/ Khi xuất kho nguyên vật liệu góp vốn liên doanh

- Nếu giá đợc đánh giá lại hơn giá trị ghi trên sổ kế toán:

Sơ đồ 1.4: Kế toán tổng hợp nhập - xuất vật t hàng hoá

theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

TK 111, 112, 141, 331…

TK 152

Nhập kho do mua ngo i ài gia công chế biến:

chế tạo sản phẩm Xuất dùng trực tiếp cho SX

Nhập do tự chế, thuê ngo i ài gia công chế biến:

gia công chế biến

TK 128,222

vốn góp liên doanh Nhập do nhận lại vốn góp

Xuất tự chế, thuê ngo i ài gia công chế biến:

TK 154

gia công chế biến

Xuất vốn liên doanh

TK 128, 222

TK 412

Đánh giá giảm vật liệu

TK 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ

Phát hiện thiếu khi kiẻm kê

TK632,138,334

TK 412

Đánh gia tăng vật liệu

1.3.4.2 Phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi mộtcách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật liệu mà chỉphản ánh giá trị tồn kho đầu và cuôí kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ xác định l-ợng tồn kho thực tế Từ đó xác định lợng xuất dùng trong kỳ theo công thức: Giá trị vật liệu Giá trị vật liệu Giá trị vật liệu Giá trị vật liệuxuất dùng trong kỳ = tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ - tồn kho cuối kỳ

Để sử dụng phơng pháp này kế toán sử dụng TK 152, tài khoản nàykhông phản ánh tình hình nhập, xuất vật t, hàng hóa trong kỳ mà chỉ dùng đểkết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Ngoài ra còn

sẻ dụng thêm TK 611 - Mua hàng TK này phản ánh trị giá vốn thực tế củanguyên vật liệu tăng giảm trong kỳ

Phơng pháp này có u điểm là giảm bớt đợc khối lợng công việc ghi chéptuy nhiên độ chính xác không cao, chỉ thích hợp với các doanh nghiệp cónhiều chủng loại vật liệu có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng Trình tự kếtoán vật t, hàng hoá thể hiện theo sơ đồ sau:

TK 111, 112, 331Các khoản được giảm trừ

TK 621, 627Xuất dùng cho sản xuất

TK 632Xuất bán

TK 128, 222Xuất góp vốn liên doanh

1.3.5 Tổ chức sổ kế toán và báo cáo kế toán

Việc áp dụng sổ kế toán và báo váo kế toán thì thờng tuỳ vào mỗidoanh nghiệp sử dụng hình thức sổ gì thì sổ kế toán và báo cáo kế toán làkhác nhau Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung thì sổ kế toán

có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau nh : Sas, Cads, Effect, Fast Khi đanhững phần mềm này vào sử dụng, bộ phận kế toán không còn phải thực hiệnmột cách thủ công một số khâu công việc nh : ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lậpbáo cáo kế toán mà chỉ cần phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từgốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ,báo cáo kế toán để có thể đa ra các quyết định phù hợp Ngoài u điểm trên nócòn cho phép cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, với độ chính xác caothông qua tính năng u việt của máy tính và kỹ thuật tin học, phục vụ kịp thờicho công tác quản trị doanh nghiệp

Khi đa phần mềm kế toán vào sử dụng doanh nghiệp sẽ phải tiến hành mãhoá các đối tợng cần quản lý Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại,gắn ký hiệu và xếp lớp các đối tợng này Nó cho phép nhận diện, tìm kiếmmột cách nhanh chóng, chính xác các đối tợng trong quá trình xử lý thông tin

tự động đồng thời cho phép tăng tốc độ xử lý, giảm thời gian nhập liệu và tiếtkiệm bộ nhớ Việc xác định các đối tợng cần mã hoá hoàn toàn tuỳ thuộc vàoyêu cầu quản trị doanh nghiệp Thông thờng các đối tợng sau đây cần phải đ-

ợc mã hoá khi tổ chức kế toán vật liệu trên máy vi tính :

+ Danh mục tài khoản

+ Danh mục đơn vị cơ sở

Khi tiến hành mã hoá các đối tợng cần phải đảm bảo mã hoá đầy đủ,đồng bộ, có hệ thống cho tất cả các đối tợng cần quản ký, đảm bảo tính thốngnhất và nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành Lu ý :

+ Mã phải là duy nhất trong danh mục

+ Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu

+ Trong trờng hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng

hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hoá cho các danh điểm sẽ phát sinh + Trờng hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu đợc cậpnhật tại các đơn vị này sau đó đợc gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối vớimột số danh điểm phải thống nhất trong toàn công ty, một số khác phải xâydựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên

Sau đây là một số cách thức để tiến hành mã hoá các danh mục :

- Mã hoá theo cách gợi nhớ đến tên và đặc điểm của danh điểm Ví dụ

mã hoá than cám quy cách 5 là TC05

- Mã hoá bằng cách đánh số lần lợt tăng dần theo phát sinh của cácdanh điểm, bắt đầu từ 1 Phơng pháp này thờng đợc áp dụng trong trờng hợp

số lợng danh điểm lớn, khi đó các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dới